BAB I PENDAHULUAN Komunikasi adalah suatu

BAB I
PENDAHULUAN
Komunikasi adalah suatu aktivitas yang melekat dalam kehidupan manusia baik sebagai
individu maupun hubungannya dengan manusia lain, hal ini karena komunikasi menjadi alat
yang digunakan untuk berinteraksi satu sama lain dalam suatu kehidupan masyarakat maupun
didalam suatu perusahaan atau organisasi. Komunikasi bukan saja dijadikan sebagai alat
penyalur pesan, ide dan gagasan saja tetapi juga digunakan sebagai alat untuk mengajak atau
mempengaruhi orang lain, sehingga komunikasi sebagai alat berinteraksi menyamakan persepsi
dan untuk mencapai tujuan dalam organisasi. Dengan demikian komunikasi menjadi unsur
penting didalam kehidupan manusia, maka komunikasi harus dipelajari dan dikembangkan guna
meningkatkan kemampuan berkomunikasi dengan sesamanya dan dapat berkomunikasi secara
efektif untuk mencapai tujuan.
Di dalam suatu organisasi terdapat dua unsur penting yang harus diperhatikan yaitu
antara atasan dan bawahan, proses komunikasi yang baik diantara keduanya dapat menciptakan
tujuan dari organisasi tersebut dengan menggunakan two-way communication atau komunikasi
dua arah dengan kata lain komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan kerja sama dengan
harapan untuk mencapai cita-cita/tujuan organisasi. Menurut McQuail komunikasi efektif adalah
proses yang linear dari komunikator ke komunikan dan dikatakan berhasil apabila komunikator
dapat menyampaikan pesan kepada komunikan sesuai yang di kehendakinya, dan komunikan
mengerti atas pesan yang disampaikan dari komunikator.1 Komunikasi pada organisasi
menyangkut penyampaian dan penerimaan pesan informasi mengenai tugas/pekerjaan yang
harus dilakukan oleh anggota organisasi lain, selain itu menyampaikan pesan berupa laporan
kinerja yang sudah dilaksanakan.
Untuk melancarkan komunikasi yang baik pada sebuah organisasi, maka diperlukan pola
komunikasi dan kerja sama yang baik dimana interaksi diantara bagian-bagian itu berjalan secara
harmonis dan pasti. Selain pola komunikasi yang diterapkan pada organisasi,dalam penyampaian
pesan agar pesan tersebut dapat dimengerti dan dilaksanakan maka diperlukan relasi yang baik
diantara kedua belah pihak. Oleh karena itu dalam berkomunikasi diperlukan hubungan atau
1
Dennis Mc Quail. 1994. Mass Communication Theory: An Introduction. London: Sage Publication, Inc.
hal. 41.
1
relasi yang hangat, ramah, serta kesopanan agar dapat menunjang proses komunikasi dapat
berjalan dengan lancar.
A. Latar Belakang Masalah
Organisasi merupakan salah satu unit sosial yang dikoordinasikan secara sengaja terdiri
dari dua orang atau lebih yang memiliki fungsi dan wewenang untuk mengerjakan usaha dan
kinerja demi mencapai tujuan tertentu.2 Salah satu organisasi pemerintah yang melakukan
pengawasan yaitu Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara merupakan satu
diantara sekian banyak organisasi yang terdapat di Indonesia. Berdasarkan peraturan pemerintah
Provinsi DKI Jakarta, Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara melakukan
kegiatan pengawasan reguler dimana hal tersebut merupakan pemeriksaan yang dilakukan secara
rutin setiap tahunnya agar tujuan penyelenggaraan pemerintah daerah dapat berjalan secara
efisien dan efektif sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan.3 Hal ini
penting dilakukan agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan dari organisasi telah tercapai, dan apabila terjadi penyimpangan dapat
diketahui dan akan segera dikoreksi serta diperbaiki demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam melakukan pengawasan Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara
mengawasi kinerja SKPD/UKPD yang telah ditetapkan didalam PKPT (Program Kerja
Pengawasan Tahunan) Provinsi DKI Jakarta.4
Pada pengawasan reguler yang dilakukan Inspektorat Pembantu Kota Administrasi
Jakarta Utara dilakukan untuk memberikan informasi, penyampaian pesan, serta pemahaman
kepada SKPD/UKPD mengenai kinerja yang tercantum pada Daftar Materi Pengawasan (DMP)
yang digulirkan ke semua anggota unit SKPD/UKPD Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Jakarta Utara. Untuk menyampaikan pesan mengenai kinerja organisasi, maka diperlukan
komunikasi internal yang diharapkan dapat menciptakan dan memelihara sistem antara Tim
pengawas Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara dan SKPD/UKPD. Selain
penyampaian informasi mengenai kinerja, kedua belah pihak ini melakukan hubungan
2
Stephen P. Robbins. 2002. Perilaku Organisasi: Konsep, Kontroversi. Aplikasi Julid I. Jakarta: PT Prenhallindo.
hal. 2.
3
Terarsip dalam Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Nomor 102 Tahun 2009 Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat. Jakarta. hal. 4.
4
Terarsip dalam Inspektorat Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Program Kerja Pengawasan Tahunan
(PKPT). Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.2013.
2
komunikasi secara dua arah dimana semua anggota yang terlibat dapat berpartisipasi secara
bebas dalam pertukaran informasi.
Dalam upaya mencapai tujuan-tujuan tersebut maka dibutuhkan komunikasi dan
kerjasama yang baik di antara sumber daya yang terlibat pada pengawasan reguler, salah satu
nya pegawai aparat pengawas Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara dan
SKPD/UKPD selaku subyek yang diawasi. Keduanya adalah unsur penting yang dapat
menentukan keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Selain itu tanpa
penggunaan komunikasi secara tepat, maka pengawasan reguler tidak akan berhasil untuk
mencapai tujuannya. Pengawasan reguler dapat dikatakan sebagai komunikasi antar manusia
(human communication) dimana komunikasi yang disampaikan mengenai kejelasan perintah
atasan, petunjuk kerja, penyampaian ide dan gagasan, diskusi kerja, penyampaian laporan,
hingga hal-hal yang bersifat hubungan informal pada pengawasan reguler. Agar komunikasi pada
pengawasan reguler menjadi jelas cara menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi
dan penerimaan informasi dari seluruh bagian organisasi maka harus memiliki kejelasan
mengenai pola komunikasi yang terjalin diantara individu dalam organisasi tersebut. Dengan
adanya koordinasi-koordinasi antar bagian organisasi untuk menjalankan tugas dan fungsi secara
optimal maka diperlukan kerja sama dan kepercayaan yang membawa pada hubungan antar
manusia yang harmonis. Untuk membentuk kerjasama yang baik antara organisasi dan para
anggota, maka dibutuhkan bentuk relasi/hubungan antarpersonal serta komunikasi yang baik
antara para anggota organisasi.
Berdasarkan penjelasan uraian diatas, terdapat beberapa hal yang menarik perhatian
peneliti untuk mengkaji lebih dalam mengenai pelaksanaan pengawasan reguler. Terdapat
beberapa faktor yang terjadi dalam pengawasan reguler antara lain, penyampaian pesan kepada
seluruh anggota SKPD/UKPD yang memiliki faktor ilmu pengetahuan berbeda, mengenai
jumlah personil yang terlibat cukup kompleks dalam pengawasan reguler, penerimaan pesan
yang disampaikan oleh Tim pengawas Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara,
anggota organisasi yang memiliki karakteristik yang berbeda-beda, latar belakang ilmu
pengetahuan dan budaya organisasi yang berbeda, serta hubungan komunikasi yang kurang
terjalin diantara subyek pengawas dan subyek yang diawasi. Berangkat dari inilah pola dan relasi
antarpersonal dalam komunikasi organisasi memiliki pengaruh yang cukup signifikan dalam
3
upaya menciptakan komunikasi yang efektif dalam pengawasan reguler. Dengan melihat begitu
pentingnya sebuah proses komunikasi dalam sebuah organisasi, maka penulis tertarik untuk
mengadakan penelitian guna mengetahui bagaimana membangun sebuah pola dan relasi
antarpersonal dalam komunikasi organisasi yang baik antara subyek pengawas (Inspektorat
Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara) dan subyek yang diawasi nya (SKPD/UKPD) di
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Administrasi Jakarta Utara.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah:
Bagaimana pola dan relasi antarpersonal dalam komunikasi organisasi pada pelaksanaan
pengawasan reguler di Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara?
