Implementasi dan Hambatannya

KNOWLEDGE MANAGEMENT SEBAGAI KEUNGGULAN KOMPETITIF
PADA USAHA KECIL MENENGAH (UKM) : IMPLEMENTASI DAN
HAMBATANNYA
Oleh :
Ikhlash Kautsar, F, STp
Mahasiswa Program Magister Manajemen dan Bisnis
Institut Pertanian Bogor
Angkatan E35
E-mail :
[email protected] / [email protected]
Blog :
Kautsar35e.blogstudent.mma.ipb.ac.id
PENDAHULUAN :
Usaha Kecil Menengah (UKM) telah berperan aktif dalam berbagai peningkatan
perekonomian dalam sebuah negara, tidak hanya di Indonesia, akan tetapi juga di
negara-negara sedang berkembang. UKM telah membantu masyarakat menjadi
sejahtera melalui penyediaan lapangan pekerjaan, transaksi perdagangan, penciptaan
nilai tambah bagi konsumen rumah tangga serta berkontribusi dalam meningkatkan
pendapatan daerah melalui yang dibayarkan.
Namun, berbagai permasalahan sering muncul sehingga menghambat pertumbungan
dan perkembangan UKM. Permasalahan tersebut datang baik dari luar maupun dari
dalam UKM itu sendiri. Salah satu permasalahan dalam lingkungan internal UKM
adalah keterbatasan penguasaan pengetahuan.
Disamping itu, keberadaan UKM semakin terancam ketika perusahaan-perusahaan
besar melalui produk-produk yang berkualitas dan berdaya saing tinggi dengan harga
penawaran yang terjangkau memasuki pasar Indonesia.
Oleh sebab itu diperlukan solusi yang dapat diimplementasi dengan sederhana untuk
menghadapi tantangan ini. Salah satu caranya adalah menciptakan daya saing melalui
implementasi Knowledge Management pada UKM. Menurut Kosasih dan Budiani, hal
ini seiring dengan pendapat Priambada bahwa Knowledge Management dapat
meningkatkan kinerja suatu perusahaan melalui budaya saling berbagi pengetahuan.
TINJAUAN PUSTAKA :
Manajemen
Griffin dalam Wikipedia mendefinisikan bahwa manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengkontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goal) secara efektif dan efisien. Selanjutnya dijelaskan bahwa
efektif berarti tujuan dicapai sesuai dengan rencana yang telah dibuat, sedangkan efisien
berarti tugas yang ada dilakukan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan jadwal.
Knowledge / Pengetahuan
Menurut Hendrik (2003) pengetahuan merupakan data dan informasi yang digabung
dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan serta motivasi dari sumber yang
kompeten. Terdapat 2 (dua) tipe pengetahuan, yaitu tacit knowledge dan explicit
knowledge, tacit knowledge adalah sesuatu yang tersimpan dalam otak manusia,
sedangkan explicit knowledge adalah sesuatu yang terdapat dalam dokumen atau tempat
penyimpanan lain selain di otak manusia (Uriarte, 2008).
Knowledge Management
Maimunah et al (2008:80-90) berpandangan bahwa Knowledge Management
merupakan aktifitas merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan
mengendalikan data dan informasi yang telah dimiliki oleh sebuah perusahaan yang
kemudian digabungkan dengan berbagai pemikiran dan analisa dari berbagai macam
sumber yang kompeten. Knowledge Management dapat dilihat sebagai sebuah
pendekatan yang menyeluruh dalam mencapai tujuan perusahaan dengan memfokuskan
pada pengetahuan (Bornemann et al, 2003).
Secara sederhana, Uriarte (2008) mendefinisikan Knowledge Management sebagai suatu
proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang kemudian dibagikan
kepada anggota dalam sebuah organisasi. Lebih lanjut, Uriarte menjelaskan bahwa
Knowledge Management merupakan proses suatu organisasi menciptakan nilai yang
bersumber dari asset organisasi yang berbasis pada pengetahuan dan intelektual.
Knowledge Management Sebagai Keunggulan Kompetitif
Menurut Bornemann et al (2003), keuntungan utama penerapan Knowledge
Management bagi organisasi adalah (1) adanya informasi pengetahuan yang lebih
transparan (2) terdapatnya proses penciptaan nilai tambah berbasis pengetahuan (3)
meningkatkan motivasi staff (4) meningkatkan daya saing, serta (5) keamanan dan
ketahanan organisasi untuk jangka panjang. Sedangkan Fajar (2009) berpendapatan
bahwa Knowledge Management bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan
melalui komunikasi dan meningkatkan penguasaan pengetahuan melalui transfer
pengetahuan (knowledge sharing).
