BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
advertisement
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH DRAFT PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH NOMOR : 800 / 7683 / 2014 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DRAFT PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH NOMOR : TENTANG PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH, Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan pelatihan dalam rangka memenuhi kebutuhan sumber daya manusia aparatur yang berkualitas diperlukan Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah; b. bahwa berdasarkan pertimbangan pada huruf a perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan Pendidikan Dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah tentang Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah. Mengingat : 1. 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 Tanggal 15 Januari 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 198, tambahan Lembaran Negara Nomor 4019); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4737); 7. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Inspektorat dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Tengah (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor 7 Seri D Nomor 3, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 13); 8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 31 Tahun 2007 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengembangan Sistem Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 10. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 89 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah (Berita Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor 89) sebagaimana telah diubah melalui Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 79 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 89 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah (Berita Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2011 Nomor 79). MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH TENTANG PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH Pasal 1 Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah sebagaimana tercantum pada Lampiran sebagai bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 2 Petunjuk Teknis Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah sebagaimana dimaksud Pasal 1 digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan dan Pelatihan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah. Pasal 3 Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Semarang pada tanggal KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH, MUHAMAD MASROFI LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH NOMOR TENTANG : : PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH PETUNJUK TEKNIS PEDOMAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perubahan dan dinamika yang terjadi di lingkungan organisasi publik/institusi pemerintah berimplikasi pada kebutuhan peningkatan kompetensi Aparatur Sipil Negara (ASN), untuk dapat bersaing dalam perkembangan pesat di luar institusi pemerintah, Organisasi publik harus secara terus-menerus memahami berbagai perkembangan dan perubahan yang terus terjadi, maka untuk mengimbanginya dituntut meningkatkan berbagai potensi ASN. Institusi Diklat sebagai suatu organisasi formal dalam tugas sehari-harinya menyelenggarakan diklat sebagai bagian dari penyelenggara kepentingan publik diharapkan secara profesional secara intensif dan optimal melaksanakan pengembangan aparatur yang kompetitif. Kinerja institusi diklat sebagai organisasi sangat penting, oleh karena dengan adanya kinerja maka tingkat pencapaian hasil akan terlihat sehingga akan dapat diketahui seberapa jauh pula tugas yang telah dipikul melalui tugas dan wewenang yang diberikan dapat dilaksanakan secara nyata dan maksimal dalam mewujudkan Aparatur yang kompeten. Mendukung dan mewujudkan diklat berbasis kompetensi yang menghasilkan aparatur kompeten dibutuhkan komitmen semua pihak, di samping dukungan 1 anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan agar penyelenggaraan diklat menghasilkan lulusan diklat sebagai aparatur yang kompeten. Salah satu upaya yang dapat dilakukan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan (Badan Diklat) Provinsi Jawa Tengah adalah peningkatan mutu kediklatan secara berkesinambungan. Upaya ini dapat dilakukan antara lain dengan menerapkan sistem