BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Proyek
Menurut ”The PMBOK Guide (Project Management Institute 2000)”, proyek
adalah usaha sementara yang dijalankan untuk menyelesaikan sebuah tujuan yang
khusus. Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, kemampuan, alat-alat,
dan teknik untuk merancang aktivitas dalam memenuhi atau melebihi keperluan dan
ekspektasi stakeholder dalam suatu proyek.
Sifat-sifat dari proyek yaitu:
1. Batas waktu, karena sebuah proyek bersifat sementara, maka proyek harus
memiliki awal dan akhir yang jelas.
2. Tujuan, Proyek dijalankan untuk menyelesaikan sesuatu. Sebuah proyek
Teknologi Informasi (IT) dapat menghasilkan berbagai macam hasil yaitu sistem,
software package, atau rekomendasi berdasarkan hasil pembelajaran, oleh karena
itu tujuan proyek harus menghasilkan sesuatu yang nyata dan bernilai untuk suatu
organisasi. Tujuan diperlukan untuk mendefinisikan pekerjaan yang harus
dilakukan, jadwal kerja, anggaran, dan memberikan arah yang jelas untuk tim
proyek.
3. Kepemilikan, Proyek harus memberikan sesuatu yang bernilai untuk individu atau
grup yang akan memiliki produk dari proyek setelah proyek selesai. Proyek harus
6
7
memiliki sponsor yang jelas. Sponsor ini bisa pengguna terakhir, atau klien yang
bersedia menyediakan arah, dana atau sumber lain untuk proyek.
4. Resources, Proyek IT memerlukan waktu, uang, orang dan teknologi. Resources
menyediakan tujuan untuk mencapai tujuan dari proyek dan sebagai batasan,
contoh ruang lingkup proyek atau pekerjaan untuk dicapai, yang ditentukan
langsung dari tujuan proyek. Jika sponsor proyek meminta tambahan fitur untuk
ditambahkan ke sistem, maka tidak diragukan akan diperlukan resource
tambahan. Penggunaan resource proyek berhubungan dengan biaya yang harus
diikutsertakan dalam biaya keseluruhan proyek.
5. Peran, proyek IT memerlukan individu-individu dengan kemampuan yang
berbeda-beda. Walaupun kemampuan ini mungkin berbeda untuk proyek-proyek
yang berbeda, umumnya proyek terdiri dari:
•
Manajer proyek, manajer proyek adalah pemimpin tim dan bertanggung jawab
untuk memastikan proses manajemen proyek dan pengembangan teknis
berjalan dan sesuai dengan syarat-syarat tertentu, proses-proses yang
didefinisikan, dan standar kualitas.
•
Sponsor proyek, sposor proyek mungkin merupakan klien, pengguna atau
manajer organisasi yang bertindak sebagai juara untuk proyek dan
menyediakan resource organisasi dan arah yang diperlukan.
•
Subject Matter Expert (SME), SME mungkin merupakan sebuah pengguna
atau klien yang memiliki pengetahuan, keahlian, atau wawasan khusus pada
suatu daerah fungsionil yang diperlukan untuk mendukung proyek, contoh
8
jika suatu organisasi perlu untuk mengembangkan sistem yang mendukung
keputusan pajak, mempunyai seorang ahli pajak yang dapat membagi
pengetahuannya akan lebih produktip daripada mempunyai orang-orang teknis
yang mencoba untuk mempelajari semua hal mengenai akuntansi pajak saat
mengembangkan sistem.
•
Technical Expert (TE), TE diperlukan untuk menyediakan solusi teknis untuk
masalah organisasi. TE dapat mencakup systems analyst, network specialists,
programmers, graphic artists, trainers, dan sebagainya. Tanpa menghiraukan
gelar
pekerjaan,
individu-individu
ini
bertanggung
jawab
untuk
mendefinisikan, membuat dan mengimplementasi infrastruktur teknis dan
organisasi untuk mendukung produk dari proyek IT.
6. Risiko dan asumsi, semua proyek memiliki elemen risiko, dan beberapa proyek
memiliki risiko lebih daripada yang lain. Risiko dapat muncul dari banyak
sumber, baik internal maupun eksternal untuk tim proyek, contoh risiko internal
mungkin muncul dari estimasi proses atau dari fakta bahwa anggota kunci dari
tim proyek meninggalkan proyek pada pertengahan. Risiko eksternal mungkin
muncul dari ketergantungan pada vendor atau kontraktor yang lain. Asumsi
adalah yang digunakan untuk memperkirakan ruang lingkup, jadwal, anggaran
dan untuk menaksir risiko dari proyek. Banyak faktor-faktor yang dihubungkan
dengan proyek dan penting untuk mengidentifikasi dan menegaskan semua risiko
dan asumsi yang dapat mempengaruhi proyek IT.
