perancangan basis data pada perekrutan

PERANCANGAN BASIS DATA PADA
PEREKRUTAN, PENGELOLAAN, DAN
PENGUNDURAN DIRI SUMBER DAYA
MANUSIA DI PT SOLUSI KONVERGEN
INDONESIA
Gilang Pramana
Komplek DKI Blok H 10 Jakarta Barat, 083898240403, [email protected]
Dimas Rahman Wiharyanto
Tebet Barat Dalam XB 008 Jakarta Selatan, 081380265505, [email protected]
Samuel Eka Putra
Bukit Pamulang Indah Blok B3 16 Tangerang Selatan, 081286584686, [email protected]
Abstrak
TUJUAN PENELITIAN ini adalah mengembangkan sebuah prototipe sistem basis data untuk
aplikasi sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri berbasis web yang dapat
menangani informasi mengenai sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri dan
merancang sebuah sistem untuk memudahkan dalam mengolah informasi pada PT Solusi
Konvergen Indonesia. METODE PENELITIAN yang dilakukan adalah metode analisis
dengan fact finding, dalam bentuk wawancara dengan pihak yang terlibat dalam sistem,
mempelajai dokumen perusahaan, analisa sistem, dan studi pustaka. METODE
PERANCANGAN yang digunakan adalah perancangan basis data menggunakan tahapan
Database Lifecycle, perancangan sistem menggunakan Entity Relationship Diagram, serta
perancangan struktur menu dan rancangan layar aplikasi. HASIL YANG DICAPAI yaitu
sebuah rancangan basis data dan sebuah prototipe aplikasi sistem basis data berbasis web yang
dapat menangani sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri yang sesuai dengan
kebutuhan PT Solusi Konvergen Indonesia. SIMPULAN yang dapat diambil dari penelitian ini
adalah dengan adanya aplikasi web untuk mempermudah proses perekrutan, pengelolaan, dan
pengunduran diri maka PT Solusi Konvergen Indonesia dapat mengurangi waktu yang
dibutuhkan untuk menangani permasalahan perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri,
mencegah adanya redundansi data, serta mengelola informasi data pekerja yang berkaitan
dengan sistem perekrutan, pengelolaan, dan pengunduran diri dengan lebih baik.
Kata Kunci: PT Solusi Konvergen Indonesia, pekerja alih daya, basis data.
Abstract
THE PURPOSE of this research is to develop a prototype database system for recruitment
system applications, management, and resignation that can handle web-based information
system on recruitment, management, and resignation and designing a system to facilitate the
processing of information on PT Solusi Konvergen Indonesia. THE RESEARCH METHOD is
a method of analysis with fact finding, in the form of interviews with those involved in the
system, the company studied the documents, systems analysis, and literature. DESIGN
METHOD used is the design database using the Database Lifecycle stages, the system design
using the Entity Relationship Diagram, as well as the design of the menu structure and design of
the application screen. THE RESULT ACHIEVED is a database design and application of a
prototype web-based database system that can handle the recruitment system, management, and
the resignation in accordance with the requirements of PT Solusi Konvergen Indonesia.
CONCLUSIONS that can be drawn from this study is the presence of a web application to
facilitate the process of recruitment, management, and the resignation of PT Solusi Konvergen
Indonesia can reduce the time needed to deal with the problems of recruitment, management,
and resignation, prevent data redundancy, and better information management for workers
which related to the system of recruitment, management, and resignation.
Keywords: PT Solusi Konvergen Indonesia, outsourced workers, databases.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dewasa ini banyak perusahaan yang telah berkembang pesat dan memiliki pekerja yang sangat
banyak. Saat ini di Indonesia sudah banyak pekerja yang memiliki kemampuan yang ahli dibidangnya
masing-masing dan membuat mereka fokus terhadap pekerjaan yang mereka kuasai. Oleh karena itu
banyak pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan oleh pegawai tersebut dikarenakan banyaknya pekerjaan
yang harus diselesaikan dan karena itu banyak sekali perusahaan yang tidak sanggup mengurusi
permasalahan yang harus diselesaikan oleh pegawai dari perusahaan itu sendiri.
Seiring berkembangnya teknologi dan perkembangan zaman, banyak perusahaan yang tidak
mampu menyelesaikan pekerjaan yang bukan termasuk di dalam bidang keahlian dari perusahaan
tersebut. Hal ini lah yang melandasi dibutuhkannya pekerja alih daya untuk membantu perusahaan
tersebut untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang tidak terselesaikan tersebut.