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini mengkaji dan menganalisis mengenai pola dan relasi antarpersonal dalam
komunikasi organisasi pada pelaksanaan pengawasan reguler. Maka tujuan dari penelitian ini
dapat mengetahui bentuk pola komunikasi dan relasi antarpersonal yang dijalankan pada
pelaksanaan pengawasan reguler.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi perkembangan ilmu
komunikasi khususnya mengenai pola komunikasi organisasi dalam pengawasan
pemerintah baik secara teori maupun praktek, terutama pihak pemerintah dibidang
pengawasan mengenai proses komunikasi dalam pelaksanaan pengawasan.
2. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak atau dinas pemerintah
berupa dokumen dan evaluasi mengenai proses komunikasi di Inspektorat Pembantu Kota
Administrasi Jakarta Utara.
4
E. Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran dalam penelitian ini akan menjabarkan teori-teori mengenai pola
komunikasi dan relasi antarpersonal yang berkaitan dengan komunikasi internal didalam
pengawasan reguler. Untuk memahami hal tersebut peneliti terlebih dahulu menjabarkan teori
pertama, komunikasi internal organisasi berisikan tentang jaringan komunikasi internal. Kedua,
pola komunikasi dalam organisasi, dimana pola tersebut akan membentuk cara penyebaran pesan
(serentak, berurutan, keduanya). Ketiga, relasi antarpersonal dalam penyampaian pesan yang
terjadi pada pengawasan reguler. Keempat, posisi Inspektorat Pembantu Kota Jakarta Utara
dengan SKPD/UKPD dalam pengawasan reguler.
Pengawasan merupakan sebagai proses pemantauan kinerja karyawan berdasarkan
standar untuk mengukur kinerja, memastikan kualitas atas penilaian kinerja dan pengambilan
informasi yang dapat dijadikan umpan balik pencapaian hasil yang dikomunikasikan ke para
karyawan.5 Jika berbicara mengenai pengawasan hal ini tidak terlepas dari faktor manusia dan
aspek komunikasi yang merupakan bagian terpenting dari keberhasilan sebuah organisasi dalam
melaksanakan pengawasan. Komunikasi yang terjadi pada pengawasan reguler merupakan
proses penyampaian pesan dari komunikator (Tim aparat pengawas Inspektorat Pembantu Kota
Administrasi Jakarta Utara) kepada SKPD/UKPD selaku komunikan di Kantor Perpustakaan
danArsip Daerah Kota Administrasi Jakarta Utara, yang dilakukan secara langsung yaitu tatap
muka.6 Pada pengawasan penyampaian arus informasi harus jelas, dan memiliki karakteristik
poladan relasi antarpersonal agar pesan yang disampaikan dari komunikator dapat diterima dan
dijalankan oleh SKPD/UKPD. Maka hal yang perlu diteliti dalam penelitian ini mengenai pola
dan relasi antarpersonal dalam komunikasi organisasi pada pelaksanaan pengawasan reguler.
5
6
Robert L. Mathis & John H. Jackson. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat. hal. 303.
Deddy Mulyana. 2004. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya. hal. 61.
5
1. Komunikasi Internal Organisasi
Menurut Chester I. Barnard7organisasi adalah suatu sistem tentang aktivitas-aktivitas
kerjasama dari dua orang atau lebih sesuatu yang tak berujud dan tak bersifat pribadi.Dalam
buku komunikasi organisasi menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules menjabarkan bahwa
definisi komunikasi organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu definisi subjektif dan
definisi objektif, keduanya memiliki ciri khas masing-masing yaitu:8
Komunikasi organisasi dalam perspektif subjektif adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi
dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa
yang terjadi. Pada perspektif ini yang ditekankan adalah proses penciptaan makna atas interaksi
yang menciptakan, memelihara dan mengubah organisasi.
Sedangkan dalam definisi objektif adalah kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam
suatu batas organisasi. Pada perspektif ini yang lebih ditekankan adalah pada komunikasi sebagai
suatu alat yang memungkinkan orang beradaptasi dengan lingkungan mereka.
Jika R. Wayne Pace memandang komunikasi organisasi dalam dua perspektif, lain hal
nya dengan Redding dan Sanborn9 menurut nya komunikasi organisasi adalah proses pengiriman
dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks, seperti komunikasi internal,
hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi atasan kepada bawahan
(downward), komunikasi dari bawahan ke atasan (upward), komunikasi horizontal, keterampilan
komunikasi dan berbicara, mendengarkan dan komunikasi evaluasi program. Dari penjelasan di
atas maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu proses dari fungsi
komunikasi yang menghubungkan antara para perilaku pada organisasi, komunikasi tersebut
dapat menimbulkan pengertian yang sama sehingga dapat mewujudkan dan menciptakan tujuan
organisasi tersebut.
Terjadinya proses komunikasi pada organisasi tentu saja tidak terlepas dari dukungan
berbagai komponen yang terlibat langsung dalam proses komunikasi itu sendiri, karena apabila
tidak berfungsi nya salah satu komponen komunikasi tersebut maka tujuan dari organisasi akan
7
Chester I. Barnard dalam Sutarto. 1995. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. hal.
22.
8
R. Wayne Pace dan Don F. Faules. 2010. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Organisasi.
Bandung: Remaja Rosdakarya. hal. 33.
9
Redding & Sanborn dalam Abdullah dalam Masmuh. 2008. Komunikasi Organisasi dalam Perspekif Teori dan
Praktek. Malang: UPT Penerbitan Universitas Muhammadiyah. hal. 4.
6
sulit terealisasi dengan baik. Adapun komponen yang terkandung dalam proses komunikasi
dalam organisasi adalah:10
(1) Komunikator (source), seseorang komunikator seharusnya memiliki keterampilan
komunikasi yang baik, khususnya dalam penyampaian pesan dan penerimaan umpan balik.
Misalnya berbicara, mendengarkan, menulis dan membaca. Selain itu, perlu mengetahui dengan
baik mengenai isi pesan, pemilihan saluran komunikasi dalam penyampaian pesan, karakteristik
penerima dan kemampuan penerima serta faktor lingkungan dalam melakukan proses
komunikasi. Komunikator juga sebagai administrator harus memilih salah satu berbagai metode
dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan.
(2) Pesan (message), merupakan materi komunikasi yang disampikan komunikator kepada
penerima. Prinsip dasar yang berkaitan dengan pesan adalah menyesuaikan isi pesan dengan
tujuan komunikasi, pemilihan pesan, penyandian pesan (decode) serta pengaturan tata bahasa.
(3) Saluran komunikasi (channel), merupakan seuatu media yang mewadahi pesan yang berasal
dari komunikator ke komunikan. Beberapa hal mendasar berkaitan dengan saluran komunikasi
adalah kesesuaian media yang digunakan dengan isi pesan, sesuai dengan situasi/kondisi
lingkungan, ketepatan pemilihan saluran, serta kemampuan menggunakan saluran komunikasi.
(4) Komunikan (receiver), merupakan penerima pesan yang disampaikan oleh sumber. Hal
mendasar yang perlu diketahui adalah kemampuan berkomunikasi, kemampuan menyampaikan
umpan balik, pengetahuan terhadap pesan,dan lingkungan dalam proses komunikasi.
