Catatan informasi klien

Catatan informasi klien
Pemindahan sertifikasi/registrasi terakreditasi ke LRQA

Ikhtisar
Catatan Informasi Klien menjelaskan tahapan-tahapan utama
proses kami dalam mengambil alih persetujuan perusahaan
yang telah menetapkan Sistem Manajemen yang memenuhi
persyaratan kriteria penilaian yang diakui, disertifikasi saat ini
oleh badan sertifikasi terakreditasi lainnya.
Proses pemindahan ini biasanya dilakukan melalui peninjauan
berbasis kantor terhadap dokumentasi dan informasi yang
Anda berikan bersama permintaan transfer Anda. Namun
demikian, jika informasi dan dokumentasi tidak memadai bagi
kami untuk memberikan sertifikasi terakreditasi setelah
tinjauan oleh fungsi teknis LRQA yang sesuai, pemindahan
persetujuan diperlukan untuk menyertakan satu kunjungan
ke lokasi Anda sebelum kami menyarankan persetujuan.
Saat kami telah menerbitkan sertifikat persetujuan Anda,
kami akan melaksanakan kunjungan pengawasan untuk
menetapkan persetujuan.
Dengan asumsi bahwa kita tidak menemukan masalah besar
selama peninjauan pemindahan atau (jika diperlukan)
kunjungan pemindahan dan peninjauan teknis independen
oleh kantor, kami akan menerbitkan sertifikat. Tanggal
kedaluwarsa sertifikat LRQA akan bergantung pada sertifikat
yang digantikannya. Jika persetujuan Anda saat ini:


tidak memiliki tanggal kedaluwarsa - sertifikat LRQA
akan berlaku selama tiga tahun dari tanggal
persetujuan penuh terakhir atau tanggal kunjungan
pembaruan sertifikat
memiliki tanggal kedaluwarsa yang tercatat - validitas
sertifikat LRQA dimulai sejak sertifikat lama Anda, atau
tiga tahun, mana saja yang lebih awal.
Sepanjang prosesnya, penilai kami akan bersikap terbuka dan
membantu, dan akan mengikuti pendekatan praktis untuk
memberikan Anda nilai nyata dalam proses penilaian ini.
Sebelum berkunjung, kami akan mendiskusikan dan
bersepakat dengan Anda tentang tanggal kunjungan, waktu
mulai dan berakhirnya, tim penilaian, berapa lama kunjungan
akan berlangsung, dan bagian usaha mana yang akan kami
kunjungi. Kunjungan akan dilaksanakan dan dilaporkan dalam
bahasa nasional Anda, kecuali disepakati sebaliknya.
Sebelum pemindahan
Untuk memberikan penawaran, LRQA harus:

memberikan perincian perusahaan Anda dan aktivitasnya

salinan sertifikat Anda saat ini termasuk durasi persetujuan
dan tanggal kedaluwarsa

untuk mengetahui durasi kunjungan pengawasan Anda
saat ini atau kunjungan pembaruan sertifkat Anda
berikutnya (jika sesuai)
MSBSR41707
Halaman 1 dari 3


untuk menentukan durasi kunjungan kami kepada Anda,
sesuaikan dengan tahap siklus pengawasan/pembaruan
sertifikat yang berlaku berdasarkan persetujuan yang
ada. Jika persetujuan Anda sebelumnya didasarkan
pada program ‘pengawasan berkelanjutan’ atau
‘pengawasan bergulir’, dan kunjungan untuk mengkaji
sistem sebagai suatu keutuhan belum dilaksanakan
dalam tiga tahun sebelumnya, kami akan menyertakan
waktu tambahan sehingga pengkajian sistem menjadi
lebih dalam.
Setelah Anda menandatangani kontrak dengan kami, kami
akan memerlukan perincian hasil kunjungan yang dilakukan
sebelumnya (misalnya, salinan pembaruan sertifikat dan
laporan pengawasan terbaru) sehingga kami dapat melihat
status Sistem Manajemen Anda yang sudah ada. Kami juga
akan menghubungi badan sertifikasi Anda sebelumnya untuk
memverifikasi status persetujuan Anda saat ini
Di samping itu, untuk menerbitkan sertifikat terakreditasi,
kami harus memverifikasi:

bahwa aktivitas Anda tercakup ke dalam lingkup
akreditasi kami

alasan permintaan pemindahan Anda

bahwa sertifikasi Anda saat ini dicakup oleh badan
akreditasi IAF yang diakui

lingkup persetujuan Anda saat ini memenuhi
persyaratan akreditasi saat ini

bahwa Anda telah mengambil tindakan-tindakan yang
diperlukan terkait dengan keluhan eksternal apa pun
yang diterima oleh perusahaan Anda