Tujuan Knowledge Management adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki
pengoperasian perusahaan dalam meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba.
Konsep Knowledge Managemet pada sebuah perusahaan juga bertujuan untuk
meningkatkan kinerja dengan cara menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan, dimana
pengetahuan merupakan asset yang dapat dikelola sehingga dapat dikomunikasikan dan
digunakan secara bersama (Priambada et al, 2010). Disamping itu, penerapan
knowledge management juga dapat memberikan manfaat nyata bagi kinerja perusahaan
(Kosasih dan Budiani, 2007 : 80 – 88 ). Jika perusahaan mampu memanfaatkan
knowledge yang dimilikinya dengan baik, maka perusahaan tersebut akan memiliki
kompetitive advantage yang akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan (Ramzy, 2009).
Implementasi Knowledge Management dan Hambatannya
Priambada et al (2010) menjelaskan bahwa untuk merancang system Knowledge
Management yang dapat membantu suatu organisasi meningkatkan kinerjanya
diperlukan 4 (empat) factor, yaitu (1) aspek manusia, (2) aspek proses, (3) aspek
teknologi dan (4) aspek isi (content) berupa database pengetahuan. Menurut Naland
(2008) ada tiga tahap dalam mengimplementasikan Knowledge Management di
perusahaan, yakni mencari dan berbagi pengalaman, menempatkan infrastruktur
Knowledge Management dan budaya organisasi yang dapat memajukan perusahaan, dan
yang terakhir adalah menjaga serta mempertahankan pengetahuan agar tetap diwariskan
secara turun-temurun. Sedangkan Bornemann et al (2008) menjelaskan tahapan
implementasi Knowledge Management melalui gambar 1.
Selanjutnya, Priambada menjelaskan bahwa proses Knowledge Management System
(KMS) dalam sebuah organisasi akan berjalan dengan baik apabila terbentuk budaya
knowledge sharing, budaya ini dapat dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu (1)
menciptakan knowledge, (2) menangkap knowledge, (3) menjaring knowledge, (4)
menyimpan knowledge, (5) mengolah knowledge, serta (6) mendistribusikan knowledge.
Gambar 1. Proses Implementasi Knowledge Management (Bornemann et al, 2003)
Priambada (2010) menjelaskan bahwa menurut SECI model, suatu transfer pengetahuan
berlangsung berulang-ulang dan membentuk suatu siklus yang menyebabkan
pengetahuan menjadi berkembang. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 2, dimana
terjadi 4 (empat) proses dalam transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization,
combination dan internalization.
Gambar 2. Transfer pengetahuan menurut SECI model (Priambada, 2010)
Menurut Ramzy (2011), hal yang paling berpengaruh kuat dalam implementasi
Knowledge Management dalam organisasi adalah budaya (culture). Disamping itu,
penerapan Knowledge Management juga harus diikuti antara pengetahuan yang dimiliki
oleh intangible asset, yaitu setiap individu atau karyawan dalam suatu perusahaan dan
tangible asset seperti teknologi yang dimiliki oleh perusahaan (Kosasih dan Budiani,
2007 : 80-88)
Menurut Wijaya (2010) permasalahan dalam implementasi Knowledge Management
dikelompokan menjadi 2 (dua), yaitu (1) aspek software dan (2) aspek hardware. Aspek
software merupakan unsur manusia dan semua karakteristik atau keadaan yang
berhubungan dengan manusia, sedangkan yang dimaksud aspek hardware menunjuk
kepada tool, teknik dan juga lingkungan yang dilibatkan.
Sedangkan Uriarte (2008) berpendapat bahwa hambatan utama implementasi
Knowledge Management adalah perusahaan mengabaikan factor budaya dan manusia.
Dimana, dalam sebuah organisasi pengetahuan individu menjadi sangat bernilai, dan
oleh karena itu harus tercipta sebuah budaya saling berbagi tacit knowledge yang
dimiliki oleh setiap karyawan kepada karyawan yang lain.
Sejalan dengan itu, Ramzy (2011) menambahkan bahwa kesulitan untuk saling berbagi
disebabkan oleh beberapa factor, seperti (1) disamping sulit ditemukannya alat yang
dapat digunakan untuk saling berbagai pengetahuan juga belum semua orang bisa
menggunakannya, (2) sebagian orang beranggapan bahwa ilmu pengetahuan
memerlukan banyak biaya dan resources, (3) kultur organisasi yang belum sepenuhnya
sadar tentang pentingnya berbagi pengetahuan. (4) terdapat kompetisi dalam suatu
komunitas. Pada akhir tahun 1999, terdapat suatu survey yang membuktikan bahwa
tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan Knowledge Management adalah
mengubah perilaku anggota organisasi/karyawan untuk mendukung konsep ini.