mutu dalam pengelolaan kediklatan. Hal ini mutlak dilakukan karena penerapan sistem mutu dalam pengelolaan kediklatan akan menghasilkan produk diklat yang sesuai Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI). Salah satu di antara rangkaian kegiatan dalam penerapan sistem mutu yang mengacu pada prinsip Perencanaan, Pelaksanaan, Pemeriksaan dan Tindakan (Plan, Do, Check, Action/PDCA) adalah dilaksanakannya penjaminan mutu internal. Dengan adanya kegiatan penjaminan mutu internal pihak penyelenggara diklat dapat mengetahui keadaan manajemen mutu yang sedang berlangsung, dan dapat menentukan sistem mutu, sehingga dapat segera melakukan perbaikan sebelum timbul permasalahan. Salah satu kegiatan untuk mendorong penerapan sistem mutu dalam pengelolaan institusi diklat dalam hal ini Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah adalah pelaksanaan akreditasi institusi diklat. Akreditasi institusi diklat tidak berhenti pada penilaian, serta dicapainya status akreditasi, akan tetapi ditindaklanjuti dengan penerapan standar yang telah disusun secara terus-menerus. Agar terjadi proses perbaikan yang berkesinambungan, dalam penerapannya diperlukan pengendalian mutu antara lain melalui kegiatan penjaminan mutu internal. Namun demikian pelaksanaan penjaminan mutu internal tidak selalu harus menunggu sampai institusi diklat terakreditasi dahulu, karena kegiatan ini dapat juga dilaksanakan pada setiap penyelenggara diklat yang responsif terhadap upaya peningkatan mutu diklat. Bertolak dari hal tersebut di atas, pada setiap penyelenggaraan diklat, perlu dilakukan kegiatan yang mampu meberikan penjaminan mutu terhadap setiap proses penyelenggaraan diklat. Dari sisi lain mengacu pada: 1. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN RI) Nomor 16 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan dan Kepemimpinan”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen Akreditasi”: 2 - Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e). - Pasal 10 ayat (1) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf independen yang e adalah sebuah Komite yang bersifat bertanggung jawab dalam menjamin kualitas penyelenggaraan Diklat Prajabatan dan/atau Diklat Kepemimpinan tertentu. 2. Peraturan Kepala LAN RI Nomor 17 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Fungsional”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen Akreditasi”: - Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e). - Pasal 6 ayat (5) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf e adalah sebuah Komite yang dibentuk oleh Instansi Pembina Jabatan bertanggungjawab Fungsional dalam dan menjamin bersifat kualitas independen yang penyelenggaraan Diklat Fungsional. 3. Peraturan Kepala LAN RI Nomor 18 Tahun 2013 tentang “Pedoman Akreditasi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Teknis”. Pada bab IV “Unsur dan Komponen Akreditasi” : - Pasal 5 ayat (1) : Organisasi Lembaga Diklat sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 meliputi komponen “Komite Penjamin Mutu Diklat” (huruf e). - Pasal 6 ayat (5) : Komite Penjamin Mutu Diklat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf e adalah sebuah Komite yang dibentuk oleh Instansi Teknis dan bersifat independen yang bertanggungjawab dalam menjamin kualitas penyelenggaraan Diklat Teknis. Berkaitan dengan hal tersebut, Petunjuk Teknis Pedoman Penjamin Mutu Internal ini disusun untuk digunakan oleh Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah guna memberikan penilaian terhadap penyelenggaraan diklat baik yang telah, sedang atau akan diselenggarakan. 3 B. Tujuan 1. Tujuan Umum Tersedianya acuan dan kejelasan bagi institusi diklat dalam melakukan penjaminan mutu internal. 2. Tujuan Khusus a. Adanya kejelasan tentang pengertian, tujuan dan siklus kerja komite penjamin mutu internal; b. Adanya kejelasan dan acuan dalam merencanakan dan melaksanakan penjaminan mutu internal; c. Adanya kejelasan dan acuan dalam merencanakan dan melaksanakan audit mutu internal; d. Adanya kejelasan dan acuan dalam membuat laporan hasil kegiatan komite penjamin mutu internal. C. Pengertian Umum 1. Penjaminan Mutu adalah Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah ditetapkan guna mencapai hasil optimal sesuai standar yang telah ditetapkan. 2. Penjaminan Mutu Diklat adalah Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah ditetapkan guna mencapai hasil dalam penyelenggaraan diklat secara optimal sesuai standar yang telah ditetapkan. 