Organisasi Proyek Fungsional

ORGANISASI PROYEK
MK Manajemen Proyek
S1- Kesmas
Organisasi
Struktur organisasi = pengkhususan atau spesialisasi
orang pada bidang tertentu.
Dasar penyusunan struktur organisasi :
1. Berdasar produk = dapat terbentuknya divisi,
contoh perusahaan General membentuk divisi
General Motor, General Food, dan General
elektrik
2. Berdasar lokasi = perusahaan BUMN membagi
organisasi berdasar wilayah regional, seperti :
Telkom Devisi Regional Jawa Tengah
Organisasi
3. Berdasar proses : dapat dibagi berdasarkan
proses pembuatan produk, seperti :
departemen pengecoran, pengelasan dan
finishing
4. Berdasar pelanggan
5. Berdasar fungsi : seperti fungsi keuangan,
produksi, dsb
Organisasi Proyek
 bagian dari organisasi yang lebih besar, seperti
pemerintah, institusi, badan atau lembaga atau
dapat juga dalam skala yang lebih kecil, seperti
perusahaan, lembaga penelitian, kumpulan dari
kelompok kepentingan lainnya.
Pengelolaan proyek perlu organisasi yang kuat
dengan program, visi dan misi serta tujuan jelas,
dengan kegiatan dilakukan dengan maksimal oleh
personel penanggung jawab masing-masing
kegiatan
Organisasi Proyek
 sebagai sarana dalam pencapaian tujuan
mengatur dan mengorganisasi sumber daya,
tenaga kerja, material, peralatan, dan modal
secara efektif dan efisien dengan menerapkan
sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek
Organisasi Proyek
Tujuan organisasi dapat tercapai dengan proses =
1. Identifikasi dan pembagian kegiatan : perlu diketahui
untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan
jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal
pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat
dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai
dengan sasaran dan tujuan proyek
2. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan : agar
hasilnya maksimal, pemilihan, penanggung jawab
organisasi disesuaikan keterampilan dan kemampuan
personel di bidangnya agar ujuan dan sasaran proyek
tercapai
Organisasi Proyek
Tujuan organisasi dapat tercapai dengan proses =
3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab : setiap
personel harus mengetahui wewenang dan tanggung
jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran
kerja serta standar prosedur operasional pekerjaan
yang dikelolanya
4. Menyusun mekanisme pengendalian : agar tidak
terjadi penyimpangan proyek, dengan membuat
format yang dapat menggerakkan organisasi dalam
mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta
melakukan tindakan koreksi
Susunan Organisasi Proyek
1. Organisasi Proyek Fungsional = struktur organisasi
dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur
dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal.
Tanggung jawabnya biasa dirangkap dengan tugas
sehari-hari pada organisasi perusahaan sehingga bila
proyek besar dapat mengganggu kegiatan
keseluruhan.
contoh : organisasi fungsional membagi
departemennya berdasarkan fungsi-fungsinya seperti
fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi,
fungsi keuangan, dsb
Susunan Organisasi Proyek
General Manager
Keuangan
Produksi
PPIC
Organisasi fungsional
Personalia
Kualitas
Pemasaran
Susunan Organisasi Proyek
1. Organisasi Proyek Fungsional =
Keuntungan atau kelebihan :
- Fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/
karyawan, yang memungkinkan divisi tepat untuk
base administrasi bagi orang-orang dengan keahlian
tertentu
- orang-orang dengan keahlian tertentu bisa
ditugaskan di banyak proyek yang berbeda, dapat
ditukar
Susunan Organisasi Proyek
1. Organisasi Proyek Fungsional =
Keuntungan atau kelebihan :
- orang-orang dengan keahlian berbeda dapat
dikelompokkan dalam 1 group untuk berbagai
pengalaman dan pengetahuan yang bermanfaat
untuk pemecahan masalah teknis
- divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis
bagi kelangsungan teknologi bila para personel
keluar dari organisasi proyek
- divisi fungsional punya jalur-jalur karir bagi yang
punya keahlian tertentu, proyek bisa jadi ajang
prestasi dan perkembangan karir
Susunan Organisasi Proyek
1. Organisasi Proyek Fungsional =
keterbatasan atau kekurangan :
- klien tidak jadi perhatian utama dari aktivitas yang
dilakukan tim proyek
- divisi fungsional cenderung berorientasi pada
aktivitas-aktivitas khusus sesuai dengan fungsinya,
jarang berorientasi pada problem oriented
- kadang-kadang dalam proyek ini tidak ada individu
yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus
proyek , kegagalan memberikan tanggung jawab ini
berarti manajer proyek diberi tanggung jawab pada
beberapa bagian sementara yang lain diberikan pihak
lain
Susunan Organisasi Proyek
2. Organisasi Proyek Murni : bagian tersendiri dari
organisasi fungsional perusahaan, manajer
mempunyai otoritas penuh terhadap proyek, dimana
tim proyek memiliki komitmen dan wewenang
mandiri, namun dalam koordinasi perusahaan.
