komunikasi organisasi

KOMUNIKASI ORGANISASI
TIM DOSEN
PERPUSINFO
PENGANTAR
• MANUSIA ADALAH MAKHLUK SOSIAL YANG
MEMBUTUHKAN ORANG LAIN ATAU SEKELOMPOK ORANG
UNTUK BERINTEGRASI DALAM KEHIDUPANNYA
• MANUSIA MEMBUTUHKAN KOMUNIKASI
• DALAM BERINTEGRASI MANUSIA MEMBENTUK
KELOMPOK-KELOMPOK TERTENTU YANG MEMPUNYAI
PEMBAGIAN PEKERJAAN YANG JELAS ATAU ORGANISASI
• PENTING UNTUK MENGERTI BAGAIMANA BERKOMUNIKASI
DALAM SEBUAH ORGANISASI AGAR TUJUAN ORGANISASI
TERSEBUT DAPAT TERCAPAI DENGAN BAIK.
DEFENISI KOMUNIKASI
• SEBUAH PROSES PENYAMPAIAN PIKIRAN ATAU INFORMASI
DARI SESEORANG KEPADA ORANG LAIN MELALUI SUATU CARA
TERTENTU. SEHINGGA ORANG LAIN TERSEBUT MENGERTI
BETUL APA YANG DIMAKSUD OLEH PENYAMPAI PIKIRANPIKIRAN ATAU INFORMASI”.
• (KOMARUDDIN, 1994;SCHERMERHORN, HUNT & OSBORN,
1994; KOONTZ & WEIHRICH, 1988)
Ya, saya mengerti
Umpan balik
O… dia mengerti
Decoding
KOMUNIKATOR
PESAN
Encoding
SALURAN
Gangguan
KOMUNIKAN
UNSUR KOMUNIKASI
1. SUMBER/KOMUNIKATOR
2. ISI PESAN
3. MEDIA/SALURAN
4. PENERIMA/KOMUNIKAN
PENTINGNYA BERKOMUNIKASI DENGAN JELAS
“WE CANNOT NOT COMMUNICATE” (Bateson, 1972)
Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia,
Fakta :
1. Individu menghabiskan 70% dari waktu mereka
untuk berkomunikasi – menulis, membaca,
berbicara, mendengar
2. Komunikasi yang buruk merupakan sumber
konflik antar personal
3. Sebuah ide betapapun hebatnya tidak berguna
hingga dapat disampaikan dan dipahami orang
lain
KESIMPULAN :
Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman
Makna
MISKOMUNIKASI
“Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan
akibat yang fatal”
FUNGSI, PROSES DAN ARAH KOMUNIKASI
Kontrol
Motivasi
Fungsi
Ekspresi
Emosi
Informasi
Sumber : Richard D. Irwin 1976
PROSES KOMUNIKASI
Sumber : D.K. Berlo, Process of Communication, 1960
HAMBATAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Penyaringan
/ Filtering
Persepsi
Selektif
Hambatan
Komunikasi
Kelebihan
Informasi
Emosi
Bahasa
Kesulitan
Komunikasi
Sumber : Robbins, 2007
PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI
Laporan
formal,
buletin
Pidato yg
direkam
sebelumnya
Kelompok
kerja
Pidato
langsung
Konferensi
video
Kekayaan
saluran
rendah
Kekayaan
saluran
tinggi
Memo,
surat
E-mail
Voice mail
Percakapan
Telepon
Percakapan
tatap muka
Sumber : Robbins, 2007 hal 26
SKEMA KOMUNIKASI ORGANISASI
Formal
Jaringan
Rantai
Jaringan Roda
Seluruh
Saluran
Komunikasi
Organisasi
Informal
(grapevine)
Email
Instant
Messaging
Berbantuan
Komputer
Knowledge
Management
Intranet /
Ekstranet
Video
Conference
Sumber : Robbins, 2007
ARAH KOMUNIKASI
Contoh : Instruksi, Arahan
kerja,Informasi kebijakan dan
prosedur kerja
Ke Bawah
Arah
Komunikasi
Contoh : Feedback, Hasil
Kuesioner
Ke Atas
Lateral
(horizontal)
Contoh : Antar Individu yang
setara.
Sumber : R.L. Simpson. 1959
ARUS PESAN DAN FUNGSINYA DALAM
KOMUNIKASI ORGANISASI
1. DOWNWARD COMMUNICATION,
: PADA TATARAN MANAJEMEN MENGIRIMKAN PESAN KEPADA
BAWAHANNYA.
