Perancangan dan Implementasi Sistem Persediaan Barang Dagang

1. Pendahuluan
Persediaan adalah barang yang akan disimpan di dalam gudang, yang akan
digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu. Persediaan berpengaruh terhadap besarnya
biaya operasi, sehingga kesalahan dalam masalah inventory akan mengurangi
keuntungan. Sebuah Usaha Dagang sering kali mengalami masalah inventory, di
antaranya persediaan terlalu banyak atau persedian barang dagangan kurang. Hal
tersebut mengakibatkan timbulnya biaya yang tinggi. Oleh karena itu diperlukan
manajemen persedian untuk menganalisis tingkat persediaan yang optimum.
Diantara berbagai metode yang ada, peneliti memilih menggunakan metode
EOQ (Economic Order Quantity) karena metode ini dapat menjawab persediaan
mengenai kondisi yang sering terjadi di usaha dagang, yakni menentukan besarnya
persediaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yakni tidak terlalu tinggi juga tidak
terlalu rendah sehingga dapat menekan kerugian yang terjadi di perusahaan akibat
kurang tepatnya pengaturan persediaan di perusahaan mereka.
Usaha dagang yang menjadi lokasi penelitian ini merupakan salah satu bisnis
eceran, karena UD Mona Toserba menjual berbagai macam barang dari berbagai merk,
bentuk, harga dan sifat yang berbeda-beda, sehingga rentan terhadap berbagai
kerusakan,keusangan,kelebihan maupun kekurangan persediaan, maka perusahaan harus
mempunyai suatu sistem pengelolaan persediaan yang efektif. Aktifitas pengelolaan
persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan persediaan secara wajar mulai dari
pengadaannya, penyimpanannya, sampai pengeluarannya. Persediaan harus ada pada
waktu yang diperlukan, dengan kuantitas dan kualitas yang memadai, pada tempat yang
tepat dan harga yang wajar.Pengabaian salah satu tanggungjawab yang menyangkut
persediaan akan membawa dampak negatif bagi kelancaran operasi perusahaan.
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian Terdahulu
Penelitian yang membahas manajemen persediaan telah banyak di publikasikan,
salah satunya penelitian yang memaparkan perencanaan persediaan berdasarkan metode
EOQ pada PT INDOTO TIRTA MULIA [1]. Jika suatu perusahaan persediaannya
merupakan bahan baku dibeli dari luar dan bukan menghasilkan sendiri dari dalam
perusahaan, maka ada dua biaya pokok yang terkait dengan persediaan yaitu biaya
pemesanan dan biaya penyimpanan. Dengan metode EOQ, perusahaan bisa mengetahui
berapa banyak bahan baku yang harus dipesan. Tujuannya adalah mencari total biaya
pemesanan yang meminimalkan total biaya sehingga biaya persediaan bahan baku dapat
menjadi lebih efisien.
Total biaya adalah total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya
penyimpanan dapat menjadi lebih efisien jika perusahaan dapat mengetahui berapa
jumlah bahan baku yang tepat untuk dipesan kepada supplier, sehingga persediaan yang
dipesan tidak kurang dan tidak melebihi yang dibutuhkan untuk proses produksi. Jika
perusahaan dapat mengetahui berapa jumlah bahan baku yang tepat untuk dipesan, hal
ini juga dapat mengefisiensikan biaya pemesanan. Biaya yang tadinya dikeluarkan
akibat pemesanan bahan baku yang berlebih dapat diefisiensikan dengan memesan
4
bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan produksi. Jumlah bahan baku yang harus
dipesan dapat diketahui dengan menggunakan rumus perhitungan EOQ.
Penelitian yang lainya mengenai EOQ Raharja dalam penelitiannya pada PT Jamu
Air Mancur menunjukkan adanya perbedaan jika perusahaan menerapkan metode EOQ
dan tidak menerapkan EOQ, di mana apabila perusahaan menerapkan EOQ, dapat
menghemat biaya persediaan sebesar Rp 6.545.899,-. Hal ini juga diperkuat oleh
Juslanda dan Oktavia yang telah mengadakan penelitian pada PT Jaya mulia Perkasa, di
mana mereka menyatakan bahwa perbandingan hasil sebelum menggunakan EOQ dan
sesudah menggunakan EOQ adalah apabila menggunakan metode EOQ dapat
menghemat biaya sebesar Rp 36.447.637,-.
Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh Sakkung dengan penelitian ini adalah
penelitian ini mencari total biaya pemesanan yang meminimalkan total biaya sehingga
biaya persediaan bahan dagangan dapat menjadi lebih efisien dan gudang tidak
mengalami kekosongan barang atau kelebihan barang dagangan.
Manajemen Persediaan
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai
tujuan [2].
Pengendalian persediaan adalah penentuan suatu kebijakan pemesanan dalam
antrian, kapan bahan itu dipesan dan berapa banyak bahan yang dipesan secara optimal
untuk dapat memenuhi permintaan para pelanggan atau dengan kata lain pengendalian
persediaan adalah suatu usaha atau kegiatan untuk menentukan tingkat optimal degan
biaya persediaan yang minimum sehingga perusahaan dapat berjalan lancar.
