45 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tentang

 BAB 3
ANALIS IS DAN PERANCANGAN S IS TEM
3.1
Tentang Perusahaan
3.1.1
Profil Perusahaan
BMP memberikan pelayanan jasa transportasi laut, domestik maupun
internasional. Dengan adanya perluasan jaringan kerja di Banjarmasin, Batam,
Batu Licin, Bintuni/Babo, Bontang, M akassar-M alili, M erak-Banten, M erauke,
Palu, Samarinda, Sorong, dan Tanjung Priok, BM P telah mendapat kepercayaan
dari berbagai pelanggan.
BMP yang telah berdiri sejak tahun 1998, didedikasikan untuk
memberikan pelayanan terbaik dalam jasa pengangkutan laut. Dengan luasnya
perairan Indonesia khususnya dan dunia pada umumnya, BM P siap melayari 7
samudera dan melewati 7 benua dengan 7 nilai sebagai prinsip bisnis yang
dimiliki :
B elief
A daptive and flexible
H ighest Endurance
T eamwork
E xcellent Service
R esponsibility
A ccurate
45
46
Bisnis jasa transportasi laut adalah bisnis yang penuh dengan tantangan,
selayaknya laut yang keras, penuh dengan resiko dan tantangan. Namun semua
itu tidak menghalangi BM P untuk melakukan yang terbaik untuk melayani
pelanggan.
3.1.2
Filosofi
Berangkat dari bentuk symbol bendera dunia pelayaran, logo Bahtera
M arina Perkasa menggunakan bentuk dasar dari 7 bendera yang menyimbolkan
Bahtera M arina Perkasa sebagai perusahaan jasa yang mengarungi 7 samudera
dan berlabuh di 7 Benua.
Warna biru pada bagian bawah bendera melambangkan laut, dan warna
emas pada bagian atas bendera melambangkan keberhasilan dan kesuksesan.
Dengan kombinasi dari bentuk dasar dan warna dari logo ini, Bahtera
M arina Perkasa dapat mencapai keberhasilan dan kesuksesan dalam bisnis
Pelayanan Jasa
BMP berkomitmen untuk menjadi partner kerja yang terpercaya,
memberikan excellent service dan harga yang dapat dinegosiasikan. M enjunjung
nilai-nilai kejujuran, kepercayaan dan saling menghargai, bertanggung jawab dan
profesional, adalah komitmen kami untuk pelanggan.
47
3.1.3
Visi dan Misi
3.1.3.1 Visi
M enjadi perusahaan transportasi laut yang terkemuka di regional
yang fokus pada sumber usaha, berorientasi pada kepuasan pelanggan,
dan peningkatan nilai perusahaan secara berkelanjutan di mata seluruh
stakeholder.
3.1.3.2 Misi
M isi dari PT. Bahtera M arina Perkasa antara lain :
•
M enyediakan jsa transportasi laut dengan cakupan global meliputi
tujuh benua dan tujuh samudera.
•
M eningkatkan networking kepada seluruh pihak terkait yang
mendukung usaha.
•
M eningkatkan excellent services
kepada pelanggan,
yaitu
pelayanan tepat waktu, tepat harga, dan tepat informasi.
•
M eningkatkan proses kerja bisnis internal melalui manajemen
bisnis yang efisien, tangguh, dan iklim kerja tim yang profesional
didukung oleh penerapan IT.
•
M eningkatkan upaya pemeliharaan sumber bisnis berupa kapal
secara tepat dan terjadwal.
48
3.1.4
S truktur Organisasi Perusahaan
Commisioner
President Director
Secretary
D PA
Finance Director
QM R
Business Support
Legal
IT Development
Finance Manager
Commerical
Manager
Account &
Budgeting Staff
Commercial
Support
Task & Insurace
Staff
Operation
Manager
HRD & GA
Manager
Port Engineer
Port Captain
Technical Staff
Nautical Officer
HRD Staff
GA Staff
Receptionist
Finance Support
Operation Support
Captain
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
49
3.1.5
Tugas Setiap Bagian
DIREKTUR UTAMA
Direktur Utama memiliki tugas sebagai berikut:
a. M emimpin, mengkoordinasi dan mengawasi para Direksi, M anajer Divisi,
dan Nakhoda Kapal.
b. M enerapkan, melaksanakan dan mengawasi Kebijakan Umum dalam
mengelola perusahaan sebagaimana ditetapkan oleh Pemegang Saham /
Kuasa Umum Pemegang Saham dan atau Dewan Komisaris.
c. M enerapkan dan melaksanakan M anajemen mutu perusahaan termasuk
Sistem M anajemen Keselamatan secara menyeluruh.
d. M enyediakan sumber daya dan sarana / prasarana yang diperlukan untuk
pelaksanaan Sistem M anajemen M utu, Keselamatan dan Perlindungan
Lingkungan.
e. M emimpin Rapat tinjauan M anajemen.
f. M emberikan respon dukungan kepada kapal dalam situasi darurat.
g. M engawasi dan mengendalikan anggaran biaya operasional.
h. M engadakan hubungan kerja dengan pihak eksternal yang berkaitan dengan
usaha dan operasional kapal.
i. Bersama-sama dengan departemen lain yang terkait merencanakan anggaran
biaya, sasaran, target usaha serta rencana kerja untuk disajikan kepada para
pemegang saham.
j. Identifikasi perkembangan bisnis yang potensial secara terus menerus dan
menyampaikan proposal untuk investasi baru.
k. M engawasi penerapan kebijaksanaan perusahaan.