UKM : Peran dan permasalahan
Usaha Kecil Menengah telah memberikan kontribusi yang cukup besar bagi
kesejahteraan masyarakat Indonesia dan penyediaan lapangan pekerjaan, seperti yang
terjadi di Kabupaten Boyolali, dimana UKM telah mempengaruhi peningkatan PDRB
kabupaten sebesar 4,22% dari total PDRB serta berimplikasi pada penyerapan tenaga
kerja sebesar 2.532 tenaga kerja (al habib et al, 2007). Disamping itu, Partomo (2004)
menyebutkan bahwa Industri kecil menyumbang pembangunan dengan berbagai jalan,
menciptakan kesempatan kerja, untuk perluasan angakatan kerja bagi urbanisasi, dan
menyediakan fleksibilitas kebutuhan serta inovasi dalam perekonomian secara
keseluruhan.
Akan tetapi sebagian besar UKM, khususnya Usaha Kecil di Indonesia sama sekali
tidak menerapkan sistem organisasi dan manajemen yang umum diterapkan di dalam
dunia bisnis modern. Banyak Usaha Kecil di mana pengusaha mengerjakan semua
kegiatan: produksi, pengadaan bahan baku, pemasaran, dan administrasi, dan tidak
menerapkan pembukuan, atau melakukannya dengan cara yang primitif (Tambunan,
2010). Oleh sebab itu, timbulah berbagai permasalahan yang dihadapi oleh UKM.
Hafsah (2004) menyebutkan bahwa pada umumnya permasalahan yang dihadapi oleh
UKM terdiri dari factor internal seperti (1) kurangnya permodalan, (2) SDM yang
terbatas, dan (3) lemahnya jaringan usaha, dan factor eksternal seperti (1) iklim usaha
yang belum sepenuhnya kondusif, (2) terbatasnya sarana dan prasarana usaha, (3)
Implikasi otonomi daerah, (4) implikasi perdagangan bebas, (5) produk dengan umur
yang pendek dan (6) terbatasnya akses pasar.
Menurut Tambunan (2008) penyebab utama rendahnya produktivitas di UMKM di
Indonesia (dan di negara sedang berkembang pada umumnya) adalah keterbatasan
teknologi dan SDM, dimana jumlah pengusaha UKM yang memiliki gelar diploma dari
universitas hanya berjumlah sekitar 2,20 persen. Fajar (2009) menambahkan bahwa
permasalahan yang sering dihadapi oleh UKM adalah permodalan, pemasaran,
kurangnya pengetahuan dan SDM yang kurang berkualitas, disamping penguasaan
pengetahuan yang menjadi factor penting untuk meningkatkan daya saing UKM. Fajar
menjelaskan bahwa kurangnya penguasaan pengetahuan menjadi kelemahan terbesar
bagi UKM, dimana hal ini berpengaruh terhadap kondisi internal UKM, yaitu (1)
kurangnya kesadaran dan kemauan untuk menerapkan pengatahuan yang tepat guna, (2)
keterbatasan modal untuk meningkatkan penguasaan teknologi, (3) kurangnya
kemampuan untuk memanfaatkan dunia usaha serta (4) kurangnya akses terhadap
sumber teknologi dan pengetahuan.
Saat ini, penguasaan pengetahuan adalah kunci untuk memenangkan persaingan.
Penguasaan pengetahuan dapat diwujudkan dalam bentuk teknologi, metode kerja dan
budaya kerja. Meningkatnya daya saing UKM akan berpengaruh terhadap produkvitas
dan kontribusi bagi negara. (Fajar, 2009). Sedangkan menurut Tambunan (2010), daya
saing sebuah perusahaan tersebut ditentukan oleh tujuh faktor, yaitu (1) keahlian atau
tingkat pendidikan pekerja, (2) keahlian pengusaha, (3) ketersediaan modal, (4) sistem
organisasi dan manajemen yang baik, (5) ketersediaan teknologi, (6) ketersediaan
informasi, serta (7) ketersediaan input-input lainnya.
PEMBAHASAN
Implementasi Knowledge Management Pada UKM
Tahun 1998 dan 2008 telah menjadi bukti bahwa UKM merupakan sector usaha yang
paling kuat bertahan menghadapi dampak krisis ekonomi global. Walaupun demikian,
banyak UKM di Indonesia yang jatuh ketika menghadapi kebijakan politik yang tidak
memihak, seperti kenaikan BBM dan TDL serta pemberlakuan aturan pajak oleh
pemerintah.
