PENYELARASAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PROSES

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
PENYELARASAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PROSES
BISNIS INTERNAL PADA POLITEKNIK TELKOM DENGAN
PENDEKATAN IT BSC
Guntur Prabawa Kusuma1, Dedy Rahman Wijaya2, Angelina Prima Kurniati 3
1,2
Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom
Jln. Telekomunikasi, Terusan Buah Batu, Bandung – 40257
3
Fakultas Teknik Informatika, Institut Teknologi Telkom
Jln. Telekomunikasi, Terusan Buah Batu, Bandung - 40257
email: [email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRAK
Balanced Score Card (BSC) adalah sebuah perangkat manajemen performansi
untuk mengukur keselarasan aktivitas operasional dengan visi dan strategi perusahaan
secara menyeluruh. Salah satu perspektif yang terdapat dalam BSC adalah perspektif
proses bisnis internal. Perspektif ini muncul berdasarkan pengalaman beberapa
perusahaan bahwa mengutamakan perspektif customer untuk meningkatkan kualitas dan
daya saing perusahaan saja ternyata tidak cukup. Perusahaan juga perlu mengetahui
proses-proses yang harus dikuasai perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan dan
kemampuannya bersaing dengan perusahaan lain. Manajemen performansi bisnis
berkaitan dengan peningkatan performansi perusahaan ke arah yang tepat.
Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan, Politeknik
Telkom perlu menyusun berbagai strategi sebagai fokus dalam pengembangan
perusahaan. Bagian IT di Politeknik Telkom (PUSIM) merupakan sebuah unit bisnis
yang memegang peranan penting dalam perencanaan IT untuk mendukung proses bisnis
internal secara keseluruhan. Kinerja PUSIM harus dapat diselaraskan dengan kebutuhan
proses bisnis internal.
Dalam penelitian ini dibahas tentang penyelarasan PUSIM dengan perspektif
bisnis internal dengan pendekatan IT BSC (Information Technology Balanced Score
Card) untuk menyelaraskan rencana IT dengan tujuan dan kebutuhan bisnis. Politeknik
Telkom menjadi studi kasus yang diangkat untuk memberikan gambaran tentang
penyelarasan tersebut. Tulisan ini merupakan hasil penelitian yang dilakukan
berdasarkan studi literatur dan analisis empiris terhadap kondisi di PUSIM Politeknik
Telkom.
Kata kunci: Balanced Score Card, IT BSC, PUSIM, Politeknik Telkom, Teknologi
Informasi, Proses Bisnis Internal
PENDAHULUAN
Salah satu perspektif dalam Balanced Scorecard (BSC) adalah perspektif proses
bisnis internal. Perspektif ini muncul berdasarkan pengalaman beberapa perusahaan
yang mengidentifikasi bahwa mengutamakan perspektif customer untuk meningkatkan
kualitas dan daya saing perusahaan saja ternyata tidak cukup. Dari berbagai proses
bisnis internal yang dimiliki, perusahaan juga perlu mengetahui proses-proses apa yang
harus dikuasai perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan dan kemampuannya
bersaing dengan perusahaan lain.
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan dan (relatif)
baru, Politeknik Telkom perlu menyusun strategi terkait proses bisnis internal yang akan
menjadi fokus dalam pengembangan perusahaan. Pusat Sistem Informasi (PUSIM)
sebagai departemen IT di Politeknik Telkom merupakan sebuah unit bisnis yang
memegang peranan penting dalam mendukung proses bisnis internal secara
keseluruhan. Kinerja PUSIM harus dapat diselaraskan dengan kebutuhan proses bisnis
internal.
Dalam penelitian ini dibahas tentang penyelarasan PUSIM dengan perspektif
bisnis internal di BSC. Politeknik Telkom menjadi studi kasus yang akan diangkat
untuk memberikan gambaran tentang penyelarasan tersebut.
METODA
Balanced Score Card (BSC)
Tinjauan awal dilaksanakan pada tingkat strategis manajemen Politeknik
Telkom menggunakan metoda Balanced Score Card (BSC) yang dicetuskan oleh
Kaplan dan Norton [KAP96].