50
DIREKTUR KEUANGAN
Direktur Keuangan memiliki tugas sebagai berikut:
a. M enerapkan, melaksanakan dan mengawasi Kebijakan Umum dalam
mengelola keuangan perusahaan sebagaimana ditetapkan oleh Pemegang
Saham / Kuasa Umum Pemegang Saham dan atau Dewan Komisaris.
b. M enerapkan dan melaksanakan M anajemen mutu perusahaan dalam
pengelolaan keuangan perusahaan.
c. M emimpin Rapat tinjauan M anajemen Keuangan.
d. M engawasi dan mengendalikan anggaran pendapatan dan pengeluaran
perusahaan.
e. M engawasi dan mengendalikan arus kas perusahaan agar dapat berjalan
secara efektif dan efisien.
f. M engawasi dan mengendalikan pembukuan keuangan berdasarkan prinsip
akuntansi yang berlaku untuk disajikan dalam bentuk laporan akuntansi
manajemen dan laporan keuangan yang auditable.
g. M engawasi dan mengendalikan pelaksanaan perpajakan dan administrasi
perpajakan perusahaan sesuai undang-undang perpajakan yang berlaku.
h. M engawasi dan mengendalikan pelaksanaan asuransi perusahaan mencakup
asuransi karyawan, kapal dan asset lainnya agar dapat berjalan secara efektif
dan efisien.
i. M engupayakan sumber-sumber dana untuk pembiayaan kegiatan usaha
perusahaan yang lebih murah dan menguntungkan.
51
j. M engupayakan dan mengembangkan hubungan yang baik dan saling
menguntungkan dengan seluruh pihak luar yang terkait dengan pengelolaan
keuangan perusahaan.
k. Bersama-sama dengan Direktur Utama dan departemen lain yang terkait
merencanakan anggaran biaya, sasaran, target usaha serta rencana kerja untuk
disajikan kepada para pemegang saham.
Designated Person Ashore (DPA) & Quality Management Representative
(QMR)
DPA & QMR memiliki tanggung jawab kepada Direktur Utama dalam hal
sebagai berikut:
a. M enjamin keberhasilan pelaksanaan dan pemeliharaan Sistem M anajemen
M utu, Keselamatan dan Perlindungan Lingkungan.
b. M engawasi pelaksanaan Internal Auditing.
c. M emonitor keluhan pelanggan untuk mendapatkan standar mutu dan
keselamatan yang lebih baik.
d. M ensurvei dan menganalisa data atas tingkat kepuasan pelanggan yang
dilaksanakan secara periodik.
e. M engadakan pelatihan yang berkaitan dengan aspek keselamatan kapal dan
perlindungan terhadap lingkungan.
f. M emonitor ketidak-sesuaian yang terjadi dan memastikan bahwa tindakan
perbaikan / pencegahan telah dilakukan dengan baik.
g. Berhubungan dengan External Auditor.
52
h. M engadakan pengendalian atas dokumen
Sistem M anajemen M utu,
Keselamatan dan Perlindungan Lingkungan.
i. Bertanggung jawab mengkoordinasikan Tim Tanggap Darurat.
j. Berhubungan dengan Nakhoda Kapal dan Direksi berkenaan dengan
keselamatan dan pencegahan pencemaran.
k. M engadakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan rapat tinjauan manajemen
secara periodik minimum satu kali dalam setahun.
MANAGER OPERAS I
M anager Operasi bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
M anager Operasi memiliki tugas sebagai berikut:
a. M engelola pengoperasian dengan efektif dan efisien.
b. Berkoordinasi
dengan
Divisi
Komersial
untuk
memonitor
skedul
pengoperasian kapal.
c. M engelola operasional kapal baik secara nautik maupun teknik serta
administratif yang mencakup perawatan dan perbaikan, sertifikat, ijin
pelayaran, keselamatan pelayaran, teknologi pelayaran.
d. M engawasi dan mengendalikan pelaksanaan klaim asuransi kapal apabila
ada.
e. M enyiapkan dan mengajukan anggaran operasional secara periodik kepada
Direksi dan menjalankan anggaran tersebut secara efektif dan efisien.
f. M enyampaikan laporan pelaksanaan anggaran operasional kepada Direksi.
53
g. M engkoordinir penyusunan program dan jadwal docking kapal dengan
memperhatikan jadwal operasi kapal dan dock space di dockyard, termasuk
menyiapkan dan memeriksa spesifikasi pekerjaan docking.
h. M engawasi terhadap seleksi dan persetujuan penempatan awak kapal serta
melaksanakan training apabila diperlukan.
i. M enghadiri Rapat tinjauan M anajemen secara periodik.
PORT ENGINEER
Port Engineer bertanggung jawab kepada M anager Operasi.