Pada dasarnya berbagai permasalahan yang dihadapi oleh UKM cenderung berulang
dari tahun ke tahun, dari periode ke periode, namun demikian masih banyak UKM yang
pada akhirnya harus gulung tikar karena tidak mampu menghadapi kondisi ini.
Permasalahanpun semakin kompleks dan rumit ketika UKM harus berhadapan tidak
hanya dengan masalah yang datangnya dari luar, tetapi juga masalah internal, seperti
minimnya tingkat pendidikan pemilik usaha, kurangnya modal, terbatasnya jaringan
distribusi dan pemasaran, produk dan pelayanan yang kalah bersaing, hingga
manajemen internal yang terbatas, baik dalam hal pengetahuan maupun pengalaman.
Menghadapi era perdagangan yang semakin bebas dan terbuka, UKM harus dengan
segera berbenah dan memperbaiki diri sehingga mampu bersaing tidak hanya dengan
UKM dari negara maju tetapi juga perusahaan-perusahaan multinasional yang telah
melakukan ekspansi hingga ke berbagai negara. UKM dari negara maju telah
melakukan ekspor yang cukup signifikan ke Indonesia, seperti China, India, Jepang,
Korea dan negara maju lainnya.
Tanpa disadari, setiap hari semakin mudah menemukan berbagai produk dari negara
luar di setiap pusat perbelanjaan, baik modern maupun tradisional. Usaha Kecil dan
Menengah tidak bisa tinggal diam menunggu uluran tangan dari pemerintah ataupun
lembaga besar lainnya, akan tetapi harus mampu bertindak proaktif untuk menghadapi
tantangan ini.
Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan meng-implementasikan
Knowledge Management dalam tubuh organisasi / perusahaan. Seperti yang telah
dijelaskan, bahwa Knowledge Management menurut uriarte merupakan proses suatu
organisasi menciptakan nilai yang bersumber dari asset organisasi yang berbasis pada
pengetahuan dan intelektual. Asset UKM yang berupa tacit knowledge seperti
pengetahuan yang dimiliki oleh setiap individu atau staff pada perusahaan merupakan
modal berharga yang kemudian dapat dikembangkan menjadi keunggulan perusahaan.
Seperti yang disyaratkan oleh Priambada, bahwa 4 (empat) aspek yang diperlukan
dalam merancang suatu system Knowledge Management, yaitu (1) manusia, (2) proses,
(3) teknologi dan (4) isi (content). Aspek-aspek yang disyaratkan tersebut pada
umumnya telah tersedia dalam sebuah organisasi UKM, khususnya aspek manusia,
proses dan teknologi. Namun, aspek isi (content) dalam sebuah UKM masih berupa
tacit knowledge yang harus digali dari setiap individu dan kemudian didistribusikan.
Aspek manusia yang dimaksud dalam sebuah organisasi UKM adalah individu-individu
yang terlibat dalam organisasi UKM, baik di lingkungan internal maupun eksternal
perusahaan. Dalam internal perusahaan, individu dapat berarti seluruh staff atau
karyawan dalam seluruh level jabatan dan divisi yang secara aktif bekerja dalam sebuah
UKM. Meliputi pemilik usaha, manager, supervisor, kepala bagian, staff bagian, hingga
karyawan honorer. Sedangkan dalam ektsternal perusahaan meliputi pelanggan,
supplier, distributor, dinas UKM kota / daerah, dan pihak-pihak luar perusahaan yang
terkait dengan aktivitas UKM.
Aspek proses dalam sebuah organisasi UKM adalah proses-proses yang terjadi dalam
aktivitas kerja. Aspek proses meliputi berbagai proses yang terdapat pada UKM seperti
pada bagian produksi, pelayanan, penjualan dan pemasaran, administrasi, keuangan dan
lain sebagainya. Aspek proses merupakan suatu kasus yang dapat dijadikan dasar dalam
penggalian tacit knowledge. Sedangkan teknologi adalah metode atau tools yang
digunakan untuk membantu agar proses-proses yang terjadi dalam UKM berjalan
dengan lebih mudah, lebih cepat dan lebih baik.
Proses implementasi Knowledge Management menurut Bornemann et al dimulai dengan
mengumpulkan informasi, melakukan analisis kemudian perancangan dan dilanjutkan
dengan institusionalisasi dan evaluasi. Tahapan evaluasi dilakukan kembali pada saat
mengumpulkan informasi dan melakukan analisis. Proses ini terus berulang sehingga
menjadikan implementasi Knowledge Management terus berkembang.
