Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
1Pertumbuhan
ekonomi Indonesia yang stabil dalam beberapa tahun
terakhir, juga berdampak pada adanya peningkatan alokasi anggaran untuk
belanja pemerintah dari tahun ke tahun. Dua komponen belanja pemerintah
yang mempunyai pengaruh yang sangat menentukan untuk meningkatkan
kinerja instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pembangunan adalah
belanja barang dan belanja modal. Data tiga tahun terakhir menunjukkan
rata – rata 65 persen dari total pembelanjaan kementerian/lembaga dalam
APBN dialokasikan untuk kedua jenis mata anggaran tersebut.
Tabel 1. Belanja Pemerintah Kementerian/Lembaga
(Triliun)
Sumber : Nota Keuangan Tahun 2012, 2013, 2014
Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa ratusan triliun rupiah
dianggarkan untuk belanja barang dan belanja modal dalam satu tahun
anggaran. Pengelolaan dana ratusan triliun tersebut melalui mekanisme
pengadaan barang/jasa pemerintah menuntut adanya suatu inovasi terhadap
sistem pengadaan barang/jasa yang selama ini digunakan oleh organisasi
pengadaan pemerintah.
Nilai pengadaan barang/jasa pemerintah yang sedemikian besar
tentunya akan memberikan kontribusi yang signifikan untuk mendukung
keberhasilan pembangunan nasional yang dijalankan pemerintah. Untuk
mewujudkan hal tersebut, organisasi pengadaan pemerintah harus mampu
melakukan proses pengadaan yang tidak hanya cepat, tetapi juga menjamin
tercapainya efisiensi, efektifitas, dan akuntabilitas.
Salah satu metode pengadaan yang dapat mengakselerasi proses
pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu adalah metode pembelian
1
Road Map e-Katalog
Halaman 1 dari 67
langsung melalui sistem e-purchasing yang berbasis pada e-katalog.
E-katalog adalah katalog elektronik yang memuat informasi lengkap tentang
daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai
penyedia barang/jasa pemerintah yang dapat dibeli secara langsung oleh
K/L/D/I.
Pengembangan e-purchasing yang berbasis pada e-katalog ini juga
merupakan salah satu tindak lanjut dari arahan Presiden Republik Indonesia
kepada Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
(LKPP), yang disampaikan pada pertemuan di Istana Negara pada tanggal 4
Desember 2014 untuk memperbanyak jumlah produk yang dimasukkan
dalam e-katalog pemerintah.
Komitmen presiden untuk mengembangkan e-purchasing yang
berbasis pada e-katalog semakin dipertegas dengan dikeluarkannya Instruksi
Presiden Nomor 1 Tahun 2015 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah dan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4
Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54
Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa pemerintah. Kedua produk
hukum tersebut mengamanatkan LKPP untuk melakukan percepatan
pengembangan sistem e-procurement dan penerapan e-purchasing yang
berbasis pada e-katalog serta mewajibkan K/L/D/I untuk melakukan
e-purchasing terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam e-katalog
sesuai kebutuhannya.
Mengingat keberhasilan penerapan e-purchasing sangat bergantung
pada e-katalog, maka jumlah barang/jasa yang ada di e-katalog harus
ditingkatkan secara cepat sehingga dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh
K/L/D/I untuk mempercepat pelaksanaan pengadaan di instansinya masingmasing.
Percepatan peningkatan jumlah barang/jasa yang tercantum di eKatalog tentunya memerlukan faktor pendorong yang sinergis. Ketersediaan
jumlah SDM yang proporsional, regulasi yang menunjang efisiensi proses
pencantuman barang/jasa ke dalam e-Katalog, tata kelola e-Katalog yang
baik, dan transparansi setiap tahapan proses e-Katalog merupakan pilihanpilihan faktor pendorong yang dapat dijadikan alternatif percepatan tersebut.
Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem
Informasi membawahi Direktorat Pengembangan Sistem Katalog yang
memiliki tugas menyiapkan rumusan kebijakan, pengembangan, dan
pemantauan pelaksanaan pengadaan melalui sistem katalog. Dalam
menjalankan tugasnya, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog
menyelenggarakan fungsi:
1. penyiapan perumusan kebijakan sistem katalog;
2. pengembangan sistem katalog;
3. penyelenggaraan sistem katalog; dan
4. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem katalog.
Halaman 2 dari 67
Direktorat Pengembangan Sistem Katalog membawahi dua unit eselon
III yaitu Kasubdit Riset dan Kontrak dan Kasubdit Pengelolaan Katalog. Kedua
unit eselon III tersebut memiliki fungsi yang berbeda dalam konteks
penyelenggaraan e-Katalog. Kasubdit Riset dan Kontrak bertugas mengelola
proses pencantuman barang/jasa e-Katalog sedangkan Kasubdit Pengelolaan
Katalog bertugas melaksanakan monev dan pengendalian e-Katalog.
Peran dan fungsi tersebut berhubungan langsung dengan para
stakeholder yaitu Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi
(sebagai instansi pengguna e-Katalog) dan Penyedia Barang/Jasa (sebagai
entitas/badan usaha yang menyediakan barang/jasa yang tercantum di
e-Katalog). Jika dilihat berdasarkan sifat stakeholder, maka Direktorat
Pengembangan Sistem Katalog juga melaksanakan fungsi pelayanan kepada
para stakeholder. Fungsi pelayanan tersebut antara lain menyediakan sistem
e-Katalog dan e-Purchasing serta informasi terkait kedua sistem tersebut.
Dalam fungsi pelayanan publik tersebut, Direktorat Pengembangan
Sistem Katalog dipandang perlu mengedepankan nilai dan asas-asas
penyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana diatur dalam UndangUndang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik sebagai berikut:
1. keprofesionalan;
2. keterbukaan;
3. akuntabilitas;
4. ketepatan waktu; dan
5. kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan.
Dalam proyek perubahan ini, project leader fokus pada pengelolaan
informasi Kontrak Katalog sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai Kasie
Kontrak Payung. Dalam menjalankan proyek perubahan, project leader
mengacu pada 4 (empat) asas-asas penyelenggaraan public yaitu
keprofesionalan, keterbukaan, akuntabilitas, dan kemudahan.
Mengapa “Informasi” yang Menjadi Fokus Perubahan?
1) Menuai Hikmah dari sebuah Inspirasi Sederhana
Ide proyek perubahan ini terinspirasi dari terbentuknya forum
komunikasi Penyedia Obat melalui media sosial whatsapp dalam rangka
proses kontrak katalog obat Tahun 2016. Forum ini dibentuk untuk
memberikan layanan informasi terkait proses kontrak katalog obat dan
proses lelang katalog obat Tahun 2016. Antusiasme Penyedia Obat
dengan adanya forum tersebut sangat baik. Semula, penyedia obat tidak
pernah mendapatkan cukup informasi terkait proses kontrak katalog obat
dan lelang obat tahun 2016. Penyedia obat merasa kesulitan untuk
menghubungi petugas direktorat untuk menanyakan informasi seputar
kontrak dan lelang obat. Dengan adanya forum ini, maka seluruh
informasi terbuka dan dapat diakses oleh semua penyedia obat.
Halaman 3 dari 67
Gambar: Daniel Ventjelima (Marketing Manager PT Actavis Indonesia)
Gambar ini merupakan bentuk apresiasi penyedia obat terhadap peran
aktif seksi kontrak payung memberikan informasi setiap progress Kontrak
Payung sampai dengan produk ditayangkan ke dalam e-Katalog. Hal ini
menunjukkan betapa pentingnya sebuah informasi bagi Penyedia
Barang/Jasa meskipun dengan media yang sederhana. Hal inilah yang
kemudian menginspirasi Project Leader untuk mengelola layanan
informasi melalui optimalisasi aplikasi yang sudah ada.
2) Pentingnya sebuah Informasi
Informasi merupakan media atau sarana bagi masyarakat untuk
mendapatkan keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun
penjelasannya terkait materi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Deskripsi
tersebut menegaskan bahwa informasi juga merupakan salah satu materi
yang dibutuhkan oleh masyarakat. Tanpa informasi, maka masyarakat
sulit untuk beradaptasi dengan perubahan, dalam tataran birokrasi, maka
perubahan yang dimaksud adalah terkait dengan perubahan kebijakan
yang dikeluarkan oleh Pemerintah. Sehingga informasi menjadi sangat
penting bagi masyarakat.
Dalam konteks penyelenggaraan e-Katalog, maka informasi
memainkan peranan yang penting bagi para stakeholder. Melalui
informasi, stakeholder dapat mengetahui proses pra katalog,
berpartisipasi dalam proses pra-katalog, dan berpartisipasi selama
monitoring-evaluasi pelaksanaan e-Katalog.
