BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Public Relations Public

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Definisi Public Relations
Public Relations sebagai salah satu bentuk interaksi dalam kegiatan komunikasi yang
di maksudkan untuk membangun citra positif perusahaan. Hal tersebut di perjelas dengan
pendapat Frank Jefkins yang memaparkan bahwa Public Relations adalah semua bentuk
komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun ke luar antara suatu organisasi atau
perusahaan dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang
berlandaskan pada rasa dan sikap saling pengertian.
Hubungan komunikasi yang di bangun oleh Public Relations harus bersifat dua arah
dan saling menguntungkan. Maksudnya adalah hubungan komunikasi yang di bangun
tersebut menghasilkan feedback atau adanya timbal balik. Onong Uchjana Effendy
menjelaskan Public Relations adalah komunikasi dua arah antara organisasi atau perusahaan
dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen
dengan meningkatkan pembinaan kerjasama dan pemenuhan kepentingan bersama.
Onong Uchjana Effendy juga menambahkan pengertian Public Relations sebagai
fungsi manajemen adalah suatu perencanaan yang di jalankan secara berkesinambungan atau
terus menerus dengan tujuan organisasi atau perusahaan mampu memperoleh dan membina
pengertian, simpati, dan dukungan dari khalayak. Seorang Public Relations di tuntut untuk
melaksanakan tugasnya dengan tata cara yang bijaksana dengan tujuan membangun
hubungan kerjasama yang produktif dan terlaksananya kepentingan bersama yang efisien.
Salah satu cara Public Relations agar bisa membangun hubungan kejasama yang produktif
dan efisien adalah dengan melancarkan dan menyebarluaskan informasi baik secara lisan
maupun secara tertulis melalui data dan media.
Roberto Simoes (1984) menyimpulkan Public Relations sebenarnya merupakan
proses interaksi dari sebuah fungsi manajemen yang bertujuan untuk menciptakan opini
publik yang positif dan menumbuhkan hubungan baik antara organisasi atau perusahaan
dengan publiknya baik internal maupun eksternal. Roberto Simoes juga menambahkan bahwa
Public Relations merupakan multidisiplin ilmu. Maksudnya adalah aktivitas Public Relations
ada di berbagai bidang ilmu. Public Relations merupakan penggabungan dari berbagai ilmu
dan termasuk dalam jajaran ilmu-ilmu sosial seperti ilmu politik, ekonomi, sejarah, psikologi,
dan komunikasi. Hal tersebut membuat profesi seorang Public Relations menjadi faktor yang
sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan. Public Relations
menentukan kelangsungan hidup organisasi atau perusahaan.
B. Tugas Public Relations
Tugas seorang Public Relations adalah mempraktikkan komunikasi yang baik dengan
pihak internal maupun dengan pihak eksternal agar hubungan kerjasama bisa berjalan dengan
lancar guna mencapai tujuan perusahaan. Nederlandsche Genoodschap Public Relations
(1963) menjelaskan bahwa tugas seorang Public Relations di anggap sangat penting dalam
menyampaikan informasi yang bertujuan untuk membangun hubungan baik.
Sr. Maria Assumpta Rumanti OSF dalam bukunya yang berjudul Dasar-dasar Public
Relations menjelaskan lima tugas pokok Public Relations yaitu :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara
lisan, tertulis, atau melalui gambar kepada publik supaya publik mempunyai
pengertian yang benar tentang perusahaan, tujuan perusahaan, dan kegiatan yang
di lakukan perusahaan.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum.
3. Memperbaiki citra organisasi dengan cara mempresentasikan dan
mempublikasikan gambaran komponen perusahaan secara kompleks yang dapat di
percaya.
4. Bertanggung jawab secara sosial kepada pihak internal, pihak eksternal, dan pers
atau media.
5. Membangun hubungan komunikasi yang baik.
Tugas Public Relations dalam suatu manajemen perusahaan menentukan keberhasilan
pencapaian tujuan perusahaan. Yosal Iriantara dalam bukunya yang berjudul Manajemen
Strategis menjelaskan tugas-tugas Public Relations dalam manajemen perusahaan yaitu :
1. Memberikan saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan
eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik.
2. Meneliti dan menafsirkan sikap-sikap publik dan mengantisipasi sikap-sikap
publik terhadap perusahaan. Hal tersebut di lakukan untuk kepentingan
perusahaan.
3. Public Relations bekerja sebagai penghubung antara manajemen perusahaan
dengan publik.
4. Memberikan laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang
mempengaruhi hubungan publik dan perusahaan.
C. Kegiatan Public Relations
Menurut Oemi Abdurahman (1968), kegiatan Public Relations di dalam perusahaan
terbagi menjadi 2 macam yaitu kegiatan internal dan kegiatan eksternal.