Port Engineer memiliki tugas sebagai berikut:
a. M erencanakan dan menyelenggarakan perawatan dan perbaikan kapal,
khususnya yang berkaitan dengan permesinan.
b. M emonitor jadwal pemeliharaan kapal untuk pergantian suku cadang dan
minyak pelumas.
c. Berhubungan dengan Badan Klasifikasi, Inspector dan pihak luar lainnya
dalam rangka pemeliharaan permesinan kapal.
d. M emeriksa kebenaran permintaan dari kru kapal yang berkaitan dengan
aspek teknik permesinan berdasarkan data pergantian spare part dan minyak
pelumas yang dipegang oleh port engineer.
e. M enyusun anggaran perawatan dan perbaikan serta docking kapal yang
berkaitan dengan permesinan untuk disampaikan kepada M anajer Operasi.
f. M emonitor peraturan-peraturan baru yang terkait dengan aspek permesinan
kapal dan disosialisasikan kepada kru kapal secara tertulis.
54
g. M enjalankan fungsi logistik khususnya untuk keperluan mesin kapal sebagai
berikut:
− Bertanggung jawab atas pengadaan barang sesuai dengan kualitas,
kuantitas dan waktu permintaan barang oleh pemakai / peminta barang.
− M engkoordinasikan pengiriman barang agar sampai kepada pemintanya.
− M encari dan menyetujui supplier yang menjual barang dan atau jasa yang
dibutuhkan berdasarkan seleksi dari data supplier yang ada.
− M elaporkan permintaan barang yang tidak dapat terpenuhi, agar dapat
ditindaklanjuti dan diputuskan cara pemenuhannya.
− M elakukan review dan penilaian atas hasil kerja supplier setiap periode
waktu tertentu dan melaporkan hasilnya untuk perpanjangan atau
pemutusan kerjasama dengan supplier yang bersangkutan.
− Bertanggung jawab atas barang berikut pendataannya di tempat
penyimpanan termasuk di kapal.
PORT CAPTAIN
Port Captain bertanggung jawab kepada M anager Operasi.
Port Captain memiliki tugas sebagai berikut:
a. M enyusun rencana kerja operasi untuk program perawatan, pengadaan
kelengkapan deck, stores, inventaris, dan telekomunikasi.
b. M engatur dan memproses perbaikan kapal yang berkaitan dengan nautika.
55
c. M emonitor dan mengawasi serta membimbing pelayaran kapal serta
menganalisa laporan kapal untuk selanjutnya mengidentifikasi permasalahan
dan pemecahannya.
d. M emberikan gambaran data-data daerah pelayaran yang akan ditempuh
pengoperasian kapal beserta pelabuhannya serta saran teknis.
e. M engendalikan dan
memonitor kelengkapan peralatan navigasi dan
keselamatan yang ada di kapal berdasarkan persyaratan yang berlaku.
f. M engendalikan dan mensuplai kebutuhan dokumen dan publikasi nautis,
antara lain peta-peta, BPI / NTM serta buku-buku navigasi.
g. M emonitor dan memastikan seluruh kelengkapan dan masa berlakunya
seluruh sertifikat kapal.
h. M emonitor dan memastikan seluruh kelengkapan dokumen dan berlakunya
untuk mendukung agar asuransi Hull & Machineries dan Protect & Imdenity
tetap claimable sesuai polis.
i. Berkoordinasi
dengan
Bagian
Asuransi
dalam
merencanakan
dan
menyelenggarakan asuransi Hull & Machineries dan Protect & Imdenity.
j. M enyelenggarakan dan berkoordinasi dengan Bagian Asuransi dalam
mengatur klaim asuransi apabila ada yang berkaitan dengan Hull &
Machineries dan Protect & Imdenity.
k. M elakukan tugas lainnya sebagaimana yang diinstruksikan oleh M anager
Operasi.
l. M enjalankan fungsi logistik khususnya untuk keperluan deck kapal sebagai
berikut:
56
− Bertanggung jawab atas pengadaan barang sesuai dengan kualitas,
kuantitas dan waktu permintaan barang oleh pemakai / peminta barang.
− M engkoordinasikan pengiriman barang agar sampai kepada pemintanya.
− M encari dan menyetujui supplier yang menjual barang dan atau jasa yang
dibutuhkan.
− M elaporkan permintaan barang yang tidak dapat terpenuhi, agar dapat
ditindaklanjuti dan diputuskan cara pemenuhannya.
− M elakukan review dan penilaian atas hasil kerja supplier setiap periode
waktu tertentu dan melaporkan hasilnya untuk perpanjangan atau
pemutusan kerjasama dengan supplier yang bersangkutan.
− Bertanggung jawab atas barang di gudang penyimpanan.
BAGIAN OPERATIONAL SUPPORT
Bagian Operational Support bertanggung jawab kepada M anager Operasi.
Bagian Operational Support memiliki tugas sebagai berikut:
a. M elaksanakan fungsi personalia kru sebagai berikut:
− M onitor dan melaksanakan pemenuhan personel laut sesuai permintaan
M anager Operasi.
− M elaksanakan recruitment awak kapal sesuai prosedur.
− M engatur dan menerbitkan Perjanjian Kerja Laut (PKL).
− M engendalikan dan melakukan proses sign on dan sign off crew.