3. Komite Penjamin Mutu Diklat adalah sebuah komite yang bersifat independen yang bertanggung jawab dalam menjamin kualitas penyelenggaraan diklat. 4. Kebijakan Mutu adalah dokumen yang berisi definisi, konsep, tujuan, strategi, berbagai standar mutu dan/atau standar mutu turunan. 5. Standar Mutu adalah ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan atau batasan terhadap ukuran atau indikator kerja dalam penyelenggaraan diklat. 6. Prosedur Mutu (SOP Administratif) adalah dokumen sistem manajemen mutu yang isinya menjelaskan mekanisme tentang bagaimana suatu proses atau kegiatan yang melibatkan lebih dari satu orang dilaksanakan secara 4 terkendali dan konsisten dalam upaya mencapai suatu tujuan yang direncanakan. 7. Instruksi Kerja (SOP Teknis) adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara terinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh satu orang sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil sesuai persyaratan yang telah ditetapkan. 8. Audit Mutu Internal adalah audit mutu internal adalah Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana standar mutu telah dipenuhi dalam penyelenggaran diklat. 9. Auditor Mutu Internal adalah pegawai/personil Badan Diklat independen yang bertanggungjawab langsung atas aktivitas atau produk yang diaudit. Auditor ini terdiri atas orang-orang kompeten yang berasal dari berbagai unsur dalam organisasi yang profesional dalam bidangnya, berdasarkan Surat Keputusan (SK) Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. 10. Auditee adalah penyelenggara diklat kepemimpinan, teknis dan fungsional pada Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. 11. Bukti Objektif adalah dokumen dan rekaman data sesuai dengan standar penyelenggaraan diklat kepemimpinan, diklat teknis dan diklat fungsional pada Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. 12. Independen adalah orang atau unit kerja yang tidak terlibat dalam penyelenggaraan diklat. 13. Pemasok adalah orang atau unit kerja yang memasok barang dan atau jasa pendukung dalam penyelenggaraan diklat. 14. Rekaman adalah suatu dokumen tertulis yang menjadi bukti objektif pelaksanaan kegiatan diklat. 15. Rekomendasi adalah hasil suatu proses audit berupa pernyataan auditor yang dibuat setelah menganalisis dan memperKomitebangkan semua bukti – bukti objektif yang dikumpulkan sebagai bahan rekomendasi untuk peningkatan mutu selanjutnya. 16. Temuan Audit adalah hasil dari suatu proses audit yang berbentuk kesenjangan atau penyimpangan dari standar yang didukung oleh bukti-bukti objektif. 5 D. Sasaran Petunjuk Teknis ini digunakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat pada Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. E. Ruang lingkup Bab I Pendahuluan Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, tujuan, sasaran dan ruang lingkup. Bab II Dasar-Dasar Penjaminan Mutu Internal Bab ini menjelaskan tentang sistem penjaminan mutu, audit penjaminan mutu diklat, komite penjamin mutu diklat dan siklus tugas komite penjamin mutu diklat. Bab III Siklus Kegiatan Komite Penjamin Mutu Internal Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan dan tindakan (Plan, Do, Check, Action/PDCA) dalam sistem penjaminan mutu internal diklat dan perencanaan dalam merencanakan, melaksanakan, menganalisis hasil dan membuat laporan dan rekomendasi audit mutu diklat. Bab IV Penutup Bab ini menjelaskan tentang harapan capaian kerja Komite Penjamin Mutu Diklat. 6 BAB II DASAR – DASAR PENJAMINAN MUTU INTERNAL DIKLAT A. Sistem Penjaminan Mutu Internal Diklat 1. Konsep dan Prinsip Sistem Penjaminan Mutu Internal Sistem Penjaminan Mutu Internal Diklat Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi dengan parameter dan metode yang telah ditetapkan guna mencapai hasil dalam penyelenggaraan diklat secara optimal sesuai standar yang telah ditetapkan. Konsep penjaminan mutu adalah menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar mutu untuk memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan. Badan Diklat melalui komite penjaminan mutu harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan (continual improvement) penjaminan mutu internal sesuai dengan persyaratan, pedoman dan standar yang ditentukan. Prinsip Penerapan PDCA dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal meliputi (1) Plan, adanya perencanaan / standar, (2) Do, adanya pelaksanan dari apa yang sudah direncanakan atau pelaksanaan standar mutu, (3) Check, adanya monitoring, pemeriksaan, pengukuran dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil pelaksanaan termasuk pengendalian pelaksanaaan standar mutu melalui Audit Mutu Internal, dan (4) Action, adanya tindak lanjut dan perbaikan standar mutu dari hasil evaluasi. 2. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Internal Sistem Penjaminan mutu internal bertujuan: a. Untuk menjamin mutu pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh balai diklat, melalui penjaminan mutu input, proses dan output dalam rangka mewujudkan visi balai diklat dan serta memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan; b. Untuk menjamin kepuasan pengguna jasa layanan (customer satisfaction) dan kepuasan pengguna jasa layanan terpelihara (customer care); c. Untuk menjamin terlaksananya Pelayanan Prima; d. Untuk memastikan keberlanjutan Organisasi (pencitraan). 7 Pencapaian tujuan penjaminan mutu internal pada gilirannya akan diakreditasi melalui sistem penjaminan mutu eksternal (Akreditasi) oleh LAN RI dan/atau lembaga mandiri lainnya yang diakui Pemerintah. B. Audit Penjaminan Mutu Diklat 1. Tujuan a. Untuk memastikan bahwa kegiatan sistem penjaminan mutu telah sesuai dengan ketentuan persyaratan/standar yang dijadikan acuan; b. Untuk memastikan bahwa penyelenggaran diklat telah sesuai dengan standar yang telah disepakati; c. Untuk memberikan rekomendasi guna perbaikan-perbaikan yang diperlukan oleh bidang penyelenggara diklat dalam penyelenggaraan diklat. 2. Manfaat Audit Penjaminan Mutu Diklat a. Manfaat bagi Pimpinan Audit penjaminan mutu diklat dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil/mengubah kebijakan mutu sehingga pengelolaan mutu penyelenggaraan diklat dapat berjalan sesuai dengan yang ditetapkan. b. Manfaat bagi Bidang Penyelenggara Audit penjaminan mutu diklat membantu Bidang Penyelenggara diklat, untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi auditor. c. Manfaat bagi Komite Penjamin Mutu Diklat Audit penjaminan mutu diklat merupakan proses pembelajaran dan pertumbuhan, di mana interaksi antara Komite Penjamin Mutu Diklat dengan Bidang Penyelenggara Diklat pada berbagai fungsi dan kegiatan dan pengungkapan permasalahan dan pembahasan solusinya merupakan proses pengkaderan dan pematangan Komite Penjamin Mutu Diklat sebagai tenaga profesional. 8 d. Manfaat bagi Peserta Diklat Audit penjaminan mutu diklat bagi peserta diklat adalah proses pendektesian segala kemungkinan yang dapat menciptakan jaminan mutu diklat, sesuai dengan standar penyelenggaraan diklat. e. Manfaat bagi instansi yang bekerja sama Audit penjaminan mutu diklat bagi instansi yang bekerja sama dapat memberikan umpan balik terhadap kinerja yang telah dilakukan, sehingga menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing – masing instansi yang bekerja sama. f. Manfaat bagi Pemasok Audit penjaminan mutu diklat bagi pemasok dapat menjadi panduan atau pedoman dalam menyediakan jasa layanan terhadap penyelenggaraan diklat yang sesuai dengan standar. 3. Ketentuan Audit Penjaminan Mutu Diklat a. Audit penjaminan mutu diklat dilaksanakan oleh tenaga/personil independen terhadap mutu penyelenggaraan diklat. b. Audit penjaminan mutu diklat harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh proses penyelenggaraan diklat kepemimpinan, teknis dan fungsional pada Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. c. Audit penjaminan mutu diklat harus dilaksanakan sejak tahap perencanaan, pelaksanaan, dan pasca penyelenggaraan. d. Audit penjaminan mutu diklat harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang terdokumentasi. e. Hasil dokumentasi audit penjaminan mutu diklat sebagai masukan kepada penyelenggara diklat untuk mengambil tindakan koreksi/perbaikan. f. Komite Penjamin Mutu Diklat tidak bertanggung jawab untuk mengambil tindakan koreksi. g. Hasil audit penjaminan mutu diklat tidak masuk pada ranah hukum, hanya diperuntukkan bagi kepentingan internal Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. 9 C. Komite Penjamin Mutu Diklat 1. Susunan Komite Penjamin Mutu Diklat terdiri atas: a. Ketua Komite: Ketua Komite bertugas: mengembangan sistem penjaminan mutu dan (2) melaksanakan audit mutu internal. Oleh karena itu ketua Komite dituntut mampu: 1) Mengarahkan dan mengkoordinasikan pengembangkan sistem penjaminan mutu internal meliputi penyusunan kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan uraian tugas pada Balai Diklat Jawa Tengah. 