Metoda ini dapat mengidentifikasi tiga hal: misi (missions), sasaran (objectives),
dan pengukuran (measures). Ketiga hal tersebut kemudian diterapkan dalam empat
perspektif, yakni: keuangan (financial), proses bisnis internal (internal business
process), kastamer (customer), pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth).
Gambar 1 Diagram Perspektif Balanced Score Card
IT-BSC
BSC untuk departemen IT (disebut IT BSC) harus menyelaraskan operasional IT
dengan strategi bisnis. Gambar berikut menunjukkan hubungan BSC bisnis dengan IT
BSC:
Gambar 2 Hubungan BSC Bisnis dengan IT BSC [KEY05]
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
1.
2.
3.
4.
5.
Tujuan pembuatan BSC IT:
Menyelaraskan rencana-rencana IT dengan tujuan dan kebutuhan bisnis
Membangun ukuran-ukuran yang tepat untuk mengevaluasi efektivitas IT
Menyelaraskan efforts pekerja melalui pemenuhan tujuan IT
Stimulasi dan meningkatkan performansi IT
Mencapai hasil yang seimbang antara kelompok-kelompok stakeholder.
Capability Maturity Model (CMM)
CMM yang diusulkan oleh the Software Engineering Institute (SEI) of Carnegie
Mellon University digunakan berbagai organisasi untuk meningkatkan level kematangan
penerapan rekayasa perangkat lunak dalam organisasi [BAS84].
Gambar 3 Tahapan dalam CMM
CMM terdiri atas 5 (lima) tingkat kematangan yang dapat dilalui departemen IT
[PAU93]:
1. initial, ciri-cirinya adalah: ad hoc, terdapat sedikit formalisasi, kakas yang
digunakan masih informal.
2. repeatable, sudah tercapai proses bisnis yang stabil dengan tingkat pengulangan
telah dikendalikan oleh statistik.
3. defined, sudah tercapai dasar untuk perkembangan utama dan berkelanjutan.
4. managed, terdapat peningkatan kualitas substansial dan manajemen proses yang
lebih komprehensif.
5. optimizing, sudah mulai mengutamakan kualitas kemudian ditingkatkan dalam hal
kuantitas.
Langkah-langkah Penyelarasan IT dengan Proses Bisnis Internal
Dalam penelitian ini, penyelarasan TI dengan proses bisnis internal dilakukan dalam
beberapa langkah sebagai berikut [KEY05]:
1. Perumusan BSC; meliputi misi, sasaran dan ukuran dari keempat perspektif,
terutama pada perspektif proses bisnis internal
2. Penentuan level CMM dari PUSIM Politeknik Telkom
3. Penentuan ukuran-ukuran efektivitas IT BSC
4. Perumusan IT BSC, yaitu BSC institusi yang diturunkan pada unit IT Politeknik
Telkom, terutama pada perspektif proses bisnis internal
5. Pengukuran efisiensi Berdasarkan Metriks pada perspektif bisnis internal
6. Usulan perbaikan berdasarkan hasil pengukuran
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
HASIL DAN DISKUSI
Perumusan BSC Politeknik Telkom
Penyelarasan IT dengan proses bisnis internal dimulai dengan menyusun BSC
Politeknik Telkom di level institusi, antara lain:
Perspektif Proses Internal
Misi
Memberikan layanan akademik dan non-akademik secara efektif dan efisien dengan dilandasi
semangat profesionalisme
Sasaran
1. Memperoleh akreditasi program studi
4. Memberikan layanan administrasi yang
2. Penyusunan jadwal kuliah yang optimal
profesional
3. Memberikan layanan akademik yang
5. Memberikan layanan sistem informasi
profesional
yang handal
Ukuran
- Nilai akreditasi
- Jumlah komplain terhadap layanan
- % pindah jadwal
kemahasiswaan
- Jumlah komplain terhadap layanan
- Waktu layanan proses administrasi
akademik
- Waktu tunggu proses layanan
- Rata-rata downtime sistem
Penentuan Level CMM PUSIM Politeknik Telkom
Selanjutnya, penentuan level CMM dari Departemen TI Politeknik Telkom dilakukan
dengan mengecek ketercapaian setiap kriteria yang dipersyaratkan dari setiap level
dalam CMM.
