48 BAB 3 GAMBARAN SISTEM INFORMASI 3.1 Pembatasan Area

BAB 3
GAMBARAN SISTEM INFORMASI
3.1
Pembatasan Area Sistem Informasi E-Clipping
Sistem Informasi e-clipping yang dianalisa dan dirancang ialah sebuah
aplikasi berbasiskan web yang dapat digunakan, baik untuk memberikan,
maupun untuk mencari informasi dalam bentuk kliping. Aplikasi dalam bentuk
web tersebut dirancang dan dikembangkan agar dapat menjadi sarana bagi setiap
individu untuk dapat saling berbagi informasi dalam bentuk kliping.
Sistem informasi e-clipping ditujukan agar setiap user mampu melakukan
pencarian data-data yang dibutuhkan. Selain itu, user dapat melakukan kegiatan
download pada kliping yang diinginkan dan upload untuk user yang telah
menjadi member.
Secara umum, sistem mampu melakukan pencarian (searching)
berdasarkan kata-kata kunci yang terdapat pada setiap kliping. Meskipun
demikian, tidak menutup kemungkinan bagi sistem untuk melakukan pencarian
berdasarkan keterangan lain yang terdapat pada kliping. Pada advanced search,
sistem dapat melakukan pencarian berdasarkan pembuat kliping (author) dan
orang yang meng-upload (username). Dengan aplikasi berbasiskan web ini,
diharapkan setiap pengguna dapat mencari informasi yang dibutuhkan sesuai
dengan kriteria yang diinginkan dan berkaitan dengan topik yang dicari.
Selain melakukan pencarian, aplikasi e-clipping juga dapat digunakan
untuk memberikan informasi kepada orang lain. Informasi dalam bentuk kliping
dapat di upload oleh member dalam bentuk media digital, baik berupa hasil scan
48
49
dari media cetak, maupun kliping yang telah diperoleh dalam bentuk pdf. Kliping
yang di upload ditempatkan berdasarkan topik kliping tersebut. Seorang member
dapat melihat semua kliping yang ada sesuai dengan semua kategori yang dipilih
melalui fitur browse.
Dalam mempermudah proses pengaturan kliping-kliping yang terdapat
dalam e-clipping, maka kliping-kliping akan dimasukkan kedalam topik kategori
yang berkaitan. Selain itu, setiap kliping juga diharuskan untuk memiliki katakata kunci (keyword). Kata-kata kunci tersebut diberikan pada saat kliping akan
di upload.
Kliping yang telah di upload oleh member juga akan disimpan ke dalam
database. Database memudahkan dalam melakukan pengaturan data dan
informasi yang berkaitan dengan kliping. Semua informasi dalam bentuk kliping
yang ada didalam database, dapat diakses oleh user setiap saat melalui fasilitas
yang telah disediakan.
3.2
Perbedaan dengan Media Informasi Lain
Menurut Longman Dictionary of American English (2004, p496) journal
is a written record that you make of the things that happen to you each day.
Menurut Merriam-Webster’s Clollegiate Dictionary (2003, p676) journal
is a record of experiences, ideas, reflections kept regularly for private use.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (2002, p58) jurnal adalah
(buku) catatan harian.
50
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa jurnal adalah sebuah
catatan yang memuat tentang pengalaman, ide atau hal-hal yang terjadi
tiapharinya.
Menurut Longman Dictionary of American English (2004, p44), article is
a piece of writing in a newspaper, magazine, etc.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (2002, p58) artikel adalah
karangan (surat kabar, majalah, dsb).
Dari berbagai pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa artikel
merupakan karangan atau bagian dari tulisan pada surat kabar, majalah dan
sebagainya.
Dari kesimpulan definisi jurnal dan artikel diatas dapat diketahui
perbedaan antara jurnal, artikel, dan kliping yang memiliki definisi sebuah
bagian artikel atau kutipan yang digunting dari koran atau majalah.
3.3
Issue Encountered in Today’s Information Technology Environment
Selama ini terdapat beberapa aplikasi berbasiskan web yang telah
mencoba dalam menyediakan kebutuhan informasi dalam bentuk kliping. Namun
demikian, penerapannya belum dapat memenuhi kebutuhan informasi, terutama
dalam bentuk kliping.
