BAB 2 Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1

BAB 2
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2008) “Sistem
akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang memudahkan
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Sedangkan sistem informasi menurut Hall (2009: 7) didefinisikan,”The
information system is the set of formal procedures by which data are collected,
processed into information and distributed to users.” Dengan demikian dapat
diartikan “sistem informasi adalah kesatuan dari prosedur formal dengan data yang
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada user.
Menurut Kieso (2008: 102), “An Accounting Information System is the system
of collecting and processing transaction data and communicating financial
information to decision makers”. Yang artinya suatu sistem mengumpulkan dan
memproses data-data transaksi dan mengkomunikasikan informasi finansial untuk
mengambil keputusan.
Sarosa (2009: 13) mendefinisikan, “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah
sistem mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data, sehingga
menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan”.
Menurut Dull (2010: 643), “An Accounting Information System is a
specialized subsystems of the IS that collects, processes, and reports information
related to the financial aspects of business events”. Yang artinya sistem informasi
akuntansi
adalah
sebuah
subsistem
khusus
dari
sistem
informasi
yang
mengumpulkan, memproses, dan membuat laporan yang berhubungan dengan aspek
finansial dari kejadian bisnis.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi
akuntansi adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang
diatur untuk mengubah data menjadi informasi, sehingga dapat digunakan oleh pihak
manajemen dalam mengambil keputusan.
2.1.2 Tujuan Dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2009:6-7), tujuan dan kegunaan sistem informasi
akuntansi ada lima, yaitu :
1. Menghasilkan laporan eksternal
Sistem informasi akuntansi mampu menghasilkan laporan-laporan khusus
untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal
perusahaan. Laporan-laporan tersebut mencakup financial statement, tax
returns, dan laporan lainnya.
2. Mendukung aktivitas yang rutin
Mampu mendukung manajer dalam menangani aktivitas-aktivitas operasional
yang bersifat rutin selama siklus operasi perusahaan.
3. Mendukung keputusan
Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang bersifat nonrutin yang terdapat pada organisasi atau perusahaan.
4. Perencanaan dan pengawasan
Sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan untuk kegiatan perencanaan dan
pengawasan. Informasi mengenai anggaran dan biaya-biaya standar disimpan
dalam sistem informasi dan laporan digunakan untuk membandingkan antara
anggaran yang ditetapkan dengan jumlah yang sebenarnya.
5. Implementasi pengendalian internal
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur, dan sistem informasi
yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kehilangan atau
penggelapan dan untuk menjaga keakuratan data keuangan. Hal tersebut
dapat berhasil yaitu dengan membangun suatu sistem informasi akuntansi
yang terkomputerisasi.
Sedangkan, Tujuan sistem informasi akuntansi menurut Hall (2009:14) adalah :
1. Untuk mendukung kepengurusan manajemen suatu perusahaan, karena
manajemen bertanggung jawab untuk menginformasikan pengaturan dan
penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka pencapaian tujuan
perusahaan tersebut.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, karena sistem
informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen
untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.
3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem
informasi membantu personil operasional untuk bekerja lebih efektif dan
efisien.
Dan, manfaat sistem informasi akuntansi menurut Hall(2009:13), yaitu :
1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat
melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang
dihasilkan.
3. Meningkatkan efisiensi.
4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan sharing knowledge.
6. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2008:4) sistem informasi akuntansi terdiri
dari empat komponen :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan
dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung
(peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
2.1.4 Pihak Pemakai Informasi Akuntansi
Menurut Hall (2008:22), pemakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua
kelompok besar, yaitu:
1. Pihak Eksternal
Pihak pemakai eksternal mencakup pemegang saham, investor, kreditor,
pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, dan masyarakat secara
keseluruhan. Pemakai eksternal menerima dan tergantung pada beragam
keluaran sistem informasi akuntansi suatu organisasi.
2. Pihak Internal
Pihak pemakai internal terutama pada manajer, dan karyawan, kebutuhan
bervariasi tergantung pada tingkatannya dalam organisasi atau terhadap
fungsi yang mereka jalankan.
2.1.5 Siklus Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Krismiaji (2010), sistem informasi akuntansi memiliki beberapa
sistem-sistem bagian yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi
menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses
pencatatan/pengolahan akuntansinya. Siklus akuntansi dibagi menjadi :
1. Siklus Pendapatan atau Penerimaan Kas, merupakan prosedur pendapatan
dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang,
penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.
2. Siklus Pengeluaran Kas atau Pembelian, merupakan prosedur pengeluaran
kas mulai dari proses pembelian sampai ke proses pembayaran.
3. Siklus Konversi atau Persediaan, merupakan siklus produksi mulai dari bahan
mentah sampai ke barang jadi.
4. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia atau Penggajian, melibatkan
prosedur penggajian.
5. Siklus Buku Besar dan Laporan Keuangan, berupa prosedur pencatatan dan
perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-laporan
keuangan yang datanya diambil dari buku besar.
2.2
Pengendalian Internal
2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Menurut AICPA (the american institute of certified public accountans)
bahwa “sistem pengendalian internal adalah Rencana organisasi dan semua ukuran
dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi
aktiva, menjaga keakurasian dan kepercayaan data akuntansi, meningkatkan
efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.” Sedangkan
menurut COSO (the comitte of sponsoring organizations) adalah :
1. Sistem pengendalian internal merupakan sebuah proses, sehingga tidak
pernah berhenti bekerja.
2. Sangat dipengaruhi oleh orang dari berbagai tingkatan manajemen di dalam
perusahaan.
3. Hanya
dapat
memberikan
perlindungan
sewajarnya
karena
harus
memperhatikan keuntungan dan kerugian.
4. Ditujukan untuk melindungi tujuan perusahaan secara keseluruhan hanya
terhadap laporan keuangan saja.
5. Memiliki berbagai komponen yang berbeda-beda fungsinya namun saling
terkait.
2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Tujuan Sistem Pengendalian Internal menurut Hall (2011:14) yaitu:
1. Melindungi harta kekayaaan perusahaan.
2. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang
dijalankan oleh perusahaan.
3. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan sehingga dalam berbagai kegiatan
dapat dilakukan penghematan.
4. Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen, dan kebijakan
manajemen ini dapat dicapai apabila semua pihak dalam perusahaan dapat
bekerja sama dengan baik.
2.2.3 Komponen Pengendalian Internal
Dalam laporan Committee of Sponsoring Organizations (COSO), Menurut
Jones dan Rama (2009:105) terdapat lima komponen dari pengendalian internal yang
memiliki dampak dalam kemampuan untuk mencapai sasaran pengendalian internal :
1. Control environment, merujuk kepada banyak faktor yang mengatur irama
dari sebuah organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para
karyawannya.
2. Risk assessment adalah identifikasi dan analisis resiko yang bertentangan
dengan pencapaian tujuan dari pengendalian internal. Akuntan memainkan
peran penting dalam membantu manajemen mengontrol bisnis dengan
mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan mengevaluasi sistem yang
ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan efektif. Akuntan dapat
mengevaluasi sistem pengendalian internal dengan menggunakan strategi
manajemen risiko.
3. Control activities adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh
organisasi untuk menghindari resiko. Control activities terdiri atas:
a. Performance reviews, adalah aktivitas yang melibatkan analisis dari
kinerja, misalnya dengan membandingkan hasil aktual dengan anggaran,
standard forecast, dan prior-prior data.
b. Segregation of duties, melibatkan pemberian tanggung jawab untuk
mengotorisasi, mengeksekusi, mencatat transaksi, dan memelihara asset
pada karyawan yang berbeda.
c. Application controls, diterapkan kepada individual yang menggunakan
aplikasi Sistem Informasi Akuntansi (contoh mencatat pesanan dan
hutang).
d. General controls, adalah sekumpulan pengendalian yang berhubungan
dengan banyak aplikasi. Contohnya pengendalian yang membatasi akses
pada komputer perusahaan, software, dan data merupakan general
controls. General controls juga meliputi pengendalian melalui proses
pengembangan dan pemeliharaan aplikasi perangkat lunak.
4. Information and communication, sistem informasi sebuah perusahaan adalah
sekumpulan prosedur (otomatisasi dan manual) dan mencatat perkembangan
untuk memulai, mencatat, mengolah, dan melaporkan setiap kejadian dalam
proses entitas. Akuntan harus memahami bagaimana transaksi diawali, data
didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer, file komputer diakses
dan diperbaharui, data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi, dan
informasi dilaporkan ke para pemakai internal dan pihak eksternal. Hal-hal
tersebut yang membuat sistem dapat melakukan jejak audit. Jejak audit
muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak disepanjang sistem
dimulai sampai tujuan akhir pada laporan keuangan. Sama halnya angkaangka pada laporan keuangan dapat dilacak kembali di sepanjang sistem
hingga ke transaksi individual yang menghasilkan saldo.
5. Monitoring, manajemen sebaiknya mengawasi pengendalian internal untuk
memastikan bahwa pengendalian organisasi sudah berfungsi sesuai yang
dikehendaki. Metode utama untuk mengawasi kinerja mencakup supervisi
yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal.