Pada tahapan pengumpulan informasi, suatu UKM harus mendefinisikan terlebih dahulu
goal atau tujuan yang ingin dicapai, apakah meningkatkan kapasitas produksi,
meningkatkan kinerja karyawan, meningkatkan penjualan, memperbaiki pelaporan dan
lain sebagainya. Penetapan goal ini sangat penting karena akan mengarahkan knowledge
yang dimiliki untuk dirancang menjadi sebuah solusi yang dapat menyelesaikan
permasalahan yang terjadi.
Pada tahapan ini, setiap individu dalam perusahaan dapat berperan dalam memberikan
informasi ataupun mengeluarkan tacit knowledge yang dimiliki. Tacit knowledge yang
ada terkait dengan tujuan ataupun goal terdapat pada individu-individu yang berperan
aktif dalam pekerjaannya. Sebagai contoh, tujuan UKM adalah meningkatkan efisiensi
produksi, maka tacit knowledge yang dimiliki terdapat pada seluruh staff produksi,
penyelia hingga manager.
Pengumpulan informasi dapat dilakukan melalui berbagai forum, seperti diskusi, rapat,
atau bahkan sekedar komunikasi dan tukar pikiran dengan atau diantara seluruh
karyawan yang terlibat. Pengumpulan informasi dapat dilakukan oleh manager ataupun
tim yang berwenang melaksanakan knowledge management, disamping harus segera
didokumentasikan secara tertulis dalam sebuah dokumen.
Setelah seluruh informasi yang berupa knowledge ataupun berbagai uraian tentang
pekerjaan terkumpul, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisa terhadap
informasi tersebut. Analisa dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah
informasi yang berhasil dikumpulkan dapat diterima atau tidak. Sesuai dengan goal
yang telah ditetapkan, maka seharusnya analisa yang dilakukan mengarah kepada
pencapaian goal atau tujuan awal. Analisa dapat dilakukan dengan sederhana melalui
diskusi atau rapat terbatas yang dihadiri oleh manager serta individu yang memiliki
kemampuan analisa yang lebih. Keterbatasan kualitas sumber daya UKM dalam
melakukan analisa dapat ditangani melalui peran pihak ketiga yang dapat mengarahkan
dan membimbing, seperti dinas UKM kota atau daerah, lembaga yang focus pada
pengembangan UKM dan lain sebagainya.
Langkah ketiga adalah merancang (design) yang berarti menemukan solusi dan
mengimplementasikan-nya di lapangan. Hasil analisa informasi akan mengarahkan
informasi-informasi yang didapat untuk dipilih yang selanjutnya akan mengarahkan
kepada jawaban atas goal atau tujuan yang ingin dicapai. Pilihan-pilihan informasi
tersebut selanjutnya dapat menjadi sebuah solusi atau menjadi dasar ditemukannya
solusi baru yang dikembangkan setelah melalui tahapan analisa. Informasi berupa solusi
ini kemudian diimplementasikan di lapangan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau
perusahaan, dalam hal ini adalah UKM.
Dalam mengimplementasikan solusi yang telah didapat, diperlukan sebuah tindakan
nyata berupa institutionization. Dimana, pada tahapan ini, sebuah proyek atau program
yang dicanangkan, disusun dengan lebih rapih baik dalam hal organisasi, administrasi,
dan pelaksanaannya, kemudian menentukan penanggung jawab implementasi dan
pelaksana. Tidak sampai disana, implementasi ini harus diawasi, dikendalian dan
dievaluasi secara terus menerus. Proses evaluasi yang dilakukan kemudian diarahkan
kepada pelaksanaan pengumpulan informasi dan analisa kembali, sehingga terjadi
perbaikan secara terus menerus dan berkelanjutan untuk mencapai goal atau tujuan
perusahaan.
Faktor penting dalam menerapkan Knowledge Management dalam sebuah UKM adalah
Knowledge Sharing atau berbagi pengetahuan, seperti yang disebutkan oleh Priambada
bahwa dalam melakukan berbagi pengetahuan setidaknya dibutuhkan 6 (enam) tahapan,
yaitu menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, serta
mendistribusikan knowledge.
Menciptakan pengetahuan berarti seseorang dalam perusahaan (UKM) menemukan cara
baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how dalam sebuah pekerjaan.
Proses penciptaan ini dapat terjadi karena adanya informasi baru yang diterima, baik
melalui pengamatan, diskusi, ataupun adanya pengetahuan baru yang kemudian
dimodifikasi dan diolah sehingga membuat suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan
lebih cepat, lebih mudah dan lebih baik. Hal seperti ini dapat ditemukan dalam sebuah
proses produksi, strategi pemasaran, maupun menyelesaikan suatu permasalahan yang
umum terjadi di perusahaan.
Menangkap pengetahuan berarti seorang atau sekelompok individu dalam perusahaan
mengidektifikasi suatu pengetahuan yang bernilai yang kemudian direpresentasikan
kedalam suatu cara yang logis dan diterima akal untuk dilakukan. Pengetahuan yang
ditangkap dapat berasal dari berbagai sumber, baik itu dari lingkungan eksternal
maupun dari internal perusahaan.
Selanjutnya adalah menjaring pengetahuan, yaitu suatu proses penempatan pengetahuan
dalam sebuah konteks atau dokumen agar dapat ditindaklanjuti. Menjaring pengetahuan
menunjukkan seberapa dalam kualitas tacit knowledge yang ada atau dimiliki oleh
setiap individu dalam perusahaan yang ditangkap bersamaan dengan explicit knowledge.
Secara sederhana, setiap individu harus mampu secara bersamaan menjaring tacit
knowledge dan explicit knowledge yang ada untuk kemudian dituangkan dalam sebuah
metode yang dapat ditindaklanjuti untuk digunakan atau diterapkan dalam perusahaan.
Seluruh pengetahuan yang telah diciptakan, ditangkap dan dijaring, kemudian disimpan
dalam sebuah media penyimpanan yang tersusun dengan baik dan rapih. Pengetahuan
yang disimpan dapat berbentuk dokumen, baik yang dapat diakses langsung ataupun
harus menggunakan piranti lunak untuk mengaksesnya. Penyimpanan ini dilakukan
sebagai bank data pengetahuan yang kemudian dapat diakses oleh setiap individu yang
terdapat dalam organisasi.
Seiring dengan berjalannya waktu, pengetahuan akan selalu berkembang mengikuti
dinamisnya kondisi perusahaan dan lingkungan. Oleh karena itu, suatu pengetahuan
yang telah disimpan dalam bank data pengetahuan harus selalu diupdate, baik dengan
cara menambahkan dengan pengetahuan yang baru atau melakukan perubahan atau
perbaikan pengetahuan dengan perkembangan yang ada. Mengolah pengetahuan juga
dapat dilakukan dengan cara melakukan analysis ulang pada pengetahuan yang dimiliki
untuk disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan lingkungan terbaru. Tingkat
pengolahan pengetahuan akan menunjukkan seberapa besar perusahaan serius
menghadapi dan menjawab berbagai tantangan yang dihadapi.
Seluruh pengetahuan yang dimiliki dalam sebuah perusahaan (UKM) tidak akan
bermanfaat jika tidak mampu disebarkan atau didistribusikan kepada seluruh individu
yang ada dalam perusahaan. Uriarte menjelaskan bahwa yang menjadi permasalahan
dalam implementasi Knowledge Managament adalah factor budaya dan manusia,
dimana yang dimaksud budaya disini adalah budaya untuk saling berbagi tacit
knowledge. Distribusi pengetahuan dapat dilakukan melalui 2 (dua) cara, yaitu (1) direct
atau langsung dari individu ke individu baik melalui cara yang disengaja ataupun tidak
disengaja, (2) central atau terpusat dari individu kepada organisasi yang kemudian
didistribusikan kepada seluruh individu yang berada dalam organisasi.
Seperti yang dijelaskan oleh Priambada melalui SECI model, dimana suatu knowledge
transfer yang berulang-ulang dan membentuk suatu siklus akan menyebabkan
pengetahuan menjadi berkembang melalui 4 (empat) proses, yaitu socialization,
externalization, combination dan internalization. Secara tidak langsung, hal tersebut
dilakukan oleh UKM dengan cara yang sederhana. Dimana pemilik usaha ataupun
individu yang memiliki tacit knowledge seperti metode atau proses tertentu secara
langsung mendistribusikan tacit knowledge yang dimiliki kepada individu lain sesuai
dengan kebutuhan. Suatu tacit knowledge yang dimiliki oleh UKM tidak pernah
diproses menjadi explicit knowledge sehingga menyebabkan knowledge transfer
menjadi tidak terstandarkan.
