PROSEDURE PENGGUNAAN FASILITAS

PROSEDURE PENGGUNAAN FASILITAS KOMPLEK GEREJA (HALAMAN DAN
GEDUNG GEREJA) DAN GEDUNG PELAYANAN PASTORAL “DAMIAN”
1.
Pejabat/Petugas yang mengajukan permohonan penggunaan ruang dan fasilitas
Kompleks Gereja dan Gedung Pelayanan Pastoral adalah pejabat gereja yang
bertanggung jawab atas perencanaan, mengendalikan pelaksanaannya dan membereskan
paska penggunaan fasilitas tersebut :
Jenis Kegiatan :
1. Rapat-rapat Dewan Paroki :
DP Harian, DP Inti, DP Pleno
2. Rapat / kegiatan Seksi
3. Rapat / kegiatan Lingkungan
4. Rapat / kegiatan Kelompak Kategorial
5. Rapat / kegiatan Kepanityaan lainnya
Penanggung Jawab :
- Sekretaris DP Harian
- Ketua Seksi / Ketua Panitya
- Ketua Lingkungan / Panitya
- Ketua Kelompok Kategorial /
Ketua Panitya
- Ketua Panitya
2.
Penanggung jawab mengajukan permohonan dengan mengisi Formulir,
mencantumkan data :
- Waktu : hari / jam, tanggal pelaksanaan kegiatan
- Ruang, lokasi-lokasi yang akan digunakan untuk kegiatan
- Perlengkapan / fasilitas yang diperlukan
yang
3.
Pengajuan permohonan tersebut harus dilakukan selambat-lambatnya dua minggu
sebelum tanggal / hari pelaksanaan.
4.
Kegiatan yang dilakukan secara rutin dan periodik dengan waktu dan tempat yang sama (
(tetap) cukup sekali mengajukan permohonan dan untuk selanjutnya tidak perlu
mengajukan permohonan tersebut.
5.
Sekretariat Paroki akan mencatat / mengagendakan permohonan tersebut kedalam
BUKU BESAR PENGGUNAAN RUANG GEDUNG PELAYANAN PASTORAL dan
Kompleks Gereja.
6.
Penyerahan kunci ruangan kepada pemohon / penanggung jawab oleh sekretariat Paroki
akan dilakukan pada hari H pemakaian gedung, atau beberapa waktu sebelumnya sesuai
dengan kebutuhan untuk persiapanya.
7.
Setelah pelaksanaan kegiatan, penggunaan ruang fasilitas bertanggung jawab untuk :
1. Menjaga keutuhan ruang / barang inventaris dari kerusakan.
2. Merapikan / membereskan kembali seperti sedia kala
3. Menjaga kebersihan
4. Menyerahkan kembali kunci dan alat / barang yang dipinjam ke sekretariat.
8.
Untuk pemakaian ruang / fasilitas diluar komplek gereja dan Gedung Pelayanan Pastoral
(mis. Sekolah Tarakanita), Penanggung jawab kegiatan harus mengajukan Surat
Pemohonan Resmi ke Lembaga / Yayasan yang bersangkutan.
Surat Resmi di tandatangani oleh Pastor Kepala Paroki, Sekretaris DP dan Ketua Panitia
yang bersangkutan.
KEBIJAKAN DAN PROSEDUR LAPORAN TATA LAYANAN AKTIVITAS
LINGKUNGAN DAN KATEGORIAL
1.
VISI DAN MISI
1.1. VISI
:
Menciptakan tata layanan aktifitas keuangan dan harta / inventaris di lingkungan /
Kelompok Kategorial secara terpadu, terpercaya dan akuntable untuk
mengembangkan reksa pastoral lingkungan / kelompok kategorial yang di jiwai
oleh spiriturialitas kristiani sesuai dengan Arah Dasar Pastoral KAJ.
1.2.
2.
MISI
:
1. Mewujudkan tata layanan keuangan lingkungan / kelompok kategorial yang
berbasis data dan partitipatif.
2. Membangun system pengendalian keuangan internal yang sehat.
3. Memanfaatkan harta benda lingkungan / kelompok kategorial untuk pelayanan
kasih yang murah hati.
4. Menyajikan Laporan Keuangan lingkungan / Kelompok Kategorial berdasar
Pedoman Keuangan Paroki KAJ.
FORMAT LAPORAN AKTIFITAS
2.1. Laporan Aktivitas Lingkungan : Contoh terlampir
2.2. Laporan Aktivitas Kelompok Kategorial : Contoh terlampir
2.3. Laporan Daftar Inventaris/Aset Lingkungan/Kelompok Kategorial : Contoh
terlampir
3.
JADWAL PELAPORAN KEUANGAN
Lingkungan / Kelompok Kategorial wajib menyampaikan Lamporan Aktifitas dan Daftar
Inventaris / Aset secara Periodik, yaitu : triwulanan kepada Dewan Paroki ( DPH melaui
Bendahara Paroki ).