2) Mengarahkan diskusi anggota Komite agar pelaksanaan audit dapat berjalan efektif dan objektif; 3) Menyusun rencana audit, melatih anggota Komite, mengkoordinir penyusunan instrumen audit; 4) Memimpin pelaksanaan audit penjaminan mutu; 5) Mengarahkan penyusunan laporan hasil audit penjaminan mutu. b. Anggota Anggota bertugas: Mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit. Anggota komite harus memiliki keahlian dan penguasaannya terhadap kegiatan evaluasi. 2. Tugas Komite Penjamin Mutu Diklat a. Mengembangkan sistem penjaminan mutu internal meliputi penyusunan kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan uraian tugas; b. Mengembangan sistem audit mutu yang mampu memastikan bahwa kegiatan pendidikan pelatihan berjalan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan; c. Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal pelaksanaan audit. Rencana ini harus lengkap, meliputi: bidang penyelenggara yang akan ditinjau, jadwal peninjauan, kegiatan yang ditinjau/diaudit, serta tanggal pelaporan; 10 d. Mengembangkan instrumen penilaian serta standar penilaian yang akan digunakan dalam audit; e. Untuk kegiatan ini, Komite harus mempelajari tentang tujuan, sasaran, banyaknya peserta, lamanya penyelenggaraan, tenaga pengajar, saranaprasarana penunjang, lokasi penyelenggaraan dan hal – hal lain yang menunjang penyelenggaraan diklat serta hasil audit mutu penyelenggaraan diklat sebelumnya; f. Melakukan pemeriksaan/audit secara objektif ke penyelenggara diklat, mereview pelaksanaan kebijakan dan standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas yang digunakan, melakukan wawancara dan pengamatan kepada staf/karyawan untuk pembuktian/verifikasi; g. Melakukan peninjauan ke lokasi penyelenggaraan untuk langkah pembuktian/verifikasi; h. Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya. D. Siklus Kegiatan Komite Penjamin Mutu Diklat 1. Siklus Penjaminan Mutu Internal Diklat Siklus penjaminan mutu adalah suatu rangkaian aktivitas dalam pelaksanaan penjaminan mutu yang meliputi aspek input, proses dan output dalam pelaksanaaan pendidikan dan pelatihan. Siklus meliputi : a. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat; b. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat; c. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat; d. Peningkatan Standar Mutu berkelanjutan. 11 Siklus penjaminan mutu internal dapat digambarkan di bawah ini : PENETAPAN KEBIJAKAN DAN PENINGKATAN STANDAR PELAKSANAAN STANDAR PENGENDALIAN STANDAR Gambar: Siklus Penjaminan Mutu Internal 2. Siklus Audit Mutu Internal Diklat Siklus audit mutu atau disebut juga dengan audit life cycle adalah suatu rangkaian aktivitas dan merupakan guide line pelaksanaan audit. Siklus ini dibagi dalam empat (4) tahap yaitu: a. Perencanaan Audit; Aktivitas perencanaan yang dilakukan adalah: 1) Mengumpulkan informasi awal; 2) Memeriksa hasil audit sebelumnya; 3) Membuat rencana kerja untuk tiap penyelenggaraan diklat; 4) Mempersiapkan instrumen audit; 5) Mengatur waktu audit; 6) Melakukan koordinasi dengan bidang penyelenggara. b. Pelaksanaan Audit; Dalam pelaksanaan audit, hal – hal yang perlu diaudit adalah: 1) Menyampaikan penjelasan kepada bidang penyelenggara tentang audit penyelenggaraan diklat; 2) Melakukan audit dengan menggunakan instrumen/daftar periksa/check list yang telah disiapkan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat; 3) Mendokumentasikan hasil audit. c. Analisis Hasil Audit; Tahapan analisis hasil audit meliputi: 12 1) Membandingkan hasil audit dengan standar mutu; 2) Menentukan tingkat kesesuaian dengan standar mutu; 3) Jika terdapat kesenjangan menentukan rekomendasi. d. Laporan dan Rekomendasi. Laporan dan rekomendasi audit berisi hasil temuan yang telah ditetapkan/disetujui oleh Komite dan harus dikomunikasikan pada auditee sebelum laporan diterbitkan dan ditandatangani oleh auditor. Siklus audit mutu internal diklat juga dapat digambarkan sebagai berikut : PERENCANAAN AUDIT LAPORAN & REKOMENDASI PELAKSANAAN AUDIT ANALISIS HASIL AUDIT Gambar: Siklus Audit Mutu Internal 13 BAB III SIKLUS KEGIATAN KOMITE PENJAMIN MUTU INTERNAL Siklus kegiatan komite penjaminan mutu secara singkat telah dijelaskan sebelumnya yang meliputi siklus kegiatan penjaminan mutu internal dan audit mutu internal. Selanjutnya dalam Bab ini akan dijabarkan lebih lengkap dan detail kedua siklus tersebut. A. Siklus Penjaminan Mutu Internal Dalam siklus penjaminan mutu meliputi 4 tahap kegiatan yaitu : 1. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat; 2. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat; 3. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat; 4. Peningkatan Standar Mutu berkelanjutan. Berikut ini adalah uraian langkah-langkah pelaksanaan audit mutu internal yang dilaksanakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat di Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. a. Penetapan Kebijakan dan Standar Mutu Diklat Pada kegiatan penetapan kebijakan mutu yang berupa dokumen yang berisi definisi, konsep, tujuan, strategi, berbagai standar mutu dan/atau standar mutu turunan merupakan bentuk komitmen Badan Diklat dalam menerapkan sistem penjaminan mutu dan selanjutnya berdasarkan kebijkan mutu diterapkan standar mutu yang bisa mengacu kepada standar nasional (Akreditasi) penyelenggaraan diklat yang telah ditetapkan LAN RI meliputi: 1) Standar mutu input Diklat terdiri atas standar mutu kurikulum diklat, standar mutu sarana dan prasarana (fasilitas) diklat, standar mutu instuktur/tenaga pengajar/widyaiswara dan tenaga teknis diklat, standar mutu peserta diklat, standar mutu mata/materi diklat. 2) Standar mutu proses terdiri atas standar proses pelaksanaan/penyelenggaraan diklat dan standar evaluasi diklat 3) Standar mutu output terdiri atas standar mutu lulusan diklat. Di samping menetapkan standar mutu diklat sebagai dasar acuan kinerja bagi penyelenggara diklat selanjutnya juga penting ditetapkan berbagai dokumen mutu sebagai alat (tools) bagi penyelenggara unutk memastikan bahwa standar mutu 14 bisa dicapai yaitu meliputi dokumen prosedur mutu (SOP/instruksi kerja/formulir) sesuai yang dibutuhkan masing-masing standar mutu yang telah ditetapkan oleh penyelenggara diklat. b. Pelaksanaan Standar Mutu Diklat Berdasarkan standar dan prosedur mutu yang telah ditetapkan, maka Badan Diklat wajib melaksanakan penyelenggaraan diklat mengikuti alur/siklus yang terjabarkan dalam prosedur baik ketika menyusun kurikulum dan mata diklat, menetapkan persyaratan peserta diklat, menyiapkan fasiltas diklat, menetapkan instruktur/tenaga diklat, melaksanaan proses penyelenggaraan diklat sampai dengan evaluasi penyelenggaraan diklat. c. Pengendalian Pelaksanaan Standar Mutu Diklat Pengawasan/pemeriksaan/monitoring dan pengendalian pelaksanaan diklat dilaksanakan oleh komite penjaminan mutu melalui kegiatan monitoring rutin dan audit mutu internal yang dilaksanakan berdasarkan pedoman dan prosedur mutu yang telah ditetapkan. Pengendalian dilaksanakan dalam rangka menjamin bahwa penyelenggaraan diklat secara keseluruhan telah sesuai dengan prosedur mutu dan standar mutu. d. Peningkatan Standar Mutu Berkelanjutan Berdasarkan hasil audit mutu internal yang dirumuskan dalam laporan dan rekomendasi audit bisa digunakan sebagai umpan balik atau evaluasi diri penyelenggaraan diklat secara menyelutuh dan digunakan oleh Badan Diklat Propinsi Jawa penyelenggaran Tengah diklat sebagai dasar selanjutnya perbaikan dan ini dan penyempurnaan dilaksanakan secara berkesinambungan atau berkelanjutan. B. Siklus Audit Mutu Internal Dalam mengelola program audit, Komite Penjamin Mutu Diklat melaksanakan kegiatan audit mutu terhadap penyelenggaraan diklat yang mencakup beberapa hal antara lain: 1. Sasaran dan harapan program audit; 2. Tanggung jawab, sumber daya dan prosedur; 3. Pemastian program audit yang diterapkan; 4. Pemantauan dan peninjauan program audit; 15 5. Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara. Sehubungan dengan hal tersebut dalam melaksanakan kegiatan audit ada empat (4) tahapan, yaitu: a. Perencanaan; b. Pelaksanaan; c. Analisis hasil; d. Membuat laporan. Berikut ini adalah uraian langkah-langkah pelaksanaan audit mutu internal yang dilaksanakan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat di Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. a. Perencanaan Pada perencanaan ini, kegiatan yang dilakukan adalah mulai dari penyusunan rencana kerja hingga penyusunan laporan kerja Komite Penjamin Mutu Diklat. Dalam melaksanakan audit mutu internal pada Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah, langkah – langkah perencanaan yang dilakukan adalah: 1. Komite Penjamin Mutu Diklat mengumpulkan informasi awal yaitu mengenai penerapan standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas serta produk yang dihasilkan oleh penyelenggara diklat; 2. Memeriksa hasil audit sebelumnya. Apabila sebelumnya pernah dilakukan audit, maka hasil audit sebelumnya perlu diperhatikan sebelum melakukan audit. Hal ini untuk menentukan, apakah perlu dilakukan identifikasi kesesuaian tindakan perbaikan atau tidak. Apabila diperlukan, kegiatannya masuk dalam rencana kerja Penjaminan Mutu Diklat. 