Implementasi Knowledge Management memungkinkan dilakukan dalam sebuah UKM
karena :
a. UKM memiliki jumlah karyawan yang relative sedikit dibandingkan dengan
perusahaan-perusahaan besar, sehingga akan memudahkan implementasi
knowledge Management
b. Proses dan teknologi yang terdapat pada UKM relative sederhana
c. Management atau pengelolaan perusahaan yang relative sederhana
Hambatan implementasi Knowledge Management pada UKM
Disamping berbagai factor yang memungkinkan di-implementasikannya Knowledge
Management, juga terdapat hambatan-hambatan yang menyebabkan knowledge
managemet menjadi sulit untuk diterapkan pada UKM, yaitu :
a. Tidak adanya alat atau tools dalam menerapkan Knowledge Management pada
UKM
b. Adanya anggapan bahwa knowledge management membutuhkan modal yang
besar
c. Kualitas sumber daya manusia yang terbatas menyebabkan kurangnya
penguasaan pengetahuan sehingga sulit menerima metode baru
Seperti yang telah disebutkan oleh Ramzy, bahwa salah satu factor yang membuat
sulitnya untuk berbagi pengetahuan adalah sulit ditemukannya alat yang dapat
digunakan untuk saling berbagi, disamping itu belum semua orang bisa
menggunakannya. Sarana dan prasarana yang dimaksud disini alat tools (alat) tersebut
yang dapat digunakan secara standar oleh pelaku usaha atau UKM.
Istilah Knowledge Management bisa dikatakan sebagai sesuatu yang baru bagi UKM,
oleh karena itu ketidaktersediaan tools yang memadai memungkinkan UKM kesulitan
untuk mengimplementasikannya. Disamping itu juga perlu adanya pengetahuan dan
pemahaman terlebih dahulu mengenai Knowledge Management itu sendiri.
Suatu metode atau pengetahuan yang baru biasanya identik dengan biaya, dengan kata
lain dibutuhkan biaya yang cukup besar untuk mendapatkan pengetahuan yang
dibutuhkan. Biaya tersebut dibutuhkan baik untuk mengikuti pelatihan, seminar,
program short course maupun melalui pendidikan formal. Oleh karena kertebatasan
dana, maka pengetahuan menjadi sulit didapatkan untuk digunakan ataupun
dikembangkan dalam perusahaan.
Dalam menerapkan Knowledge Management, sesungguhnya tidak membutuhkan biaya
yang besar. Knowledge Management merupakan suatu metode yang dapat dilakukan
oleh seluruh bagian secara mandiri tanpa harus adanya pihak ketiga yang selalu
mendampingi. Walaupun demikian, dibutuhkan awalan sehingga sebagian atau seluruh
staff memahami, mengerti dan mampu melaksanakan Knowledge Management.
Hambatan lainnya adalah kualitas sumber daya manusia pada UKM yang terbatas,
menyebabkan kurangnya penguasaan pengetahuan sehingga relative sulit untuk
menerima suatu metode baru seperti Knowledge Management. Seperti yang disebutkan
oleh Tambunan, bahwa jumlah pengusaha UKM yang memiliki gelar diploma dari
universitas hanya berjumlah sekitar 2,20%.
Keterbatasan ini secara langsung menimbulkan permasalahan tidak hanya pada saat
implementasi Knowledge Management, namun juga pada saat belum dilaksanakan.
Keterbatasan penguasaan pengetahuan menyebabkan UKM menjadi terhambat dalam
mengimplementasikan teknologi-teknologi atau metode-metode yang secara umum
dilaksanakan. Sebelum di-implementasikan-nya Knowledge Management, UKM sudah
disibukkan terlebih dahulu oleh permasalahan internal yang dapat menghambat dan
mengganggu laju pertumbuhan dan perkembangan usaha.
KESIMPULAN & SARAN
Menghadapi kondiri persaingan yang demikian ketat, impelementasi Knowledge
Management dapat menjadi solusi bagi UKM, disamping dapat meningkatkan
produktifitasnya juga dapat meningkatkan daya saing UKM. Implementasi Knowledge
Management pada sebuah UKM dapat diterapkan melalui beberapa tahapan, dimulai
dengan pengumpulan informasi, analisa, perancangan kemudian internalisasi dan
evaluasi. Implementasi Knowledge Management pada UKM dilakukan dengan cara
yang sederhana, hal ini dikarenakan oleh terdapatnya berbagai keterbatasan yang ada
pada UKM.
Faktor terpenting
yang mempengaruhi Knowledge Management dapat
diimplementasikan pada UKM adalah factor manusia dan budaya. Manusia sebagai
pelaku dan subjek utama UKM harus dapat menerima, menyadari, memahami dan
kemudian melaksanakan Knowledge Management secara tersistematis. Sedangkan
budaya yang mempengaruhi implementasi Knowledge Management pada UKM adalah
budah Knowledge Sharing atau berbagi pengetahuan. Tanpa didukung oleh keduanya,
maka implementasi Knowledge Management tidak dapat berjalan dengan baik.