Manajemen persediaan pada hakekatnya adalah suatu cabang dari usaha
manajemen perusahaan yang disertai dengan kebijakan untuk menentukan persediaan
perusahaan disesuaikan dengan tujuan.
Enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi
kebutuhan perusahaan [3] sebagai berikut :
1. Menghilangkan keterlambatan pengiriman bahan baku atau batang yang dibutuhkan
perusahaan.
2. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tiddak baik sehingga harus
dikembalikan
3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga.
4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilakan secara musiman sehingga
perusahaan tidak kesulitan bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran.
5. Mendapatkan keuntunagan dari pembelian berdaasarkan potongan kualitas
(quantity discounts).
6. Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersedianya barang yang
diperlukan.
Persediaan merupakan suatu elemen yang penting bagi usaha dagang karena besar
aktiva perusahaan ada dalam persediaan. Persediaan harus dikelola dengan baik karena
sangat berpengaruh pada biaya perusahaan, kelebihan maupun kekurangan persediaan
akan berdampak pada proses penjualan.
5
Dikemukakan mengenai persediaan sebagai berikut,[4] :
“inventories are asset items held for sale in the ordinary course of business or
goods that will be used or consumed in the production of goods to be sold”
Ada beberapa teknik persediaan yang dapat dipandang sebagai alat untuk
mencapai pengendalian persediaan yaitu: [5]
1. Penetapan titik persediaan maksimum dan minimum
2. Penggunaan rasio perputaran persediaan (Inventory turn over)
3. Pertimbangan manajemen
4. Analisa nilai
5. Pengendalian budgeter.
Dalam perusahaan persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan
produk dalam masa proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong,
persediaan bahan habis pakai, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang
persediaan hanya terdiri dati satu golongan saja yaitu persediaan barang dagangan.[6]
Persediaan dalam kegiatan normal setiap perusahaan merupakan komponen yang
sangat aktif, yang dibeli dan dijual kembali secara terus menerus. Pada perusahaan
dagang biasanya persediaan barang dagangan dalam bentuk yang siap pakai untuk dijual
kembali kepada pembeli dan melaporkan harga perolehan dari barang dagangan yang
belun terjual sebgai persediaan.
Pada saat barang dagangan yang telah dipesan diterima, maka barang-barang
tersebut disimpan ditempat penyimpanan dan dikeluarkan jika diperlukan dalam proses
penjualan kepada pembeli. Barang dagangan ini di keluarkan jika ada bukti permintaan
barang dagangan yang telah disetujui, atau order penjualan atau dokumen lain yang
menunjukkan jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan. Dokumen permintaan barang
ini digunakan untuk memperbaharui catatan persediaan barang dagangan.
Sebelum barang dagangan dikeluarkan dari gudang untuk dikirim, perlu adanya
pengotorisasian pengeluaran dalam bentuk dokumen pengiriman, dan juga di cek oleh
pegawai yang berwenang.
Persediaan menciptakan siklus persediaan yang terdiri dari prosedur sebagai
berikut [7] :
1. Prosedur penerimaan barang
2. Prosedur penyimpanan barang
3. Prosedur pengeluaran barang
Metode Pengendalian Persediaan
Metode pengendalian persediaan terdiri dari [8]:
a. Metode Pengendalian persediaan Tradisional
Metode ini mencoba mencari jawaban atas 3 pertanyaan dasar :
Berapa jumlah barang yang harus dipesan untuk tiap kali pemesanan (economic
order quantity (EOQ)).
Kapan saat pemesanan harus dilakukan (reorder point).
Berapa jumlah cadangan pengaman yang diperlukan (safety stock).
Metode ini menggunakan matematika statistik sebagai alat bantu
6
b. Metode Perencanaan Kebutuhan Material (MRP)
MRP kemudian dikembangkan menjadi MRP II yang semula Material
Requrements Planning (MRP) di ubah menjadi Manufacturing Resource Planning
(MRP II).
Prosedur Penilaian Persediaan Barang Dagangan
Metode penilaian persediaan yang biasa dipergunakan perusahaan antara lain
[4]:
1) Specific Identification Method
Cost dari barang tertentu yang dijual, dimasukan dalam perkiraan harga pokok
barang yang dijual, sedangkan cost dari barang tertentu yang dimiliki, dimasukan
dalam perkiraan persediaan. Jadi metode ini mencoba mengidentifikasikan barang
mana yang dijual, dan barang mana yang masih ada dalam persediaan secara fisik.
Metode digunakan jika untuk setiap pembeliaan barang yang berbeda, barang
dapat dipisahkan secara fisik. Pada umumnya jumlah barang relative sedikit dan
dapat dibedakan dengan mudah antara barang yang satu dengan barang yang lain.