(5) Umpan balik (feed back), merupakan respon atau tanggapan yang diberikan dari penerima ke
sumber komunikasi. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam umpan balik adalah kemampuan
komunikan dan komunikator dalam menerima dan memahami isi pesan yang diberikan.
(6) Hambatan/gangguan (noise), merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi proses
komunikasi yang sedang berlangsung yang berkaitan dengan ketepatan komunikasi. Hambatan
komunikasi berasal dari komponen-komponen yang berkaitan dengan proses komunikasi dan
gangguan merupakan faktor pengganggu yang berasal dari dalam / luar lingkungan komunikasi.
10
Arni Muhammad. 2005. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. hal. 17-18.
7
Dalam
organisasi
komunikasi
memiliki
empat
fungsi
utama
yaitu
sebagai
kendali/kontrol/pengawasan, motivasi, pengungkapan emosional, dan informasi.11 Deetz dalam
Jablin dan Putnam,12 menjelaskan dua cara untuk melihat dan mendefinisikan komunikasi
internal. Pertama, pendekatan yang paling umum berfokus pada komunikai internal sebagai
fenomena yang ada dalam organisasi. Dalam pandangan ini, organisasi adalah wadah
komunikasi terjadi. Kedua, pendekatan yang melihat komunikasi internal sebagai cara untuk
menggambarkan dan menjelaskan organisasi. Dalam hal ini komunikasi adalah proses individu
dalam organisasi berbagi informasi, menciptakan hubungan, membuat makna dan membangun
atau mengkonstruksi budaya organisasi dan nilai.
Komunikasi internal bersifat terbuka antara manajemen dengan pegawai akan membantu
organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Komunikasi internal dapat
membangun relasi yang baik bagi kalangan organisasi. Richmond dan Mc Croskey,13
menjelaskan enam fungsi komunikasi internal organisasi yaitu :
a. Fungsi informatif
Fungsi ini memberikan informasi kepada karyawan tentang apa yang mereka butuhkan sehingga
dapat mengerjakan pekerjaan dengan efektif dan efisien. Karyawan perlu mendapatkan informasi
tentang perubahan dalam prosedur kerja dan berbagai
kebijakan yang berkaitan dengan
pekerjaan. Fungsi ini dijalankan melalui pertemuan-pertemuan rutin organisasi dan pesan tulis.
b. Fungsi regulasi
Fungsi ini dijalankan untuk mengarahkan karyawan dalam menjalankan peraturan-peraturan
yang berlaku dalam organisasi
c. Fungsi integratif
Fungsi ini di fokuskan oada koordinasi dalam unit kerja.Komunikasi ini digunakan untuk
mengarahkan karyawan dalam mengembangkan kerjasama sehingga pekerjaan dapat berjalan
dengan baik.
11
Stephen P. Robbins. Op. Cit. hal. 310.
Stanley Deetz (Conceptual Foundations) dalam F.M. Jablin & L.L. Putnam (Eds.). 2001. The New Handbook of
Organizational Communication: Advances In Theory, Research and Methods. Thousand Oaks, CA: Sage
Publications, hal.3.
13
Virginia P. Richmond & James C. McCroskey. 1992. Organizational Communication for Survival. New Jersey:
Prentice Hall. hal. 24-26.
12
8
d. Fungsi manajemen
Fungsi ini berkaitan dengan tiga fungsi sebelumnya. Komunikasi difokuskan untuk mengarahkan
karyawan agar mengerjakan pekerjaannya dengan lebih baik, mengenal karyawan lain, serta
membangun hubungan antar karyawan.
g. Fungsi persuasi
Fungsi ini merupakan pengembangan dari fungsi manajemen. Manajer berusaha mempengaruhi
karyawan agar mengerjakan tugas-tugas mereka dengan lebih baik demi kemajuan organisasi
Komunikasi pada pengertian tersebut menekankan bahwa organisasi seharusnya
memelihara komunikasi dua arah yang baik.Hal ini dimaksudkan untuk memberikan informasi
dan sebagai sarana komunikasi internal untuk menyatakan hubungan komunikasi timbal balik
dalam suatu organisasi.
2. Jaringan Komunikasi Internal
Sebuah jaringan menunjukkan bagaimana komunikasi mengalir dalam suatu organisasi.
Jaringan komunikasi internal adalah pertukaran pesan dan informasi dalam suatu organisasi yang
dilakukan oleh sejumlah orang dan menduduki posisi atau peranan tertentu.14 Jaringan
komunikasi internal berkaitan dengan pola saluran komunikasi di antara anggota kelompok dan
berbagai posisi dalam struktur organisasi.Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan
oleh pola hubungan interaksi antara individu dengan arus informasi dalam jaringan
komunikasi.15 Selain itu faktor yang mempengaruhi hakikat dan luasnya jaringan komunikasi
beberapa di antara nya adalah hubungan dalam organisasi, arah arus pesan, dan isi pesan.
Secara umum, jaringan komuikasi internal dapat dibedakan atas dua bagian, yaitu komunikasi
formal dan komunikasi informal.16
(1)
Jaringan komunikasi formal (Formal Communication Network)
Jaringan komunikasi formal adalah aliran komunikasi internal yang memiliki struktur dan
telah direncanakan sehingga tidak dapat lagi di hindari oleh organisasi. Jaringan komunikasi
formal berlangsung di antara anggota-anggota organisasi yang menduduki posisi atau jabatan
tertentu secara hierarki dalam sebuah organisasi.17 Komunikasi formal ini mencakup susunan
14
Abdullah Masmuh. Op. Cit. hal. 56.
Arni Muhammad. Op. Cit. hal. 102.
16
Ibid. hal. 110.
17
Richmond & Mc Croskey. Op. Cit. hal.26.
15
9
tingkah laku organisasi, pembagian departemen ataupun tanggung jawab tertentu, posisi jabatan,
dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang berbeda-beda. Dalam
sebuah organisasi perlu dikembangkan komunikasi yang terbuka, efektif dan mencakup ragam
informasi serta interaksi yang di sediakan. Selain itu, saluran-saluran komunikasi yang
digunakan dan bagaimana informasi tersebut di komunikasikan kepada karyawan juga perlu
dikembangkan untuk kemajuan organisasi. Jaringan komunikasi formal dalam sebuah organisasi
dapat dilihat dalam bagan berikut:
Komunikasi
ke atas
Komunikasi
sejajar
Komunikasi
ke bawah
Komunikasi
lintas
saluran
Bagan 1.1
Empat Arah Komunikasi Formal Organisasi
Dari gambar diatas dapat dijelaskan dalam jaringan komunikasi formal suatu organisasi,
informasi dapat berpindah-pindah secara formal dari seseorang yang otoritas nya lebih tinggi
kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi
ke bawah/donward
communication), informasi yang bergerak dari jabatan yang otoritas nya lebih rendah kepada
orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas/upward communication), informasi yang
mengalir diantara orang-orang memiliki jabatan/otoritasnya yang sama (komunikasi horizontal),
dan informasi yang bergerak diantara orang-orang yang jabatannya tidak menjadi atasan atau
bawahan dan mereka menempati bagian fungsional yang berbeda (komunikasi lintas saluran).
Dalam komunikasi formal ada hal lain yang menunjang terciptanya umpan balik adalah suasana
10
lingkungan pada saat komunikasi sedang berlangsung. Apabila tercipta suasana yang harmonis
dan akrab antara pimpinan dengan karyawan maka tercipta umpan balik yang efektif.
Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti
struktur organisasi, yaitu :
a.
Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Pada tingkat ini, arus pesan dan informasi dari pimpinanyang berada pada struktur lapisan
atau organisasi mengalir keseluruh lapisan bawah organisasi, kepada seluruh pegawai
yang berada di bawah struktur organisasi. Dalam komunikasi ke bawah para pimpinan
memberikan petunjuk, instruksi, informasi, penjelasan dan lain-lain kepada bawahannya.
Adler dan Elmhorst18 mengidentifikasikan lima jenis informasi yang mengalir ke bawah
melalui saluran komunikasi, yaitu:
Petunjuk-petunjuk tugas yang spesifik, instruksi-instruksi pekerjaan/kinerja.
Informasi yang di desain untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan
hubungannya dengan tugas lainnya.
Umpan balik mengenai pekerjaan kepada bawahan mereka.
b.
Komunikasi Ke atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari
tingkatan yang lebih rendah kepada tingkatan yang lebih tinggi. Arus pesan pada
tingkatan ini berisikan tentang laporan (harian, mingguan, bulanan dan tahunan), tugastugas yang telah diselesaikan, pertanyaan yang tidak atau kurang jelas mengenai metode
dan prosedur kerja, pertanggung jawaban karyawan kepada pimpinan atau tugas yang
dipercayakan padanya. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan,
memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada
penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan.
Lebih lanjut Adler dan Elmhorst19 juga mengidentifikasikan jenis informasi yang
mengalir melalui saluran komunikasi ke atas, yaitu:
18
Ronald B. Adler & Jeanne M. Elmhorst. 2002. Communication at Work: Principles and Practices for Bussines and
The Professions. New York: McGraw-Hill Companies. hal. 15.
19
Ibid. hal. 18.
11
Informasi mengenai keberhasilan, kemajuan dan rencana-rencana mendatang dari
para bawahan.
Informasi mengenai masalah-masalah pekerjaan yang memerlukan bantuan
tingkatan atasan dalam organisasi.
Ide-ide untuk perbaikan dalam aktivitas dan fungsi yang berhubungan dengan
pekerjaan.
Informasi mengenai perasaan para bawahan tentang pekerjaan atau isu yang
berkembang dalam pekerjaan.
c.
Komunikasi Sejajar/Horisontal (Horisontal Communication).
Komunikasi horisontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkat
otoritasnya didalam organisasi. Aliran informasi biasanya antara anggota dengan anggota,
karyawan dengan karyawan. Komunikasi horisontal penting untuk koordinasi pekerjaan
antara bagian-bagian dalam organisasi untuk menjawab dan membuat laporan yang akan
diserahkan kepada atasan mereka. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas,
seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling membagi
informasi. Tujuan komunikasi horisontal antara lain:20
Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja.
Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan serta memperoleh pemahaman
bersama (mutual understanding).
Untuk memcahkan permasalahan yang timbul diantara anggota karyawan pada
tingkatan yang sama.
Untuk mendamaikan, merundingkan dan memengahi perbedaan yang terjadi
d.
Komunikasi silang/diagonal (Diagonal Communication)
Pengertian komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional.Spesialis
staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas saluran ini karena biasanya tanggung
jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak
komunikasi lintas saluran yang dilakukan orang lainnya yang perlu berhubungan dalam
rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing
komunikasi lintas saluran/diagonal. Komunikasi ini berperan dalam fungsi koordinasi dan
kerjasama antar divisi untuk memperoleh data atau informasi dari divisi lain, terkait
20
Pace & Faules.Op. Cit. hal. 195-196.
12
dengan penyelesaian tugas dan jalannya kebijakan organisasi, hal ini dikarenakan tidak
semua data atau informasi dapat diperoleh di dalam divisi yang sama.
(2)
Jaringan Komunikasi Informal (Informal Communication Network)
Selain melalui jaringan komunikasi formal, dalam komunikasi internal juga dapat
mengalir secara informal.21 Jaringan komunikasi ini lebih dikenal dengan desas-desus
(grapevine) atau kabar angin yang berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian
yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah berkenaan
dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh
pihak pimpinan. Informasi ini mengalir ke atas, ke bawah atau secara horizontal tanpa
memperhatikan hubungan posisi, walaupun ada mungkin sedikit. Informasinya dapat berubahubah dan tersembunyi. Dalam jaringan komunikasi informal, aliran informasi tampak mengalir
dengan arah yang tidak terduga.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa di dalam jaringankomunikasi informal
terdapat bebagai macam informasi yang mengalir. Dalam komunikasi informal terdapat tiga tipe
informasi yang mengalir paling utama dan informasi yang sering menjadi pembicaraan dalam
organisasi adalah:
a.
Gosip, sesuatu yang muncul di kalangan teman-teman atau rekan
kerja dan mengandung pesan-pesan tentang orang lain yang mereka tahu atau kenal serta
tentang kejadian-kejadian yang baru saja terjadi.
b.
Rumor Secara lebih luas, rumor adalah sebuah cerita yang belum diketahui kebenarannya
secara pasti yang terus beredar. Rumor adalah informasi-informasi yang belum diketahui
kebenarannya secara pasti yang menyangkut orang-orang atau grup-grup yang dikenal
langsung oleh si penyebar informasi.
c.
Selentingan (grapevine). Berikut ini penjelasan menurut pendapat Broom22 mengenai
selentingan dalam jaringan komunikasi informal:“The grapevine is neither a formal not a
controlled medium, but word of mouth is often the quickest menans for communicating
information”
21
Arni Muhammad. Op. Cit. hal. 124.
Glen M. Broom. 2009. Cutlip and C enter’s Effective Public Relations Tenth Edition. New Jersey: Pearson
Education. hal. 231.
22
13
Selain itu Stein dalam Paul dan Faules23 juga menjelaskan selentingan adalah metode
untuk manyampaikan rahasia dari orang-orang yang tidak dapat diperoleh dalam jaringan
komunikasi formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan apa yang
dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Selentingan adalah jenis komunikasi yang kuat tetapi
juga dapat berbahaya karena informasi yang dikandungnya seringkali tidak bisa dipercaya
kebenarannya. Meskipun demikian manfaat selentingan atau desaas desus adalah memberikan
umpan balik kepada pimpinan mengenai pemikiran atau ide karyawan. Adanya selentingan yang
berkembang didalam organisasi dapat muncul karena kekosongan informasi akibat program
komunikasi internal yang tidak memadai.24
3. Pola Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi
terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara satu dengan yang
lainnya dan berfungi dalam suatu lingkungan organisasi. Salah satu tantangan terbesar dalam
komunikasi organisasi adalah proses yang berhubungan dengan jaringan komunikasi dalam
menyampaikan informasi dan informasi yang diterima didalam komunikasi internal
organisasi.Pola komunikasi organisasi dapat membantu berjalannya proses komunikasi dan akan
berpengaruh pada aliran informasi. Tantangan dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana
menyampaikan informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari
seluruh bagian organisasi. Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan
berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan dan sistem pesan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala
kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untuk organisasi besar yang memiliki
ribuan karyawan maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup
rumit.
Sebuah organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai jabatan dimana setiap jabatan
tersebut saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya dan berkembanglah keteraturan dalam
kontak “siapa berbicara kepada siapa”. Lokasi setiap individu dalam pola dan jaringan yang
23
24
Jess Stein dalam Pace & Faules. Op. Cit. hal. 200.
Broom.Op. Cit. hal. 245.
14
terjadi memberi peranan pada orang tersebut.25 Jaringan komunikasi adalah saluran yang
digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain, jaringan ini dapat dilihat dari
dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumber daya yang dimilikinya akan
mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi.
Jaringan komunikasi ini merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh
kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnya. Kedua, jaringan
komunikasi ini bisa dipandang sebagai struktur yang di formalkan yang diciptakan oleh
organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.
Pola komunikasi merupakan suatu sistem penyampaian pesan melalui lambang-lambang
tertentu, mengandung arti tertentu dan pengoperan langsung untuk mengubah tingkah laku
individu. Untuk itu menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu organisasi
merupakan suatu keharusan. Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut, bahwa pola komunikasi
dalam organisasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi efektif yang dapat membantu
mencapai tujuan organisasi, yaitu mengerti terhadap pesan yang disampaikan komunikator, dapat
meningkatkan saling keterbukaan dan hubungan baik antara pihak manajemen dengan setiap
pegawai. Hal ini berorientasi pada kepentingan pegawai, dan dapat membangkitkan minat,
semangat kerja, produktivitas kerja,motivasi yang mengarahkan pada hubungan karyawan
(employee relations) yang positif.26
Menurut Guetzzkow27 aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga
cara: serentak, berurutan dan kombinasi dari kedua cara ini.
a. Penyebaran pesan secara serentak
Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, atau diadik,
hanya melibatkan sumber pesan dan penerimayang menginterprestasikan pesan sebagai tujuan
akhir. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus berbentuk majalah atau selebaran
yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota bagian dalam organisasi
menerima suatu imformasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan
25
Pace & Faules.Op. Cit. hal. 176.
Asrul Efendi. 2009. Pola Organisasi dan Employee Relations. Medan: Universitas Sumatera Utara. Terarsip di
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/17837/7/Cover.pdf.Diakses tanggal 27 Oktober 2013.
27
Guetzzkow dalam R. Wayne Pace & Don. F. Faules. 2010. Op. Cit. hal. 171.
26
15
secara serentak.28 Berikut ini merupakan bagan dari aliran informasi dengan cara penyebaran
serentak:29
Sumber
tujuan
tujuan
tujuan
tujuan
tujuan
tujuan
Bagan 1.2
Penyebaran Pesan Serentak
Dalam hal ini suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan informasi
kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama. Namun pertemuan secara langsung tidak
dapat berjalan dengan efektif karena seringkali anggota organisasi tidak dapat hadir dalam
pertemuan tersebut.Namun dengan kecanggihan teknologi dan media telekomunikasi,
penyebaran pesan/informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi
sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih,
dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara
satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan
secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara
lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.30
b. Penyebaran pesan secara berurutan
Menurut Abdullah Masmuh dalam bukunya Komunikasi Organisasi, bahwa penyebaran
pesan secara berurutan disampaikan secara bertahap maksud nya adalah sesuai dengan struktur
organisasi. Aliran informasi ini memperlambat laju informasi yang akan disampaikan pada
semua pihak yang berada didalam perusahaan tersebut sehingga mungkin timbul masalah dalam
koordinasi.31 Hal yang sama juga dikemukakan oleh Haney32 bahwa penyampaian pesan
berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utamadan pasti terjadi pada suatu organisasi.
Proses penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan
disampaikan dari si A kepada si B kepada si C kepada si D kepada si E dalam serangkaian
28
Pace & Faules.Loc. Cit.
Pace & Faules.Op. Cit. hal. 172.
30
Pace & Faules.Loc. Cit.
31
Ibid. hal. 173.
32
Haney dalam Pace & Faules. Loc. Cit.
29
16
transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula
menginterpretasikan pesan yang diterimanya, dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya
kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut. Dibawah ini merupakan bagan penyebaran
pesan secara berurutan:33
Pesan
Tujuan
Tujuan
Tujuan
Tujuan
Tujuan
Tujuan
Bagan 1.3
Penyebaran pesan secara berurutan
Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”,
penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya. Bila pesan
disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak
beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula.
Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan, karena adanya
perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi.
Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit
digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila
jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu
yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.
Dalam organisasi penyampaian pesan informasi mengandalkan proses berurutan umum
untuk menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran informasi berkembang
secara teratur dan rutin atas pengiriman dan penerimaan pesan. Menurut Katz dan Kahn34
menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi
diantara para anggota bagian dalam organisasi dibatasi. Analisis pola-pola komunikasi
33
34
Pace & Faules.Loc. Cit.
Ibid. hal. 174.
17
menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai “siapa berbicara kepada siapa”mempunyai
konsekuensi besar dalam berfungsinya suatu organisasi. Menurut Joseph Devito (1997) terdapat
lima pola struktur dalam organisasi yaitu:35
(1) Struktur Pola Lingkaran.
Pada struktur ini organisasi tersebut tidak memiliki pemimpin dan semua anggota
memiliki posisi dan wewenang yangsama untuk mempengaruhi organisasi, selain itu setiap
anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya.
Bagan 1.4
Pola Lingkaran
Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya
hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.Tidak seorang anggotapun yang dapat
berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang
memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memcahkan
persoalan.
(2) Struktur pola roda.
Struktur ini memiliki pemimpin yang jelas dimana posisi pemimpin tersebut berada di
posisi pusat/sentral, sehingga pemimpin ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan
menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu jika seorang anggota ini berkomunikasi
dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya.
35
Joseph A. Devito. 1997. Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Professional Books. hal : 382-384.
18
Bagan 1.5
Pola Roda
Orang yang berada dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan
oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan dari
anggota lainnya. Selain itu orangyang berada ditengah (pemimpin) mempunyai wewenang dan
kekuasaan penuh untuk mempengaruhi anggotanya. Penyelesaian pada pola ini dapat dikatakan
cukup efektif tapi keefektivan tersebut hanya mencakup masalah yang sederhana saja.
(3)
Struktur pola Y.
Struktur ini relatif kurang tersentralisasi di banding dengan strukrur roda, tetapi lebih
tersentralisasi dibandingkan dengan pola lainnya. Pada struktur Y juga terdapat pemimpin yang
jelas, tetapi semua anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dapat
mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya, sedangkan ketiga anggota lainnya
terbatas hanya dengan satu orang saja.
Bagan 1.6
Pola “Y”
(4) Struktur pola rantai.
Struktur ini sama dengan struktur lingkaran kecuali para anggota yang paling ujung hanya
dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Orang yang berada di posisi tengah lebih berperan
sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisi lain.
19
Bagan 1.7
Pola Rantai
Dalam struktur rantai dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan sistem ke
bawah (downward), yang artinya menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando)
baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyimpangan. Dalam struktur ini sejumlah
saluran terbuka dibatasi, orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi degan orang-orang
tertentu saja.
(5) Sruktur Pola Semua Saluran (Pola Bintang).
Struktur ini hampir sama dengan struktur lingkaran, dalam arti semua anggota adalah
sama dan semuanya memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Pada
struktur ini memiliki sistem saluran terbuka dimana setiap anggota berkomunikasi dengan
anggota lainnya.
Bagan 1.8
Pola Semua Saluran
Struktur bintang ini dapat dikatakan lebih efektif dan efisien untuk pemecahan masalah
didalam organisasi dan secara kreatif lebih bagus untuk pergerakan informasi secara cepat.
20
4. Relasi Antarpersonal dalam Komunikasi Organisasi
Salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata adalah dengan adanya konsep
hubungan/relasi, relasi dalam komunikasi organisasi sebagai hubungan dalam pertukaran pesan
komunikasi yang terjadi pada organisasi. Menurut Goldbahermendefinisikan organisasi sebagai
sebuah jaringan hubungan yang saling bergantung (interdependent), yang dimaksud adalah
bahwa hal tersebut saling mempengaruhi dan saling dipengaruhi satu sama lainnya.36 Hal yang
sangat penting untuk melakukan komunikasi diantara anggota organisasi adanya hubungan
antarpersonal, bahwa hubungan ini dapat diartikan sebagai penggunaan bahasa atau pikiran yang
terjadi didalam diri komunikator. Jadi dapat diartikan bahwa hubungan antarpersonal adalah
hubungan yang membutuhkan pelaku atau personal lebih dari satu orang. 37 Hubungan
antarpersonal adalah proses hubungan yang berlangsung antara dua orang atau lebih secara tatap
muka dan hubungan interpersonal ini menuntut berhubungan komunikasi dengan orang lain.
Komunikasi yang efektif ditandai dengan hubungan antarpersonal yang baik, kegagalan
komunikasi terjadi bila isi pesan yang dipahami namun didalam hubungan diantara komunikan
menjadi rusak. Untuk menumbuhkan dan meningkatkan hubungan antarpersonal, maka perlu
meningkatkan kualitas komunikasi.38
Komunikasi antarpribadi sangat potensial untuk menjalankan fungsi sebagai alat untuk
mempengaruhi atau membujuk orang lain. Sebagai komunikasi yang bersifat langsung dan
sempurna, komunikasi antarpribadi berperan penting didalam kehidupan organisasi, dalam hal
ini komunikasi tatap muka membuat anggota organisasi merasa lebih akrab dengan sesama
anggota organisasi lain. Berbeda dengan komunikasi melalui media massa seperti surat kabar,
televisi, ataupun lewat teknologi canggih pun. Didalam hubungan antarpersonal terdapat
beberapa unsur agar hubungan antarpersonal dapat menunjang komunikasi yang efektif, yaitu
sebagai berikut:39
a. Kepercayaan (Trust)
Bila seseorang memiliki perasaan bahwa dirinya tidak akan dirugikan, dikhianati, maka
seseorang tersebut akan mudah untuk membuka dirinya untuk melakukan komunikasi. Hal
tersebut akan tumbuh jika faktor dari kepercayaan/trust dapat dipenuhi, yaitu:
36
Gerald M. Goldhaber. 1979. Organizational Communication (edisi 2). Dubuque lowa: Wm. C. Brown. hal.14.
Dian Wisnuwardhani & Sri Fatmawati Mashoedi.Hubungan Interpersonal. Jakarta: Salemba Humanika. hal. 8-9.
38
Ibid. hal. 11.
39
Ibid. hal. 13-15.
37
21
i
Karakteristik dan maksud orang lain, artinya orang tersebut harus memiliki kemampuan,
keterampilan, pengalaman dalam bidang tertentu.
ii Hubungan kekuasaan, artinya apabila seseorang mempunyai kekuasaan terhadap orang
lain, maka seseorang tersebut akan patuh dan tunduk.
iii Kualitas komunikasi dan sifatnya menggambarkan adanya keterbukaan. Jika maksud
pesan dan tujuan sudah jelas, harapan sudah dinyatakan, maka sikap percaya akan
muncul.
b. Perilaku suportif
Perilaku suportif akan meningkatkan kualitas komunikasi, terdapat beberapa perilaku
suportif yaitu:
i
Evaluasi dan deskripsi, artinya tidak perlu memberikan kecaman atas kelemahan dan
kekurangannya.
ii Orientasi masalah, artinya mengkomunikasikan keinginan untuk kerja sama, mencari
pemecahan masalah dan mengajak orang lain bersama-sama menetapkan tujuan dan
menentukan cara mencapai tujuan.
iii Spontanitas, artinya bersikap jujur dan dianggap tidak menyelimuti motif yang
pendendam.
c. Sikap terbuka
Sikap terbuka merupakan kemampuan menilai secara onyektif, memiliki kemampuan
membedakan dengan mudah, pencarian informasi dari berbagai sumber, kesediaan mengubah
keyakinan. Dalam melakukan komunikasi seperti ini, dapat dihalangi oleh gangguan komunikasi
seperti kesombongan dan sifat pemalu.
d. Persepsi antarpersonal
Persepsi adalah memberikan makna terhadap stimuli inderawi yang berasal dari seorang
komunikan.Kecermatan dalam persepsi interpersonal akan berpengaruh terhadap keberhasilan
komunikasi, seorang peserta komunikasi yang salah memberi makna terhadap pesan akan
mengakibat kegagalan komunikasi.
e. Atraksi antarpersonal
Atraksi antarpersonal adalah kesukaan pada orang lain, sikap positif dan daya tarik
seseorang. Komunikasi antarpribadi dipengaruhi atraksi interpersonal dalam hal:
22
i
Penafsiran pesan dan penilaian. Pendapat dan penilaian terhadap orang lain tidak sematamata berdasarkan pertimbangan rasional, karena itu, ketika anggota organisasi
menyenangi anggota organisasi lain, maka cenderung melihat segala hal yang berkaitan
dengan seseornag tersebut secara positif. Sebaliknya, jika membencinya, maka cenderung
melihat karakteristiknya secara negatif.
ii Efektivitas komunikasi. Komunikasi antarpribadi dinyatakan efektif bila pertemuan
komunikasi merupakan hal yang menyenangkan bagi komunikan. Bila sedang berkumpul
dalam satu kelompok yang memiliki kesamaan dengan, maka terjalin hubungan yang
gembira dan terbuka. Bila berkumpul dengan denganorang-orang yang dibenci maka
akan membuat suasana tegang, resah dan tidak nyaman sehingga akan menutup diri dan
menghindari adanya komunikasi.
Hubungan antarpersonal cenderung lebih baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal
berikut :40
a. Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif
b. Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui
penyingkapan diri (self-disclosure)
c. Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan
memberikan respon-respon yang relevan
d. Bersikap tulus satu sama lainnya dengan menunjukkan sikap menerima secara verbal
maupun non verbal
e. Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya
melalu respon yang ramah
f. Berterus terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama
lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, jujur, cermat dan membangun
Beberapa penjelasan singkat diatas dijelaskan bahwa hubungan antarpersonal memiliki
pengaruh yang besar bagi berlangsung nya kehidupan organisasi.
40
Ibid. hal. 203.
23
5. Posisi Inspektorat Pembantu Kota AdministrasiJakarta Utara danSKPD/UKPD dalam
Organisasi Pemerintahan
Inspektorat Pembantu Kota Administrasi merupakan salah satu bidang didalam bagan
Inspektorat Provinsi yang mengawasi dan melaksanakan tugas pengawasan reguler terhadap
penyelenggaraan pemerintah daerah di wilayah kota, kecamatan, dan kelurahan atas permintaan
walikota dan laporannya disampaikan kepada Inspektur.41 Pengawasan yang dilakukan oleh
masing-masing bidang pembantu di Inspektorat sangat penting dilaksanakan guna untuk
menciptakan dan meningkatkan pendayagunaan aparatur pemerintah dalam melaksanakan tugastugas umum pemerintah yang bersih dan transpran serta meminimalisir adanya penyimpangan.
Dengan sasaran/tujuan berdasarkan PKPT (Program Kerja Pengawasan Tahunan) di Inspektorat
Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara :42
(a)
Terlaksananya pengawasan penyelenggaraan pemerintah daerah
(b)
Terlaksananya Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) DKI Jakarta secara efisien
dan efektif
(c)
Terselenggaranya kebijakan pengawasan secara terpadu dan terkoordinasi dalam
pelaksanaan pengawasan terhadap penyelenggaraan pemerintah daerah.
Pihak Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara melakukan pengawasan di
setiap SKPD/UKPD Pemerintahan berdasarkan PKPT (Program Kerja Pengawasan Tahunan)
yang telah ditetapkan. Setelah Aparat pengawas melakukan pelaksanaan pengawasan maka tugas
selanjutnya adalah memberikan laporan kegiatan masing-masing ke Inspektur (Pimpinan dari
Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara).
F. Kerangka Konsep
Melalui konsep seorang peneliti diharapkan dapat menyederhanakan pemikiran nya
dengan menggunakan istilah yang berkaitan satu dengan yang lainnya.43 Setelah melihat
eksplanasi kerangka pemikiran diatas dan melihat definisi dari konsep, dapat ditentukan
kerangka konsep yang akan dibahas pada bagian ini, dengan harapan konsep tersebut akan
memperjelas alur penelitian. Pengawasan reguler merupakan pengawasan kinerja berdasarkan
41
Terarsip dalam Buku Saku Pedoman Pengawasan Inspektorat Provinsi DKI Jakarta 2012.
