revolusi organisasi - E

Smart In Organization
134
REVOLUSI ORGANISASI
3.1. REVOLUSI STRUKTUR
ORGANISASI
Struktur internal suatu organisasi memberikan
kontribusi untuk menjelaskan dan memperkirakan
perilaku karyawan. Hubungan struktural dalam
pekerjaan mempunyai kandungan yang penting pada
sikap dan perilaku mereka. Apakah dasar yang
dipakai untuk berargumentasi bahwa struktur
mempunyai suatu dampak, baik pada sikap maupun
perilaku? Derajad struktur organisasi untuk
mengurangi kemenduaan pada karyawan dan
memperjelas. Dengan struktur dapat membentuk
sikap karyawan dan mudah untuk memotivasinya
untuk mencapai kinerja yang lebih tinggi.
Struktur juga memaksa karyawan untuk
memperluas keterbatasan dan kendali pekerjaan yang
mereka kerjakan. Misalnya, organisasi dengan
struktur formal dan spesialisasi, taat sekali terhadap
rantai perintah, delegasi dan wewenang terbatas serta
rentang kendali sempit memberikan karyawan sedikit
otonomi. Kendali dalam organisasi yang ketat akan
cenderung mengubah perilaku karyawan tertekan dan
seragam. Sebaliknya, organisasi yang strukturnya
kurang formal, spesialisasi terbatas, rentang kendali
Smart In Organization
135
luas, akan memberikan karyawan lebih bebas dan
mempunyai karakter perilaku yang lebih berbeda.
Umumnya struktur organisasi terdiri dari struktur
sederhana, struktur birokratis dan struktur matriks.
McShane dan Von Glinow (2003), struktur organisasi
terdiri dari struktur sederhana, struktur fungsional,
struktur devisional, struktur matriks, struktur hibrid,
struktur berbasis tim dan struktur jaringan. Struktur
jaringan terdiri dari jaringan afilisasi dan struktur
virtual.
Struktur sederhana merupakan struktur yang
terdiri dari majikan dan beberapa karyawan. Struktur
sederhana merupakan struktur yang derajad
departementalisasinya rendah, rentang kendalinya
lebar dan kurang formal.
Struktur birokrasi ditandai dengan tugas-tugas
operasional rutin tinggi
yang dicapai melalui
spesialisasi, hukum dan aturannya sangat formal,
tugas dikelompokkan dalam departemen fungsional,
wewenang tersentralisasi, rentang kendali sempit dan
pengambilan keputusan melalui rantai komando.
Struktur fungsional mengelompokkan karyawan
berdasarkan pengetahuan khusus atau sumberdaya
khusus, pemasaran, sumberdaya manusia, operasi,
dan keuangan.
Struktur matriks biasanya digunakan oleh agen
periklanan, perusahaan ruang angkasa, perusahaan
kontruksi, laboratoriun riset dan pengembangan,
universitas, perusahaan konsultan, rumah sakit dan
Smart In Organization
136
perusahaan hiburan. Inti utama struktur matrik adalah
departementalisasi fungsional dan produk. Organisasi
yang termasuk dalam kelompok ini antara lain,
American
Cyanamid,
Avco,
Carborundum,
Caterpillar Tractor, Hughes Aircraft, Prudential
Insurance, SAP, Texas Instruments.
Organisasi Virtual
Organisasi yang menggunakan tim sebagai alat
koordinasi pusatnya disebut sebagai struktur tim.
Harley-Davidson merupakan organisasi tim.
Sedangkan organisasi yang inti dari organisasi
tersebut melakukan outsourcing sebagian besar
fungsi bisnisnya dikatakan sebagai organisasi virtual.
Smart In Organization
137
Cisco Systems, Dell Computer, Nike dan Nortel
Networks termasuk organisasi virtual.
Disamping itu muncul organisasi yang disebut
sebagai organisasi tanpa batas, yaitu organisasi yang
ukurannya besar, dapat menghilangkan batas
horisontal dan vertikal untuk memecahkan hambatan
eksternal antara perusahaan dengan pelanggan dan
pemasoknya. Motorola, Coca-Cola, Octicon A/S
Xerox termasuk kelompok organisasi tanpa batas.
Al-Farabi membagi organisasi menjadi tiga yaitu
organisasi anarki, organisasi demokrasi dan
organisasi kebajikan. Organisasi yang telah kita bahas
sebelumnya termasuk pada organisasi anarki atau
organisasi demokrasi. Organisasi demokrasi kalau
bebas tanpa batas maka menjadi organisasi yang
anarki, seperti perusahaan-perusahaan multi nasional
dapat berubah dari demokrasi menjadi anarki.
Organisasi yang terindah adalah organisasi kebajikan,
yaitu organisasi yang dalam mencapai tujuannya
menggunakan konsep keadilan, kesejahteraan, kasih
sayang dan kebijaksanaan dunia dan akhirat.
Organisasi kebajikan adalah
organisasi yang
berdasarkan prinsip syariah. Organisasi yang oleh
Adam Smith, dalam bukunya The Wealth of Nations,
dipimpin oleh Mohammad dan Penggantinya
(Kulafaurrasyidin).
