Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Manual Prosedur
Pengendalian Dokumen dan Rekaman
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
Manual Prosedur
Pengendalian Dokumen dan Rekaman
Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya
KodeDokumen
:
002020-06001
Revisi
:
2
Tanggal
:
18 September 2014
Diajukanoleh
:
Sekretaris Jurusan
Ainur Rofiq, SKom., SE., MM., Ph.D
Disetujuioleh
:
Ketua Jurusan
Dr. Sumiati, SE.,MSi.
DAFTAR ISI
1. Tujuan ............................................................................………………………………………….1
2. Tanggung Jawab dan Wewenang......................................……………………………………….. 1
3. Deskripsi Kegiatan ...........................................................……………………………………….. 1
4. Lampiran
4.1. Bagan Alir PengendalianDokumen ..........................……………………………………….. 3
4.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman ..........................……………………………………….. 4
4.3. Daftar Nomor Dokumen (02000 01) .....................……………………………………….. 5
4.4. Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02) .....……………………………………….. 8
4.5. Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03) ..........……………………………………….. 9
4.6. Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04) ............……………………………………….. 11
1. Tujuan
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman adalah tahapan yang harus
dilakukan oleh administrasi jurusan dengan tujuan untuk :
1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun
rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi.
2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara
memadai.
2. Tanggung Jawab dan Wewenang
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman melibatkan beberapa pihak
dengan tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :
a. Ketua UJM
Tanggung Jawab : Memastikan dokumen terkendali
Wewenang
: Melaksanakan pengendalian dokumen
b. Sekretaris
Tanggung Jawab : Koordinasi dan verivikasi dokumen
Wewenang
: Memantau penegndalian dokumen dan rekaman
c. Anggota
Tanggung Jawab : Menyiapkan dan melakukan monitoring dokumen
Wewenang
: Membantu tugas dari Kertua UJM
3. Deskripsi Kegiatan
1) Pengendali Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus
disahkan oleh Ketua UJM. Setelah diterapkan wakil ketua bidang, dikaji ulang
oleh Sekretaris UJM. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang
disiapkan.
2) Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen.
3) Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing wakil ketua bidang dengan
mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.
4) Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan
memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi
stempel KADALUARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus
1
bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apalagi terjadi
perubahan.
5) Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh
Wakil Ketua Bidang. Jika dalam penerapannya mengaitkan bidang lain, dokumen
tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen,
untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR
mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN
TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah
1
dalam laman UJM untuk mendukung program
paperless community.
6) Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus
disetujui oleh Ketua UJM. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II
ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja.
7) Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan
harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan
persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
8) Masing-masing Wakil Ketua Bidang harus memberi identitas sebagai berikut :
a. Judul/Nama
b. Nomor
c. Tanggal penerbitan
d. Persetujuan yang berwenang
e. Status perubahan (Revisi)
9) Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN
KADALUARSA.
10) Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara
sebagai berikut :
a. Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang
b. Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing
bidang
11) Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi
Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau
Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan
melakukan
tinjauan
rekaman/catatan
kadaluarsa
Tenaga
Kependidikan
melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu anggota UJM sesuai
dengan metode pemusnahannya.
2
4. Lampiran
4.1.
Bagan Alir Pengendalian Dokumen
4.2.
Bagan Alir Pengendalian Rekaman
4.3.
Daftar Nomor Dokumen (02000 01)
4.4.
Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02)
4.5.
Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03)
4.6.
Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04)
3
4.1.
Bagan Alir Pengendalian Dokumen
Mulai
Ketua UJM mengesahkan
dokumen sesuai dengan
Daftar Nomor Dokumen
(1 hari)
Sekretaris UJM
menerbitkan dokumen
(1hari)
Staf Administrasi UJM
menggandakan dokumen
(1 hari)
Wakabid. Pelayanan
Umum mendistribusikan
Dokumen sesuai dengan
Daftar Distribusi
Dokumen (1 hari)
Penerima Dokumen
mengganti Dokumen
Lama dengan Dokumen
Baru (2 hari)
Wakabid. Pelayanan
Umum mengendalikan
dokumen dengan
mengisi Daftar Revisi
Dokumen (1 hari)
Selesai
4
4.2.