2.2.4 Sistem Pengendalian Internal Pada Sistem Berbasis Komputer
2.2.4.1 Pengendalian Umum (General Control)
Menurut Gondodiyoto (2009:250), Pengendalian umum adalah sistem
pengendalian internal komputer yang berlaku umum meliputi seluruh kegiatan
komputerisasi sebuah organisasi secara menyeluruh. Artinya ketentuan-ketentuan
yang berlaku dalam pengendalian tersebut, berlaku untuk seluruh kegiatan
komputerisasi di perusahaan tersebut. Pengendalian ini berguna untuk menyediakan
infrastruktur yang stabil sehingga sistem informasi dapat dibangun, dioperasikan dan
dipelihara secara berkesinambungan.
2.2.4.2 Pengendalian Aplikasi (Application Control)
Menurut Messier, Glover, dan Prawitt (2010:249) Pengendalian aplikasi
merupakan pemrosesan yang spesifik dari aplikasi komputer dan bagian dari
program komputer yang digunakan dalam sistem akuntansi. Pengendalian aplikasi
terdiri dari :
1. Pengendalian Batasan (Boundary Control)
Pengendalian Boundary adalah suatu pengendalian yang memiliki tiga tujuan
utama, yaitu :
a. Untuk memastikan bahwa pemakai komputer adalah orang yang memiliki
wewenang.
b. Untuk memastikan bahwa identitas yang diberikan oleh pemakai adalah
benar.
c. Untuk membatasi tindakan yang dapat dilakukan oleh pemakai untuk
menggunakan komputer ketika melakukan tindakan otorisasi.
2. Pengendalian Masukan (Input Control)
Pengendalian input harus meyakinkan bahwa :
a. Semua transaksi di catat dalam sistem aplikasi.
b. Transaksi yang terjadi dicatat hanya satu kali atau tidak terjadi duplikasi
transaksi.
c. Transaksi yang ditolak diidentifikasi, dikoreksi, dan dimasukkan kembali
ke dalam sistem.
3. Pengendalian Proses (Processing Control)
Pengendalian proses adalah pengendalian internal untuk mendeteksi jangan
sampai data khususnya data yang sesungguhnya sudah valid menjadi error
karena adanya kesalahan proses. Tujuan pengendalian ini adalah untuk
mencegah agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan selama proses pengolahan
data.
4. Pengendalian Keluaran (Output Control)
Pengendalian keluaran merupakan pengendalian yang dilakukan untuk
menjaga output sistem agar akurat, lengkap dan digunakan sebagaimana
mestinya.
5. Pengendalian Komunikasi (Communication Control)
Pengendalian komunikasi digunakan untuk mengendalikan pendistribusian
pembukaan komunikasi subsistem, komponen fisik, kesalahan jalur
komunikasi, aliran dan hubungan, pengendalian topologi, pengendalian
arsitektur, komunikasi serta pengendalian internetworking.
6. Pengendalian Basis Data (Database Controls)
Pengendalian ini bertujuan menjaga database dalam sistem komputer diakses
oleh pihak yang tidak berwenang. Misalnya menghindari tindakan user
tertentu yang melakukan pengubahan, penambahan, ataupun penghapusan
database yang berisikan informasi-informasi penting organisasi.
2.2.5 Pemahaman Dan Evaluasi Atas Pengendalian Internal
Menurut Agoes (2009:79) pemahaman dan evaluasi atas pengendalian
internal merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pemeriksaan oleh
akuntan publik. Ada tiga cara yang bisa digunakan akuntan publik, yaitu :
1. Internal Control Questionnaires
Cara ini digunakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), karena dianggap
lebih sederhana dan praktis. Biasanya KAP sudah memiliki satu set ICQ yang
standar, yang bisa digunakan untuk memahami dan mengevaluasi
pengendalian internal di berbagai jenis perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan
dalam ICQ diminta untuk dijawab Ya (Y), Tidak (T). Jika pertanyaanpertanyaan tersebut sudah disusun dengan baik, maka jawaban “Ya” akan
menunjukkan ciri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukkan ciri
internal control yang lemah.
2. Flow chart
Flow chart menggambarkan arus dokumen dalam sistem dan prosedur disuatu
unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk sistem dan prosedur pembelian,
utang dan pengeluaran kas, digambarkan arus dokumen mulai dari
permintaan pembelian (purchase requisition), order pembelian (purchase
order) sampai dengan pelunasan utang yang berasal dari pembelian tersebut.
3. Narrative
Dalam hal ini auditor menceritakan dalam bentuk memo, sistem dan prosedur
akuntansi yang berlaku di perusahaan, misalnya prosedur pengeluaran kas.
2.3
Siklus Pendapatan
2.3.1 Pengertian Siklus Pendapatan
Menurut Sarosa (2009:17), siklus pendapatan terdiri dari semua aktivitas
penjualan dan penerimaan kas. Aktivitas yang harus dicatat adalah penerimaan order
dari konsumen, penjualan dan penerimaan kas.