Konsep e-clipping juga sudah dapat ditemukan, akan tetapi sarana yang
memadai untuk mempermudah seorang user untuk mendapatkan informasi
dalam bentuk kliping sulit untuk ditemukan. Konsep e-clipping yang ditawarkan
hanya merupakan one-way communication system, dimana penguna hanya
51
memiliki akses ke server tanpa dapat memberikan kontribusi informasi yang
dibutuhkan kepada khalayak umum secara langsung.
Oleh karena itu, diperlukan adanya two-way communication system atau
dapat disebut juga sebagai open source dimana seorang reader dapat juga
menjadi salah seorang contributor, sehingga informasi yang berkait dapat
menjadi lebih besar dan memiliki koleksi informasi yang memiliki kaitan yang
luas.
3.4
Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi adalah suatu dasar yang dibutuhkan dalam penciptaan suatu
media yang berguna bagi kalayak orang banyak. Oleh karena itu, penting untuk
menyadari alasan dari pembuatan suatu aplikasi berbasiskan web. Usaha dalam
memenuhi kebutuhan orang banyak akan data dan informasi harus menjadi dasar
dari pembuatan aplikasi berbasiskan web.
Dalam melakukan analisa dan perancangan sistem informasi e-clipping,
perlu dilakukan suatu penelitian yang bertujuan untuk mengetahui kebutuhan
dari para penguna. Dengan demikian, kegagalan yang terjadi ketika implementasi
e-clipping tidak terjadi.
Kebutuhan user (user needs) terhadap data dan informasi menjadi alasan
utama yang mendasari keberhasilan dari pengimplementasian sistem informasi eclipping.
52
3.4.1
Populasi dan Sampel Peneltian
Populasi yang dipilih dalam penelitian dengan melalui angket atau
kuesioner ini adalah mahasiawa dan mahasiswi BiNus university jurusan
Komputerisasi Akuntansi angkatan 2005. Sebagai sampel dari penelitian
ini sebanyak 100 mahasiswa dan mahasiswi dipilih untuk mengisi angket
atau kuesioner dengan menggunakan teknik purposive sampling. Berikut
ini adalah perhitungan sampel yang diambil. Total populasi 4713 orang
dan dengan derajat kesalahan 10% sehingga dapat dirumuskan
Sampel
=
Populasi
1 + (Populasi * (Derajat kesalahan)2 )
Sampel
=
4713
1 + 4713 * (0,1)2
Sampel
=
97.92
Perhitungan tersebut diatas adalah perhitungan yang mendasari
pengambilan 100 responden sebagai sampel untuk penelitian yang
dilakukan.
3.4.2
Sajian Data
Berikut ini ditampilkan hasil penelitian melalui angket atau
kuesioner yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan dari user. Dari
jumlah tersebut, diperoleh sajian data-data sebagai berikut.
53
1. Seberapa seringkah Anda menggunakan internet dalam seminggu?
a. lebih dari 7 kali (75%)
b. 3-7 kali (13%)
c. 1-2 kali (9%)
d. Tidak pernah (3%)
Hasil:
Gambar 3.1 Persentase Pertanyaan No.1
Dari keseluruhan responden, sebanyak 75% responden
menyatakan selalu mengunakan internet (lebih dari 7 kali), 13 %
cukup sering (3-7 kali dalam seminggu), 9% jarang (1-2 kali), dan
3% yang tidak pernah menggunakan internet.
54
2.
Dari manakah Anda biasanya mencari sumber informasi?
a. Koran, majalah (5%)
b. Internet (86%)
c. Teman (6%)
d. Lain-lain (3%)
Hasil:
Gambar 3.2 Persentase Pertanyaan No.2
Dari
keseluruhan
responden,
sebanyak
86%
mencari
informasi menggunakan internet dan 14% yang mencari informasi
tanpa menggunakan internet dan mengunakan sumber-sumber lain
seperti koran, majalah, dari teman, dan lain-lain.
55
3.
Seberapa seringkah Anda mencari dan membaca informasi (artikel,
jurnal, berita, dan sebagainya) via web?
a. Selalu (28%)
b. Sering (47%)
c. Jarang (23%)
d. Tidak pernah (2%)
Hasil:
Gambar 3.3 Persentase Pertanyaan No.3
Dari keseluruhan responden, sebanyak 47% menyatakan
sering mencari dan membaca informasi berupa artikel, jurnal, berita
melalui web, 28% menyatakan selalu mencari dan membaca
informasi via web, 23% dari responden menyatakan jarang, dan 2%
yang tidak pernah memcari dan membaca informasi melalui web.
56
4.
Dalam bentuk apakah Anda lebih mudah mempelajari informasi
(artikel, jurnal, berita) lewat web?
a. Narasi (Tulisan) (20%)
b. Gambar (25%)
c. Grafik (2%)
d. Ketiganya (53%)
Hasil:
Gambar 3.4 Persentase Pertanyaan No.4
Dari keseluruhan responden, sebanyak 53% responden yang
menyatakan bahwa lebih mudah mempelajari informasi (artikel,
jurnal, berita) lewat web dengan bentuk ketiganya dari narasi
(tulisan), gambar dan grafik. 20% menyatakan bahwa lebih mudah
dengan menggunakan narasi saja, 25% dengan menggunakan gambar
saja, 2% dengan menggunakan grafik.
57
5.
Seberapa seringkah Anda mencari dan membaca informasi masa
lampau (artikel, jurnal, berita, dan sebagainya)?
a. Sering sekali (3%)
b. Sering (28%)
c. Jarang (66%)
d. Tidak pernah (3%)
Hasil :
Gambar 3.5 Persentase Pertanyaan No.5
Dari keseluruhan responden, sebanyak 3% menyatakan selalu
membaca informasi yang berkaitan dengan masa lampau, 28%
responden menyatakan sering, 66% menyatakan jarang membaca
informasi lampau dan 3% responden yang menyatakan tidak pernah
membaca informasi masa lampau.
58
6.
Apakah anda kesulitan untuk mencari informasi masa lampau (artikel,
jurnal, berita, dan sebagainya)?
a. Sangat sulit (16%)
b. Sulit (31%)
c. Mudah (50%)
d. Sangat mudah (3%)
Hasil :
Gambar 3.6 Persentase Pertanyaan No.6
Dari keseluruhan responden, sebanyak 16% responden
menyatakan sangat kesulitan dalam mencari informasi masa lampau,
31% responden menyatakan cukup sulit mencari informasi masa
lampau, 50% menyatakan bahwa dapat dengan mudah mencari
informasi masa lampau, sedangkan 3% menyatakan sangat mudah..
59
7.
Menurut anda, apakah perlu menyediakan suatu website yang
menyediakan informasi dari masa lampau dan masa sekarang (news)?
a. Sangat perlu (36%)
b. Perlu (58%)
c. Kurang perlu (5%)
d. Tidak perlu (1%)
Hasil :
Gambar 3.7 Persentase Pertanyaan No.7
Dari keseluruhan responden, sebanyak 36% responden
menyatakan sangat memerlukan suatu website yang menyediakan
informasi masa lampau dan masa kini (news), 58% responden
menyatakan bahwa perlunya dan juga 36% responden menyatakan
bahwa sangat perlu menyediakan suatu website yang memuat
tentang informasi masa lampau dan masa kini (news).
60
3.4.3
Analisis Data
Dari hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa dari 100
responden sebanyak 75% nya menggunakan internet dengan frekuensi
lebih dari 7 kali dalam seminggu yang berarti dapat disimpulkan bahwa
minimal mereka menggunakan internet 1 hari sekali. Sehingga internet
sudah menjadi salah satu bagian dari aktivitas-aktivitas mereka seharihari.
Banyaknya frekuensi pemakaian internet dikarenakan oleh
beberapa faktor, salah satunya adalah internet adalah penyedia informasi
yang lengkap, cepat, murah, dan mudah dijangkau. Saat ini, informasi
sangat diperlukan untuk menjadi pendukung bagi berbagai aktivitas
maupun kebutuhan-kebutuhan masyarakat pada umumnya.
Semakin banyaknya peminat pengguna internet akan maka
semakin banyak informasi yang dibutuhkan. Hal ini dibuktikan dari
keseluruhan responden yang diikutsertakan dalam penelitian ini, sebanyak
86% responden menyatakan bahwa mereka mencari sumber informasi
dengan menggunakan internet.
Dengan semakin banyaknya pengguna internet dan pencari
informasi menggunakan internet maka semakin banyak juga informasi
yang harus dijawab, hal itu berdampak pada banyaknya penyediapenyedia informasi yang ditawarkan. Sistem informasi e-clipping
menyediakan sarana bagi pengguna internet untuk memperoleh informasi,
terutama dalam bentuk kliping.
61
Terdapat berbagai macam informasi-informasi yang tersedia
dalam internet, beberapanya adalah jurnal, berita maupun artikel. Dari
keseluruhan responden sebanyak 75% mencari dan membaca informasi
dalam bentuk jurnal, berita maupun artikel melalui internet.
Oleh karena itu, terdapat banyak peluang dibidang penyedia
informasi karena besarnya pengguna internet. Dengan memberikan
informasi yang lengkap tanpa dibatasi waktu, diharapkan e-clipping dapat
menyediakan informasi dalam bentuk yang berbeda dari penyedia
informasi lainnya yaitu dengan menggunakan bentuk kliping. Hal ini
dikarenakan 53% dari responden menyatakan lebih mudah mempelajari
informasi dalam bentuk narasi, gambar, dan grafik. Sebuah kliping dapat
menyediakan informasi dalam ketiga bentuk tersebut sehingga akan
memudahkan user untuk mempelajari suatu informasi.
Saat ini banyak website yang menyediakan informasi dalam
bentuk berita yang terus ter-update, tetapi jarang ditemukan sebuah
website yang juga dapat menampung informasi dari masa lalu atau
informasi yang didokumentasikan. Sebanyak 3% responden menyatakan
sering sekali mancari informasi masa lampau dan 28% sering mencari
informasi masa lampau. Dengan kata lain, 31% responden membutuhkan
informasi masa lampau. 31% responden ini mewakili pengguna informasi
melalui internet yang membutuhkan informasi masa lampau, apalagi jika
dibandingkan dengan 47% responden yang menyatakan bahwa sulit
mencari informasi masa lampau.
62
Pada dasarnya setiap kebutuhan manusia menuntut untuk selalu
dipenuhi dan manusia akan mencoba memenuhi kebutuhan tersebut
sesuai dengan kemampuannya, termasuk juga kebutuhan akan informasi
yang dapat muncul kapan pun sehingga informasi yang lengkap sangat
diperlukan, termasuk juga oleh penyedia informasi. Hal ini diperkuat
dengan adanya 58% responden yang beranggapan bahwa perlu adanya
website yang menyediakan informasi yang lengkap (masa kini dan masa
lampau) dan 36% yang menyatakan bahwa sangat perlu suatu website
yang menyediakan informasi yang lengkap (masa kini dan masa lampau).
E-clipping
bertujuan
untuk
memenuhi
kebutuhan
tersebut
dan
menyediakan informasi, baik masa kini, maupun masa lampau karena
informasi tersebut akan menjadi alat untuk memenuhi kebutuhan user.
3.5
Pengambaran Umum Fasilitas
Tujuan utama e-clipping adalah menjawab kebutuhan informasi dalam
bentuk kliping. Sistem informasi e-clipping memiliki beberapa fasilitas yang
berguna untuk memenuhi tujuan tersebut. Berikut ini adalah fitur-fitur yang
terdapat dalam e-clipping.
1. Quotation
Merupakan suatu kumpulan kata-kata bijak atau kata-kata mutiara
seseorang.
2. Hot clipping
Merupakan kliping terbaik yang direkomendasikan oleh admin dan
ditampilkan pada halaman utama web
63
3. Search dan advanced search
Merupakan suatu fitur utama yang digunakan untuk mencari informasi
yang diinginkan berdasarkan keyword, uploader dan author.
4. Latest upload
Merupakan suatu fitur yang menyuguhkan kliping-kliping yang baru
diupload.
5. Browse clipping
Merupakan suatu fitur khusus untuk member agar member dapat melihat
semua kliping yang ada sesuai dengan kategori yang disediakan.
6. Upload clipping
Merupakan fitur khusus untuk member agar dapat memberikan
kontribusinya dengan meng-upload kliping yang member inginkan.
7. Edit Clipping
Merupakan fitur khusus untuk member agar member dapat meng-edit
kliping yang di-upload oleh member tersebut. Seorang member hanya
dapat meng-edit kliping yang di-upload oleh dirinya sendiri.
3.6
Security Component
Salah satu komponen yang tidak dapat dilewatkan bagi penyedia layanan
informasi berbasis web adalah sistem keamanan. Semakin baik sistem keamanan
didalam suatu sistem semakin baik pula operasional suatu sistem. Ancaman
keamanan dari luar tidak akan berhenti. Oleh karena itu, sistem keamanan harus
selalu mengikuti perkembangan di lingkungan teknologi informasi
64
Berikut ini adalah sistem keamanan yang diterapkan pada pengembangan
e-clipping:
1. Menerapkan membership dalam sistem dengan tujuan untuk menjaga agar
kliping-kliping yang disimpan tidak dapat di-edit bukan oleh orang yang
bersangkutan. User juga tidak dapat meng-upload kliping dengan seenaknya
karena untuk melakukan upload kliping, user harus menyetujui term and
condition yang ada untuk menjadi seorang member.
2. Data-data member harus dijaga dengan baik. Oleh karena itu, seorang admin
juga perlu melakukan authentifikasi sebelum melakukan perubahan terhadap
data-data yang terdapat didalam sistem.
3.7
Perbandingan dengan Aplikasi Serupa
E-clipping ditujukan untuk masyarakat luas dan tidak dibatasi segmen
atau umur. Hal itu dikarenakan tujuan utama dari e-clipping adalah menyediakan
informasi dalam segala bidang tanpa dibatasi waktu. Dalam penyediaan
informasinya, e-clipping menggunakan konsep two way communication yang
menjadikan terciptanya interaksi dengan user atau dapat disebut juga
menggunakan konsep open source yang menjadikan user berkontribusi dalam
penyediaan kliping.
Diharapkan e-clipping ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang
membutuhkan informasi yang lengkap bagi setiap masyarakat, terutama
bermanfaat untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan dalam segala bidang
kehidupan dan memudahkan dalam proses pembelajaran.
65
E-clipping ini menyediakan konsep baru dengan informasi lengkap,
sehingga diharapkan kebutuhan user akan kelengkapan informasi diarea kliping
dapat terjawab.
Aplikasi yang dikembangkan saat ini lebih ke arah jurnal dan blogging.
E-jurnal dan blogging merupakan konsep yang berbeda dengan kliping, akan
tetapi banyak pihak yang menyamakan antara e-clipping dengan e-jurnal.
Dengan adanya perbedaan yang signifikan diantara keduanya, maka
sudah saatnya sebuah konsep e-clipping yang sebenarnya perlu diperjelas
kembali.
Berikut ini adalah contoh adalah tampilan user interface pada library
Bina Nusantara University dan New Mexico Press Association.
1. Bina Nusantara University (http://library.binus.ac.id/eclipping.asp)
Website dari perpustakaan BiNus University (http://library.binus.ac.id)
merupakan sebuah website yang diperuntukkan bagi kalangan internal
universitas yang digunakan untuk berbagai kegiatan yang berhubungan
dengan perpustakaan. Website ini juga menyediakan koleksi elektronik dalam
bentuk e-clipping, e-journal, e-paper, dan sebagainya.
Oleh karena fokus website ini adalah untuk kegiatan internal
perpustakaan, koleksi elektronik terutama e-clipping tidak terlalu banyak.
Berikut ini adalah gambar user interface dari library BiNus University.
66
Gambar 3.8 Halaman Digitalized Collections E-Clipping Library
67
Gambar 3.9 Halaman Browse E-Clipping Library
68
Gambar 3.10 Halaman Pilihan E-Clipping Library
2. New Mexico Press Association (http://www.eclipping.org/)
New Mexico Press Association adalah sebuah website yang
merupakan asosiasi dari media-media cetak setempat untuk menyediakan
informasi dalam bentuk kliping, dengan fitur-fitur yang manarik yang
ditawarkan. Situs ini memperoleh kliping melalui membernya yaitu media
cetak setempat yang menjadi member dari situs tersebut.
