sistem informasi manajemen - E

SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
Materi 3 – Manajemen dan Informasi
[email protected]
[email protected]
ORGANISASI, MANAJER &
SIM
Definisi Organisasi
Definisi Manajer & Tingkatannya
WHAT IS ORGANIZATION
Sekelompok orang yang bekerja bersama dalam suatu
struktur yang terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Contoh:
• UKM
• Habibie Center
• PT Telkomsel
Proses Terbentuknya Organisasi
• Ketidakterbatasan kebutuhan manusia
• Keterbatasan kemampuan manusia
Berorganisasi
Terbentuk :
1. Spontan
2. Seksama dan pertimbangan secara
matang
MANAJEMEN VERSUS ORGANISASI
• Organisasi: Statis, sebagai wadah
• Manajemen: Dinamis, sebagai proses
bagaimana mengelola sumberdaya organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi.
• Manajemen dibutuhkan untuk menjaga
keseimbangan diantara tujuan yang mungkin
berbeda diantara para stakeholder (Pemilik,
Karyawan, Konsumen, Kreditur, Suplier,
Pemerintah, Asosiasi dsb)
• Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam
mencapai tujuan.
WHAT IS MANAGER?
• Seseorang yang tanggung jawab utamanya
melaksanakan proses manajemen
• Seseorang yang merencanakam dan membuat
keputusan , mengorganisasikan, memimpin, dan
mengendalikan sumber daya manusia, finansial,
fisik dan informasi.
JENIS MANAGER BERDASARKAN
TINGKATANNYA
•
Top Managers (Strategic Planning)
• Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola
keseluruhan organisasi, mereka menciptakan tujuan
organisasi, strategi pencapaian dan kebijakan
operasional . Contohnya: CEO, Presiden Direktur.
•
Middle Managers (Management Control)
• Kelompok manajer yang paling banyak dalam
organisasi, bertanggung jawab untuk mengubah
rencana strategis menjadi sebuah tindakan konkrit
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan serta
mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan
pekerjaan manajer bawahannya. Contohnya: Wakil
Dekan, Wakil Ketua)
TINGKATAN MANAJER
•
First-Line Managers (Operational Level)
•
Mengawasi/supervisi dan mengkordinasikan aktifitas
karyawan. Contoh: Supervisor, Kepala Seksi, Asisten
Manager.
JENIS MANAJER BERDASARKAN TINGKATAN & BIDANG TUGAS
PERAN MANAGER DALAM PENGGUNAAN INFORMASI
Ten Basic Managerial Roles
Ten Basic Managerial Roles Con’t
Ten Basic Managerial Roles Con’t
MANAGERIAL SKILLS
Technical
•
Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami
jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi
Interpersonal
•
Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi
dengan individu maupun kelompok
Conceptual
•
Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi
sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dalam
organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang
berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi
MANAGERIAL SKILLS CON’T
Diagnostic
•
Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai
un
Communication
•
Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara
efektif kpd orang lain dan menerima ide dan informasi dari orang
lain
Decision-Making
•
Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan
masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan
yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.
MANAGERIAL SKILLS
Time-Management
•
Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan,
mengendalikan waktu bekerja secara efisien, mendelegasikan
pekerjaan secara tepat untuk situasi tertentu
DEFINISI SISTEM
• Sistem adalah kumpulan dari unsur/elemen-elemen yang
saling berkaitan/berinteraksi dan saling mempengaruhi
dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Contoh:
• Sistem Komputer
• Software
• Hardware
• Brainware
• Prosedur
DEFINISI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah
sebuah sistem yang terdiri
dari komponen manusia,
komputer, teknologi
informasi, dan prosedur
kerja, serta memiliki data
yang akan diolah menjadi
suatu informasi yang
berguna dan
dimaksudkan untuk
mencapai suatu sasaran
atau tujuan tertentu.