Jika dilihat dalam dimensi pelayanan publik, maka “pengelolaan
informasi” merupakan salah satu key factor dalam penyelenggaraan
pelayanan publik. Hal ini diatur dalam Pasal 8 ayat (1) Undang-Undang
Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik mengatur bahwa:
“Organisasi penyelenggara berkewajiban menyelenggarakan pelayanan
publik sesuai dengan tujuan pembentukannya”. Selanjutnya Pasal 8 ayat
Halaman 4 dari 67
(2) mengatur bahwa: “penyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), sekurang-kurangnya meliputi:
a. pelaksanaan pelayanan;
b. pengelolaan pengaduan masyarakat;
c. pengelolaan informasi;
d. pengawasan internal;
e. penyuluhan kepada masyarakat; dan
pelayanan konsultasi.
Merujuk pada pentingnya informasi tersebut, project leader
melakukan analisa terhadap permasalahan yang seringkali dikeluhkan
oleh para stakeholder. Untuk menangkap permasalahan tersebut, project
leader melakukan wawancara dengan beberapa stakeholder yaitu
Penyedia Barang/Jasa, kelompok kerja e-Katalog, dan sekretariat
Kelompok Kerja e-Katalog untuk menangkap persepsi stakeholder
terhadap pemberian layanan e-Katalog.
Berdasarkan persepsi stakeholder dihasilkan 4 (empat) peringkat
masalah yang perlu diperbaiki, antara lain:
1. Regulasi, Petunjuk Teknis, dan SOP;
2. Kepastian waktu penayangan produk ke dalam e-Katalog;
3. Informasi proses negosiasi; dan
4. Informasi proses kontrak katalog.
Permasalahan poin 1 dan poin 2 diatas telah diperbaiki dengan
tersusunnya rancangan regulasi berupa Petunjuk Teknis dan SOP yang
masih dalam tahap finalisasi serta dibangunnya aplikasi pra-katalog.
Permasalahan poin 1 dan poin 2 merupakan proyek perubahan yang
dilakukan pada lingkup Direktorat.
Project leader memilih menawarkan solusi terkait permasalahan
poin 3 dan poin 4 yaitu dengan memberikan kejelasan informasi dan
kemudahan berbagai informasi terkait proses kontrak katalog kepada
para stakeholder, khususnya kepada Penyedia Barang/Jasa.
Project leader menilai bahwa informasi mengenai proses kontrak
katalog belum lengkap disediakan secara komprehensif. Adapun
informasi mengenai daftar urutan negosiasi telah ditayangkan dalam
website LKPP namun belum secara optimal diperbaharui dan diketahui
oleh Penyedia Barang/Jasa. Merujuk pada kondisi tersebut, maka project
leader mengambil inisiatif untuk melakukan proyek perubahan dengan
tema “Memberikan Kejelasan dan Kemudahan Akses Informasi Kontrak
Katalog Melalui Optimalisasi Aplikasi e-Katalog”.
B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN
1. Target jangka pendek terhadap capaian proyek perubahan, selama proses
installment dan adoption yang dilakukan selama 65 (enam puluh lima) hari
adalah:
a. tersedianya fitur “Layanan Informasi” pada aplikasi e-Katalog; dan
Halaman 5 dari 67
b. terwujudnya pemanfaatan informasi proses kontrak katalog yang
tercantum di dalam fitur “Layanan Informasi” pada aplikasi e-Katalog
sesuai dengan kebutuhan para penyedia barang/jasa.
2. Melalui proyek perubahan yang bertema “Memberikan Kejelasan dan
Kemudahan Akses Informasi Kontrak Katalog Melalui Optimalisasi
Aplikasi e-Katalog”, maka diharapkan Penyedia Barang/Jasa mendapatkan
manfaat sebagai berikut:
a. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait proses kontrak,
sehingga mereka dapat mempersiapkan ketersediaan barang/jasa dan
dapat memperhitungkan waktu kapan transaksi e-Purchasing dapat
dilaksanakan;
b. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait verifikasi
administrasi dan negosiasi;
c. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait jadwal layanan
kontrak katalog; dan
d. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait syarat
perpanjangan, perubahan, dan pembaharuan kontrak katalog.
C. RUANG LINGKUP
1. Kegiatan utama proyek perubahan ini adalah menyediakan informasi dan
kemudahan akses informasi kontrak katalog kepada Penyedia Barang/Jasa
dengan memanfaatkan aplikasi e-Katalog. Proyek perubahan ini termasuk
pada lingkup tugas dan tanggung jawab project leader sebagai Kepala Seksi
Kontrak Payung. Tugas dan fungsi Kepala Seksi Kontrak Payung
sebagaimana diatur dalam Pasal 113 Peraturan Kepala LKPP Nomor 9
Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yaitu menyiapkan bahan rumusan
kebijakan pengadaan melalui katalog, pedoman kontrak payung dan tata
cara pemilihan penyedia, serta pelaksanaan kontrak payung.
2. Kegiatan pelaksanaan kontrak payung sebagaimana dimaksud dimulai
dari penyiapan rancangan kontrak, koordinasi dengan stakeholder terkait
pelaksanaan kontrak payung, pengelolaan informasi kontrak payung, dan
pendokumentasian dokumen kontrak.
D. STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN
Kriteria keberhasilan dari proyek perubahan adalah:
1. Kepuasan stakeholder berdasarkan wawancara atau kuesioner;
2. Jumlah stakeholder yang mengakses fitur layanan informasi (masuk ke
dalam dashboard e-Katalog); dan
3. Jumlah stakeholder yang memanfaatkan konsultasi kontrak katalog secara
tatap muka dan layanan pengambilan kontrak katalog secara terjadwal.
Halaman 6 dari 67
BAB II
DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK
1. Kondisi Awal
Sebagai salah satu unit penyelenggara sistem pengadaan
secara elektronik, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog memiliki
peran tidak hanya pada tataran penyiapan, perumusan, dan
pengembangan kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa tetapi
juga memiliki peran memberikan pelayanan publik kepada
masyarakat. Dalam beberapa tahun belakangan ini e-Katalog
mendapatkan perhatian dan minat yang cukup tinggi baik dari
Pemerintah maupun Penyedia Barang/Jasa.
Pada awal Tahun 2015 sampai dengan akhir Tahun 2015,
jumlah Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar ke e-Katalog mencapai
rata-rata 10 s.d 20 Penyedia dalam 1 (satu) bulan. Salah satu kendala
selama menjalankan proses pendaftaran e-Katalog tersebut adalah
kurangnya jumlah SDM di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog
yang mengelola dan menangani proses maupun manajemen
pengelolaan sistem e-Katalog. Hal ini mempengaruhi gerak proses pra
katalog.
Hal ini menjadi perhatian para Penyedia Barang/Jasa yang
mendaftar untuk aktif menanyakan proses pra katalog. Dimulai dari
proses negosiasi sampai dengan proses kontrak. Berikut kami
tampilkan contoh beberapa pertanyaan yang seringkali ditanyakan
melalui media whatsapp sebagai berikut:
Halaman 7 dari 67
Gambar 1. Contoh Pertanyaan Penyedia
Halaman 8 dari 67
Halaman 9 dari 67
Jika kita merujuk pada beberapa pertanyaan diatas, maka
informasi merupakan sarana yang sangat penting untuk memberikan
kepastian dan kejelasan proses dan status perkembangan pendaftaran
Penyedia.
Sistem Informasi proses Pra Katalog Belum Tersedia Secara
Komprehensif
Sebelum proyek perubahan dilaksanakan, Direktorat
Pengembangan Sistem Katalog belum memiliki sistem informasi yang
memadai terkait proses, status, dan perkembangan pendaftaran
Penyedia (proses pemilihan Penyedia). Salah satu kendala dalam
membuat sistem ini adalah ketidakpastian jadwal negosiasi yang
dilakukan oleh Kelompok Kerja e-Katalog (Pokja) yang masih bersifat
ad hoc (non permanen). Masing-masing personil Pokja merupakan
Pejabat atau Pegawai yang berasal dari unit kerja lain diluar
Direktorat Pengembangan Sistem Katalog, mengingat SDM Direktorat
Pengembangan Sistem e-Katalog hanya berjumlah tidak lebih dari 30
(tiga puluh) orang. Kesemuanya memiliki peran secara struktur
maupun administrasi.
