BAB II PROSES BISNIS PT. INDONESIA POWER UBP KAMOJANG

BAB II PROSES BISNIS PT. INDONESIA POWER UBP KAMOJANG PT. Indonesia Power UBP Kamojang saat ini telah menerapkan sistem manajemen terpadu, dengan tiga sub sistemnya yang terdiri dari Sistem Manajemen Mutu (ISO 9002), Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001), dan Sistem Manajemen Keamanan dan Keselamatan Kerja. Proses bisnis yang dijalankan sehari hari pun mengacu kepada ketiga sistem tersebut. Sebagaimana dalam Manual Organisasi Sistem Manajemen Terpadu UBP Kamojang (Indonesia Power UBP Kamojang, 2006), proses bisnis perusahaan pada dasarnya terbagi menjadi empat proses sebagai berikut; 1. Proses Pengendalian Sistem, terdiri dari pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, audit internal, dan tindakan perbaikan serta pencegahan dan peningkatan. 2. Proses Manajemen, terdiri dari penetapan kebijakan, sasaran dan program, analisa data, tinjauan manajemen serta pengelolaan sumber daya manusia. 3. Proses Realisasi, terdiri dari proses kontrak kinerja dengan kantor pusat PT Indonesia Power, Perencanaan Pencapaian Target Kinerja, Produksi Unit yang terkait dengan Pembelian Pasokan Uap, Proses Niaga yang merupakan penjualan energi listrik kepada penyalur yaitu PLN P3B (Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban). 4. Proses Pendukung, antara lain Proses Pengadaan Barang dan Jasa, Proses Pemeliharaan, Proses Pengelolaan Komunikasi dan Informasi, Proses Administrasi, Proses Laboratorium/Kimia, Proses Pemantauan dan Pengukuran, Proses Pengelolaan Keamanan, dan Proses Pengelolaan Sarana Umum. Adapun tahapan‐tahapan dalam proses bisnis di atas dapat digambarkan sebagaimana di bawah ini. Keuangan
Gambar 2.1. Proses Bisnis PT Indonesia Power UBP Kamojang berdasar Sistem Manajemen Terpadu 14
2.1. Proses Pengendalian Sistem 2.1.1. Proses Pengendalian Dokumen Proses pengendalian dokumen akan dilakukan untuk memberikan jaminan agar dokumen‐dokumen yang ada di PT Indonesia Power UBP Kamojang yang digunakan dalam penerapan sistem manajemen terpadu selalu terjamin isinya, keabsahannya dan distribusinya sesuai dengan persyaratan yang ada. 2.1.2. Proses Pengendalian Rekaman Proses pengendalian rekaman akan dilakukan untuk memberikan jaminan agar rekaman‐rekaman yang mampu menunjukkan keefektifan sistem manajemen terpadu terhadap persyaratan yang ada mampu dipenuhi. 2.1.3. Proses Audit Internal Unit bisnis pembangkitan kamojang menetapkan dan memelihara program dan prosedur audit sistem secara berkala minimum dua kali dalam setahun, dalam rangka : •
Menentukan sistem manajemen UBP Kamojang sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk sistem dan persyaratan, telah ditetapkan dan dipelihara dengan benar, dan peluang untuk peningkatan berkelanjutan, bila ada. •
Memberikan informasi hasil‐hasil audit kepada manajemen. Program audit sistem manajemen mencakup jadwal audit, ditetapkan berdasarkan pada pengaruh kesesuaian sistem dan mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Audit sistem dilaksanakan minimum sekali dalam enam bulan. 2.1.4. Proses Tindakan Perbaikan, Pencegahan dan Peningkatan Segala proses atau kegiatan yang berpotensi terjadi ketidaksesuaian harus diidentifikasi dan dilakukan tindak lanjut untuk dilakukan pencegahan. Apabila terjadi ketidaksesuaian harus segera dilakukan identifikasi dan menganalisa masalah untuk dilakukan tindakan perbaikan. Apabila terjadi kejadian yang bersifat darurat harus segera dilakukan penanganan yang sesuai untuk mengurangi dampak kerugian 15