− M enjamin bahwa personel laut yang ditempatkan di setiap kapal telah
melalui tahap familirisasi dan mampu menjabat di posisinya.
57
− M engendalikan dan mengelola kelengkapan dokumen personel laut di
setiap kapal dan mengelola dokumentasinya.
− M engkoordinasikan pelaksanaan pelatihan terhadap personel laut baru
atau yang di sign on di suatu kapal, termasuk mengelola dokumentasinya.
− M elakukan administrasi dari evaluasi personalia laut.
b. M elakukan tugas mendukung Port Engineer dan Port Captain dari sisi
pendataan, dokumentasi, Filling, Penyajian data dan dokumen yang
diperlukan.
BAGIAN NAUTICAL
Bagian Nautical bertanggung jawab kepada M anager Operasi.
Bagian Nautical memiliki tugas sebagai berikut:
M engatur dan menyelenggarakan perawatan deck kecuali deck machineries dan
merencanakan pengadaan kelengkapan deck, stores dan telekomunikasi serta
pemantauan masa berlakunya sertifikat kapal secara efektif dan efisien sehingga
perlunya dilakukannya sebagai berikut:
− M enyusun program kerja berbagai pekerjaan pendukung lainnya secara
terkerangka dan terjadwal dalam pelaksanaannya serta mengkoordinasikan
dengan Divisi Keuangan, meliputi:
•
M enyusun program dan anggaran perawatan deck dan telekomunikasi.
•
M enyusun rencana dan anggaran pengadaan kebutuhan deck, store dan
telekomunikasi serta inventaris lainnya.
− M engawasi pelaksanaan perawatan deck dan telekomunikasi.
58
− M emonitor pengadaan kebutuhan deck dan telekomunikasi sesuai dengan
anggaran dan prosedur yang berlaku.
− Secara terus-menerus memantau masa lakunya sertifikat kapal dan
melaksanakan perpanjangannya.
− M enyelenggarakan administrasi radio dan mengadakan inspeksi ke kapal.
− M elaksanakan verifikasi atas nota tagihan jasa yang disampaikan oleh
rekanan dan berkoordinasi dengan Divisi Keuangan untuk menyiapkan
pembayaran.
MANAJER KOMERS IAL
M anajer Komersial bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
M anajer Komersial memiliki tugas sebagai berikut:
a. M engumpulkan data pasar serta memberikan hasil analisisnya guna
menetapkan langkah penjajagan dan strategi dalam meningkatkan market
share, serta melakukan pendekatan pada target pasar untuk memberikan hasil
kontrak yang optimum.
Data pasar dan analisa pasar menyangkut hal-hal sebagai berikut:
− Kekuatan pasar yang dikuasai.
− Kekuatan kapal pesaing dan pasar pesaing.
− Tingkat uang jasa (freight) yang kompetitif.
− M uatan yang menjadi target.
− Trayek yang prospektif.
59
− Untuk muatan balik (home bound cargo), perlu diselidiki jenis muatan
apa yang tersedia dan dibutuhkan oleh pasar, apabila diperlukan.
b. M enyusun dan mengkoordinasikan rencana kontrak termasuk penawaran
(quotation) harga dengan Divisi atau Bagian lainnya seperti Divisi
Keuangan, Divisi Operational, dan Bagian Legal untuk dinegosiasikan
penawaran dan kontrak tersebut dengan pen-charter untuk mendapatkan
persetujuan Direksi.
c. M erencanakan dan menyusun pengembangan kontrak yang disesuaikan
dengan perkembangan pengalaman usaha, kondisi pasar, analisa cost dan
legalitas kontrak serta regulasi pemerintah yang berkaitan.
d. M engatur dan merekomendasikan jenis dan pola kontrak Time Charter dan
Freight Charter untuk menghasilkan pendapatan yang paling maksimal.
e. M emonitor dan mengawasi pelaksanaan kontrak serta berkoordinasi dengan
Divisi Keuangan untuk mengatur schedule invoicing.
f. M enyusun dan mengarsipkan kontrak-kontrak charter serta bertanggung
jawab dalam menjaga kerahasiaan kontrak.
g. M enyusun production plan (rencana produksi).
Berdasarkan hasil analisis, informasi bidang
mengenai rencana docking
kapal dan informasi mengenai alokasi muatan, maka pada awal tahun
ditetapkan rencana produksi.
− Trade Route (rute/trayek) kapal-kapal.
− Kapal yang akan melayani masing-masing trayek tersebut.
60
− Jumlah muatan yang diperkirakan akan diraih di masing-masing
pelabuhan.
− Lamanya hari operasi.
− Schedule tahunan masing-masing kapal.
− Total hari operasi di laut maupun di pelabuhan, total hari non operasi /
docking, setahun.
− Total muatan Out Bound (OB) maupun Home Bound (HB) dalam
setahun.
