kiat berkomunikasi bisnis yang efektif - Jurnal

Jurnal Sekretari, Volume 1, Nomor 1, Mei 2009
75-23
KIAT BERKOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF
Lorina Sudjiman
Jurusan Sekretari Universitas Advent Indonesia
Abstrak
Komunikasi adalah salah satu aspek penting dalam kehidupan manusia. Komunikasi itu dapat
dilakukan secam verbal abau non verbal. Apa saja yang dilakukan satu dergan yang lain
dalam masyarakat adalah bentuk komunikasi, apakah itu berbicara atau bertindak laku.
Itulah sebabnya pokok masalah tentang komunikasi bisnis penting untuk didalami. Untuk itu
perlu strategi yang tepat agar komunikasinya lancar yaitu tepat memenuhi sasaran. Sumber
komunikasi disebut komunikator, sasamnnya disebut penerima komunikasi, dan alatnya
disebut alat komunikasi. Apa, siapa, bagaimana, mengapa dan kapan berkomunikasi patut
diatur sebaik-baiknya. Jika semua berjalan lancar dan seimbang, maka terjadilah komunikasi
bisnisyang tepatguna.
Kata kunci: kiat, komunikasi, bisnis, efektif
Pendahuluan
Salah satu aspek penting dalam kehidupan manusia adalah komunikasi.
dapat berlangsung seUap saat, dimana saja, kapan saja, oleh siapa saja
dengan siapa saja, Semenjak lahir, manusia sudah mengadakan hubungan dengan
Komunikasi
masyarakat sekelilingnya. Kelompok pertama yang dialami oleh individu larg baru lahir ialah
keluarga yang terdiri dari ayah, ibu dan anggota keluarga yang lain. Makin bertambah usia,
makin luas pula hubungan yang dapat dijangkau oleh individu itu.
Manusia adalah makhluk social yang selalu berinteraksi dengan lingkungannya dan
hidup bermasyarakat, yang berarti, harus mau dan mampu mengadakan hubungan dengan
masyarakat sekelilingnya. Hubungan sangat penting dalam rangka pembinaan kepribadian
dan pengembangan bakat seseomng. Bakat memerlukan dorongan, pendidikan, latihan dan
pcngajarandimanasemuanyaini membutuhkanhubunganyangbaikdengansemua pihak.
Batapa pentingnya hubungan bagi manusia dalam kehidupan social. Manusia
tidak dapat mengembangkan bakat dan kepribadiannya tanpa berhubungan dengan semua
pihak. Untuk berhubungan seseomng harus mengadakan komunikasi dengan semua pihak
yang berkepentingan, baik secara formal maupun informal. Oleh karena itu, komunikasi
merupakansuatu halyangsangatpenting bagi kehidupan manusia.
Demikian pula halnya dalam bisnis, teknik berkomunikasi yang efektif sangat
dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas dalam lingkungan pekerjaan.
15
Efektif (Lorina Sudjiman)
Arti dan PentingnYa Komunikasi
Istilah komunikasi berasaldari bahasa Latin, yaitu communicare yang berarti sama.
J.ldi apabiia hendak mengadakan komunikasi dengan pihak lain, nraka harus ditentukan
terlebrh dahulu suatu Sasaran sebagai dasar untuk mempercleh pengertian yang sama.
t'lenurut Histreet and Baty (2002), komunikasi berarti suatu proses pertukamn
iniornrasi antara individu melalui suatu sistem yang lazim baik dengan simbol-sirnbol, sinyalsinyal maupun pei'ilaku atau iindakan. Sedangkan menui'ut Courtland (1997), kcmunikasi
adalah prcses mengirim Can menerima pesan. Komunikasi yang efekilf te4adi lika individu-
individtr mencapai pemaharnan yang sama, merangsang pihak-pihak yanq Iain untuk
me!akukan tindakan.
