penyusunan sistem perhitungan penggajian karyawan
advertisement
PENYUSUNAN SISTEM PERHITUNGAN PENGGAJIAN KARYAWAN MENGGUNAKAN PAYROLL SYSTEM (Studi Kasus : PT. CIPTA POWER SERVICES (CPS) JAKARTA) Oleh LOUIS APRIELL H 24066057 PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009 ABSTRAK Louis Apriell. H24066057. Penyusunan Sistem Perhitungan Penggajian Karyawan Menggunakan Payroll System (Study kasus : PT. Cipta Power Services (CPS)) Jakarta, Di bawah bimbingan Wita J. Ermawati dan Deddy C. Sutarman PT. Cipta Power Services (CPS) adalah sebuah perusahaan pencari tenaga kerja (outsourcing) yang mencoba mengkomputerisasikan semua sistem yang ada di perusahaan. Salah satu sistem yang ingin dikembangkan perusahaan adalah sistem penggajian karyawan, selain sistem perekrutan tenaga kerja secara online yang telah dikembangkan perusahaan sebelumnya. Sistem penggajian karyawan pada PT. CPS ingin dikembangkan karena proses penggajian yang telah ada di PT. CPS masih kurang efektif dan efisien, karena semua perhitungan penggajian masih dilakukan secara manual yaitu mulai dari pembayaran gaji pokok, uang lembur hingga penanganan laporan. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka tujuan penelitian ini adalah untuk (1) mengidentifikasi prosedur-prosedur, formulir maupun laporan-laporan mengenai penggajian pada perusahaan, (2) menganalisis permasalahan pada sistem penggajian yang lama dan kebutuhan terhadap sistem yang akan dikembangkan, dan (3) menyusun suatu sistem informasi penggajian yang berbasis komputer secara sistematis, terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pada sistem penggajian karyawan PT. CPS, terdapat beberapa atribut penting yang mempengaruhi besar kecilnya suatu pendapatan atau gaji karyawan. Atribut-atribut tersebut diantaranya adalah gaji pokok, jabatan, area kerja, tunjangan kerja dan hari kerja. Sedangkan Atribut-atribut lainnya seperti PPh dan jaminan kerja karyawan merupakan atribut pemotong total gaji karyawan yang akan diperoleh. Hasil akhir dari penelitian ini adalah suatu sistem informasi penggajian yang disebut payroll system, dimana sistem ini menggunakan bahasa pemprograman Visual Basic 6.0 dan basis data MySQL. Pada penelitian ini hanya membahas tentang penggajian karyawan dan hanya sampai pada tahap uji coba sistem, dimana sistem dapat bekerja dan tidak terdapat kesalahan pada perhitungan penggajian karyawan. Pada sistem ini tidak dilakukan perhitungan efektifitas dan efisiensi kerja dan sistem juga tidak terhubung secara langsung (online) dengan sistem bank terkait yang berhubungan dengan pembayaran gaji karyawan. PENYUSUNAN SISTEM PERHITUNGAN PENGGAJIAN KARYAWAN MENGGUNAKAN PAYROLL SYSTEM (Studi Kasus : PT. CIPTA POWER SERVICES (CPS) JAKARTA) SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh Louis Apriell H 24066057 PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009 INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN PENYUSUNAN SISTEM PERHITUNGAN PENGGAJIAN KARYAWAN MENGGUNAKAN PAYROLL SYSTEM (Studi Kasus : PT. CIPTA POWER SERVICES (CPS) JAKARTA) SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI Pada Program Sarjana Manajemen Penyelengaraan Khusus Depertemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh LOUIS APRIELL H24066057 Menyetujui, WITA J. ERMAWATI, STP, MM Dosen Pembimbing 1 DEDDY C. SUTARMAN, STP, MM Dosen Pembimbing 2 Mengetahui, Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen Tanggal Lulus : RIWAYAT HIDUP Penulis merupakan anak ketiga dari empat bersaudara pasangan Firman P. Ginting dan Martha Karo-karo dilahirkan di Medan pada tanggal 28 April 1983. Penulis menyelesaikan pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA) pada tahun 2001 di SMA Negeri 1 Binjai. Lalu penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang Diploma tiga (DIII) pada tahun 2002 di Institut Pertanian Bogor pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam sub program Tehnik Informatika. Penulis menyelesaikan pendidikan DIII pada tahun 2005 dan melanjutkan pendidikan pada tahun 2006 di Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Depertemen Manajemen, Program Sarjana Penyelenggaraan Khusus, Institut Pertanian Bogor melalui jalur seleksi peneriman mahasiswa baru. Selama masa pendidikan, penulis juga aktif bekerja sebagai pimpinan perusahaan konsultan Informasi Tehnologi (IT) di Bogor (CV.GINTERA) dan konsultan IT pada Depertemen Kehutanan, Pusat Informasi Konservasi Alam (PIKA), Bogor. Selain itu, penulis juga pernah menjabat sebagai Ketua Divisi Tim Kreatif Himpunan Profesi Mahasiswa (HIMPRO) periode 2006-2007 dan aktif dalam kegiatan-kegiatan kemahasiswaan. KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas Berkat dan Kasih-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Penyusunan Sistem Perhitungan Penggajian Karyawan Menggunakan Payroll System (Studi kasus: PT. Cipta Power Services (CPS) Jakarta)”, yang merupakan syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Pada kesempatan ini, penulis ingin berterimakasih kepada : 1. Papa, Mama, Abang Ulrich E. Ginting dan keluarga, Abang Joe, Ade Andrea dan Keluarga Besar Ginting untuk semangat dan doanya. 2. Ibu Wita Juwita Ermawati, STP, MM dan Deddy Cahyadi Sutarman, STP, MM selaku pembimbing skripsi yang telah membimbing penulis dengan memberikan saran-saran, perbaikan, hingga dukungan moral, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. 3. Ibu Farida Ratna Dewi, SE, MM sebagai penguji yang telah memberikan saran-saran, perbaikan dalam pembuatan skripsi ini. 4. Teman-teman di PT. Cipta Power Services yang telah membantu dalam penelitian di lapang khususnya ibu Melli dan pak Jefferson. 5. Puspa Ervillia, mas Lukman dan teman-teman yang telah banyak memberikan bantuan dan saran atas terselesaikannya skripsi ini. 6. Staf pengajar dan karyawan di Ekstensi Manajemen, 7. Seluruh mahasiswa ekstensi manajemen khususnya Angkatan 1 yang telah membantu dalam pembuatan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat diperlukan dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya. Bogor, Mei 2009 Penulis DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK RIWAYAT HIDUP .............................................................................................. iii KATA PENGANTAR.......................................................................................... iv DAFTAR ISI.......................................................................................................... v DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR.......................................................................................... viii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ ix I. PENDAHULUAN .............................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang ............................................................................................ 1 1.2. Rumusan Masalah ....................................................................................... 2 1.3. Tujuan Penelitian ........................................................................................ 3 1.4. Manfaat Penelitian ...................................................................................... 3 1.5. Ruang Lingkup Penelitian ........................................................................... 4 II. TINJAUAN PUSTAKA................................................................................... 5 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia ............................................................. 5 2.2. Outsourcing................................................................................................. 6 2.3. Kompensasi ................................................................................................. 6 2.4. Pajak ........................................................................................................... 6 2.5. Sistem Informasi ......................................................................................... 6 2.6. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ........................................................... 7 2.7. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia .................................................... 8 2.8. Basis data .................................................................................................... 8 2.9. Structured Query Language (SQL) ............................................................. 9 2.10. Siklus Hidup Sistem (System life cycle) ..................................................10 2.11. Data Flow Diagram (DFD) ......................................................................10 2.12. Tinjauan Studi Terdahulu .........................................................................11 III. METODOLOGI PENELITIAN ................................................................. 13 3.1. Kerangka Pemikiran ...................................................................................13 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ......................................................................15 3.3. Jenis dan Sumber Data ...............................................................................15 3.4. Metode Pengumpulan Data ........................................................................15 3.5. Analisis Data ..............................................................................................16 3.6. Desain Sistem .............................................................................................16 3.7. Uji Coba .....................................................................................................17 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN..................................................................... 18 4.1.PT. CIPTA POWER SERVICES ................................................................18 4.1.1. Sejarah Singkat..................................................................................... 18 4.1.2. Visi Perusahaan .................................................................................... 18 4.1.3. Misi Perusahaan ................................................................................... 18 4.1.4. Lokasi dan Rekan Kerja ....................................................................... 19 4.2.Atribut Gaji Pada PT. CPS ..........................................................................19 4.2.1. Gaji Pokok............................................................................................ 20 4.2.2. Lama Kerja ........................................................................................... 20 4.2.3. Jabatan .................................................................................................. 21 4.2.4. Area Kerja ............................................................................................ 22 4.2.5. Tunjangan Kerja ................................................................................... 22 4.2.6. Absensi ................................................................................................. 