Sistem informasi yang termuat baik di website lkpp maupun web
e-Katalog hanya informasi-informasi di tataran undangan pemasukan
penawaran e-Katalog ataupun di tataran proses e-Purchasing saja dan
belum menyentuh informasi proses pemilihan Penyedia menuju
e-Katalog atau yang seringkali kita sebut sebagai proses pra katalog.
Berikut tampilan website lkpp dan web e-Katalog sebelum adanya
aplikasi layanan informasi katalog.
Gambar 2. Contoh Tampilan website lkpp.go.id Bulan Januari
2016
Halaman 10 dari 67
Gambar 3. Contoh Tampilan website lkpp.go.id Bulan Februari
2016
Halaman 11 dari 67
Gambar 4. Contoh Tampilan web e-Katalog.lkpp.go.id
Adapun terdapat menu “Petunjuk Penggunaan” yang hanya
menampilkan petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing.
Gambar 5. Contoh Tampilan Menu “Petunjuk Penggunaan” pada web
e-Katalog
Halaman 12 dari 67
Sistem Penjadwalan Evaluasi Administrasi, Negosiasi, dan Pelaksanaan
Kontrak yang Tidak Jelas
Pada Tahun 2014 sampai dengan Tahun 2015, LKPP membuka
proses pendaftaran e-Katalog melalui dua “pintu” yaitu:
1. Demand Driven (Usulan Pemerintah); dan
2. Supply Driven (Usulan Penyedia).
Masuknya kedua jalur usulan ini membuat petugas Direktorat
Pengembangan Sistem Katalog kesulitan dalam menangani proses
usulan sampai dengan proses kontrak ditambah kendala keterbatasan
jumlah SDM yang ada. Sehingga penjadwalan dilakukan secara
sporadik belum lagi kendala dalam penanganan dokumen
administrasi. Hal ini membuat semakin menumpuknya dokumen
penawaran Penyedia yang belum diproses dan hanya menjadi
database saja.
Petugas Administrasi Kontrak Hanya Menyerahkan Kontrak Katalog
yang sudah ditandatangani Jika Diminta Oleh Penyedia
Pada Gambar 1 diatas, pada salah satu testimoni Penyedia
menyampaikan bahwa Penyedia tersebut membutuhkan Kontrak
Katalog dan salinan SK Penetapan sebagai dasar mereka merespon
pesanan instansi Pemerintah. Beberapa instansi Pemerintah seringkali
meminta bukti kontrak kepada Penyedia, bahwa Penyedia yang
bersangkutan telah berkontrak dengan lkpp.
Kebutuhan tersebut belum menjadi prioritas bagi petugas admin
kontrak, karena menganggap bahwa tugas mereka telah selesai ketika
Kontrak sudah ditandatangani. Padahal, Penyedia membutuhkan
Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan sebagai dokumen hukum
(legal) selama pelaksanaan e-Purchasing dengan instansi Pemerintah.
2. Kondisi Setelah Implementasi Proyek Perubahan Yang Diharapkan
Sistem Informasi proses Pra Katalog Telah Tersedia Dan Mudah
Diakses oleh Stakeholder
Kini para stakeholder, khususnya Penyedia Barang/Jasa dapat
memantau status dan perkembangan Kontrak/SK Penetapan melalui
aplikasi layanan informasi katalog, dan mendapatkan informasi
perihal jadwal evaluasi administrasi dan Negosiasi. Selain memuat
berbagai informasi yang dibutuhkan oleh Penyedia, aplikasi ini juga
mendorong Direktorat Pengembangan Sistem Katalog untuk
menyediakan tambahan layanan berupa layanan pengambilan
kontrak, konsultasi kontrak, dan verifikasi kontrak secara terjadwal.
Sistem informasi ini memanfaatkan “ruang” di dalam aplikasi
yang telah ada tanpa perlu membuat aplikasi baru dengan laman web
yang baru. Sistem informasi ini ditempatkan di dalam aplikasi
Halaman 13 dari 67
e-Katalog dengan menambahkan fitur baru yaitu menu “Pelayanan
Informasi”. Penambahan fitur ini tidak perlu menghabiskan biaya
yang mahal, cukup dengan aplikasi sederhana dengan pemanfaatan
optimal terhadap aplikasi yang telah ada membuat proyek perubahan
ini dilakukan dengan pengelolaan aplikasi yang lama dengan
“citarasa” baru.
Gambar 6. Tampilan Web e-Katalog dengan Penambahan Menu
“Pelayanan Informasi”
Gambar 7. Tampilan Aplikasi Layanan Informasi Katalog di
dalam menu “Pelayanan Informasi”
Halaman 14 dari 67
Gambar 8. Tampilan “Beranda” Aplikasi
Halaman 15 dari 67
Gambar 9. Informasi Petunjuk Penggunaan Aplikasi
Halaman 16 dari 67
Gambar 10. Menu Informasi “Tracking Kontrak”
Gambar 11. Menu Informasi “Jadwal Evaluasi”
Halaman 17 dari 67
Gambar 12. Menu Informasi “Jadwal Negosiasi”
Gambar 13. Menu Informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak”
Halaman 18 dari 67
Gambar 14. Tampilan Menu Informasi “Konsultasi Kontrak”
Gambar 15. Tampilan Menu Informasi “Verifikasi Kontrak”
Halaman 19 dari 67
Gambar 16. Tampilan Menu Informasi “Persyaratan Dokumen”
Gambar 17. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 1”
Halaman 20 dari 67
Gambar 18. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 2”
Gambar 19. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 3”
Halaman 21 dari 67
Gambar 20. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 4”
Gambar 21. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 5”
Halaman 22 dari 67
Gambar 22. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 6”
Gambar 23. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 7”
Selaras dengan tujuan dan 7 (tujuh) prinsip Pengadaan
Barang/Jasa yaitu “Transparansi”, maka aplikasi informasi ini
merupakan terobosan dalam mendukung transparansi pengadaan,
khususnya dalam proses e-Katalog. Masyarakat dapat ikut memantau
jalannya proses pra katalog dan memberikan masukan terkait
pengembangan aplikasi ini. Sesuai dengan 2testimoni yang
2
Testimoni tersedia dalam video
Halaman 23 dari 67
disampaikan oleh Kepala Biro Perencanaan, Organisasi dan Tata
Laksana, Bpk. Iwan Herniwan bahwa prinsip-prinsip Good
Governance adalah transparansi, akuntabilitas, partisipasi, integritas,
dan profesionalisme merupakan prinsip good governance yang dapat
meningkatkan Reformasi Birokrasi di LKPP. Aplikasi layanan
informasi e-Katalog yang telah dikembangkan dapat ikut
meningkatkan tujuan Reformasi Birokrasi di LKPP.
Sejalan dengan prinsip-prinsip Undang-Undang Nomor 25
Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yaitu prinsip transparansi,
profesionalisme, kemudahan, dan keterjangkauan, maka aplikasi
layanan informasi e-Katalog merupakan aplikasi layanan informasi
yang terbukti mendukung prinsip pelayanan publik di LKPP,
khususnya pada proses e-Katalog.
Proses Administrasi Penjadwalan Evaluasi Administrasi, Negosiasi,
dan Proses Kontrak telah dilaksanakan secara tertib
Saat ini, proses penjadwalan dilakukan sesuai dengan undangan
penawaran dan dokumen pengadaan yang dipublikasikan di website
lkpp.go.id. Penyedia kini memasukkan penawaran sesuai dengan
jadwal-jadwal yang tercantum di dalam undangan penawaran.
Seluruh tahapan proses terjadwal dengan jelas. Berikut contoh
undangan penawaran yang telah dipublikasikan di website lkpp.go.id.
a. Contoh Proses Pra Katalog Buku Kurikulum 2013 Program
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Gambar 24. Contoh Tampilan Undangan Penawaran Katalog
Buku Kurikulum 2013
Halaman 24 dari 67
Gambar 25. Contoh Tampilan Informasi Evaluasi Administrasi dan
Pembuktian Kualifikasi Katalog Buku Kurikulum 2013
Halaman 25 dari 67
Gambar 26. Contoh Tampilan Informasi Klarifikasi, Negosiasi Teknis dan
Harga Katalog Buku Kurikulum 2013
b. Contoh Proses Pra Katalog Mesin Kapal Perikanan Program
Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2016
Gambar 27. Contoh Undangan Penawaran Mesin Kapal Perikanan
Tahun 2016
Halaman 26 dari 67
Lanjutan Gambar 27
Gambar 28. Contoh Tampilan Informasi Evaluasi Administrasi dan
Pembuktian Kualifikasi Mesin Kapal Perikanan Tahun 2016
Halaman 27 dari 67
Lanjutan Gambar 28
Gambar 29. Contoh Tampilan Informasi Klarifikasi, Negosiasi Teknis dan
Harga Katalog Mesin Kapal Perikanan Tahun 2016
Halaman 28 dari 67
Berdasarkan hasil evaluasi diatas, Staf Administrasi Kontrak
menyiapkan penjadwalan verifikasi Kontrak Katalog dan SK Penetapan
untuk memberikan konsultasi, bantuan reviu, dan memeriksa
kelengkapan dokumen kontrak yang akan ditandatangani oleh Kepala
LKPP.