Berda-rkan pengertian
di
ataS bahwa kornunikasi adalah proses kegiatan
penyampaian wartai berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain
dalam usaha mendapatkan saling pengertian. Definisi itu memberi pengertian yang sangat
luas karena tidak hanya menitikberatkan pada segi manusianya saja. Pada zaman modern ini,
peralatan elektronis (komputer) mampu menjadi pengirim atau penerima treriia dalam suatu
s/ste,.n komunikasi modetn, Oleh karena ifu, baik manusia ataupun mesin elektronis dapat
menjadi suatu saluran jaringai-i komunikasi.
pentrngnya komunikasi bagr kehidupan sociai, budaya, penciidikan dan lain-lain
sudah Cisaoari oleh pam cendikiayran sejak Aristotales yang hidup mtusan tahun sebelum
f''ia:i:iri. Akan tetapi, stuo! Ai'istotales yang hanya berkisar pada retorika dalam
iingt<ungan kecii. 6aru pefienEahan abad ke-20 ketrka durria Cirasakan -makjrr kecil akibai
revci;si rrroLrsirr cian revoiusi teknologi elektronik, setelah diternukarl ilai:al api. pe-wai
!:ei-bang, iisirik, telepon, SUi,it kabat, fiirn, raciio, televisi, cian seb,:galrtya, rnaka para
cenoekiauvarr paua aoa,,l sekarang rnenyadari pentingnya komunik;si diitii-rEkatkai-r dari
pengeiahuan (knowledge) men;adi iinru (science),
Di aniara para ahli sosiologi, ahli psikologi, dan ahli politik di Arnerrka Serikat, vanE
menaruh minat pada perkerribangan komunikasi adalah Carl I. Hovland yang menyatakan
bahwa iinru komunikasi adalan upaya yang sistematis untuk merumuskan secara tegas asas'
asas penyampaian informaSi, serta pembentukan pendapat dan sikap. Definisi ini
menunjukkan bahwa yang dijadikan objek sh-rdi komunikasi bukan saja penyampaian
informasi, melainkan juga pembentukan pendapat umum dan sikap pubiic yang dalarn
kehidupan social dan politik memainkan peranan yang sangat penting. Bahkan dalam
definisinya, secara khusus mengenai pengertian komunikasi Hovland mengatakan bahwa
komunikasi adalah proses mengubah perilaku orang lain.
ef
Untuk memahami pengertian komunikasi sehingga dapat dilancarkan secara
ektif, para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma yang dikemukakan oleh
Haroid Lasswell yang menunjukkan
pesan, media, komunikan dan efek.
bahwa komunikasi meliputi
5 unsur, yakni: komunikator,
ladi
berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, komunikasi adalah proses
pesan
oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan
penyampaian
efek tertentu.
Seperti ilmu-ilntu lainnya, ilmu kcmunikasi pun menyelidiki gejal'r komr-rnikasi'
Tidak harrya riengan pendekatan secara ontologist (apa itu komunikasi), tetapt juga seca'a
aksioiogis (gagaimana beriangsungnya kornunikasi yang efektif) dan secara epistemolis
16
lumal Seketari, Vdume 1, Nomor 1, Mei 2m9
15-23
(untuk apa komunikasi itu dilaksanakan)
sunarto (2003) menjelaskan bahwa proses komunika$ pada hakikatnya adalah
proses penlampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain
pikinn Uisa nrerupakan gagasan, infonnasi, opini dan lain-hin yang muncul
lfo*uiif.n).
aari uenarrnp. Ferasaan bisa berupa keyakinan, kepastian, kemgu-raguan, kekhawatiran,
kennrahan, keberanian, kegaimhan, dan sebagainya png Umbil dari lubuk hati.
Adakahrrya seseorztng menpmpaikan btnh pikinnnya kepada orang lain tanpa
pe6saannya
nrenampakkan perasaan tertenUr. Pada saat lain seseorang menyampaikan
pikirannya
janng
pula
nrenyampaikan
seseorang
kepada orang lain tanpa pemikiran. Tidak
apabila
berhasil
akan
Konrunikasi
disadari.
Udak
atau
perasaan
disadari
tertentu,
disertai
pikiran disampaikan dengan rnenggunakan pemsaan yang disadari, sebaliknya komunikasi
ikan gagaljika seraraktu menyampaikan pikiran, pera=En ti:hk terkontrol.
