9 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Humas Pengertian

9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Humas
Pengertian humas yang sifatnya umum, sebagaimana dipaparkan perlu
ditegaskan dalam bentuk definisi, sehingga dengan batasan-batasan dalam
perumusannya akan lebih jelas pengertiannya, lebih terang ruang lingkupnya,
dan lebih nyata dalam operasionalisasinya.Sungguh banyak literatur yang
telah diterbitkan para ahli public relations di negara-negara yang sudah maju,
terutama Amerika Serikat, yang masing-masing telah mengetengahkan
definisinya dengan pendekatan disiplin ilmu yang berbeda.
Awal dekade 1970-1980 tercatat tidak kurang dari 2000 definisi public
relations yang dapat dijumpai dalam buku-buku serta majalah ilmiah dan
berbagai berkala lainnya, sejak pengetahuan itu diakui sebagai profesi.
Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka para
pemraktek hubungan masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The
International Public Relations Associations bersepakat untuk merumuskan
sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua pihak.
Definisinya adalah sebagai berikut :
“Public Relations is a management function of a continuing and planned
character, through which public and private organizations and institutions
seek towin and retain the understanding, sympathy and support of those
with whom they are or may be concerned – by evaluating public opinion
about themselves, in order to correlate as far as possible, their own
policies and procedure to achieve, by planned and widespread information,
more productive coorperation and more efficient fulfillment of their
common interest.”
10
(Hubungan masyarakat adalah Fungsi manajemen dari ciri yang
dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana
organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan
pribadi berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan
dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin ada
sangkut pautnya – dengan menilai pendapat umum di antara mereka
dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan
ketatalaksanaan mereka, guna mencapai kerja sama yang lebih efisien,
dengan melancarkan informasi yang berencana dan tersebar luas).
(Drs. Onong Uchjana Effendy, 1986, hal 26-27)
Sedangkan definisi menurut kamus Institute of Public Relations (IPR)
terbitan bulan November 1987 :
“Praktek humas atau PR adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan
secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan
memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan
segenap khalayaknya” Tujuan utamanya adalah “menciptakan dan
memelihara saling pengertian” maksudnya, untuk memastikan bahwa
organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut
berkepentingan. Dengan adanya satu penggal kata “saling” maka
organisasi juga harus memahami setiap kelompok atau individu yang
terlibat dengannya (istilah yang umum adalah “khalayak” atau publik)
(Frank Jefkins, 1996, hal 8-9)
B. Tujuan Humas
Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas
dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan
perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa
kedalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya
kognisi, afeksi, dan perilaku positif public terhadap organisasi/lembaga.
Dengan demikian rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas
adalah sebagai berikut :
11
1. Terpelihara dan Terbentuknya Saling Pengertian (Aspek Kognisi) Tujuan
humaspada ahkirnya adalah membuat publik dan organisasi atau lembaga
saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan,
maupun budaya masing-masing.
2. Menjaga dan Membentuk Saling Percaya (Aspek Afeksi)
Bila tujuan pertama mengarah pada penguatan dan perubahan pengetahuan
(kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada tujuan emosi, yakni
pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence)
3. Memelihara dan Menciptakan Kerja Sama (Aspek Psikomotoris)
Tujuan
berikutnya
adalah
dengan
komunikasi
diharapkan
akan
terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata.
Mengacu pada tiga tujuan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah
pengetahuan/pikiran
dibuka,
emosi/kepercayaan
disentuh
maka
selanjutnya perilaku positif dapat diraih, pada ahkirnya, semua itu kembali
pada tujuan uang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif
terhadap organisasi lembaga dimana humas berada (Frida Kusumastuti,
2002, hal 20-22)
C. Fungsi Humas
Fungsi merupakan kegunaan untuk mencapai tujuan organisasi atau
lembaga utnuk mencapai tujuan suatu lembaga, maka Betrand R. Canfield
mengemukakan tiga fungsi public relations yaitu :
1. Mengabdi Pada Kepentingan Umum (it should serve the public’s interest)
12
Dalam fungsi ini PRO (Public Relations Officer) diangkat di beri upah
oleh manajer, akan tetapi tugasnya dan pekerjaanya ialah melayani publik,
kepentingan umum. Tugasnya ke dalam membina hubungan yang
harmonis antar manajer beserta staffnya dengan para karyawan,
mengusahakan agar para karyawan, bekerja dengan senang dan merasa
puas, meneliti perasaan.