Terarsip dalam Inspektorat Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Program Kerja Pengawasan Tahunan
(PKPT). Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.2013.hal. 2.
43
Masri Singarimbun. 1991. Metode Penelitian Survei. Jakarta: Lembaga Pendidikan dan Penerangan Ekonomidan
Sosial. hal. 32-33.
42
24
peraturan pemerintah yang telah ditetapkan dimana manusia yang terlibat didalamnya dan
komunikasi merupakan unsur penting didalamnya. Proses pengawasan reguler sebagai bagian
dari komunikasi organisasi memerlukan pengelolaan yang baik agar proses nya dapat mencapai
tujuan positif yang diinginkan. Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk
menghindari adanya kemungkinan-kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan
yang akan dicapai. Melalui pelaksanaan pengawasan reguler diharapkan dapat membantu
melaksanakan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan secara efektif dan efisien. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana
kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam
pelaksanaan kerja tersebut.
Penjelasan tersebut menegaskan bahwa dalam pelaksanaan pengawasan reguler
memerlukan komunikasi internal didalamnya. Dalam hal ini organisasi membangun komunikasi
dua arah (two way communication) untuk memberikan informasi kepada anggota lain dalam
melaksanakan tugas mengenai kebijakan organisasi. Selain itu komunikasi dalam penyampaian
informasi dan timbal balik yang terjadi pada pengawasan reguler, dapat dilihat melalui cara
penyebaran informasi seperti penyebaran serentak dan berurutan karena banyaknya anggota
terlibat didalamnya yang akan membentuk pola komunikasi. Hal tersebut digunakan untuk
menyampaikan pesan mengenai kinerja pada pengawasan reguler. Maka dari alasan tersebut
harus diketahui pola komunikasi pada pengawasan reguler, penyebaran pesan pada pengawasan
reguler, serta relasi antarpersonal dimana relasi tersebut dibutuhkan pada pengawasan reguler
agar penyampaian pesan dapat dilakukan oleh seluruh anggota organisasi dan menjalankan
sesuai dengan keinginan atasan.
Pengawasan reguler yang terjadi pada organisasi memerlukan komunikasi internal. Hal
ini dilakukan karena jalannya suatu organisasi sangat bergantung pada kinerja internal yang
sejalan dengan kebijakan yang menjadi sasaran dan tujuan organisasi. Lewat komunikasi internal
dapat memfasilitasi pemahaman dan pemberian informasi kepada anggota-anggota dalam
pengawasan reguler.Dengan demikian pola komunikasi dan relasi antarpersonal sangat
dibutuhkan, guna untuk mengetahui mengenai penyampian pesan/informasi serta penerimaan
pesan/informasi pada pengawasan reguler.
25
Didalam sebuah organisasi informasi mengalir melalui dua jenis jaringan komunikasi
internal, yaitu:
a. Jaringan komunikasi formal, aliran komunikasi internal yang mempunyai struktur dan telah
direncanakan sehingga tidak dapat lagi dihindari oleh organisasi. Jaringan komunikasi formal
berlangsung diantara naggota-anggota organisasi yang memiliki posisi atau jabatan tertentu.
b. Jaringan komunikasi informal, jaringan komunikasi yang berlangsung diantara anggota
organisasi tanpa mengindahkan posisi/jabatan mereka didalam organisasi. Dalam jaringan
komunikasi informal informasi mengalir dengan arah tidak terduga.
G. Metodologi
Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif deskriptif dengan
pendekatan studi kasus.Metode kualitatif dipilih karena obyek yang diteliti merupakan sebuah
proses yang masih berlangsung dan melibatkan institusi tertentu. Studi kasus sebagai salah satu
desain dalam metode kualitatif dapat menggunakan teknik apapun yang sesuai dengan tujuan dan
rumusan masalah untuk membangun pemahaman yang utuh tentang sebuah kasus. 44 Selain itu
studi kasus merupakan suatu teknik yang memanfaatkan sebanyak mungkin sumber data agar
secara sistematik dapat menginvestigasi individu, kelompok, organisasi dan peristiwa.
Keuntungan dari metode kualitatif berupa hasil rinci yang ditelitinya bersifat menyeluruh dan
dapat dipakai untuk penelitian lebih lanjut. Dalam banyak hal, teknik ini juga memberi peluang
untuk peneliti bergerak dengan berbagai macam bukti seperti dokumen, wawancara sistematik,
observasi langsung dan survei.45
Peneltian ini menggunakan pendekatan studi kasus karena hendak menemukan
penjelasan spesifik atas kasus yang diteliti dan dibatasi oleh ruang dan waktu. Selain itu,
pendekatan in memberi kemungkinan untuk menggunakan banyak ragam sumber sebagai alat
pengumpulan datanya. Kasus yang dimaksud dalam penelitian ini adalah proses penyebaran
informasi pada pelaksanaan pengawasan reguler di Inspektorat Pembantu Kota Administrasi
Jakarta Utara. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus deskriptif untuk memberikan
gambaran menyeluruh (komprehensif) mengenai fenomena yang ditelitidan menganalisa nya
berdasarkan teori komunikasi pada organisasi. Selain itu dengan studi kasus ini memungkinkan
44
Keith. F. Punch. 2005. Introduction to Social Research Quantitative & Qualitative Approaches. London: Sage
Publications. hal. 114.
45
Robert K Yin. 1996. Studi Kasus Desain dan Metode. Jakarta: Raja Grafindo Persada. hal. 18.
26
penelitian tetap mempertahankan karakteristik holistik dan bermakna dari peristiwa-peristiwa
kehidupan nyata seperti proses-proses organisasional dan manajerial perubahan lingkungan
sosial, hubungan-hubungan internasional, dan kematangan industri-industri.46 Pemilihan
kualitatif secara deskriptif sebagai metodologi penelitian karena memiliki karakter yang sesuai
dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, yaitu:
a. Menggambarkan tentang kegiatan yang sebenarnya pelaksanaan pengawasan reguler.
b. Sebagai suatu metode penelitian, studi kasus dapat memberikan tambahan pada ilmu
pengetahuan peneliti secara unik mengenai fenomena yang terjadi di sebuah organisasi.
1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini berlangsung di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Jakarta Utara dengan
fokus penelitian pada pelaksanaan pengawasan reguler yang sedang berlangsung. Penelitian ini
dilakukan selama 20 hari kerja pada rentang waktu 21 Oktober 2013-18 November 2013.
2. Subyek dan Obyek Penelitian
Subyek penelitian ini adalah Tim jajaran/aparat pengawas Inspektorat Pembantu Kota
Administrasi Jakarta Utara dan Anggota SKPD/UKPD di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Administrasi Jakarta Utara. Sedangkan obyek penelitian ini lebih terfokus pada penyebaran
informasi dalam menyampaikan kinerja pada pengawasan regulerdan relasi antarpersonal dalam
komunikasi organisasi. Dengan kata lain, subyek ini merupakan pihak yang diwawancarai,
sementara obyek adalah hal-hal yang harus digali dalam penelitian ini. Kemudian obyek
penelitian jika diturunkan adalah berupa pola-pola komunikasi organisasi dan relasi antar
personal yang dilakukan para subjek penelitian.
3. Teknik Pengumpulan Data
Sumber bukti yang dijadikan fokus pada pengumpulan data studi kasus pola dalam
komunikasi organisasi pada pengawasan ini diperoleh dari berbagai sumber. Hal ini berangkat
dari apa yang ditulis oleh Nawawi bahwa studi kasus yang baik harus dilakukan secara langsung
dalam kehidupan yang sebenarnya dari kasus yang diselidiki. Untuk itu data studi kasus dapat
diperoleh tidak saja dari kasus yang bersangkutan, tetapi dapat juga diperoleh dari semua pihak
46
Ibid. hal. 4.
27
yang mengetahui dan mengamati nya secara baik.47 Dengan kata lain data dari studi ini dapat
dikumpulkan dari berbagai sumber yaitu :
a. Data primer, merupakan data yang berasal dari sumber asli atau pertama di lapangan tempat
penelitian berlangsung. Data ini didapatkan langsung dari pihak yang bertanggung jawab atas
terjadinya komunikasi organisasi dalam pengawasan reguler. Untuk memperoleh data utama,
metode yang digunakan adalah dengan:
(1)
Observasi, merupakan pengamatan dan pencatatan secara sistemik terhadap gejala yang
tampak pada objek penelitian. Teknik observasi dibagi menjadi dua yaitu, observasi
langsung dan observasi tidak langsung. Observasi langsung adalah observasi yang
dilakukan terhadap obyek di tempat terjadi atau berlangsung nya peristiwa sehingga
observer berada bersama obyek yang diselidikinya. Sedangkan observasi tidak langsung
adalah pengamatan yang dilakukan tidak pada saat berlangsungnya suatu peristiwa yang
akan diselidiki. Misalnya peristiwa itu diamati melalui film,rangkaian soft file, atau
rangkaian foto.48 Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini dilakukan dengan
observasi langsunguntuk mendapatkan data yang berkaitan dengan penelitian ini, seperti
identitas Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara, identitas Tim aparat
pengawas, serta Identitas SKPD/UKPD di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Administrasi Jakarta Utara.
(2)
Wawancara (Interview) adalah usaha mengumpulkan informasi dengan mengajukan
sejumlah pertanyaan secara lisan untuk dijawab secara lisan pula.Ciri utama dari
interview adalah kontak langsung dengan tatap muka antara si pencari informasi dengan
sumber informasi.49 Secara sederhana interview diartikan sebagai alat pengumpul data
dengan mempergunakan tanya jawab antara pencari informasi dengan sumber
informasi. Interview dilakukan terhadap subyek penelitian atau orang yang memahami
obyek penelitian yaitu :
(a)
Tim aparat pengawas Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara.
(b)
Anggota SKPD/UKPD Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Administrasi
Jakarta Utara.
47
Hadari Nawawi. 1998. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. hal. 73.
Ibid. hal. 100.
49
Ibid. hal. 111.
48
28
b. Data Sekunder, selain sumber manusia (human resource) melalui observasi dan wawancara
sumber data lainnya sebagai pendukung yaitu :
(1)
Dokumentasi yaitu cara pengumpulan data melalui peninggalan tertulis, berupa arsiparsip, dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat , teori dan lain-lain yang
berhubungan dengan penyelidikan.50 Dalam penelitian ini menggunakan dokumen
sebagai sumber data berupa data tertulis seperti buku-buku, laporan-laporan hasil
pelaporan, buku peraturan-peraturan Inspektorat, Arsip perencanaan pengawasan, Buku
Saku pengawasan, koran serta artikel yang dapat menunjang pembahasan mengenai
penelitian pelaksanaan pengawasan reguler.
(2)
Studi kepustakaan, yaitu dengan membaca atau mempelajari buku-buku teks, catatan
kuliah, makalah-makalah, dan lain-lain.
4. Tahapan Penelitian dan Teknik Analisis Data
Analisis data dilakukan dengan mengolah sumber data yang tersedia secara kualitatif.
Untuk memperoleh gambaran atas kasus yang diteliti, peneliti menghubungkan antara data
kualitatif yang didapat dengan konsep yang sudah di bangun pada kerangka penelitian. Data hasil
proses penelitian yang telah di analisis kemudian di sajikan dalam bentuk uraian yang tersusun
secara sistematis. Hal ini ditujukan agar hasil penelitian mampu memberikan jawaban secara
komprehensif mengenai permasalahan yang diajukan dalam penelitian. Terdapat beberapa
tahapan penelitian yang dilakukan pada metode studi kasus :51
Mengembangkan
teori
Memilih kasus
Melaksanakan
studi kasus
Menulis laporan
kasus individu
Menarik
kesimpulan
Memodifikasi
teori
Mengembangkan
implikasi kebijakan
Menulis laporan
Bagan 1.9
Tahapan Penelitian
50
51
Ibid. hal. 133.
Robert K. Yin. 2012. Studi Kasus: Desain dan Metode. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. hal. 1.
29
(1) Tahap mengembangkan teori. Tahap inilah yang disebut sebagai pembentukan proposisi
teori. Teori-teori yang telah disusun diawal penelitian dikembangkan dan digunakan sebagai
acuan dalam proses pengumpulan dan analisis data. Dalam penelitian ini, tahap pertama adalah
mengembangkan teori.
(2) Tahap memilih kasus. Setelah mengembangkan teori, tahap selanjutnya adalah memilih studi
kasus yang dapat di telaah menggunakan pengembangan teori tersebut. Untuk memenuhi syarat
menjadi sebuah studi kasus, maka kasus yang dipilih harus memiliki keunikan, baik keunikan
waktu maupun tempat yang tidak di miliki kasus-kasus lain. Fenomena yang dipilih oleh peneliti
adalah proses penyebaran informasi mengenai kinerja pada pelaksanaan pengawasan reguler
yang selalu memiliki kompleksitas dan perlunya mengetahui pola dan hubungan antarpersonal
dalam pelaksanaannya.
(3) Melakukan studi kasus. Tahap ini merupakan tahapan inti dalam melakukan penelitian studi
kasus. Pada dasarnya, penyelenggaraan studi kasus dapat dilakukan dengan menggunakan enam
sumber pengumpulan data. Namun pada penelitian kali ini hanya digunakan tiga di antaranya
yaitu melalui observasi, wawancara, dan dokumen.
(4) Menulis laporan individu. Dari ketiga sumber pengumpulan data yang digunakan peneliti,
yaitu temuan langsung dilapangan, hasil wawancara serta umpulan dokumen, maka peneliti
mendapatkan data-data yang dibutuhkan sehingga mampu dituliskan dalam sebuah laporan
penelitian individu untuk memudahkan proses analisis data.
(5) Menarik
kesimpulan.
Setelah
peneliti
mendapatkan
data
yang
dibutuhkan
dan
menganalisisnya, maka peneliti mampu membuat kesimpulan dari ketiga sumber data yang di
data dan menghubungkan data-data tersebut. Berdasarkan prinsip tersebut, maka peneliti mampu
membuat kesimpulan mengenai fenomena yang di teliti, yaitu pola komunikasi organisasi dan
relasi antarpersonal dalam organisasi pada pelaksanaan pengawasan reguler di Inspektorat
Pembantu Kota Adminnistrasi Jakarta Utara.
(6) Modifikasi teori. Data yang telah disimpulkan kemudian digunakan untuk mengembangkan
teori yang telah di tulis sebelumnya di dalam kerangka pemikiran. Teknik yang digunakan dalam
penelitian ini adalah penjodohan pola (pattern matching). Teknik ini menggunakan logika dan
30
membandingkan bentuk yang telah di prediksi sebelumnya berdasarkan teori yang
dikembangkan dengan hasil temuan di lapangan.
(7) Mengembangkan implikasi kebijakan. Jika pada tahap penjodohan pola (pattern matching)
ditemukan indikasi bahwa teori yang disusun diawal tidak relevan, maka tahap ketujuh adalah
saat untuk mengembangkan teori agar lebih relevan dengan data temuan di lapangan.
(8) Menulis laporan. Tahap terakhir ini berisi tujuh tahap sebelumya dalam sebuah laporan yang
sistematis layaknya laporan studi kasus. Jenis laporan yang akan digunakan adalah studi kasus
yang mendeskripsikan mengenai pola komunikasi dan relasi antar personal dalam organisasi
pada pelaksanaan pengawasan di Inspektorat Pembantu Kota Administrasi Jakarta Utara.
31