− Total perkiraan pendapatan dalam setahun.
h. M enyusun hasil usaha per voyage per kapal yang dilaporkan bulanan
sehingga perkembangan hasil usaha setiap voyage per kapal dapat diikuti
oleh bagian-bagian lain. Berkoordinasi dengan Divisi Keuangan untuk hasil
usaha aktual dengan memberikan bukti-bukti transaksi dan dokumen
pendukung lain.
i. Berdasarkan rencana mengenai alokasi muatan dan bidang
mengenai
docking dan kecepatan kapal ditetapkan master schedule dengan rincian :
trayek, kapal, muatan, pelabuhan, lamanya hari operasi di laut, lamanya hari
loading dan discharging, docking, dan pendapatan. Serta dikoordinasikan
dengan Divisi Keuangan untuk penyusunan Anggaran Perusahaan.
j. Berdasarkan booking muatan yang diterima dan data pemasaran terakhir
lainnya dibuat schedule per voyage yang merupakan revisi atas master
schedule.
61
k. Berkoordinasi dengan divisi operasional untuk mengatur operasi kapal sesuai
dengan rencana / schedule yang telah ditetapkan.
l. Berkoordinasi dengan agen / cabang agar mengirimkan dispatch telex / fax
report begitu kapal meninggalkan pelabuhan ke kantor pusat mengenai:
tanggal tiba / berangkat, nama pelabuhan, muatan yang dibongkar / muat,
bunker, freight, biaya disbursement, cash to master.
m. Setelah pelabuhan muat terakhir, disiapkan estimasi voyage account (hasil
usaha per voyage per set kapal) berkoordinasi dengan divisi keuangan.
n. Setiap bulan dibuat laporan realisasi pelayaran per kapal termasuk hasil
usahanya.
MANAJER KEUANGAN
M anajer Keuangan bertanggung jawab kepada Direksi.
M anajer Keuangan memiliki tugas sebagai berikut:
a. M engkoordinasikan kegiatan pengelolaan keuangan beserta administrasinya,
mempersiapkan dan menjalankan sistem akuntansi keuangan, penyusunan
laporan keuangan, penyusunan anggaran keuangan, pengelolaan pajak dan
asuransi.
b. Berkoordinasi dengan Direktur Keuangan dalam melaksanakan fungsi
pengendalian dan pengawasan atas keluar masuknya arus kas untuk
memastikan ketersediaan kas untuk operasional.
c. M engevaluasi dan menyampaikan Laporan Keuangan (Neraca, Laporan Laba
/ Rugi, Arus Kas) yang auditable kepada direksi.
62
d. M elaksanakan analisis terhadap laporan akuntansi manajemen dan laporan
keuangan perusahaan.
e. M engelola rasio-rasio kinerja keuangan agar senantiasa menunjukkan kinerja
keuangan yang terus meningkat.
f. M engawasi dan mengevaluasi kondisi hutang dan piutang perusahaan untuk
memberikan rekomendasi pengelolaannya kepada Direksi.
g. M engawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pembayaran dan administrasi
pajak serta memberikan rekomendasi solusi apabila terdapat kendala dalam
penyelenggaraannya.
h. M erencanakan,
mengkoordinasikan
dan
mengawasi penyusunan
dan
pelaksanaan anggaran keuangan perusahaan secara tahunan yang kemudian
diturunkan menjadi anggaran keuangan secara bulanan.
i. M engevaluasi rencana penerimaan dan pengeluaran secara bulanan atau
triwulan serta rencana kebutuhan biaya operasional atau modal kerja yang
tidak dapat dipenuhi dari rencana penerimaan didalam anggaran.
j. M elaksanakan fungsi pembinaan hubungan baik dengan pihak eksternal yang
berkaitan
dengan
penyelenggaraan
pengelolaan
keuangan,
termasuk
didalamnya dengan pihak perbankan.
k. M engevaluasi dan menyampaikan bahan laporan keuangan kepada Direksi
untuk RUPS.
63
S TAFF AKUNTANS I & ANGGARAN
Staff Akuntansi & Anggaran bertanggung jawab kepada M anajer Keuangan.
Staff Akuntansi & Anggaran memiliki tugas sebagai berikut:
a. M elaksanakan kegiatan akuntansi untuk laporan akuntansi manajemen,
laporan keuangan dan sistem informasi keuangan.
b. M elaksanakan proses akuntansi untuk laporan akuntansi manajemen
perusahaan dan laporan keuangan.
c. M engusulkan dan menjalankan serta mengawasi sistem dan prosedur
akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan sistem
informasi akuntansi dan keuangan serta bentuk-bentuk laporannya.
d. M elaksanakan penyusunan anggaran keuangan perusahaan secara tahunan
yang kemudian diturunkan menjadi anggaran keuangan secara bulanan.
S TAFF PAJAK & AS URANS I
Staff Pajak & Asuransi bertanggung jawab kepada M anajer Keuangan.
PAJAK
Staff Pajak memiliki tugas sebagai berikut:
a. M erencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi perhitungan perpajakan
yang sesuai dengan undang-undang perpajakan yang berlaku.
b. M erencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pembayaran seluruh pajak
perusahaan yang sesuai undang-undang perpajakan yang berlaku.
c. M engawasi dan merekomendasikan agar perusahaan dalam setiap kontrak
kapal melaksanakan perpajakan sesuai undang-undang yang berlaku.