status keterlibatan perusahaan Anda dengan badan
regulasi saat ini, dalam hal kepatuhan hukum.
Setelah peninjauan informasi ini, akan ditetapkan apakah
diperlukan kunjungan ke lokasi sebelum penerbitan sertikat
LRQA untuk perusahaan Anda.
Jika kunjungan ke lokasi tidak dianggap perlu, maka
informasi dan dokumentasi yang disediakan akan
menghasilkan diterbitkannya sertifikat terakreditasi.
Kunjungan "Pemindahan"
Tujuan kunjungan
Jika peninjauan dokumentasi berbasis kantor dan perincian
yang Anda sediakan menganggap bahwa informasi yang
disediakan tidak mencukupi untuk diberikannya sertifikasi
terakreditasi terhadap perusahaan Anda, atau teridentifikasi
ada masalah yang hanya dapat diverifikasi di lokasi, LRQA
mensyaratkan untuk melakukan pemindahan kunjungan
persetujuan. Aktivitas yang harus dilakukan pada kunjungan ini
akan ditetapkan sebagai bagian dari peninjauan prapemindahan dan akan dikomunikasikan kepada Anda oleh
penilai yang melaksanakan kunjungan ini. Kami melakukan
kunjungan ini untuk memverifikasi bahwa sistem manajemen
Anda yang telah disetujui terus terpelihara, diimplementasikan,
dan untuk menjalankan perbaikan berkelanjutan. Kami
menganggap implikasi setiap perubahan terhadap sistem Anda,
misalnya, yang diprakarsai sebagai hasil perubahan dalam
aktivitas, produk atau layanan Anda. Kami juga menegaskan
kesesuaian yang berkelanjutan dengan persyaratan sertifikasi.
Revisi 1, 21 Oktober 2016
Melaksanakan kunjungan
Kunjungan dimulai dengan pertemuan pembukaan. Penilai
akan menjelaskan kepada tim manajemen Anda bagaimana
kami menjalankan penilaian, dan Anda akan dapat
memperkenalkan perusahaan Anda. Penilai akan menyetujui
rencana untuk kunjungan bersama Anda.
Kemudian, penilai akan:

meninjau lingkup persetujuan yang Anda minta terhadap
lingkup Anda sebelumnya dan mengkaji sistem, proses,
dokumentasi, dan catatan yang telah Anda tetapkan, lalu
simpan untuk menetapkan bahwa mereka menyertakan
aktivitas, produk, dan layanan ini di dalam lingkup yang
diajukan.

meninjau sertifikat Anda yang sudah ada, guna
menetapkan validitas, penerapannya pada aktivitas,
produk, atau layanan Anda, serta lokasi yang dilibatkan,
dan status akreditasinya

meninjau laporan(-laporan) pengawasan terakhir oleh
badan sertifikasi Anda yang sudah ada untuk menentukan
tindakan perbaikan yang perlu diperhatikan. Kami akan
menilai setiap relevansi temuan yang perlu diperhatikan
dan membahas jadwal untuk tindakan perbaikan

Untuk OHS dan EMS, lakukan tur lokasi untuk
memverifikasi bahwa semua bahaya H&S dan aspekaspek lingkungan di dalam lingkup sertifikasi telah
diidentifikasi dan ditangani dengan baik di dalam sistem
manajemen Anda
 meninjau perubahan sistem dan keefektifan
implementasinya.
Kunjungan berakhir dengan pertemuan penutupan untuk
menyajikan laporan kami dan menyepakati tahapan proses
penilaian selanjutnya, termasuk setiap masalah kesehatan
dan keselamatan, keamanan, dan administratif.
Perincian tahapan selanjutnya dalam siklus sertifikasi dapat
dilihat di dalam catatan informasi klien khusus untuk produk.
Pelaporan
Selama kunjungan, kami akan mengisi laporan kunjungan
untuk mencatat temuan penilaian, kemajuan terhadap rencana
penilaian, komentar positif, dan juga poin-poin klarifikasi atau
penafsiran. Kami mencatat temuan penilaian dalam Catatan
Temuan Penilaian, dan mengidentifikasinya sebagai
Ketidaktaatan Besar atau Ketidaktaatan Kecil. Kami
menetapkan temuan-temuan ini sebagai:
Ketidaktaatan Besar: TTidak adanya, atau kegagalan dalam
menerapkan dan mengelola, satu atau beberapa elemen
sistem manajemen, atau situasi yang akan, atas dasar bukti
objektif yang ada, meningkatkan keraguan terhadap
manajemen untuk mencapai:




kebijakan, tujuan, atau komitmen publik terhadap
organisasi
kepatuhan dengan persyaratan peraturan yang
berlaku
kesesuaian dengan persyaratan pelanggan
yang berlaku
kesesuaian dengan hasil kerja kriteria audit.
Secara umum, ketidaktaatan besar akan berupa kegagalan
sistem yang:




memang memengaruhi keefektifan sistem atau
hasil kerja
mengakibatkan risiko pada kemampuan sistem
manajemen
membutuhkan penahanan segera
membutuhkan analisis akar masalah dan tindakan
perbaikan segera.
Pimpinan tim kami akan melakukan pengaturan tindak
lanjut dengan Anda.
Ketidaktaatan Kecil: Indikasi temuan kelemahan di dalam
sistem yang diimplementasikan dan dipertahankan, yang
belum berdampak secara signifikan terhadap kapabilitas
sistem manajemen atau memberikan risiko pada hasil kerja
sistem, namun harus ditangani guna memastikan kapabilitas
sistem di masa mendatang.
Secara umum, ketidaktaatan kecil akan menjadi kelamahan
dalam proses atau prosedur internal; atau temuan yang
merugikan pengendalian apa pun yang dapat secara wajar
dianggap memungkinkan untuk mengakibatkan sistem
menjadi tidak efektif. Membutuhkan penyelidikan akar
penyebab dan tindakan perbaikan.
Jika dinyatakan pada kunjungan yang mengakibatkan
diterbitkannya sertifikat, maka penilai akan meminta Anda
untuk menunjukkan tindakan perbaikan yang akan Anda
ambil. Rencana tindakan perbaikan ini akan berupa bagian
dari peninjauan independen oleh kantor kami sebelum
sertifikat Anda diterbitkan. Jika dinyatakan pada kunjungan
pengawasan, meski Anda harus mengambil tindakan
perbaikan di dalam waktu yang tepat setelah kunjungan
tersebut, Anda biasanya tidak perlu memberi kami perincian
tindakan tersebut sampai kunjungan kami yang berikutnya.
Pada kedua kasus, di kunjungan berikutnya penilai akan
meninjau tindakan yang telah Anda lakukan dan mengisi
bagian tinjauan tindakan perbaikan di dalam catatan temuan.
Harap simpan salinan semua laporan kunjungan kami,
selama tiga tahun. Dalam situasi luar biasa, kami akan
meminta Anda untuk menyediakan salinan laporan
sebelumnya tersebut.
MSBSR41707
Halaman 2 dari 3
Revisi 1, 21 Oktober 2016
Jika kami mengidentifikasi ada masalah yang terisolasi dan
harus Anda selesaikan guna menghindari pernyataan
ketidaktaatan pada kunjungan selanjutnya, kami akan
mencatatnya di bagian laporan yang relevan.
Saran untuk perbaikan yang dapat diberikan terhadap sistem
manajemen keluhan yang akan memperbaiki efisiensi proses
yang dilakukan, kami akan mencatat:


ringkasan eksekutif, untuk saran perbaikan
strategis, atau
isi laporan, untuk saran perbaikan yang terkait
dengan area tertentu.
Kerahasiaan
Kami tidak akan meneruskan informasi apa pun yang kami
kumpulkan tentang organisasi Anda (termasuk isi laporan)
kepada orang atau organisasi lain tanpa seizin Anda (kecuali
diperlukan oleh badan akreditasi).
Informasi lebih lanjut
Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana LRQA dapat
membantu meningkatkan kinerja Anda dan mengurangi risiko,
harap kunjungi situs web kami www.id.lrqa.com. Dari sini Anda
juga dapat mengunjungi situs web khusus negara untuk
mencari informasi tentang LRQA di negara Anda.
Pengambilan sampel
Penting untuk diingat bahwa meski ada masalah yang belum
diidentifikasi di dalam sebuah area aktivitas, tidak selalu
berarti tidak ada masalah. Karena pekerjaan penilaian
didasarkan pada teknik pengambilan sampel, secara statistik
selalu ada kemungkinan bahwa masalah tidak teridentifikasi
selama penilaian. Harap pertimbangkan hal ini saat mengaudit
sistem manajemen Anda sendiri.
Informasi diberikan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa informasi tersebut akurat dan terkini. Akan tetapi, LRQA Llyod's Register tidak
bertanggung jawab atas ketidakakuratan dari, atau perubahan terhadap, informasi. Lloyd’s Register dan variannya merupakan nama dagang dari
Lloyd’s Register Group Limited, anak perusahaan, dan afiliasinya.
Hak Cipta © Lloyd’s Register Quality Assurance Limited, 2016. Anggota grup Lloyd’s Register.
MSBSR41707
Halaman 3 dari 3
Revisi 1, 21 Oktober 2016