HAL-hal seputar pengelolaan keuangan di paroki TAHUN 2013

HAL-HAL SEPUTAR
PENGELOLAAN KEUANGAN
DI PAROKI
TAHUN 2013
Pengelolaan Kas (Imprest fund)
Apa yang dimaksud dengan pengelolaan kas dengan sistem
imprest ?
 Adalah sistem pengelolaan dana tetap, dimana saldo kas
pada saat pengisian selalu sama.
 Ciri-ciri imprest fund:
Dalam Laporan Posisi Keuangan Angka Bulat
Saldo Kas Tunai ditambah pengeluarannya adalah saldo
imprest fund.
Posisi Keuangan imprest vs fluktuatif
IMPREST
FLUKTUATIF
ASET
ASET
ASET LANCAR
ASET LANCAR
Kas
Kas
Kas kecil Sekretariat
Rp. 5.000.000
Kas kecil Sekretariat
Rp. 1.250.500
Kas kecil Seksi Liturgi
Rp. 2.000.000
Kas kecil Seksi Liturgi
Rp.
Kas kecil Seksi Kematian Rp. 4.000.000
265.889
Kas kecil Seksi Kematiat Rp. 9.254.200
Mengapa disarankan imprest fund?
IMPREST
FLUKTUATIF
◦ Memudahkan kontrol, karena posisi
keuangan selalu tetap
◦ Sulit kontrol, karena posisi keuangan
berfluktuasi
◦ Laporan kas rutin setiap isi kas
◦ Harus minta laporan kas terlebih
dahulu.
◦ Data keuangan (bukti kas dan
dokumen pendukung) langsung
disimpan setelah pengisian kas.
◦ Biasanya data keuangan di seksi, pada
saat pengajuan hanya melampirkan
buku kas
Pengelolaan Kas menurut PKP KAJ
◦ KAS KECIL IMPREST  untuk operasional rutin
◦ KAS BESAR  untuk pengeluaran diatas jumlah tertentu yang ditetapkan dan
kegiatan yang terencana karena sesuatu hal tidak bisa melalui transaksi bank,
sehingga harus dilakukan secara tunai, ketika sudah disalurkan saldonya Rp. 0.
◦ KAS SEMENTARA  untuk semua penerimaan tunai, kemudian disetorkan ke
bank seluruhnya.
Temuan – temuan pengelolaan kas
◦ Pada saat pemeriksaan fisik kas, pengelola kas tidak mengetahui
saldo yang dikelola (sistem fluktuatif).
◦ Kas kecil sistem imprest termasuk didalamnya penerimaan tunai.
◦ Penerimaan tunai tidak langsung disetorkan ke bank.
◦ Belum ada batasan pengeluaran tunai kas kecil
◦ Tidak menggunakan formulir bon sementara untuk pengeluaran
yang belum dapat dipertanggungjawabkan dengan segera.
Tertib admninistrasi
◦ Pengelola kas wajib menutup kas harian sehingga diketahui
saldo kas yang diterima
◦ Bukti Transaksi wajib bernomor urut tercetak.
◦ Dokumen pendukung harus distempel LUNAS
◦ Dokumen keuangan harus disimpan di paroki.
◦ Bukti transaksi / voucher harus ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang
Pengelolaan Bank
Temuan 
Tidak menggunakan sistem grup  Dalam PKP Grup A dan Grup B
Belum menggunakan NAMA PGDP  Harus Nama PGDP kecuali tidak
memungkinkan seperti belum punya NPWP atas nama 2 orang secara bersama
Belum memiliki buku pembantu untuk dana intentio dantis yang ditempatkan
pada rekening tertentu  Harus memiliki Buku Pembantu
Belum diatur kebijakan pempatan dana yang belum segera dimanfaatkan 
Segera diatur dalam TATA PELAYANAN KEUANGAN PAROKI
Piutang
Temuan 
Belum memiliki buku pembantu piutang  untuk membantu bagian terkait
mendapatkan informasi.
Perlu diperhatikan 
Ketentuan Uskup Agung Jakarta No. 319/3.4.1/2009 mengenai wewenang
penghapusan piutang
PGPD diberikan wewenang menhapus piutang dibawah Rp. 5 Juta per orang dengan
ketentuan-ketentuan selanjutnya diatas itu harus ijin Uskup Agung Jakarta.