Untuk mengunakan layanan dari New Mexico Press Association
maka seorang user diharuskan untuk menjadi member dengan persyaratan
administrasi yang harus dipenuhi.
69
Gambar 3.11 Halaman Utama New Mexico Press Association
Gambar 3.12 Halaman Demo
70
Gambar 3.13 Halaman Searching New Mexico Press Association
71
Gambar 3.14 Halaman Download New Mexico Press Association
Ke dua website diatas memiliki beberapa kesamaan dengan sistem
informasi yang dianalisis dan dirancang. Persamaan tersebut seperti dokumen
yang dicari akan ditampilkan dalam format PDF, sebelum seseorang dapat
mempergunakan fasilitas pencarian dan lain-lain. Oleh karena itu seorang user
haruslah seorang user yang sudah terdaftar pada sistem tersebut.
Khusus untuk website library BiNus University (www.library.binus.ac.id)
karena ditujukan untuk kepentingan kalangan internal maka user yang terdaftar
adalah kalangan internal terutama mahasiswa sehingga khalayak umum tidak
72
difasilitasi untuk menjadi member situs tersebut. Akibatnya, dampak dari
manfaat pengadaan e-clipping yang diterapkan BiNus University juga hanya
dapat dirasakan oleh kalangan internal.
Dengan adanya website library.binus.ac.id, kebutuhan masyarakat luas
belum terjawab karena akses yang dibatasi sehingga e-clipping tidak dapat
menjadi jawaban atas kebutuhan masyarakat akan informasi. Dengan akses yang
tidak dibatasi sehingga setiap orang yang dapat mengakses sesuai dengan
kebutuhannya.
Website New Mexico Press Association memberikan konsep yang
berbeda. Dengan beranggotakan media-media setempat, New Mexico Press
Association, menyediakan informasi dalam bentuk kliping yang lengkap. Namun
demikian, penggunaan website masih dibatasi karena untuk menjadi seorang
member yang dapat mengunakan website, user harus memberikan kompensasi
uang kepada penyedia layanan.
Perbedaan antara sistem informasi e-clipping dengan kedua website
serupa diatas tampak dalam tabel berikut.
BiNus Library
e-Clipping
Fasilitas
dapat
diperoleh Fasilitas
secara gratis.
dapat
pencarian
digunakan
orang.
Dapat
digunakan
oleh kalangan.
semua Digunakan
New Mexico Press
tidak Fasilitas dapat digunakan
semua dengan membayar kompensasi.
oleh
pihak- Hanya
dapat
digunakan
pihak tertentu saja (maha- oleh pihak yang memberisiswa).
kan kompensasi.
73
Sumber data dari semua Sumber data dari BiNus Sumber data terbatas dari
kalangan
University
koran-koran lokal.
Tabel 3.1. Tabel Perbedaan e-Clipping dengan Web lain
Berdasarkan analisa kebutuhan informasi yang telah dilakukan, maka
diketahui bahwa kliping menjadi salah satu pilihan dalam memperoleh data dan
informasi. Meskipun demikian, belum terdapat sebuah website yang dapat
memenuhi kebutuhan tersebut. Oleh karena itu, sistem informasi e-clipping yang
telah dirancang berupaya memenuhi kebutuhan tersebut. Pemenuhan tersebut
dilakukan dengan merancang sebuah website yang dapat digunakan oleh semua
kalangan. Setiap user dapat memperoleh informasi berupa kliping. Pencarian
dapat dilakukan baik secara umum, maupun spesifik.
Selain membuka akses kepada setiap user, sistem juga mengizinkan user
untuk memberikan kontribusinya dengan menyimpan kliping-kliping yang
mereka miliki ke dalam sistem. User dapat menggunakan fasilitas terseebut
dengan melakukan registrasi dan menjadi member. Namun, registrasi dapat
dilakukan secara gratis. Member memiliki hak akses yang lebih besar untuk
melakukan pencarian secara menyeluruh ke dalam sistem, melakukan
penyimpanan kliping dan melakukan pengubahan terhadap kliping-kliping yang
telah disimpan oleh member tersebut.