2) First-in, First-out Method
Adalah metode penilaian dimana harga beli yang lebih awal dikeluarkan dari
pencatatan lebih dahulu jika terjadi penjualan, sehingga nilai persediaan yang ada
merupakan harga beli yang lebih baru atau akhir, sedangkan harga pokok
penjualan merupakan harga beli terdahulu.
3) Last-in, First-out Method
Adalah metode penilaian dimana harga beli terakhir dikeluarkan dari pencatatan
lebih dahulu jika terjadi penjualan sehingga nilai persediaan yang ada merupakan
harga beli yang awal sedangkan harga pokok penjualan merupakan harga beli
yang baru.
4) Average Method
Metode ini dibedakan menjadi dua, yaitu :
a) Moving Average
Metode ini digunakan apabila perusahaan menggunakan perpetual inventory
system. Penilaian menurut metode ini dengan cara harga beli dirata-ratakan
setiap kali melakukan pembelian.
b) Weighted Average Method
Metode ini digunakan apabila perusahaan menggunakan physical inventory
system. Menurut metode ini persediaan barang dagangan dinilai dengan cara
mengalikan harga beli per unit dengan jumlah unit yang dibeli setiap kali
pembeliaan, kemudian dibagi dengan jumlah unit seluruh pembelian selama
periode tertentu.
Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ adalah metode yang digunakan untuk menentukan kwantitas pengadaan
persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya
pemesanan persediaan [9]. Metode EOQ merupakan metode yang digunakan untuk
menentukan jumlah pembelian bahan mentah pada setiap kali pesan dengan biaya yang
7
paling rendah. [10]. Hal tersebut juga didukung oleh [11] yang menyatakan bahwa
metode EOQ adalah metode untuk menentukan berapa jumlah pesanan yang paling
ekonomis untuk satu kali pesan.
Beberapa asumsi yang dibuat untuk mendukung model ini adalah:
1. Demand atau kebutuhan diketahui dan konstan.
2. Lead time yaitu waktu tunggu yang diperlukan sejak saat pemesanan dilakukan
sampai dengan barang tiba juga diketahui dengan konstan.
3. Pemesanan diterima sekaligus.
4. Quantity discount tidak dimungkinkan.
5. Variabel cost hanya terdiri dari set up cost dan holding/carrying cost
6. Stock outs / shortage dapat dihindari jika pesanan datang tepat waktu.
Untuk menghitung berapa banyak bahan baku yang harus dipesan, digunakan rumus
matematis EOQ sebagai berikut [11]:
Adapun total biaya persediaan yaitu total biaya pemesanan dan biaya biaya
penyimpanan dapat dihitung dengan menggunakan rumus matematis sebagai berikut:
Biaya Total = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan
Keterangan:
P = Biaya pemesanan setiap kali pesan (dalam rupiah)
D = Jumlah kebutuhan bahan per tahun (dalam unit)
C = Biaya penyimpanan per unit bahan baku (dalam rupiah)
Q = Jumlah unit yang dipesan setiap kali dilakukan pemesanan
TC=Total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan (dalam rupiah)
3.
Metodologi Penelitian
Listen To Customer (Mendengar Kebutuhan Pelanggan)
Proses untuk melengkapi bahan-bahan penelitian dilakukan pengumpulan data
sebagai bahan penelitian. Teknik yang digunakan oleh penulis dalam pengumpulan data
adalah :
a. Observasi
Peneliti melakukan pengamatan dan meninjau kegiatan di UD Mona Toserba untuk
memperoleh gambaran yang nyata mengenai proses penggudangan di UD Mona
Toserba.
b. Wawancara
Wawancara persediaan barang dagangan dilakukan kepada Ibu Mona selaku
pemilik UD Mona Toserba bertujuan untuk menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi
untuk merancang aplikasi yang akan dibangun.
c. Studi Literatur
Studi Literatur, adalah Pencarian data dan informasi pada buku-buku/kepustakaan
sebagai bahan referensi yang berhubungan dengan materi penelitian.
Tahap Analisis
Tahapan yang dilakukan untuk menganalisa sistem secara lebih detail baik
proses, prosedur dan fungsi sesuai dengan data yang telah dikumpulkan. Penggambaran
8
proses analisa sistem dilakukan dengan cara membuat penggambaran sistem yang telah
ada dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) dan membuat analisa
kebutuhan atau Software Requirement Specification (SRS).
Di bawah ini proses bisnis sebelumnya secara keseluruhan UD Mona Toserba
yaitu:
- Bagian penjualan mengirim stok barang yang di butuhkan ke bagian gudang
- Bagian gudang menerima data stok barang dagangan dari bagian penjualan
- Bagian gudang mengecek stok barang
- Jika stok barang ada, bagian gudang mengirim stok barang yang dibutuhkan ke
toko.
- Jika stok barang kosong, bagian gudang memberi pemberitahuan kepada bagian
penjualan dan kemudian melakukan pemesanan baran dagangan yang kosong.