7. Tugas-tugas yang saling berhubungan satu sama lain, pekerjaan dalam proyek
memerlukan tugas-tugas yang saling berhubungan satu sama lain, contoh jaringan
9
tidak dapat dipasang jika perangkat keras belum dikirim, atau syarat khusus tidak
dapat digabungkan pada rancangan jika pengguna kunci belum diwawancara.
Kadang penundaan suatu tugas dapat mempengaruhi tugas berikutnya, jadwal
proyek mungkin terlambat dan proyek tidak dapat memenuhi saat terakhir dari
jadwal yang direncanakan.
8. Perubahan organisasi, proyek adalah perubahan organisasi yang terencana.
Perubahan harus dimengerti dan diurus karena implementasi dari proyek IT akan
mengubah bagaimana orang-orang bekerja. Kemungkinan akan perlawanan akan
muncul dan sistem yang sukses secara teknis dapat menjadi kegagalan organisasi.
9. Beroperasi pada lingkungan yang lebih dari proyek, organisasi-organisasi yang
memilih proyek untuk beberapa alasan, proyek-proyek yang dipilih dapat
mempengaruhi organisasi (Laudon and Laudon 1996). Penting untuk seorang
manajer proyek dan tim mengerti budaya, lingkungan, politik perusahaan.
2.2 Proyek IT
Menurut Kapur (1999), banyak organisasi melihat manajemen proyek sebagai
investasi untuk mengembangkan tingkat kesuksesan dari proyek IT. Tetapi Gopal K.
Kapur percaya bahwa dasar-dasar dan praktek dari manajemen proyek dikembangkan
oleh seorang teknik. Menurut pengalamannya pertama sebagai insinyur sipil dan
kemudian sebagai manajer proyek IT, Kapur percaya bahwa proyek IT lebih susah
diurus daripada mengurus proyek teknik. Untuk manajemen proyek IT dapat berjalan,
10
pekerjaan IT harus mengadaptasi dan mengembangkan pengetahuan manajemen
proyek teknik.
Kapur mendaftarkan tujuh kunci perbedaan:
1. Teknik menggunakan rendering dari artis, model arsitektur, dan gambar yang
menggambarkan dengan jelas produk akhir sebelum konstruksi dimulai.
Sedangkan produk akhir proyek IT tidak selalu dengan jelas tergambarkan atau
diketahui sampai tingkat akhir dari proyek.
2. Tahapan dari proyek konstruksi lebih bersifat satu arah dan batasan-batasan dari
setiap tahapan jelas digambarkan. Sedangkan tahapan dari proyek IT lebih
kompleks karena cenduring saling melengkapi atau bisa dipilih-pilih.
3. Proses konstruksi untuk proyek teknik didasarkan atas membangun produk akhir
dari komponen-komponen yang sudah dites dan dirancang sebelumnya,
sedangkan koding untuk proyek IT harus dikembangkan atau ditulis dari awal.
4. Penyerahan untuk kebanyakan proyek teknik digambarkan dengan jelas pada
spesifikasi, sedangkan penyerahkan pada proyek IT sering digambarkan tepatnya
atau diinterpretasi oleh berbagai stakeholders.
5. Proyek teknik sering memiliki data yang luas yang mengandung informasi biaya
yang jelas yang tersedia untuk penaksir biaya, sedangkan estimasi untuk IT secara
umum didasarkan atas perkiraan yang terbaik karena sedikitnya sumber yang
dapat menyediakan informasi berdasarkan sejarah.
6. Dalam proyek teknik, peran dan tanggung jawab dari para anggota tim secara
umum digambarkan dengan jelas (contoh: tukang kayu, tukang pipa, montir
11
listrik, pelukis, dan sebagainya), sedangkan seseorang di proyek IT mungkin
memiliki beberapa peran dan tanggung jawab.
7. Gambar dan spesifikasi dalam teknik menggunakan simbol, istilah, dan teks yang
standar. Sedikit kebingungan yang muncul dari cetakan biru yang melukiskan
kabel atau peta dari bentang darat. Sedangkan dalam proyek IT, vendor IT
mencoba untuk membuat simbol, istilah, dan teks yang baru untuk membedakan
mereka dari kompetitor mereka.
2.3 Manajer Proyek
Menurut Marchewka (2003, p.86), salah satu dari keputusan-keputusan
penting dalam manajemen proyek adalah memilih seorang manajer proyek atau
pemimpin tim. Manajer proyek biasanya ditunjuk untuk suatu proyek pada tahap
pertama dalam siklus proyek, tetapi manajer proyek yang baru bisa dibawa sebagai
pengganti pada tahap lanjut dari tahapan proyek.