Level 1: Initial
No
1
2
3
Kriteria
Pendekatan ad hoc pada pengembangan software
Tahap awal formalisasi
Penggunaan/persiapan penggunaan tool
Status
Tercapai
Tercapai
Tercapai
Level 2: Repeatable
No
1
Kriteria
Proses yang stabil dengan level yang dapat diulang dari control statistik
Status
Tercapai
Level 3: Defined
No
1
Kriteria
Dasar untuk pengembangan yang besar dan berkelanjutan
Status
Tercapai
Level 4: Managed
No
1
2
Kriteria
Pengembangan kualitas subtansial
Pengukuran proses secara komprehensif
Status
Tercapai
Tidak tercapai
Keterangan/kondisi di PUSIM Politeknik Telkom:
- Belum sepenuhnya mengadakan atau mendukung otomasi pengumpulan data
untuk proses internal.
- Belum sepenuhnya menggunakan data untuk menganalisa dan memodifikasi
proses.
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
Berdasarkan parameter-parameter di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Unit Layanan
Sistem Informasi Politeknik Telkom berada pada level 3 CMM (Defined).
Penentuan Ukuran Efektivitas IT BSC
Measure dari internal business perspective yang diajukan pada level ini [PFL90,
FEN91]:
1 Kompleksitas Requirement: Jumlah obyek-obyek (fungsi, package) yang berbeda
dan operasi (instance, class) dalam requirement, requirement traceability,
kompleksitas jaringan (core, distribusi, access).
2 Kompleksitas Desain: jumlah modul yang didesain, jumlah jenis server dalam
jaringan, jumlah subnet dalam jaringan
3 Kesalahan fungsi per modul (fault density), jumlah downtime server atau jaringan
LAN/WAN.
4 Metode dan tool yang digunakan: jumlah tool yang digunakan dan mengapa, tool
infrastruktur tool, tool yang tidak digunakan dan mengapa.
5 Metric sumber daya: jumlah pengalaman tim, jumlah pengalaman dengan bahasa,
jumlah pengalaman dengan tipe software, rasio pegawai pendukung dengan
pegawai teknik, rasio non waktu proyek dengan waktu proyek.
6 Jumlah halaman dokumentasi.
Perumusan IT BSC Politeknik Telkom
Berikut ini adalah BSC dari PUSIM Politeknik Telkom, pada perspektif proses bisnis internal:
Perspektif Proses Bisnis Internal
Misi
Memberikan dukungan layanan operasional bagi seluruh civitas akademika Politeknik Telkom
di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Sasaran
1. Menjamin kualitas layanan aplikasi4. Meminimalisir cacat dan tingkat
aplikasi pada Sistem Informasi.
kegagalan pada infrastruktur dan
2. Manajemen staff IT yang lebih baik.
perangkat lunak.
3. Mengoptimalkan siklus pengembangan
5. Meningkatkan daya tanggap terhadap
perangkat lunak.
kebutuhan pengguna.
Ukuran
- Kompleksitas Requirement
- Jumlah downtime server atau jaringan
- Kompleksitas Desain
LAN/WAN.
- Kesalahan fungsi per modul (fault
- Metriks sumber daya
density)
- Jumlah halaman dokumentasi.