- Bagian gudang membuat laporan barang dagangan yang dicatat di dalam buku
barang keluar.
- Laporan barang dagangan di laporkan kepada pemilik UD Mona Toserba.
Bagian penjualan
Bagian gudang
Mengirim stok barang
yang dibutuhkan
Pemilik
Menerima data stok barangt
Cek stok
barang
Kirim barang
ada
kosong
Barang di
terima
pemberitahuan
order
laporan
Gambar. 1 Proses Bisnis UD Mona Toserba
Hasil dari analisa yang menjadi permasalahan pada proses bisnis yang berjalan
pada UD Mona Toserba adalah masih menggunakan sistem yang tradisional dan
manual, sehingga pada waktu bagian penjualan melakukan pemesanan stok barang ke
bagian gudang masih sering di temukan stok barang kosong, dengan demikian akan
menghambat dalam proses penjualan. Berikut table perbandingan dapat di lihat pada
Tabel 1 dan Table 2
9
Tabel 1 Proses Bisnis Sebelumnya
Proses
Keterangan
Persediaan
barang
yang Dapat dikatakan UD Mona
menggunakan metode tradisional Toserba menggunakan metode
tradisional. Pada saat persediaan
barang dagangan kosong pada
saat
itu
juga
melakukan
pemesanan.
Karena pengawasan persediaan
barang
dagangan
kurang
sehingga sering terjadi stok
barang kosong. Hal ini akan
mempengaruhi dalam proses
penjualan. Disisi lain karena
kurangnya pengawasan stok
barang
dagangan
sehingga
terjadi
stok
barang
yang
menumpuk dan tidak layak jual
karena salah dalam prosedur
penyimpanan
Berikut pada Tabel 3.2 yaitu perbandingan untuk Tabel 3.1 model persediaan
barang dagangan sebelumnya. Tabel 3.2 ini adalah model persediaan barang dagangan
yang akan digunakan untuk perancangan dan implementasi yang dibuat.
Tabel 2 Sistem yang akan diterapkan
Proses
Keterangan
Persediaan
barang
yang Pemesanan
terjadi
ketika
menggunakan metode Economic mencapai titik yang ditentukan
Order Quantity (EOQ)
dimana masih ada persediaan
yang tersisa selama masa barang
dagangan dipesan dari distributor
hingga
barang
dagangan
mencapai gudang.
Barang dagangan yang masuk
terlebih
dahulu
akan
di
keluarkan terlebih dahulu.
Dalam penerapan EOQ akan
menggunakan
sistem
komputerisasi berbasis web.
10
System Requirements Specification
Kebutuhan spesifikasi sistem yang dibagi menjadi :
1. Kebutuhan Input:
- Data barang dagangan : yaitu data-data jenis barang dagangan, masa
penyimpanan dan harga barang dagangan.
2. Kebutuhan Proses
Kebutuhan proses sistem pada saat aplikasi berjalan adalah :
- Economic Order Quantity (EOQ) : yaitu metode yang digunakan untuk
menentukan kwantitas pengadaan persediaan yang meminimumkan biaya
langsung penyimpanan persediaan dan biaya pemesanan persediaan.
- Message Allert : yaitu proses sistem dimana ketika bahan baku mencapai titik
yang telah ditentukan. Pesan mengingatkan untuk melakukan pemesanan dan
pengingat untuk mengetahui masa kadalursa barang dagangan.
3. Kebutuhan Output
- Laporan Stok Barang : data laporan stok barang yang masih tersisa
- Laporan Barang Keluar : data laporan barang yang dikeluarkan dari gudang
4. Kebutuhan Hak Akses Pengguna
Pengguna yang ada pada sistem yang akan dirancang menurut hak aksesnya sebagai
berikut :
- Petugas Gudang : pengguna yang berperan memanajemen persediaan barang
masuk dan keluar dengan mempunyai kebutuhan sebagai berikut :
a) Melakukan Login sebagai Petugas Gudang
b) Melihat data stok barang
c) Melihat data barang keluar dan barang masuk
d) Mengatur minimal stok barang
- Petugas Toko : pengguna yang berperan melakukan pemesanan barang ke pada
petugas gudang, dengan mempunyai kebutuhan sebagai berikut :
a) Melakukan Login sebagai Petugas Penjualan
b) Melakukan pemesanan barang ke petugas gudang
- Admin : pengguna yang berperan melakukan manajemen data master, dengan
mempunyai kebutuhan sebagai berikut :
a) Melakukan Login sebagai admin
b) Management data master dan data user
c) Mengatur hak akses data user.
Build or Revise Mock Up (Pembangunan Prototype Aplikasi)
Pembangunan prototype aplikasi harus sesuai dengan konsep yang telah ditentukan.
Hasil tahap analisa kebutuhan menjadi bahan yang digunakan dalam tahap desain atau
perancangan sistem sebagai cara untuk mendapatkan pemecahan masalah alternatif
yang dapat diusulkan dalam pengembangan sistem. Tahap ini dilakukan pemodelan
untuk modul-modul, proses, database dan alur sistem yang akan dikembangkan.