64
d. M engadministrasikan
kegiatan
seluruh
perpajakan
perusahaan
dan
melaporkan pelaksanaan perpajakan kepada Direksi secara berkala.
e. M engikuti perkembangan undang-undang perpajakan yang terkait dengan
perusahaan untuk dapat diimplementasikan secara tepat dan benar.
ASURANSI
Staff Asuransi memiliki tugas sebagai berikut:
a. M erencanakan, melaksanakan serta mengevaluasi penutupan asuransi untuk
seluruh karyawan dan kru kapal.
b. Berkoordinasi dengan
Divisi Operasional dan
Divisi Legal untuk
merencanakan dan melaksanakan serta mengevaluasi penutupan asuransi
untuk seluruh kapal perusahaan.
c. M engadministrasikan kegiatan seluruh penutupan asuransi karyawan, crew
kapal dan seluruh perusahaan.
d. M enjalankan dan mengawasi pelaksanaan pembayaran premi asuransi agar
dapat dipastikan bahwa penutupan asuransi karyawan, kru dan kapal tetap
efektif. Apabila karena suatu hal yang sehingga ada keterlambatan wajib
mengajukan surat penundaan premi agar dipastikan polis asuransi karyawan,
kru dan kapal tetap efektif.
e. M erencanakan dan memastikan bahwa penutupan asuransi untuk seluruh
karyawan, kru kapal dan
perusahaan tetap efektif termasuk dalam
menjalankan perpanjangan polis apabila sudah selesai masa berlakunya.
65
NAKHODA (MASTER)
Nakhoda (Master) bertanggung jawab kepada M anajer Operasi.
Nakhoda (Master) memiliki tugas sebagai berikut:
a. M elaksanakan kebijakan perusahaan tentang keselamatan dan perlindungan
lingkungan.
b. M engatur dan memotivasi semua awak kapal untuk melaksanakan kebijakan
perusahaan, termasuk memberikan perintah dan instruksi tepat, jelas dan
sederhana, serta memeriksa bahwa persyaratan khusus telah dicermati.
c. M eninjau pelaksanaan M anual dan melaporkan kekurangsempurnaannya
kepada manajemen di darat.
d. M elaporkan keadaan, pemeliharaan, perbaikan kapal dan semua kejadian
penting yang terjadi di kapal, termasuk ketidaksesuaian, kecelakaan, situasi
berbahaya dan usulan yang diperlukan untuk pelaksanaan docking kapal.
HEAD OF SITE
Head Of Site bertanggung jawab kepada M anager Operasi.
Head Of Site memiliki tugas sebagai berikut:
a. M engatur sistem kerja di lapangan secara umum.
b. Sebagai penghubung manajemen pusat dengan pemakai di lapangan.
c. M engkoordinir Pengawasan Teknik Lapangan; mekanik, petugas operasi
serta petugas administrasi gudang lapangan.
3.2
66
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem tracking kapal yang sedang berjalan di PT. Bahtera M arina Perkasa saat
ini masih dilakukan secara manual. Perusahaan menggunakan dua cara untuk
menyimpan catatan posisi suatu kapal dalam sistem tracking kapal. Pertama, perusahaan
mencatat posisi kapal yang ada dalam suatu buku catatan perusahaan setelah mendapat
informasi posisi tersebut dari kapal yang ingin diketahui posisinya. Kedua, perusahaan
memakai jasa provider. Di setiap kapal telah disediakan alat GPS receiver. Alat ini
mengirimkan informasi posisi kapal dan beberapa data atribut kapal. Kemudian,
provider mengolah data tersebut dan secara periodik mengirimkan informasi posisi
kapal dalam bentuk teks. Data yang didapat dari jasa provider, diolah kedalam bentuk
database dengan menggunakan software Microsoft Access. Hasil tracking yang ada
belum ditampilkan dalam peta secara digital. Selain itu, sejarah tracking kapal sepanjang
beroperasi belum tersedia.
Berdasarkan analisis permasalahan yang ada diatas, penulis ingin membuat ingin
membuat suatu aplikasi yang dapat menampilkan hasil tracking kapal dan sejarah
tracking kapal dengan menggunakan peta secara digital dengan mengoptimalisasi
pemanfaatan data GPS yang ada.
67
3.3
Sistem yang Sedang Berjalan
3.3.1
Flowchart Tracking Kapal
Flowchart Tracking Kapal
GPS Receiver
Satelit GPS
Satelit Komunikasi
Server Provider
E-mail server
Aplikasi
Mulai
Terima data
NMEA
Kirim data NMEA
mentah
Kirim data NMEA
mentah
Kirim data NMEA
mentah
Terima data
NMEA mentah
Proses data
NMEA
Kirim data via
POP3 e-mail
Tampung data
hasil olahan
Server Provider
Baca e-mail yang
masuk
Data atribut dari email diolah dengan
Microsoft Access
Selesai
Gambar 3.2 Flowchart Tracking Kapal
68
Penjelasan gambar rancangan sistem :
a. Satelit akan mengirimkan data NMEA mentah secara terus-menerus
kepada Receiver.
b. Receiver menerima data NMEA mentah yang dikirim oleh satelit
dengan menggunakan GPS Receiver.
c. GPS Receiver akan mengirimkan data NMEA mentah ke server
provider menggunakan koneksi satelit.
d. Data NMEA mentah yang telah diterima oleh server provider, akan
diterjemahkan oleh sebuah aplikasi dan ditampung di e-mail server.
e. Data yang telah masuk di e-mail server dikirim ke client
menggunakan protokol POP3.
f. Dan aplikasi client akan secara otomatis membaca email yang masuk.
g. E-mail yang masuk diolah menjadi database tracking kapal dengan
menggunakan Microsoft Access
g. Proses ini akan terus berlangsung selama koneksi antara Receiver dan
Client terjalin dan satelit terus menerus mengirimkan data mentah
kepada Receiver.