2. Memelihara Komunikasi yang Baik ( Maintain good communication)
Maksudnya dalam pelaksanaan PRO melakukan banyak komunikasi, baik
komunikasi secara personal contact, maupun komunikasi melalui media
massa. Salah satu tugas PR adalah sebagai sumber informasi (sourch of
information) dan sebagai saluran informasi (channel of information)
3. Menitikberatkan Moral dan Tingkah Laku yang Baik (And stress good
moral and manner)
4. PRO dan petugas-tugasnya harus berusaha agar seperti cermin yang tetap
bersih cemerlang, dengan demikian PR memberikan citra yang baik
mengenai organisasi/lembaga yang diwakilinya itu.
(Onong Uchjana Effendy, 1993, Hal 137-140)
D. Ciri Humas
Berfungsi tidaknya humas dalam organisasi dapat diketahui dari ada
tidaknya kegiatan yang menunjukan ciri-cirinya. Ciri-ciri tersebut sebenarnya
secara implisit telah diterangkan di muka, tetapi untuk memperoleh;kejelasan
13
mengenai fungsi humas itu, ada baiknya kiranya apabila hal yang penting itu
secara eksplisit ditegaskan yakni :
1. Humas Adalah Kegiatan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi yang
Berlangsung Dua Arah Secara Timbal Balik
Sebagai kegiatan komunikasi dalam organisasi, prosesnya berlangsung
dalam dua arah timbal balik, ini berarti bahwa pada jalur pertama
komunikasi berbentuk penyebaran informasi oleh manajer sebagai
pemimpin organisasi kepada publik.
Pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian
tanggapan atau opini publik, dari pihak publik kepada manajer. Tegasnya,
dengan komunikasi dua arah timbal balik itu berarti bahw asang manajer
harus mengkaji, apakah informasi yang disebarkan pada publiknya itu
diterima, dimengerti, dan dilaksanakan atau tidak. Evaluasi terhadap
proses dan efek komunikasinya itu perlu diketahui untuk bahan
perencanaan kegiatan berikutnya.
2. Humas Merupakan Penunjang Tercapainya Tujuan yang Diterapkan Oleh
Manajemen Suatu Organisasi
Untuk mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen, disebutkan bahwa
prosesnya berlangsung melalui tahap-tahap yang terkenal dengan POAC,
yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating
(Penggiatan), dan Controlling (pengawasan). Dan unsur-unsur yang
terlibat dalam proses yang bertahap secara bersinambungan itu ialah apa
yang dieknal dengan rumus Six M sebagai singkatan dari Men (Manusia),
14
Materials (bahan), Machines (Mesin), Methods (Metode), Money (Biaya),
dan Markets (Pasar)
3. Publik yang Menjadi Sasaran Kegiatan Kegiatan Humas Adalah Public
Eksternal dan Publik Internal
Mengenai public sebagai kesatuan manusia-manusia yang merupakan
salah satu unsur dari Six dalam manajemen itu telah dijelaskan dimuka
secara panjang lebar, bahkan diberi penekanan, karena di Indonesia adea
kecenderungan bahwa manusia-manusia yang menjadi sasaran kegiatan
humas itu hanyalah orang-orang di luar organisasi.
4. Operasionalisasi Humas Adalah Membina Hubungan Yang Harmonis
Antara Organisasi Dengan Public Dan Mencegah Terjadinya Rintangan
Psikologis, Baik Yang Timbul Dari Pihak Organisasi Maupun Dari Pihak
Publik.
Istilah harmonis yang menjadi sifat hubungan yang harus dibina humas
mengandung makna luas, yakni sikap menyenangkan (Favorable), itikad
baik (Goodwill), toleransi (Tolerance), saling pengertian
understanding),
saling
mempercayai
(mutual
confidence)
(mutual
saling
menghargai (mutual appreciation) dan citra baik (good image)
(Onong Uchjana Effendy, 1986, Hal 31-35)
E. Peranan Humas
Menurut Dozier, D.M (1992), bahwa peranan praktisi public relations
dalam organisasi merupakan salah satu kunci untuk memahami fungsi public
15
relations dan komunikasi organisasi, di samping itu juga merupakan kunci
untuk pengembangan peranan praktisi public relations officer (pejabat Humas)
dan pencapaian professional dalam public relations. Menurut Dozier & Broom
(1995) bahwa peranan public relations dibagi menjadi empat kategori dalam
suatu organisasi, yaitu sebagai berikut:
1. Expert presciber
Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan memiliki
kemampuan yang tinggi dapat membantu mencari solusi dalam
penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship).