terpisah dari organisasi induk menjadi organisasi
tersendiri dengan staf teknis tersendiri, administrasi
yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk
berupa kemajuan atau kegagalan secara periodik
proyek
Organisasi Proyek Murni
Pimpinan Perusahaan
Divisi
Engineering
PROYEK
Otoritas
Proyek
Engineering
Kontruksi
Divisi
administrasi
umum
Pengendali
an
Divisi
pemasaran
Pengadaan
Susunan Organisasi Proyek
2. Organisasi Proyek Murni :
kelebihan dari struktur ini =
- Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh
untuk mengelola proyek, meski MP harus melapor ke
eksekutif senior, ada perhatian khusus proyek
- Semua anggota Tim Proyek secara langsung
bertanggung jawab terhadap MP yang satu-satunya
direktur proyek
- rantai komunikasi menjadi pendek, antara MP
dengan eksekutif secara langsung, akan mengurangi
kesalahan akibat distorsi informasi dalam komunikasi
Susunan Organisasi Proyek
2. Organisasi Proyek Murni :
kelebihan dari struktur ini =
- bila ada proyek sejenis berturut-turut, organisasi ini
bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus
untuk kaderisasi dalam teknologi tertentu
- karena kewenangan terpusat maka kemampuan
untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan,
dapat berinteraksi secara cepat terhadap kebutuhan
klien maupun eksekutif senior dari organisasi induk
Susunan Organisasi Proyek
2. Organisasi Proyek Murni :
kelebihan dari struktur ini =
- adanya kesatuan komando, orang-orang yang
terlibat dalam proyek hanya bertanggung jawab pada
satu atasan
- bentuk ini cukup simpel dan mudah dilaksanakan
- adanya dukungan secara menyeluruh terhadap
proyek
Susunan Organisasi Proyek
2. Organisasi Proyek Murni :
keterbatasan dari struktur ini =
- bila organisasi induk mempunyai banyak proyek
yang harus dikerjakan, biasanya proyek akan
mengusahakan sendiri Sumber daya sehingga terjadi
duplikasi usaha dan fasilitas
- struktur ini akan tambah biaya cukup mahal bagi
organisasi induk karena biasanya akan berdiri sendiri
dengan staf penuh
- sering kali MP menumpuk SD secara berlebihan
untuk dapatkan dukungan teknis dan teknologi saat
diperlukan
Susunan Organisasi Proyek
2. Organisasi Proyek Murni :
keterbatasan dari struktur ini =
- bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang
nasib pekerja proyek yang ada, apakah dihentikan
atau tetap digaji selama menunggu proyek
selanjutnya
- ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi
dengan memakai alasan “memenuhi permintaan
klien”
Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
gabungan dari organisasi proyek fungsional dan
murni, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu
yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai
bagian proyek tetapi tidak mengganggu proses
pelaksanan proyek serta organisasi fungsional
perusahaan.
Organisasi Proyek Matriks
Arya Internasional
Divisi Elektrik
Divisi
otomotif
Fasilitas dan Riset dan
Produksi
Engineering
Proyek A
Proyek B
Safety dan
Personalia
Elektrik
Divisi Kimia
Accounts
dan
Pengendali
an
Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
kelebihan dari struktur ini =
- proyek mendapatkan perhatian secukupnya, satu
orang sebagai MP bertanggung jawab mengelola
proyek agar proyek selesai tepat waktu dalam batas
biaya dan spesifikasi yang ada
- organisasi matriks melekat pada unit fungsional
organisasi maka tidak mudah mendapatkan orang
potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional,
jika terdapat banyak proyek maka orang-orang yang
tersedia bagi semua proyek sehingga secara nyata
mengurangi duplikasi penyediaan SD
Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
kelebihan dari struktur ini =
- tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul
berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek
sudah selesai, karena orang-orang yang terlibat
kembali bekerja pada unit fungsional
- tanggapan tehadap keinginan yang diminta oleh
klien biar cepat diberikan sepert organisasi murni,
serta respon terhadap organisasi induk bisa dilakukan
dengan cepat
Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
kelebihan dari struktur ini =
- mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi
perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan
kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap
terjaga
- bila ada beberapa proyek yang bersamaan,
organisasi matriks memungkinkan distribusi SD yang
lebih seimbang untuk mencapai berbagai target dari
beberapa proyek yang berbeda
Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
kelebihan dari struktur ini =
- pendekatan holistik terhadap kebutuhan
organisasi secara menyeluruh memungkinkan
proyek dijadwalkan dan diberi porsi personel
untuk mengoptimalkan performansi
organisasi secara menyeluruh dan tidak hanya
mengutamakan keberhasilan suatu proyek
dengan mengorbankan proyek lain
Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
Keterbatasan =
- Dalam organisasi proyek murni jelas bahwa MP
adalah sentral pengambilan keputusan yang
berhubungan dengan proyek, dan proyek yang
dikelola oleh satu unit fungsional tidak ada
keraguan bahwa divisi fungsional yang
bersangkutan yang memegang pengambilan
keputusan
- Dalam organisasi matriks terdapat kekuatan
seimbang antara manajer fungsional dan MP,
sehingga bila terdapat perintah dari 2 manajer ada
keraguan perintah manajer mana yang dipenuhi
Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
Keterbatasan =
- Perpindahan SD dari satu proyek ke proyek lain
dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa
meningkatkan persaingan antar MP, masingmasing MP ingin memastikan proyeknya yang
akan sukses
- Manajemen matriks melanggar prinsip utama
dari manajemen yaitu kesatuan komando (unity
of command), pekerjaan minimal mempunyai 2
atasan yaitu manajer fungsional dan MP
Memilih Bentuk Organisasi Proyek
Kriteria-kriteria pemilihan =
1. Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering
perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana
perusahaan induk teribat langsung dengan proyek
2. Berapa lama proyek berlangsung
3. Ukuran proyek : tingkat pemakaian tenaga kerja,
modal dan SD yang dibutuhkan
4. Kompleksitas hubungan : jumlah bidang
fungsional yang terlibat dalam proyek dan
bagaimana hubungan ketergantungannya