69
3.3.2
Permasalahan yang Dihadapi
Dari analisis yang dilakukan pada PT. Bahtera M arina Perkasa mengenai
sistem yang sedang berjalan, maka terdapat permasalahan yang dihadapi, antara
lain :
•
Penyimpanan data tracking perjalanan suatu kapal dari asal sampai tujuan
masih disimpan secara manual, dalam bentuk teks.
•
Tidak adanya sejarah tracking kapal.
70
3.3.3
Usulan Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang dapat digunakan PT. Bahtera M arina Perkasa
untuk mengawasi penggunaan inventaris dan kapal tersebut antara lain :
•
M erancang Sistem Informasi Geografi dengan kemampuan sebagai
berikut :
− M enampilkan hasil tracking kapal pada peta digital yang disediakan
berdasarkan nama kapal serta hasi dan waktu. Selain itu, hasil
tracking kapal juga dapat ditampilkan dengan mengklik icon kapal
yang ada.
− M enampilkan sejarah tracking kapal dengan menunjukan rute yang
telah dilalui dalam satu perjalanan.
•
M enyediakan Peta Indonesia untuk memantau jalur yang telah dilalui
oleh kapal.
•
Optimalisasi pemanfaatan data GPS yang sudah ada, yang akan
memberikan informasi tracking jalur kapal, untuk memudahkan
menganalisinya kembali.
3.4
71
Data Flow Diagram
3.4.1
Diagram Konteks Yang Diusulkan
Data Atribut dan
Spasial Kapal
Satelit
Data Atribut dan
Spasial Kapal
Kapal
Data Atribut dan Spasial
Kapal
Data Atribut dan
Spasial Kapal yang
Telah diolah
Aplikasi
Kapal Menggunakan
Peta Indonesia
Data Atribut dan
Spasial Kapal
Data Atribut dan
Spasial Kapal
Hasil Olahan
Data Atribut dan Spasial Kapal
Hasil
Kapal
Informasi Atribut Kapal
Input Data Atribut Kapal
Gambar 3.3 Diagram Konteks yang diusulkan
72
3.4.2
Diagram Nol Yang Diusulkan
Gambar 3.4 Diagram Nol yang diusulkan
3.5
73
Perancangan Database
1.
Tabel Kapal
Nama tabel = M sKapal
Deskripsi = berisi informasi mengenai data kapal
Primary Key = KapalID
Tabel 3.1 Tabel M sKapal
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
KapalID
Varchar
15
informasi kode kapal
NamaKapal
Varchar
15
informasi nama kapal
JenisGandengan
Varchar
15
informasi jenis gandengan kapal
2.
Tabel User
Nama tabel = MsUser
Deskripsi = berisi informsi tentang data user
Primary key = UserID
Tabel 3.2 Tabel M sUser
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
UserID
Varchar
30
informasi nama user
Password
Varchar
30
informasi password user
74
3.
Tabel Detail Kapal
Nama table = M sDetailKapal
Dekskripsi = berisi informasi tentang detail kapal
PrimaryKey = DetailKapalID
Tabel 3.3 Tabel M sDetailKapal
Nama Field
Type
Panjang
Keterangan
DetailKapalID
Varchar
15
informasi kode detail kapal
15
informasi posisi kapal diukur
PositionDateAndTime Datetime
dalam hari dan waktu
Longitude
Decimal
15
informasi posisi derajat bujur
Latitude
Decimal
15
informasi posisi derajat lintang
AverageSpeed
Decimal
15
informasi kecepatan rata-rata
Speed
Decimal
15
informasi kecepatan saat ini
Heading
Varchar
15
informasi derajat arah kapal
ProximityName
Varchar
15
informasi tujuan terdekat
ProximityDirection
Varchar
15
informasi arah kapal dalam
mata angin
75
3.5.1
Diagram Hubungan Entitas (ERD)
Gambar 3.5 Diagram Hubungan Entitas (ERD)
3.6
76
Perancangan Menu
Gambar 3.6 Perancangan M enu
3.7
77
State Transition Diagram
3.7.1
STD Login
Gambar 3.7 State Transition Diagram Login
3.7.2
STD Logout
Kembali ke login
Logout
Login
Klik link logout
Destroy session
Tampilkan layar login
Home
Gambar 3.8 State Transition Diagram Logout
78
3.7.3
STD Home
Gambar 3.9 State Transition Diagram Home
79
3.7.4
STD Tracking Berdasarkan Nama Kapal
Gambar 3.10 State Transition Diagram Tracking Berdasarkan Nama Kapal
3.7.5
STD Tracking Berdasarkan Hari dan Waktu
Gambar 3.11 State Transition Diagram Tracking Berdasarkan Hari dan Waktu
3.8
80
Perancangan Layar
3.8.1
Rancangan Layar U ser Login
Layar ini digunakan untuk melakukan login ke dalam sistem tersebut.