Gambar 30. Contoh Tampilan Penjadwalan Verifikasi Kontrak Mesin
Kapal Perikanan
Pengembangan Konsep “Library Search” Dalam Rangka Memperbaiki
Penyimpanan Dokumen Administrasi Proses Pra Katalog
Selain perbaikan pada sistem penjadwalan Pra Katalog, project
leader juga menginisiasi perbaikan pada sistem administrasi
pendokumentasian proses Pra Katalog dengan menggunakan konsep
“library search”. Konsep ini memperkenalkan metode pengarsipan dan
pencarian database arsip dengan mengadopsi pengkodean arsip dan
pencarian database arsip seperti model penyimpanan data buku di
perpustakaan.
Setelah proses Pra Katalog selesai dilaksanakan, maka Sekretariat
Kelompok Kerja e-Katalog dan Staf Admin Kontrak diharuskan
menyerahkan seluruh dokumen hasil proses pemilihan penyedia
barang/jasa dan dokumen kontrak kepada staf arsip yang bertugas
sebagai arsiparis di lingkup Direktorat Pengembangan Sistem Katalog.
Diharapkan dengan metode “Library Search” ini dapat mempermudah
proses pencarian dokumen jika sewaktu-waktu diperlukan.
Halaman 29 dari 67
Gambar 31. Tampilan Dokumen Pra Katalog Sebelum Konsep “Library
Search” Dikembangkan
Gambar 32. Daftar Rincian Dokumen Pra Katalog Sebagai Panduan
Pengarsipan dan Pendokumentasian
Halaman 30 dari 67
Gambar 33. Contoh Pendokumentasian Proses Pra Katalog
Menggunakan Konsep “Library Search”
Petugas Administrasi Kontrak Menyerahkan Kontrak Katalog dan Salinan
SK Penetapan Secara Terjadwal
Selain untuk memberikan manfaat bagi Penyedia, sistem
penjadwalan pengambilan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan
juga bertujuan untuk melatih petugas/staf administrasi kontrak untuk
lebih optimal dalam memberikan layanan kepada Penyedia, tentunya
dalam konteks peningkatan layanan pra katalog secara kelembagaan.
Bahwa agar layanan pengambilan-penyerahan Kontrak Katalog dan
Salinan SK Penetapan dapat terkontrol dengan baik, maka project leader
menyiapkan formulir daftar hadir sebagai berikut:
Gambar 34. Contoh Format Daftar Hadir Pemberian Layanan
e-Katalog
Halaman 31 dari 67
Format Daftar Hadir tersebut berfungsi sebagai format kontrol
pemberian layanan pengambilan-penyerahan kontrak yang dilaksanakan
oleh staf admin kontrak. Daftar hadir ini berisi identitas perusahaan dan
penerima kontrak katalog/Salinan SK Penetapan sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan. Penggunaan Format ini tercantum di dalam
lampiran laporan ini.
Selain format diatas, project leader bersama dengan tim admin
kontrak membuat penjadwalan pengambilan kontrak setelah status proses
kontrak yang tercantum di dalam informasi “Tracking Kontrak” telah
dinyatakan “selesai”. Penjadwalan pengambilan kontrak/Salinan SK
Penetapan dilakukan 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) hari kerja setelah
kontrak katalog/SK Penetapan selesai ditandatangani oleh Kepala LKPP.
Berikut gambar keterkaitan status kontrak katalog pada informasi
“Tracking Kontrak” dengan informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak”:
Gambar 35. Contoh Informasi “Tracking Kontrak” Katalog Kapal
Perikanan Program Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2016
Halaman 32 dari 67
Gambar 36. Contoh Informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak” Katalog
Kapal Perikanan Program Kementerian Kelautan dan Perikanan
Halaman 33 dari 67
Gambar 37. Petugas/Staf Administrasi Kontrak Melayani Penyedia yang
ingin Mengambil Kontrak Katalog/Salinan SK Penetapan
Halaman 34 dari 67
Bukti kehadiran tercantum di dalam lampiran laporan diklat ini
Halaman 35 dari 67
B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN
1. Tahap Persiapan
Rincian tahapan kegiatan yang dilakukan pada saat perencanaan dan
tercantum dalam proposal proyek perubahan adalah sebagai berikut:
2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan
a. Identifikasi Masalah
Identifikasi permasalahan dilakukan untuk menjaring masukan
dan kebutuhan stakeholder yang akan menjadi “inspirasi”
terbentuknya proyek perubahan. Identifikasi masalah ini dimulai
dengan melakukan analisa terhadap bahan-bahan berupa bukti
rekap konsultasi3, bukti komunikasi berupa e-mail dan whatsapp,
dan wawancara langsung kepada Penyedia yang sedang ingin
berkonsultasi mengenai permasalahan seputar e-Katalog dan
e-Purchasing. Wawancara dilakukan terhadap beberapa Penyedia
dengan metode sampling pada pertengahan Bulan Maret 2016.
3
Rekap Konsultasi dari Bulan Januari s.d April 2016
Halaman 36 dari 67
Gambar 38. Project Leader Melakukan Wawancara Dengan
Penyedia4
Berdasarkan hasil analisa bahan primer dan sekunder diatas dapat
disimpulkan hasil analisa kebutuhan Customer antara lain:
1) Informasi mengenai tata cara pendaftaran/pencantuman
produk baru ke dalam e-Katalog;
2) Informasi mengenai jadwal negosiasi;
3) Informasi mengenai proses kontrak/SK Penetapan;
4) Informasi persyaratan dokumen perpanjangan/pembaharuan
kontrak;
5) Informasi waktu pengambilan kontrak; dan
6) Informasi mengenai waktu tayang produk ke dalam e-Katalog.
b. Komunikasi Dengan Mentor
Project Leader berdiskusi dengan mentor terkait dengan konsep
aplikasi yang memuat informasi berbasis layanan kepada
Customer sebagai isu utama proyek perubahan. Diskusi dilakukan
4
Bukti Absensi Wawancara Tercantum pada Lampiran Laporan ini
Halaman 37 dari 67
pada akhir Bulan Maret 2016 dengan disertai penandatanganan
formulir kesepakatan mentor.
Gambar 39. Diskusi Konsep Proyek Perubahan Dengan Mentor
c. Penyiapan Proposal Proyek Perubahan
Setelah mentor menyetujui konsep proyek perubahan yang
diajukan, project leader menyiapkan proposal proyek perubahan
yang telah divalidasi pada saat Seminar I dilaksanakan. Penyiapan
proposal dilakukan pada awal Bulan April 2016.
d. Paparan Proposal Proyek Perubahan
Proposal Proyek Perubahan melalui tahapan pengujian oleh
Narasumber BPK telah dilaksanakan pada akhir Bulan April 2016.
e. Pembentukan dan Penyusunan Tim Pengelola Fitur Layanan
Informasi
Salah satu kunci sukses sebuah proyek perubahan adalah
mendapatkan dukungan internal, baik dukungan pimpinan
maupun staf sebagai Key Partner dan Key Resources. Bahwa agar
layanan informasi dapat berjalan dengan baik, project leader
menginisiasi pembentukan dan penyusunan tim pengelola fitur
layanan informasi dengan rincian struktur tim sebagaimana
terlampir dalam Lampiran Laporan ini. Kegiatan pembentukan
dan penyusunan tim dilakukan pada akhir Bulan April 2016.
Halaman 38 dari 67
f. Experience Learning and Sharing Proyek Perubahan bersama Bpk.
Patria Susantosa
Salah satu faktor sebuah kesuksesan dalam melaksanakan proyek
perubahan adalah dengan menumbuhkan motivasi dan komitmen
terhadap proyek perubahan. Project leader mengajak peserta
Diklat PIM Tk. IV untuk saling berbagi pengalaman dan kisah
sukses implementasi proyek perubahan bersama Bpk. Patria
Susantosa selaku ex-peserta Diklat PIM III BPK-RI. Selama proses
sharing pengalaman tersebut, Bpk. Patria Susantosa memberikan
arahan terkait hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum
memulai pelaksanaan proyek perubahan. Sharing pengalaman ini
sangat bermanfaat bagi peserta Diklat PIM IV untuk semakin
termotivasi dan semangat menjalani proyek perubahan.
g. Rapat Koordinasi Penyiapan Fitur Layanan Informasi
Project leader mendorong serangkaian rapat koordinasi dalam
rangka penyiapan layanan informasi sebagai berikut5:
1) Melakukan diskusi dengan mentor (mentor briefing) dalam
rangka persiapan pelaksanaan proyek perubahan. Diskusi
dilakukan pada tanggal 5 Mei 2016 di ruang kantor Kasubdit
Riset dan Kontrak.