Smart In Organization
Adam Smith
4.2. REVOLUSI BUDAYA
ORGANISASI
138
Smart In Organization
139
Hofstede (1994:180) medefinisikan budaya organisasi
sebagai program pemikiran secara kolektif yang
membedakan para anggota suatu organisasi dari
organisasi lainnya. Budaya organisasi mempunyai
pengaruh kuat terhadap perilaku karyawan. Tetapi
apa yang dapat manajemen kerjakan untuk
merancang sebuah budaya yang mmbentuk karyawan
sesuai dengan keinginan manajemen?. Ketika
organisasi sebuah organisasi telah berdiri kokoh,
maka manajemen mempunyai kemampuan besar
untuk mempengaruhi karyawan. Tetapi pada
organisasi yang belum kokoh atau organisasi yang
masih kecil masih sedikit subbudaya. Setiap orang
tahu bahwa pendiri memberikan sentuhan langsung
dengan visinya tentang apa organisasi itu. Tidak
mengherankan, di bawah kondisi ini manajemen
mempunyai peluang untuk meciptakan sebuah
budaya yang akan memberikan fasilitas untuk
mencapai prestasi terbaik meraih tujuan organisasi.
Meskipun demikian pada saat organisasi telah kokoh,
maka dominasi budaya juga telah kokoh. Budaya
yang telah diberikan ini membuat karakteristik relatif
stabil dan permanen, yang menjadikan sangat
menolak terhadap perubahan. Butuh waktu untuk
membentuk dan membuat organisasi tersebut kokoh
yang cenderung menjadi budaya tersebut berakar
kuat. Budaya yang kuat merupakan bagian dari
Smart In Organization
Gerrt Hofstede
140
Smart In Organization
141
menolak perubahan, karena karyawan menjadi
berkomitmen kepada budaya tersebut. Maka, jika
suatu budaya yang diberikan telah usang menjadi
tidak sesuai dengan suatu organisasi dan suatu yang
merugikan terhadap manajemen, maka kemungkinan
kecil, manajemen dapat mengubahnya, khususnya
dalam jangka pendek. Budaya berubah harus diukur
dalam tahunan, bukan dalam mingguan atau bulanan.
Kondisi perubahan budaya yang disukai dapat
meningkatkan profitabilitas dan perubahan budaya
dapat diimplementasikan dengan sukses pada saat ada
krisis yang besar dan keluarnya pemimpin tertinggi.
Suatu organisasi yang masih muda dan masih kecil,
dominasi budayanya masih lemah, demikian tulis
Stephen Robbins dalam buku Essential of
Organizational Behavior.
Budaya bisnis global saat ini sebagai monster
yang memangsa dirinya sendiri. Budaya bisnis masa
depan harus berdasarkan kecerdasan spiritual yang
tinggi yang berkaitan dengan komunikasi, keadilan,
relasi,
kepercayaan,
kekuasaan,
kebenaran,
fleksibilitas dan pemberdayaan, tulis Zohar dan
Marshall dalam Spiritual Capital.
Budaya bisnis dari institusi berdasar pada syariah
harus merefleksikan nilai-nilai yang sesuai dengan
syariah, baik dalam segi perilaku mulai dari
hubungan internal, bertransaksi dengan pelanggan,
kebijakan dan prosedur, praktek bisnis, pakaian,
dekorasi, maupun citra. Nilai syariah adalah keadilan,
Smart In Organization
142
kesejahteraan, kasih sayang dan kebijaksanaan dunia
dan akhirat. Tujuannya adalah untuk menciptakan
suatu moralitas dan spiritualitas kolektif yang apabila
digabungkan dengan produksi barang dan jasa
menopang pertumbuhan dan kemajuan jalan hidup
yang syariah.
”Sesungguhnya pada zaman sebelum kamu
sekalian ada seorang laki-laki yang telah didatangi
oleh seorang malaikat untuk mecabut nyawanya. Lalu
dia ditanya, Apakah engkau tahu amal kebaikan?. Dia
menjawab : Aku tidak tahu. Lalu dikatakan
kepadanya : Lihatlah. Dia menjawab : Aku sama
sekali tidak mengetahui, hanya aku pernah
bertransaksi jual-beli dengan banyak manusia di
dunia dan aku memudahkan transaksi tersebut. Aku
bersikap baik kepada orang kaya dan aku
memudahkan orang yang dalam keadaan kesulitan.
Setelah itu Allah memasukkan dia ke dalam surga”
sabda Rasulullah (HR. Muttafaqun dalam kitab AlMisykat).
Smart In Organization
143
4.3. REVOLUSI PEMBERDAYAAN
ORGANISASI
Dalam buku In Search of Excellence, yang ditulis
oleh Thomas J. Peters dan Robert H. Waterman,Jr.,
menyatakan
bahwa
faktor-faktor
yang
menyebabkan perusahaan-perusahaan itu hebat,
salah satu kuncinya adalah “perhatian terhadap
sesama”. Tidak ada tema yang lebih menonjol di
perusahaan-perusahaan
hebat
itu
daripada
penghormatan terhadap individu. Perusahaan yang
hebat adalah perusahaan yang memperlakukan
sumberdaya manusianya dengan hormat dan
bermartabat. Perusahaan yang memandang
karyawannya sebagai mitra dan bukan sebagai alat.