Oleh karena itu, saat ini bantuan tenaga kerja sangat dibutuhkan agar pekerjaan yang tidak
terselesaikan oleh pegawai atau pekerja tetap perusahaan tersebut bisa diselesaikan dengan cara bekerja
sama dan menjadi mitra usaha untuk memenuhi kebutuhan pekerja, yang mana pekerjaan di perusahaan
tersebut dapat diperbantukan dengan adanya pekerja alih daya. Sehingga pada saat ini banyak perusahaan
yang berdiri dengan tujuan membuka jasa untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan besar dan
menjadi mitra usaha dalam memenuhi kebutuhan pekerja alih daya sehingga antar perusahaan bisa saling
bekerja sama dan saling menguntungkan.
Pada masa kini banyak perusahaan yang sangat membutuhkan pekerja alih daya untuk mengurusi
masalah kebersihan, pengaturan parkir, dll. Oleh karena itu pekerja alih daya sebetulnya sangat diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan karena dapat meringankan tugas dari operasional
perusahaan itu sendiri.
Pekerja alih daya di Indonesia sudah berkembang pesat karena sudah hampir seluruh perusahaan
menggunakan tenaga tersebut agar perusahaan lebih mudah dalam menjalankan kegiatan operasional
harian mereka, pekerja alih daya dilakukan dengan cara kerja sama yang dibuat sesuai perjanjian antar
mitra dan tentunya saling menguntungkan kedua belah pihak.
Koperasi Pegawai Telkom Mediatron memiliki badan usaha di bidang pengelolaan dan
penyediaan pekerja alih daya Badan Usaha Milik Negara dengan cara membuat anak perusahaan yang
bernama PT. Solusi Konvergen Indonesia. Badan usaha ini didirikan untuk membantu keperluan tenaga
kerja alih daya agar seluruh pekerjaan yang bersifat lapangan dan operasional dapat diselesaikan secara
langsung.
Pengelolaan sistem informasi PT. Solusi Konvergen Indonesia masih kurang dalam penggunaan
sumber daya komputer sehingga menyebabkan masalah pelayanan sumber daya manusia tidak efisien
karena masih dilakukan secara manual padahal banyak data pekerja yang harus diolah. Dari latar belakang
tersebut di atas, maka judul yang tepat untuk skripsi kami adalah “Perancangan Basis Data Pada
Perekrutan, Pengelolaan Dan Pengunduran Diri Sumber Daya Manusia Di PT. Solusi Konvergen
Indonesia”
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini mencakup:
• Perekrutan: sistem basis data yang berguna bagi perusahaan didalam perekrutan pekerja alih daya.
• Pengelolaan: melingkupi pencatatan absensi, cuti, lembur, sakit, reimburse pengobatan dan
sebagainya sehingga akan memudahkan dalam pencarian dan update data.
• Pengunduran diri: melingkupi pembuatan surat permohonan pengunduran diri, dan surat pengalaman
kerja untuk pekerja alih daya yang ingin berhenti.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk merancang sistem berbasis data untuk pelayanan PT Solusi
Konvergen Indonesia dengan membuat rancangan basis data terintegrasi sumber daya manusia.
Pembuatan rancangan basis data ini memiliki tujuan:
• Menganalisa proses bisnis pada bagian operasional perusahaan secara menyeluruh, meliputi kegiatan
operasional perusahaan di bidang sumber daya manusia, sehingga perusahaan dapat memilih atau
merekrut pekerja alih daya yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
• Merancang basis data yang saling terintegrasi untuk membantu mengelola sumber daya manusia
(mulai dari penggajian hingga absensi) yang ada dengan lebih baik.
• Mengubah proses manual dalam pengunduran diri sehingga pekerja alih daya dapat lebih mudah
mengurusi permohonan pengunduran diri.
Dengan adanya sistem yang kami kembangkan ini, maka perusahaan dapat merasakan manfaat sebagi
berikut:
• Pengelolaan data di dalam perusahaan dapat dilakukan secara real-time sehingga bisa lebih efisien.
• Data yang dimiliki oleh perusahaan tersimpan secara baik dan aman karena telah didukung oleh
database.
• Mencegah terjadinya kecurangan pada sistem karena setiap bagian memiliki hak aksesnya masing masing.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam penelitian yang kami gunakan antara lain:
• Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan dengan datang ke perusahaan tersebut untuk mengumpulkan data dan
informasi tentang kebutuhan perusahaan.