FUNGSI :
A) PEMBERIAN ATAU PENYIMPANAN INSTRUKSI KERJA (JOB INSTRUCTION)
B) PENJELASAN DARI PIMPINAN TENTANG MENGAPA SUATU TUGAS PERLU
UNTUK DILAKSANAKAN (JOB RATIONALE)
C) PENYAMPAIAN INFORMASI MENGENAI PERATURAN-PERATURAN YANG
BERLAKU (PROCEDURES AND PRACTICES)
D) PEMBERIAN MOTIVASI KEPADA KARYAWAN UNTUK BEKERJA LEBIH BAIK.
ARUS PESAN DAN FUNGSINYA DALAM
KOMUNIKASI ORGANISASI
2. UPWARD COMMUNICATION,  BAWAHAN (SUBORDINATE) MENGIRIM
PESAN KEPADA ATASANNYA.
FUNGSI :
A) PENYAMPAIAN INFORMASI TENTANG PEKERJAAN ATAUPUN TUGAS YANG
SUDAH DILAKSANAKAN
B) PENYAMPAIAN INFORMASI TENTANG PERSOALAN-PERSOALAN PEKERJAAN
ATAUPUN TUGAS YANG TIDAK DAPAT DISELESAIKAN OLEH BAWAHAN
C) PENYAMPAIAN SARAN-SARAN PERBAIKAN DARI BAWAHAN
D) PENYAMPAIAN KELUHAN DARI BAWAHAN TENTANG DIRINYA SENDIRI
MAUPUN PEKERJAANNYA.
ARUS PESAN DAN FUNGSINYA DALAM
KOMUNIKASI ORGANISASI
3. HORIZONTAL COMMUNICATION, BERLANGSUNG DI
ANTARA PARA KARYAWAN ATAUPUN BAGIAN YANG MEMILIKI
KEDUDUKAN YANG SETARA.
FUNGSI ARUS KOMUNIKASI HORISONTAL INI ADALAH:
A) MEMPERBAIKI KOORDINASI TUGAS
B) UPAYA PEMECAHAN MASALAH
C) SALING BERBAGI INFORMASI
D) UPAYA PEMECAHAN KONFLIK
E) MEMBINA HUBUNGAN MELALUI KEGIATAN BERSAMA.
ORGANISASI
• ORGANISASI MERUPAKAN SUATU KUMPULAN ATAU SISTEM
INDIVIDUAL YANG MELALUI SUATU HIRARKI/JENJANG DAN
PEMBAGIAN KERJA, BERUPAYA MENCAPAI TUJUAN YANG
DITETAPKAN.
CIRI-CIRI ORGANISASI
1. ADANYA SUATU JENJANG JABATAN ATAUPUN KEDUDUKAN
YANG MEMUNGKINKAN SEMUA INDIVIDU DALAM ORGANISASI
TERSEBUT MEMILIKI PERBEDAAN POSISI YANG JELAS (EX.
PIMPINAN, STAFF ).
2. ADANYA PEMBAGIAN KERJA
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
• MERUPAKAN KOMUNIKASI ANTAR MANUSIA (HUMAN
COMMUNICATION) YG TERJADI DALAM KONTEKS
ORGANISASI
• KOMUNIKASI ORGANISASI DIBERI BATASAN SBG ARUS
PESAN DALAM SUATU JARINGAN YANG SIFAT
HUBUNGANNYA SALING BERGABUNG SATU SAMA LAIN
(THE FLOW OF MESSAGES WITHIN A NETWORK OF
INTERDEPENDENT RELATIONSHIP)
18
KOMUNIKASI ORGANISASI
• KOMUNIKASI ORGANISASI ADALAH PENGIRIMAN DAN
PENERIMAAN BERBAGAI PESAN ORGANISASI DI DALAM
KELOMPOK FORMAL MAUPUN INFORMAL DARI SUATU
ORGANISASI (WIRYANTO, 2005).
• KOMUNIKASI FORMAL ADALAH KOMUNIKASI YANG DISETUJUI OLEH
ORGANISASI ITU SENDIRI DAN SIFATNYA BERORIENTASI KEPENTINGAN
ORGANISASI(EX. MEMO, KEBIJAKAN, PERNYATAAN, JUMPA PERS, DAN
SURAT-SURAT RESMI).
• KOMUNIKASI INFORMAL ADALAH KOMUNIKASI YANG DISETUJUI
SECARA SOSIAL. ORIENTASINYA BUKAN PADA ORGANISASI, TETAPI
LEBIH KEPADA ANGGOTANYA SECARA INDIVIDUAL.
FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
• 1. FUNGSI INFORMATIF
• 2. FUNGSI REGULATIF
• 3. FUNGSI PERSUASIF
• 4. FUNGSI INTEGRATIF
20
1. FUNGSI INFORMATIF
• ORGANISASI DAPAT DIPANDANG SBG SUATU SISTEM
PEMROSESAN INFORMASI (INFORMATION PROCESSING
SYSTEM).
• SELURUH ANGGOTA DALAM ORGANISASI BERHARAP
AKAN DPT INFORMASI YG LEBIH BANYAK, LEBIH BAIK, DAN
TEPAT WAKTU
• INFORMASI YG DIDAPAT MEMUNGKINKAN SETIAP
ANGGOTA ORGANISASI DPT MELAKSANAKAN
PEKERJAANNYA SECARA LEBIH PASTI.
21
2. FUNGSI REGULATIF
• BERKAITAN DENGAN PERATURAN-PERATURAN YG
BERLAKU DALAM SUATU ORGANISASI
• ATASAN ATAU ORANG-ORANG DLM JAJARAN STRUKTURAL
MEMILIKI KEWENANGAN UNTUK MENGENDALIKAN
SEMUA INFORMASI YG DISAMPAIKAN
22
3. FUNGSI PERSUASIF
• DALAM MENGATUR SUATU ORGANISASI, KEKUASAN DAN
KEWENANGAN TIDAK AKAN SELALU MEMBAWA HASIL
SESUAI DENGAN YG DIHARAPKAN.
• BANYAK PIMPINAN LEBIH SUKA UNTUK MEMPERSUASI
BAWAHANNYA DARIPADA MEMBERI PERINTAH
23
4. FUNGSI INTEGRATIF
• SETIAP ORGANISASI BERUSAHA MENYEDIAKAN SALURAN
YANG MEMUNGKINKAN KARYAWAN DAPAT
MELAKSANAKAN TUGAS & PEKERJAAN DENGAN BAIK.
• PELAKSANAAN KOMUNIKASI INI DAPAT MENUMBUHKAN
KEINGINAN UNTUK BERPARTISIPASI YG LEBIH BESAR DLM
DIRI KARYAWAN TERHADAP ORGANISASINYA.
24
GAYA KOMUNIKASI
• GAYA KOMUNIKASI (COMMUNICATION STYLE)
DIDEFINISIKAN SBG SEPERANGKAT PERILAKU ANTAR
PRIBADI YANG TERSPESIALISASI, YANG DIGUNAKAN DLM
SUATU SITUASI TERTENTU (A SPECIALIZED SET OF
INTERPERSONAL BEHAVIORS THAT ARE USED IN A GIVEN
SITUATION)
• MASING-MASING GAYA KOMUNIKASI TERDIRI DARI
SEKUMPULAN PERILAKU KOMUNIKASI YG DIPAKAI UNTUK
MENDAPAT RESPON ATAU TANGGAPAN TERTENTU DLM
25
SITUASI YANG TERTENTU PULA.
6 GAYA KOMUNIKASI :
• 1. THE CONTROLLING STYLE
• 2. THE EQUALITARIAN STYLE
• 3. THE STRUCTURING STYLE
• 4. THE DYNAMIC STYLE
• 5. THE RELINGUISHING STYLE
• 6. THE WITHDRAWAL STYLE
26
1. THE CONTROLLING STYLE
• GAYA KOMUNIKASI BERSIFAT MENGENDALIKAN, DITANDAI
DENGAN ADANYA SATU KEHENDAK UNTUK MEMBATASI,
MEMAKSA & MENGATUR PERILAKU, PIKIRAN DAN
TANGGAPAN ORANG LAIN.
• LEBIH MEMUSATKAN PERHATIAN PADA PENGIRIMAN
PESAN, TIDAK ADA/TIDAK MENGHARAPKAN UMPAN
BALIK
27
2. THE EQUALITARIAN STYLE
• ASPEK PENTING GAYA KOMUNIKASI INI ADALAH ADANYA
LANDASAN KESAMAAN, DAN TWO WAY TRAFFIC OF
COMMUNICATION
• KOMUNIKASI DILAKUKAN SECARA TERBUKA,
MENGUNGKAPKAN GAGASAN SECARA RILEKS, SANTAI
DAN INFORMAL.
• MEMUDAHKAN TINDAK KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI, EFEKTIF DALAM MEMELIHARA EMPATI &
KERJASAMA.
28
3. THE STRUCTURING STYLE
• MEMANFAATKAN PESAN-PESAN VERBAL SECARA
TERTULIS MAUPUN LISAN GUNA MEMANTAPKAN
PERINTAH YG HARUS DILAKSANAKAN, PENJADWALAN
TUGAS & PEKERJAAN SERTA STRUKTUR ORGANISASI.
29
4. THE DYNAMIC STYLE
• GAYA KOMUNIKASI DINAMIS MEMILIKI KECENDERUNGAN
AGRESIF, KARENA PENGIRIM PESAN MEMAHAMI BAHWA
LINGKUNGAN PEKERJAANNYA BERORIENTASI PADA
TINDAKAN (ACTION ORIENTED)
30
5. THE RELINGUISHING STYLE
• GAYA KOMUNIKASI INI LEBIH MENCERMINKAN
KESEDIAAN UNTUK MENERIMA SARAN, PENDAPAT ATAU
GAGASAN ORANG LAIN, DARIPADA KEINGINAN UNTUK
MEMBERI PERINTAH.
31
6. THE WITHDRAWAL STYLE
 GAYA INI TIDAK LAYAK DIPAKAI DALAM KOMUNIKASI
ORGANISASI.
 AKIBAT YG MUNCUL JIKA GAYA INI DIGUNAKAN ADALAH
MELEMAHNYA TINDAK KOMUNIKASI.
 DALAM DESKRIPSI KONKRET ADALAH, SAAT SESEORANG
MENGATAKAN : “SAYA TIDAK INGIN DILIBATKAN DALAM
PERSOALAN INI !”. PERNYATAAN INI BERMAKNA BAHWA
SESEORANG MENCOBA MELEPAS DIRI DARI TANGGUNG
JAWAB, TAPI JUGA MENGINDIKASIKAN SUATU
KEINGINAN UNTUK MENGHINDARI BERKOMUNIKASI
32
DENGAN ORANG LAIN.
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
ORGANISASI
• " HAMBATAN TEKNIS
• KETERBATASAN FASILITAS DAN PERALATAN KOMUNIKASI.
• MENURUT CRUDEN DAN SHERMAN DALAM BUKUNYA
PERSONEL MANAGEMENT, 1976, JENIS HAMBATAN TEKNIS
DARI KOMUNIKASI :
• # TIDAK ADANYA RENCANA ATAU PROSEDUR KERJA YANG JELAS
• # KURANGNYA INFORMASI ATAU PENJELASAN
• # KURANGNYA KETRAMPILAN MEMBACA
• # PEMILIHAN MEDIA [SALURAN] YANG KURANG TEPAT.
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
ORGANISASI
• " HAMBATAN SEMANTIK
• GANGGUAN SEMANTIK MENJADI HAMBATAN DALAM PROSES
PENYAMPAIAN PENGERTIAN ATAU IDEA SECARA SECARA EFEKTIF.
• DEFINISI SEMANTIK SEBAGAI STUDI ATAS PENGERTIAN, YANG
DIUNGKAPKAN LEWAT BAHASA.
• KATA-KATA MEMBANTU PROSES PERTUKARAN TIMBAL BALIK ARTI DAN
PENGERTIAN [KOMUNIKATOR DAN KOMUNIKAN], TETAPI SERINGKALI
PROSES PENAFSIRANNYA KELIRU.
• UNTUK MENGHINDARI MIS KOMUNIKASI SEMACAM INI, SEORANG
KOMUNIKATOR HARUS MEMILIH KATA-KATA YANG TEPAT SESUAI
DENGAN KARAKTERISTIK KOMUNIKANNYA, DAN MELIHAT
KEMUNGKINAN PENAFSIRAN TERHADAP KATA-KATA YANG DIPAKAINYA.
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
ORGANISASI
• " HAMBATAN MANUSIAWI
• TERJADI KARENA ADANYA FAKTOR, EMOSI DAN PRASANGKA PRIBADI,
PERSEPSI, KECAKAPAN ATAU KETIDAKCAKAPAN, KEMAMPUAN ATAU
KETIDAKMAMPUAN ALAT-ALAT PANCAINDERA SESEORANG, DLL.
• MENURUT CRUDEN DAN SHERMAN :
• # HAMBATAN YANG BERASAL DARI PERBEDAAN INDIVIDUAL MANUSIA.
• PERBEDAAN PERSEPSI, PERBEDAAN UMUR, PERBEDAAN KEADAAN EMOSI,
KETRAMPILAN MENDENGARKAN,
• PERBEDAAN STATUS, PENCAIRAN INFORMASI, PENYARINGAN INFORMASI.
• # HAMBATAN YANG DITIMBULKAN OLEH IKLIM PSIKOLOGIS DALAM
ORGANISASI.
• SUASANA IKLIM KERJA DAPAT MEMPENGARUHI SIKAP DAN PERILAKU STAF
DAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI ORGANISASI.
…TERIMA KASIH…
36