Gambaran perancangan sistem informasi persediaan barang dagangan dengan
pemanfaatan metode Economic order Quantity di UD. Mona Toserba akan digambarkan
dengan metode UML (Unified Modelling Language).
11
Use Case Diagram
laporan
petugas toko
request barang
input kategori
admin
hapus kategori
input barang keluar
input barang masuk
input daftar barang
petugas Gudang
hapus barang
ubah barang
Gambar 2 use case diagram
Gambar 2 menggambarkan diagram use case untuk sistem informasi persediaan
barang dagangan dimana terdapat tiga pengguna. Pengguna pertama seorang admin
yang memiliki hak aksesuntuk kelola data user menurut hak aksesnya.Pengguna kedua
yaitu petugas gudang yang memiliki hak akses untuk mengedit, menghapus, menambah
dan melihat data persediaan barang, untuk melihat data permintaan barang dan membuat
laporan gudang. Pengguna ketiga yaitu petugas toko yang memiliki hak akses membuat
data permintaan.
Activity Diagram
Gambar 2 adalah Activity diagram dilihat untuk level pengguna yaitu admin
petugas admin
sistem
laporan
input kategori
hapus kategori
start
input barang
hapus barang
edit barang
end
Gambar 3 Diagram Activity Admin
12
Gambar 3 merupakan aktifitas admin sistem informasi persediaan barang
dagangan UD Mona Toserba. Dalam hal ini adalah orang yang dapat mengelola data
karyawan yang memiliki hak akses masing – masing antara lain gudang dan penjualan.
Admin harus melakukan login terlebih dahulu dan sistem akan melakukan pengecekan
apakah login yang dimasukkan valid. Jika valid maka admin dapat melakukan kelola
data. Jika tidak valid akan dikembalikan ke login awal untuk memasukkan id dan
password user yang benar.
petugas Gudang
sistem
petugas toko
kirim barang
konfirmasi
barang
(from State/Activity Model
...) )
input barang
masuk
start
input barang
keluar
end
Gambar 4 Diagram Activity Gudang
Aktivitas pada Gambar 4 menjelaskan proses dimana petugas gudang
mempunyai aktivitas memanajemen persediaan barang dagangan yaitu mengatur keluar
masuknya barang dagangan di gudang dan membuat laporan gudang.
petugas toko
petugas gudang
sistem
input request
barang
start
konfirmasi
request
kirim barang
ada
barang di
terima
end
kosong
Gambar 5 Diagram Activity Toko
Aktivitas pada Gambar 5 menjelaskan proses dimana petugas toko mempunyai
aktivitas untuk memesan barang ke bagian gudang ketika persediaan barang di toko
mulai menipis. Sebelum melakukan pemesanan petugas toko harus melakukan login
13
sistem terlebih dahulu, setelah login berhasil petugas toko dapat melakukan pemesanan
barang dagangan ke petugas gudang.
Sequance Diagram
us er interface
contoler
databas e
: petugas gudang
1: login
2: s end data
3: validas i
4: cek data
5: s end data
6 :lap. validas i
7: pilih m enu
8: reques t
9: reques t
10: res pon
11: m enam pilkan data brg dag
12: klik cek brg dag keluar
13: data brg dag keluar
14: cek data
15: data keluar
16: m enam pilkan brg dag keluar
17: lihat s tok brg dag
18: reques t
19: reques t
20: res pon
21: m enam pilkan data brg dag
22: log out
Gambar 6 Sequence Barang Keluar
Gambar 6 menjelaskan sequence diagram untuk aktivitas barang keluar gudang
yang di lakukan oleh gudang, yaitu petugas gudang yang memiliki hak akses pada
sistem yang ada di gudang.
us er interface
contoler
databas e
: petugas gudang
1: login
2: s end data
3: validas i
4: cek data
5: s end data
6 :lap. validas i
7: pilih m enu
8: reques t
9: reques t
10: res pon
11: m enam pilkan data brg dag
12: klik cek brg dag keluar
13: data brg dag keluar
14: cek data
15: data keluar
16: m enam pilkan brg dag keluar
17: lihat s tok brg dag
18: reques t
19: reques t
20: res pon
21: m enam pilkan data brg dag
22: log out
Gambar 7 Sequence Pemesanan Barang
14
Gambar 7 adalah proses yang dilakukan oleh petugas toko dalam melakukan
pemesanan ke bagian gudang. Pertama di mulai dari login pada level pengguna yaitu
petugas toko kemudian database akan memeriksa data user didalamnya, jika tidak
tersedia maka akan menampilkan pesan salah dan login kembali, jika tersedia langsung
menampilkan halaman utama dan kemudian masuk ke daftar barang dan melakukan
request.
Class Diagram
Class diagram adalah diagram yang memperlihatkan himpunan kelas–kelas,
kolaborasi serta relasi antara use case dengan aktor.