23 4.2.7. PPh 21 dan PTKP ................................................................................. 23 4.2.8. Jaminan Kerja....................................................................................... 24 4.2.9. Prosedur Penggajian ............................................................................. 24 4.2.10. Formulir.............................................................................................. 25 4.3.Sistem Penggajian di PT. CPS.....................................................................26 4.4.Sistem Informasi Penggajian .......................................................................27 4.4.1. Payroll System...................................................................................... 27 4.4.2. Instalasi sistem ..................................................................................... 27 4.4.3. Halaman Login ..................................................................................... 28 4.4.4. Input Data ............................................................................................. 28 4.4.5. Laporan................................................................................................. 39 4.4.6. Fasilitas Pendukung.............................................................................. 43 4.4.7. Logout................................................................................................... 44 4.4.8. Uji Coba Sistem ................................................................................... 45 KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 46 5.1. Kesimpulan ................................................................................................46 5.2. Saran ..........................................................................................................46 DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 48 LAMPIRAN......................................................................................................... 49 vi DAFTAR TABEL No. Halaman 1. Jabatan dan Area Pada PT. CPS ....................................................................... 21 2. Persentase Potongan Jaminan Kerja Pada PT. CPS.......................................... 24 3. Penghasilan Tidak Kena Pajak.......................................................................... 36 4. Status Wajib Pajak ............................................................................................ 37 DAFTAR GAMBAR No. Halaman 1. Batasan Sistem ................................................................................................. 11 2. Aliran Data........................................................................................................ 11 3. Proses Data........................................................................................................ 11 4. Penyimpanan Data ............................................................................................ 11 5. Kerangka Pemikiran Penyusunan Sistem Payroll system................................. 13 6. Alur Perancangan Sistem Penggajian PT. CPS ................................................ 14 7. Halaman Login.................................................................................................. 28 8. Halaman Utama Payroll System ....................................................................... 29 9. Tampilan Menu Payroll System........................................................................ 30 10. Tampilan Halaman Company ......................................................................... 30 11. Tampilan Halaman Position Setting ............................................................... 31 12. Tampilan Halaman Setting Client ................................................................... 32 13. Tampilan Halaman Setting Area Project ........................................................ 33 14. Tampilan Halaman Salary Setting .................................................................. 34 15. Tampilan Pengaturan Jaminan Kerja .............................................................. 35 16. Tampilan Halaman PPh .................................................................................. 36 17. Tampilan Halaman PTKP ............................................................................... 37 18. Tampilan Halaman Input Data Employee ....................................................... 38 19. Tampilan Halaman Attendance....................................................................... 39 20. Tampilan Laporan Gaji Karyawan PT. CPS................................................... 40 21. Halaman Ubah Password................................................................................ 43 22. Tampilan Halaman User ................................................................................. 44 23. Tampilan Halaman About ............................................................................... 44 DAFTAR LAMPIRAN No. Halaman 1. Deskripsi Jabatan Pada PT. Cipta Power Services............................................ 50 2. Perhitungan Pajak Penghasilan Perorangan ...................................................... 54 3. Prosedur Penggajian Pada PT. CPS .................................................................. 55 4. Formulir Perincian Perhitungan Biaya.............................................................. 56 5. Perhitungan Status Wajib Pajak Perorangan..................................................... 59 6. Output laporan Payroll System.......................................................................... 61 I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain. Artinya, tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang atau lebih. Saat ini banyak perusahaan menyadari bahwa sumber daya manusia (SDM) merupakan masalah perusahaan yang paling penting, karena melalui sumber daya manusia yang menyebabkan sumber daya lain dapat berfungsi dan dapat dijalankan seperti mesin atau sistem pada komputer. Disamping itu SDM dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas bagi perusahaan (Ginting, 2002). Selain menciptakan SDM yang efektif dan dapat bekerja secara efisien, SDM juga membutuhkan suatu alat pengolah data yang dapat berfungsi untuk menghasilkan suatu informasi yang membantu SDM dalam mendukung dan menyelesaikan pekerjaan. Perusahaan-perusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dikomputerisasikan, dalam artian hampir semua sistem yang selama ini digunakan secara manual dapat dibangun ke dalam sistem komputer untuk mengefisiensikan pekerjaan, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. PT. Cipta Power Services (CPS) adalah sebuah perusahaan pencari tenaga kerja (outsourcing) yang berkantor pusat di Komplek Grogol Permai, jalan Prof. Dr. Latumenten No 27, Jakarta yang mencoba mengkomputerisasikan semua sistem yang ada di perusahaan seperti sistem penggajian, perekrutan karyawan, sistem penilaian kinerja karyawan dan beberapa sistem lainnya. Salah satu sistem yang akan dikembangkan perusahaan adalah sistem penggajian karyawan, selain sistem perekrutan 2 tenaga kerja secara online yang telah dikembangkan perusahaan sebelumnya. Banyaknya jumlah karyawan yang tersebar di perusahaanperusahaan klien PT. CPS membuat staf keuangan PT. CPS kesulitan dalam menangani penggajian karyawan perusahaan ketika pembayaran gaji karyawan tiba. Sistem penggajian karyawan pada PT. CPS ingin dikembangkan karena proses penggajian yang telah ada di PT. CPS masih kurang efektif dan efisien, karena semua perhitungan penggajian masih dilakukan secara manual yaitu mulai dari pembayaran gaji pokok, uang lembur hingga penanganan laporan. Sedangkan di departemen personalia, sistem pengarsipan juga belum memiliki suatu sistem informasi pegawai yang baik. Semua hal dari pendataan pegawai, absensi dan perhitungan gaji dilakukan secara manual oleh staf dari departemen personalia yang menggunakan sebuah perangkat lunak Microsoft Office Excel. Sistem ini sering mengakibatkan hasil yang kurang teliti dan memakan waktu yang lama. Masalah utama yang timbul dikarenakan adanya faktor kelelahan mental akibat hanya ada seorang staf yang bertanggung jawab dalam perhitungan jam kerja dan gaji pegawai yang dibantu oleh dua orang asistennya. Masalah lain yang timbul di departemen personalia bagian penggajian adalah diakibatkan oleh banyaknya karyawan yang masuk dan mengundurkan diri setiap bulan (data tidak diizinkan untuk dipublikasikan) dan tersebarnya karyawan di berbagai perusahaan klien. Hal tersebut tentu menyulitkan dalam pengarsipan data karyawan, perhitungan gaji karyawan yang dihitung berdasarkan status, lama kerja karyawan, lokasi kerja, tunjangan kerja, pajak penghasilan serta jabatan karyawan tersebut. Berdasarkan permasalahan yang ada, penulis mencoba mengambil tema dalam penelitian ini dengan judul : Penyusunan Sistem Perhitungan Penggajian karyawan menggunakan Payroll System, dengan studi kasus pada PT. Cipta Power Services (CPS) Jakarta. 1.2. Rumusan Masalah Penyusunan sistem perhitungan penggajian karyawan yang akan dibuat, penulis mencoba menspesifikasikan pada bagian perhitungan 3 penggajian, absensi, data karyawan dan laporan. Sistem penggajian pada perusahaan ini masih sering mengalami kesulitan dalam pengolahan data gaji karyawan, pencarian data dan pembuatan-pembuatan laporan. Beberapa permasalahan yang dapat diamati oleh penulis diantaranya : 1. Apakah prosedur, formulir ataupun laporan-laporan yang digunakan perusahaan saat ini telah sesuai dengan standar perhitungan penggajian? 2. Apakah permasalahan pada sistem perhitungan gaji yang lama perlu dikembangkan dan apa saja kebutuhan terhadap pengembangan sistem yang akan digunakan? 3. Bagaimana cara mempermudah dan mempercepat perusahaan dalam perhitungan penggajian karyawan? 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah yang ada, maka tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Mengidentifikasi prosedur-prosedur, formulir maupun laporan-laporan mengenai penggajian pada perusahaan. 2. Menganalisis permasalahan pada sistem penggajian yang lama dan kebutuhan terhadap sistem yang akan dikembangkan. 3. Menyusun suatu sistem informasi penggajian yang berbasis komputer secara sistematis, terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 1.4. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan menjadi suatu sistem informasi yang dapat digunakan pada perusahaan-perusahaan, khususnya pada perusahaan PT. CPS dalam mengelola dan menghitung gaji, tunjangan, absensi, maupun laporan-laporan setiap karyawan di berbagai kantor klien perusahaan. Selain itu, penelitian ini akan membantu mahasiswa untuk lebih mengerti masalah-masalah yang ada dalam sebuah perusahaan, terutama pada bagian penggajian karyawan pada perusahaan. 