yang ditimbulkan Hal‐hal yang mencakup kegiatan ini antara lain: Kecelakaan kerja; Pencemaran lingkungan; Tumpahan bahan kimia dan B3; Kejadian darurat mencakup: black out, kebakaran, gempa bumi, gunung meletus dsb; Kelainan unit atau kerusakan unit; Temuan audit; Komplain dari P3B dan atau Masyarakat sekitar. Proses tindakan perbaikan dan pencegahan akan selalu dilakukan oleh PT Indonesia Power UBP Kamojang dalam rangka perbaikan berkelanjutan terhadap sistem yang diterapkan agar selalu mampu memberikan kesesuaian pada persyaratan. 2.2. Proses Manajemen 2.2.1. Proses Penetapan Kebijakan, Sasaran, dan Program 2.2.1.1. Kebijakan Perusahaan Sebagai tekad bersama dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu, maka General Manager PT Indonesia Power UBP Kamojang menetapkan Kebijakan Perusahaan yang mencakup aspek mutu, lingkungan dan K3. Kebijakan Perusahaan ini disosialisasikan kepada seluruh pegawai PT Indonesia Power UBP Kamojang melalui media komunikasi internal yang tersedia atau terbuka untuk umum di lingkungan PT Indonesia Power UBP Kamojang dan pihak terkait lainnya. Kebijakan Perusahaan ini akan ditinjau ulang minimal 1 (satu) tahun sekali. Agar supaya Kebijakan Perusahaan dapat diterapkan pada aktifitas sehari‐hari, maka dibuatkan kerangka kerja yang tertuang dalam sasaran organisasi ( target kinerja, lingkungan dan K3). 2.2.1.2. Sasaran Organisasi dan Program Aspek yang penting bagi organisasi (proses, produk, lingkungan dan bahaya potensial K3) di PT Indonesia Power UBP Kamojang diidentifikasi, dievaluasi dan diseleksi hingga hasilnya dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk dibuatkan pengendalian (sebagai sasaran organisasi dan program manajemen) yang berkaitan dengan aspek penting. Program Manajemen Lingkungan dan K3 ini menjadi bagian dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang dibuat setiap tahun. RKAP ini ditetapkan sebagai dasar dalam melaksanakan kegiatan operasional yang 16
mencakup seluruh anggaran perusahaan. Pencapaian RKAP ini dievaluasi setiap triwulan. Termasuk dalam kegiatan ini adalah penambahan prasarana/instalasi baru. Jika ada penambahan prasarana atau instalasi baru, terlebih dahulu diidentifikasi tingkat resiko yang terjadi untuk dilakukan pengelolaan yang sesuai dan menjadi bagian dalam program organisasi. 2.2.2. Proses Tinjauan Manajemen Minimal 2 kali sekali setelah dilaksanakannya audit internal, General Manager PT Indonesia Power UBP Kamojang melakukan evaluasi secara keseluruhan mengenai kinerja sistem. Evaluasi ini dihadiri oleh wakil manajemen, seluruh manajer dan ketua auditor internal serta perwakilan dari karyawan. Adapun agenda yang dibahas adalah: 1. Hasil audit internal maupun eksternal 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses, kesesuaian produk, kinerja lingkungan dan K3 4. Status tindakan perbaikan dan pencegahan yang terakhir 5. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Terpadu dan/atau Kebijakan Perusahaan. 7. Saran‐saran perbaikan dari pihak‐pihak terkait 8. Data kecelakaan kerja, insiden/nearmiss, penyakit akibat kerja dsb 9. Laporan pencapaian program manajemen yang meliputi RKAP, lingkungan dan K3 10. Laporan P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja), dsb. Hasil Tinjauan Manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: 1. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajemen Terpadu dan proses prosesnya. 17