Gambar 8 Class diagram aplikasi
Gambar 8 dapat menjelaskan sebagai berikut : aplikasi sistem informasi
persediaan barang dagangan ini memiliki 3 user yaitu 2 bagian dan satu admin.
Masing0masing tabel mempunyai atribut dan operasi sendiri-sendiri. Masing-masing
user dan admin mempunyai atribut dan operasi sendiri-sendiri.
Versi Aplikasi
Versi Aplikasi telah mengalami tiga kali evaluasi berdasarkan tanggal yang
tercantum pada table 3. Proses evaluasi yang dilalui bertahap, mulai dari pembuatan
aplikasi pada tobol tambah dan hapus serta menampilkan data kemudian memperbaiki
eror yang terjadi hingga di terima. Versi terakhir yaitu tahap memperbaiki interface
serta membuat tampilan untuk laporan.
Tabel 3 Tabel Versi Aplikasi Prototype
Versi
Tanggal
Versi 01.2011
5 Desember 2011
Versi 02.2011
13 Desember 2011
Versi 03.2012
5 januari 2012
15
Update
Menambah Kartegori
Barang Dagangan
Menambah laporan
barang keluar dan barang
masuk
Memperbaiki eror yang
terjadi
Versi 04.2012
4.
31 januari 2012
Menambah batas
minimal dan batas
maximal stok barang di
gudang.
Impementasi Sistem
Setelah melihat dari hasil pembangunan prototype yang dirancang, maka dari
hasil perancangan tersebut kemudian diimplementasikan menjadi aplikasi sistem
informasi persediaan barangdagangan menggunakan metode economic order quantity.
Dalam pembahasan ini sudah menggunakan hasil prototype revisi 4 (versi 04.2012)
Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam pengembangan sistem, dimana
aplikasi dapat diterapkan dalam kegiatan nyata yang berhubungan dengan sistem
tersebut. Terdapat evaluasi dan perbaikan yang digunakan untuk penyempurnaan
aplikasi sehingga dapat berjalan secara optimal sesuai yang diharapkan.
Perancangan dan implementasi sistem informasi persediaan barang dagangan
dengan menggunakan metode economic order quantity pada UD Mona Toserba
menggunakan wampserver dengan bahasa pemprograman PHP, MySQL sebagai
penyimpanan data (database). Adapun spesifikasi yang digunakan untuk menjalankan
aplikasi ini adalah sebagai berikut :
Aplikasi ini menggunakan perangkat lunak
Sistem Operasi Microsoft Windows XP Profesional
PHP My Admin 5.3.5
My SQL Server 5.5.8
Rational Rose Enterprise Edition
Aplikasi ini menggunakan perangkat keras
Aplikasi yang dibangun, dapat berjalan pada komputer dengan spesifikasi
minimal processor minimal Pentium 4, harddisk 20 GB, 256Mb RAM, serta sistem
operasi Windows XP Service Pack 2.
Coding dan Form pada program
Gambar 8 Interface Tambah Barang
16
Petugas Admin dapat menambah jenis barang dan kemudian setelah mengisi
inputan admin bisa menyimpannya dengan menggunakan tombol Simpan seperti yang
terlihat pada Gambar 8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Kode Program 1 Tambah Barang
function simpan_ubah(){
if(count($_POST)>0){
$kode = $this->input->post('kode');
$nama = $this->input->post('nama');
$kategori = $this->input->post('kategori');
$maksimal = $this->input->post('maksimal');
$omset = $this->input->post('omset');
$safety = $this->input->post('safety');
$deskripsi = $this->input->post('deskripsi');
$tempat = $this->input->post('tempat');
$minimal = ($omset * 2)+ $safety;
$tambah = array(
"nama_barang"=>$nama,
"kategori_barang"=>$kategori,
"minimal_stok"=>$minimal,
"deskripsi"=>$deskripsi,
"tempat_penyimpanan"=>$tempat,
"maksimal_stok"=>$maksimal,
"safety_stok"=>$safety,
"omset_per_hari"=>$omset);
$this->barang->Ubah($tambah,$kode);
redirect('administrator/barang');
}else{
redirect('administrator/barang');}}
Kode program yang di gunakan seperti Kode program 1. Kode program baris 3 –
10 digunakan untuk inputan dari user, sedangkan baris k 11 meruoakan rumus yang
digunakan untuk menghitung minimal stok barang yang harus tersedia digudang,
rumusnya adalah omset penjualan perhari dikali dua di tambah dengan safety stok.
Baris 12 sampai 23 di gunakan untuk memasukan inputan kedalam array dan baris ke 24
di gunakan untuk memasukkan data array kedalam objek barang method tambah
Test Drive (Pengujian dan Evaluasi Prototype)
Hasil pengujian BlackBox yang telah dilakukan, akan dapat disimpulkan bahwa
sistem ini sudah berjalan secara fungsional dan dapat menghasilkan output sesuai
dengan yang diharapkan. Hasil pengujian sistem dilakukan untuk memastikan bahwa
sistem yang dibangun telah memenuhi uji kriteria dengan penyesuaian terhadap
peraturan yang berlaku dan membuktikan bahwa setelah sistem diuji.