4 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini difokuskan pada penyusunan sistem perhitungan penggajian karyawan pada perusahaan PT. CPS, Jakarta. Pada penelitian ini, peneliti hanya membahas tentang penggajian karyawan yang berhubungan dengan hari kerja karyawan, area kerja, pajak pendapatan dan potongan– potongan lainnya seperti transportasi, waktu lembur maupun jatah makan. Penyusunan sistem perhitungan penggajian karyawan ini hanya sampai pada tahap uji coba sistem, dimana sistem dapat bekerja lebih cepat dan akurat serta tidak terdapat kesalahan pada perhitungan penggajian. Pada sistem ini tidak dilakukan perhitungan efektifitas dan efisiensi kerja dan sistem juga tidak terhubung langsung (online) dengan sistem bank terkait yang berhubungan dengan pembayaran gaji karyawan karena keterbatasan waktu dan biaya. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen merupakan proses pendayagunaan bahan baku dan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Proses ini melibatkan organisasi, arahan, koordinasi, dan evaluasi orang-orang guna mencapai tujuan tersebut. Melalui manajemen dilakukan proses pengintegrasian berbagai sumber daya dan tugas untuk mencapai berbagai tujuan suatu organisasi (Simamora, 2004). Banyak para ahli yang mendefinisikan pengertian dari manajemen sumber daya manusia. Menurut Simamora (2004), manajemen sumber daya manusia adalah pendayagunaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan pengolahan individu anggota organisasi atau kelompok karyawan. Selain itu manajemen sumber daya manusia didefinisikan sebagai ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Unsur utama dalam manajemen sumber daya manusia adalah manusia yang merupakan tenaga kerja pada perusahaan. Menurut Simamora (2004), ada empat hal yang sangat penting yang berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia, yaitu: 1. Penekanan yang lebih dari biasanya terhadap pengintegrasian berbagai kebijakan sumber daya manusia dengan perencanaan bisnis. 2. Tanggung jawab pengolahan sumber daya manusia tidak lagi terletak hanya pada manajer khusus, tetapi terletak pada manajemen lini senior. 3. Perubahan fokus dari hubungan serikat pekerja manajemen menjadi hubungan manajemen karyawan, dari kolektivisme menjadi individualisme. 4. Terdapat aksentuasi pada komitmen dan melatih inisiatif di mana manajer berperan sebagai penggerak dan fasilitator. 6 2.2. Outsourcing Menurut Ibrahim (2005), pengertian dari outsourcing adalah suatu perjanjian kerja yang dibuat antara pengusaha dengan tenaga kerja, dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. 2.3. Kompensasi Salah satu fungsi tradisional manajemen sumber daya manusia adalah penentuan kompensasi karyawan. Kompensasi karyawan mempengaruhi produktivitas kerja karyawan dan untuk tetap bersama organisasi atau tidak mencari pekerjaan lain. Kompensasi meliputi imbalan finansial dan jasa yang tidak berwujud (nirwujud) serta tunjangan yang diterima oleh para karyawan sebagai imbalan dari hubungan kepegawaian. Kompensasi merupakan apa yang diterima oleh karyawan sebagai ganti kontribusi kepada suatu organisasi (Simamora, 2004). 2.4. Pajak Pajak adalah iuran wajib yang dipungut oleh pemerintah dari masyarakat (wajib pajak) untuk menutupi pengeluaran rutin negara dan biaya pembangunan tanpa balas jasa yang dapat ditunjuk secara langsung. Sedangkan PPh atau pajak penghasilan adalah pajak atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain yang diterima atau diperoleh wajib pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan atau jabatan, jasa, dan kegiatan (www.pajak.go.id/pph21.htm, 2009). 2.5. Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh 7 pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Selain itu sistem informasi juga mempunyai pengertian yaitu sekumpulan data antara sub-sub sistem yang saling berhubungan dan membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-prosesoutput yang berhubungan dengan pengolaan informasi data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi pengguna (McLeod, 2004). 2.6. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau sering dikenal dengan singkatannya MIS (Management Information System) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian (Pangestu, 2007). Perancangan dan pengembangan SIM memerlukan keahlian di berbagai bidang, antara lain: teori organisasi, ekonomi, akunting, statistika, pemodelan matematika, dan perangkat keras dan lunak komputer. Menurut McLeod (2004), karakteristik SIM adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan tugas yang diperlukan Organisasi tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Organisasi harus mencatat kegiatan menurut kebutuhannya. 2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar Peraturan dan praktek yang diterima menetukan cara pelaksanaan pengolahan data. 3. Menangani data yang rinci Berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan program organisasi secara rinci mulai dari pelaksanaan sampai dengan penyelesaian. 8 4. Menyediakan data historis Data yang dikumpulkan SIM umumnya menjelaskan yang terjadi di masa lampau. 5. Menyediakan informasi pemecahaan masalah yang minimal SIM menghasilkan sebagian keluaran informasi bagi manajer organisasi. 2.7. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia atau kepegawaian merupakan sub sistem dari sistem informasi manajemen yaitu kumpulan kegiatan-kegiatan perusahaan yang bertanggungjawab menyediakan berbagai macam informasi seperti data umum, riwayat hidup, riwayat golongan, riwayat jabatan, dan segala hal yang berkaitan dengan kepegawaian, yang laporannya dibutuhkan oleh pihak manajerial untuk membantu dalam pengambilan keputusan dalam kebijakan mengenai SDM (Simamora, 2004). Sebuah sistem informasi sumber daya manusia harus dirancang untuk menyediakan informasi seperti: 1. Tepat waktu, yaitu pimpinan harus mempunyai akses untuk memutakhirkan informasi. 2. Akurat, yaitu harus mampu bergantung pada akurasi informasi yang disediakan. 3. Ringkas, yaitu dapat menyerap banyak informasi di setiap waktu. 4. Relavan, yaitu dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu. 5. Lengkap, yaitu dimana pimpinan harus dapat menghimpun informasi yang lengkap. 2.8. Basis data Basis data adalah sekumpulan tabel, view, indeks, dan objek-objek lain yang saling terhubung dari sebuah pendiskripsian data untuk menemukan informasi yang diperlukan dari sebuah organisasi. Pada dasarnya basis data merupakan kumpulan data atau informasi yang diorganisasikan dan saling terhubung dan dapat disimpan dalam format 9 yang berbeda-beda sehingga dapat digunakan secara bersamaan oleh banyak pengguna (Ramalho, 2001). Sistem manajemen basis data adalah aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur basis data, hubungan antar-data dalam basis data, serta berbagai formulir dan laporan yang berkaitan dengan basis data itu. Basis data yang dikendalikan oleh sistem manajemen basis data adalah satu set catatan data yang berhubungan dan saling menjelaskan. Microsoft Office Access, SQL Server, MySQL, Oracle dan masih banyak lagi merupakan bagian dari jenis basis data yang digunakan saat ini (McLeod, 2004). Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang seperti : 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa agar nantinya dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan dan disimpan bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 3. Kumpulan data atau tabel yang saling terhubung dan disimpan di dalam media penyimpanan elektronik. 2.9. Structured Query Language (SQL) Menurut Ramalho (2001), Structured Query Language (SQL) adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses dan memodifikasi data yang terdapat pada berkas basis data. Pernyataan SQL terdiri dari dua kategori, yaitu: Data Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). DDL memungkinkan pemakai untuk mendefinisikan indeks yang berguna untuk pencarian dan mengurutkan data dalam basis data khususnya data yang berukuran besar, tabel, dan relasi basis data, sedangkan DML digunakan untuk memilih, mengelompokkan mengurutkan dan menghitung informasi yang tersimpan dalam basis data. Sedangkan Query adalah pernyataan permintaan pemanggilan informasi yang merupakan bagian dari DML. Struktur dasar dari pernyataan SQL terdiri dari tiga jenis (Ramalho, 2001), yaitu: 10 1. SELECT, merupakan perintah dasar pada basis data untuk mengakses dan mengambil data dari suatu tabel pada basis data. 2. FROM, yaitu daftar dari relasi yang akan dilacak dalam pengerjaan ekspresi yaitu mencari atau membaca data dari tabel yang dipilih. 3. WHERE, digunakan untuk pemilihan predikat dari aljabar relasional, yang terdiri dari sebuah predikat yang melibatkan atribut-atribut relasi atau biasa digunakan dalam pengelompokan data pada basis data. 2.10. Siklus Hidup Sistem (System life cycle) Siklus hidup sistem (System life cycle) atau SLC adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem. Karena tugas-tugas tersebut mengikuti suatu pola yang teratur dan dilakukan secara top-down, SLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun (Waterfall) bagi pengembang dan pengguna sistem (McLeod, 2004). 2.11. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program (Parno, 2009). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir dan dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan salah satu alat yang digunakan pada metode pengembangan sistem terstruktur. DFD dapat menggambarkan arus data dengan terstruktur dan jelas. Berikut adalah empat simbol yang sering digunakan dalam DFD (Parno, 2009). 1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) Sistem akan menerima masukan dan menghasilkan keluaran kepada lingkungan luarnya dimana sistem mempunyai batas sistem yang 11 memisahkan dengan lingkungan luarnya. Komponen ini dipresentasikan dengan persegi panjang. KARYAWAN Gambar 1. Batasan Sistem 2. Aliran Diberi simbol suatu panah yang menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lain. Isi Form Gambar 2. Aliran Data 3. Proses Menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran. Nomor Daftar Karyawan Gambar 3. Proses Data 4. Penyimpanan Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data. Data Umum Karyawan Gambar 4. Penyimpanan Data 2.12. Tinjauan Studi Terdahulu Ginting (2002) dalam penelitiannya yang berjudul Analisis Perancangan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia dan Penggajian pada PT. Asuransi Jasaraharja Putera, melakukan penelitian dengan tujuan untuk melakukan perbaikan terhadap sistem informasi kepegawaian dan sistem penggajian pada bagian sumberdaya manusia (SDM), PT. Jasaraharja Putera. Perbaikan dilakukan dengan cara 12 menganalisis, merancang, dan mengembangkan suatu sistem informasi manajemen SDM dan sistem penggajian. Penerapan analisis yang digunakan pada penelitian ini dengan pendekatan analisis terstruktur berorientasi aliran data dengan sistem perangkat lunak yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 dan basis data SQL Server 2000. Setelah dilakukan uji coba di bagian SDM kepegawaian terhadap sistem tersebut maka Sistem Informasi Kepegawaian Jasaraharja Putra (SIKJP) telah memenuhi berbagai kebutuhan informasi mengenai kepegawaian yang dibutuhkan oleh pihak