Strategi Komunikasi
yang
strategi adalah perermnaan dan manajernen unhrk rnerrcapai suatu tujuan
sudah ditetapkan. strategi komunikasi harus mampu menunjukkan
bagaimana
opensionalnya secuta pmkUl dahm arti kata batrwa perdekatan bisa berbeda sewaKuwakhr bergnnhmg pada situad dan kondisi.
llenu"rt n. Wayne Pae, hrjuan sentral kegiatan komunikasi terdiri atas tiga tujuan
utarna, ).aih1: to seoire urderstandirp, to establi$r aeptance, to motirrate action. To secure
,na"rrt t Oitp nrennstikan batrwa kornunikan nrerperti pesan farE diterinnnya, Andaikata
ia sudah dapat mengerti dan rnenerirna, maka penerirnaannra itu harus dibina to establish
accepbnce, pada akhirnya kegiabn tersebut dimdivasikan
l(ornunikasi merupakan proses yang rumit. Dalan rangka menyusun strategi
komunikasi diperlukan sr.ratu pemikimn dengan memperhitungkan faktor-faktor pendukung
dan factor-falitor penghambaL Dimulai secara bertunrt-tunrtdari komunikan sebagai sasamn
komunikasi, nredia, pesan dan komunikator'
Komunikasi meliputi 5 unsur yang merupakan kesatuan yang utuh dan bulat; bila
pengirim berita
satu unsur tidak ada, komunikasi tidak akan terjadi. Kelinn unsur itu adalah
pengiriman
berita, dan
prosedur
penerima
berita,
(pesan),
(komunikator), bentuk berita
reaksi atau tanggaPan.
1.
Pengirim berita atau komunikator
Pitra-k komunikator harus berusaha untuk mengemukakan yang terkandung dalam
pikirannya secara jelas kepada pihak yang menerima berita sehingga mudah dan cepat
dimengerti. Dalam rnenyampaikan berita, komunikan harus memperhatikan dengan siapa
dengan
aUau k6pada siapa berita itu disampaikan. Penyampaian berita harus disesuaikan
tingkat pengetahuan pihak yang menerima berita. Antara pengirim berita dan penerima
berita harus mempunyai pengalaman yang sama.
berita atau P€san
gerita dapat disampaikan dalam berbagai benhrk, misalnya bentuk perintah, instruksi,
saran, usul (baik secara tiSan, maupun tertulis), bentuk pengumuman, edaran, Saran
2. BenBtk
L7
Kiat Berkonnur,lkasi Brsrrii ,ar,g Efektif lLorina Sudjiman)
dalam bnetuk tulisan, rjambar, kode, dan lain sebagainya. Isi pesan harus jelas sehingga
apa yang dimaksud oleh pengirim berita dapatditerima oleh pihak penerima berita.
3. Penerima Berita
Pihak komunikan harus mengadakan tanggapan terhadap berita yang diterima. Penerima
berita harus menafsirkan berita yang diterima seperti
yang dimaksud oleh pengirim
berita,
4. Prosedur pengiriman berita
Prosedur pengiriman berita menyangkut samna yang dipakai dalam pengirim berita.
Sedang sarana yang diperlukan dalam proses komunikasi tergantung atas sifat berita
yang akan disampaikan. Berita dapat dibedakan atas 3 bentuk, yaitu:
a.
Berita yang bersifat audible yaitu berita yang dapat didengar, baik secara langsung,
atau secara tidak langzung(melalui samna seperti tehpon, radio, dan sebagainya)
b.
c.
maupun dengan rnenggunakan tanda seperti sirene, lonceng.
Berita yang bersifat visual (dapat dilihat), baik yang berbentuk tulisan (sumt
pengumuman, edaran, bulletin, majalah, dan lain sebagainya) gambar-gambar,
poster, serta tanda-taMa lain seperti sinar lampu, bendera.
Berita yang bersifat audio-visual (yang dapat didengar dan dapat dilihat), baik
melalui Televisi, Film, pameran, kesenian dan lain-lain.
5.Reaksi atau Tanggapan
Reaksi yang diberikan oleh pihak penerirna berita disebut tanggapan atau respon. Ada
yang menamakan umpan balik. Dengan tanggapan yang diberikan oleh penerima berita,
maka pihak komunikator dapat mengetahui apakan berita yang dikirim itu sampai dan
dimengefti atau tidak oleh komunikan. Dengan diterimanya respons atau dengan adanya
feedback dari pihak komunikan, maka akan terjadi komunikasi dua arah. Komunikasiyang
demikian disebut dengan two ways traffic atau two ways flows communications.
