daftar isi

BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dalam 30 tahun terakhir ini telah terjadi peningkatan jumlah organisasi
yang terlibat dalam pekerjaan berbasis proyek. Industri seperti konstruksi,
farmasi, industri jasa yang beragam seperti keuangan, utilitas, dan telekomunikasi
mulai melakukan usaha berbasis proyek. Pergeseran paradigma ini karena adanya
pengakuan yang berkembang bahwa proyek dan manajemen yang efektif dapat
memberikan keunggulan kompetitif melalui pengurangan biaya, peningkatan
respon, dan nilai tambah kepada pelanggan. Hasilnya sejumlah organisasi
menerapkan pendekatan manajemen proyek secara intensif untuk meningkatkan
keberhasilan bisnis atau aktivitasnya.
Pelaksanaan proyek yang efisien merupakan tujuan utama bisnis di banyak
perusahaan. Manajemen proyek menjadi hal yang penting untuk mencapai tujuan
proyek. Manajemen proyek meliputi penerapan dari pengetahuan, keterampilan,
peralatan dan teknik untuk kegiatan proyek dalam rangka mencapai kebutuhan
pemangku kepentingan dan harapan dari proyek (PMBOK, 2013). Proses
manajemen proyek dikategorikan menjadi inisiasi, perencanaan, pelaksanaan,
pengawasan dan pengendalian serta penutupan proyek. Pelaksanaan manajemen
proyek yang sukses diukur dari pencapaian tujuan proyek, antara lain proyek
selesai sesuai waktu, sesuai anggaran, sesuai dengan spesifikasi teknik,
penggunaan sumber daya proyek secara efektif dan efisien, dan diterima oleh
1
pelanggan (Harold D. Kerzner, 2013). Pencapaian kebutuhan pemangku
kepentingan membutuhkan keterlibatan dan keseimbangan dari beberapa aspek:
1. Ruang lingkup, biaya dan kualitas.
2. Pemangku kepentingan yang memiliki perbedaan kebutuhan dan harapan.
3. Persyaratan atau kebutuhan yang dapat diidentifikasi dan yang tidak dapat
diindentifikasi (harapan).
Dalam menjalankan implementasi manajemen proyek, khususnya pada
proyek teknologi informasi dibutuhkan sebuah kerangka untuk memastikan
proyek berjalan sesuai dengan target. Kerangka manajemen proyek membantu
manajer proyek mengelola proyek dalam membuat keputusan dan mengelola
risiko yang mempengaruhi target proyek yaitu tercapainya waktu, biaya dan ruang
lingkup proyek. Perbandingan hasil aktual dan rencana dapat membantu untuk
menjawab pertanyaan tentang kemajuan proyek dan meningkatkan akurasi
perkiraan untuk proyek-proyek masa depan.
Berdasarkan Venkataraman et.al (2008), saat ini banyak proyek secara
signifikan melebihi biaya dan jadwal yang telah ditentukan. Penelitian terbaru
yang meneliti tingkat keberhasilan proyek teknologi informasi (IT) menunjukkan
mayoritas dari proyek-proyek melebihi target biaya dan tidak mencapai harapan
atau tujuan proyek. Kegagalan atau kesuksesan suatu proyek dapat dilihat dari
beberapa hal, yaitu:
1. Apakah proyek telah memberikan kepuasan kepada kebutuhan bisnis para
pemangku kepentingan misalnya manajemen, pemimpin tim, pengguna akhir,
audit internal.
2
2. Apakah proyek telah memberikan keluaran atau produk sesuai dengan jadwal
dan waktu yang ditargetkan yaitu sesuai dengan initial baseline.
3. Apakah pemilik bisnis atau proses mengatakan atau merasakan proyek tersebut
sukses dengan mencapai harapan awal sesuai dengan charter requirements.
4. Apakah proyek telah menyampaikan nilai bisnis yang dijanjikan pada awal
proyek misalnya dilihat dari return on investment, rencana biaya dibandingkan
aktual.
Menurut The Standish Group (2014), pada penelitian manajemen proyek
untuk proyek perangkat lunak menunjukkan 31,1% dari proyek akan dibatalkan
sebelum selesai, 52,7% dari proyek dikenakan biaya 189% dari perkiraan semula
sedangkan opportunity cost yang hilang tidak terukur. Untuk perusahaan besar
hanya mendapatkan sekitar 42% dari fitur yang awalnya diusulkan sedangkan
untuk perusahaan yang lebih kecil fitur yang dapat digunakan 74,2% dari fitur
awal yang diusulkan. Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk proyekproyek perangkat lunak yang sesuai dengan waktu dan anggaran.