GAMBARAN SISTEM INFORMASI
ENVIRONMENT
Customers
Suppliers
ORGANIZATION
INFORMATION SYSTEM
INPUT
PROCESS
OUTPUT
FEEDBACK
Regulatory
Agencies
Stakeholders
Competitors
SIFAT SISTEM INFORMASI
• Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi dua:
• sistem informasi manual dan
• sistem informasi berbasis komputer
(CBIS)
• CBIS atau selanjutnya disebut sistem informasi (SI) saja
adalah jenis sistem informasi yang menggunakan
komputer.
Contoh Sistem Informasi
• Sistem reservasi pesawat terbang
• Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan
•
•
•
•
•
bermotor
Sistem biometrik
Sistem POS (point-of-sale)
Sistem berbasiskan kartu cerdas
(smart card)
Sistem layanan akademis berbasis web.
E-government atau sistem informasi layanan
pemerintahan yang berbasis Internet.
Kemampuan Sistem Informasi
• Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan
•
•
•
•
•
•
•
•
kecepatan tinggi.
Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau
antarorgansiasi yang murah, akurat, dan cepat.
Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam
ruang yang kecil tetapi mudah diakses.
Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di
seluruh dunia dengan cepat dan murah.
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang
bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada
beberapa lokasi.
Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran
manusi
Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan
tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.
Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah daripada kalau
dikerjakan secara manual.
Kemampuan SI untuk Bisnis
• Peningkatan produktifitas
• Pengurangan biaya
• Peningkatan pengambilan keputusan
• Peningkatan layanan ke pelanggan
• Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis yang baru
CASE STUDY
Paul Mc Cartney
Paul Mc Cartney
• Paul McCartney adalah salah satu artis legendaris.
• Tergabung di The Beatles (1960-1970) dan Wings (1971-1981),
ia terdaftar di Guinness World Records sebagai musisi paling
sukses dan komposer dalam sejarah musik populer.
• McCartney telah berkarya lebih dari lima dekade. Karyanya
disimpan dalam bentuk rekaman, video konser, video pendek
klip, lirik tulisan tangan, foto, rol film, karya seni asli, dan
memorabilia dalam buku koleksi pribadinya.
• Tahun 2011, McCartney’s MPL Communications (McCartney
Productions Ltd.) mulai merencanakan sebuah portal baru yang
interaktif paulmccartney.com, yang menyediakan fitur yang
menyenang bagi para fans.
• MPL adalah sebuah perusahaan induk yang bertujuan pada
bisnis.
Private Collection Transformed into a
Digital Library
• MPL bekerja sama dengan perusahaan teknologi HP
(hp.com) untuk mengembangkan arsitektur IT yang
dibutuhkan dalam portal (situs web) yang interaktif
dengan banyak fitur.
• Dasar pemikiran arsitektur IT utk portal tersebut adalah
perpustakaan digital sebagai wadah untuk
mengumpulkan koleksi dari Paul Mc Cartney.
• Untuk membuat perpustakaan digital, HP mengumpulkan
koleksi2 Paul, kemudian mengkonversi dalam format
digital, sehingga menjadi katalog-katalog yg terorganisir.
• Perpustakaan digital ini menggunakan server,
penyimpanan, jaringan, dan software milik HP.
Portal and Digital Library
• Situs web adalah pintu gerbang itu bahwa para
penggemar melihat dan berinteraksi dengan cara
memberi makan isi dari perpustakaan besar.
Diskusi Kelompok
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jelaskan keadaan atau kondisi koleksi pribadi McCartney sebelum
proyek visioner ini dimulai pada 2011?
Dgn menggunakan jawaban Anda # 1, apa yang harus dilakukan
untuk mendapatkan koleksi McCartney pada perpustakaan digital?
Manfaat/keuntungan apa untuk penggemar pada portal
paulmccartney.com yg baru?
Apakah penting untuk dapat menawarkan konten real-time dari
konser McCartney atau peristiwa lain pada portal? Dan Mengapa?
Sebagai konten yg baru diciptakan, bagaimana hal itu sampai ke
portal?
Kunjungi dan meninjau fitur paulmccartney.com. Pertimbangkan
apa Jan Zadak, HP wakil presiden eksekutif, mengatakan: "Fans
expect a richer and deeper experience than ever before.“ Apakah
Anda setuju dengan pernyataan ini? Jelaskan. Fitur apa dari portal
tersebut, agar dibuat “lebih kaya(richer)” dan “lebih dalam(deeper)”
utk para fans?
INFRASTRUKTUR IT &
SUPPORT SYSTEM
Data, Information & Knowledge
• Information systems are built to achieve specific goals, such
as processing customer orders and payroll. In general, ISs
process data into information and knowledge.
• Data, or raw data, refers to a basic description of products, customers,
events, activities, and transactions that are recorded, classified, and
stored.
• A database is a repository that consists of stored data organized for
access, search, retrieval, and update.
• Information is data that has been processed, organized, or put into
context so that it has meaning and value to the person receiving it.
• Knowledge consists of data and/or information that have been
processed, organized, and put into context to be meaningful, and to
convey understanding, experience, accumulated learning, and
expertise as they apply to a current problem or activity.
Data, Information & Knowledge
IS & IT
• Sistem Informasi (SI)
adalah kombinasi dari
teknologi informasi
dan aktivitas orang
yang menggunakan
teknologi itu untuk
mendukung operasi dan manajemen.
Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem
informasi yang sering digunakan merujuk kepada
interaksi antara orang, proses algoritmik, data,
dan teknologi.
IS & IT
• Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan
untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan,
menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai
cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu
informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang
digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan
dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan
keputusan.
Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi
komputer (software & hardware) yang digunakan untuk
memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga
mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi
(Martin, 1999).
Model IPO Information System
Types of IS
MIS
• Typically, a functional system provides reports about such topics as operational
efficiency, effectiveness, and productivity by extracting information from databases and
processing it according to the needs of the user. Types of reports are the following:
• Periodic: These reports are created or run according to a pre-set schedule.
Examples are daily, weekly, and quarterly. Reports are easily distributed via e-mail,
blogs, internal web sites (called intranets), or other electronic media. Periodic reports
are also easily ignored if workers don’t find them worth the time to review.
• Exception: Exception reports are generated only when something is outside the
norm, either higher or lower than expected. Sales in hardware stores prior to a
hurricane may be much higher than the norm. Or sales of fresh produce may drop
during a food contamination crisis. Exception reports are more likely to be read
because
workers know that some unusual event or deviation has occurred.
• Ad hoc: Ad hoc reports are unplanned reports. They are generated to a screen or
in print on an as needed basis. They are generated on request to learn more about a
situation, problem, or opportunity.
DSS
• Three characteristics of DSSs are:
1. An easy-to-use interactive interface
2. Models or formulas that enable sensitivity analysis, what if analysis, goal seeking,
and risk analysis
3. Data from multiple sources—internal and external sources plus data added by
the decision maker who may have insights relevant to the decision situation.
• Having models is what distinguishes DSS from MIS. Some models are developed by
end users through an interactive and iterative process. Decision makers can
manipulate models to conduct experiments and sensitivity analyses, for example what
if and
goal seeking. What-if analysis refers to changing assumptions or data in the model
to see the impacts of the changes on the outcome. For example, if sale forecasts are
based on a 5 percent increase in customer demand, a what if analysis would replace
the 5 percent with higher and/or lower estimates to determine what would happen
to sales if demand changed.With goal seeking, the decision maker has a specific
outcome in mind and needs to figure out how that outcome could be achieved and
whether it’s feasible to achieve that desired outcome. A DSS can also estimate the
risk of alternative strategies or actions.
Data Warehouse
ANALISIS SISTEM
INFORMASI
 Organisasi, Manajer, dan Sistem Informasi Manajemen
 Sistem Informasi Versus Teknologi Informasi