3. Membuat rencana kerja untuk tiap penyelenggaraan diklat, meliputi: a. Diklat apa yang akan diaudit; b. Siapa penyelenggaranya; c. Kapan; d. Di mana (tempat/lokasi di mana audit akan dilakukan); e. Cara mendapat informasi; f. Pelaksana audit (auditor); g. Rencana kerja dibuat dalam bentuk format/matriks. 16 Komite 4. Mempersiapkan instrumen audit yang berkaitan dengan prosedur ketentuan tertulis, uraian tugas atau apa yang akan diaudit dari ketiga (ke-3) komponen dalam pengelolaan institusi diklat yaitu Administrasi dan Manajemen, Pelayanan Diklat dan Pelayanan Penunjang Diklat. 5. Mengatur waktu audit, Komite Penjamin Mutu Diklat menetapkan jadwal pelaksanaan audit agar dapat disiapkan personil dan kelengkapan audit yang akan dilakukan 6. Melakukan koordinasi dengan bidang penyelenggara, menginformasikan rencana kegiatan tersebut kepada bidang penyelenggara agar pelaksanaannya dapat berjalan lancar. b. Pelaksanaan Audit Setelah persiapan audit selesai langkah berikutnya adalah pelaksanaan audit. Sesuai dengan jadwal/rencana yang telah dibuat agar pelaksanaan audit dapat berjalan dengan lancar. Langkah – langkah pelaksanaan, sebagai berikut: 1. Menyampaikan penjelasan kepada bidang penyelenggara tentang audit penyelenggaraan diklat. Komite Penjamin Mutu Diklat memulai dengan menyampaikan penjelasan tentang audit mutu internal yang akan dilaksanakan dalam pertemuan yang dihadiri bidang penyelenggara. Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat sebagai pemimpin dalam pertemuan tersebut harus memberikan penjelasan tentang: a. Komite Penjamin Mutu Diklat dan tanggung jawab setiap anggota Komite; b. Tujuan pelaksanaan audit; c. Metode yang digunakan; d. Ruang lingkup audit; e. Jadwal audit. Di samping itu harus memberikan jawaban atas semua pertanyaan yang muncul dari pihak auditee (bidang penyelenggara yang diaudit) 2. Melakukan audit dengan menggunakan instrumen/daftar periksa/check list yang telah disiapkan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat. Setelah penjelasan, kegiatan selanjutnya adalah melakukan audit dengan menggunakan daftar periksa/check list yang telah disiapkan oleh Komite audit. Penggunaan check 17 list ini juga mempertimbangkan waktu yang telah dituliskan dalam rencana/jadwal audit. Beberapa hal yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasi setiap rincian kegiatan dari penerapan standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas berdasarkan check list tersebut, apa saja yang sudah atau belum dilaksanakan; b. Lakukan klarifikasi apabila ada pertanyaan yang kurang dimengerti; c. Untuk akurasi pengisian instrumen, lakukan juga pengamatan/observasi terhadap berbagai standar mutu, prosedur mutu dan uraian tugas,serta produk/hasil kerja. Lakukan teknik penelusuran ke belakang atau inspeksi ulang; d. Beri tanda apabila ada hal – hal yang perlu ditindaklanjuti dengan wawancara, kemudian lakukan wawancara sesuai kebutuhan; e. Pengambilan contoh secara acak, kemungkinan diperlukan untuk memperoleh data serta bukti yang objektif. Untuk itu auditor harus dapat memutuskan seberapa banyak contoh yang harus diambil agar mewakili kondisi yang sesungguhnya. Misalnya: sarana pembelajaran di kelas yang masih kurang bagus kondisinya dilakukan pemeriksaan. f. Apabila pelaksanaan audit pada satu komponen telah meliputi semua aspek yang terdapat dalam instrumen pemeriksaan, maka auditor segera bergerak untuk melakukan audit komponen berikutnya (sesuai dengan jadwal audit), walaupun masih ada waktu yang tersisa. Apabila waktu yang tidak ada tidak mencukupi untuk melakukan audit atas semua aspek yang terdapat pada instrumen pemeriksaan, maka auditor harus memutuskan apakah audit masih diteruskan atau tidak. 3. Mendokumentasikan hasil audit Hasil yang diperoleh pada pelaksanaan audit dicatat dalam kolom "hasil audit" yang merupakan bagian dari instrumen pemeriksaan yang telah disiapkan dan disimpan sebagai dokumen. Dokumen ini dapat digunakan dalam membuat laporan hasil audit dan diserahkan/diumpanbalikkan kepada auditee (bidang penyelenggara diklat). 