Lawannya disebut komunikasi searah atau one way communications.
Klasifikasi komunikasi
a.
Secara garis besamya komunikasidapat dibagi atas 3 Jenis, yaitu:
ialah komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi,
Komunikasi formal
yang secara tegas telah diatur
dan
telah ditentukan dalam struktur organsiasi.
Komunikasi formal dapatdibentuk oleh (1) perintah-perintah (lisan maupun tertulis);
(2) samn-saran, baik yang diberikan oleh bawahan kepada atasannya maupun dari
atasan kepada bawahan; (3) laponn-laporan yang pada umumnya datang dari
bawahan; (4) rapat-rapat; dan (5) konferensi.
Ciri-ciri yang terdapat dalam komunikasi formal ialah:
1). Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi resmi. Ciri informasi
ini
menunjukkan bahwa informasi yang disampaikan itu mempunyar nilaitepatwaktu.
2). Komunikasi formal bersumber dari peristiwa-peristiwa resmi, dan perintah-perinLah
itu hanya diberikan oleh orang-orang yang berwenang.
1B
Jurnal Sekretari, Volume 1, Nomor 1, Mei 2009
1.5-23
3). Komunikasi formal bertalian emt dengan masalah proses penyelenggaraan kerja,
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditebapkan.
4). Dalam pmktek
b.
komunikasi formal lebih ditonjolkan penggunaan sarana yang
dipergunakan pada umumnya mempergunakan surat.
Komunikasi Informal ialah komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, tetapi
tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organsiasi. Komunikasi
informal yaitu komunikasi yang tidak meMapat pengakuan resmi. Komunikasi ini
biasanya dilakukan dari mulut ke mulut yang sering disebut dengan kabar angin,
abau desas-desus.
c. Komunikasi nonformal adalah komunikasi
antara yang bersifat resmi dengan yang
tidak resmi, antara yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi
dengan jalinan pekerjaan berkenaan dengan hubungan pribadi.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa komunikasi formal merupakan
keseluruhan sikap yang dilakukan secara resrni yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas
pekerjaaan organsiasi, berdasarkan ketentuan-ketentuan atau aturan-atumn resmi dalam
oganisasi.
Komunikasi informasi adalah merupakan jalinan hubungan pribadi yang tidak
terikat oleh berbagai ketentuan-ketenfuan atau atumn-atumn resmi dalam organisasi. Serta
komunikasi nonformal merupakan jembatan/perantara antara komunikasi formal dengan
komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi, serta dapat pula
mengarahkan komunikasi informal kepada komunikasi formal. Oleh karena itu, komunikasi
nonformal merupakan saluran bagi pimpinan untuk mendapatkan gagasan baru, ide baru,
metode baru yang sangat berguna bagi pimpinan dalam rangka menggerakkan organisasi ke
arah tercapainya tujuan organisasi. Dengan demikian antara komunikasi formal, komunikasi
informal dan komunikasi nonformal saling berhubungan. Dapat digambarkan seperti
contoh di bawah ini.
Bentuk Dasar Komunikasi
Komunikasi yang efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi untuk
menyampaikan suatu pesan. Sebaiknya diketahui bagaimana menempatkan kata yang
membentuk suatu
arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik dan
menggairahkan, bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif dalam diskusi, bagaimana
menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan ruangan
yang mampu menghidupkan diskusi, dan apakah pesan akan disampaikan melalui tulisan
(writen) atau lisan (onl). Kata-kata juga diperkuat dengan gerak syarat dan tindakan. Pada
dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis dan
nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi
19
tersebut dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1.
Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan
kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Mengirimkan sesuatu kepada
seseorang atau menelepon orang tua, teman, pacar, berbincang-bincang atau mengobrol
dengan teman atau menggosip dengan tetangga, membacakan puisi di depan kelas atau
mempresentasikan makalah dalam suatu acara Seminar, membaca surat kabar/ majalah,
iurnal, mendengarkan mdio, menonton televisi dan sejenisnya merupakan contoh bentukbentuk komunikasi verbal.