2. Communication fasilitator
Dalam hal ini, praktisi public relations bertindak sebagai komunikator atau
mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar
apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi yang
bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan,
kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya.
3. Problem solving process fasilitator
Peranan praktisi public relations dalam hal proses pemecahan persoalan
public relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu
pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil
tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang
tengah dihadapi secara rasional dan professional.
16
4. Communication technician
Dalam peranan communication technician, praktisi public relations
sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis
komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in
organization dan sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari
masing-masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara teknis
komunikasi, baik atas maupun media komunikasi yang dipergunakan dari
tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat
atasan.
F. Proses Humas
Humas menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masingmasing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun keluar
organisasi atau lembaga. Dalam organisasi berusaha menyelenggarakan
komunikasi internal perusahaaan dan keluar memberikan informasi kepada
masyarakat. Menurut Cutlip dan Center proses PR sepenuhnya mengacu
kepada pendekatan manajerial yang terdiri dari :
1. Fact Finding (Pengumpulan Data)
Adalah mencari dan mengmpulkan data /fakta sebelum melakukan
tindakan. Misalnya PR sebelum melakukan suatu kegiatan harus terlebih
dahulu mengetahui apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk
ke dalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai
faktor.
17
2. Planning (Perencanaan)
Adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus
dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah itu.
3. Communicating (Komunikasi)
Adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran yang
matang berdasarkan fakta/data tadi, kemudian dikomunikasikan atau
dilakukan kegiatan operasional.
4. Evaluation (Evaluasi)
Adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan, apakah sudah
tercapai atau belum. Evaluasi itu dapat dilakukan secara kontinyu. Hasil
evaluasi ini menjadi dasar kegiatan PR berikutnya.
(Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 90)
G. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas
Ruang lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas
meliputi antara lain :
1. Menyelenggarakan
dan
bertanggung
jawab
atas
penyampaian
informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik,
supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi
atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan. Itu semua
disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan publik
internalatau
eksternal
dan
memperhatikan,
mengolah,
mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan
18
dan perkembangan organisasi.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat
umum atau masyarakat. Disamping itu, menjalankan dan bertanggung
jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena
mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling
mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak dan
tidak ada yang dirugikan,
3. Memperbaiki citra organisasi, Bagi Public Relations, menyadari citra
yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi,
publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada bagaimana organisasi
bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan,
mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu
terbuka untuk dikontrol, dievaluasi dapat dikatakan bahwa citra
tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.
4. Tanggung jawab sosial. Public Relations merupakan instrumen untuk
bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap
tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik
internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa sluruh organisasi
bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang
ada hubungannya dan memerlukan informasi. Itulah mentalitas dan
budaya mereka atau organisasi, apabila mau mendapat kepercayaan
publik, dan masyarakat pada umunnya.
5. Komunikasi
19
Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yag khusus, komunikasi
timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam
fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah
pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.
(Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 39-42)
H. Dokumentasi
Pengertian dokumentasi yaitu dalam arti luas adalah yang berkaitan
dengan kegiatan menghimpun, mengolah, menyeleksi, dan menganalisa yang
kemudian mengevaluasi seluruh data, informasi dan dokumen tentang suatu
kegiatan, peristiwa, atau pekerjaan tertentu yang dipublikasikan baik melalui
media elektronik maupun cetak dan kemudian disimpan secara teratur dan
sistematis.