manajerial. Pendekatan analisis terstruktur yang menggunakan alat bantu diagram alir sistem (orentasi aliran data) lebih memudahkan dalam pengembangan suatu sistem informasi manajemen yang diantaranya bagian penggajian. III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang ada dan untuk memenuhi kebutuhan akan sistem informasi penggajian yang dapat memberikan berbagai fitur seperti yang disebutkan di bagian pendahuluan, maka perlu dirancang dan dikembangkan suatu sistem yang baru. Penelitian ini dilakukan melalui beberapa tahap seperti pada Gambar 5. PT. Cipta Power Services (CPS) Mengidentifikasi prosedur, formulir dan laporan-laporan penggajian pada perusahaan Menganalisis permasalahan dan kebutuhan pada perusahaan Mendesain dan merancang sistem informasi penggajian Membangun sistem informasi penggajian menggunakan payroll system. Uji coba sistem dan penerapan pada perusahaan Gambar 5. Kerangka Pemikiran Penyusunan Sistem Payroll system 14 Berdasarkan identifikasi dan analisis kebutuhan maka dibuatlah suatu rancangan sistem perhitungan penggajian karyawan menggunakan payroll system pada PT. CPS, Jakarta. Struktur sistem ini akan diperlukan untuk mempermudah mengidentifikasi keperluan sistem yang akan dibuat nantinya. Untuk lebih jelas, alur perancangan sistem penggajian karyawan pada PT. CPS dapat dilihat pada Gambar 6. Perusahaan Laporan Gaji Recruitment Jabatan Pegawai Area dan Absensi Payroll System Project Klien dan Perusahaan PT.CPS Keterangan: : Lingkup penelitian : Arus aliran data : Data : Penyimpanan data Gambar 6. Alur Perancangan Sistem Penggajian PT. CPS Perusahaan akan melakukan recruitment pegawai yang akan ditempatkan pada project klien PT. CPS. Pegawai akan memiliki absensi atau hari kerja efektif, area kerja dan jabatan sesuai dengan posisi pada project tersebut. Keseluruhan informasi tersebut akan diolah ke dalam payroll system yang akan memberikan informasi laporan gaji kepada karyawan. Lingkup perancangan sistem penggajian pada PT. CPS ini hanya pada lingkup kotak yang bergaris putus-putus seperti pada Gambar 6. 15 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian tentang Penyusunan Sistem Perhitungan Penggajian Karyawan Menggunakan Payroll System Pada PT. CPS dilakukan di Komplek Grogol Permai, jalan Prof. Dr. Latumenten No 27 Jakarta, yang merupakan kantor pusat dari PT. CPS. Penentuan lokasi penelitian dilakukan secara sengaja (purposive) di kantor pusat perusahaan karena seluruh sistem penggajian karyawan dilakukan dari kantor pusat PT. CPS. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan November 2008 sampai dengan bulan Maret 2009. 3.3. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang didapatkan peneliti langsung dari sumber aslinya berupa laporan berformat Microsoft Excel. Data ini merupakan informasi mengenai formula perhitungan gaji pada PT. CPS, format laporan slip gaji karyawan, dan informasi-informasi pendukung lainnya seperti data klien perusahaan maupun data-data jabatan yang ada pada perusahaan klien. Adapun data sekunder diperoleh dari beberapa literatur, penelitian terdahulu maupun publikasi elektronik. 3.4. Metode Pengumpulan Data Beberapa metode pengumpulan data dalam penelitian ini sebagai berikut : 1. Observasi Yaitu mengumpulkan data primer dengan cara melakukan pengamatan secara langsung di lokasi dan peneliti melihat langsung aktivitas yang dilakukan oleh PT. CPS. 2. Wawancara Yaitu kegiatan wawancara secara lisan maupun tulisan kepada staf penanggung jawab bagian penggajian dan personalia karyawan. Pada tahap ini, wawancara hanya dilakukan kepada seorang kepala bagian keuangan dan dua staf yang menangani dibagian penggajian karena 16 penggajian bersifat rahasia dan staf tersebut yang paling paham dan bertanggungjawab terhadap sistem penggajian di perusahaan. 3. Studi Literatur Digunakan untuk memperoleh data sekunder berupa informasi-informasi pendukung dalam membantu pembuatan sistem penggajian. 3.5. Analisis Data Pada tahap analisis data ada dua jenis analisis yang dapat dilakukan, yaitu analisis kebutuhan pengguna dan analisis aliran data. 1. Analisis Kebutuhan Pengguna Pada tahap analisis kebutuhan pengguna, sistem akan dirancang terutama untuk memudahkan operator bagian kepegawaian dalam pemasukan dan pemeliharaan data kepegawaian maupun laporan mengenai penggajian karyawan ataupun laporan kepada pihak manajerial yaitu kepala divisi SDM serta membuat sistem perhitungan gaji secara otomatis yang mengefisienkan dan mengefektifkan kerja bagian penggajian. 2. Analisis Aliran Data Pada tahap analisis aliran data diketahui bahwa data yang digunakan sistem ini berasal dari formulir kepegawaian, dimana setiap pegawai mempunyai data riwayat hidup, data kepegawaian lainnya dan suratsurat keputusan yang berkaitan dengan karir pegawai tersebut. Data tersebut kemudian diproses oleh sistem, selanjutnya hasil keluaran dari sistem adalah berupa informasi yang diinginkan yang didapat dengan menggunakan bahasa query. Informasi ini akan menjadi laporan yang ditujukan bagi kepala Divisi SDM yang membantu dalam proses penggambilan keputusan dan sebagai slip gaji bagi karyawan. 3.6. Desain Sistem Desain didefinisikan sebagai suatu rancangan dimana keperluankeperluan telah didefinisikan pada tahap analisis lalu diterjemahkan ke model presentasi perangkat lunak. Tujuan dari desain ini adalah menghasilkan model atau gambaran dari sistem yang nantinya akan dibuat. 17 Desain ini disesuaikan dengan analisis kebutuhan yang telah dirancang (www.total.or.id, 2009) Setelah memperoleh data pegawai dan contoh riwayat pegawai yang disediakan oleh bagian kepegawaian, maka langkah pertama yang dilakukan operator adalah memasukkan data riwayat hidup serta sistem pembayaran gaji karyawan dan menyimpan data tersebut ke dalam basis data. Untuk data penggajian, operator memasukkan data komponen gaji, kehadiran dan tunjangan serta bonus pegawai, kemudian menyimpan ke dalam basis data. Kemudian komponen data penggajian tersebut diproses untuk menghitung gaji pegawai. Proses perhitungan gaji pegawai ini juga berhubungan dengan kondisi terakhir pegawai dari riwayat pegawai yaitu jabatan, selanjutnya diproses secara otomatis oleh sistem sesuai dengan prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan di perusahaan. 3.7. Uji Coba Sistem yang dibangun akan diimplementasikan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic versi 6.0 (VB6) yang memiliki fitur handal antara lain kemudahan dalam pembuatan program secara visual dan kaya akan objek-objek hubungan dengan pemakai (User Interface Object). Basis data yang digunakan dalam sistem adalah MySQL. Pemilihan basis data ini dikarenakan pemakaian basis data ini tidak dikenakan biaya, tidak seperti basis data-basis data lainnya yang harus membayar jika menggunakannya seperti SQL Server, Oracle ataupun Ms Access. Selain itu kemampuan dalam pengaksesan serta pengeditan data dapat lebih mudah jika menggunakan MySQL. Kelebihan lain dari basis data ini adalah kemudahan jika sistem ini akan dikembangkan lebih lanjut seperti dirancang ulang menjadi sistem yang bersifat global yaitu berbentuk website. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. PT. CIPTA POWER SERVICES 4.1.1. Sejarah Singkat PT Cipta Power Services (CPS) berdiri pada tahun 2003 yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha penyedia layanan jasa sumber daya manusia dari berbagai bidang industri maupun perusahaan. Dengan motto perusahaan “Your Reliable Recruitment Outsourcing Partner”, PT. CPS mencoba membangun kepercayaan terhadap klien-klien yang dimiliki. Dengan menyadari bahwa sangat tidak mudah untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang yang sama, PT. CPS mencoba untuk lebih fokus dalam pelayanan dan memberikan solusi yang terbaik bagi klienkliennya. PT. CPS dengan aktif mendengarkan dan belajar untuk memahami apa yang menjadi kebutuhan utama dari klien-klien perusahaan. 4.1.2. Visi Perusahaan PT. CPS yang kini telah menjadi salah satu perusahaan besar di tanah air menyadari bahwa visi perusahaan tidak boleh hanya sekedar mencapai keberhasilan bisnis tetapi juga diharapkan dapat membuat hidup manusia menjadi lebih baik. Secara jelas visi perusahaan yaitu: To Become The Leading Company In Manpower Recruitment Outsourcing Indonesia mencoba untuk terus mendedikasikan diri dalam memberikan pelayanan dan servis kepada konsumen demi kehidupan masyarakat yang lebih baik. 4.1.3. Misi Perusahaan Misi yang dimiliki perusahaan mengarah kepada penyediaan sumber daya manusia yang bermutu, memastikan bahwa apa yang diminta (klien) memenuhi persyaratan-persyaratan dan perbaikanperbaikan dalam proses perekrutan. 19 4.1.4. Lokasi dan Rekan Kerja PT. Cipta Power Services (CPS) berlokasi di Kompleks Grogol Permai Blok C 27–28, Jl. Prof. Dr. Latumeten, Jakarta. Kantor ini merupakan kantor pusat PT. CPS yang mengatur sembilan kantor cabang lainnya yang tersebar di kota: Medan, Pekanbaru, Balikpapan, Samarinda, Pontianak, Banjarmasin, Bali, Manado, dan Makasar. Tahun 2008 lebih dari tujuh ratus orang pegawai PT. CPS yang tersebar pada perusahaan-perusahaan klien PT. CPS di Indonesia. Ada dua puluh klien yang saat ini bekerjasama dengan PT. CPS dan perusahaan klien tersebut adalah Frisian Flag Indonesia, SOGO, Watson, Sun Parking, KAO, LAMY, City Loft Apartment, Harvey Nichols, Mal Ciputra, Multi Bintang Indonesia, Rodamas, Agrowisata, Dua Berlian, Johnson & Johnson, Synergy Cleaning Service, Protelindo, Valey Plus, Pigeon, Astro, dan Kyu-Kyu. Seluruh proses penggajian karyawan PT. CPS yang berada di perusahaan klien di proses di kantor pusat yaitu Kompleks Grogol Permai Blok C 27–28, Jl. Prof. Dr. Latumeten, Jakarta. 4.2. Atribut Gaji Pada PT. CPS Rencana pengembangan payroll system pada perusahaan PT. CPS bertujuan untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola karyawan khususnya dalam hal penanganan penggajian pada perusahaan PT. CPS. Dengan adanya sistem ini, akan mempermudah perusahaan dalam menangani sistem pembayaran gaji karyawan, perhitungan pajak penghasilan hingga pencetakan laporan slip gaji. Pada sistem penggajian karyawan PT. CPS, terdapat beberapa atribut penting yang mempengaruhi besar kecilnya suatu pendapatan atau gaji karyawan. Atribut-atribut tersebut diantaranya adalah gaji pokok, jabatan, area kerja, tunjangan kerja dan hari kerja. Sedangkan Atribut-atribut lainnya seperti PPh, dan jaminan kerja karyawan merupakan atribut pemotong total gaji karyawan yang diperoleh. Atribut-atribut tersebut akan dibahas lebih lanjut pada sub bab berikutnya. 20 4.2.1. Gaji Pokok Gaji pokok karyawan adalah pendapatan bersih yang diterima seorang karyawan sebelum ditambah maupun dikurang atribut-atribut lainnya seperti tunjangan makan, uang transportasi, pajak penghasilan, biaya jaminan kerja dan lainnya. Besar-kecil gaji pokok seorang karyawan ditentukan oleh beberapa faktor, seperti jabatan yang dimiliki seorang karyawan, area kerja, dan jenis perusahaan karyawan tersebut bekerja. Kebanyakan besar-kecil gaji yang diterima karyawan PT. CPS mengikuti standar upah regional maupun daerah, sehingga dengan standar ini memudahkan perusahaan dalam menentukan skema gaji bagi karyawan. 