Bagan Alir Pengendalian Rekaman
Mulai
Wakabid. Pelayanan
Umum menyimpan
daftar distribusi dan
memberi identitas
(1 hari)
Wakabid. Pelayanan
Umum melaksanakan
kegiatan pengendalian
rekaman sesuai dengan
daftar rekaman mutu
(1 hari)
Tenaga Kependidikan
melakukan tabulasi data
(1 hari)
Sekretaris UJM
menganalisa data (1 hari)
Sekretaris UJM
menyusun laporan dan
tinjauan manajemen
(1 hari)
Selesai
5
4.3.
Daftar Nomor Dokumen (02000 01)
No.
Dokumen
Tingkat
1
Manual Mutu UJM
UJM
2
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman
UJM
3
Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai
UJM
4
Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan
UJM
5
Manual Prosedur Audit Internal
UJM
6
Manual Prosedur Pembimbingan Akademik
UJM
7
Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah
UJM
8
Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah per
Semester
Manual Prosedur Penggantian Dosen Mata Kuliah
UJM
UJM
11
Manual Prosedur Penyusunan Garis-garis Besar Program
Pembelajaran
Manual Prosedur Penyusunan Satuan Acara Perkuliahan
12
Manual Prosedur Pencetakan Kartu Rencana Studi
UJM
13
Manual ProsedurPenggunaan Laboratorium Manajemen
UJM
14
Manual Prosedur Peminjaman Literatur Jurusan Manajemen
UJM
15
Manual Prosedur Peminjaman Literatur Magister Manajemen
UJM
16
Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian
UJM
17
Manual Prosedur Ujian Akhir Semester Susulan
UJM
18
Manual Prosedur Pencetakan Kartu Hasil Studi
UJM
19
Manual Prosedur Pengiriman Kartu Hasil Studi ke Orangtua
UJM
20
Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar
UJM
21
UJM
22
Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah Semester
Pendek
Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Profesi
23
Manual Prosedur Permintaan Surat Pengantar KKNP/Skripsi
UJM
24
Manual Prosedur Pelaksanaan Permohonan Penyusunan Skripsi
UJM
25
Manual Prosedur Pelaksanaan Penentuan Dosen Pembimbing
Penyusunan Skripsi
Manual Prosedur Penggantian Dosen Pembimbing Skripsi & KKNP
UJM
9
10
26
6
UJM
UJM
UJM
UJM
Kode
00202005000
00202006001
00202006002
00202006003
00202006004
00202006005
00202006006
00202006007
00202006008
00202006009
00202006010
00202006011
00202006012
00202006013
00202006014
00202006015
00202006016
00202006017
00202006018
00202006019
00202006020
00202006021
00202006022
00202006023
00202006024
00202006025
27
Manual Prosedur Pelaksanaan Penyusunan Tugas Akhir Mahasiswa
UJM
28
UJM
29
Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk Penyusunan
Skripsi
Manual Prosedur Studi Lapang
30
Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi
UJM
31
Manual Prosedur Permintaan Transkrip
UJM
32
Manual Prosedur Legalisir Transkrip (Bahasa Indonesia dan Inggris)
UJM
33
Manual Prosedur Prosedur Penelitian dan Pengabdian pada
Masyarakat dari Dana PNBP
UJM
7
UJM
00202006026
00202006027
00202006028
00202006029
00202006030
00202006031
00202006032
4.4.
Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02)
Nama Dokumen / Borang :
Nomor / Kode
:
Revisi ke-
:
Copy ke1
Penerima
Tanggal
2
3
4
5
6
7
8
8
TandaTangan
4.5.
Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03)
No.