Pengertian umum lainnya mengenai kegiatan pendkomentasian dalam
administrasi perkantoran, yaitu dikenal dengan istilah filling yakni setiap surat
masuk dan keluar biasanya disimpan atau dikenal dengan sebutan “difail” (be
filed) atau diarsipkan ke dalam suatu tempat tertentu yang sengaja sebagai tempat
penyimpanan surat atau dokumen (filling cabinet)
Adalagi mengartikan dokumentasi tersebut sebagai bagian dari kegiatan
dan hasil potret atau pemotretan (foto dokumentasi), serta kegiatan merekam
melalui casset recorder dan video recorder mengenai suatu peristiwa (event) atau
kejadian tertentu dianggap cukup penting unyuk diabadikan, dan kemudian tahap
berikutnya menjadi bahan pendokumentasian.
20
Menurut
Federation
Internationale
de
Documents
(FID)
yang
merumuskan dokumentasi sebagai berikut :
“documenter C’est reunir, classers et distribuer des documents de tout
genre dans tours les domains de l’activite humaine”
Arti umumnya sebagai berikut, bahwa dokumentasi merupakan kegiatan
yang menghimpun, menyusun, dan menyebarluaskan tentang segala
macam jenis dalam seluruh lapangan aktivitas kehidupan manusia.
Kemudian kegiatan yang berkaitan antara dokumentasi dan kliping
(doklip) bidang kehumasan (PR Activities) adalah merupakan sebagai alat
bantu, yang memeliki beberapa manfaat, yaitu :
1. Sebagai bahan informasi terkini, yang dapat diedarkan ke bagian lain yang
dianggap mempunyai hubungan atau kepentingannya masing-masing.
2. Sebagai bahan referensi tertentu sebagai data atau informasi penunjang,
misalnya untuk penyusunan naskah pidato, (PR Speech Writing), PR
House Journal dan lain sebagainya
3. Sebagai pedoman atau acuan untuk mengantisipasi langkah-langkah suatu
kejadian atau event tertentu yang tengah dihadapi atau di masa mendatang.
Untuk perbaikan dan pengembangan dari langkah-langkah program kerja
perusahaan di masa-masa mendatang.
4. Khususnya kliping berperan sebagai sumber informasi dan data untuk
memantau kegiatan pihak pesaing (competitor)
5. Dapat juga doklip tersebut sebagai tolak ukur tentang sejauh mana
keberhasilan prestasi dan reputasi yang dicapai, mengenai persepsi,
keluhan, dan hingga perolehan citra di mata masyarakatnya.
6. Sebagai media komunikasi internal melalui doklip dan sebagainya.
21
7. Kemudian kliping tersebut disimpan sebagai kegiatan dokumentasi
perusahaan atau lembaga.
(Rosaldy Ruslan, 1998, hal 220-225)
I. Fotografi
Arti Penting Fotografi dalam Humas
Fotografi merupakan salah satu aspek penting dalam dunia humas,
mengingat setiap informasi humas perlu didukung oleh ilustrasi berupa
gambar atau foto-foto yang baik. Bahkan tidak jarang foto mengandung lebih
banyak informasi daripada kata-kata. Oleh karena itu, setiap praktisi humas
juga dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai di
bidang fotografi. Merkea harus menguasai teknik-teknik para fotografer
professional dalam menciptakan foto-foto yang indah dan penuh makna.
Jelas bahwa seorang praktisi humas mutlak harus mampu menggunakan
kamera dan setiap saat siap untuk melakukan tuga pencarian dan pembuatan
foto apabila fotografer professional, karena suatu alas an, tidak bias
dihadirkan. Kemungkinan untuk itu senantiasa terbuka.
Apabila anda hendak memperkejakan seorang fotografer professional,
anda harus memberikan serangkaian instruksi yang jelas dan lengkap. Fotofoto yang uruk dan mengecewakan seringkali hanya dikarenakan instruksi
yang tidak memadai sehingga fotografer tersebut tidak sepenuhnya
menangkap atau memahami apa yang sebenarnya dikehendaki oleh pihak
yang memperkejakanya. Pada umumnya kita berasumsi bahwa fotografer
22
sudah tau benar apa yang harus dikerjakan untuk menciptakan gambar-gambar
yang kita inginkan. Mereka memang menguasai teknik pemotretan, namun
mereka bukan pembaca pikiran, sehingga kita teap hanya memberitahukan
secara gamblang apa yang kita inginkan.