Disamping itu, terdapat berbagai hambatan yang menyebabkan Knowledge
Management menjadi sulit untuk dapat diimplementasikan pada UKM, yaitu tidak
adanya alat yang bisa digunakan untuk mengimplementasikan Knowledge Management
pada UKM, anggapan bahwa suatu pengetahuan membutuhkan biaya yang besar serta
terbatasnya kualitas sumber daya manusia sehingga membuat penguasaan pengetahuan
menjadi kurang.
Saran yang dapat diberikan terkait dengan implementasi Knowledge Management pada
UKM adalah perlu dilakukan penelitian lebih lanjut mengenai tools yang dapat
digunakan secara sederhana serta pengaruh implementasi Knowledge Management pada
UKM. Agar suatu UKM dapat mengimplementasikan Knowledge Management, maka
ada beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu :
a. Memberikan pemahaman dan pengetahuan secara menyeluruh kepada UKM
b. Mengarahkan UKM untuk dapat mengimplementasikan Knowledge
Management secara mandiri
c. Melakukan evaluasi dan pengawasan implementasi Knowledge Management
secara terus menerus
d. Tools atau alat yang digunakan haruslah sesederhana mungkin, sehingga dapat
diterima dan dijalankan
e. Merubah mind set UKM untuk lebih terbuka terhadap berbagai pengetahuan
baru
DAFTAR PUSTAKA
Al Habib, Ismail, Jacom, Harry, dan Riyanto, Hendro. Kebijakan Ekonomi Mikro Kab.
Boyolali 2006, Lambaga Kajian untuk Transformasi Sosial, 2007, Boyolali, Jawa
Tengah
Anonym, Manajemen, diakses dari http://id.wikipedia.co.id/manajemen pada Januari,
24, 2011
Bornemann, Manfred et al, An Illustrated Guide to Knowledge Management,
Wissenmanagement Forum, 2003, Graz, Austria
Fajar,
Knowledge Management dan Impelementasinya, diakses dari
fajar205140016.blogspot.com/2009/01/knowledge-management-danimplementasi.html
http://
Hafsah, Upaya Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah, Buletin Infokop nomor 25
tahun XX, 2004
Hendrik, Sekilas Tentang Knowledge Management, Ilmukomputer.com, 2003
Kosasih dan Budiani, Pengaruh Knowledge Management terhadap kinerja karyawan :
Studi kasus departemen front office Surabaya plaza hotel, Jurnal Manajemen
Perhotelan, FE, Universitas Kristen Petra, Vol. 3 No. 2, September 2007 : hal 80 –
88
Maimunah, El Rayeb, S. Augury, Siti, Knowledge Management Sebagai Salah Satu
Jembatan Pengembangan Institusi Unggulan, Jurnal AMIK Raharja, Vol. 2, No. 1,
2008 : 80 – 90
Naland, F. Riany, Implementasi Knowledge Management di Hyundai Motor, diakses
dari http:// rainynaland.wordpress.com/2008/09/16/implementasi-knowledgemanagement-di-hyundai-motor/ pada Januari, 18, 2011
Partomo, S Tiktik, Usaha Kecil Menengah dan Koperasi, Working Paper Series No. 9,
Pusat Studi Industri dan UKM, Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti, 2004
Priambada D. Boy, Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan,
Program Pascasarjana Ilmu Komputer, IPB, 2010, Bogor
Ramzy, Knowledge Management Sebagai Competitive Advantage, 2009, diakses dari
http:// km.gunarta.net/node/37, diakses pada Januari, 18, 2011
Tambunan, Tulus, Ukuran Daya Saing Koperasi dan UKM, Backgound studi RPJM
Nasional 2010 – 2014, Bidang Pemberdayaan Koperasi dan UKM, Bappenas,
2010
Tambunan, Tulus, Masalah Pengembangan UKM di Indonesia : Sebuah Upaya Mencari
Jalan Alternatif, Bahan diskusi Forum Keadilan Ekonomi (FKE) Institute for
Global Justice, Jakarta, 28 September 2008
Uriarte A. Filemon, Introduction to Knowledge Management, ASEAN Foundation,
2008, Jakarta, Indonesia
Wijaya Marcel, Knowledge dan Implementasinya yang tidak tanpa kendala, diakses dari
http://marcelwijayacc.wordpress.com/2010/10/17/knowledge-management-danimplemetasinya-yang-tidak-tanpa-kendala/ pada Januari, 18, 2011