- Metode dan kakas yang digunakan
Pengukuran Efisiensi PUSIM
Setelah menentukan ukuran-ukuran yang sesuai dengan tingkat kematangan PUSIM,
selanjutnya dilakukan pengukuran. Pengukuran ini dilakukan dengan mengumpulkan
data yang sesuai dari PUSIM [PFL90]:
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
Kompleksitas Requirement
 Tabel Daftar Requirement Aplikasi
Fungsi/Package
Aplikasi Akademik
Meliputi: registrasi , perwalian, jadwal kuliah,
daftar hadir, jadwal ujian, sistem penilaian,
kelulusan mahasiswa, transkrip nilai, kerja
praktek, tugas akhir, portal mahasiswa
Aplikasi Non-akademik
Meliputi: forum, marketing, kerjasama,
kesekretariatan, kemahasiswaan, kepegawaian,
logistik, penelitian dan pengabdian masyarakat
Aplikasi berbasis SMS
Meliputi: jadwal kuliah, jadwal ujian, daftar
hadir, nilai, IPK, kelulusan mahasiswa,
keuangan
Aplikasi Pendukung
Meliputi: pengumuman On Line
Total aplikasi

Target Instance/
Class
Realisasi
Instance/ Class
86
81
27
19
7
7
3
3
123
110
Tabel di atas menunjukkan bahwa dari 123 instance/class yang ditargetkan, masih
terdapat 13 aplikasi (10,57%) instances/class yang belum diimplementasikan.
Pada kompleksitas infrastruktur, didapatkan hasil pengukuran realisasi: Server
sebesar 85,71%, Acces Point sebesar 25%, Pengkabelan sebesar 45,61%, dan
pencapaian realisasi terbesar adalah Bandwidth yakni 100%.
Requirement Traceability (RT): ukuran ini mengidentifikasi requirements yang
hilang dari, atau ditambahkan ke, requirements original [MCC76].
RT Aplikasi:
RT IT Infrastruktur:
= 89.43%

Dari hasil perhitungan di atas dapat diketahui bahwa requirement traceability
aplikasi di PUSIM adalah 89,43% dan IT infrastrukturnya 47,95%.
Kondisi dimana pencapaian target Aplikasi lebih baik daripada pencapaian target IT
Infrastruktur terjadi karena faktor berikut:
1. Pihak yang terlibat lebih banyak dibandingkan tim aplikasi,
2. Hambatan-hambatan di birokrasi internal,
3. Kurangnya totalitas pihak ketiga,
4. Kondisi gedung yang masih dalam pengawasan pengembang, sehingga aspek
birokrasi menghambat proses instalasi.
Kompleksitas Jaringan
Kriteria
Status
Access: Hanya ada 1 router yang terhubung dengan 1 link WAN
Distribusi: Mempunyai 1 router utama dengan link minimal 1 link WAN
dengan didukung beberapa router distribusi di tiap departemen/gedung
Core: Mempunyai 1 router utama dengan link lebih dari 1 link WAN
dengan didukung beberapa router distribusi yang juga didukung dengan
router access, lokasi lebih dari 1 site/Network Operating Center
Achieved
Achieved
No
1
2
3
= 47.95 %
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-6
Not
Achieved
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
Kompleksitas Desain
Server
DNS
VPN
PROXY
4 (empat) buah server untuk:
Web, mail, database, database backup
SMS Gateway
Server SimKug dan SimLog
SUBNET
Total
Target
Realisasi
2
2
1
2
0
1
4
4
1
1
7
18
1
1
2
10
Pencapaian target dalam pemenuhan requirement desain jaringan dapat diketahui
dengan penghitungan: Realisasi/Target * 100% = 55,6%
Kesalahan fungsi per modul
 Tabel jumlah dan persentase downtime server/ jaringan
Subject
Age (hour)
% Down
%Up
Link
Server 1-6
720
192
4.17
0.00
95.83
100
Pada tabel dapat dilihat bahwa untuk server yang telah diimplementasikan tidak
memiliki downtime karena baru diimplementasikan selama 192 jam (8 hari) dan
masih memenuhi kondisi ideal. Namun demikian kondisi tersebut masih bisa
berubah karena belum dilakukan stress testing.
Metriks Sumber Daya

Dalam melakukan penilaian terhadap metriks pengalaman sumber daya, digunakan
beberapa parameter acuan, yakni: curriculum vitae (CV), hasil wawancara, hasil
pengamatan dan interaksi.