Setiap praktisi humas harus memandang kamera sebagai sebuah alat
komunikasi, sama halnya dengan pena, mesin ketik, word-processor ,
computer, telepon, dan ungkapan-ungkapan lisan. Dalam kalimat lain, mereka
harus mengetahui bagaimana caranya berkomunikasi melalui lena kamera,
atau bagaimana memaparkan suatu pesan atau cerita lewat gambar-gambar.
Pengetahuan itu harus anda miliki jika hendak mengirimkan gambar-gambar
mengenai organisasi atau perusahaan anda ke media massa. Mereka hanya
mau menerima dan memuat foto-foto yang bermutu. Foto yang baik bahkan
bisa menutupi kekurangan atau kelemahan naskah dalam menarik minat para
editor dan pembaca.
1. Kegunaan Fotografi dalam Humas
Berikut adalah rangkuman singkat atas berbagai macam kegunaan
fotografi di dunia kehumasan
a. Untuk membangun sebuah perpustakaan foto yang selalu siap
menyediakan cetakan foto setiap kali dibutuhkan demi menunjang
kegiatan-kegiatan humas.
b. Untuk memperindah, menunjang, dan mempopulerkan news release.
c. Untuk menghias, melengkapi atau memberi ilustrasi bagi tulisan
feature.
23
d. Untuk menceritakan suatu pesan atau kisah tanpa naskah atau katakata.
e. Untuk menyemarakkan panel pameran dan showroom.
f. Untuk memamerkan dan menunjang kegiatan perusahaan di dalam
suatu eksibisi, panel pameran di suatu seminar, acara konferensi atau
resepsi pers, dan di berbagai kesempatan lainnya.
g. Untuk memperindah, memperluas dan menyemarakan panel atau gerai
pameran.
h. Untuk memberi ilustrasi bagi jurnal internal.
i. Untuk memberi ilustrasi bagi setiap literature dan alat visual humas,
termasuk lembaran-lembaran atau leaflet edukasional, buklet, poster,
folder, lembaran yang memuat riwayat singkat perusahaan, buku
petunjuk bagi para staf, laporan tahunan, buku petunjuk pemakaian
produk perusahaan, sampai dengan lembaran-lembaran data teknis.
Literatur humas yang berkualitas baik bahkan bisa dimanfaatkan
sebagai literatur penjualan dan alat bantu periklanan.
j. Untuk menghias latar belakang suatu acara rekaman televisi, atau
sebagai lembaran bulletin berita TV.
k. Sebagai alat cadangan yang setiap saat bisa dikonversikan menjadi
slide 35 mm guna mendukung presentasi yang memakai alat bantu
slide. Slide yang berwarna dan indah bahkan bisa dirangkai menjadi
sebuah film singkat, yang selanjutnya dapat diproduksi dalam bentuk
kaset rekaman video. (Frank Jefkins, 1996, Hal 194-195)
24
J. Hubungan Humas dengan Kegiatan Dokumentasi.
Setiap lembaga/organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai sesuai
dengan tujuan yang telah ditetapkannyaterlebih dahulu. Seberapa jauh berhasil
atau tidaknya tergantung dari usaha serta kemampuan yang telah dilakukan
pengelola lembaga/organisasi itu sendiri, khususnya peranan humas sangat
diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan.
Salah satu tugas humas yang harus dilakukan dalam suatu kegiatan adalah
dokumentasi.
Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan
data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya
adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam membuat dokumentasi
kegiatan suatu lembaga atau organisasi meliputi foto, rekaman pidato,
sambutan-sambutan serta siaran TVRI bentuk video.
1. Dokumentasi Sambutan-Sambutan
Seseorang yang berprofesi Humas di lembaga pemerintahan atau
perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa
menulis naskah pidato untuk atasannya.
(Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 75-76)
2. Dokumentasi Foto
Kekuatan gambar yang melabihi kata-kata. Foto selalu memberi
dampakotentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistik,
orang biasanya mudah menerima bukti berupa foto daripada kata-kata.
25
Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan,
berita, iklan, maupun kepentingan arsip/dokumentasi. Oleh karena itu,
humas harus dapat mengusahakan foto yang baik., yakni yang menarik dan
menyolok, terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, ”berbicara”
atau mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer
yang profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih.
(Frida Kusumastuti, 2002. Hal : 33)
3. Dokumentasi Press Release
Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh
Public Relations dalam suatu organisasi yang disampaikan kepada
pengelola pers/redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk
dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dan Elvinaro
Ardianto, 2005. Hal 54)
Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan kegiatan,
maka press release juga dapat digunakan sebagai data untuk dijadikan
bukti telah terlaksananya suatu acara.