Sebaliknya perusahaan yang tidak sukses, jika
memandang sumberdaya manusia sebagai alat.
Misalnya dalam dalam kondisi normal untuk
meningkatkankan keuntungan perusahaan dengan
melakukan PHK secara besar-besaran. Jika ini yang
dilakukan maka perusahaan tidak akan sukses
dalam jangkan panjang. Beberapa perusahaan di
Indonesia masil memandang manusia sebagai alat.
Isu yang baru santer, setelah saham terbesar
dipegang perusahaan asing, padahal tidak merugi,
tetapi untuk meningkatkan keuntungan PHK
kepada karyawannya sebagai jalan keluar. Kecuali
karyawan diberikan kebebasan untuk memilih
Smart In Organization
144
keluar keluar dari perusahaan dengan pesangon
tertentu, tetapi tidak dipaksa untuk PHK. Para
pimpinan perusahaan yang hanya berpikir
keuntungan
semata
merupakan
pimpinan
perusahaan yang berpikir secara sempit, maka
perusahaan yang seperti ini menyimpang dari UUD
1945, yaitu Pasal 33, perekonomian disusun
sebagai usaha bersama berdasarkan asas
kekeluargaan.
Maka
pemilik
perusahaan
seharusnya yang di PHK bukan karyawannya,
tetapi pimpinan perusahaan tersebut. Perusahaan
ini juga menyimpang dari Company Social
Responsibility. Perusahaan seperti ini jelas
perusahaan yang memandang sumberdaya manusia
sebagai alat dan tidak akan sukses dalam jangka
panjang.
”Perusahaan yang baik mampu mengetahui
dengan pasti di bagian mana produktivitas dapat
dihasilkan dengan baik dan tanpa batas.
Produktivitas berasal dari kelompok karyawan
yang tertantang, diberdayakan, mempunyai
semangat dan dihargai. Produktivitas berasal dari
setiap individu, membuat setiap orang sebagai
bagian dari tiap langkah yang diambil dan
membolehkan tiap orang untuk berpendapat,
memiliki peran dalam keberhasilan suatu
perusahaan. Dalam mengerjakan hal ini,
produktivitas yang kita dapat tidak sedikit demi
Smart In Organization
145
sedikit melainkan berlipat ganda” kata Jack Welch,
mantan CEO General Electric.
Sedangkan Floris A. Maljers, ketika menjabat
CEO Unilever menyatakan ”Kendala terbesar yang
dihadapi perusahaan dalam menghadapi globalisasi
adalah terbatasnya sumberdaya manusia dan bukan
sumberdaya modal”.
Kesuksesan perusahaan-perusahaan yang paling
dikagumi dunia tersebut mencerminkan keajaiban
yang dicapai dengan menghormati sumberdaya
manusia daripada memanipulasi sumberdaya
manusia dan memandang sumberdaya manusia
sebagai
alat.
Perusahaan
yang
mampu
menghormati sumberdaya manusia merupakan
perusahaan yang hebat.
Firman Allah :”Dan sesungguhnya telah Kami
muliakan anak-anak Adam. Kami angkut mereka di
daratan dan di lautan. Kami beri mereka dengan
kelebihan yang sempurna atas kebanyakan
makhluk yang telah Kami ciptakan”
Smart In Organization
146
4.4. REVOLUSI SASARAN
ORGANISASI
Corporate Social
Responsibility (CSR)
merupakan
konsep
yang
menyeimbangkan
perusahaan dalam mendapatkan keuntungan dengan
aspek sosial dan lingkungan. “Perusahaan modern
adalah perusahaan yang seharusnya mentransformasi
diri menjadi institusi sosial” kata Berle dan Means
dalam bukunya The Modern Corporation and Private
Property. Rachel Carson dalam bukunya yang
berjudul Silent Spring menyatakan bahwa pestisida
dapat meatikan lingkungan dan kehidupan, maka
perusahaan harus sadar akan lingkungan, karena
rusaknya lingkungan akan membawa kehancuran
bersama. Buku Beyond the Bottom Line, tulisan
Courtney
C.
Brown
menekankan
adanya
tanggungjawab social bagi perusahaan di samping
mencari keuntungan dan memperhatikan lingkungan.
Pada 2004, perusahaan yang dinobatkan sebagai
Nomor 1 untuk CSR ini adalah Fannie Mae.
Perusahaan ini membeli hipotik dari peminjam lokal
dan membuatnya paket untuk dijual sebagai sekuritas.
Pada 2003, lebih dari $240 milyar hipotik rumah
yang didanai, yang diperuntukkan 1,6 juta kaum
minoritas untuk pembelian rumah yang pertama
kalinya. Prioritas ini meningkat 60 % setiap
tahunnya. Bahkan $ 10 juta dari Fannie Mae
bekerjasama dengan institusi keuangan Islam untuk
Smart In Organization
147
membuka perumahan di Kalifornia Selatan untuk
kaum Muslim. Sistem pembayarannya menggunakan
sistem syariah.