• Interview
Interview dilakukan untuk mengetahui apa saja hal-hal yang masih dibutuhkan oleh perusahaan.
• Riset
Metode riset dapat dilakukan dengan melakukan peninjauan pada artikel, jurnal, referensi buku,
website dan sumber lainnya yang terkait dengan penelitian skripsi ini guna menunjang dan
memperkuat landasan teori.
HASIL DAN BAHASAN
Masalah
1.
Untuk merekrut pekerja baru PT. Solusi Konvergen Indonesia sangat kesulitan dalam mengelola
data pendaftar karena semua data pendaftar disimpan dengan menggunakan table biasa sehingga
data dari pendaftar tidak tersimpan dengan aman bahkan bisa dengan mudah di copy atau di delete
oleh orang lain sehingga tingkat keamanannya masih kurang bahkan integeritas data bisa sangat
tidak baik. Jika ada redundansi data juga harus dicari secara manual untuk menemukannya karena
pencatatan masih belum menggunakan database yang tersambung ke pusat sistem sehingga manajer
harus meminta data secara manual jika ingin melihat data tersebut.
2.
3.
PT. Solusi Konvergen Indonesia dalam pengelolaan pekerja alih daya tidak memiliki sistem basis
data untuk menyimpan seluruh keperluan pengelolaan pekerja. Dalam kepengurusan harian masih
menggunakan cara manual untuk merekap seluruh keperluan pekerja seperti merekap lembur, izin,
cuti dan sebagainya. Sehingga pekerjaan akan sangat menumpuk karena antar data tersebut belum
terintegrasi dan akan menghabiskan banyak waktu untuk mengelola semua keperluan itu.
PT. Solusi Konvergen Indonesia dalam kepengurusan dalam pengunduran diri seorang pekerja alih
daya masih harus mencari data pekerja tersebut secara manual untuk dibuatkan Surat Pengalaman
Kerja, mereka belum mempunyai sistem yang mampu mencari history pekerja tersebut dan bisa
mencetak print report sehingga mempermudah dalam pembuatan Surat Pengalaman Kerja.
Usulan Pemecahan Masalah
1.
Merancang basis data yang saling terintegrasi untuk membantu seluruh keperluan perekrutan seperti
membantu dalam mempromosikan lowongan pekerjaan yang akan dibuka, di dalam website tersebut
juga memiliki sistem yang mampu membuat para pendaftar bisa melakukan pendaftaran online
dengan memberika nomer pendaftaran sehingga bisa mempercepat proses seleksi CV setelah
pendaftar diterima mereka bisa memasukkan nomer pendaftaran mereka untuk melihat hasil seleksi
CV mereka. Dan setelah selesai ke tahap selanjutnya admin staff hrd 1 tidak perlu direpotkan untuk
menghubungi para pendaftar karena bisa melakukan update pada setiap nomer pendaftaran sehingga
para pendaftar dengan mudah melihat status penerimaan mereka di website.
2.
Dalam kepengurusan pengelolaan akan dibuatkan sistem yang saling terintegrasi pencatatan absensi,
cuti, lembur, sakit, reimburse pengobatan dan sebagainya sehingga akan memudahkan dalam
pencarian dan update data. Sehingga admin staff hrd 2 bisa dengan mudah dalam menyelesaikan
pekerjaannya seperti mencari pekerja yang sedang lembur untuk dibuatkan rekap insentifnya,
merekap cuti pekerja, dan sebagainya. Bahkan untuk mempermudah pekerja akan dibuatkan sistem
yang mampu membantu mereka melihat status izin, cuti, reimburse pengobatan, lembur dan
sebagainya.
3.
Pada saat ada pekerja alih daya yang ingin melakukan pengunduran diri, Admin staff hrd 3 bisa
melihat awal mereka diterima perusahaan dan bisa melihat history para pekerja sehingga
memudahkan dalam pembuatan kesimpulan kinerja pekerja tersebut agar mempermudah pembuatan
surat pengalaman kerja dan dicetak menggunakan print report.
4.