1. Kegiatan Internal Public Relations
a) Mengadakan analisa tentang kebijakan kepegawaian dan menciptakan iklim
serta suasana kerja yang saling menguntungkan antara karyawan, perusahaan,
maupun pemegang saham.
b) Menganalisa dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang akan di laksanakan
atau kegiatan-kegiatan yang sudah di laksanakan di lingkungan internal
dengan kejelasan sasaran pencapaiannya.
c) Menghilangkan kesenjangan komunikasi antara karyawan dan pihak
manajemen perusahaan dengan cara menumbuhkan rasa kerjasama dan
tanggung jawab yang tinggi akan hak dan kewajiban mereka terhadap
perusahaan.
2. Kegiatan Eksternal Public Relations
a) Penelitian atau research Public Relations merupakan kegiatan penelitian
terhadap respon dari lingkungan ekternal perusahaan yaitu publik, konsumen,
dan masyarakat yang ada di sekitar perusahaan.
b) Media Relations adalah suatu usaha perusahaan untuk menjaga hubungan baik
dengan media dengan tujuan perusahaan mendapatkan publikasi sesuai dengan
harapan dan keperluan kepentingan perusahaan.
c) Mengadakan kegiatan-kegiatan atau events seperti konferensi pers, open
house, grand opening, peringatan ulang tahun perusahaan, kegiatan sosial,
pameran, lomba, dan pemberian penghargaan.
d) Melakukan kegiatan publisitas, misalnya melalu pamflet, baliho, atau press
release.
e) Menjaga hubungan baik dengan konsumen, partner kerjasama, dan masyarakat
luas.
Public Relations Society of America (2002) merumuskan aktifitas-aktifitas Public
Relations sebagai berikut :
1. Community Relations adalah hubungan dengan publik yang berfokus pada
komunitas yang berkaitan dengan kepentingan dan keberlangsungan perusahaan.
2. Conseling adalah memberikan masukan atau pertimbangan kepada pihak
manajemen perusahaan sebelum mengambil keputusan, membuat kebijakan,
membangun relasi, dan melakukan komunikasi dengan publik.
3. Development adalah kegiatan mencari kontribusi agar perusahaan bisa bertahan.
Dalam kegiatan tersebut, Public Relations bertugas menerjemahkan kebutuhankebutuhan perusahaan kepada pihak-pihak yang memiliki peluang dan
kemampuan untuk memberikan kontribusi.
4. Employee adalah menciptakan hubungan baik tidak hanya dengan para pekerja
perusahaan tetapi juga dengan para keluarga pekerja perusahaan dengan tujuan
memberikan motivasi moral yang tinggi kepada para pekerja agar para pekerja
mau bekerja secara loyal untuk perusahaan.
5. Financial relations adalah membangun dan menjembatani hubungan komunikasi
antara investor dengan pemilik perusahaan, para pemegang saham, publik, dan
komunitas finansial seperti bank.
6. Government affairs adalah menjalin hubungan dengan pihak pemerintahan.
7. Industry relations adalah menjalin relasi tidak hanya dengan konsumen atau
pelanggan, tetapi juga dengan perusahaan lain khususnya yang secara langsung
berkaitan dengan bisnis perusahaan seperti suppliers atau pemasok, distributor,
agen, dan perusahaan kompetitor.
8. Issues Management adalah mengembangkan isu positif dan meminimalkan isu
negatif demi terciptanya citra perusahaan.
9. Media relations adalah memanfaatkan perkembangan teknologi dalam hal
pemasaran dan penciptaan citra perusahaan. Hubungan yang baik dengan media
sangat menguntungkan perusahaan karena melalui liputan media yang baik,
perusahaan bisa mendapatkan kepercayaan dari publik sebagai konsumen.
D. Fungsi Public Relations
Fungsi Public Relations adalah memelihara, menumbuhkembangkan, dan
mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang di perlukan dalam menangani dan
mengatasi masalah yang muncul atau meminimalkan kemungkinan munculnya masalah.
Frida Kusumastuti dalam bukunya yang berjudul Dasar-Dasar Humas mengemukakan
bahwa fungsi Public Relations meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada
perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk
kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antar organisasi atau perusahaan dan publik
baik internal maupun eksternal.
Public Relations harus pandai mencari dan menemukan kepentingan perusahaan atau
organisasi yang mendasar agar bisa menyampaikan kebijakan manajemen kepada publik dan
bisa menyampaikan opini publik kepada manajemen perusahaan dengan baik, benar, dan bisa
di pertanggungjawabkan.