4.2.2. Lama Kerja Lama bekerja pada perusahaan akan mempengaruhi nilai gaji pokok yang akan diperoleh seorang karyawan. Hal ini bertujuan agar karyawan lebih loyal dan setia kepada perusahaan. Pada PT. CPS dikenal dua jenis staf pada perusahaan yaitu staf junior dan staf senior. Staf junior merupakan staf yang baru bergabung dengan perusahaan dan memiliki masa kerja kurang dari satu tahun terhitung sejak karyawan tersebut bergabung dengan perusahaan. Sedangkan staf senior merupakan staf yang telah bekerja dengan perusahaan lebih dari satu tahun terhitung sejak karyawan tersebut bergabung dengan perusahaan. Gaji pokok yang diterima oleh seorang staf junior biasanya mengikuti standar dari upah minimum regional daerah dengan tambahan biayabiaya tunjangan seperti uang makan, lembur, dan lain-lain. Sedangkan untuk karyawan senior, biasanya hanya gaji pokok saja yang akan mendapat penambahan, sedangkan nilai rupiah untuk tunjangan tidak akan mengalami perubahan. Status karyawan masih karyawan kontrak sebelum masa kerja lebih dari tiga tahun kerja. Perbedaan lain antara karyawan junior dengan senior adalah jika karyawan tersebut telah bekerja lebih dari satu tahun sejak karyawan tersebut bergabung dengan perusahaan, maka karyawan tersebut dapat mengikuti rapat-rapat dalam pengembangan perusahaan. Karyawan 21 juga akan memperoleh biaya imbalan setiap mengikuti sebuah rapat pada perusahaan. 4.2.3. Jabatan Jabatan merupakan salah satu atribut yang mempengaruhi struktur penggajian karyawan pada PT. CPS. Posisi atau jabatan biasanya ditentukan dari permintaan klien perusahaan PT. CPS dan PT. CPS hanya menyediakan sumberdaya manusia berdasarkan permintaan klien. Pada perusahaan klien, seorang karyawan tidak diperbolehkan memiliki rangkap jabatan pada perusahaan yang sama maupun berbeda. Pada Tabel 1 dapat dilihat standar gaji yang diberikan PT. CPS kepada setiap karyawan dengan posisi dan area tertentu. Tabel 1. Jabatan dan Area Pada PT. CPS Perusahaan Watsons Jabatan Kasir Lamy SPG PT Ciputra Sentra Kasir Customer Service Waiters Area Jakarta - PIM 2 Jakarta - MKG3 Jakarta – MCL Jakarta – MLK Jakarta - Kinokuniya Plaza Senayan Jakarta - Gramedia Matraman Jakarta Gramedia Grand Indonesia Mall Citywalk Jakarta - Mall Ciputra Customer Service Gaji Pokok (Rp) 1.100.000 1.000.000 1.100.000 1.000.000 950.000 1.100.000 1.250.000 1.000.000 1.250.000 PT Summarecon 1.050.000 Agung Tbk Kasir Bekasi (Bekasi Square) Bekasi Square Customer Service Bekasi (Bekasi Square) 1.050.000 Pekanbaru 850.000 Samarinda 850.000 Bali 830.000 SPG PT Kao Indonesia 22 Lanjutan Tabel 1. Gaji Perusahaan Jabatan Area Pokok (Rp) Frisian Flag Customer Contact (FCC) Frisian Flag Nutrition Advisor (FRINA) PT Frisian Flag Indonesia Manado 850.000 Manado 1.100.000 Kalimantan (Pontianak, Merchandiser (MD) Balikpapan, Samarinda, 800.000 Banjarmasi) Promotion Coordinator (PC) Makassar 800.000 Surabaya 1.200.000 Pada Tabel 1, terdapat jabatan-jabatan dan area kerja pada klien PT. CPS. Mengingat banyaknya materi uraian jabatan dan area yang terdapat pada perusahaan, yang dicantumkan pada skripsi ini hanyalah inti atau jabatan yang hampir dimiliki oleh semua klien perusahaan PT. CPS. Uraian jabatan dari masing-masing jabatan pada Tabel 1 dapat dilihat pada Lampiran 1. 4.2.4. Area Kerja Area kerja karyawan PT. CPS sangat mempengaruhi total pendapatan gaji karyawan, karena standar gaji karyawan PT. CPS bersifat upah minimum regional (UMR) yang telah ditetapkan oleh wilayah tersebut, sehingga besar-kecilnya gaji pokok ditentukan oleh dimana wilayah karyawan tersebut ditempatkan. Terkadang UMR suatu daerah terlalu kecil bagi sebagian karyawan, oleh karena itu perusahaan biasanya menyiasati dengan memberikan biaya-biaya tunjangan seperti uang makan, uang transportasi ataupun uang lembur kepada karyawan. 4.2.5. Tunjangan Kerja Selain gaji pokok yang diterima, karyawan juga memperoleh pendapatan tambahan lainnya yang biasanya disebut sebagai biaya 23 tunjangan. Biaya-biaya tunjangan ini diperoleh berdasarkan jabatan dan area kerja karyawan tersebut ditempatkan, karena tidak semua area maupun jabatan memperoleh biaya tunjangan. Sebagai contoh, seorang karyawan dengan jabatan office boy pada perusahaan Frisian Flag Indonesia dengan area kerja di Manado, karyawan tersebut memperoleh tunjangan seperti uang transportasi dan uang lembur, sedangkan security di area yang sama tidak mendapatkan biaya tunjangan apapun selain gaji pokok. 4.2.6. Absensi Absensi merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi jumlah gaji pokok karyawan PT. CPS. Setiap data absensi karyawan yang dikirim oleh perusahaan klien akan dicocokkan dengan jumlah kerja aktual karyawan. Jika jumlah hari kerja aktual tidak sesuai jumlahnya dengan hari kerja yang dikirim oleh perusahaan klien, maka jumlah gaji pokok yang diterima karyawan akan berkurang. Rumus perhitungan gaji pokok karyawan jika tidak memenuhi jumlah hari kerja aktual adalah: Jumlah Tidak Masuk Kerja X Gaji Pokok .………….............…….1) Jumlah Hari Kerja Aktual Hari kerja aktual pada karyawan PT. CPS adalah hari kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan klien, termasuk hari libur yang telah ditentukan oleh pemerintah. Cuti dan sakit tidak akan memotong jumlah gaji pokok karyawan kecuali karyawan yang tidak masuk tanpa keterangan (absen). 4.2.7. PPh 21 dan PTKP Sebelum menerapkan program Microsoft Office Excel, penghitungan PPh 21 pada PT. CPS menggunakan penghitungan secara manual yaitu menggunakan komputer namun masih tetap memilah dan memasukkan data secara manual, belum menggunakan formula-formula yang telah diteliti dan teruji ketepatan atau kesesuaiannya dengan format tata cara penghitungan PPh 21. PPh 21 merupakan pajak 24 potongan penghasilan orang pribadi yang dikenakan pada perusahaan, menggunakan rumus : PPh 21 Pribadi = Total Penghasilan – PTKP ………...……….2) Dimana PTKP merupakan penghasilan tidak kena pajak yang diperoleh dari jumlah tanggungan (anak – istri) yang ditanggung oleh karyawan atau status pernikahan. Contoh perhitungan PPh 21 seorang karyawan pada perusahaan X dapat dilihat pada Lampiran 2. 4.2.8. Jaminan Kerja Pada PT. CPS terdapat beberapa jenis jaminan sosial kerja karyawan, diantaranya adalah Jaminan Sosial Tenaga kerja (Jamsostek), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Kematian (JKM). Besar potongan jaminan kerja biasanya ditetapkan oleh perusahaan klien yang telah ditetapkan bersama-sama dengan PT. CPS. Besar potongan jaminan kerja karyawan dapat dilihat pada Tabel 2 berikut. Tabel 2. Persentase Potongan Jaminan Kerja Pada PT. CPS No Jenis Jaminan Kerja Besar Potongan 1 JKK 0.24 % dari gaji pokok 2 JHT 3.70% dari gaji pokok 3 JKM 0.30% dari gaji pokok 4.2.9. Prosedur Penggajian Mekanisme penggajian karyawan pada PT. CPS melalui beberapa tahapan. Tahapan-tahapan penggajian pada perusahaan PT.CPS adalah sebagai berikut: 1. Pengiriman rekap absen dari perusahaan klien yang merupakan tanggung jawab supervisor pada perusahaan klien PT. CPS. 2. Memasukkan data-data absensi ke dalam sistem yang biasa digunakan perusahaan yaitu Ms Office Excel oleh staf payroll pada PT. CPS. 25 3. Pemprosesan data gaji, absensi dan perhitungan pajak penghasilan secara manual dengan bantuan Ms Office Excel. 4. Menghasilkan laporan slip gaji karyawan. 5. Pemeriksaan ulang oleh manajer keuangan PT. CPS. 6. Melakukan pembayaran secara transfer ke bank-bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan. 7. Mengirimkan slip gaji ke perusahaan-perusahaan klien PT. CPS. Proses penggajian karyawan PT. CPS setiap bulannya dilakukan seperti poin-poin di atas, sehingga ketika terjadi keterlambatan pengiriman data absensi dari perusahaan klien, maka akan terjadi keterlambatan dalam pemprosesan penggajian karyawan. Dari awal proses pengiriman data absensi hingga transfer gaji, menghabiskan waktu kurang lebih satu minggu. Sehingga biasanya data absensi dikirim dua hari lebih cepat dari periode penggajian karyawan yang telah ditentukan sehingga mempercepat proses penggajian bagi karyawan. Pada lampiran 3 dapat dilihat bagan prosedur penggajian pada perusahaan PT. CPS. 4.2.10. Formulir Formulir pada PT. CPS digunakan untuk mengetahui perincian pendapatan dari setiap karyawan pada setiap perusahaan klien pada PT. CPS. Pada formulir ini terdiri dari kota, nama karyawan, jabatan, jenis kelamin, status pernikahaan, jumlah hari kerja aktual dan komponenkomponen lainnya seperti jumlah jam lembur perbulan, nilai gaji pokok, uang makan, dan lain-lain. Formulir pada PT. CPS hingga saat ini memiliki struktur yang berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, walau ada beberapa atribut yang merupakan suatu ketentuan, seperti nama karyawan, jabatan, jenis kelamin, dan status perkawinan. Pada Lampiran 4 dapat dilihat perbedaan antara lembar formulir perusahaan klien PT. Frisian Flag Indonesia, PT. Ciputra dan PT. KAO. 26 4.3. Sistem Penggajian di PT. CPS Sistem penggajian pada PT. CPS sampai saat ini telah banyak mengalami perkembangan. Mulai pada awal pendirian perusahaan, sistem yang digunakan sangat manual yaitu menghitung gaji karyawan hanya dengan menggunakan bantuan kalkulator dan hingga saat ini telah menggunakan komputer dengan bantuan program Ms Office Excel walau masih banyak perhitungan dengan sistem manual. Seiring dengan semakin banyaknya jumlah karyawan dan klien yang bergabung dengan PT. CPS, membuat sistem yang ada menjadi kurang memadai untuk digunakan dan kurang efisien karena ada beberapa perhitungan dan data yang harus dimasukan secara manual secara berulang-ulang. Data absensi misalnya, harus dimasukan secara manual ke dalam sistem ketika data tersebut telah dikirim oleh klien PT. CPS. Hal tersebut membuat pekerjaan penggajian menjadi sangat berat mengingat jumlah karyawan yang terus bertambah dan data absen yang sering datang terlambat. Kelelahan dan keterlambatan pengiriman data dari perusahaan klien, membuat PT. CPS harus bekerja lebih berat dalam pengolahan gaji karyawan sehingga kadang mengakibatkan penggajian karyawan mengalami keterlambatan dan kadang menyebabkan kesalahan perhitungan penggajian. Kesulitan lain yang terjadi pada sistem ini adalah belum terpusatnya semua data pada satu penyimpanan data. Sehingga pada saat pembayaran gaji karyawan, perusahaan mengalami kesulitan karena harus menghitung beberapa atribut-atribut lainnya seperti jika seorang karyawan melakukan lembur, rapat, ataupun perubahan pajak penghasilan dari pemerintah. Rumusrumus yang cukup rumit dan hanya dipahami oleh salah seorang staf PT. CPS saja, membuat staf payroll yang lain mengalami kesulitan pada saat perubahan perhitungan atau perubahan rumus pada Ms Office Excel. Sampai saat ini, sistem penggajian yang dilakukan perusahaan dengan perusahaan klien adalah sistem paket yaitu sistem penggajian yang diberikan berdasarkan jabatan, area kerja, dan tunjangan-tunjangan kerja. Ketiga poin tersebut merupakan poin terpenting penentu besar kecilnya gaji yang diterima karyawan selain data absensi yang dikirim oleh suvervisor perusahaan klien PT. CPS. 27 4.4. Sistem Informasi Penggajian Sistem informasi penggajian atau biasa dikenal payroll pada perusahaan merupakan suatu sistem yang sudah lama ingin dikembangkan di perusahaan PT. CPS. Hingga saat ini, kendala yang dihadapi perusahaan dalam pembangunan sistem ini terkait dengan sumberdaya manusia dan minimnya biaya dalam pembangunan sistem tersebut. Oleh karena itu penulis mencoba menganalisa dari rumus dan laporan-laporan yang ada dan membangun sebuah sistem penggajian karyawan yang disebut payroll system dimana cara penggunaannya akan dibahas pada sub bab berikut. 