Beberapa penelitian oleh Cohen, 1996; Gladstein, 1984; Hackman, 1987;
Yeatts dan Hyten, 1998 (sebagaimana dikutip dalam Young dan Samson, 2008)
telah mengembangkan banyak model tentang bagaimana kinerja tim proyek yang
berpengaruh signifikan terhadap hasil proyek. Disini, tim proyek adalah kelompok
individu yang saling tergantung dan berbagi tanggung jawab untuk hasil yang
spesifik bagi organisasi. Tim ini bertugas melakukan one-off, tugas non-rutin,
bersifat sementara, bukan permanen, biasanya heterogen dan cross-functional
(tidak uni-disiplin), dan tim proyek berlatar belakang pendidikan spesialis
3
daripada generalis. Young dan Samson (2008) mengklasifikasikan tiga belas
faktor keberhasilan proyek menjadi empat dimensi, yaitu:
1. Organizational context terdiri dari clear project goals dan senior management
support.
2. Team design terdiri dari cross-functional integration, autonomous project team
structure, team experience, team continuity, co-location, virtual office usage
dan office designed for communication.
3. Team leadership terdiri dari project manager continuity dan project manager’s
incentives linked to project objectives.
4. Team processes terdiri dari problem solving dan team potency / efficacy.
PT. XYZ merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang informasi,
komunikasi dan teknologi. Manajemen proyek menjadi satu hal yang penting bagi
PT. XYZ karena sumber pendapatan dari implementasi sistem pada tahun 2014
adalah Rp 383 milyar dari total pendapatan 957 milyar (40 % dari total
pendapatan) dimana keberhasilan implementasi sistem sangat bergantung dengan
keberhasilan manajemen proyek. Berdasarkan strategi bisnis perusahaan tahun
2015, manajemen proyek merupakan salah satu keunggulan kompetitif bagi PT.
XYZ dalam menciptakan bisnis yang berkelanjutan. Saat ini PT. XYZ
menghadapi permasalahan belum adanya pengukuran kinerja proyek secara
sistematis yang dilihat dari biaya, jadwal dan operasional. Berdasarkan data
kinerja proyek aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) software bahwa
sepanjang tahun 2011 - 2014, pencapaian manajemen proyek dari PT XYZ dapat
dilihat dari data berikut:
4
Tabel 1.1 Data Kinerja Proyek 2011 – 2014
Parameter
Biaya
Jadwal
Operasional
Jumlah
Proyek
2.140
Rencana
Pencapaian
100%
103%
100%
95%
100%
100%
Sumber: Data Manajemen Proyek PT. XYZ 2011 - 2014
Dari informasi tersebut, pencapaian kinerja manajemen proyek untuk
biaya adalah 103%, jadwal adalah 95% dan operasional 100%. Implikasi dari
tidak tercapainya target proyek adalah pada profitabilitas perusahaan (project
defect).
Pada penelitian ini, penulis ingin mencari hubungan antara faktor-faktor
yang mempengaruhi keberhasilan proyek terhadap tiga kesuksesan proyek dalam
hal biaya, jadwal, operasional (variabel dependen). Penelitian ini dilakukan pada
proyek implementasi sistem ERP pada Proyek Business Process Improvement
(BPI) di PT XYZ. Sehingga penelitian ini diberi judul “Evaluasi Implementasi
Manajemen Proyek di PT. XYZ”. Masalah ini menarik perhatian sebab penulis
terlibat sebagai manajer proyek dalam proyek tersebut sehingga dapat diperoleh
gambaran operasi yang terjadi.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan sebelumnya, tingkat
kesuksesan proyek pada proyek implementasi sistem belum mencapai target
perusahaan dan dapat berpengaruh negatif pada kelangsungan pencapaian tujuan
perusahaan secara umum. Untuk meningkatkan kemampuan bersaing dimana
manajemen proyek merupakan keunggulan kompetitif, maka PT. XYZ harus
5
mampu membuat manajemen proyek yang mempunyai standarisasi metodologi
dan meningkatkan kualitas tim proyek untuk mencapai tujuan proyek. Secara
umum, rumusan masalah yang diangkat pada tesis ini adalah belum ada
pengukuran kinerja proyek yang dilihat dari biaya, jadwal dan operasional di PT.
XYZ. Pengukuran kinerja proyek merupakan evaluasi atas implementasi
manajemen proyek untuk setiap proyek yang dilakukan. Evaluasi atas
implementasi manajemen proyek dilihat dari hubungan yang signifikan antara
manajemen tim proyek dengan kesuksesan proyek.
Dalam penelitian ini, kesuksesan proyek yang terdiri dari biaya, jadwal dan
operasional merupakan variabel dependen (Y) hanya dibatasi pada pengaruh
sebelas variabel independen, yaitu organizational context terdiri dari clear project
goals (X1), senior management support (X2); team design terdiri dari cross
functional integration (X3), autonomous project team structure (X4), team
experience (X5), team continuity (X6), office design for communication (X7); team
leadership terdiri dari project manager continuity (X8), project manager’s
incentives linked to project objectives (X9); team processes terdiri dari problem
solving (X10) dan team potency/efficacy (X11).