Betrand R. Canfield dalam bukunya yang berjudul Human Relations dan Public
Relations menjelaskan tiga prinsip Public Relations dalam menjalankan fungsinya yaitu :
1. Mengabdi kepada kepentingan publik.
2. Memelihara komunikasi yang baik.
3. Menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik.
E. Definisi Media Relations
Yosal Iriantara (2005:32) mengartikan Media Relations merupakan bagian dari Public
Relations dalam lingkup eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik
dengan media sebagai sarana komunikasi antara organisasi atau perusahaan dengan publik
untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi atau perusahaan.
Menurut Philip Lesly, media relations adalah hubungan dengan media komunikasi
untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap organisasi.
John Vivian (2008:344) menjelaskan tanggung jawab Public Relations secara
fungsional di bidang media:
1. Public Relations harus bisa membangun relasi eksternal dengan cara menjalin
komunikasi dengan orang-orang maupun kelompok di luar perusahaan, konsumen,
tokoh masyarakat, dan orang-orang pemerintahan.
2. Public relations di tuntut untuk mampu mengembangkan dan menjaga komunikasi
antara karyawan, manajer, dan pemegang saham dengan tujuan agar relasi internal
yang di bangun bisa berjalan dengan optimal.
3. Public Relations harus membangun relasi yang baik dengan media massa dengan
tujuan agar publisitas perusahaan berjalan dengan baik.
Public Relations dalam menjalankan tugasnya di bidang media relations harus
mengetahui karakteristik dari media. 5 karakteristik media menurut Hafied Cangara yaitu:
1. Media bersifat satu arah.
2. Media bersifat melembaga.
3. Media memiliki jangkauan yang luas.
4. Pesan yang ada di dalam media bisa sampai dan di serap oleh siapa saja tanpa
membeda-bedakan.
5. Penyampaian pesan melalui media juga menggunakan peralatan.
F. Menjalin Hubungan Dengan Media
Menjalin dan menjaga bubungan dengan media merupakan cara yang efektif untuk
membangun, menjaga, dan meningkatkan citra perusahaan. Media relations sangat penting
artinya sebagai wujud komunikasi dan mediasi antara perusahaan dengan publiknya. Seorang
Public Relations dalam menjalankan tugasnya di bidang media harus bergerak cepat untuk
memberikan informasi yang lengkap,aktual,dan tepat kepada pihak media baik secara tertulis
maupun secara lisan. Di bidang media, seorang Public Relations juga harus mampu membuat
ataupun mengolah data-data dari media dan untuk media yang ada kaitannya dengan
perusahaan.
Iriantara Yosal menjelaskan 4 kriteria Public Relations dalam menjalankan tugasnya
di bidang data dan media yaitu:
1. Komitmen, maksudnya adalah seorang Public Relations memiliki kesungguhan
untuk terlibat dengan pihak media dengan tujuan memberikan yang terbaik untuk
perusahaan.
2. Kejelasan, maksudnya adalah seorang Public Relations menyampaikan pesan baik
secara lisan maupun tertulis dengan jelas, tepat, dan akurat kepada media. Pesan
yang di sampaikan juga harus bisa di pertanggung jawabkan.
3. Konsistensi, maksudnya adalah seorang Public Relations dalam menyampaikan
pesan dan menjalin hubungan dengan media harus konsisten terhadap maksud dan
tujuannya yaitu untuk meningkatkan citra perusahaan.
4. Kreativitas, maksudnya adalah seorang Public Relations mampu mengembangkan
cara-cara untuk menjalankan hubungan dengan media khususnya dalam hal
penyusunan pesan dan pelaksanaan program kegiatan.
Ada beberapa cara membina hubungan baik dengan media menurut Frank Jefskins
yaitu:
1. By servicing the media, yaitu memberikan pelayanan kepada media.
2. By establishing a reputation for reliability, yaitu membangun reputasi yang bisa di
percaya. Misalnya menyiapkan bahan-bahan informasi yang akurat dimana saja
dan kapan saja.
3. By supplying good copy, yaitu membuat dan menyampaikan data atau naskah
informasi yang baik.
4. By coorporations in providing material, yaitu melakukan hubungan kerja sama
yang baik dengan menyediakan bahan informasi. Misalnya merancanag kegiatan
wawancara dengan pers dengan menghadirkan seseorang sebagai sumber berita
yang di butuhkan oleh pers.
5. By providing verifications facilities, yaitu menyediakan fasilitas yang memadai.
Misalnya memberikan fasilitas yang layak dan memadai yang di butuhkan pihak
media dalam kegiatan menggali berita.
6. By building personal relationship with the media, yaitu menjalin hubungan secara
personal dengan media. Hal tersebut di lakukan untuk menumbuhkan rasa
keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing.