analisis dan perancangan sistem basis data

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
BASIS DATA PEREKRUTAN KARYAWAN
BERBASIS WEB PADA PT. XYZ
Seftia Mulyati
Merry Maizalena
Nurul Hikmah Mawaddah
Harini Kuntjahjani
BINUS University
Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk
Jakarta Barat – 11530
Telp: + (62-21) 53696969 , 53696999
Fax: + (62-21) 5300655
ABSTRACT
The purpose of this research is to analyze and to create a database system in the
demand of human resources, hiring, and employee training based on web for PT. XYZ, so
that the process could be fast, secure, and paperless, with expectation to facilitate the work
of employees and less of data redundant. The methods of this research used include analysis
method (a survey of the current system and study literature) and design method. The results
achieved in this research are the recruitment employee database system based on a web
using phpMyAdmin as a web server and Adobe Dreamweaver CS3 as tools for web
development to increase company performance as well as the prospective employee data
security and employee data itself. Conclusion from this research is the design of the web as a
mediator to store the data, then the data exchange process faster and secure.
Keyword : web, phpMyAdmin, Adobe Dreamweaver CS3
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang sistem basis data dalam
permintaan sumber daya manusia, perekrutan, dan pelatihan karyawan berbasis web pada
PT. XYZ sehingga proses tersebut dapat berjalan dengan cepat, aman, dan paperless,
dengan harapan dapat mempermudah kerja karyawan dan data karyawan tidak redundan.
Metode penelitian yang digunakan meliputi metode analisis (survei terhadap sistem yang
sedang berjalan dan studi literatur) dan metode perancangan. Hasil yang dicapai dalam
penelitian ini adalah sistem basis data perekrutan karyawan berbasis web menggunakan
phpMyAdmin sebagai web server dan Adobe Dreamweaver CS3 sebagai alat pengembangan
web yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan serta keamanan data calon karyawan
maupun data karyawan itu sendiri. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan perancangan
web sebagai mediator untuk menyimpan data, maka proses pertukaran data lebih cepat dan
aman.
Kata Kunci : web, phpMyAdmin, Adobe Dreamweaver CS3
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi dan informasi dewasa ini telah membawa manusia
ke arah teknologi informasi yang berbasis komputerisasi. Hal ini dikarenakan
komputerisasi membantu mempercepat pengolahan data dalam memperoleh
informasi yang salah satunya adalah sistem informasi yang terdapat dalam suatu
organisasi. Dalam dunia basis data, teknologi informasi juga sangat berperan penting
dalam pembuatan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran data atau informasi serta
meningkatkan efisiensi dan tentunya mengurangi biaya untuk penyimpanan dan
penyampaian informasi karena sistem basis data merupakan representasi dari
kumpulan data yang saling berhubungan dan disimpan secara bersama sedemikian
rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi
kebutuhan informasi. Sistem basis data juga didefinisikan sebagai suatu kumpulan
informasi yang disimpan secara sistematik, data yang terstruktur, serta dapat
mengatur sistem penambahan data baru, mengubah, menghapus data, dan korelasi
data yang tersimpan.
PT. XYZ Unit A adalah salah satu unit yang dikelola oleh PT. XYZ yang
merupakan area komersial terintegrasi seluas 20 hektar yang terdiri dari Mall Kelapa
Gading, La Piazza, Gading Food City dan Harris Hotel Kelapa Gading. Untuk
mendukung operasionalnya, PT. XYZ mempekerjakan pegawai dalam jumlah yang
cukup banyak sehingga sering membuka penerimaan pegawai. Peningkatan data
penerimaan pegawai yang tidak didukung oleh sistem basis data perekrutan bisa
menyebabkan timbulnya masalah.
Melihat permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT. XYZ dalam bidang
perekrutan karyawan, maka dilakukan analisis, perancangan serta pembangunan
sistem basis data perekrutan berbasis web dalam sebuah penelitian yang berjudul
“Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Perekrutan Karyawan Berbasis Web
pada PT. XYZ”.
Pada
jurnal
“PEMANFAATAN
WEB-BASED
SEBAGAI
SARANA
PEMBERDAYAAN SUMBER DAYA MANUSIA”, ditulis oleh Ricky Wijaya dan
Irham Dilmy, pada Oktober 2006, menyatakan bahwa tingkat pemberdayaan sumber
daya manusia yang signifikan adalah penggunaan aplikasi internet dan mengambil
keuntungan dari aplikasi berbasis web. Selain itu, pada jurnal “EVALUASI SISTEM
INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. XYZ”, ditulis oleh I Gusti
Made Karmawan, Tangkas Udiono, dan Abdul Harris, pada Juni 2010, menyatakan
bahwa sistem informasi sumber daya manusia telah menjadi suatu acuan untuk
mendapatkan jaminan dari tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki
suatu jabatan dan pekerjaan yang tepat dan waktu yang tepat bagi organisasi untuk
mewujudkan tujuan dan sasaran perusahaan. Sedangkan pada jurnal internasional
“Framework for Deploying Client/Server Distributed Database System for Effective
Human Resource Information Management Systems in Imo State Civil Service of
Nigeria”, ditulis oleh Ahaiwe Josiah dan Nwaokonkwo Obi, pada Agustus 2012,
menyatakan bahwa sistem informasi bertujuan untuk menyelaraskan operasi,
mengurangi
atau
mungkin
menghilangkan
redundansi
dan
mengendalikan
pengenalan “ghost workers” dan penipuan dalam pengelolaan pensiun.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalahnya adalah sebagai
berikut:
1. Terdapat masalah yang timbul dari sistem permintaan tenaga kerja,
perekrutan dan pelatihan karyawan pada PT. XYZ yang pendataannya
dilakukan secara manual sehingga proses permintaan tenaga kerja,
perekrutan dan pelatihan karyawan kurang efisien dan efektif.
2. Pendataan permintaan tenaga kerja, perekrutan dan pelatihan karyawan
tidak terintegrasi dengan baik.
3. Mekanisme keamanan data permintaan tenaga kerja, perekrutan dan
pelatihan karyawan yang tidak terjamin sehingga memungkinkan
kehilangan data.
4. Dapat terjadi duplikasi data yang membuat sistem tidak berjalan dengan
efektif.
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Merancang sebuah sistem basis data untuk proses permintaan tenaga
kerja, perekrutan karyawan, dan pelatihan karyawan.
2. Membuat aplikasi sistem basis data permintaan tenaga kerja,
perekrutan karyawan, dan pelatihan karyawan berbasis web.
Sedangkan manfaat penulisan skripsi ini adalah:
1. Memudahkan kandidat dalam melamar pekerjaan pada PT. XYZ.
2. Memudahkan pihak perusahaan dalam memproses permintaan tenaga
kerja.
3. Memudahkan pihak perusahaan dalam menerima, menyeleksi serta
memproses perekrutan karyawan.
4. Memudahkan
pihak
perusahaan
dalam
memberikan
pelatihan
karyawan dan membuat daftar pelatihan karyawan.
5. Bagi peneliti, dapat lebih mengenal lingkungan kerja, agar saat
bekerja nanti lebih siap dalam menghadapi tantangan dunia
profesional.
6. Bagi peneliti, dapat menerapkan materi yang telah diperoleh dari
kegiatan
pembelajaran
di
perguruan
tinggi
serta
menambah
pengetahuan dan pengalaman dari hasil penelitian skripsi.
Metode yang digunakan untuk penelitian skripsi ini meliputi 3 (tiga) bagian,
yaitu:
a.
Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara dilakukan secara langsung kepada pihak
perusahaan guna memperoleh informasi yang berhubungan
dengan kebutuhan penyusunan skripsi ini serta masalah yang
sedang dihadapi oleh perusahaan.
2. Observasi
Observasi dilakukan dengan mengamati langsung bagian
Human Resource Development guna mendapatkan informasi
yang diperlukan.
3. Studi pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari langsung
sumber yang dapat dipercaya dan diandalkan seperti bukubuku yang berhubungan dengan penyusunan skripsi ini.
b. Metode Analisis
Metode analisis yang akan digunakan adalah menganalisis
permasalahan
yang
sedang
terjadi
serta
menentukan
solusi
permasalahannya.
c.
Metode Perancangan
1. Perancangan Konseptual
Tahap awal dalam metode perancangan basis data adalah
perancangan secara konseptual dari organisasi dan seluruhnya,
tidak bergantung pada rincian implementasi seperti perangkat
lunak, DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, dan
pertimbangan fisik lainnya.
2. Perancangan Logikal
Proses membangun suatu model dari data yang digunakan
perusahaan berdasarkan pada model data yang spesifik, tetapi
tidak bergantung pada DBMS tertentu dan pertimbangan fisik
yang lainnya.
3. Perancangan Fisikal
Proses
terakhir
implementasi
basis
untuk
data
menghasilkan
pada
tempat
deskripsi
dari
penyimpanan,
menjelaskan dasar relasi, organisasi berkas, dan indeks akses
yang efisien ke data.
Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab, secara garis besar
dapat dijelaskan sebagai berikut.
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah
penelitian, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan
manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menguraikan tentang tinjauan pustaka yang
akan membahas teori yang berkaitan dengan basis data dan
teori yang berkaitan dengan penelitian.
BAB 3
METODOLOGI
Bab ini menguraikan tentang metodologi, analisis
masalah, perancangan basis data, dan perancangan layar
aplikasi.
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang spesifikasi sistem,
tampilan layar, evaluasi basis data dan aplikasi.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan hal-hal yang menjadi kesimpulan
dari pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab
sebelumnya. Selain itu bab ini juga akan memberikan saransaran yang diharapkan dapat menjadi sebuah masukkan
dalam meningkatkan kualitas sistem basis data berbasis web
yang telah dianalisa dan dirancang.
Teori dasar yang berkaitan dengan basis data :
1. Data
Data adalah gambaran berupa obyek dan peristiwa yang memiliki arti
dan penting dalam lingkungan pengguna (Jeffrey, Mary, dan Heikki, 2009,
p46).
2. Sistem
Sistem adalah gambaran ruang lingkup dan batasan dari sistem basis
data dan pandangan pengguna utama. Dalam sistem tidak hanya menyertakan
pengguna saat ini dan area aplikasi, tetapi juga pengguna masa depan dan
aplikasi (Connolly dan Begg, 2010, p316). Jadi, sistem adalah jangkauan dan
batasan dari sebuah sistem basis data yang tidak hanya menyertakan
pengguna saat ini dan area aplikasi, tapi juga pengguna masa depan dan
aplikasi.
3. Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang terhubung secara logikal,
deskripsi dari data tersebut dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi
pada suatu organisasi (Connolly dan Begg, 2010, p65). Jadi, basis data adalah
kumpulan data yang saling terhubung secara logikal dan disimpan dalam
format standar untuk memenuhi kebutuhan informasi pada suatu organisasi.
4. Sistem Basis Data
Sistem basis data adalah sekumpulan program aplikasi yang
berinteraksi dengan DBMS dan basis data itu sendiri (Connolly dan Begg,
2010, p54).
5. Database Management System (DBMS)
DBMS merupakan suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan
pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol
akses ke basis data (Connolly dan Begg, 2010, p66).
METODE PENELITIAN
Berikut adalah penjelasan mengenai metode penelitian yang dilakukan pada
PT. XYZ.
1. Perencanaan Basis Data
Pada tahap ini, peneliti mulai merencanakan tujuan
pembuatan basis data, mengamati dan mengidentifikasi, serta
menganalisis permasalahan yang terjadi pada PT. XYZ.
2. Definisi Sistem
Pada tahap ini, peneliti mulai mendefinisikan sistem yang
dibutuhkan perusahaan, seperti menentukan pengguna dan ruang
lingkup basis data.
3. Pengumpulan Kebutuhan dan Analisis
Pada tahap ini, peneliti mulai mengumpulkan data-data
yang digunakan untuk keperluan analisis sehingga diperoleh
entitas-entitas dan atribut-atribut yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
4. Perancangan Sistem Basis Data
Data yang telah diolah akan digunakan untuk perancangan
sistem basis data menggunakan metode perancangan sistem basis
data. Metode perancangan tersebut terdiri dari perancangan
konseptual, logikal, dan fisikal.
5. Perancangan Aplikasi Web
Pada tahap ini, peneliti mulai merancang aplikasi hasil dari
perancangan basis data berbasis web yang sesuai dengan
kebutuhan dari perusahaan.
6. Implementasi Perancangan Sistem Basis Data Berbasis Web
Tahap ini menghasilkan aplikasi sistem basis data berbasis
web yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sudah
dilakukan pengujian dan evaluasi sistem oleh pihak pengguna
sehingga sistem basis data dan web yang dirancang dapat
memenuhi
kebutuhan
perusahaan
untuk
menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi.
HASIL DAN BAHASAN
Dari hasil evaluasi yang dilakukan oleh pengguna, dapat disimpulkan bahwa
aplikasi sistem basis data ini telah memenuhi kebutuhan dari PT. XYZ. Hal ini dapat
terlihat dari perubahan sistem perekrutan karyawan yang dilakukan secara manual
dan sekarang dilakukan secara komputerisasi. Sehingga masalah yang dihadapi oleh
PT. XYZ telah terselesaikan. Pengujian sistem aplikasi basis data yang telah
dirancang diperoleh dari proses wawancara kepada salah satu pengguna yang akan
menjadi pengguna langsung dari sistem ini yaitu HR Development, Departemen, HR
Manager, dan Kandidat. Setelah pengujian sistem aplikasi sistem basis data selesai
dilakukan, pengguna mengevaluasi sistem aplikasi tersebut. Hasil wawancara
terhadap pengguna terlampir pada lampiran dan hasil evaluasi merupakan
kesimpulan dan saran pada bab 5. Berikut adalah tabel yang menggambarkan hasil
penilaian perusahan terdapat sistem basis data perekrutan karyawan berbasis web
yang telah dirancang.