Dokumen
Revisike- Tanggal Keterangan
1
Visi, Misi, danTujuan UJM
2
Program Kerja UJM
3
Manual Mutu UJM
4
Manual ProsedurPengendalianDokumendanRekaman
5
Manual ProsedurPengendalianProdukTidakSesuai
6
Manual ProsedurTindakanKorektifdanPencegahan
7
Manual Prosedur Audit Internal
8
Manual ProsedurPelaksanaanKuliahKerjaNyataProfesi
9
10
Manual
ProsedurPelaksanaanPenentuanDosenPembimbingPenyusunanSkripsi
Manual ProsedurPelaksanaanPermohonanPenyusunanSkripsi
11
Manual ProsedurPenggunaanLaboratoriumManajemen
12
Manual ProsedurEvaluasiKinerjaTenagaPengajar
13
Manual ProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah
14
Manual ProsedurPenyusunanGaris-garisBesar Program Pembelajaran
15
Manual ProsedurPenyusunanSatuanAcaraPerkuliahan
16
Manual ProsedurPembimbinganAkademik
17
18
Manual
ProsedurProsedurPenelitiandanPengabdianpadaMasyarakatdari Dana
PNBP
Manual ProsedurPelaksanaanPenyusunanTugasAkhirMahasiswa
19
Manual ProsedurPeminjamanLiteraturJurusanManajemen
20
Manual ProsedurLegalisirTranskrip (Bahasa Indonesia danInggris)
21
Manual ProsedurPeminjamanLiteratur Magister Manajemen
22
Manual ProsedurPendaftaranUjianSkripsi
23
Manual ProsedurPermintaanTranskrip
24
Manual ProsedurPermintaanSuratPengantar KKNP
9
25
Manual ProsedurPermintaanSuratPenelitianuntukPenyusunanSkripsi
26
Manual ProsedurPencetakanKartuRencanaStudi
27
Manual ProsedurPencetakanKartuHasilStudi
28
Manual ProsedurPengirimanKartuHasilStudikeOrangtua
29
ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah per Semester
30
31
ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah Semester
Pendek
ManualProsedurPenggantianDosen Mata Kuliah
32
ManualProsedurPenggantianDosenPembimbingSkripsi& KKNP
33
ManualProsedurStudiLapang
34
ManualProsedurUjianAkhir Semester Susulan
35
Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian
10
4.6.
Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04)
No.
Metod
ePemu
Revisi Filing Retensi
snaha
n
Dokumen
1
Visi, Misi, danTujuan UJM
2
Program Kerja UJM
3
Manual Mutu UJM
4
Manual ProsedurPengendalianDokumendanRekaman
5
Manual ProsedurPengendalianProdukTidakSesuai
6
Manual ProsedurTindakanKorektifdanPencegahan
7
Manual Prosedur Audit Internal
8
Manual ProsedurPelaksanaanKuliahKerjaNyataProfesi
9
10
Manual
ProsedurPelaksanaanPenentuanDosenPembimbingPenyusunanSkripsi
Manual ProsedurPelaksanaanPermohonanPenyusunanSkripsi
11
Manual ProsedurPenggunaanLaboratoriumManajemen
12
Manual ProsedurEvaluasiKinerjaTenagaPengajar
13
Manual ProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah
14
Manual ProsedurPenyusunanGaris-garisBesar Program Pembelajaran
15
Manual ProsedurPenyusunanSatuanAcaraPerkuliahan
16
Manual ProsedurPembimbinganAkademik
17
18
Manual
ProsedurProsedurPenelitiandanPengabdianpadaMasyarakatdari Dana
PNBP
Manual ProsedurPelaksanaanPenyusunanTugasAkhirMahasiswa
19
Manual ProsedurPeminjamanLiteraturJurusanManajemen
20
Manual ProsedurLegalisirTranskrip (Bahasa Indonesia danInggris)
21
Manual ProsedurPeminjamanLiteratur Magister Manajemen
22
Manual ProsedurPendaftaranUjianSkripsi
11
23
Manual ProsedurPermintaanTranskrip
24
Manual ProsedurPermintaanSuratPengantar KKNP
25
Manual ProsedurPermintaanSuratPenelitianuntukPenyusunanSkripsi
26
Manual ProsedurPencetakanKartuRencanaStudi
27
Manual ProsedurPencetakanKartuHasilStudi
28
Manual ProsedurPengirimanKartuHasilStudikeOrangtua
29
ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah per Semester
30
31
ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah Semester
Pendek
ManualProsedurPenggantianDosen Mata Kuliah
32
ManualProsedurPenggantianDosenPembimbingSkripsi& KKNP
33
ManualProsedurStudiLapang
34
ManualProsedurUjianAkhir Semester Susulan
35
Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian
12