Manajer proyek harus bermain dalam banyak peran. Pertama manajer proyek
harus bermain peran manajerial yang memusatkan pada merencanakan, mangatur,
dan
mengawasi.
Manajer
proyek
contohnya
bertanggung
jawab
untuk
mengembangkan rencana proyek, mengatur resource untuk proyek, dan menjaga
pelaksanaan dari rencana. Manajer proyek harus juga melakukan fungsi administrasi
termasuk pemeriksaan performa, tracking proyek dan laporan, dan tanggung jawab
hari ke hari yang umum.
12
Walaupun pekerjaan ini kedengarannya sederhana dan terus jalan, bahkan
rencana terbaik yang dipikirkan tidak selalu berjalan seperti yang kita harapkan. Jadi
manajer proyek harus tahu kapan untuk mengikuti rencana dan kapan untuk
mengadaptasi atau mengubah rencana proyek dengan mempercepat aktivitas-aktivitas
tertentu atau berperan sebagai orang yang menyelesaikan masalah.
Kesuksesan dari proyek tentu saja tidak hanya tergantung kepada tim proyek
tetapi juga terhadap kontribusi dan dukungan dari semua stakeholder proyek. Oleh
karena itu, manajer proyek harus membangun dan memelihara hubungan antar
bermacam-macam stakeholder. Untuk melakukan ini secara efektif, manajer proyek
harus memainkan peran pemimpin yang kuat. Saat peran manajerial memusatkan
pada merencanakan, mengatur dan mengawasi, kepemimpinan memusatkan untuk
membuat orang termotivasi dan bergerak pada jalan yang benar menuju tujuan yang
sama.
Memilih manajer proyek untuk suatu proyek sekilas sama dengan menyewa
seorang pegawai. Penting untuk melihat latar belakang, pengetahuan, kumpulan
keahlian, dan rata-rata kekuatan dan kelemahannya. Beberapa sifat yang dimiliki
manajer proyek mencakup:
•
Kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang, seorang manajer proyek harus
memiliki kemampuan berkomunikasi yang tinggi. Seorang manajer proyek tidak
harus merupakan pembicara motivasi yang hebat, tetapi harus memiliki
kemampuan untuk berhubungan dengan orang, membagi visi yang sama, dan
membuat semua orang menanggapi dan mengarah pada arah yang benar.
13
•
Kemampuan untuk berurusan dengan orang, selain bertindak sebagai
penghubung yang baik, seorang manajer proyek harus memiliki kepandaian
sosial untuk berurusan dengan orang, ego mereka, dan agenda mereka. Manajer
proyek harus bisa menjadi pendengar yang baik, mendengar apa yang dikatakan
oleh orang dan mengerti yang dimaksud oleh mereka. Kemampuan ini membuat
manajer proyek dapat mengetahui yang disembunyikan oleh orang ketika orang
tidak jujur atau terbuka tanpa menjengkelkan atau mengasingkan mereka.
Seorang manajer proyek juga harus mempunyai selera humor. Sering kali,
manajer proyek dan tim proyek diharapkan untuk memberikan hasil pada situasi
yang banyak tekanan, selera humor dapat membuat situasi ini lebih mudah
diurus. Walaupun seorang manajer proyek tidak harus menjadi teman baik semua
orang, orang harus merasa bahwa mereka setidaknya bisa didekati dan nyaman
untuk berbicara dengannya. Tambahan, manajer proyek juga harus bersedia
untuk membagi pengetahuan dan kemampuan dengan orang lain dan bersedia
untuk membantu setiap individu mengembangkan potensi mereka sepenuhnya.
•
Kemampuan untuk menyiptakan dan menopang hubungan, seorang manajer
proyek yang baik harus mampu membangun jembatan bukan tembok. Bertindak
sebagai pendamai atau perunding antara klien proyek dan sponsor proyek,
direksi, tim proyek, pelanggan, supplier, vendor, pemborong, dan sebagainya
mungkin diperlukan. Tambahan, manajer proyek seharusnya merupakan
pedagang yang baik. Seorang manajer proyek yang efektif harus secara rutin
14
menjual nilai dari proyek ke semua stakeholder dan mempengaruhi orang lain
yang dia tidak memiliki wewenang langsung.
Kemampuan untuk mengatur, seorang manajer proyek harus baik dalam
mengatur, mengembangkan rencana proyek, mendapatkan resource, dan menciptakan
lingkungan proyek yang efektif. Manajer proyek juga harus mengetahui dan mengerti
detil dan gambaran utamanya, yang memerlukan pengetahuan mengenai detil dari
rencanan proyek dan juga mengerti bagaimana kemungkinan-kemungkinan bisa
mempengaruhi rencana.