Tabel User Acceptance Test
Ukuran
Kriteria Penilaian
Grade
Sistem keamanan
Validasi Login
A
Hak akses setiap pengguna A
Desain
Kecepatan Akses
Halaman Login
B
Halaman Menu
B
Halaman Formulir
A
Halaman View PDF
A
Validasi Login
A
Akses Menu
A
Ukuran
Informasi
Kriteria Penilaian
Grade
Eksekusi submit
B
Halaman View PDF
B
yang Daftar Kandidat
A
ditampilkan
Validasi menu
Data Kandidat
A
Daftar Karyawan
A
Data Karyawan
A
Daftar Permintaan
A
Data Permintaan
A
Daftar Pelatihan
A
Data Pelatihan
A
View Kandidat
A
Update Kandidat
A
Delete Kandidat
A
View Karyawan
A
Update Karyawan
A
View Permintaan
A
Update Permintaan
A
Delete Permintaan
A
View Pelatihan
A
Update Pelatihan
A
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat
diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pendataan pada sistem permintaan tenaga kerja, perekrutan, dan
pelatihan karyawan pada PT. XYZ yang dirancang menggunakan sistem
basis data setiap entitas saling terhubung sehingga antar entitas dapat
saling bertukar informasi dan membuat sistem menjadi lebih efisien dan
efektif.
2. Sistem permintaan tenaga kerja, perekrutan, dan pelatihan karyawan
yang telah dirancang dapat terintegrasi kapan dan dimana saja.
3. Sistem basis data berbasis web ini telah terjamin mekanisme
keamanannya karena tiap pengguna harus memiliki username dan
password untuk mengakses serta tiap pengguna memiliki hak akses yang
berbeda.
4. Input data pada sistem basis data berbasis web ini tidak terjadi duplikasi
data sehingga web ini berjalan dengan efektif.
Berikut ini beberapa saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan
sistem basis data perekrutan karyawan berbasis web ini selanjutnya :
1. Memanfaatkan sistem basis data perekrutan karyawan berbasis web ini
sesuai dengan fitur yang tersedia, sehingga kandidat dapat mengisi
formulir secara online.
2. Menambahkan fitur data statistik untuk data kandidat yang masuk
sehingga mempermudah perusahaan dalam melakukan evaluasi.
REFERENSI
Connolly, T. M. & Begg, C.E. (2010). Database Ssytem: A Practical Approach to
Design, Implementation, and Management. Boston: Pearson Education.
Hasibuan, M. S.P. (2003). Manajamen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi
Aksara.
Hoffer, J. A., Prescoot, M. B., & Topi, H. (2009). Modern Database Management.
United States of America: Pearson Education.
Josiah, A. & Nwaokonkwo, O. (2012). Framework for Deploying Client/Server
Distributed Database System for Effective Human Resource Information
Management Systems in Imo State Civil Service of Nigeria. International
Journal of Academic Research in Business and Social Science (Online), Jilid
2,
No.
8,
diakses
23
Oktober
2013
dari
http://search.proquest.com/docview/1437193575/14180F4A9FF105D9075/1?
accountid=31532.
Karmawan, I. G. M., Udiono, T. & Haris, A. (2010). Evaluasi Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia pada PT. XYZ. Jurnal ComTech (Online), Jilid 1, No.
1,
diakses
23
Oktober
2013
dari
http://library.binus.ac.id/eColls/eJournal/13_I%20Gusti%20Made_OK.pdf.
Lembaga Penelitian dan Pengembangan LPKBM MADCOMS. (2009). Aplikasi
Program PHP dan MySQL untuk Membuat Website Interaktif. Yogyakarta:
Andi.
Mathis, R. L.& Jackson, J. H. (2003). Human Resource Management. Ohio:
Thomson South-Western.
Mondy, R. W. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Erlangga.
Nugroho, A. (2011). Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta:
Andi.
Nyo, R. W. & Dilmy, I. (2006). Pemanfaatn Web-Based sebagai Sarana
Pemberdayaan Sumber Daya Manusia. Business Strategy Journal (Online),
Jilid
2,
No.
3,
diakses
23
Oktober
2013
dari
http://library.binus.ac.id/eColls/eJournal/01_Bisnis%20Strategi%2002031006
%20Irham%20Dilmy_Web-Based.pdf.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). System Analysis & Design in
a Changing World. USA: Course Technology.
Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface Strategies for
Effective Human-Computer Interaction (5 ed.). USA: Pearson.
Welling, L. & Thomson, L. (2005). PHP and MySQL Web Development.
Indianapolis: Sams Publishing.
RIWAYAT PENULIS
Seftia Mulyati lahir di Kota Medan pada tanggal 13 September 1990. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik
Informatika pada tahun 2014.
Merry Maizalena lahir di Kota Kedondong pada tanggal 1 April 1991. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik
Informatika pada tahun 2014.
Nurul Hikmah Mawaddah lahir di Kota Tangerang pada tanggal 26 Agustus 1992.
Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang
Teknik Informatika pada tahun 2014.