pengertian manajemen (1)

DASAR-DASAR MANAJEMEN
Oleh
NOER BAHRY NOOR
KECENDERUNGAN DAN
MASALAH SEKARANG
Etika dan
kepercayaan
Globalisasi
Restrukturisasi
Keragaman
Angkatan
Kerja
Revolusi
Mutu
Perubahan
yang cepat
Teknologi
informasi
ORGANISASI YANG BERUBAH
Organisasi Tradisional
Organisasi Baru/Modern
•
•
•
•

•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mantap/stabil
Tidak luwes (inflexible)
Berfokus pada kerja
Pekerjaan ditentukan
berdasarkan jabatan
Berorientasi individu
Pekerjaan yang tetap/permanen
Berorientasi perintah
Manajer selalu membuat
keputusan
Berorientasi peraturan
Gugus kerja yang relatif seragam
Hari kerja ditetapkan
Hubungan bersifat hierarki
Bekerja pada fasilitas organisasi
pada jam-jam tertentu












Dinamis
Luwes
Berfokus pada keterampilan
Pekerjaan ditentukan berdasarkan
pekerjaan yang harus diselesaikan
Berorientasi TIM
Pekerjaan yang bersifat sementara
Berorientasi pada keterlibatan
Pekerja berpartisipasi dalam membuat
keputusan
Berorientasi pada keterlibatan
Gugus kerja beragam
Hari kerja tidak dibatasi waktu
Hubungan bersifat lateral dan jaringan
Bekerja di mana pun dan kapan pun.
PENGERTIAN MANAJEMEN
• Proses mengkoordinasi
dan mengintegrasikan
kegiatan-kegiatan kerja
agar diselesaikan
secara efisien dan
efektif dengan/dan
melalui orang lain
PENGERTIAN MANAJEMEN
• Proses
memanfatkan
SUMBER DAYA
yang ada secara
efisien dan efektif
UNTUK MENCAPAI
TUJUAN
EFISIENSI DAN KEEFEKTIFAN
DALAM MANAJEMEN
Efisiensi (Alat)
Keefektifan (Hasil Akhir)
Penggunaan
Sumber Daya
Limbah Tinggi
Limbah Rendah Pencapaian Tinggi
Pencapaian
Sasaran
Pencapaian Rendah
Perjuangan Manajemen adalah untuk:
Limbah sumber daya rendah (efisiensi
tinggi) dan pencapaian sasaran yang
tinggi (efektivitas tinggi)
PENGERTIAN MANAJEMEN
(1)
MANAGEMENT INVOLVES GETTING
THINGS DONE THROUGH AND WITH
PEOPLE
MANAJEMEN BERHUBUNGAN
DENGAN PENCAPAIAN SUATU
TUJUAN YANG DILAKUKAN MELALUI
DAN DENGAN ORANG LAIN
(H. KOONTZ AND O’DONNEL DALAM ‘PRINCIPLE
MANAGEMENT’, 1968)
PENGERTIAN MANAJEMEN
(2)
MANAGEMENT IS THE UTILIZATION OF
AVAILABLE OR POTENTIAL
RESOURCES IN ACHIEVING A GIVEN
ENDS
MANAJEMEN ADALAH PEMANFAATAN
SUMBER-DAYA YANG TERSEDIA ATAU
YANG POTENSIAL UNTUK
PENCAPAIAN TUJUAN (DITULIS OLEH DR. R.
MAKHARITA, EXPERT PBB, 1980)
PENGERTIAN MANAJEMEN
(3)
MANAGEMENT IS A DISTINCT PROCESS CONSISTING
OF PLANNING, ORGANIZING, ACTUATING, AND
CONTROLLING, UTILIZING IN EACH BOTH SCIENCE
AND ART, AND FOLLOWED IN ORDER TO
ACCOMPLISH PREDETERMINED OBJECTIVES
MANAJEMEN ADALAH PROSES YANG TERDIRI ATAS
PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PENGGERAKAN, PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN, DENGAN
MEMANFAATKAN ILMU DAN SENI, UNTUK MENCAPAI
TUJUAN YANG TELAH DITETAPKAN
(GEORGE R. TERRY DALAM ‘PRINCIPLE OF MANAGEMENT’, 1960)
PEMIKIRAN ILMU ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN
•
•
•
•
•
•
•
MANAGEMENT
MANAGEMENT
MANAGEMENT
MANAGEMENT
MANAGEMENT
MANAGEMENT
MANAGEMENT
AS
AS
AS
AS
AS
AS
AS
A
A
A
A
A
A
A
SYSTEM
PROCESS
FUNCTION
SCIENCE
GROUP OF PEOPLE
SEPARATE ACTIVITY
PROFESION
PEMIKIRAN TENTANG ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN (1)
• ADMINISTRASI BERBEDA DENGAN
MANAJEMEN (DALTON E. Mc FARLAND; ORDWAY TEAD)
• ADMINISTRASI ADALAH MANAJEMEN,
MANAJEMEN ADALAH ADMINISTRASI (WILLIAM
H NEWMAN; M. E. DIMOCK)
• ADMINISTRASI TERDIRI ATAS ORGANISASI
DAN MANAJEMEN (DALTON E. Mc FARLAND; ORDWAY
TEAD)
• INTI MANAJEMEN ADALAH KEPEMIMPINAN
(LEADERSHIP) (DIMOG AND KOENIG)
PEMIKIRAN TENTANG ADMINISTRASI
DAN MANAJEMEN (2)
• INTI KEPEMIMPINAN ADALAH
PENGAMBILAN KEPUTUSAN (DECISION
MAKING)
• INTI PENGAMBILAN KEPUTUSAN ADALAH
HUBUNGAN ANTAR MANUSIA (HUMAN
APPROACH AND COMMUNICATION)
• ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
MEMPUNYAI 2(DUA) DIMENSI, YAITU (1)
ADMINISTRATIF OR MANAGEMENT SKILL
AND (2) TEHCNICAL SKILL
PEMIKIRAN TENTANG ADMINISTRASI
DAN MANAJEMEN (3)
• SETIAP TINGKATAN MANAJEMEN, YAITU
TOP MANAGEMENT - MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT, MEMPUNYAI BEBAN
TUGAS (ADMINISTRATIF SKILL DAN
TECHNICAL SKILL) YANG BERBEDA DALAM
PENYELESAIAN TUGAS (HENRY FAYOL)
technical skill
administratif skill
lower mgt
middle mgt
top mgt
PEMIKIRAN TENTANG
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
(4)
• TUJUAN (MOTIF) PENERAPAN ADMINISTRASI
DAN MANAJEMEN ADALAH UNTUK
MENCAPAI HASIL SECARA EFEKTIF DAN
EFISIEN (H. EMERSON)
• EFFICIENCY IS THE RATIO OF INPUT TO
OUTPUT, BENEFIT TO COST, PERFORMANCE
TO THE USE OF RESOURCES, AS THAT
WHICH MAXIMIZES RESULTS WITH LIMITED
RESOURCES. IN OTHER WORDS, IT WAS
THE RELATION BETWEEN WHAT IS
ACCOMPLISHED AND WHAT MIGHT BE
ACCOMPLISHED
PEMIKIRAN TENTANG ADMINISTRASI
DAN MANAJEMEN (5)
• EFFECTIVENESS IS A MEASURING IN
TERM OF ATTAINING PRESCRIBED GOALS
OR OBJECTIVES
• ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN PADA
DASARNYA PENGATURAN TENTANG
RESOURCES (INPUT), PROSES PRODUKSI
(TRANSFORMATION of RESOURCES), DAN
PRODUK (OUTPUT)
INPUT
PROSES
TRANSFORMASI
OUTPUT
PEMIKIRAN TENTANG ADMINISTRASI
DAN MANAJEMEN (6)
INPUT
PROSES
TRANSFORMASI
OUTPUT
FEEDBACK
LINGKUNGAN
• PENDEKATAN DALAM ILMU ADMINISTRASI
DAN MANAJEMEN SELALU MENGGUNAKAN
PENDEKATAN SISTEM (SYSTEM APPROACH)
YANG BERORIENTASI ATAS DASAR
ANALISIS SISTEM MODEL NORMATIF DASAR
INPUT - PROSES - OUTPUT
FUNGSI ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN (1)
WILLIAM H. NEWMAN (THE WORK OF
ADMINISTRATOR / MANAGEMENT;
POASCO)
•
•
•
•
•
PLANNING
ORGANIZING
ASSEMBLING RESOURCES
SUPERVISING
CONTROLLING
FUNGSI ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN (2)
H. KOONTZ AND O’DONNELL (THE FUNCTION
OF MANAGER; POSDICO)
•
•
•
•
•
PLANNING
ORGANIZING
STAFFING
DIRECTING
CONTROLLING
FUNGSI ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN (3)
GEORGE TERRY (PRINCIPLE OF MANAGEMENT;
POAC)
•
•
•
•
PLANNING
ORGANIZING
ACTUATING
CONTROLLING
FUNGSI ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN (4)
LUTHER GULLICK (THE PROCESS OF
ADMINISTRATION AND MANAGEMENT;
POSDCORB)
•
•
•
•
•
•
•

PLANNING
ORGANIZING
STAFFING
DIRECTING
COORDINATNG
REPORTING
BUDGETING
[EVALUATING]
(POSDCORBE)
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Merencanakan
(Planning)
Mengorganisasi- Memimpin
kan (Organizing) (Leading)
Mengawasi
(Controlling)
Menetapkan
tujuan/sasaran,
menetapkan
strategi dan
mengembangkan program
Menetapkan apa
yang perlu
dilaksanakan,
cara
pelaksanaannya,
dan siapa yang
melaksanakan
Memantau
kegiatan
untuk
memastikan
bahwa
kegiatankegiatan
diselesaikan
seperti yang
direncanakan
Mengarahkan
dan
memotivasi
semua pihak
yang terlibat
dan
memecahkan
semua
pertentangan
Tujuan
Organisasi
FUNGSI PERENCANAAN
• Pengertian: Sejumlah kegiatan dalam
menentukan tujuan organisasi dan
langkah-langkah untuk mencapainya.
• Langkah-langkah:
– Penetapan tujuan
– Perumusan Program
– Menetapkan mekanisme monitoring dan
evaluasi hasil
PENGERTIAN FUNGSI PERENCANAAN
(PLANNING)
• PERENCANAAN ADALAH SUATU PROSES
SISTEMATIK BERUPA PENGAMBILAN
KEPUTUSAN TENTANG PEMILIHAN
SASARAN, TUJUAN, STRATEGI, KEBIJAKAN,
BENTUK PROGRAM, PELAKSANAAN
PROGRAM DAN PENILAIAN KEBERHASILAN
• PERENCANAAN BERARTI PENGAMBILAN
KEPUTUSAN DENGAN MEMPERHITUNGKAN
PERUBAHAN APA YANG AKAN TERJADI
(FORECASTING OF CHANGES)
ANALISIS SWOT SEBAGAI ALAT
PERENCANAAN
• FAKTOR INTERNAL
 Strengths (Kekuatan)
 Weaknesses (Kelamahan)
• FAKTOR EKSTERNAL
 Opportunities (Peluang)
 Threats (Ancaman)
PERENCANAAN TINDAKAN
Renstra
Renop-5
Renop-1
Butir Strategi
Pengembangan
Butir Program
(dengan sasaran
dan pentahapan
tahunan selama
lima tahun)
Butir Proyek/kegiatan (dan
sasaran tahun tertentu
serta data/alasan
pendukungnya, serta
sumber-sumber dananya)
PENGERTIAN FUNGSI
PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
• PENGORGANISASIAN ADALAH PROSES
PENGELOMPOKAN KEGIATAN YANG
DIWADAHKAN DALAM UNIT KERJA
(ORGANISASI), UNTUK MELAKSANAKAN
KEGIATAN YANG DIRENCANAKAN
• PENGORGANISASIAN MENETAPKAN
HUBUNGAN ANTARA PEMIMPIN DAN
BAWAHAN, SERTA HUBUNGAN ANTAR UNIT
• PENGORGANISASIAN MENGATUR STRUKTUR
ORGANISASI, PEMBAGIAN TUGAS WEWENANG - TANGGUNG JAWAB, SISTEM
INFORMASI DAN KOORDINASI
FUNGSI PENGORGANISASIAN
• Pengertian: Kegiatan-kegiatan dalam
menyusun struktur organisasi
• Kegiatannya meliputi: pembagian kerja,
departementalisasi, pemberian
kewenangan, rentang kendali, dan
penyusunan aturan-aturan.
ORGANISASI INFORMAL
• Definisi:
Organisasi informal adalah hubungan-hubungan
antarpersonil dalam suatu aktivitas yang tidak diatur oleh
organisasi formal.
• Karakteristik:
– Tujuannya tidak jelas
– Fleksibel
– Spontan
– Interaksi bersifat personal
– Memiliki pemimpin informal, sistem status, komunikasi,
standar kerja dan norma perilaku tersendiri
• Tipe-tipe:
– Kelompok kekeluargaan-persahabatan
– Klik dan sub klik
PERBEDAAN ORGANISASI FORMAL DAN
ORGANISASI INFORMAL
ORGANISASI FORMAL
ORGANISASI INFORMAL
•
• Bilamana aktivitas pribadi yang
dilakukan bersama-sama tanpa
menyadari tujuannya
• Menekankan pada pada manusia
dan hubungan-hubungannya
•
•
•
•
•
Bilamana aktivitas anggota secara
sadar dikoordinasikan ke arah
pencapaian tujuan
Menekankan pada posisi resmi
dalam hubungan-nya dengan
otoritas dan tanggung jawab
Kekuasaan didelegasikan oleh
manajer
Jalur komunikasi tertata
Sanksi positif atau negatif, gaji
dan promosi
Keanggotaan bersifat tetap
• Kekuasaan diberikan oleh anggota
kelompok
• Komunikasi bersifat grapevines
• Tanpa penghargaan dan imbalan
tertentu
• Spontan atau alamiah
Kecenderungan Perubahan Keorganisasian
(Naisbit, 1982)
PENDORONG PERUBAHAN:
(Telekomunikasi, Komputer)
 Masyarakat industri ke masyarakat internasional
 Pengembangan teknologi tinggi
 Ekonomi nasional ke ekonomi dunia
 Orientasi jangka pendek ke jangka panjang
 Sentralisasi ke desentralisasi
 Demokrasi representatif ke demokrasi partisipatif
 Manajemen hierarkhis ke networking
 Multiple options solution daripada either/or solution
Tujuan Pengembangan Organisasi
Untuk memecahkan masalah-masalah
organisasi
Peningkatan efektivitas organisasi
Peningkatan daya penyesuaian oragnisasi
dengan lingkungan
Model Proses Pengembangan Organisasi
Pengembangan
strategi
perubahan
Pengenalan
Masalah
Diagnosis
organisasional
Umpan-balik
Intervensi
Pengukuran
dan Evaluasi
PENGERTIAN FUNGSI PENGELOLAAN
SUMBER DAYA MANUSIA (STAFFING)
• STAFFING ADALAH PROSES PENGELOLAAN
DAN PENGATURAN SUMBER DAYA MANUSIA
(SDM)
• PENGELOLAAN SDM BERTUJUAN UNTUK
PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN
SERTA MENINGKATKAN KEMAMPUAN,
PRODUKTIVITAS, DAN KONTRIBUSI PETUGAS
• PENGELOLAAN SDM ADALAH SUATU
AKTIVITAS BERANTAI YANG DIMULAI
DENGAN PERENCANAAN SDM SAMPAI
DENGAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
PEKERJA
PENGERTIAN FUNGSI
PELAPORAN (REPORTING)
• PELAPORAN ADALAH USAHA UNTUK
SELALU MENGETAHUI APA YANG SEDANG
DILAKUKAN, UNTUK KEPERLUAN PIMPINAN
DAN ANGGOTA ORGANISASI MAUPUN
KELOMPOK YANG LAIN, MELALUI SISTEM
PENCATATAN, KOMUNIKASI INFORMASI,
PENELITIAN DAN SUPERVISI
• PELAPORAN DIKEMBANGKAN TERUTAMA
UNTUK ORIENTASI PADA PROBLEM
SOLVING, AUDIT (ACCOUNTABILITY) DAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
FUNGSI PENGAWASAN
• Pengertian: Pengawasan adalah kegiatan
untuk memastikan sejauhmana
ketercapaian tujuan organisasi.
• Beberapa pendekatan pengawasan:
– Monitoring
– Supervisi
– Inspeksi
– Evaluasi
PENGERTIAN FUNGSI
PENGANGGARAN (BUDGETING)
• BUDGETING ADALAH USAHA
PERENCANAAN, PENGEMBANGAN SUMBER,
PENGELOLAAN, DAN PENGAWASAN
PEMBIAYAAN
• BUDGETING DIAWALI DENGAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN TENTANG
SISTEM DAN KEBIJAKAN PEMBIAYAAN
YANG AKAN DIKEMBANGKAN
• BUDGETING JUGA MERUPAKAN SUATU
UPAYA UNTUK MENGENDALIKAN DAN
MENGAWASI IMPLEMENTASI KEGIATAN
PROGRAM
PENGERTIAN FUNGSI PENILAIAN
(EVALUATING)
• PENILAIAN ADALAH KEGIATAN SISTEMATIS
DAN TERENCANA UNTUK MENGUKUR ,
MENILAI, DAN KLASIFIKASI PELAKSANAAN
DAN KEBERHASILAN PROGRAM
• PENILAIAN HARUS DIKEMBANGKAN
BERSAMA PERENCANAAN SUATU PROGRAM
• PENGUKURAN PADA KEGIATAN EVALUASI
DILAKUKAN PADA KOMPONEN INPUT PROSES - DAN OUTPUT
• PENILAIAN SELALU TERKAIT DENGAN
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
FUNGSI KEPEMIMPINAN
• Pengertian: Upaya untuk mempengaruhi
orang lain sehingga secara sukarela dapat
melakukan pekerjaan yang dikehendaki.
• Pandangan tentang kepemimpinan:
– Pandangan tradisional: gaya pemimpin yang
baik adalah demokratis
– Pandangan baru: gaya kepemimpinan yang
baik tergantung pada situasi dan kondisi
bawahan
BEBERAPA STRATEGI KEPEMIMPINAN
Gambar: Kombinasi Perilaku Kepemimpinan
(Tinggi)
1-9
Orientasi
Hubungan
Manusia
(Rendah)
9-9
Tinggi
Orientasi Hubungan
Manusia
Rendah
Orientasi Tugas
Tinggi
Orientasi Hubungan
Manusia
Tinggi
Orientasi Tugas
Rendah
Orientasi Hubungan
Manusia
Rendah
Orientasi Tugas
1-1
Rendah
Orientasi Hubungan
Manusia
Tinggi
Orientasi Tugas
9-1
(Rendah)
Orientasi Tugas
(Tinggi)
STRATEGI KEPEMIMPINAN
Farkas dan Backer (1996):
(Maximum Leadership)
• Pendekatan strategik,
• Pendekatan aset
manusia,
• Pendekatan keahlian,
• Pendekatan kontrol, dan
• Pendekatan agen
perubahan
STRATEGI KEPEMIMPINAN
• Stephen R. Covey
(Kepemimpin yang
Berperinsip)
Orientasi kepada
pelanggan (Perlu
memperhatikan
kepuasan pelanggan)
 Paul Brich (Instant
Leadership):
Kepemimpinan
berkaitan dengan
tantangan dan
dukungan.
STRATEGI KEPEMIMPINAN
John C. Maxwell:
• Penyusunan prioritas,
• Integritas,
• Menciptakan
perubahan positif,
• Pemecahan masalah,
• Sikap positif,
• Pengembangan aset
manusia,
• Wawasan,
• Disiplin pribadi.
MOTIVASI
• Suatu keadaan di dalam diri seseorang
yang mendorong, mengaktifkan, atau
menggerakkan dan mengarahkan atau
menyalurkan perilaku ke arah tujuan
PENDEKATAN TRADISIONAL
MOTIVASI
• Wortel (imbalan)
• Cemeti (hukuman)
Cara terbaik untuk memacu keledai
adalah dengan dengan mengikat wortel
pada ujung cemeti dan menggoyanggoyangkannya di luar jangkauan
keledai itu)
TEORI-TEORI MOTIVASI
•
•
•
•
•
•
•
•
Hirarki Kebutuhan Maslow
Kebutuhan Erg Alderfer
Dua Faktor Herzberg
Motivasi Ekspektansi
Teori Vroom
Teori Porter dan Lawler
Motivasi McClelland
Motivasi Patton
KETERAMPILAN YANG DIPERLUKAN
PADA SETIAP TINGKATAN MANAJEMEN
Keterampilan
konseptual
Manajemen
Puncak
Manajemen
Menengah
Manajemen
Tingkat
Rendah
Keterampilan
Manusiawi
Keterampilan
Teknis
PERINGKAT KETERAMPILAN YANG
DIBUTUHKAN OLEH MANAJER
4.7
4.6
4.5
4.4
4.3
4.2
4.1
4
Ketr Komputer
Ketr
Kepemimpinan
Ketr Kom
Tertulis
Penguasaan
Keahlian
Fleksibilitas
Ketr analitis
3.8
Ketr. Kom.
Verbal
Ketr Hub Antar
Pribadi
Ketr Menyusun
Jadwal
3.9
Ketr. Kom. Verbal
Ketr Hub Antar Pribadi
Ketr Menyusun Jadwal
Ketr analitis
Fleksibilitas
Ketr Kepemimpinan
Ketr Kom Tertulis
Penguasaan Keahlian
Ketr Komputer
SILAHKAN
BER-TANYA
SYUKRAN KATSIR
TUGAS
AKAN DIKOMUNIKASIKAN LEWAT LMS
TQ