K. Hubungan Masyarakat Pemerintah
Hubungan masyarakat pemerintah atau humas pemerintah adalah lembaga
humas atau praktisi humas pemerintah yang melakukan fungsi manajemen
dalam bidang informasi dan komunikasi yang persuasif, efektif, dan efesien
untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan publiknya melalui
26
berbagai sarana kehumasan dalam rangka menciptakan citra dan reputasi yang
positif instansi pemerintah.
Dalam sebuah organisasi pemerintahan (daerah), humas sering diposisikan
sebagai corong atau suara dari pimpinan pemerintah daerah dalam
hubungannya dengan publik, sehingga menjadi posisi yang terhormat, tinggi,
strategis, dan sekali melekat kemampuan dan tanggung jawab.
Sam Black dalam bukunya, Practical Public Reelations membagi humas
menjadi humas pemerintahan pusat dan humas pemerintahan daerah. Humas
pemerintahan pusat dapat dijelaskan bahwa humas pada departemendepartemen mempunyai dua tugas :
1. Menyebar informasi secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan,
dan hasil yang telah dicapai.
2. Menerangkan dan mendidik public mengenai perundang-undangan,
peraturan-peraturan, dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan
rakyat sehari-hari.
Humas pemerintahan daerah pada hakikatnya sama saja dengan humas
pemerintrahan pusat dalam hal pengorganisasian, namun bedanya hanya pada
ruang lingkup kerja saja. Di dunia pemerintahan humas bertugas menjalankan
kegiatan kebijakan public dan pelayanan public, salah satu kegiatan humas
pemerintah dalam bidang kebijakan publik adalah memberikan berbagai
informasi tentang kebijakan pemerintah yang mengikat rakyat atau
masyarakat. Humas pemerintah juga harus memberikan pelayanan terbaik,
dengan birokrasi yang tidak berbelit-belit untuk memberikan kepuasaan
27
kepada rakyat atau masyarakat sehingga dunia pemerintahan memperoleh citra
positif dari rakyat atau public
Unsur perencanaan humas di dunia pemerintahan, antara lain: situasi,
tujuan, publik, strategi, taktik, jadwal kegiatan, anggaran, dan evaluasi
1. Situasi
Situasi yang sering dilihat untuk melakukan program humas pemerintah
terdiri dari tiga bentuk, yakni :
a. organisasi harus melakukan remedial untuk mengatasi masalah atau
situasi yang secara kurang baik memengaruhi organisasi
b. Organisasi memerlukan suatu proyek kegiatan tertentu dalam suatu
waktu
c. Organisasi berkehendak memperkuat upaya yang sudah berjalan untuk
mempertahankan reputasi dan dukungan publik.
2.
Tujuan
Sebagai langkah selanjutnya adalah menetapkaan tujuan program yang
dinilai sesuai kenyataan, dapat dipahami dan dapat diukur.
3. Publik
Adalah publik yang jelas dan spesifik batasannya. Dengan kata lain publik
daru humas dalam pemerintahan adalah publik jelas usia, penghasilan,
strata sosial, pendidikan dan lain-lain.
4. Strategi
28
Sebuah strategi yang adapat menggambarkan bagaimana sebuah konsep
tujuan yang ingin dicapai, memberikan panduan dan tema-tema untuk
semua program.
5. Taktik
Taktik yaitu melibatkan penggunaaan instrumen atau alat komunikasi
untuk mencapai khalayak utama dan sekunder dengan pesan-pesan kunci.
6. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan yang menyangkut tiga aspek waktu dalam perencanaan
program yaitu keputusan kapan kampanye dilakukan, penentuan kepastian
rangkaian kegiatan serta penyusunan langkah-langkah yang harus
dilengkapi.
7. Anggaran
Anggaran atau biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan program.
8. Evaluasi
evaluasi yaitu elemen perencanaan yang berkaitan langsung terhadap
tujuan yang telah ditetapkan untuk sebuah program. Kriteria evaluasi harus
realistis, dapat dipercaya, spesifik dan sejalan dengan harapan atasan
(https://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat_pemerintah)