“The revenue cycle is a recurring set of business activities and related
information processing operations association with providing goods and services to
customers and collecting cash in payment for those sales.”
Yang artinya siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang
terjadi berulang-ulang dan kegiatan pengolahan informasi yang berhubungan dengan
penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran atas
penyerahan barang dan jasa tersebut (Romney 2008: 415).
Jadi, salah satu tujuan dari sistem informasi akuntansi dalam siklus
pendapatan adalah untuk mendukung performance dari aktivitas bisnis perusahaan
dengan memproses data transaksi secara efisien, serta dengan adanya penyediaan
barang dan jasa kepada pelanggan, maka akan memperoleh pendapatan.
2.3.2
Pengertian Pendapatan
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2012) :
1. “Pendapatan adalah penghasilan yang timbul dari aktivitas perusahaan yang
biasa dan dikenal dengan sebutan yang berbeda seperti penjualan,
penghasilan jasa (fees), bunga, dividen, royalti, dan sewa.” (PSAK 20
paragraf tujuan)
2. “Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari
aktivitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk
tersebut mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi
penanam modal.” (PSAK 23 paragraf 6)
2.3.3 Tujuan Siklus Pendapatan
Menurut Warren (2010:274), tujuan utama siklus pendapatan sebagai
berikut :
1. Mencatat order penjualan secara akurat dan cepat.
2. Mengidentifikasi pelanggan yang layak mendapat kredit.
3. Mengirimkan produk atau melakukan pelayanan pada waktu yang tepat.
4. Menagih piutang kepada pelanggan pada waktunya.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
6. Mem-posting penjualan dan penerimaan kas ke akun-akun yang berhubungan
ke dalam buku besar piutang.
7. Mengamankan produk sampai pengiriman.
8. Mengamankan kas sampai dideposit.
2.3.4 Dokumen Yang Digunakan Dalam Siklus Pendapatan
Menurut Warren (2010:276), dokumen yang digunakan dalam siklus
pendapatan adalah :
1. Customer order : Dokumen yang berisikan pesanan dari pelanggan yang
ditujukan ke perusahaan.
2. Sales order : Dokumen yang diterbitkan perusahaan berdasarkan pesanan
pelanggan.
3. Order acknowledgement : Surat pemberitahuan kepada pelanggan bahwa
pesanan telah diterima.
4. Picking list : Daftar yang dikirimkan ke bagian gudang untuk mempersiapkan
barang yang dipesan.
5. Packing slip : Daftar yang berisi barang ketika dikemas untuk dikirimkan.
6. Bill of lading : Dokumen pengapalan yang dibuat untuk perusahaan
bersangkutan.
7. Shipping notice : Dokumen yang disediakan sebagai bukti bahwa barang
telah dikirim.
8. Sales invoice : Dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan yang berisikan
jumlah penjualan.
9. Remittance advice : Dokumen yang berisikan jumlah kas yang diterima dari
pelanggan.
10. Deposit slip : Dokumen penyerta ketika kas dideposit ke bank.
11. Back order : Dokumen yang disiapkan ketika jumlah persediaan tidak
sesuai dengan sales order.
12. Credit memo : Dokumen untuk mencatat retur penjualan yang terjadi.
13. Credit application : Form yang digunakan untuk memasukkan data
konsumen yang menerima kredit.
14. Salesperson call report : Form yang digunakan untuk menjelaskan
salesperson mana yang melakukan panggilan kepada pelanggan.
15. Delinquent notice : Surat pemberitahuan ke pelanggan bahwa tanggal jatuh
tempo kredit telah lewat.
16. Write-off notice : Dokumen yang disiapkan oleh manajer kredit ketika
sebuah akun piutang dipertimbangkan tidak tertagih.
17. Cash register receipt : Form yang digunakan untuk menggambarkan kas
yang diterima.
2.3.5 Fungsi Yang Terkait Dalam Siklus Pendapatan
Menurut Bodnar dan Hopwood (2010:321), dapat disimpulkan bahwa fungsi
yang terkait dalam siklus pendapatan meliputi:
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini antara lain bertugas menerima pesanan pelanggan, meminta
otorisasi kredit, mengisi faktur penjualan tunai, serta menentukan tanggal dan
tujuan pengiriman.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini antara lain bertugas meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini antara lain bertugas menyimpan dan menyiapkan barang yang
dipesan pelanggan.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini antara lain bertugas menyerahkan barang atas dasar surat pesanan
penjualan yang diterimanya dari fungsi penjualan.