Membuat feature yang mampu mensortir data sesuai kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan
laporan bulanan.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Setelah melalui pembahasan di dalam perancangan basis data pada perekrutan, pengelolaan dan
pengunduran diri sumber daya manusia di PT. Solusi Konvergen Indonesia serta berdasarkan hasil analisa
yang sudah dilakukan, maka dapat ditarik simpulan yaitu:
1. Sistem basis data yang telah dibuat dapat menghubungkan proses perekrtuan, pengelolaan dan
pengunduran diri sumber daya manusia di PT Solusi Konvergen Indonesia melalui suatu sistem yang
telah terintegrasi karena sistem yang dibuat dengan model data relasional melalui penggambaran
Entity Relational Diagram (ERD) sehingga tabel yang ada dapat saling terhubung satu sama lain.
2. Di dalam perekrutan, sistem basis data yang dibuat mampu menampilkan data yang dibutuhkan
secara real-time berdasarkan kebutuhan-kebutuhan di PT. Solusi Konvergen Indonesia pada saat itu
serta klasifikasi dan syarat yang harus dipenuhi oleh calon pekerja.
3. Di dalam pengelolaan, sistem basis data yang dibuat secara terintegrasi ini dapat membantu
pencatatan data absensi, cuti, gaji, lembur hingga reimburse yang diajukan oleh pekerja alih daya.
Dengan adanya sistem ini juga pekerja alih daya dapat mengurus keperluan administrasi mereka,
seperti yang dijabarkan sebelumnya, secara lebih efisien dan efektif.
4. Di dalam pengunduran diri, sistem basis data yang telah dibuat akan mempermudah pekerja alih daya
yang ingin mengajukan proses pengunduran diri mereka hingga mereka mendapatkan surat
pengalaman kerja dari PT. Solusi Konvergen Indonesia.
5. Sistem basis data yang telah dibuat menyediakan User Interface (UI) yang user-friendly untuk semua
proses bisnis yang ada (Perekrutan, Pengelolaan, Pengunduran Diri) dan memiliki hak akses di
dalamnya sehingga tidak dapat di salah gunakan oleh pengguna yang tidak memiliki hak untuk
mengakses bagian tertentu.
Saran
Berdasarkan simpulan yang dapat diambil dan dapat dijadikan pertimbangan oleh PT. Solusi
Konvergen Indonesia di dalam mendukung peforma dari sistem basis data yang sudah ada untuk
kedepannya, sistem basis data yang dibuat dapat diterapkan pada bagian atau bidang pekerjaan lainnya di
PT. Solusi Konvergen Indonesia, tidak hanya pada sumber daya manusia namun dengan
mempertimbangkan berbagai kebutuhan yang ada dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.
REFERENSI
Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design,
Implementation, and Management. 4th Edition. London : Addison Wesley.
Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Appoach to Design,
Implementaion, and Management. Boston: Pearson Education.
Eprints UNY. (online)
http://eprints.uny.ac.id/7900/3/bab2%20-%2006101244019.pdf
Jurnal The Winners. Volume 12. September 2011.
Kerjanya Net. (online) http://www.kerjanya.net/faq/3915-surat-resign-kerja.html
Lib UIN-Malang. (online)
http://lib.uin-malang.ac.id/files/thesis/chapter_ii/03920002.pdf
O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010). Introduction to Information Systems.
Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information System: Supporting and
Transforming Business. Fourth Edition. Paperback.
Rider System. (online) http://www.rider-system.net/2009/08/beberapa-istilah-kepegawaian.html
Rob, P., & Coronel, C. (2009). Database Systems: Design, Implementation, and Management. 8th
Edition. Boston: Course Technology.
Satzinger, J.W., Jackson, R. B., & Burd., S. D. (2010). Object Oriented Analysis and Design with the
Unified Process. Thomson.
Setyabudi, A., Budi., & Shardy. (2003). Jurnal Laporan Teknis Berkala.
Shasha, D., & Jarke, M. (1995). Information Systems Journal - Special Issue: Databases: Their Creation,
Management, and Utilization. Volume 20. Oxford.
Stair, R., & Reynolds, G. (2010). Principles of Information Systems. S. Simpson.
Waskito, A, A. (2009). Kamus praktis bahasa Indonesia. Jakarta: Wahyu Media.
Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology: A Practical Introduction to
Computers & Communications. 7th Edition. New York: McGraw-Hill.
RIWAYAT PENULIS
Gilang Pramana lahir di Jakarta pada tanggal 2 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2014.
Dimas Rahman Wiharyanto lahir di Semarang pada tanggal 17 Februari 1993. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2014.
Samuel Eka Putra lahir di Jakarta pada tanggal 12 Juli 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Binus University dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2014.