Proter & Gamble merupakan perusahaan yang
menduduki Nomor 2. Perusahaan ini dinilai
memberikan pelayanan istimewa kepada kaum
minoritas, wanita dan masyarakat. Perusahaan ini
membantu para pemuda yang tidak beruntung di
Vietnam, memberantas anak-anak yang kekurangan
nutrisi di India dan menyediakan pertolongan pada
gempa bumi di Turki.
Perusahaan-perusahaan yang akan bertahan dalam
jangka panjang adalah perusahaan seperti Fannie mae
dan Procter & Gamble, yang perduli terhadap
masyarakat yang kurang mampu atau masyarakat
dalam kesulitan dan ramah terhadap lingkungan.
Sebaliknya perusahaan yang tidak peka terhadap
masyarakat yang tidak beruntung, bahkan mengusir
mereka, mencela mereka, menyakiti mereka,
mngambil hak mereka, menumpahkan darah mereka
dan tidak ramah dengan lingkungan serta perusahaan
yang arogan, maka perusahaan tersebut tidak akan
berumur panjang dan akan bangkrut.
Corporate Social Responsibility (CSR) terdiri dari
tiga level, yaitu CSR sebagai aksi atau sebagai
publice realtion, CSR sebagai bentuk strategi defensif
dan CSR yang tertinggi sebagai visi perusahaan untuk
berbuat kebajikan. Merck menyediakan obat-obatan
untuk orang yang membutuhkan. Starbucks untuk
Smart In Organization
148
memberikan harga yang sesuai kepada petani kopi
dan untuk membangun infrastruktur kesehatan dan
pendidikan masyarakat petani kopi. Hewlett-Packard
untuk menyediakan sistem komunikasi yang canggih,
bisa dipercaya dan mudah diakses yang dipadukan
dengan
kontribusinya
pada
proyek-proyek
kemasyarakatan. Coca-Cola mendirikan klinik-klinik
kesehatan di sepanjang pedesaan Cina. CSR tertinggi
merupakan CSR yang bertanggungjawab kepada
Tuhan.
“Tahukah engkau yang bangkrut ? Mereka
menjawab, pailit (bangkrut) adalah orang yang tidak
mempunyai uang ataupun benda, maka Rasulullah
bersabda : “Pengertian pailit bagi umatku adalah
siapa yang datang hari kiamat dengan shalat zakat,
puasa tapi selalu mencela ini, menunduh itu,
memakan barang ini, mencucurkan darah itu,
memukul ini, maka diambillah amal kebajikannya
dan diberikan kepada orang yang telah disakiti dan
bila masih tidak cukup pahalanya, maka dosa
daripada orang yang disakiti akan diambil dan
dibebankan kepada mereka. “ sabda Rasulullah s.a.w.
Smart In Organization
149
4.5. REVOLUSI ORGANISASI
ATAU MATI
Organisasi harus melakukan perubahan untuk
dapat menyesuaikan dengan lingkungaanya yang
kompetitif. Perubahan bersangkut-paut dengan
perihal membuat sesuatu dengan lain. Teknologi,
persaingan, kejutan ekonomi, perubahan sosial,
angkatan kerja dan politik dunia merupakan kekuatan
yang merangsang perubahan. Teknologi informasi
yang canggih dapat mengubah cara bersaing,
sehingga dapat meningkatkan keunggulan bersaing
perusahaan. Meskipun demikian CEO Unilever,
Floris A. Malers mengatakan ”Kendala terbesar yang
dihadapi perusahaan dalam menghadapi globalisasi
adalah terbatasnya sumberdaya manusia, bukan
terbatasnya modal”.
Dalam buku Why Companies Fail, Mark
Ingebretsen
mengatakan
“Perusahaan
harus
memprediksi masa depan untuk mendeteksi tren-tren
yang harus mereka hadapi jika ingin terus
menghasilkan laba. Perusahaan juga harus merancang
cara untuk mengadapsi produk-produk dan layananlayanan mereka demi menjangkau grup-grup
konsumen yang belum terdefinisikan. Yang paling
penting dari semua ini, perusahaan harus menyadari
kenyataan bahwa perubahan berskala besar adalah
kelaziman, sementara perubahan-perubahan yang
Smart In Organization
150
mengguncang dunia adalah bagian dari kelaziman
baru. Karenanya mereka harus mengarahkan strategi
untuk menghadapi perubahan. Serangan 11
September dengan tragis memperlihatkan bagaimana
kejadian mengubah segalanya, kadang-kadang hanya
dalam waktu semalam.” Pemimpin yang sukses
bertindak luwes dan luwes dalam menghadapi
perubahan. Bahkan, ia merasa senang akan perubahan
yang menyentuh dirinya yang paling dalam.
Kebanyakan perusahaan mati, karena
bawahan harus selalu mengikuti pemimpinnya yang
tidak pernah berubah. Ahli sejarah, Alfred D.