Gambar 40. Mentor Briefing
2) Orientasi pegawai baru disertai dengan pengenalan konsep
proyek perubahan untuk mendapatkan dukungan Key
Resources terhadap manfaat proyek perubahan. Kegiatan ini
5
Dokumentasi berupa Undangan, Notulensi, Daftar Hadir, dan Bahan Presentasi tercantum di dalam
Lampiran Laporan ini
Halaman 39 dari 67
dilakukan secara spontan pada tanggal 6 Mei 2016, di ruang
rapat 603, Gedung LKPP-RI.
Gambar 41. Orientasi Pegawai Baru dan Pengenalan
Konsep Proyek Perubahan
3) Kick-Off Meeting Bersama Key Partner dan Key Resources
Internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog untuk
membahas konsep aplikasi layanan informasi katalog,
penyampaian uraian kerja tim, penunjukan admin layanan
yang berperan memasukkan data penjadwalan pra katalog dan
melakukan update terhadap informasi yang tertera di dalam
aplikasi tersebut. Rapat ini dilaksanakan pada tanggal 16 Mei
2016 bertempat di Ruang Rapat Pimpinan, Lantai 10, Gedung
LKPP-RI.
Gambar 42. Kick-Off Meeting Bersama Key Partner dan Key Resources
Internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog
Halaman 40 dari 67
4) Pelatihan input data tracking Kontrak, jadwal evaluasi, jadwal
negosiasi, jadwal layanan kontrak ke dalam aplikasi layanan
informasi katalog oleh staf subbagian data dan informasi (Biro
Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian) dengan
melibatkan 3 (tiga) staf yang ditugaskan untuk memasukkan
data dan update data ke dalam aplikasi. Pelatihan ini
dilaksanakan setelah kick-off meeting selesai dilaksanakan
pada tanggal 16 Mei 2016, bertempat di ruang rapat
pimpinan, Lantai 10, Gedung LKPP-RI.
Gambar 43. Pelatihan Input Data Penjadwalan ke dalam Aplikasi
Layanan Informasi Katalog
5) Rapat koordinasi penyelarasan aplikasi layanan informasi
katalog dengan konsep aplikasi pra katalog sebagai aplikasi
induk. Project leader bersama Kepala Seksi Pengembangan
Aplikasi SPSE (Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan
Secara Elektronik) dan Tim IT Development. Rapat ini
dilaksanakan pada tanggal 20 Mei 2016, bertempat di ruang
rapat lantai 5, Gedung LKPP-RI.
Gambar 44. Rapat Koordinasi Penyelarasan Aplikasi
Halaman 41 dari 67
6) Penyampaian paparan konsep aplikasi layanan informasi
katalog kepada Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi LKPP-RI. Konsep aplikasi ini
mendapat apresiasi dan dukungan yang positif dari Ibu Deputi.
Dukungan ini dibuktikan dengan disposisi dukungan6. Diskusi
ini dilaksanakan pada tanggal 20 Mei 2016, bertempat di
ruang kantor Deputi, Lantai 6, Gedung LKPP-RI.
Gambar 45. Dialog dan Diskusi Bersama Deputi Bidang Monev
dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP-RI
7) Berkoordinasi dengan Kepala Subdirektorat Pengembangan
Aplikasi dan Teknologi Informasi (Direktorat Pengembangan
Sistem Pengadaan Secara Elektronik) sebagai koordinator
pengembangan aplikasi e-Procurement (e-Tendering dan
e-Procurement) di LKPP. Koordinasi ini dilakukan dalam
rangka mendapat dukungan pengembangan aplikasi layanan
informasi katalog ke dalam aplikasi e-Katalog. Aplikasi ini
mendapatkan dukungan dari beliau7. Koordinasi dilakukan
pada tanggal 24 Mei 2016, bertempat di ruang kantor subdit
pengembangan aplikasi dan teknologi informasi, Lantai 5,
Gedung LKPP-RI.
6
7
Disposisi Dukungan terlampir dalam Lampiran Laporan ini
Surat Pernyataan Dukungan terlampir
Halaman 42 dari 67
Gambar 46. Berkoordinasi dengan Kepala Subdirektorat
Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Informasi
8) Melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi Pengembangan
Aplikasi SPSE (Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan
Secara Elektronik) dan Tim IT Development terkait persiapan
akses server katalog untuk mendukung publikasi layanan
informasi katalog ke dalam aplikasi e-Katalog. Koordinasi
dilakukan pada tanggal 24 Mei 2016, bertempat di ruang
kerja staf, Lantai 5, Gedung LKPP-RI.
Gambar 47. Persiapan Server
h. Rapat Penyiapan dan Pengolahan Data Layanan Informasi
Rapat koordinasi dengan 3 (tiga) admin layanan yang ditunjuk
dan staf subbagian data dan informasi. Rapat ini dilakukan secara
spontan mengingat kesibukan pekerjaan masing-masing personil.
Project leader memberikan arahan terkait dengan persiapan datadata apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam aplikasi tersebut
Halaman 43 dari 67
dan mekanisme kerja pemasukan data layanan agar dapat terupdate setiap hari. Rapat ini dilaksanakan secara paralel dengan
kegiatan rapat koordinasi lainnya, mengingat pada Bulan Mei
sampai dengan Juni 2016, Direktorat Pengembangan Sistem
Katalog mendapatkan banyak penugasan proses e-Katalog. Rapat
dilaksanakan pada tanggal 18 Mei 2016, bertempat di ruang rapat
601, Lantai 6, Gedung LKPP-RI.
Gambar 48. Rapat Koordinasi Persiapan Pemasukan Data
Layanan Informasi ke dalam Aplikasi
i. Publikasi Fitur “Layanan Informasi” kepada Seluruh Stakeholder
Setelah data layanan informasi dimasukkan ke dalam aplikasi
layanan informasi katalog. Langkah selanjutnya adalah
mengintegrasikan aplikasi layanan informasi katalog ke dalam
aplikasi e-Katalog. Agar seluruh stakeholder mengetahui dan
memanfaatkan informasi ini, project leader memanfaatkan
berbagai channel media informasi. Berikut bukti publikasi di
berbagai media (channel) informasi:
1) Web e-Katalog;
2) Sosialisasi;
3) Website lkpp.go.id;
4) Facebook lkpp;
5) Twitter lkpp;
6) Pop-Up e-Purchasing;
7) Surat Publikasi ke Asosiasi Pengusaha (Mis. GAKESLAB);
8) Berita Utama Website LKPP; dan
9) Standing Banner di lokasi PTSP LKPP.
Halaman 44 dari 67
Gambar 49. Pengumuman Penggunaan Aplikasi pada Halaman
Depan Aplikasi e-Katalog
Gambar 50. Sosialisasi Aplikasi Layanan Informasi Katalog Dalam
Acara Vendor dan Government Gathering
Lokasi: Hotel Grand Aston, Bali Pada Tanggal 27 Mei 2016
Halaman 45 dari 67
Gambar 51. Pengumuman Aplikasi Melalui Website lkpp.go.id
Gambar 52. Publikasi Melalui Facebook LKPP
Gambar 53. Publikasi Melalui Twitter LKPP
Halaman 46 dari 67
Gambar 54. Publikasi Melalui Pop-Up e-Purchasing
Gambar 55. Publikasi Melalui Surat Ke Asosiasi Pengusaha
(Mis. GAKESLAB Indonesia)
Gambar 56. Masuk Ke Dalam Salah Satu “Berita Utama” Website
lkpp.go.id
Halaman 47 dari 67
Gambar 57. Standing Banner Bertempat di lokasi PTSP LKPP
Publikasi gencar dilakukan karena luasnya lokasi stakeholder.