2. Perbaikan pada produk, prasarana dan proses yang berkaitan dengan persyaratan pelanggan dan pihak terkait. 3. Sumberdaya yang diperlukan. Tinjauan Manajemen ini harus dicatat dan disosialisasikan pada seluruh personel melalui email, Kamojang Knowledge Centre (KKC) atau papan pengumuman. 2.2.3. Proses Pengelolaan Sumber Daya Manusia 2.2.3.1. Tanggung Jawab dan Wewenang Proses pengelolaan SDM dilakukan untuk membina dan mengembangkan SDM yang ada. Setiap personel yang bekerja di PT Indonesia Power UBP Kamojang memiliki tanggung jawab dan wewenangnya sesuai dengan jabatan yang diembannya. Personel harus memahami tanggung jawab dan wewenangnya. Tanggung jawab dan wewenang ini disosialisasikan melalui media KKC. Disamping itu peran serta tanggung jawab masing‐masing personel secara langsung (baik yang mengacu pada mutu, lingkungan dan K3) didokumentasikan dalam prosedur dan instruksi kerja yang ada. 2.2.3.2. Kompetensi Personel Penetapan kemampuan yang diperlukan seluruh personel di PT Indonesia Power UBP Kamojang dinyatakan pada uraian jabatan. Kemampuan ini ditetapkan atas dasar: Pendidikan, Pengalaman kerja, Keterampilan, dan Pelatihan. Apabila terjadi kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki oleh masing masing personel dengan persyaratan jabatan yang dimiliki, maka Manajer terkait bersama Manajer SDM menetapkan program pengembangan bagi personel dalam bentuk pelatihan. Program pelatihan ini untuk memastikan bahwa semua personel yang kegiatannya menimbulkan dampak pada keseluruhan aspek penting organisasi (mutu, lingkungan, K3, value dan lain sebagainya) telah memperoleh pelatihan pelatihan yang memadai sehingga menyadari pentingnya: 1. Pemahaman Kebijakan Organisasi dalam pekerjaan sehari‐hari 2. Dampak penting dari pekerjaannya pada kebijakan perusahaan 18
3. Peran serta mereka dalam menjunjung tinggi kode etik perusahaan. 4. Resiko yang ditimbulkan dari penyimpangan penerapan prosedur, instruksi kerja. 2.2.3.3. Wakil Manajemen General Manager PT Indonesia Power UBP Kamojang menunjuk Wakil Manajemen atau Management Representative (MR) yang mempunyai tugas antara lain : •
Melakukan pengendalian dan pemeliharaan terhadap garis – garis besar Kebijakan Organisasi serta dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran Sistem Manajemen Terpadu. •
Membuat jadwal dan melakukan implementasi terhadap review manajemen dan audit internal terhadap Kebijakan Organisasi serta tujuan, sasaran dan program. •
Melakukan fungsi koordinasi terhadap pelaksanaan review manajemen. •
Dalam kapasitasnya sebagai wakil manajemen, MR memegang tanggung jawab tertinggi dalam menyelesaikan permasalahan yang menyangkut bidang mutu, lingkungan dan K3. •
Memberikan laporan terhadap General Manager akan review manajemen selama pelaksanaan Sistem Manajemen Terpadu. •
Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program peningkatan secara berkelanjutan (continually improvement) dalam Sistem Manajemen Terpadu. •