User dapat memasukkan username dan password, kemudian sistem akan
mengecek apakah username dan password yang dimasukkan valid atau tidak.
Gambar 3.12 Rancangan Layar Login
Jika username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan
muncul pesan login error seperti username atau password salah sepeti pada
gambar 3.13.
81
Gambar 3.13 Rancangan Layar Login jika username atau password tidak valid
Jika username dan password yang dimasukkan valid, maka user akan
langsung masuk ke halaman muka (home).
82
3.8.2
Rancangan Layar Home
Ini merupakan halaman utama, bila user telah berhasil melakukan Log In,
pada halaman ini tersedia menu-menu yang dapat dipilih oleh user. Seperti
button untuk menampilkan peta tracking kapal, Zoom In, Zoom Out, dan Log
Out. Halaman ini juga menyediakan informasi kapal.
Gambar 3.14 Rancangan Layar Home
83
3.8.3
Rancangan Layar Pilih Posisi Kapal Berdasarkan Icon Kapal
Ini merupakan rancangan layar dimana user ingin mengetahui posisi dan
data kapal berdasarkan icon kapal yang ada pada peta. Jika icon tersebut diklik,
maka informasi kapal akan muncul. Icon ini bisa di klik ketika user melihat
semua rute kapal, maupun telah memilih nama kapal beserta hari dan waktu.
Gambar 3.15 Rancangan Layar User M emilih Icon Kapal
84
3.8.4
Rancangan Layar Pilih Semua Tracking Kapal
Ini merupakan rancangan layar jika user ingin menampilkan semua rute
tracking kapal yang ada.
Gambar 3.16 Rancangan Layar Pilih Semua Tracking Kapal
85
3.8.5
Rancangan Layar Pilih Nama Kapal
Ini merupakan rancangan layar jika user hanya ingin menampilkan rute
tracking dari salah satu kapal yang diinginkan.
Gambar 3.17 Rancangan Layar Pilih Nama Kapal
86
3.8.6
Rancangan Layar Pilih Hari dan Waktu
Ini merupakan rancangan layar jika user ingin melihat tracking
berdasarkan hari dan waktu. Fasilitas ini dapat dijalankan setelah user memilih
salah satu dari nama kapal yang telah dipilih sebelumnya.
Gambar 3.18 Rancangan Layar Pilih Hari dan Waktu
87
3.8.7
Rancangan Layar Zoom In
Ini merupakan rancangan layar jika user ingin memperbesar tampilan
peta.
Gambar 3.19 Rancangan Layar Zoom In
88
3.8.8
Rancangan Layar Zoom Out
Ini merupakan rancangan jika user ingin memperkecil ukuran peta jika
sebelunya user telah memperbesar tampilan peta.
Gambar 3.20 Rancangan Layar Zoom Out
89
3.8.9
Rancangan Layar Log Out
Jika user menekan tombol Log Out maka akan muncul tampilan Log In
kembali.
Gambar 3.21 Rancangan Layar Log In
3.9
90
Penjelasan Aplikasi
Pertama kali user menjalankan file picturecontrol.exe, ketika dijalankan akan
menampilkan form Log In untuk masuk kedalam aplikasi. Jika user berhasil masuk
maka akan menampilkan layar utama.
User dapat memantau kondisi kapal berdasarkan nama kapal atau hari dan waktu
dengan memilih nama kapal atau hari dan waktu pada combo box yang tersedia. Pada
proses ini aplikasi akan mengambil data mengenai keberadaan dan informasi atribut
kapal dari database perusahaan. Hasil tracking kapal akan ditampilkan pada bagian peta
tracking. Sedangkan informasi atribut kapal akan ditampilkan pada bagian informasi
kapal. Selain itu, user dapat melihat informasi kapal berdasarkan tiap icon kapal yang
dipilih pada peta tracking yang tersedia.
Jika user telah selesai mengunakan aplikasi, user dapat menekan tombol “Log
out” untuk keluar dari aplikasi.
3.10
91
S pesifikasi File Data
3.10.1 Modul Login
Buka Form Log In
M asukan UserName
M asukan Password
Jika M asukan Username dan Password Benar
Tekan ‘Log In’
M aka tampilkan Pesan Berhasil Log In dan masuk ke layar Home
Jika Username dan Password Salah
Akan menampilkan Pesan Inputan Salah
Selesai Log In
92
3.10.2 Layar Home
M asuk melalui Log In
M enampilkan layar “Home”
Lakukan pilihan
Pilih Nama Kapal
Akan menampilkan peta tracking kapal
Pilih Hari dan Waktu
M enampilkan peta tracking informasi kapal pada Hari dan Waktu yang
dipilih.
Pilih Peta Tracking
Lakukan pilihan
Pilih “Icon Kapal”
Akan menampilkan informasi kapal yang dipilih
Pilih All
M enampilkan hasil tracking semua kapal
Pilih Zoom In
Rubah MapMode ke Zoom In