Pengalaman tim tentang bahasa pemrograman
Gambar 4 Pengalaman Programmer
Gambar 5 Pengalaman Tim Infrastruktur
Programmer A hingga G adalah programmer outsourcing yang saat ini sudah tidak
terlibat dalam pembangunan aplikasi. Programmer-1 merupakan mahasiswa
magang yang bertugas untuk:
1. Melakukan maintenance aplikasi yang telah berjalan, dan
2. Melanjutkan pembangunan aplikasi dibantu oleh Programmer-2.
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009



Pengalaman tim dengan infrastruktur
Pengadaan dan proses instalasi diselenggarakan oleh Unit Enterprise (UNER) dari
PT Telekomunikasi Indonesia Tbk.
Rasio pegawai pendukung dengan pegawai teknis
Pegawai teknik dari internal organisasi hanya terdapat 2 (dua) orang, selebihnya
adalah tenaga outsoucing, hal ini akan menjadi kendala apabila proses instalasi telah
selesai dilakukan.
Rasio non-waktu proyek dengan waktu proyek
Pada parameter ini, 100% waktu digunakan untuk keperluan proyek karena pada
saat dilakukan pengukuran, pelaksanaan proyek masih berjalan, sehingga dalam
rentang waktu jam kerja tidak terdapat waktu yang digunakan untuk keperluan nonproyek.
Jumlah halaman dokumentasi
Dokumentasi tentang perangkat keras (hardware) berupa buku-buku manual dan
suplemen yang menyertai perangkat pada saat pembelian.
Subjek
Software
Hardware
ILO
Blade System
APC
Switch Catalyst
Router Allied Telesis
Cisco Modem
Total
Jumlah halaman
4010
229
170
200
300
200
150
1249
5259
Usulan Perbaikan berdasarkan Hasil Pengukuran
Beberapa usulan perbaikan dapat diajukan berdasarkan hasil pengukuran yang telah
dilakukan, yaitu:
1. Penambahan in-house programmer dan in-house network administrator.
2. Pendefinisian perjanjian kerja, timelines, dan penalty yang jelas dengan pihak
ketiga
3. Pihak pengembang gedung dan pihak pengembang infrastruktur perlu
berkoordinasi dengan sinergi
4. Penambahan daya; untuk menjamin ketersediaan dukungan bagi penggunaan
infrastruktur secara maksimal
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009
KESIMPULAN
Beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:
• Departemen IT perlu menyelaraskan aktivitasnya dengan kebutuhan proses bisnis
internal
• Dalam perspektif bisnis internal, penentuan metriks dapat dilakukan dengan
mengenali level CMM dari departemen IT
• Pengukuran berdasarkan metriks yang telah ditentukan dapat digunakan untuk
mengevaluasi IT BSC yang sudah ada, yang diharapkan selaras dengan BSC
organisasi secara keseluruhan
• Evaluasi BSC sebaiknya dilakukan secara periodik sesuai kebutuhan dan strategi
perusahaan
DAFTAR PUSTAKA
[BAS84] Basili, V., D.M. Weiss. A Methodology for Collecting Valid Software
Engineering Data. IEEE Transactions on Software Engineering, Vol. SE-10.
1984.
[FEN91] Fenton, N.E. Software Metics: A Rigorous Approach. London, England:
Chapman & Hall. 1991.
[KAP96] Kaplan R S et al. Using the balanced scorecard as a strategic management
system, Harvard Business Review Jan – Feb pp. 75-85. 1996
[KEY05] Keyes, Jessica. Implementing the IT Balanced Scorecard. Auerbach
Publications, 2005.
[MCC76] McCabe, T. A Complexity Measure. IEEE Transactions on Software
Engineering, 1976.
[MCF96] McFeeley, B. A User’s Guide for Software Process Improvement. Pittsburgh,
PA: SEI. 1996.
[PAU93] Paulk, M.C.B. Curtis, MB. Chrissis, CV. Weber. Capability Maturity Model
for Software, Version 1.1. Pittsburgh, PA: SEI. 1993.
[PFL90] Pfleeger, S.L., McGowan. Software metrics in the Process Maturity
Framework. Journal of Systems Software, Vol. 12, 1990.
ISBN : 978-979-99735-8-0
C-10-9