5. Fungsi Penagihan
Fungsi ini antara lain bertugas memverifikasi pesanan berdasarkan dokumendokumen pesanan yang diterimanya kemudian membuat dan mengirimkan
faktur kepada pelanggan.
6. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini antara lain bertugas membuat pencatatan transaksi penjualan,
piutang, serta penerimaan kas secara periodik.
7. Fungsi Kas
Fungsi ini antara lain bertanggung jawab sebagai penerima kas dari hasil
penjualan untuk diteruskan ke bank.
8. Fungsi Pemeriksa atau Audit Internal
Fungsi ini antara lain bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan
kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, serta bertanggung jawab
dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas
yang diselenggarakan oleh Fungsi Akuntansi.
2.3.6 Prosedur Dalam Siklus Pendapatan
Menurut pendapat Romney dan Steinbart (2008:360), terdapat empat kegiatan
kerja dalam siklus pendapatan diantaranya sebagai berikut :
1. Sales Order Entry
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan yang
biasanya dilakukan oleh Departemen Penjualan dalam perusahaan. Prosedur
pencatatan pesanan secara rinci terdiri dari penerimaan pesanan pelanggan,
pemeriksaan dan persetujuan kredit pelanggan, dan pemeriksaan persediaan.
2. Shipping
Kegiatan utama kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan
pelanggan dan mengirimkan barang yang dipesan. Prosedur ini secara rinci
terdiri dari dua langkah yaitu menyiapkan barang, dan mengirimkannya
kepada pelanggan.
3. Billing
Kegiatan utama ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan kepada
pelanggan dan pengelolaan piutang. Hal yang penting dalam penagihan
adalah ketepatan waktu penagihan serta keakuratan jumlah penagihan.
4. Cash Collection
Kegiatan terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan pembayaran.
Biasanya yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah Bagian Keuangan
menerima pembayaran dari pelanggan dan menyetorkannya ke bank serta
melaporkan kepada Bendahara.
2.3.7 Pengertian Penerimaan Kas
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2012), “Kas adalah alat pembayaran
yang siap dan bebas dipergunakan secara bebas untuk membiayai kegiatan
perusahaan.” (PSAK No. 2)
Jadi, penerimaan kas disini digunakan sebagai sumber dana bagi perusahaan
untuk membiayai kegiatan perusahaan secara umum. Bentuk dari penerimaan kas
atau uang dapat dibagi atas:
1. Penerimaan dalam bentuk tunai.
2. Penerimaan dalam bentuk cek/giro.
2.3.8 Fungsi Dalam Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2008:462), menyebutkan bahwa penerimaan kas akan
dapat berjalan dengan baik bila melibatkan lima fungsi, yaitu:
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung
jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai,
dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan
pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang sudah dipesan
oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung
jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang telah dibayar
harganya kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan
penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.
2.3.9 Dokumen Yang Digunakan Dalam Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2008:463) Dokumen-dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penerimaan kas adalah :
1. Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan unutk merekam berbagai informasi yang diperlukan
oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai
diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran
oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk
pencatatan transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan.
2. Pita register kas
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin
register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang
dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur
penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit Card Sales Clip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu
kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit.
Bagi perusahaan yang menjual barang dan jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi
kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dan bank yang
mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan
kepada pemegang kartu.
4. Bill of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan
barang kepada perusahaan angkutan umum.
5. Faktur Penjualan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur
penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan
perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan
tanda tangan penerimaan barang sebagai bukti telah diterimanya barang oleh
pelanggan.
6. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
7. Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok
produk yang dijual selama satu periode.
2.3.10 Pengertian Piutang
Menurut pendapat Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2008: 363), memberikan
definisi yakni “Account Receivable is amount owed by customer on account. They
result from the sales of goods or services”. Dari definisi diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa piutang merupakan jumlah yang harus dibayar pelanggan yang
timbul dari transaksi pembelian barang atau jasa.
2.3.11 Metode Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi (2008:261) pencatatan piutang dapat dilakukan dengan
salah satu dari metode berikut ini:
1. Metode konvensional
Dalam metode ini, posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data
yang dicatat dalam jurnal.
2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang
Dalam metode ini, media diposting ke dalam pernyataan piutang dengan kartu
piutang sebagai tembusannya atau tembusan lembar kedua berfungsi sebagai
kartu piutang.
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu
Dalam metode pencatatan piutang ini tidak digunakan buku pembantu
piutang. Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari
bagian penagihan, oleh bagian piutang diarsipkan menurut nama pelanggan
dalam arsip faktur yang belum dibayar.
4. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer
Metode pencatatan piutang dengan komputer dilakukan dengan menggunakan
batch system. Dalam batch system, dokumen sumber yang mengubah piutang
dikumpulkan dan sekaligus di posting setiap hari untuk memutakhirkan
catatan piutang.