4.4.1. Payroll System Payroll system merupakan suatu sistem keuangan yang akan digunakan pihak manajerial sumberdaya manusia dalam menangani penggajian karyawan untuk mempermudah sistem pembayaran gaji dari divisi keuangan ke karyawan. Sebelumnya, perusahaan PT. CPS telah mengembangkan sebuah sistem untuk menangani sistem penggajian karyawan yaitu menggunakan Ms Office Excel. Tetapi hingga saat ini, sistem tersebut dirasa masih kurang praktis dan kurang memadai untuk menangani sistem penggajian karyawan di perusahaan karena sebagian data harus dimasukkan berulang-ulang dan sistem perhitungan pajak harus dilakukan di modul yang berbeda secara manual. Kemudahan dalam penggunaan, kinerja yang cepat dan sistem perhitungan yang akurat adalah alasan utama dikembangkannya Payroll system. Payroll system dibangun menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 dengan basis data MySQL. Dengan tampilan yang sederhana, payroll system dapat digunakan dengan mudah oleh perusahaan. Sebelum menggunakan sistem ini, perusahaan harus melakukan instalasi sistem payroll terlebih dahulu ke dalam komputer. Tahapan instalasi hingga hasil akhir dari sistem ini berupa laporan slip gaji karyawan akan dibahas pada sub bab berikut. 4.4.2. Instalasi sistem Program harus terprogram terlebih dahulu ke dalam komputer, sehingga payroll system dapat dijalankan. Tahapan pemasangan sistem 28 terdiri dari pembuatan basis data dan memasang aplikasi payroll system pada komputer utama. 4.4.3. Halaman Login Payroll system dapat digunakan setelah pemasangan sistem selesai dan icon payroll akan tampil pada desktop komputer yang di install. Ketika memilih icon payroll system pada menu komputer, halaman utama yang muncul adalah halaman login. Halaman ini bertujuan untuk membatasi hak akses pengguna sistem. Setelah pengguna memasukkan user name dan password dengan benar, maka pengguna akan masuk ke halaman utama payroll. Tampilan halaman login dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7. Halaman Login 4.4.4. Input Data Halaman utama (Gambar 8), terdapat menu utama dengan beberapa sub menu lainnya. Menu-menu utama terdiri (Gambar 9) dari Data, Report, Utility dan Logout. Pada menu Data, terdapat sub menu seperti company, position, employee, client, salary setting, assurance, PPh, PTKP, Attendance, dan project. Pada menu Report terdapat menu salary yang merupakan laporan gaji karyawan, dan menu Utility terdiri dari change password, user dan about. Menu logout berguna untuk keluar dari sistem. 29 Lihat Gambar 9 Gambar 8. Halaman Utama Payroll System Pengguna harus terlebih dahulu memasukkan informasiinformasi pendukung untuk menghasilkan laporan gaji pada karyawan. Menu yang dimasukkan juga harus bertahap dan hanya dimasukkan sekali saja pada awal sistem dijalankan pertama kali. Tahapan menu tersebut adalah memasukkan informasi company, position, client, project, salary setting, assurance, PPh dan PTKP. Sedangkan employee dimasukkan pada saat karyawan baru bergabung dengan perusahaan dan attendance dimasukan pada saat 2 sampai 3 hari sebelum karyawan menerima gaji yang data absensi biasanya di kirim dari perusahaan klien. Pada Gambar 9 berikut tampilan dari menu dan keterangan setiap form-nya. 30 Gambar 9. Tampilan Menu Payroll System a. Company Company merupakan halaman yang administrator untuk memasukkan digunakan oleh informasi mengenai perusahaan pengguna sistem. Informasi di halaman ini hanya sebatas untuk mengetahui nama perusahaan pengguna sistem seperti, alamat, kota perusahaan berada, nomor telepon, nomor faximel, website dan email. Pada Gambar 10 dapat dilihat tampilan company. Gambar 10. Tampilan Halaman Company 31 b. Position Halaman position atau halaman jabatan berfungsi untuk mengatur semua jabatan-jabatan yang dimiliki setiap karyawan pada perusahaan klien. Pada halaman ini, administrator akan memasukkan semua jabatan yang ada pada perusahaan dan dapat menuliskan deskripsi jabatan tersebut di kolom description. Pada halaman ini, administrator cukup memasukkan informasi jabatan-jabatan yang ada pada perusahaan sekali saja. Halaman jabatan ini akan terhubung dengan halaman salary setting dan halaman employee. Untuk menambahkan data jabatan, administrator dapat mengklik tombol tambah dan mengisi semua informasi pada halaman jabatan yang terlihat pada Gambar 11. Setelah informasi terisi dengan benar, administrator dapat mengklik tombol simpan untuk menyimpan data-data jabatan ke dalam basis data. Gambar 11. Tampilan Halaman Position Setting c. Client Informasi-informasi mengenai klien PT. CPS dimasukkan pada halaman ini dan semua informasi akan tersimpan ke dalam basis data. Informasi ini akan dibutuhkan pada saat memasukkan informasi pada salary setting dan project. Untuk menambahkan data klien, administrator dapat 32 mengklik tombol tambah dan mengisi semua informasi pada halaman klien yang terlihat pada Gambar 12. Setelah informasi terisi dengan benar, administrator dapat mengklik tombol simpan untuk menyimpan data-data klien ke dalam basis data. Gambar 12. Tampilan Halaman Setting Client d. Project Halaman project berfungsi untuk mengatur semua area atau project klien dengan standar penggajian yang diberlakukan perusahaan klien. Bila perusahaan klien memiliki lebih dari satu area atau project, maka administrator dapat menambahkan informasi ke dalam sistem dengan mengklik tombol tambah dan mengetik secara manual ke bagian nama project dan mengklik tombol simpan. Jika pengguna ingin melihat informasi project yang telah tersimpan, pengguna dapat menggunakan fasilitas pencarian pada sistem dengan mengklik tombol cari. Informasi nama project yang ditambahkan akan mengikuti nama klien yang telah dimasukan pada halaman klien. Halaman project dapat dilihat pada Gambar 13. 33 Gambar 13. Tampilan Halaman Setting Area Project e. Salary setting Salary setting atau biasa disebut skema gaji oleh pihak perusahaan yang merupakan poin terpenting dalam pengaturan skema gaji karyawan. Pada halaman ini, atribut gaji ditentukan oleh klien, project name atau area, position dan tipe pendapatan. Skema gaji yang digunakan pada perusahaan PT. CPS adalah sistem paket, yang artinya pendapatan seorang karyawan dengan jabatan kasir yang bekerja pada project area Makasar akan memperoleh pendapatan yang sama untuk semua jenis karyawan dengan jabatan yang sama pada project atau area yang sama. Pada Gambar 14 dapat dilihat tampilan skema gaji, sedangkan data project pada perusahaan klien dapat ditambahkan oleh administrator dengan mengklik tombol tambah dan mengisi semua informasi pada halaman project yang terlihat pada Gambar 13. Setelah informasi terisi dengan benar, administrator dapat mengklik tombol simpan untuk menyimpan data-data project kedalam basis data. 34 Gambar 14. Tampilan Halaman Salary Setting f. Assurance Assurance atau jaminan kerja terdapat beberapa jenis diantaranya adalah Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), dan Jaminan Kematian (JK). Assurance merupakan faktor pengurang dari gaji pokok yang diterima karyawan. Besar-kecilnya persentasi potongan dari assurance juga berbeda-beda pada setiap perusahaan. Pada Gambar 15 merupakan tampilan untuk mengatur persentase besar kecilnya potongan assurance pada karyawan PT. CPS. Persentase besar-kecilnya potongan pada assurance akan terpotong secara otomatis jika karyawan tersebut termasuk di dalam anggota jaminan kerja. Potongan assurance dihitung dengan rumus: % Potongan Jaminan Kerja x Gaji Pokok Karyawan ….……3) 35 Gambar 15. Tampilan Pengaturan Jaminan Kerja g. Pajak penghasilan (PPh) Pajak penghasilan (PPh) merupakan pajak yang dipungut pada obyek pajak atas penghasilannya dan pajak penghasilan akan selalu dikenakan terhadap orang atau badan usaha yang memperoleh penghasilan di Indonesia. Pajak yang berlaku bagi karyawan adalah pajak penghasilan pasal 21. Besar kecil potongan pajak seorang karyawan juga ditentukan oleh penerimaan tidak kena pajak (www.pajak.go.id). Pada Gambar 16 merupakan tampilan masukan data untuk melakukan perhitungan pajak dimana perhitungan PPh tersebut akan terhitung secara otomatis di belakang sistem dengan besaran potongan pajak yang telah di masukan pada awal sistem terpasang pada komputer. Data yang dimasukkan harus sesuai dengan ketentuan pajak yang telah ditentukan pemerintah saat ini. Besar PPh yang dikenakan pemerintah kepada karyawan adalah 5% bagi karyawan dengan penghasilan lebih kecil atau sampai dengan Rp.50.000.000 (lima puluh juta) pertahun, 15% jika lebih besar dari Rp.50.000.000 (lima puluh juta) sampai dengan Rp.250.000.000 (dua ratus lima puluh juta) pertahun, 25% jika lebih besar dari Rp.250.000.000 (dua ratus lima puluh juta) sampai dengan Rp. 500.000.000 (lima ratus juta) pertahun, dan 36 30%, jika penghasilan lebih besar dari Rp. 500.000.000 (lima ratus juta) pertahun. Gambar 16. Tampilan Halaman PPh h. Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) Besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) ditentukan berdasarkan keadaan pada awal tahun takwim (mulai 1 Januari sampai 31 Desember). Penentukan besarnya penghasilan kena pajak bagi wajib pajak orang pribadi adalah penghasilan neto dikurangi dengan penghasilan tidak kena pajak (PTKP). Penyesuaian terhadap PTKP yang berlaku efektif per 1 Januari 2009 adalah seperti yang terlihat pada Tabel 3 berikut, sedangkan tampilan masukan data ke dalam sistem adalah seperti Gambar 17. Tabel 3. Penghasilan Tidak Kena Pajak. No 1. 2. 3. 