17
Berikut adalah hasil pengujian dengan menggunakan blackbox.
1. Operasi Login
Tabel 4 menjelaskan setiap Kondisi yang dapat terjadi jika mengguna memasukan
nama pengguna dan kata sandi, serta respon yang diberikan oleh sistem dari setiap
kondisi yang terjadi.
Tabel. 4 Tabel Operasi Login
Operation
ID
Kondisi
Respon Sistem
Hasil
01
Syarat untuk login
lengkap dan
benar.
Melanjutkan ke menu utama
sesuai dengan hak pengguna
Berhasil
02
Nama pengguna
dan kata sandi
tidak diisi semua.
03
Salah satu dari
nama pengguna
dan kata sandi
tidak diisi.
04
Kesalahan
mengisi nama
pengguna dan
kata sandi (tidak
ada di database)
Menampilkan peringatan
untuk mengisi nama
pengguna dan kata sandi
dengan lengkap.
Menampilkan peringatan
untuk mengisi nama
pengguna dan kata sandi
dengan lengkap.
Menampilkan pesan eror
bahwa login gagal. Nama
pengguna dan kata sandi
tidak cocok.
Login
gagal
Login
gagal
Login
gagal
2. Operasi Pencarian Data
Tabel 5 Tabel Operasi Pencarian Data
Operation
ID
Kondisi
01
Parameter yang
dimasukkan tidak
sesuai. Contoh :
Pencarian data tidak
berdasarkan nama
barang dagangan
Tidak menampilkan
Hasil pencarian
Data Grid
View kosong.
02
Parameter sudah
sesuai, tapi data
yang dicari tidak
ada dalam
database.
Tidak ada data yang
ditampilkan.
Data Grid
View kosong.
03
Parameter sesuai
dan cocok dengan
database.
Menampilkan data yang
dicari.
Respom Sistem
18
Hasil
Data Grid
View berisi
data yang
dicari.
Tabel 5 menjelaskan beberapa kondisi yang dapat terjadi jika pengguna melakukan
pencarian data yang akan ditampilkan pada data grid view yang sudah disediakan serta
respon yang diberikan sistem. Validasi sudah diberikan ke dalam sistem sehingga dapat
merespon setiap kondisi yang terjadi.
3. Operasi Penambahan Data
Tabel 6 Tabel Operasi Penambahan Data
Operation
ID
01
02
03
Kondisi
Data yang
dimasukkan
lengkap.
Data yang
seharusnya tidak
boleh dikosongkan,
dibiarkan kosong.
Duplicate primary
key.
Respon Sistem
Data sudah ditambahkan.
Menampilkan peringatan
bahwa data harus diisi.
Menampilkan peringatan
bahwa data sudah pernah
ditambahkan.
Hasil
Data pada
database
bertambah.
Data pada
database
tidak
bertambah.
Data pada
database
tidak
bertambah.
Tabel 6 menjelaskan setiap kondisi yang akan terjadi saan pengguna melakukan
penambahan data. Validasi telah dilakukan kedalam sistem sehingga sistem dapat
merespon setiap kondisi yang tidak sesuai dengan pengaturan pada database.
4. Operasi Hapus Data
Tabel 7 Tabel Hapus Data
Operation
ID
Kondisi
Respon Sistem
01
Belum memilih
data yang akan
dihapus.
Muncul peringatan untuk
memilih data yang
dihapus.
02
Data yang akan
dihapus sudah
dipilih.
Menampilkan status
pesan data \akan dihapus.
Hasil
Data pada
database
tidak
dihapus.
Data pada
database
dihapus.
Tabel 7 menjelaskan setiap kondisi yang akan terjadi saat pengguna melakukan
penghapusan data. Validasi telah dilakukan kedalam sistem sehingga sistem dapat
merespon setiap tindakan yang dilakukan pengguna.
19
5. Operasi Pengubahan Data
Tabel 8 Tabel Operasi Ubah Data
Operation
ID
Kondisi
Respon Sistem
Hasil
01
Belum mengisi
atau
mengosongkan
hasil perubahan.
Menampilkan
peringatan untuk
melengkapi hasi
perubahan.
Perubahan
Tidak
tersimpan di di
database.
02
Mengisi perubahan
pada textbox
dengan lengkap.
Menampilkan pesan
berhasil data telah
diperbaharui
Perubahan
tersimpan di
dalam
database
Tabel 8 menjelaskan setiap kondisi yang akan terjadi saat pengguna melakukan
pengubahan data. Validasi telah dilakukan kedalam sistem sehingga sistem dapat
merespon setiap tindakan yang dilakukan pengguna.
6. Operasi Menampilkan Laporan
Tabel 9 Tabel Operasi Menampilkan Laporan
Operation
ID
Kondisi
01
Memilih tahun dan
bulan yang belum
terisi data.