18 c. Analisis Hasil 1. Membandingkan hasil audit dengan standar Sebelum bukti audit/temuan audit diserahkan kepada auditee (bidang penyelenggara diklat), Komite Penjamin Mutu Diklat sebagai auditor harus menganalisis hasil temuannya tersebut. Sebab temuan ini dapat menunjukkan kesesuaian/ketidaksesuaian dengan persyaratan standar/prosedur/ketentuan yang ditetapkan pada waktu menganalisis. Komite Penjamin Mutu Diklat harus melihat prosedur dan standar yang telah ditetapkan yang kemudian dibandingkan dengan hasil temuan yang diperoleh. Apabila tidak ditemukan ketidaksesuaian tetapi didapatkan situasi yang tidak sepenuhnya memuaskan, hal ini harus tetap dicatat oleh auditor. 2. Menentukan tingkat kesesuaian dengan standar Semua hasil temuan audit tersebut setelah dianalisis dimasukkan/diumpanbalikkan kepada Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah dan bidang penyelenggara diklat dalam suatu pertemuan yang disepakati bersama. Pada pertemuan ini, Komite Penjamin Mutu menyampaikan hasil temuannya yang didukung oleh bukti-bukti objektif yang ada. Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat. Pada pertemuan tersebut Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat menjelaskan hasil temuan audit, menyimpulkan hasil audit, membuka forum tanya jawab serta menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh bidang penyelenggara diklat. 3. Memberikan umpan balik kepada Auditee. Setelah semua selesai Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat menutup pertemuan. Terkadang untuk temuan hasil audit yang sifatnya simple/sederhana, dapat diumpanbalikkan secara langsung kepada Auditee (bidang penyelenggara diklat). Akan tetapi, laporan audit untuk umpan balik kepada Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah tetap dibuat sebagai rekomendasi perbaikan penyelenggaraan selanjutnya. d. Laporan dan Rekomendasi Laporan audit dan rekomendasi harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh semua anggota Komite audit. Laporan ini disampaikan kepada: 1. Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah; 19 2. Bidang penyelenggara diklat; 3. Ketua Komite Penjamin Mutu Diklat; 4. Bidang lain yang terlibat dalam penyelenggaraan diklat. Adapun format laporan audit mutu sebagai berikut: I. Pendahuluan: A. Latar belakang dilakukannya audit; B. Maksud dan tujuan audit; C. Ruang lingkup audit. II. Pelaksanaan Audit: A. Perencanaan/persiapan yang dilakukan: Berisi mulai dari mengidentifikasi keberadaan dokumen mutu sampai dengan membuat jadwal dan menyusun instrumen audit; B. Pelaksanaan Audit: Berisi mulai dari penyampaian penjelasan sampai dengan pelaksanaan audit dengan melampirkan hasil-hasil yang diperoleh baik melalui pengamatan/observasi, wawancara dengan check list maupun pengambilan contoh secara acak. C. Analisis: Berisi tentang analisis hasil temuan. III. Kesimpulan hasil Audit/Rekomendasi Berisi tentang hasil audit yang harus ditindaklanjuti oleh penyelenggara diklat dalam bentuk rekomendasi-rekomendasi. Tindakan perbaikan dalam bentuk rekomendasi ini perlu diberi batasan waktu agar auditee dapat memperbaikinya tepat waktu dan auditor harus memonitor hasilnya. IV. Penutup Sedangkan secara praktis isi laporan audit dapat dibuat dalam bentuk matrik seperti contoh di bawah ini: No Unit yang diaudit Waktu Pelaks anaan Pelaksana Hasil audit Kesimpulan dan Rekomendasi Dapat berupa Berisi tentang observasi dan check kesimpulan list yang berisi audit secara menyeluruh dan saran perbaikannya 20 BAB IV PENUTUP Komite Penjamin Mutu Diklat hendaknya menjadi katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya memberdayakan sistem dan mengamankan kebijakan mutu akreditasi Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah. Oleh karena itu dalam melaksanakan tugasnya, Komite Penjamin Mutu Diklat tidak berorientasi hanya untuk memenuhi kewajibannya saja, tetapi hasil audit yang dilakukan harus bermanfaat bagi Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah untuk menuju perbaikan yang lebih berkualitas. Apa yang telah dilakukan oleh Komite Penjamin Mutu Diklat seharusnya dapat memberi kontribusi untuk mencapai cita-cita di masa mendatang. Oleh karena itu dengan telah disusunnya Pedoman Pejaminan Mutu Internal ini mudah-mudahan menjadi acuan bagi Komite Penjaminan Mutu dalam melaksanakan tugasnya. Sehingga pemantauan dan pengukuran dapat dijalankan dan dilaksanakan secara konsisten. KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH MUHAMAD MASROFI 21