Total Penyedia yang telah berkontrak dengan lkpp berjumlah
kurang lebih 400 s.d 500 penyedia. Belum lagi informasi ini
ditujukan pula kepada Penyedia baru yang jumlahnya belum
dapat dikalkulasikan, mengingat tingginya minat instansi dan
Penyedia terhadap kebermanfaatan e-Katalog.
j. Pembentukan Forum Komunikasi Penyedia
Project leader menginisiasi pembuatan e-mail khusus yang
ditujukan kepada Penyedia yang ingin memberikan saran, kritik,
dan masukan terkait dengan substansi dan tampilan informasi
yang tercantum di dalam aplikasi. E-mail yang digunakan adalah
[email protected]. Alamat e-mail ini tercantum di dalam
menu “Beranda” aplikasi layanan informasi katalog.
k. Masa Implementasi Penggunaan Fitur Layanan Informasi
Selama masa implementasi ini, project leader dan tim pengelola
fitur layanan informasi telah menyiapkan data layanan informasi
Halaman 48 dari 67
evaluasi, negosiasi, tracking kontrak dan layanan lainnya dimulai
pada tanggal 18 Mei 2016 sampai dengan 26 Juli 2016.
Gambar 58. Contoh Kegiatan Verifikasi Kontrak Katalog dan SK
Penetapan Katalog Kapal Perikanan Tahun 2016
Halaman 49 dari 67
Gambar 59. Contoh Kegiatan Pemberian Layanan Pengambilan
Kontrak dan Salinan SK Penetapan
Beberapa Contoh dokumentasi tertulis kegiatan evaluasi dan
negosiasi tersedia di dalam Lampiran Laporan ini.
l. Rapat Koordinasi Akhir dengan Key Partners dan Key Resources
Dalam Rangka Evaluasi Implementasi Aplikasi Layanan Informasi
Katalog
Rapat koordinasi ini bertujuan untuk mendapatkan kritik, saran,
dan masukan terkait substansi dan tampilan aplikasi layanan
informasi katalog sebagai bahan pengembangan dan
penyempurnaan aplikasi tersebut ke depan. Rapat ini
dilaksanakan pada tanggal 24 Juni 2016, bertempat di ruang rapat
603, Lantai 6, Gedung LKPP-RI.
Halaman 50 dari 67
Gambar 60. Rapat Koordinasi Akhir (Evaluasi)
m. Rapat Koordinasi Untuk Bekerjasama dengan Pelayanan Terpadu
Satu Pintu (PTSP) LKPP
Project leader menggandeng PTSP LKPP sebagai salah Key Partner
sekaligus pengguna aplikasi layanan informasi katalog dalam
rangka membantu petugas PTSP dalam menjawab pertanyaan
Penyedia terkait proses pra katalog. Project leader menyampaikan
paparan konsep aplikasi kepada Direktur Advokasi dan
Penyelesaian Sanggah Wilayah II dan Kepala Subdirektorat Wilayah
II Timur sebagai Koordinator Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) LKPP.
Sebagai respon dan dukungan positif terhadap aplikasi ini,
Direktur Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II
mengundang project leader untuk menyampaikan mekanisme
penggunaan dan penjelasan fitur aplikasi layanan informasi8.
8
Bukti Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi terlampir dalam Lampiran Laporan ini
Halaman 51 dari 67
Respon positif juga diberikan oleh Kepala Seksi Wilayah Maluku
dan Papua sebagai salah satu supervisor PTSP melalui surat
dukungan terlampir.
Gambar 61. Pemberian Dukungan Terhadap Aplikasi Layanan
Informasi Katalog oleh Kepala Seksi Wilayah Maluku dan Papua
C. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER
1. Stakeholder Internal
Tabel 2
Profil, Peran, dan Pengaruh Stakeholder Internal
Jabatan
Kepala LKPP
Nama
Agus Prabowo
Deputi
Bidang Sarah Sadiqa
MonitoringEvaluasi
dan
Halaman 52 dari 67
Peran
Beliau memberikan
dukungan
dan
respon positif dengan
menandatangani
surat dukungan dan
memberikan arahan
dan masukan terkait
pengembangan dan
penyempurnaan
aplikasi
layanan
informasi katalog ke
depan
Beliau memberikan
dukungan
dan
respon
positif
Pengembangan
Sistem Informasi
melalui
disposisi
pimpinan
serta
memberikan arahan
dan masukan terkait
pengembangan dan
penyempurnaan
aplikasi
layanan
informasi ke depan
Direktur
Emin
Adhy Beliau merupakan
Pengembangan
Muhaemin
Stakeholder utama
Sistem Katalog
dalam
proyek
perubahan ini yang
selalu mendukung
kegiatan-kegiatan
proyek perubahan
antara
lain
menandatangani dan
menerbitkan SK Tim
Pengelola Layanan
Fitur Informasi, Surat
Undangan kegiatan
pra katalog, Surat
untuk Asosiasi, Nota
Dinas internal terkait
permohonan
publikasi
aplikasi
kepada Kepala Biro
Hukum,
Sistem
Informasi
dan
Kepegawaian, dan
Nota
Dinas
pemanfaatan aplikasi
kepada
Direktur
Advokasi
dan
Penyelesaian
Sanggah Wilayah II
sebagai koordinator
PTSP LKPP
Direktur Advokasi M. Aris Supriyanto
Beliau memberikan
dan
Penyelesaian
dukungan
berupa
Sanggah Wilayah II
penyelenggaraan
sosialisasi
aplikasi
layanan
informasi
Halaman 53 dari 67
Kepala
Hardi Afriansyah
Subdirektorat Riset
dan Kontrak
Kepala
Dwi Satrianto
Subdirektorat
Pengelolaan Sistem
Katalog
katalog kepada para
petugas PTSP LKPP
Beliau merupakan
atasan
langsung
project leader yang
berperan
sebagai
mentor
dalam
pelaksanaan proyek
perubahan ini. Beliau
berperan
penting
dalam memberikan
masukan,
arahan,
dan
saran
agar
proyek perubahan
ini dapat berjalan
dengan baik. Salah
satu
dukungan
beliau
adalah
diberikannya waktu
untuk
membagi
pekerjaan
utama
dengan tugas diklat
Beliau
memiliki
peran
dalam
memberikan
dukungan terhadap
pengintegrasian
aplikasi
layanan
informasi
katalog
dengan
aplikasi
e-Katalog
dan
publikasi berupa pop
up pada system
e-Purchasing
Kepala
Patria Susantosa
Subdirektorat
Pengembangan
Aplikasi
dan
Teknologi Informasi
Halaman 54 dari 67
Beliau
memiliki
peran
dalam
mendukung proyek
perubahan
ini
terutama
memberikan
dukungan
dalam
memberikan akses
pengembangan
Kepala Bagian Tata Ari Sulindra
Usaha dan Rumah
Tangga
Kepala Subbagian M. Arif Sukron
Rumah Tangga
aplikasi
e-Katalog
dan
penyediaan
infrastruktur akses
server e-Katalog
Beliau memberikan
dukungan
dalam
penyediaan sarana
dan
prasarana
pemberian layanan
informasi
berupa
ruangan
bagi
petugas/staf selama
melakukan evaluasi,
verifikasi
kontrak,
dan
pemberian
kontrak/Salinan SK
Penetapan
kepada
Penyedia
Beliau memberikan
dukungan
dalam
rangka membina dan
memberikan
informasi
terkait
aplikasi ini kepada
petugas di bagian
frontdesk
Kepala
Humas
Subbagian Resa Anggriani
Kepala Subbagian Andi Martanto
Data dan Informasi
Halaman 55 dari 67
Beliau memberikan
dukungan
berupa
bantuan
publikasi
terkait
aplikasi
layanan
informasi
katalog di berbagai
media baik website
lkpp maupun media
sosial lain berupa
facebook, dan twitter
lkpp
Beliau
berperan
dalam memberikan
dukungan
berupa
penyediaan aplikasi
layanan
informasi
katalog
dan
memberikan saran
Staf
Evaluasi 1. Sigit Apriyanto
Administrasi
dan 2. Verani
Restia
Pembuktian
Wijaya
Kualifikasi
3. Siti Fathia
Sekretariat
Kelompok
e-Katalog
Kerja
Staf Admin Kontrak
1. Rizqi
Imam
Saputra
2. Yuniati
Ratnaningsih
3. Dwi
Nur
Maryana
4. Dinanti Tri Restio
Putri
5. Afif Pramayuda
6. Yudi
Tristanto
Tanjung
1. Ari Wicaksono
2. Prita Adriati
3. Kartika
Halaman 56 dari 67
serta masukan dalam
rangka
pengembangan
aplikasi ke depan
Staf
Evaluasi
berperan
sebagai
petugas
evaluator
dokumen penawaran
Penyedia
dan
memasukkan
data
layanan informasi ke
dalam aplikasi
Sekretariat berperan
dalam mendukung
pelaksanaan
kegiatan negosiasi,
verifikasi
kontrak,
memasukkan
data
layanan informasi ke
dalam aplikasi, dan
publikasi
kepada
Penyedia
terkait
aplikasi
layanan
informasi katalog
Staf admin Kontrak
berperan
dalam
mengelola
administrasi kontrak
dan SK Penetapan,
memasukan
data
layanan informasi ke
dalam aplikasi, dan
memberikan
pelayanan
pengambilan
kontrak/Salinan SK
Penetapan
secara
terjadwal
Gambar 62. Diagram Stakeholder
Kepala Biro Hukum, Sistem
Informasi dan Kepegawaian
Direktur Pengembangan Sistem Katalog
Kasubdit
Pengelolaan
Katalog
Coach
Kasubdit Riset
dan Kontrak
Kepala Bagian
Tata Usaha
dan Rumah
Tangga
Kasubbag
Rumah Tangga
Kasie Kontrak
Payung
(Project Leader)
Kasubbag
Humas
Kasubbag Datin
Sekretariat
Pokja
Tim Pengelola
Fitur Layanan
Informasi
Halaman 57 dari 67
Sekretariat
Pokja
Service
Penyedia
Barang/Jas
a sebagai
Customer
7. Profil, Peran, dan Pengaruh Stakeholder Eksternal
Instansi Pemerintah dan Penyedia Barang/Jasa merupakan
stakeholder eksternal yang berperan dalam melaksanakan dan
mendukung proyek perubahan ini. Penyedia Barang/Jasa dan instansi
pemerintah memanfaatkan informasi ini dan memberikan masukan
serta saran terhadap perbaikan dan penyempurnaan layanan maupun
konten aplikasi layanan informasi katalog.
8. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder
Stakeholder internal dan eksternal memiliki peran dan fungsi masingmasing sesuai dengan deskripsi peran diatas. Oleh karena diperlukan
cara memobilisasi yang berbeda-beda sebagai berikut:
a. Stakeholder Internal
Untuk memperoleh dukungan stakeholder internal relatif tidak
sulit karena masalah yang diangkat sebagai inspirasi proyek
perubahan ini merupakan permasalahan yang berkaitan dengan
tata kelola internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog.
Project leader melakukan pendekatan kepada pimpinan LKPP
dengan menjelaskan permasalahan yang terjadi dan menawarkan
solusi. Beberapa dukungan diantaranya berupa penerbitan SK Tim
Pengelola Fitur Layanan Informasi, penerbitan surat dan nota
dinas, publikasi eksternal, sosialisasi kepada petugas PTSP LKPP,
serta kesempatan untuk memberikan sosialisasi kepada Penyedia
dan instansi Pemerintah terkait aplikasi layanan informasi katalog
pada tanggal 27 Mei 2016, bertempat di Hotel Grand Aston Bali.
Kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan Sosialisasi Katalog
Daerah di beberapa lokasi di Bali.
b. Stakeholder Eksternal
Penyedia dan Instansi Pemerintah merupakan sasaran utama
proyek perubahan ini. Publikasi gencar dilakukan untuk
memberikan informasi tentang kebermanfaatan layanan
informasi ini. Instansi Pemerintah seperti Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan serta Kementerian Kelautan dan Perikanan
dilibatkan selama penyusunan Draf Kontrak Katalog sebelum
verifikasi kontrak dan SK Penetapan dilaksanakan. Instansi
Pemerintah mendapatkan kesempatan untuk memberikan
masukan terkait draf kontrak dan SK Penetapan sesuai dengan
kebutuhan masing-masing instansi, karena Kontrak Katalog dan
SK Penetapan memberikan pengaruh atau dampak bagi instansi
pemerintah dalam melaksanakan e-Purchasing. Disamping
keterlibatan instansi Pemerintah, project leader juga
mengembangkan layanan pemberian kontrak dan Salinan SK
Penetapan kepada Penyedia secara terjadwal. Penyedia prinsipnya
Halaman 58 dari 67
sangat mendukung adanya aplikasi layanan informasi tersebut
dan memberikan saran serta masukan terhadap pengembangan
dan penyempurnaan aplikasi tersebut.
9. Kendala Internal dan Eksternal
a. Kendala Internal
1) Project leader tetap menjalankan tugas-tugas pokok sebagai
Kepala Seksi Kontrak Payung. Selain itu, Project leader ikut
merangkap sebagai anggota Kelompok Kerja Penugasan
Khusus untuk beberapa proyek Pemerintah seperti pengadaan
BKKBN dst.
2) Project leader diberikan tugas tambahan untuk ikut membantu
pembangunan dan pengembangan Katalog Daerah di
beberapa Kabupaten/Kota seperti Bali, Yogyakarta, Gorontalo,
dan Semarang. Dimulai dari penyiapan bahan regulasi berupa
Draf Revisi Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2015
tentang e-Purchasing, rapat-rapat, sosialisasi, dan konsultasi
publik.
Kedua hal diatas merupakan tantangan yang harus dihadapi
oleh project leader, sehingga project leader dituntut untuk
dapat membagi waktu antara pekerjaan/penugasan dengan
pelaksanaan proyek perubahan.
3) Saat ini e-Katalog mendapatkan perhatian dan menarik minat
yang cukup besar baik dari Instansi Pemerintah maupun
Penyedia. Kebermanfaatan e-Katalog “ditangkap”oleh instansi
Pemerintah sebagai metode pengalihan resiko pengadaan,
sehingga instansi Pemerintah mulai perlahan-lahan
mengalihkan pelaksanaan pengadaan di instansi masingmasing ke dalam e-Katalog. Pengajuan barang/jasa untuk
dicantumkan ke dalam e-Katalog harus segera diproses,
mengingat instansi pengusul mengalokasikan waktu
pengadaan melalui e-Purchasing untuk 2 atau 3 bulan ke
depan. Hal ini membuat seluruh Pejabat atau staf di lingkup
Direktorat Pengembangan Sistem Katalog harus fokus
terhadap proses “memproduksi” barang/jasa yang diusulkan
oleh stakeholder ke dalam e-Katalog dengan batasan waktu
yang telah ditentukan. Kesibukan inilah yang membuat project
leader kesulitan untuk melakukan koordinasi dengan para key
partner dan key resources.
4) Aplikasi pra katalog (aplikasi induk) yang sebelumnya
disiapkan untuk segera dipublikasikan pada Bulan Mei 2016.
Halaman 59 dari 67
5) Petugas admin kontrak kesulitan untuk mencapai target
pelayanan pemberian kontrak katalog yang semula
ditargetkan maksimal 20 (dua puluh) Penyedia. Hal ini
dikarenakan kurangnya fasilitas sarana dan prasarana seperti
printer dan mesin fotokopi.
b. Stakeholder Eksternal
Penyedia yang berlokasi di luar jawa mengalami kesulitan dalam
memenuhi jadwal pengambilan Kontrak Katalog dan Salinan SK
Penetapan.
10. Strategi Mengatasi Masalah
Dalam menghadapi masalah-masalah tersebut, project leader
melakukan upaya-upaya sebagai berikut:
a. melakukan manajemen waktu dan skala prioritas untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai urutan prioritas waktu pekerjaan;
b. melakukan strategi pendekatan inter-personal untuk melakukan
koordinasi dan memanfaatkan media grup whatsapp untuk
melakukan koordinasi;
c. mengajak Direktorat terkait untuk mendiskusikan dan membahas
potensi penggabungan model dan konsep aplikasi pra katalog
sebagai aplikasi induk dengan aplikasi layanan informasi katalog;
d. mengurangi jumlah target layanan kontrak semula dialokasikan
20 penyedia setiap hari menjadi maksimal 10 penyedia. Selain itu,
project leader memberikan alokasi waktu penjadwalan dengan
rentang waktu rata-rata 1 minggu; dan
e. menyediakan softcopy Salinan Kontrak Katalog dan SK Penetapan
yang akan dikirimkan melalui e-mail Penyedia. Penyedia cukup
menyampaikan permohonan softcopy dokumen ke email:
[email protected].
11. Capaian
Kriteria keberhasilan proyek perubahan atau capaian proyek
perubahan ini diukur dari:
a. Kepuasan stakeholder berdasarkan wawancara atau kuesioner;
b. Jumlah stakeholder yang mengakses fitur layanan informasi
(masuk ke dalam dashboard e-Katalog); dan
c. Jumlah stakeholder yang memanfaatkan konsultasi kontrak secara
tatap muka dan layanan pengambilan kontrak katalog secara
terjadwal.
Halaman 60 dari 67
Capaian Proyek Perubahan
a. Salah satu capaian proyek perubahan diukur dari kepuasan
stakeholder (pelanggan) berdasarkan wawancara atau kuesioner.