1.3
Pertanyaan Penelitian
Kecenderungan tidak tercapainya tujuan proyek pada proyek implementasi
sistem merupakan fenomena yang dapat diprediksi dengan memperhatikan hal
yang mempengaruhinya. Penelitian ini membatasi diri dalam pertanyaan
penelitian, bagaimana cara mengukur kinerja proyek di PT XYZ.
6
1.4
Tujuan Penelitian
Sesuai dengan rumusan masalah diatas, tujuan penelitian ini adalah
mengembangkan hipotesa faktor yang berpengaruh signifikan terhadap kinerja
proyek dilihat dari waktu, biaya dan operasional.
1.5
Batasan Penelitian dan Masalah
Penelitian dilakukan hanya di proyek BPI PT. XYZ pada seluruh area
manajemen proyek. Penelitian ini membatasi pada hasil proyek yang dipengaruhi
oleh aspek organizational context, team design, team leadership dan team
processes, sehingga melibatkan metode pengukuran hasil proyek. Berkaitan
dengan kinerja proyek, data yang digunakan adalah data implementasi sistem ERP
pada kurun empat tahun terakhir di PT. XYZ, yaitu tahun 2011 hingga 2014.
1.6
Metode Penelitian
1. Studi Literatur
Pada tahapan ini dilakukan eksplorasi penerapan terutama terhadap faktorfaktor yang mempengaruhi tingkat efektivitas penerapan manajemen proyek
dalam setiap proyek informasi teknologi.
2. Analisis
Pada tahapan ini akan dilakukan analisis terhadap faktor-faktor yang
mempengaruhi project outcomes sebagai indikator kesuksesan proyek dan
hubungan antara manajemen tim proyek dengan project outcomes.
7
3. Metode kuantitatif.
Dalam penelitian ini, sampel sumber data dipilih secara purposive sampling
yang akan berkembang kemudian setelah melakukan penelitian di lapangan.
Sampel sumber data pada tahap awal memasuki lapangan maka akan dipilih
orang yang memiliki otoritas. Penulis menggunakan kuesioner (angket) kepada
manajemen dan staff yang terlibat.
4. Implementasi
Dari hasil penelitian ini, akan dianalisis hubungan antara sebelas faktor
keberhasilan (variabel independen) yang dapat mempengaruhi kesuksesan
penyelesaian proyek dalam hal biaya, jadwal, dan operasional (variabel
dependen).
1.7
Manfaat Penelitian
Melalui penelitian ini, diharapkan dan memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi PT. XYZ, penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan dan
tambahan informasi untuk pembentukan manajemen tim proyek dan evaluasi
proyek implementasi sistem yang berdampak positif bagi profitabilitas
perusahaan dan pada jangka panjang memberikan andil bagi pengembangan
perusahaan agar tetap unggul dan berkelanjutan.
2. Secara akademik dapat memberikan sumbangsih dan pengayaan studi
terhadap teori Manajemen Proyek, terutama pada area proyek informasi
teknologi.
8
3. Bagi dunia penelitian, dapat memperkaya referensi bagi yang berminat
mengkaji masalah manajemen proyek yang terkait dengan manajemen tim
proyek.
1.8
Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan, dimaksudkan untuk memberikan gambaran
secara garis besar mengenai masalah dan materi yang akan dibahas pada
penulisan.
Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
BAB I
:
PENDAHULUAN
Menguraikan latar belakang
masalah, perumusan masalah,
pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, metode penelitian,
manfaat penelitian dan sistematika penelitian.
BAB II :
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam tinjauan pustaka, diuraikan teori dan rumusan yang
melandasi penelitian yang berhubungan dengan tujuan penelitian,
konsep-konsep pengolahan data dan hipotesis dari setiap variabel.
BAB III :
METODE PENELITIAN
Dalam metode penelitian dijelaskan langkah-langkah yang
dilakukan dalam penelitian, meliputi: tempat dan objek penelitian,
populasi dan sample, teknik pengumpulan data, alat ukur, evaluasi
alat ukur, prosedur pengumpulan data, dan metode analisis data.
9
BAB IV :
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Menguraikan hasil penelitian baik secara deskriptif melalui tabeltabel maupun pengujian hipotesis dengan menggunakan kerangka
statistik serta pembahasan hasil penelitian.
BAB V :
KESIMPULAN DAN SARAN
Merupakan bab penutup yang menjelaskan kesimpulan yang
didapat dari penelitian dan saran yang diberikan kepada perusahaan
maupun terhadap penelitian ini untuk menjadi rekomendasi
penelitian selanjutnya. Lampiran-lampiran disertakan dalam tesis
ini untuk memperjelas penelitian.
10