2.3.12 Dokumen Yang Digunakan Dalam Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi (2008:258) dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar
pencatatan ke dalam kartu piutang adalah:
1. Faktur Penjualan
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
retur penjualan.
4. Bukti Memorial
Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke
dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan
sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang.
2.3.13 Bagan Alir (Flowchart)
Menurut Mulyadi (2008:60) bagan alir (flowchart) adalah teknik analisa yang
dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem akuntansi secara
jelas, ringkas, dan logis.
Tabel 2.3.13 Bagan Alir (Flowchart)
2.4
Audit Sistem Informasi
2.4.1 Pengertian Audit Sistem Informasi
Menurut Sarno (2009:28) mendefinisikan audit sistem informasi sebagai
proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti (evidence) untuk menentukan apakah
sistem informasi dapat melindungi asset, serta apakah teknologi informasi yang ada
telah memelihara integritas data sehingga keduanya dapat diarahkan kepada
pencapaian tujuan bisnis secara efektif dengan menggunakan sumber daya secara
efektif.
Sedangkan menurut Gondodiyoto, (2009:474) audit sistem informasi lebih
ditekankan pada beberapa aspek penting, yaitu pemeriksaan dilakukan untuk menilai
apakah sistem komputerisasi organisasi dapat mendukung pengamanan asset, dapat
mendukung pencapaian tujuan organisasi, sudah memanfaatkan sumber daya secara
efisien, serta apakah terjamin konsistensi dan keakuratan datanya.
Dapat disimpulkan dari definisi diatas bahwa audit sistem informasi adalah
suatu proses pengumpulan dan pengevalusian bukti-bukti yang dilakukan oleh pihak
yang independen dan kompeten untuk mengetahui apakah suatu sistem informasi dan
sumber daya terkait, secara memadai telah dapat :
1. Melindungi asset,
2. Menjaga integritas dan ketersediaan sistem dan data,
3. Menyediakan informasi yang relevan dan handal,
4. Mencapai tujuan organisasi dengan efektif,
5. Menggunakan sumber daya dengan efisien.
2.4.2 Tujuan Audit Sistem Informasi
Menurut Gondodiyoto (2009:474-475), tujuan audit teknologi informasi
(audit objectives) lebih ditekankan pada aspek penting, yaitu pemeriksaan dilakukan
untuk dapat menilai :
1. Pengamanan asset
Asset informasi suatu perusahaan seperti perangkat keras (hardware) ,
perangkat lunak (software), sumber daya manusia, file atau data dan fasilitas
lain harus dijaga dengan sistem pengendalian internal yang baik agar tidak
terjadi penyalahgunaan asset perusahaan.
2. Efektifitas sistem
Efektifitas sistem informasi perusahaan memiliki peranan penting dalam
proses pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi dapat dikatakan
efektif bila sistem informasi tersebut telah di rancang dengan benar dan telah
sesuai dengan kebutuhan user. Informasi yang dibutuhkan oleh para manager
dapat dipenuhi dengan baik.
3. Efisien sistem
Efisiensi menjadi sangat penting ketika sumber daya kepasitasnya terbatas.
Jika cara kerja dari sistem aplikasi komputer menurun maka pihak
manajemen harus mengevaluasi apakah efisiensi sistem masih memadai atau
harus menambah sumber daya, karena suatu sistem dapat dikatakan efisiensi
jika sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan user dengan sumber daya
informasi yang minimal.
4. Ketersediaan (Availability)
Berhubungan dengan ketersediaan dukungan atau layanan teknologi
informasi (TI). TI hendaknya dapat mendukung secara continue terhadap
proses bisnis (kegiatan perusahaan). Makin sering terjadi gangguan (system
down) maka berarti tingkat ketersediaan sistem rendah.
5. Kerahasiaan (Confidentiality)
Fokus ialah pada proteksi terhadap informasi agar terlindungi dari akses
pihak-pihak yang tidak berwenang.
6. Kehandalan (Reliability)
Berhubungan dengan kesesuaian dan keakuratan bagi manajemen dalam
pengelolaan organisasi, pelaporan dan pertanggung jawaban.
7. Menjaga integritas data
Integritas data (data integrity) adalah salah satu konsep dasar sistem
informasi.
2.4.3 Manfaat Audit
Audit dikembangkan dan dilaksanakan karena audit memberi banyak manfaat
bagi dunia bisnis. Berikut manfaat-manfaat yang bisa dirasakan :
1. Penilaian Pengendalian ( Appraisal of Control )
Pemeriksaan aktivitas operasional berhubungan dengan pengendalian
administratif pada seluruh tahap operasi perusahaan yang bertujuan untuk
menentukan apakah pengendalian yang ada telah memadai dan terbukti
efektif serta mencapai tujuan perusahaan.