Melakukan pembaharuan terhadap seluruh dokumentasi (Manual, Prosedur, SOP dan Formulir) yang disesuaikan dengan kondisi yang ada serta mendokumentasikannya, termasuk mendokumentasikan undang – undang dan peraturan – peraturan pemerintah yang relevan. •
Melakukan sosialisasi kepada semua karyawan PT Indonesia Power UBP Kamojang agar meningkatkan kepeduliannya terhadap penerapan Sistem Manajemen Terpadu, termasuk diantaranya pencapaian kontrak kinerja unit. Dalam pelaksanaannya, Management Representative dibantu oleh Tim Sekretariat Sistem Manajemen Terpadu. Penunjukan Management Representative dan Tim Sekretariat 19
dinyatakan melalui Surat Keputusan General Manajer PT Indonesia Power UBP Kamojang. 2.2.4. Proses Analisa Data Untuk mengetahui kinerja sistem, Unit Bisnis Pembangkit Kamojang senantiasa memastikan kelengkapan data dan keakuratan data yang disajikan. Data‐data tersebut diolah dengan menggunakan teknik statistik yang sesuai. Hasil‐hasil pengolahan data kemudian dianalisa untuk meninjau tingkat kesesuaiannya. Hasil analisa data ini sekurang‐kurangnya dibahas dalam rapat tinjauan manajemen. Proses analisa data ini mencakup antara lain: Hasil kepuasan pelanggan, Kinerja mesin operasi, Hasil pencapaian sasaran kinerja, Data kecelakaan kerja, Data pemantauan dan pengukuran lingkungan dan K3, Kinerja pemasok, Komplain masyarakat, dan Hasil produksi listrik. 2.3. Proses Realisasi Produk 2.3.1. Proses Kontrak Kinerja Kontrak kinerja merupakan pernyataan mengenai kesanggupan unit pembangkit PT Indonesia Power UBP Kamojang terhadap pencapaian sasaran perusahaan dalam jangka waktu satu tahun. Kontrak kinerja ini disepakati antara GM UBP Kamojang dengan Direksi PT Indonesia Power. Penandatanganan kontrak kinerja dilaksanakan setiap satu tahun sekali. Kontrak kinerja tersebut akan sangat terkait dengan Keputusan Direksi nomor 30.K/010/ IP/ 2005 tentang Tata Cara Penilaian Kinerja Unit Bisnis Pada PT. Indonesia Power. Di dalam keputusan tersebut unit yang diwakili oleh GM akan dinilai berdasar empat aspek penilaian yaitu : Aspek Kinerja Operasional, Aspek Kinerja Keuangan, Aspek Kinerja Tata Kelola, dan Aspek Stakeholder Benefit. Setiap aspek memiliki indikator sebagaimana dalam tabel berikut. 20
Tabel 2.1. Indikator Kinerja Unit Bisnis Pembangkitan Kinerja Operasional : 1. Pelayanan Kepada Pelanggan • EAF, POF, EFOR, SOF dan SFF 2. Peningkatan Efisiensi • Efisiensi Thermal dan Pemakaian Sendiri 3. Peningkatan Kreatifitas • Hasil Pengembangan Usaha dan Hasil Karya Inovasi 4. Realisasi Pemeliharaan Kinerja Keuangan : 1. Kas Maksimum 2. Inventory Turnover 3. Efisiensi Biaya Kepegawaian 4. Efisiensi Biaya Administrasi 5. Harga Pokok Penyediaan Listrik Kinerja Tatakelola : 1. Ketaatan Terhadap Peraturan 2. Penugasan dari Manajemen : • Pelaksanaan Diklat, Ketepatan & Keakuratan Laporan, serta Pelaksanaan Hasil Rakor 3. Pemanfaatan Aplikasi Stakeholder Benefit : 1. Kepuasan Stakeholder 2. Pelaksanaan Community Development 3. Pengelolaan Lingkungan dan Keselamatan & Kesehatan Kerja 2.3.2. Proses Perencanaan Kapasitas Produksi Perencanaan kapasitas meliputi perencanaan terhadap kemampuan masing masing unit pembangkit (MW) yang dinyatakan dalam Rencana Daya Mampu (RDM). 2.3.3. Proses Pembelian Pasokan Uap Proses pembelian Uap untuk produksi dilakukan oleh PT Indonesia Power UBP Kamojang yang berkewajiban menerima dan memantau pemakaian uap dan melaporkan kepada PT Indonesia Power Kantor Pusat. Apabila terdapat ketidaksesuaian pada uap yang diterima segera dilaporkan pada Pihak Pertamina. 2.3.4. Proses Operasi Unit Proses produksi adalah proses operasi dan menjaga keandalan unit pembangkit untuk menghasilkan energi listrik. Dalam mengoperasikan peralatan untuk pembangkit berpedoman pada Instruksi Kerja (ISK) yang berlaku. Personel yang memasuki area pengoperasian unit harus menggunakan APD yang sesuai. 21
2.3.5. Proses Niaga Kegiatan yang tercakup disini adalah proses penghitungan kWH, dimana setiap hari dilakukan komunikasi dengan PT PLN (Persero) P3B perihal pencapaian tenaga listrik yang dihasilkan. Hasil rekapitulasi kWH listrik yang dihasilkan pada setiap bulan dikirim ke PT PLN (Persero) P3B melalui PT Indonesia Power. 2.4. Proses Pendukung 2.4.1. Proses Pemeliharaan Untuk menunjang kehandalan unit pembangkit kamojang ditetapkan proses pemeliharaan yang meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi serta membuat laporan terhadap hasil pelaksanaan pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan dilakukan untuk seluruh prasarana dan fasilitas yang ada di Unit Bisnis Kamojang. Perencanaan pemeliharaan meliputi rencana pemeliharaan preventive, rencana pemeliharaan predictive, dan rencana detail inspeksi. Pembuatan rencana pemeliharaan ini dilakukan dengan berpedoman pada buku maintenance manual. Termasuk di dalam pekerjaan ini adalah overhaul, pemeliharaan rutin, periodik dan pemeliharaan khusus terhadap alat ukur dan peralatan yang dimiliki oleh PT Indonesia Power UBP Kamojang. Proses pengendalian pemeliharaan didukung dengan menggunakan program PROHAR dan mengacu pada ISK yang ada. Selama proses pemeliharaan dilakukan harus dipastikan penggunaan APD yang sesuai, pengamanan prasarana dan material yang sesuai untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian (kecelakaan kerja dan pencemaran). Dalam pelaksanaan pekerjaan pengendalian pemeliharaan dilakukan dengan dokumen yang ada di bagian pemeliharaan. 22
2.4.2. Proses Pemantauan dan Pengukuran Segala aktivitas yang mempengaruhi sistem senantiasa dipantau untuk memastikan kesesuaian dan kinerja organisasi secara keseluruhan. Adapun proses yang dipantau antara lain: 2.4.2.1. Pengukuran Kepuasan Pelanggan Pelanggan PT Indonesia Power UBP Kamojang adalah P3B. PT Indonesia Power UBP Kamojang akan selalu berusaha meningkatkan efektifitas Sistem Manajemen Terpadu dengan selalu menjaga dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui peningkatan pencapaian kontrak kinerja. Proses komunikasi dengan pelanggan dilakukan dengan cara sebagai berikut; secara langsung, yaitu terkait dengan pengaturan beban sehari‐
hari yang dilakukan antar operator; dan secara tidak langsung, yaitu dalam hal pembuatan kontrak pemasokan listrik, tingkat kepuasan pelanggan dilakukan dalam bentuk rapat bersama dimana PT Indonesia Power UBP Kamojang diwakilkan oleh PT Indonesia Power Kantor Pusat. Salinan hasil kesepakatan kontrak pasokan listrik, tingkat kepuasan pelanggan dan keluhan‐keluhan dari PT Indonesia Power Kantor Pusat diterima oleh General Manager PT Indonesia Power UBP Kamojang untuk dilakukan tindak perbaikan sebagaimana mestinya. 2.4.2.2. Pemantauan Proses Produksi Untuk menjaga proses operasi berjalan sesuai dengan perencanaan maka dilakukan pemantauan operasi yang dilakukan oleh Main Control Room, pemantauan dilakukan dalam waktu yang terencana. Kriteria pemantauan dan pengukuran produk dan proses tertuang dalam lembaran logsheet. Apabila hasil pengamatan melebihi batas kriteria yang telah ditentukan tersebut maka diidentifikasikan sebagai produk yang tidak sesuai, dan dilakukan tindakan perbaikan yang mengacu kepada proses pemeliharaan. 23
2.4.2.3. Pemantauan Lingkungan dan Keselamatan Kerja Pemantauan lingkungan dan K3 meliputi perekaman informasi untuk mengetahui kinerja, pengendalian operasional yang berkaitan dengan lingkungan dan K3. 2.4.3. Proses Administrasi Proses administrasi dan kesekretariatan dilakukan untuk mengelola surat surat dan file‐file administrasi lainnya. Pelaksanaan pekerjaan administrasi dan kesekretariatan dilakukan dengan panduan TLSK. 2.4.4. Proses Laboratorium/Kimia Kegiatan di laboratorium dilakukan selain untuk memastikan mutu bahan bahan kimia, dan bahan‐bahan proses sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Personel yang melaksanakan kegiatan laboratorium harus menggunakan APD yang sesuai dan menanggulangi dampak pencemaran yang terjadi. 2.4.5. Proses Pengelolaan Keamanan Proses pengamanan dilakukan untuk memberikan jaminan keamanan terhadap instalasi unit pembangkit dari gangguan kejahatan yang mungkin terjadi. Pelaksanaan pekerjaan pengamanan menitikberatkan pada koordinasi pengamanan area, ketertiban dan kesiagaan terhadap segala gangguan keamanan baik yang berasal dari dalam maupun dari luar. 2.4.6. Proses Pengadaan Barang dan Jasa Proses ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa untuk kegiatan bisnis UBP Kamojang. Dalam proses tersebut telah ditetapkan ketentuan terkait dengan spesifikasi mutu, proses, dokumen, dan kriteria penerimaan barang dan jasa termasuk aspek lingkungan dan K3. Setiap supplier/vendor pengadaan barang berupa bahan kimia/B3 wajib melampirkan MSDS (Material Safety Data Sheet) yang sesuai dengan spesifikasi bahan kimia/B3 yang dikirim. Termasuk dalam kegiatan ini penanganan barang yang telah diterima di gudang sampai dengan digunakan. 24
2.4.7. Proses Pengelolaan Komunikasi dan Informasi UBP Kamojang menetapkan metode proses komunikasi internal pada seluruh level dan fungsi Unit Bisnis serta untuk menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi dari pihak terkait yang relevan dengan sistem di perusahaan. Organisasi senantiasa mempertimbangkan proses komunikasi yang efektif untuk menindaklanjuti segala masukan, masalah, keluhan dan saran‐saran dari pihak internal maupun eksternal. Salah satu bentuk komunikasi yang dijalankan di Unit Bisnis Kamojang adalah dalam bentuk rapat, terdiri dari Rapat Manajemen, Rapat Koordinasi, Rapat Bulanan, Rapat Triwulan dan Rapat Insidentil. 2.4.8. Proses Pengelolaan Sarana Umum Pengelolaan sarana umum di PT Indonesia Power UBP Kamojang terkait dengan adanya penggunaan sarana dan atau fasilitas yang dimiliki oleh PT Indonesia Power UBP Kamojang oleh pihak internal maupun eksternal. Sarana dan atau fasilitas tersebut dapat berupa benda bergerak ataupun benda tidak bergerak. Pengelolaan sarana umum termasuk juga dimaksudkan untuk memberikan pelayanan demi kesejahteraan pegawai. Termasuk sarana umum adalah kendaraan dinas yang keberadaannya sangat mendukung kesejahteraan karyawan. 25