Contoh: data
barang keluar
Mencari data tersebut
dan tidak ditemukan.
Laporan yang
di tampilkan
kosong
02
Memilih tanggal
yang sudah terisis
data.
Mencari data tersebut
dan menemukan.
Menampilkan
laporan
pemakaian.
Respon Sistem
Hasil
Tahap ini merupakan tahap pengujian sederhana yang dilakukan pengembang
dengan pengguna. Pengembang melakukan evaluasi terhadap penilaian pengguna
tentang prototype yang telah dibuat, bila pengguna menginginkan perubahaan maka,
pengembang akan merubah bagian mana saja yang akan diubah. Terdapat berberapa
perubahaan dan update yang dilakukan sesuai dengan perubahan yang terjadi pada
aplikasi. Versi dari awal hingga pada implementasi akhir terdapat empat versi update.
Perubahan menu dan penambahan menu yang tepat menjadi masalah pada perancangan
prototype aplikasi.
Pengujian ini dilakukan dengan metode wawancara kepada pengguna sistem.
Pengguna terdiri dari tiga orang, satu orang sebagai admin, satu orang dari bagian toko
(kepala toko) dan satu orang bagian gudang (petugas gudang). Oleh karena itu yang
menjadi responden dari pengujian ini ada tiga orang.
20
Tabel 10 Tabel pengujian penerimaan pengguna
Id Operasi
Operasi Sistem
Respon pengguna
Apakah sudah sesuai dengan
Tiga orang
01
kebutuhan pengguna?
menjawab sudah.
Tiga orang
Apakah sistem informasi yang
menjawab sistem
02
dirancang dapat diterapkan
informasi ini bisa
pada UD Mona Toserba?
diterapkan
Tiga orang
Apakah sistem informasi ini
menjawab sistem
03
mudah digunakan?
informasi ini
mudah digunakan.
Satu orang
menjawab
Bagaimana tampilan dari
penampilan kurang
04
sistem informasi yang
menarik. Dua orang
dirancang?
lagi menjawab
cukup menarik.
Empat orang
Apakah sudah melakukan
05
mengatakan cukup
penerapan EOQ dengan baik ?
baik.
5. Simpulan
Dari hasil pembahasan dan pengujian di atas dapat disimpulkan :
Adanya perancangan dan implementasi aplikasi sistem informasi persediaan barang
dagangan menggunakan teknik Economic Order Quantity (EOQ) dapat membantu UD
Mona Toserba dalam mengelola persediaan barang dagangan. Sistem ini memberikan
kemudahan kepada UD Mona Toserba dalam mengatur persediaan barang dagangan.
Sistem tersebut dapat menghindarkan dari terjadinya persediaan yang berlebihan yang
akan menimbulkan biaya penyimpanan dan menghindari kekurangan ketersediaan
barang dagangan.
Sistem juga dapat membantu UD Mona Toserba dalam pembuatan laporan yang
sebelumnya dilakukan secara manual. Sehingga dapat membantu perusahaan dalam
menyajikan informasi penggunaan barang dagangan secara akurat. data yang telah
tersimpan di dalam database akan menjadi arsip perusahaan.
21
6.
Pustaka
[1]
Sakkung, Carien Valerie. 2011, Perbandingan Metode EOQ (Economic Order
Quantity), jurusan Akuntansi Universitas Kristen Maranantha
Swasta, Basu, 1995, Pengantar Ekonomi Perusahaan Modern. Edisi Ketiga,
Yogyakarta : Liberty
Herjanto, E. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Kedua,
PT.Grasindo, Jakarta
Kieso,Donald E., weygant,Jerry J., Warfield,Terry D., 2001, Intermedieate
Accounting,
Tenth Edition, New York : John Wiley & Sons Inc
Willson,James D., Campbell,John B.,1997, Controllership : Tugas Akuntan
Manajemen, Dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, Edisi Ketiga,
Jakarta:Penerbit Erlangga
Mulyadi,2002,Auditing, Edisi Keenam,Buku Satu, Jakarta : Salemba Empat
Midjan,La., Susanto, Azhar., 2001, Sistem Informasi Akuntansi : Pendekatan
Manual Penyusunan Metode Dan Prosedur, Edisi Delapan, Bandung : Lingga
Jaya
Wiranata, Riyanti. 2002. Penerapan Sistem Material Requirements Planning
(MRP)Sebagai Alat Untuk Meningkatkan Efisiensi Biaya Persediaan Bahan
Baku pada PT. Siantarjaya Ekatama Surabaya. Thesis/Dissertation. Surabaya
:Universitas Kristen Petra
Donald J Bowersox, 2002, Logistical Management.
Rangkuti, Freddy. 2004. Manajemen Persediaan. Edisi Kedua. Jakarta: Rajawali
Pers
Herlina. 2007. Manajemen Keuangan. Handout Mata Kuliah Manajemen
Keuangan Universitas Kristen Maranatha, Bandung
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
22