Uang Muka
Temuan 
Seksi /Bagian tidak menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Perlu sosialisasi Tata Pelayanan Keuangan Paroki kepada perangkat PGDP,
Sistem dan Prosedur pengajuan dana kegiatan sampai dengan LPJ
Perlu disiapkan formulirnya
ASET TETAP
Temuan 
Tanah  Belum menggunakan nama PGDP  Semua Aset Atas Nama PGDP
Sertifikat Tanah belum disimpan di Biro Tanah dan Bangunan KAJ
Tidak menyimpan bukti serah terima sertifikat tanah yang disimpan di
BTB KAJ
Inventaris  Belum memiliki daftar aset dan nomor identifikasi aset
Kendaraan  Nama kepemilikan menggunakan nama Pribadi
Panitia Pembangunan Gereja
Temuan 
PPG tidak rutin menyampaikan Laporan Keuangan PPG  PKP KAJ setiap bulan
Surat Perjanjian kontrak dilakukan oleh PPG  Lihat Anggaran Dasar PGDP
Pasal 9 ayat 1 : Ketua umum, sekretaris dan bendahara
DSP dan Kolekte Wajib
Temuan 
Umumnya Paroki rutin menyetor DSP
Kesalahan penghitungan DSP umumya pada kolekte Paskah  Lihat Jadwal Kolekte
Kesulitan Bagian Keuangan KAJ : Bukti setor tidak sampai di bagian Keuangan, Staf
Ekonomat akan menghubungi Paroki untuk konfirmasi
Kolekte wajib yang sifatnya penggalangan bencana dari KAJ segera disetor dan
dikirimkan bukti setornya kepada Ekonomat KAJ supaya dapa t dibukukan dan
disalurkan.
Dana Pensiun Karyawan
Temuan 
Iuran Dana Pensiun belum disetorkan
Karyawan tetap belum didaftarkan sebagai peserta dana pensiun  Wajib ;
hubungi Bagian Personalia KAJ.
Sumbangan Tarekat
Temuan 
Dalam bukti transaksi (voucher) belum dilampirkan tanda terima/bukti setor
sumbangan kepada tarekat
 Lihat surat Ekonom KAJ No. 053/7.17/2008 hasil rapat antara Pimpinan KAJ
dan Pimpinan Tarekat mengenai kewajiban melampirkan bukti setor dalam
lampiran pertanggungjawaban kas pastoran.
Kewajiban Perpajakan
Temuan 
Belum punya NPWP : untuk berjaga-jaga maka mulai dipotong dari gaji
karyawan
Sudah punya NPWP : belum potong PPh 21 Karyawan
Pinjaman kepada Pihak ke-tiga
Hutang kepada umat , penggalangan dana melalui surat sanggup
mengembalikan pada saat jatuh tempo.
Umumnya Paroki sudah mengerti harus minta ijin tertulis terlebih dahulu
kepada Uskup Agung Jakarta
Kolekte
Temuan 
Pada umumnya setiap misa dihitung oleh petugas lingkungan / kelompok kategorial
sesuai jadwal tugas
Pada saat rekapitulasi dan penghitungan ulang:
Dihitung oleh bendahara/kasir/petugas pembukuan
Dibentuk tim penghitung kolekte dengan surat pengangkatan dengan periode
tertentu dan sejauhmana dapat diberhentikan.
Uang Kolekte dibawa pulang untuk disetorkan ke bank  disimpan di brankas paroki
Kotak Sumbangan
Temuan 
Dibuka, dihitung, dan dikelola oleh 1 (satu) orang
 Dalam satu rangkaian kegiatan tidak boleh dilakukan oleh 1 orang
Pengeluaran Dana
Umumnya sudah mengetahui Ketentuan Uskup Agung Jakarta No.
348/3.4.1/2008 wewenang mengeluarkan uang
Perlu diperhatikan:
Untuk semua kegiatan, bukan per tahap
Pengeluaran Bantuan
Temuan 
Piutang / Bantuan ?
Piutang  disajikan dalam laporan posisi keungan
Bantuan  disajikan dalam beban pada laporan aktifitas dalam periode
tersebut
Uang Saku dan Libur
Uang Saku Rp. 1.000.000,- per bulan
Uang Libur Rp. 2.500.000,- perbulan
berlaku di semua paroki dan unit karya KAJ, demi menjaga semangat
komunitas imam yang berkarya di KAJ
Klasifikasi Akun
Temuan 
Salah Klasifikasi  Lihat Buku PKP KAJ
Laporan aktifitas lingkungan dan
kelompok kategorial
Temuan  Sulit penerapannya
terus diusahakan demi pelayanan reksa pastoral paroki
perlu sosialisasi dalam rapat pleno
diberikan formulir untuk membantu membuat laporan aktivitas lingkungan.
Laporan keuangan stasi
Stasi sudah memiliki Badan Hukum
Pembukuan sudah mulai dipisahkan dari paroki induk, laporan keuangan
disampaikan ke paroki induk
Stasi belum memiliki Badan Hukum
Pembukuan dilakukan oleh Paroki Induk