Chandler, Jr, didalam bukunya berjudul Strategy and
structure kemajuan perusahaan-perusahan Amerika,
karena mau melakukan perubahan, khususnya dalam
sistem manajemennya. Chandler meneliti empat
perusahaan besar Amerika, yaitu General Electric,
Du-Pont, Standard Oil company dan Exxon.
Kesediaan berubah dari CEO keempat perusahaan
tersebut yang menjadikan perusahaan tersebut hingga
kini tetap bertahan.
Karyawan adalah nasi, sedangkan gaya
manajemen adalah lauknya. Jack Welch, CEO dari
General Electric ketika itu mengatakan “Kita sedang
mempertaruhkan sesuatu hal kepada orang-orang kita,
maka kita perlu memberdayakan mereka, memberi
mereka sumber-sumber dan keluar dari kesulitan
dengan menggunakan cara mereka”. Jack Welch
menginvestasikan separuh waktunya bersama
Smart In Organization
151
Jack Welch
karyawannya, maka ia mengenal mereka, berbicara
dengan mereka tentang masalah-masalah perusahaan,
memuji mereka jikan kinerjanya baik, tetapi mencaci
mereka jika kinerjanya turun. Ia mengenal sekitar
1000 karyawannya yang mempunyai ide bagus dan
mempunyai tanggungjawab atas pekerjaan mereka.
Smart In Organization
152
Pendekatan pribadi yang dilakukan Jack Welch
kepada karyawannya membuahkan kasil yang luar
biasa pada peningkatan kinerja. “Jika Anda menang,
kita semua menang” demikianlah kata Welch. Itulah
sebabya 27.000 karyawan General Electric memiliki
saham. Pada 2005, General Electric terpilih sebagai
”The Most Admired Company in The World”
peringkat pertama versi Fortune.
“Dua pemimpin korporat terbesar abad ini adalah
Alfred Sloan dari General motors dan Jack Welch
dari General Electric. Dan Welch akan jadi lebih
besar dari keduanya, karena merencanakan paradigma
baru, kontemporer, bagi korporasi yang modelnya
dipakai untuk abad 21,” ujar Noel Tichy, dari
Universitas Machigan, pengamat lama gaya
manajerial Welch.
Meskipun demikian organisasi masa depan harus
mampu mengubah praktek bisnis dari dasar
kapitalisme, yang serakah dan tidak mempunyai masa
depan menjadi praktek bisnis yang mampu
menghasilkan kesejahteraan bersama, berkeadilan,
kasih sayang dan bijaksana. Individu-individu dalam
organisasi harus bertindak berdasarkan motivasi yang
lebih tinggi daripada motivasi yang sekarang, yang
hanya bertumpu pada material. Motivasi yang
dipandu kecerdasan spiritual akan menjadikan
organisasi itu akan berkelanjutan. Dengan demikian,
apakah kita akan melakukan revolusi organisasi atau
mati ?
Smart In Organization
153
4.6. TEKNOLOGI MEREVOLUSI
ORGANISASI
Teknologi Informasi merujuk pada seluruh bentuk
teknologi yang digunakan untuk menciptakan,
menyimpan, mengubah, dan menggunakan informasi
dalam segala bentuknya. (McKeown, 2001).
Teknologi Informasi merupakan sebuah bentuk
umum yang menggambarkan setiap teknologi yang
membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan,
mengkomunikasikan, dan / atau menyampaikan
informasi (Williams, Sawyer, 2005). Teknologi
Informasi merupakan kombinasi teknologi komputer
(perangkat keras dan perangkat lunak) untuk
mengolah dan menyimpan informasi dengan
teknologi komunikasi untuk melakukan transmisi
informasi (Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, Perkins,
2005). Dari definisi tersebut mengandung dua hal
penting, yaitu teknologi komputer dan teknologi
komunikasi. Dengan adanya teknologi informasi ini,
perusahaan kecil dan menengah dapat memasuki
pasar global. Perusahaan yang mula-mula kecil,
seperti Amazon (toko buku kecil), Yahoo, portal yang
didirikan oleh dua mahasiswa, Ebay yang semula
situs lelang sederhana saat ini menjadi perusahaan
raksasa hanya dalam waktu yang singkat karena
teknologi informasi.