4. Keterangan Besar PTKP setahun (Rp) Untuk wajib pajak orang pribadi yang 5.840.000 bersangkutan 1.320.000 Tambahan untuk wajib pajak yang kawin. Tambahan untuk seorang istri yang penghasilannya digabung dengan 15.840.000 penghasilan suami. Tambahan untuk setiap anggota keluarga sedarah dan keluarga dalam garis keturunan 1.320.000 lurus, paling banyak 3 orang untuk setiap keluarga. Sumber : www.pajak.go.id/informasi/tarif&PTKP 37 Tanggungan sepenuhnya menurut undang-undang PPh adalah anggota keluarga yang tinggal bersama wajib pajak, tidak dibantu oleh orang tua atau keluarga lainnya dan tidak memiliki penghasilan. Apabila wajib pajak hanya sekedar menyumbang atau membantu saja, maka tidak termasuk pengertian tanggungan sepenuhnya. Status wajib pajak dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4. Status Wajib Pajak Status Tidak Kawin (TK/…) Kawin (K/…) Bagi Keterangan Tidak Kawin, ditambah dengan banyaknya tanggungan anggota keluarga Kawin, ditambah dengan banyaknya tanggungan anggota keluarga karyawati kawin yang dapat menunjukkan keterangan tertulis dari Pemda setempat (serendah-rendahnya kecamatan) bahwa suaminya tidak menerima atau memperoleh penghasilan, dapat diberikan tambahan PTKP sebesar Rp 1.320.000 ( berlaku mulai 1 Januari 2008 ) dan ditambah PTKP untuk keluarganya (www.pajakonline.com). Untuk melihat detil status pada Tabel 4 dan perhitungan biaya tidak kawin dan kawin dapat dilihat pada Lampiran 5. Gambar 17. Tampilan Halaman PTKP i. Employee Pada halaman employee (Gambar 18) dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam memasukkan data karyawan 38 baru maupun yang lama ke dalam system payroll. Pada halaman ini merupakan pengaturan utama dalam pembayaran gaji karyawan. Skema gaji yang telah diatur pada salary setting, position yang ada pada perusahaan, client dan area project klien perusahaan dan attendance terhubung pada halaman ini. Pengguna sistem cukup memasukkan nama karyawan secara manual, memilih jenis kelamin, alamat, status perkawinan, area kerja atau project, jabatan karyawan, dan data-data pendukung lainnya. Setelah informasi dimasukkan semua dan disimpan, perhitungan gaji karyawan akan secara otomatis dikalkulasikan di belakang sistem dan ditampilkan pada halaman laporan slip gaji karyawan pada menu report dapat dilihat pada Gambar 20. Gambar 18. Tampilan Halaman Input Data Employee j. Attendance Attendance atau data absensi merupakan fasilitas yang dibangun untuk mempermudah pengguna sistem dalam memasukkan informasi absensi karyawan yang dikirim oleh 39 klien perusahaan PT. CPS. Data-data absen biasanya dikirim oleh klien dengan jenis data Ms. Office Excel, sehingga dengan fasilitas ini akan memudahkan pengguna sistem dalam memasukkan data-data absensi karyawan. Data-data pada absensi karyawan PT. CPS terdiri dari bulan kerja, tahun, id karyawan, total wajib kerja, izin, sakit, alfa, rapat, dan lembur. Tahap memasukkan data absensi karyawan ke dalam sistem adalah dengan memilih bulan dan tahun yang sedang berjalan saat ini, dan mengimpor data absen yang dikirim oleh perusahaan klien ke dalam sistem dengan mengklik tombol impor dan memilih file yang telah ditentukan. Data baru akan secara otomatis menimpa data lama jika terdapat data yang sama. Pembeda data karyawan satu dengan yang lainnya adalah nomor induk pegawai (NIP) yang dimiliki karyawan tersebut. Berikut tampilan attendance yang dapat dilihat pada Gambar 19. Gambar 19. Tampilan Halaman Attendance 4.4.5. Laporan Pada menu laporan, semua informasi yang dimasukkan pada sistem akan diolah menjadi laporan gaji karyawan. Menu ini merupakan hasil akhir dari pengolahan data-data karyawan seperti gaji pokok, jabatan dan tunjangan kerja yang diberikan kepada karyawan, sedangkan biaya jabatan, biaya jaminan kerja dan potongan pajak penghasilan merupakan potongan-potongan gaji karyawan. Informasi 40 pada laporan gaji karyawan akan tercetak secara otomatis menjadi rangkap dua yang nantinya akan diberikan satu rangkap kepada karyawan dan satu rangkap lagi menjadi arsip perusahaan. Laporan gaji karyawan tersebut akan diubah menjadi file bertipe micrososft excel dengan tujuan untuk mempermudah perusahaan dalam pengolahan dan pencetakan laporan gaji karyawan. Pada Gambar 20 merupakan tampilan dari laporan gaji yang diterima karyawan PT. CPS dan pada Lampiran 6 dapat dilihat tampilan hasil laporan dari payroll system. Gambar 20. Tampilan Laporan Gaji Karyawan PT. CPS Pada Gambar 20 dapat dilihat detil pendapatan dan nilai potongan yang diperoleh oleh seorang karyawan. Informasi-informasi tersebut sebelumnya telah dimasukan oleh administrator berdasarkan nama, jabatan, dan area kerja karyawan pada halaman masukan employee. Dapat dilihat pada Gambar 20, bagian laporan gaji karyawan pada perusahaan PT. CPS terbagi menjadi tujuh bagian, yaitu terdiri dari kepala laporan gaji, informasi pendapatan karyawan, informasi 41 potongan gaji karyawan, informasi pembayaran sebelumnya, informasi mengenai pajak penghasilan, informasi telah dibayar sebelumnya dan penghasilan yang telah dibayar. Informasi-informasi pada bagian kepala laporan gaji berisi informasi mengenai nama perusahaan PT. CPS, periode perhitungan gaji, area project klien, nama, dan jabatan karyawan, sedangkan pada bagian a), pendapatan karyawan yang berisi informasi paket tunjangan yang diterima karyawan berdasarkan jabatan dan area kerja berisi informasi seperti gaji pokok, uang transportasi, uang makan, uang lembur, kosmetik dan lain-lain. Semua biaya pendapatan pada bagian informasi pendapatan akan dijumlahkan sehingga akan menghasilkan pendapatan bruto karyawan. Pendapatan bruto karyawan akan dikurang dengan informasi potongan karyawan seperti jaminan kerja dan biaya lain-lain, yang sebelumnya dijumlahkan terlebih dahulu sehingga akan menghasilkan jumlah penghasilan seorang karyawan. Pada Gambar 20 bagian b) merupakan jenis potongan-potongan pendapatan karyawan. Jenis potongan tersebut seperti iuaran jaminan kerja (assurance), pinjaman, atau angsuran seragam kerja. Tidak semua karyawan PT. CPS memiliki jenis maupun jumlah potongan yang sama karena jenis potongan bersifat tidak tetap pada setiap karyawan. Bagian c) pada Gambar 20 berisikan informasi -/+ bayar sebelumnya merupakan informasi mengenai kompensasi atas kekurangan atau kelebihan pembayaran pada periode sebelumnya. Misalkan jika penggajian pada bulan sebelumnya terjadi kelebihan pembayaran kepada karyawan, maka pada periode berikutnya biaya tersebut akan menjadi biaya pengurang gaji karyawan. Kelebihan pembayaran tersebut biasanya terjadi jika seorang karyawan melakukan pinjaman pada perusahaan. Total penghasilan akan diterima karyawan setelah jumlah penghasilan karyawan dijumlah atau dikurang dengan biaya periode penggajian sebelumnya. Total penghasilan karyawan akan dipotong lagi dengan biaya pajak penghasilan dimana sistem perhitungan pph 21 adalah dengan 42 menjumlahkan semua faktor penambah gaji seperti gaji pokok, biaya tunjangan, dan biaya tambahan seperti lembur kerja yang nantinya akan disebut jumlah pendapatan. Setelah itu sistem akan menjumlahkan semua faktor-faktor pengurang pada gaji karyawan seperti biaya jaminan kerja, biaya jabatan dan lain-lain yang disebut jumlah potongan. Total jumlah pendapatan akan dikurangkan dengan total jumlah potongan yang akan menghasilkan penghasilan neto sebulan. Penghasilan ini akan disetahunkan (dikalikan dua belas) untuk mempermudah perhitungan PTKP pada karyawan tersebut. Nilai PTKP untuk seorang karyawan adalah sebesar Rp 15.840.000 pertahun dan mendapatkan tambahan sebesar Rp 1.350.000 pertahun untuk setiap tanggungan yang dimiliki (istri atau anak). PTKP akan dijumlahkan terlebih dahulu dan akan dikurangkan dengan penghasilan neto. Nilai yang akan diperoleh merupakan penghasilan kena pajak setahun seorang karyawan. Besarnya penghasilan kena pajak setahun akan dikalikan dengan persentasi besar kena pajak bagi seorang karyawan. Nilai dari perkalian persentase penghasilan kena pajak tersebut adalah PPh 21 yang terutang untuk satu tahun. Untuk nilai PPh 21 sebulan adalah nilai PPh 21 terutang dibagi 12. Untuk lebih jelas dapat melihat ilustrasi perhitungan di Lampiran 2. Hasil dari perhitungan PPh tersebut akan dikurang dengan total penghasilan karyawan pada poin c) pada Gambar 20 sehingga menghasilkan penghasilan neto karyawan. Poin e), telah dibayar sebelumnya adalah pembayaran yang dibayar dimuka atau biaya peningkatan atau penghargaan kerja yang telah diberikan kepada karyawan seperti pembayaran pada saat menjelang hari-hari raya atau hari besar agama. Biasanya tunjangan hari raya diberikan terlebih dahulu sebelum pembayaran gaji diberikan pada akhir atau awal bulan penggajian. Penghasilan tersebut akan di jumlah dengan penghasilan neto yang di terima karyawan dan menghasilkan penghasilan yang diterima karyawan. Penghasilan yang telah dibayar pada poin f), adalah penghasilan periode atau bulan yang sedang berjalan yang telah di transfer oleh 43 perusahaan kepada karyawan. Nilai tersebut merupakan nilai akhir yang diterima karyawan sebagai upah kerja dalam satu bulan. Sedangkan -/+ bayar pada bagian f) merupakan pembayaran yang akan dilakukan perusahaan pada periode atau bulan berikutnya yang akan dimasukan pada poin c) pada laporan penggajian. Poin e) dan poin f) pada slip gaji karyawan PT. CPS sangat jarang digunakan, sehingga hingga saat sistem ini dibangun perhitungan poin ini akan digunakan secara manual karena sistem atau rumus perhitungan gaji tersebut bersifat tidak tetap atau pasti. 4.4.6. Fasilitas Pendukung a. Change Password Change password adalah halaman yang digunakan oleh administrator untuk mengganti password yang lama. Administrator harus memasukkan password yang lama terlebih dahulu agar dapat mengganti password dengan yang baru. Jika password yang lama salah, maka password yang baru tidak dapat di proses oleh sistem. Pada Gambar 21 adalah tampilan halaman untuk mengubah password. Gambar 21. Halaman Ubah Password b. User Halaman user merupakan halaman pengguna yang terdaftar pada sistem. Pada sistem ini terdaftar dua pengguna yaitu administrator dan operator. Perbedaan pada level user ini hanya pada menu utillity. Jika seorang administrator, dapat mengakses dan menambah user lainnya pada sistem, sedangkan operator hanya 44 dapat melihat, menambah, mengubah dan mencetak gaji karyawan, tetapi tidak dapat menambah user baru pada sistem. Pada Gambar 22 merupakan tampilan dari halaman user. Gambar 22. Tampilan Halaman User c. About Halaman About adalah halaman informasi mengenai tahun pembuatan sistem dan lisensi mengenai program. Pada Gambar 23 adalah tampilan halaman about. Gambar 23. Tampilan Halaman About 4.4.7. Logout Logout merupakan menu untuk keluar dari payroll system. Menu ini berfungsi untuk menjaga sistem dari pengguna yang tidak 45 berkepentingan, sehingga hanya pengguna yang memiliki username dan password saja yang dapat mengakses sistem setelah sistem logout. 4.4.8. Uji Coba Sistem Uji coba sistem dilakukan untuk mencoba apakah nilai perhitungan sistem dengan perhitungan manual yang selama ini telah dilakukan telah sesuai dengan perhitungan gaji karyawan. Uji coba dilakukan pada tahap pemasukan informasi-informasi penggajian, menu pencarian data, penambahan data, penghapusan data dan pemasukan data absensi ke dalam sistem hingga keluaran laporan slip gaji karyawan. Uji coba sistem juga dilakukan dengan cara mencocokkan hasil perhitungan secara manual dengan sistem perhitungan pada payroll system. Setelah dilakukan perhitungan ulang, ternyata perhitungan payroll system telah sesuai dengan manual Setelah dilakukan uji coba sistem di bagian kepegawaian khususnya di divisi penggajian karyawan PT. CPS terhadap payroll system yang telah dibangun, maka dapat disimpulkan bahwa program penyusunan sistem perhitungan penggajian karyawan menggunakan payroll system pada PT. CPS telah memenuhi berbagai kebutuhan akan informasi mengenai penggajian karyawan. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan a. Prosedur, formulir maupun laporan-laporan yang ada pada perusahaan PT. CPS khususnya pada bagian penggajian karyawan sudah sesuai dengan standar perhitungan penggajian perusahaan yang ada. Prosedur perhitungan pendapatan gaji karyawan pada PT. CPS tersebut adalah jumlah total kotor pendapatan karyawan dikurang nilai pph, sedangkan formulir dan laporanlaporan tersimpan dalam format Microsoft Excel. Hanya pada formulir laporan masih melakukan format perhitungan manual dan struktur yang belum baku sehingga ada perbedaan antara perusahaan klien satu dengan yang lainnya. Sedangkan pada laporan pencetakan slip gaji karyawan ada beberapa poin pada laporan yang sebenarnya tidak di butuhkan lagi saat ini. b. Permasalahan yang ada pada perusahaan PT. CPS khususnya pada bagian penggajian karyawan adalah kurang efisien dalam hal perhitungan dan pencetakan laporan slip gaji karyawan. Dengan demikian perusahaan mengharapkan adanya suatu sistem yang lebih praktis, mudah digunakan dan cepat dalam perhitungan dan pencetakan laporan slip gaji karyawan. c. Payroll system merupakan sistem informasi penggajian yang berbasis komputer secara sistematis, terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan PT. CPS saat ini, sehingga dengan adanya payroll system, permasalahan penggajian dalam hal pencetakan laporan dan perhitungan penggajian dapat teratasi. 5.2. Saran 1) Payroll system masih dapat untuk dikembangkan lebih lanjut dengan penambahan fasilitas-fasilitas lainnya seperti laporan tagihan untuk perusahaan klien, pembuatan kwitansi atau invoice dan faktur pajak jika di butuhkan oleh perusahaan PT. CPS. 2) Pembuatan pencetakan gaji karyawan dapat dilakukan dengan sistem carbonize (sistem karbon yang tertutup seperti pemberian pin ATM pada bank). 47 3) Administrator disarankan untuk menyimpan basis data seminggu sekali sebagai backup data gaji karyawan. 4) Pada saat ingin melakukan pengembangan sistem yang terbaru, sebaiknya menggunakan web base sehingga akan lebih mudah dalam pengembangan dan sistem pencetakan penggajian karyawan juga bisa lebih cepat. Jika data semakin besar dapat menggunakan Ms. SQL Server atau basis data Oracle dalam penanganan basis data. DAFTAR PUSTAKA Dirjen Pajak, 2009. Pengertian Pajak dan Pajak http://www.pajak.go.id/pph21.htm [05 Januari 2009] Penghasilan. Ginting P.B. 2002. Skripsi Analisis Perancangan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia dan Penggajian. Studi Kasus pada PT. Asuransi Jasaraharja Putera, Jakarta. Skripsi pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor, Bogor Ibrahim, Z. 2005. Praktek Outsourcing dan Perlindungan Hak-Hak Pekerja. Grasindo, Jakarta. Mcleod, R. Jr. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jilid Ke-6. Terjemahan Hendra Teguh. PT. Prenhallindo, Jakarta. Pajak Online, 2009. Status Wajib Pajak. http://www.pajakonline.com/engine/learning/view.php?id=762 [10 maret 2009] Pangestu, W. D. 2007. Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen, Komunitas eLearning Ilmu Komputer.com Pengertian Desain http://www.total.or.id/info.php?kk=System%20design [15 januari 2009] Parno. 2009. Data Flow Diagram. http://www.scribd.com/doc/9758069/data-flowdiagram [30 januari 2009] Ramalho, J. 2001. SQL Server 7.0. Terjemahan Adi Kurniadi. PT. Elex Media Koputindo, Jakarta. Simamora, H. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jilid ke-3. Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN, Yogyakarta. LAMPIRAN 50 Lampiran 1. Deskripsi Jabatan Pada PT. Cipta Power Services 1. Kasir Deskripsi Pekerjaan : Melayani konsumen yang datang baik untuk melakukan pembayaran, menerima keluhan dari konsumen dan memberikan laporan keuangan kepada manajer keuangan perusahaan. Kualifikasi : a. Pria atau wanita b. Umur 18 sampai dengan 25 tahun c. Pendidikan SMA sederajat d. Komunikatif, cekatan, teliti, cermat, bertanggung jawab dan pekerja keras e. Belum menikah f. Berpengalaman (terbuka juga untuk yang belum berpengalaman) g. Menarik, proposional (tidak gemuk, tidak kurus), tinggi badan wanita minimal 160 cm dan pria 165 cm 2. Sales Promotion Girl (SPG) Deskripsi Pekerjaan : Bertugas menjadi seorang yang mampu menarik perhatian pengunjung, dapat melakukan promosi dan membantu meningkatkan penjualan dan ikut bertanggung jawab terhadap target yang telah diberikan serta menjaga barang yang sedang dipromosikan. Kualifikasi : a. Wanita, usia maksimal 25 tahun b. Pendidikan minimal SMU atau sederajat c. Tinggi minimal 160 cm d. Berat badan proporsional, berpenampilan menarik e. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik enerjik, inisiatif dan cepat tanggap 51 Lanjutan Lampiran 1. 3. Customer Service (CS) Deskripsi Pekerjaan : Memberikan pelayanan kepada pelanggan perusahaan dan mitra kerja perusahaan, melayani keluhan pelanggan yang datang dan berkoordinasi dengan pihak terkait di internal untuk menyelesaikan permasalahan. Kualifikasi : a. Wanita, usia maksimal 24 tahun b. Teliti, menyukai pekerjaan yang menuntut detail atau ketelitian c. Menyukai pergaulan sosial dan mobilitas fisik yang tinggi d. Berpenampilan menarik, komunikatif dan ramah e. Mampu mengoperasikan komputer (Ms Office) f. Bersedia ditempatkan di kantor-kantor cabang g. Bisa berkomunikasi bahasa asing seperti bahasa inggris, mandarin, atau hokkian 4. Waiter Deskripsi Pekerjaan : Seorang waiter bertanggung jawab terhadap persiapan sebelum dan sesudah restoran di buka dan menjaga kebersihan restoran, melayani konsumen dengan baik dengan memberikan pelayanan yang memuaskan serta bertanggung jawab terhadap assistant headwaiter. Kualifikasi : a. Pria atau wanita b. Umur 18 sampai dengan 25 tahun c. Pendidikan SMA sederajat d. Rapi, komunikatif, pekerja keras, percaya diri tinggi, cekatan dan bertanggungjawab e. Belum menikah f. Menarik, proposional, tinggi badan wanita minimal 160 cm dan pria 165 cm 52 Lanjutan Lampiran 1. 5. Frisian Flag Customer Contact (FCC) Deskripsi Pekerjaan : Menangani pertanyaan dan keluhan dari pelangan mengenai produk, menjawab telepon masuk dari calon pelanggan dan mengarahkan pelanggan yang datang ke kantor atau perusahaan serta memastikan data pelanggan dimasukan dengan baik. Kualifikasi : a. Wanita b. Berpenampilan menarik c. Diutamakan lulusan jurusan berkaitan dengan kesehatan d. Tidak sedang menjalani pendidikan e. Bermotivasi tinggi, aktif, mudah bergaul, murah senyum f. Dapat bekerja di bawah tekanan g. Dapat bekerja dengan tim h. Mampu mengoperasikan Ms Office dan internet 6. Frisian Flag Nutrition Advisor (FRINA) Deskripsi Pekerjaan: Posisi ini akan bertanggung jawab dalam merencanakan dan melaksanakan aktivitas dalam menjaga hubungan erat dengan tenaga ahli medis dan juga mencanangkan kesadaraan, citra, dan penerimaan konsumen terhadap produk perusahaan. Kualifikasi : a. Sarjana (S1) b. Usia maksimum 30 tahun c. Cakap berbahasa Inggris baik secara lisan maupun tulisan d. Pengalaman bekerja 1-2 tahun dalam posisi yang sama e. Terutama dalam industri susu atau yang berhubungan 53 Lanjutan Lampiran 1. 7. Merchandiser (MD) Deskripsi Pekerjaan : Melakukan evaluasi dan kontrol terhadap aktivitas tata letak produk serta disain interior, menjaga brand image produk, dan memberikan dukungan terhadap aktivitas penjualan. Kualifikasi : a. Pria atau wanita b. Usia maksimal 27 tahun. c. Minimal SMA sederajat d. Pengalaman di modern market minimal 1 tahun e. Menguasai komputer minimal Ms. Office f. Dapat mengendarai sepeda motor g. Memiliki sim C dan motor pribadi h. Jujur, teliti dan pekerja keras 8. Promotion Coordinator (PC) Deskripsi Pekerjaan : Bertanggung jawab memonitor dan mengatasi semua keluhan pelanggan, membuat program internal perusahaan mengenai penjualan, menyediakan customer service report setiap bulannya dan ide untuk menurunkan tingkat keluhan pelanggan, serta mengkoordinir kegiatan SPG di setiap kegiatan pameran lainnya dalam rangka pencapaian target penjualan. Kualifikasi : a. Pria atau wanita b. Umur 20 sampai dengan 28 tahun c. Minimal pendidikan D3 d. Memiliki jiwa pemimpin, supel, komunikatif, berpikir strategis, tegas e. Bertanggung jawab, mampu bekerja di bawah tekanan, percaya diri f. Belum menikah g. Memiliki pengalaman sebagai supervisor 54 Lampiran 2. Perhitungan Pajak Penghasilan Perorangan Ari bekerja pada perusahaan X dengan memperoleh gaji sebulan Rp. 1.800.000 dan membayar iuran pensiun sebesar Rp. 75.000. Ari menikah tetapi belum mempunyai anak. Maka perhitungan PPh 21 adalah sebagai berikut : Gaji sebulan Faktor Pengurang Biaya jabatan Iuran Pensiun Rp 1,800,000 : : 5% x1.500.000 : Rp Rp 75,000 75,000 ------------------- + Rp 150,000 ----------------- Total Penghasilan Sebulan Total Penghasilan Setahun PTKP Setahun Untuk WP sendiri Untuk WP Menikah : : : : : Rp 1,650,000 12 Rp 1,650,000 Rp 19,800,000 Rp 15,840,000 Rp 1,320,000 ----------------- + Rp 17,160,000 ----------------- Penghasilan Kena Pajak Setahun PPh 21 terutang : : 0.05 PPh 21 Sebulan : 12 Rp 2,640,000 Rp 2,640,000 Rp 132,000 Rp Rp 132,000 11,000 - 55 Lampiran 3. Prosedur Penggajian Pada PT. CPS Perusahaan klien PT.CPS mengirim data absensi karyawan ke PT. CPS Staff penggajian memasukan data absensi ke dalam Ms Office Excel Pengolahaan data absensi dan menghasilkan pendapatan bruto karyawan Perhitungan nilai PPh 21 dari penghasilan bruto karyawan Penggabungan nilai pendapatan bruto karyawan dikurang nilai PPh 21 Menghasilkan laporan slip gaji karyawan PT. CPS mengirim rekap laporan gaji karyawan ke perusahaan klien 56 Lampiran 4. Formulir Perincian Perhitungan Biaya Dapat dilihat pada sistem Lampiran 5. Perhitungan Status Wajib Pajak Perorangan Perhitungan PTKP Wanita Tdk Kawin (TK) Tangungan Status Biaya Tk-0 0 0 Tk-0 0 K (kerja) Tk-1 1 0 Tk-1 1 K (kerja) Tk-2 2 0 Tk-2 2 K (kerja) Tk-3 3 0 Tk-3 3 K (kerja) K-0 0 0 K-0 0 K (kerja) K-1 1 0 K-1 1 K (kerja) K-2 2 0 K-2 2 K (kerja) K-3 3 0 K-3 3 K (kerja) 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 Penambah 15,840,000 15,840,000 15,840,000 1,320,000 17,160,000 15,840,000 1,320,000 1,320,000 18,480,000 15,840,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 19,800,000 Kawin 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 1,320,000 15,840,000 1,320,000 15,840,000 1,320,000 15,840,000 1,320,000 15,840,000 17,160,000 31,680,000 17,160,000 1,320,000 33,000,000 17,160,000 1,320,000 1,320,000 34,320,000 17,160,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 35,640,000 59 Lanjutan Lampiran 5. Pria Tdk Kawin (K) Tangungan Status Biaya Tk-0 0 0 Tk-0 0 K (kerja) Tk-1 1 0 Tk-1 1 K (kerja) Tk-2 2 0 Tk-2 2 K (kerja) Tk-3 3 0 Tk-3 3 K (kerja) K-0 0 0 K-0 0 K (kerja) K-1 1 0 K-1 1 K (kerja) K-2 2 0 K-2 2 K (kerja) K-3 3 0 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 18,480,000 15,840,000 18,480,000 15,840,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 19,800,000 Kawin K-3 3 K (kerja) 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 15,840,000 1,320,000 17,160,000 15,840,000 1,320,000 1,320,000 18,480,000 15,840,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 1,320,000 19,800,000 15,840,000 19,800,000 60 Lampiran 6. Output laporan Payroll System Dapat dilihat pada sistem
