02 perencanaan

PERENCANAAN
Oleh
Untung Widodo, SE, MM
Definisi PERENCANAAN
 Pemilihan
sekumpulan kegiatan, dan
 Pemutusan selanjutnya :
 Apa
yg harus dilakukan
 Kapan dan di mana
 Bagaimana
 Oleh siapa
HIRARKI RENCANA ORGANISASI
MISI
MAKSUD
TUJUAN
SASARAN
RENCANA
STRATEGIS
Untuk kegiatan-kegiatan
yang tidak diulang
RENCANA-RENCANA
OPERASIONAL
RENCANA
SEKALI-PAKAI
PROYEK
RENCANA
TETAP
KEBIJAKSA
NAAN
ANGGARAN
PROGRAM
Untuk kegiatan-kegiatan
yang berulang
PROSEDUR &
METODA STANDAR
PERATURAN
TAHAP PERENCANAAN
T
U
Tahap 1
Menetapkan
Tujuan
Tahap 2
Merumuskan
Keadaan
Sekarang
Tahap 3
Mengidentifi
kasikan
Kemudahan
& Hambatan
Tahap 4
Mengembangkan
Serangkaian
Kegiatan
J
U
A
N
PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN STRATEGIK
Nilai-nilai
manajemen
Tanggungjawab sosial
perusahaan
1. Perumusan dan
penetapan misi dan
tujuan umum
2. Profil perusahaan, identifikasi
tujuan dan strategi sekarang
3. Analisa lingkungan eksternal
(mikro & makro)
4. Analisa internal perusahaan:
kekuatan & kelemahan organisasi.
6. Pembuatan keputusan strategik:
-Mengembangkan alternatif-alternatif
-Mengevaluasi alternatif-alternatif
-Memilih alternatif
7. Tujuan-tujuan
jangka panjang
Strategi Umum
Tujuan atau
sasaran tahunan
Strategi
Operasional
8. Implementasi
strategi
9. Peninjauan
kembali &
evaluasi
Umpan balik
Umpan balik
5. Identifikasi kesempatan & ancaman
strategis
Dasar pengklasifikasian rencana-rencana
1.
Bidang fungsional

2.
Tingkatan organisasional

3.
Faktor-faktor : kompleksitas, fleksibilitas, keformalan,
kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif & kualitatif.
Waktu

5.
Keseluruhan organisasi / satuan-satuan kerja organisasi
Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana

4.
Rencana produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dsb.
Jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang
Unsur-unsur rencana

Anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dsb
Alasan perlunya perencanaan
Perencanaan dilakukan untuk :
1. Mencapai “protective benefits”

2.
dihasilkan dari pengurangan kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pembuatan
keputusan.
Mencapai “positif benefits”

dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat Perencanaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan lingkungan.
Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada
masalah-masalah utama.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran operasi lebih jelas.
Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat.
Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara
berbagai bagian organisasi.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih
mudah dipahami.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
Menghemat waktu, usaha dan dana.
Kelemahan Perencanaan
1.
Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin
berlebihan pada kontribusi nyata.
2.
Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3.
Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen
untuk berinisiatif dan berinovasi.
4.
Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh
penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
5.
Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak
konsisten.
HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

INTERNAL PARA PERENCANA
Manajer tidak bersedia dan tidak mampu untuk melakukan
kegiatan-kegiatan perencanaan.
Alasan :
1.
Kurang pengetahuan tentang lingkungan.
2.
Kurang pengetahuan tentang organisasi
3.
Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.
4.
Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.
5.
Biaya
6.
Takut gagal
7.
Kurang percaya diri
8.
Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternaitf.
HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

DILUAR PERENCANA
Keengganan umum para anggota organisasi
untuk menerima perencanaan dan rencanarencana karena perubahan-perubahan yang
ditimbulkannya.
Alasan :
1. Bertentangan dengan kepentingannya.
2. Membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil
kegiatan kerja yang disukai.
3. Meningkatkan beban kerja karyawan dan terutama
tidak sebanding dengan peningkatan balas jasa
yang diterima.
CARA MENGATASI HAMBATAN PERENCANAN EFEKTIF

HAMBATAN INTERNAL PERENCANA
1.
2.

Penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan
tujuan dan perencanaan.
Memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual.
HAMBATAN DILUAR PERENCANA
1.
2.
3.
4.
Melibatkan karyawan dalam proses perencanaan.
Mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang
efektif.
Memberikan lebih banyak informasi tentang rencana-rencana
dan segala konsekuensinya.
Bersikap hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan
para anggota organisasi dan meminimumkan gangguangangguan yang tidak perlu.
Kriteria Penilaian Efektivitas Suatu Rencana
Ketepatan Waktu
Kegunaan
-Fleksibel
-Stabil
-Kontinyu
-Sederhana
Efektivitas biaya
-Waktu
-Usaha
-Aliran emosional
Efektivitas
perencanan
Evaluasi :
Jelas, ringkas, nyata, akurat.
Ketepatan dan obyektivitas
Akuntabilitas
Ruang lingkup
PRINSIP : Comprehensiveness, Unity, Konsistensi
ASPEK:
tanggungjawab
-Pelaksanaan
-implementasi
TERIMAKASIH
SEMOGA BERMANFAAT