Project leader dan Tim Admin Kontrak menyebarluaskan surat
pernyataan dukungan dengan melampirkan kuesioner. Kuesioner
tersebut terdiri dari 3 (tiga) pertanyaan dan 2 (dua) isian berupa
permintaan dukungan, saran, dan masukan sebagai berikut:
PERTANYAAN 1
PERTANYAAN 2
PERTANYAAN 3
: Aplikasi Layanan Informasi Katalog
memberikan kejelasan informasi
terkait proses pra katalog (Evaluasi
Administrasi
dan
Pembuktian
Kualifikasi, Klarifikasi dan Negosiasi
Teknis dan Harga, proses kontrak
katalog dan pemberian layanan
kontrak katalog
: Aplikasi layanan informasi katalog
memberikan kemudahan
bagi
Penyedia
Barang/Jasa
dalam
mengakses informasi pra katalog
dan layanan kontrak katalog
: Aplikasi layanan informasi katalog
memberikan manfaat bagi Penyedia
Barang/Jasa
selama
proses
pencantuman Barang/Jasa ke dalam
Katalog Elektronik
Dua pertanyaan berupa isian sebagai berikut:
1) Penyedia memberikan dukungan. Saran, dan Masukan
terhadap Aplikasi Layanan Informasi Katalog; dan
2) Layanan apalagi yang dibutuhkan oleh Penyedia untuk
dimasukkan ke dalam Aplikasi tersebut.
Untuk menjawab pertanyaan diatas, Penyedia diminta
memberikan ceklis di kolom angka yang menurut mereka telah
sesuai, yaitu:
Angka 1
Angka 2
Angka 3
Angka 4
Angka 5
: Sangat Setuju
: Setuju
: Netral
: Kurang Setuju
: Tidak Setuju
Halaman 61 dari 67
Hasil Penyampaian kuesioner tersebut diuraikan sebagai berikut:
a) Berdasarkan pertanyaan berupa ceklis
Halaman 62 dari 67
b) Masukan berdasarkan pertanyaan berupa isian dukungan,
saran, dan masukan:
1) Jadwal lelang ikut diinformasikan;
2) Update informasi juga dikirimkan melalui e-mail Penyedia;
3) Disediakan kotak saran dan kritik dari Penyedia;
4) Pelayanan lebih dipercepat;
5) Peraturan jangan sering berubah-ubah;
6) Disediakan menu “download” untuk dokumen;
7) Penjelasan cara pengisian;
8) Menyediakan layanan hotline;
9) Disediakan forum tanya-jawab secara online;
10) Sosialisasi terhadap layanan ini lebih ditingkatkan;
11) Penambahan no kontak PIC;
12) Dibuatkan dalam bentuk smartphone atau mobile phone;
13) Search engine kadang masih belum berfungsi optimal;
14) Dibuatkan e-mail khusus untuk PIC;
15) Pendaftaran produk dapat dilakukan secara online;
16) Penambahan menu “Jadwal Penambahan Produk Baru”;
dan
17) Sarana dan prasarana diperbaiki saat untuk pendaftaran
maupun negosiasi.
Berdasarkan kuesioner diatas yang disebarkan kepada 48 (empat
puluh delapan) Penyedia, didapatkan data berikut:
Halaman 63 dari 67
PERTANYAAN 2
TS, 0, 0%
N, 3, 6% KS,
SS, 19, 40%
S, 26, 54%
SS
S
N
KS
TS
PERTANYAAN 3
TS, 0, 0%
N, 3, 6% KS,
SS, 24, 50%
S, 21, 44%
SS
S
N
KS
TS
Berdasarkan data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa:
a) Sebanyak 52% responden yang menyatakan setuju bahwa aplikasi
dapat memberikan kejelasan untuk setiap tahapan pra katalog;
b) Sebanyak 54% responden yang menyatakan setuju bahwa aplikasi
dapat memberikan kemudahan akses informasi bagi Penyedia; dan
c) Sebanyak 50% responden menyatakan sangat setuju bahwa
aplikasi layanan informasi memberikan manfaat bagi Penyedia.
Halaman 64 dari 67
b. Capaian berikutnya adalah Jumlah stakeholder yang mengakses fitur
layanan informasi (masuk ke dalam dashboard e-Katalog).
Berdasarkan data yang diambil dari dashboard aplikasi sampai dengan
tanggal 17 Juli 2016 sebanyak 1350 jumlah visitor. Hal ini
menandakan bahwa aplikasi ini telah diperhatikan dan dipantau oleh
stakeholder.
Gambar 62. Tampilan Pengunjung (Visitor) Per Tanggal 17
Juli 2016
c. Capaian yang terakhir adalah jumlah stakeholder yang memanfaatkan
konsultasi kontrak secara tatap muka dan layanan pengambilan
kontrak katalog secara terjadwal. Berdasarkan data rekap formulir
absensi pengambilan kontrak yang tercatat per tanggal 21 Juni 2016
sebanyak 25 Penyedia yang memanfaatkan Kontrak dan 2 (dua)
Penyedia yang memanfaatkan konsultasi kontrak secara tatap muka,
namun 1 (satu) penyedia membatalkan pertemuan.
12. Instrumen Monitoring yang Digunakan
Salah satu aspek yang penting dan tantangan yang besar dalam proyek
perubahan ini adalah keberlangsungan proyek meskipun Diklat PIM
telah berakhir. Beberapa instrumen yang diperlukan untuk menjawab
tantang tersebut diantaranya:
a. Penerbitan SK Tim Pengelola Fitur Layanan Informasi yang berlaku
di internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog;
b. Penerbitan Surat Nomor 4694/D.2.2/06/2016 yang ditujukan ke
Asosiasi Gabungan Perusahaan Alat-Alat Kesehatan dan
Laboratorium (GAKESLAB);
c. Penerbitan Nota Dinas Direktur Pengembangan Sistem Katalog
Nomor: 2913/D.2.2/06/2016 ditujukan kepada Direktur
Halaman 65 dari 67
Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II sebagai
Koordinator PTSP;
d. Integrasi sistem pra katalog dengan aplikasi layanan informasi;
e. Rapat Evaluasi Akhir bersama key patners; dan
f. Instrumen pendukung berupa Formulir Kontrol layanan berupa
Daftar Hadir Penyedia dan form kuesioner untuk menjaring
masukan dari stakeholder.
Halaman 66 dari 67
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Proyek perubahan ini dilaksanakan dalam 3 (Tiga) tahap utama
dari seluruh rangkaian kegiatan yaitu perencanaan, installment,
dan adoption yang dilakukan selama kurang lebih 2 (dua) sampai
dengan 3 (tiga) bulan. Meningkatnya minat dan usulan produk
yang disampaikan baik oleh instansi Pemerintah maupun Penyedia
untuk masuk ke dalam e-Katalog, merupakan tantangan tersendiri
yang harus dihadapi oleh project leader. Belum lagi melaksanakan
tugas utama dan tugas tambahan menjadi salah satu tantangan
juga.
Tentunya, untuk mendukung agar proses pelaksanaan
proyek perubahan ini dapat berjalan dengan baik, maka peran key
partners dan key resources menjadi sangat penting. Bagaimana
project leader mengelola waktu dan kesempatan di sela-sela
kesibukan para key partners dan key resources merupakan
pembelajaran yang penting dalam memobilisasi SDM.
Dalam kondisi demikian tentunya memerlukan pendekatanpendekatan yang tidak melulu menggunakan pendekatan
informal, tetapi juga menggunakan pendekatan inter-personal
dan teknologi komunikasi yang saat ini berkembang pesat seperti
grup whatsapp maupun media komunikasi lainnya.
Meskipun mengalami tantangan dan hambatan, project
leader merasa bersyukur bahwa layanan informasi pra katalog
masih dapat berjalan dengan baik dan Penyedia tetap dapat
memanfaatkan aplikasi ini, hal ini dapat dibuktikan melalui
kuesioner dan capaian keberhasilan lainnya. Semoga ke depan,
pengelolaan dan pengembangan konten maupun fitur aplikasi
menjadi lebih baik lagi.
B. SARAN
Agar aplikasi ini dapat berjalan secara berkesinambungan maka
ke depan aplikasi ini maupun konsep idenya perlu digabungkan
dengan aplikasi pra katalog yang saat ini masih dalam tahap
pengembangan. Aplikasi pra katalog memuat proses bisnis pra
katalog dimulai dari pengelolaan usulan, riset, proses pemilihan
penyedia, sampai dengan proses penayangan, sehingga para
stakeholder lebih optimal merasakan manfaat layanan informasi
tersebut.
Halaman 67 dari 67