Meskipun Seseorang dapat mengungkapkan sesuatu seca6 nonverbal(tidak
melalui tulisan atau lisan), ia tetap membutuhkan komunikasi verbal, misalnya bila hendak
membahas kejadian masa lalu, ide abu abstraksi. Hal-hal di atas tidak dapat diungkapkan
secara sempuma dengan komunikasi nonverbal, tetapi dapat dinyatakan melalui kata-kata
yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan (pidato).
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang akan memahami apa yang
disampaikan pembicara atau penulis, Penyampaian suatu pesan lewat tulisan dan lisan tentu
memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca yang akan dikatakan. Untuk
pesan-pesan seseordng dapat menggunakan tulisan dan ucapan (lisan). Sedangkan untuk
menerima pesan-pesan, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah
komunikasi nonverbal. Menurutteori ankopologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata,
ia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh atau lebih dikenal dengan bahasa isyarat
(body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang iain.
Beberapa contoh yang dapat menunjukkan komunikasi non-verbal, antara lain: (1)
menggigit gigi sendiri untuk menunjukkan kemarahan; (2) tersenyum dan beriabat tangan
Oengan-orin€ lain untuk menunjukkan rasa senang, simpati dan penghormatan; (3)
*"ribrung
muka untuk menunjukkan sikap tidak senang terhadap olang lain; dan (4)
menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak
Pendek kata, dalam komunikasi seseorang dapat mengambil suatu kesimpulan
macam perasaan omng lain, baik rasa senang, benci, cinta, rindu, dan
berbagai
tentang
berbagai macam perasaan lainnya. Pada umumnya bentuk komunikasi nonverbal memiliki
sifat yang kui'ang terstruktur sehingga sulit dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan
mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk mengambil buku di suatu tempat di
mani terdapat beragam warna maupun judul buku dengan menggunakan bahasa nonverbal'
Selain itu, proses belajar yang dialami seseomng untuk dapat melakukan perilaku nonverbal
juga sulit dijelaskan. Tak seorangpun pernah mengajari bayi menangis, tersenyum, teftawa,
mergerutkan dahi, dan berteriak histeris.
20
Jumal Seketari, Volume 1, Nomor
Mengenali
l,
Mei 200!l
L5-23
ssaran komunikasi
Sebelum melancarkan komunikasi perlu terlebih dahulu dipelajari siapa saja yang
akan menjadi sasar.rn komunikasi 161. Apakah komunikan hanya sekedar mengetahui
dengan metode informatif atau agar komunikan melakukan tindakan tertentu metode
persmsif atau instruKif. Apapun tujuannya, nntode dan banyaknya sasaan, pada diri
komunikan perlu diperhatikan facbr-fakor berikut:
a. Faktorkerangka
referensi
Kerangka referensi seseorang terbentuk dalam dirinya sebagai paduan pengalaman,
pendidikan, gaya hidun social budaya, cita-cita dan sebagainya. Kerangka referensi
seomng akan berbeda dengan orang lainnya. Ada yang berbeda secara ekstreem
seperti antara muril SD dan seorarp rnahasiswa, abu seorang petani dengan
seorang diplornat
b. Faltorsihtasidankondid
Sihnd iatah saat komunikan akan menerima peen yarp akan disampaikan. Situasi
)arg menghambat Fhnnya komunikasi dapat didtga sebelumnya atau dapat juga
datarg tiba-tiba saat kornunikasi dilancarkan. Kondisi ialah keadaan fisik dan psikis
komunikan pada saat ia menerima pesan komunikasi. Komunikasi tidak efektif apabila
komunikan sedarg malah, sedih, bingurp, sakit, atau lapar. Untuk ini komunikasi dapat
ditargguhkan sampai tiba suasana )aIE rnenyenangkan.
Cara Memperbaiki Komunikasi
Dalam melakukan komunikasi adakalanya hasil yang dicapai tidak sesuai dengan
apa yang dihampkan. Dengan kata lain komunikasi yang terjadi tidak efeKif sehingga
sasaran tidak tercapai. Untuk dapat melakukan komunikasi secara efektif diperlukan
beberapa persyaratan antara lain: PersePs, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, dan
keserasian.
a.
Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang akan disampaikannya dapat
diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat maka komunikan akan
menerima tanggapannya dengan benar.
b. KeEpatan
Agar komunikasi dilakukan mencapai sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal
yang ingin disampaikan sesrai dengan kerangka berpikir komunikan. Apabila hal tersebut
diabaikan, maka akan muncul kesalahan atau miscommunication.
c. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki keyakinan bahwa komunikan adalah
2t
Kiat Berkomunikasi Bisnis yang Efektif (Lorina Sudjiman)
orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga komunikator harus mempunyai suatu
keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin disampaikan.
d.
Pengendalian
Dalam berkomunikasi, pendengar akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan
terhadap pesan yang disampaikan. Reaksinya dapat membuat komunikator tertawa,
menangis, bertindak, mengubah pikiran dan bersikap lemah lembut. Hal ini
ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan pendengar terhadap apa yang
disampaikan oleh komunikator.
e.
Keserasian
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang
menyenangkan dengan pendengar sehingga komunikasi dapat terjalin lancar dan
mencapai tujuannya. Seorarq komunikator yang baik juga akan menghormati dan
Eerhasil memberi kesan yang baik kepada pendengamya.
1.
Membuat suatu pesan secara lebih berhati-lnti. Langkah pertama png perlu
diperhatikan dalam berkomunikasi adalah mempertahankan maksud dan tujuan
Z.
3.
Dalam komunikasi
yarg efektif perlu diperhatikan
3 hal,
yaitu:
komunikasi dan pendengar yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki oleh pendengar,
gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan
dan telaah poin-poin yang penting.
Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi. Melalui saluran komunikasi yang
berhati-hati, komunikator dapat membuat pendengamya lebih mudah memusatkan
perhaUan pacia pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan (onl)
akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang rryaman
dan tenang, akustikyang baik, tempat dudukyang teratur, rapih dan nyaman, ruangan
yang sejuk, dan sebagainYa.
Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan. Agar
pemberian umpan balik dapat memberikan manfaat yang berarti, cara dan waktu
penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator menghendaki
umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunika$ yang cepat, misalnya rnelalui
tatap muka atau melalui telepon. Tetapi bila umpan-balik yarq cepat tidak terlalu
dipentingkan, sarana tulisan (surat) dapat menjadi altematif yang baik untuk
menyampaikan Pesan.
Kesimpulan
Komunikasi merupakan salah satu factor penting yang perlu dipertimbangkan
untuk mewujudkan tujuan organisasi. Secara garis besar ada dua bentuk komunikasi yang
paling mendasar, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal mengacu pada
komunikasi yang dilakukan secam lisan dan tulisan, sedangkan komunikasi nonverbal
merupakan komunikasi yang menggunakan bahasa isyarat (body language), symbol uniform,
suara atau warna.
22
i5
-lurnal Sekretari, VolUme 1, Nontor 1, Mei 2009
23
Proses komunikasi dapat dibagi menjadi lima tohap, yartu a,Jan1'a ide at.lti
gagasan, mengubah ide menjadi Suatu pesan, pemindahan pesan, Denerimaan pesan ddii
daiarn
,mpan Caiit<. Dalam komunikasi sering muncul kesalahpalraman, baik
pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan, maupun dalam penaisiran
pesJn. Kesalahpaharnan daiam komunikasi dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi
iawan bicara, ketepatan penyarnpaiannya, kredibiliias Dengirim pesan, dan kemarnpuan
mengendalikan pesan.
Daftar Pustaka
courtiand, 1.8., anc l.v. Thill, (2002) Komunikasi Bisnis, Edisi keenam. lakarta:
PT.
Prenhallindo.
Effendi, O.U., (2001)
Ilmu Komunikasi Teori dan
Praktek, Bandung: PenerbitPT. Remaja
Rosdakarya.
Himstreet, W.C.. and W.M. Baty, (2002) Komunikasi Bisnis, Edisi ketiga, Alih bahasa: loko
Punaranto, lakarta: Penerbit Erlangga.
Purwanto, D., (1987) Komunikasi Bisnis, Jakarta: Penerbit Erlangga.
Sunarto, (2003) Komunikasi Bisnis, Yogyakarta: Amus'
wirasasmita,
Y.,
(1999) Komunikasi Bisnis, Bandung: Penerbit PT. Remaja Rosdakarya.
Wursanto, I., (2000) Etika Komunikasi Kantor, Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
23