Dari teori manajer proyek ini, diambil faktor-faktor yang akan dianalisis
pengaruhnya terhadap kesuksesan proyek yaitu tingkat sosialisasi, bagaimana misi
proyek disampaikan kepada anggota tim, bagaimana motivasi yang dilakukan oleh
manajer proyek, dan sejauh mana anggota tim mengerti yang dikerjakannya melalui
pengetahuannya tentang gambaran besar proyek. Selain itu dalam menyelesaikan
pengaruh lingkungan yang pastinya memiliki dampak terhadap tim yang akan diteliti
adalah insentip yang dijalankan dalam tim.
2.4 Kesuksesan Proyek
Menurut Kerzner (1987), Sebuah proyek yang sukses adalah proyek yang
dicapai dengan batasan berikut:
•
Dalam waktu yang ditentukan
•
Dalam biaya dan anggaran yang ditentukan
•
Memenuhi performa atau level kualitas
15
•
Dalam ruang lingkup awal atau perubahan ruang lingkup yang disetujui
•
Tidak mengganggu budaya dan nilai perusahaan
•
Memiliki dokumentasi yang baik dan analisis sesudah.
Menurut Marchewka (2003, p. 293), mengevaluasi kesuksesan proyek
dilakukan
menggunakan
nilai
organisasi
yang
bisa
diukur
(Measurable
Organizational Value / MOV). MOV didefinisikan pada awal dari proyek. MOV
menyediakan dasar untuk menjalankan proyek dan mendukung banyak keputusan
dalam siklus proyek. Sering kali MOV tidak bisa siap untuk ditentukan saat
penutupan proyek. Banyak keuntungan yang diimpikan dengan mengimplementasi
sistem mungkin memerlukan berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan
sebelum mereka menyadarinya. Walaupun berbagai stakeholder dan pemain mungkin
memiliki pandangan yang berbeda tentang keberhasilan proyek, penting untuk
menaksis nilai dari diberikan proyek terhadap organisasi. Tinjauan ini mungkin
dilakukan oleh beberapa orang dari sponsor proyek atau organisasi klien dan
organisasi atau daerah kerja bertanggung jawab untuk menjalankan proyek. Secara
umum, tinjauan ini seharusnya memusatkan untuk menjawab dan mendokumentasi
pertanyaan-pertanyaan berikut:
•
Apakah proyek mencapai MOV nya?
•
Apakah sponsor atau pelanggan puas?
•
Apakah proyek terurus dengan baik?
•
Apakah manajer proyek dan tim bertindak profesional dan etis?
•
Apa yang dikerjakan dengan benar?
16
•
Apa bisa dikerjakan dengan lebih baik berikutnya?
Sebelum melakukan evaluasi ini, perusahaan konsultasi atau individu yang
mewakili proyek harus yakin bahwa sistem informasi yang diterapkan belum
berubah. Sering kali ketika sistem informasi diserahkan ke sponsor proyek, pengguna
atau staf pendukung mungkin melakukan perubahan. Tidak jarang perubahan ini
mengakibatkan pengaruh yang tidak diinginkan. Ketelitian harus dilakukan untuk
meyakinkan bahwa sistem yang dievaluasi adalah sistem yang diserahkan (Nicholas
1990).
Evaluasi dari MOV proyek mungkin mengintimidasi, ini bisa menjadi saatnya
untuk kebenaran apakah proyek sukses atau tidak. Bagaimanapun sebuah proyek IT
yang sukses yang memberikan nilai yang dapat diukur untuk organisasi menyediakan
pondasi untuk kesuksesan organisasi.
Dari teori kesuksesan proyek ini akan digunakan sebagai tolak ukur
pengukuran kesuksesan proyek dalam penelitian ini. Yang diukur sebagai pemenuhan
MOV yaitu:
•
Batas waktu
•
Biaya dan anggaran
•
Revisi saat implementasi proyek dan proses implementasinya
•
Pelanggan puas dan proyek terurus dengan baik dalam hal ini tidak ada
komplain terhadap sistem utama proyek
17
2.5 Kriteria Pemilihan Manajer Proyek
Berdasarkan penelitian Kerzner (1987), kriteria yang dapat digunakan untuk
memilih manajer proyek adalah:
•
Berorientasi pada hasil
•
Mempunyai ketrampilan berhubungan yang kuat
•
Mengerti organisasi
•
Memenuhi nilai dari perusahaan
Dari kriteria pemilihan ini untuk penelitian dalam proyek IT ini ditentukan
variabel yang akan digunakan yaitu bagaimana tingkat inovasinya yang diambil dari
berorientasi pada hasil, latar belakang programmer dan system analyst dari
ketrampilan berhubungan yang kuat. Untuk organisasi digunakan bagaimana tingkat
jabatan seseorang, dengan asumsi jabatan seseorang dalam perusahaan didapat
melalui pemilihan oleh atasan yang berarti dia mengerti organisasi tempat kerjanya.