2. Penilaian Kinerja ( Appraisal of Performance )
Penilaian, pelaksanaan dan operasional serta hasilnya. Penilaian
diawali
dengan mengumpulkan informasi-informasi yang bersifat kuantitatif lalu
melakukan penilaian efektifitas, efisiensi dan ekonomisasi kinerja. Penilaian
selanjutnya menjadi informasi bagi manajemen untuk meningkatkan kinerja
perusahaan.
3. Membantu Manajemen ( Assistance to Management )
Dalam pemeriksaan operasional dan ketaatan maka hasil audit lebih
diarahkan bagi kepentingan manajemen untuk performansinya. Dan hasilnya
merupakan rekomendasi-rekomendasi yang diperlukan pihak manajemen.
Manfaat audit dikelompokkan menjadi tiga kelompok dasar yang menikmati
manfaat audit, yaitu :
a. Bagi pihak yang di audit :
i.
Menambah kredibilitas laporan keuangannya sehingga laporan tersebut
dapat dipercaya untuk kepentingan pihak luar entitas seperti pemegang
saham, kreditor, pemerintah, dan lain-lain.
ii.
Mencegah dan menemukan fraud yang dilakukan oleh manajemen
perusahaan yang diaudit.
iii.
Menyingkap kesalahan penyimpangan moneter pada catatan keuangan.
b. Bagi anggota lain dalam dunia usaha :
i.
Memberikan dasar yang lebih meyakinkan kepada perusahaan asuransi
untuk menyelesaikan klaim atas kerugian yang diasuransikan.
ii.
Memberikan dasar yang terpercaya kepada para investor dan calon
investor menilai prestasi investasi dan kepengurusan manajemen.
iii.
Memberikan dasar yang obyektif kepada serikat buruh dan pihak yang
diaudit untuk menyelesaikan sengketa mengenai upah dan tunjangan.
2.4.4 Pendekatan Audit Sistem Informasi
Menurut Gondodiyoto (2009:451), audit harus memutuskan pendekatan mana
yang akan ditempuh diantara tiga pendekatan audit yang berkaitan dengan komputer:
1. Auditing around the computer
Dalam pendekatan audit disekitar komputer, auditor (dalam hal ini harus
akuntan yang registered, dan bersertifikasi akuntan publik) dapat mengambil
kesimpulan dan merumuskan opini dengan hanya menelaah struktur
pengendalian dan melaksanakan pengujian transaksi dan prosedur verifikasi
saldo perkiraan dengan cara sama seperti pada sistem akuntan manual.
Auditor tidak perlu menguji pengendalian SI berbasis teknologi informasi
klien (file) program atau pengendalian atas file atau data di komputer),
melainkan cukup terhadap input (dokumen) serta output (laporan) sistem
aplikasi saja.
2. Auditing through the computer
Dalam pendekatan audit ke sistem komputer (Auditing through the computer)
auditor melakukan pemeriksaan langsung terhadap program- program dan
file-file komputer pada audit SI berbasis TI. Auditor menggunakan komputer
(software bantu) atau dengan cek logika atau listing program untuk menguji
logika program dalam rangka pengujian pengendalian yang ada pada
komputer. Selain itu auditor juga dapat meminta penjelasan dari para teknisi
komputer mengenai spesifikasi sistem dan atau program yang di audit.
3. Auditing with the computer,
Pada pendekatan ini audit dilakukan dengan menggunakan komputer dan
software untuk mengotomatisasi prosedur pelaksanaan audit. Pendekatan
audit dengan bantuan komputer merupakan cara audit yang sangat
bermanfaat, khususnya dalam pengujian substantif atas file dan record
perusahaan. Software audit yang digunakan merupakan program komputer
yang dipakai auditor untuk membantu pengujian dan evaluasi keandalan
record atau data perusahaan.
2.4.5 Resiko atau Ancaman Keamanan Sistem Informasi
Menurut Mcleod dan Schell (2008), tingkat resiko keamanan informasi dapat
diminimalisasi dengan melakukan control yang tepat dalam sistem informasi.
Pengendalian terhadap manajemen keamanan secara garis besar bertanggung jawab
dalam menjamin asset sistem informasi tetap aman. Ancaman utama terhadap
keamanan asset sistem informasi :
1. Ancaman kebakaran
Beberapa pelaksanaan pengamanan untuk ancaman kebakaran :
a. Memiliki alarm kebakaran secara otomatis yang diletakkan pada tempat
dimana asset-asset sistem informasi berada.
b. Memiliki tabung kebakaran yang diletakkan pada lokasi yang mudah di
ambil.
c. Memiliki tombol power utama (termasuk AC).
d. Gedung tempat penyimpanan asset sistem informasi dibangun dari bahan
tahan api.
e. Memiliki pintu / tangga darurat yang diberi tanda dengan jelas sehingga
karyawan dengan mudah menggunakannya.
f. Ketika alarm berbunyi, signal langsung dikirim ke stasiun pengendalian
yang selalu dijaga oleh penjaga.
g. Prosedur pemeliharaan gedung yang baik menjamin tingkat polusi rendah
disekitar asset sistem informasi yang bernilai tinggi.
2. Ancaman banjir
Beberapa pelaksanaan pengamanan untuk ancaman banjir :
a. Usahakan bahan untuk atap, dinding dan lantai yang tahan air.
b. Menyediakan alarm pada titik strategis dimana material asset sistem
informasi diletakkan.
c. Semua material asset sistem informasi diletakkan ditempat yang tinggi.
d. Menutup peralatan hardware dengan bahan yang tahan air sewaktu tidak
digunakan.
3. Perubahan tenaga sumber energi
Pelaksanaan pengamanan untuk mengantisipasi perubahan tegangan sumber
energi listrik, misalnya menggunakan stabilizer ataupun Uninteruptable
Power Supply (UPS) yang memadai yang mampu meng-cover tegangan
listrik jika tiba-tiba turun.
4. Kerusakan struktural
Pelaksanaan struktural terhadap asset sistem informasi dapat terjadi karena
adanya gempa, angin, dan salju. Beberapa pelaksanaan pengamanan untuk
mengantisipasi kerusakan struktural misalnya adalah memilih lokasi
perusahaaan yang jarang terjadi gempa dan angin ribut.
5. Polusi
Beberapa pelaksanaan pengamanan untuk mengantisipasi polusi, misalnya
situasi kantor yang bebas debu dan tidak memperbolehkan membawa
binatang peliharaan. Atau dengan melarang karyawan membawa / meletakkan
minuman didekat peralatan komputer.
6. Penyusup
Pelaksanaan pengamanan untuk mengantisipasi penyusup dapat dilakukan
dengan penempatan penjaga dan penggunaan alarm.
7. Virus
Pelaksanaan pengamanan untuk mengantisipasi virus meliputi tindakan :
a. Preventive, seperti meng-install anti virus dan meng-update secara rutin,
melakukan scan file yang akan digunakan.
b. Detective, seperti melakukan scan secara rutin.
c. Corrective, seperti memastikan back up data bebas virus, pemakaian anti
virus terhadap file yang terinfeksi.
8. Hacking
Beberapa pelaksanaan pengamanan untuk mengantisipasi hacking:
a. Penggunaan kontrol logikal seperti penggunaan password yang sulit
ditebak.
b. Petugas keamanan secara teratur memonitor sistem yang digunakan.
Pengendalian akhir bila ancaman keamanan terjadi :
i.
Rencana pemulihan bencana (Disaster Recovery Plan/ DRP)
Terdiri dari empat bagian yaitu:
• Rencana Darurat (Emergency Plan)
Rencana darurat menjelaskan tindakan yang harus di ambil saat
bencana terjadi. Manajemen harus dapat mengindentifikasikan
rencana yang dibutuhkan untuk dilakukan, seperti pada kebakaran,
kerusakan struktur, dan serangan teroris.
• Rencana Back up ( Back up Plan)
Rencana Back up menjelaskan jenis backup untuk berjaga-jaga,
jumlah backup yang harus di ambil, prosedur pembuatan backup,
lokasi backup resources, tempat dimana resources dapat disusun dan
beroperasi lagi, personil yang bertanggung jawab atas backup
resources dan memulai kembali operasi, untuk me- recover berbagai
sistem, dan batasan waktu dimana recovery masing-masing sistem
dapat dipengaruhi.
• Rencana pemulihan ( Recovery Plan)
Rencana recovery adalah mengatur prosedur untuk memulai kembali
secara keseluruhan kemampuan sistem informasi. Anggota dari
komite recovery harus dapat memahami tanggung jawabnya masingmasing. Secara periodik, mereka harus me-review dan menjalankan
tanggung jawab mereka, jadi mereka dipersiapkan jika bencana
terjadi.
• Rencana Pengujian (Test Plan)
Komponen akhir dari disaster recovery plan adalah rencana test.
Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi defisiensi dalam keadaan
rencana darurat, backup, atau recovery atau kesiagaan organisasi dan
personilnya dalam kejadian bencana.
ii.
Asuransi
Memiliki asuransi untuk fasilitas peralatan, media penyimpanan, biaya tambahan,
gangguan bisnis, dokumen dan kertas yang berharga, dan media transportasi.