Bisnis dalam abad informasi harus bersaing dalam
pasar yang penuh tantangan, dengan perubahan yang
Smart In Organization
154
cepat, kompleks, global, sangat kompetitif dan
terfokus pada pelanggan. Lebih jauh lagi, faktorfaktor ini bisa berubah secara cepat, kadang-kadang
secara tidak terduga (Knoke, 1996). Perusahaanperusahaan kecil dan menengah harus bereaksi
dengan cepat untuk menghadapi kendala dan peluang
yang muncul dari lingkungan bisnis baru ini (Drucker
1995).. Lingkungan bisnis merujuk pada kombinasi
faktor sosial-budaya, politik-hukum, ekonomi,
ekologi,
demografi
dan
teknologi
yang
mempengaruhi aktivitas-aktivitas bisnis. Arah dan
besarnya perubahan mempengaruhi organisasi dalam
melanjutkan
percepatan
yang
menyebabkan
meningkatnya ketidakpastian dalam strategi dan
operasi organisasi. Karena laju perubahan serta
tingkat ketidak pastian di lingkungan persaingan pada
masa datang diperkirakan akan kian cepat, organisasi
akan bergerak di bawah tekanan yang makin
meningkat untuk berproduksi lebih banyak lagi secara
lebih cepat, dengan memanfaatkan sumber daya yang
sedikit. Boyet and Boyed (1997) menekankan
perubahan dramatis ini dan menggambarkannya
sebagai tekanan atau dorongan bisnis. Mereka
berdua mempertahankan argumen bahwa agar bisa
sukses (atau bahkan untuk sekedar bertahan) dalam
dunia yang dinamis ini, maka perusahaan perlu
mengambil
bukan
hanya
tindakan-tindakan
tradisional seperti menurunkan biaya dan menutup
fasilitas-fasilitas yang tidak menguntungkan tetapi
Smart In Organization
155
juga aktivitas inovatif seperti membuat produkproduknya sesuai dengan yang dibutuhkan konsumen,
membuat produk baru, atau menyediakan layanan
konsumen yang handal. Kami menyebut aktivitas
tradisional dan inovatif ini, beberapa diantaranya
saling berkaitan, sebagai contoh tanggapan terhadap
keluhan konsumen dengan cepat. Aktivitas ini bisa
dilaksanakan di dalam beberapa atau semua proses
organisasi, mulai dari pemrosesan harian daftar gaji
secara rutin hingga order entry ke aktivitas strategis
seperti strategi perusahaan. Bisa juga terjadi dalam
proses yang dikenal sebagai extended supply chain,
yakni di dalam proses interaksi antara satu
perusahaan dengan supplier, pelanggan, dan partner
lainnya, seperti kaus Intel dan Wal-Mart. Sebuah
respons bisa merupakan suatu reaksi terhadap tekanan
yangsudah ada, atau juga bisa merupakan suatu
inisiatif yang akan mempertahankan organisasi dari
berbagai hal yang potensial bakal menjadi tekanan.
Dorongan-dorongan bisnis menimbulkan tekanan
dalam organisasi. Organisasi merespon dengan
aktivitas yang didukung oleh Teknologi Iinformasi..
Untuk memahami Apilkasi Teknologi Informasi
dalam organisasi masa kini, maka akan bermanfaat
kalau meninjau kembali faktor-faktor lingkungan
bisnis utama yang menciptakan tekanan-tekanan pada
organisasi. Untuk membantu anda memahmi
pengaruh tekanan bisnis pada organisasi, kami akan
menggunakan sebuah kerangka manajemen klasik
Smart In Organization
156
yang semula dikembangkan oleh Levitt, lalu
dimodifikasi Scott-Morton (Scott-Morton dan Allen,
1994), serta Turban (2001), kemudian kami
modifikasikan lagi, untuk mencerminkan peran
Teknologi Iinformasi secara umum.
Organisasi akan melakukan reaksi terhadap
lingkungan bisnis yang berubah cepat tersebut.
Aktivitas semacam ini meliputi exploitasi peluang
yang diciptakan oleh dorongan-dorongan dari luar.
Aktivitas respons utama organisasi dibagi ke dalam
lima kategori : sistem strategis untuk mencapai
keunggulan
kompetitif,
upaya
perbaikan
berkesinambungan, businnes process reengineering
(BPR), aliansi bisnis, dan Electronic Commerce (ECommerce)
Sistem strategis atau strategic system
(Callon 1996) memberikan keunggulan strategis
bagi
organisasi,
dengan
demikian
akan
memudahkan organisasi dalam meningkatkan
pangsa pasar, bernegosiasi secara lebih baik dengan
pihak supplier, atau mencegah masuknya para
pesaing ke dalam wilayah suatu perusahaan. Ada
banyak sekali sistem strategis yang didukung ECommerce.
Contohnya,
sistem
pengiriman
semalam yang dilakukan FedEx serta kemampuan
sistem di dalam perusahaan tersebut untuk melacak
status perjalanan dari tiap-tiap paket tunggal.
Kebanyakan pesaing FedEx telah meniru sistem ini.
Karena itu, FedEx memidahkan sistem ke Internet.
Smart In Organization
157
Tetapi, pesaing-pesaingnya membuntuti dengan
cepat, kemudian FedEx memperkenalkan aktivitas
barunya
Banyak perusahaan yang secara terus menerus
melaksanakan
program
dalam
usahanya
memperbaiki produktivitas dan kualitas. Misalnya,
Dell Comuters menerima ordernya secara elektronis
dan segera memindahkannya melalui perangkat
lunak Enterprises resources Planning dari SAP
Corp. ke dalam operasi perakitan just-in- time. Intel
melakuan
pemantauan
terhadap
konsumsi
produknya di 11 pelanggan terbesarnya,
menggunakan extranet dengan mode hampir
seketika (real time), serta menentukan jadual
produksi dan pengiriman yang sesuai. Namun,
program perbaikan berkesinambungan mungkin
tidak akan memadai di segala kesempatan
sepanjang waktu. Tekanan-tekanan bisnis yang kuat
membutuhkan perubahan radikal yang dapat disebut
sebagai business process reengineering (BPR)(
rekayasa-ulang proses bisnis).
Business process rengineering mengacu
pada suatu inovasi utama dalam struktur organisasi
serta cara dalam menjalankan bisnisnya. Dengan
Rekayasa Ulang Proses Bisnis, dimensi teknologis,
manusia, dan organisasi dalam perusahaan mungkin
akan berubah (Hammer dan Chappy 1993). Lebih
dari 70 % perusahaan di AS mengklaim akan
melaksanakan rekayasa ulang dalam beberapa hal.
Smart In Organization
158
Teknologi informasi, khususnya EC, memainkan
peran utama dalam BPR. Misalnya, EDI
memfasilitas transaksi tanpa kerta secara cepat yang
memungkinkan perusahaan mengurangi beberapa
departemennya hingga sebanyak 80 % (Kasus Ford
dalam Hammer dan Chappy, 1993). Electronic
commerce bagi perusahaan kecil dan menengah
dapat memberikan fleksibilitas dalam produksi,
memungkinkan pengiriman ke pelanggan secara
lebih cepat untuk produk yang berupa perangkat
lunak, dan mendukung transaksi cepat tanpa-kertas,
antara perusahaan supplier, perusahaan manufaktur,
dan perusahaan pengecer (retailer). Wilayahwilayah BPR yang didukung oleh Teknologi
Informasi adalah sebagai berikut : (1) mengurangi
waktu proses bisnis (cycle time) benar-benar sangat
penting dalam meningkatkan produktivitas dan
daya saing (Wetherle 1996). Demikian pula,
mengurangi waktu sejak lahirnya gagasan hingga
implemntasinya waktu untuk memasarkan sangat
penting, sebab yang bisa lebih awal masuk ke pasar
dengan suatu produk, atau yang bisa memberi
pelayanan kepada pelanggan secara lebih cepat dari
pada yang bisa dilakukan pesaing, maka ia akan
menikmati keunggulan kompetitif tersendiri.
Aplikasi berdasar extranet dapat digunakan untuk
memperlancar berbagai langkah dalam proses
pengembangan produk atau jasa, pengujian, dan
implementasi. Satu contoh cycle time reduction
Smart In Organization
159
(pengurangan masa siklus) dalam membawa obatobat baru ke pasar. (2) Memberi pegawai otoritas
untuk bertindak dan membuat keputusan sendiri
merupakan suatu strategi yang digunakan oleh
banyak organisasi sebagai bagian dari BPR.
Pemberdayaan (empowerment) erat kaitannya
dengan konsep tim yang self-directed, swa-kelola
(Mankin et.al., 1996 dan Lipnack and Stamps,
1997). Manajemen melimpahkan kewenangan
kepada tim yang bisa menyelesaikan desentralisasi
pengambilan keputusan dan otoritas tetapi dalam
waktu yang bersamaan mendukung kontrol
terpusat. Misalnya, Internet dan internet
memungkinkan para pegawai yang telah
terberdayakan untuk mengambil keputusan
mendesak. Sistem jaringan – pakar bisa memberi
saran bagi anggota tim ketika tidak ada pakar
manusia. Kenyataannya, menjual pengetahuan di
Internet menjadi satu aktivitas EC yang penting. (3)
Para pegawai dapat mengakses kecakapan teknis
organisasional melalui internet yang dimiliki
perusahaan. Beberapa basis pengetahuan, yang
dibuka untuk umum dengan tarif biaya tertentu,
mendatangkan pemasukan tersendiri (misalnya
yang dilakukan www.knowledgespace.com). (4)
Sekarang ini, perusahaan-perusahaan menjadi
semakin customer-oriented. Dengan kata lain,
mereka
mesti memberikan banyak perhatian
kepada pelanggan beserta kesukaannya kemudian
Smart In Organization
160
melakukan rekayasa ulang agar bisa memenuhi
permintaan konsumen. Ini bisa dilakukan dengan
mengubah proses manufakturing dari mass
production menuju mass customization (Pine and
Gimore, 1997) Dalam mass production, perusahaan
memproduksi item-item yang sejenis secara besarbesaran, sedang dalam mass customization itemitem diproduksi dalam jumlah besar namun
dicustomized untuk sesuai dengan keinginan tiaptiap pelanggan. Electronic commerce merupakan
perantara ideal bagi mass customization. (5)
Banyak perusahaan menyadari bahwa aliansi
dengan perusahaan lain, bahkan dengan pesaing,
bisa jadi menguntungkan. Misalnya, General
Motors, Ford, dan Chrlyser membuat satu extranet
dengan supplier mereka. Ada sejumlah tipe aliansi,
seperti pembagian sumber daya, penetapan
hubungan permanen supplier-perusahaan, dan
penciptaan upaya riset bersama. Tipe yang paling
menarik adalah temporary joint venture (patungan
sementara), di mana beberapa perusahaan
membentuk satu organisasi khusu untuk sebuah
misi yang spesifik selama kurun waktu tertentu. Ini
merupakan satu contoh korporasi virtual (virtual
corporation), yang bisa jadi merupakan bentuk
organisasi perusahaan yang lazim di masa datang.
Satu tupe aliansi bisnis yang lebih permanen, yang
menghubungan perusahaan manufaktur, supplier,
dan korposari finansial dikenal dengan sebutan
Smart In Organization
161
keiretsu suatu istilah dalam bahasa Jepang yang
berarti suatu aliansi bisnis permanen. Demikian
juga, supply chain mangement dapat dimudahkan
oleh extranet. Tipe aliansi ini, juga yang lain, akan
sangat didukung oleh teknologi informasi yang
beragam, mulai dari EDI hingga transmisi
elektronis. peta dan gambar.
Electronic commerce (EC) merupakan
konsep baru yang bisa digambarkan sebagai proses
jual beli barang atau jasa padan World Wide Web
Internet (Shim, Qureshi, Siegel, Siegel, 2000) atau
proses jual beli atau pertukaran produk, jasa dan
informasi melalui jaringan informasi termasuk
Internet (Turban, Lee, King, Chung, 2000). EC
memungkinkan
perusahan
kecil
menengah
melakukan pemasaran dengan tujuan pasar global.
Pemasaran langsung tradisional dilakukan dengan
mail order (katalog) dan telepon (telemarking).
Pada 2005, menurut Internet World Stats, pemakai
internet dunia mencapai 972.828.001 (hampir 1
milyar), di Indonesia diperkiran 16.juta pemakai.
Presentase terbesar dalah Amerika Utara (Amerika
Serikat dan Kanada) mencapai 68,2 % dari seluruh
penduduknya. Pada 1998, Amerika Serikat
diperkirakan terjadi penjualan sekitar 75 milyar
dolar, sedang dari jumlah tersebut, 2 milyar dolar
merupakan pemasaran langsung melalui komputer
(B2C). Angka ini kecil, namun berkembang lebih
dari 1.000 % dalam waktu kurang dari empat tahun.
Smart In Organization
162
Bloch et.al. (1996) merumuskan dampakdampak Electronic Commerce sebagai berikut (1)
Electronic commerce mempertinggi promosi
produk dan layanan melalui kontak langsung, kaya
informasi, dan interaktif dengan pelanggan. (2)
Electronic commerce menciptakan satu saluran
distribusi bagi produk yang ada, maka pujian layak
diberikan atas peluang untuk langsung menjangkau
pelanggan dengan sifat komunikasi yang langsung
dan dua arah. (3) Biaya pengiriman informasi ke
palanggan
melalui
internet
menghasilkan
penghematan substansial bagi pengirim (bila
dibandingkan dengan sistem pengiriman nonelektronis atau pengiriman melalui
VAN).
Penghematan paling besar terjadi ketika mengirim
digitezed product (seperti musik dan software)
dibanding bila harus dikirim secara paket fisik. (4)
Pengiriman produk dan layanan digital dapat
dikurangi hingga hanya dalam hitungan detik untuk
sampai ke tujuan. Juga, kerja administratif yang
berkaitan dengan pengiriman secara fisik, khusunya
yang melewati batas-batas internasional, dapat
dikurangi secara signifikan sebab memotong cycle
time hingga lebih dari 90 %. Satu contoh adalah
TradNet di Singapura, yang mengurangi waktu
administratif transaksi yang berhubungan dengan
pelabuhan dari hitungan hari ke menit. (5) Layanan
konsumen bisa betul-betul ditingkatkan dengan cara
memungkinkan pelanggan menemukan informasi
Smart In Organization
163
detil secara online (misalnya, FedEx yang
memungkinkan pelanggan mengetahui status
perjalanan kirimannya). Juga, inteligent agents bisa
menjawab pertanyaan-pertanyaan e-mail standar
dalam beberapa detik. Akhirnya, layanan pakar
manusia bisa diperlancar dengan menggunakan
perangkat lunak help-desk, misalnya. (6) Dalam
Web, pendatang baru bisa membangun citra
perusahaan dengan cepat. Yang dilakukan
Amazon.com selama tiga tahun baru bisa dicapai
oleh perusahaan tradisional selama beberapa
generasi. Citra perusahaan berarti kepercayaan
(trust) yang sangat penting artinya bagi penjualan
langsung. Perusahaan tradisional seperti Intel, WalMart, Dell Computers, dan Cysco menggunakan
aktivitas Web mereka untuk memperkokoh identitas
perusahaan dan citra mereknya.
Teknologi informasi telah membuktikan bahwa
perusahaan kecil dan menengah dapat menjadi
perusahaan besar kelas dunia dalam waktu yang
cukup singkat. Perusahaan Amazon, Yahoo, Ebay
sebagai contoh perusahaan yang menggunakan
teknologi informasi untuk menjadi perusahaan kelas
dunia. Semoga perusahaan-perusahaan kecil dan
menengah di Indonesia dapat meniru perusahaanperusahaan kecil dan menengah yang sukses tersebut,
yaitu menjadi perusahaan kelas dunia.