User Manual - Soft

.
c
n
I
!
@
ft
Petunjuk Pemakaian
Library-2000
o
S
Soft-@! Inc.
www.solusipintar.com
[email protected]
Hak cipta dilindungi undang-undang
Kata Pengantar
Dalam kegiatan kesehariannya, staf perpustakaan sering merasa kesulitan dalam mengelola buku-buku,
majalah ataupun media lainnya beserta transaksi peminjaman dan pengembaliannya. Bila jumlah buku
cukup banyak, pengelolaan perpustakaan secara manual menjadi tidak relevan lagi. Apalagi jika
transaksi peminjaman buku cukup sering. Kesulitan dalam memonitor jumlah buku di tempat dan juga
yang dipinjam akan terasa.
Library-2000 adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu staf perpustakaan dalam
menjalankan aktifitas kesehariannya daam mengelola buku dan transaksinya. Dengan cara ini, staf
perpustakaan dapat mencari buku dengan cepat, memonitor jumlah buku, mengecek peminjaman buku
serta pengembaliannya. Termasuk yang dikelola disini adalah transaksi pengadaan buku dan juga
perubahan kondisi buku karena rusak atau pun hilang.
.
c
n
I
!
Kami berharap perangkat lunak ini dapat memberikan sumbangan nyata bagi masyarakat pada
umumnya dan dunia pendidikan di Indonesia pada khususnya dalam menjalankan administrasi
perpustakaan sehari-hari.
Bandung, September 2001
@
ft
Soft-@! Inc.
Developer
o
S
Library-2000
2
Daftar Isi
1. PENDAHULUAN
5
1.1 APAKAH LIBRARY-2000 ?
1.2 DESKRIPSI FUNGSIONAL LIBRARY-2000
1.3 PERSYARATAN HARDWARE DAN SOFTWARE
1.4 PEMAKAI LIBRARY-2000
5
5
6
6
.
c
2. MEMANFAATKAN LIBRARY-2000
2.1 INSTALASI LIBRARY-2000
2.1.1 INSTALASI
2.1.2 SETUP INTERBASE VERSI 5.5
2.1.3 SETUP DATABASE (ODBC)
2.1.4 MENYESUAIKAN DIREKTORI AKTIF
2.2 MEMULAI LIBRARY-2000
2.3 MENU PADA LIBRARY-2000
3. PENGISIAN DATA
@
ft
n
I
!
7
7
7
7
7
8
9
11
13
3.1 PENGISIAN DATA RUJUKAN
3.2 PENGISIAN DATA ANGGOTA
3.3 PENGISIAN DATA BUKU
3.4 PENGISIAN DATA KATEGORI ANGGOTA
3.5 PENGISIAN DATA STAF
3.6 PENGISIAN KATEGORI BUKU
3.7 PENGISIAN DATA STANDAR DEWEY
3.8 PENGISIAN DATA RAK
3.9 PENGISIAN DATA AGAMA
3.10 PENGISIAN DATA RUANG
15
16
16
17
18
19
20
23
23
24
4. PENGISIAN TRANSAKSI
26
4.1 PEMINJAMAN BUKU
4.2 PENGEMBALIAN BUKU
4.3 PENGADAAN BUKU
4.4 PERUBAHAN KONDISI
26
28
30
32
5. PENCETAKAN LAPORAN
34
5.1 PENCETAKAN LAPORAN DATA RUJUKAN
5.2 PENCETAKAN LAPORAN DATA BUKU
5.3 PENCETAKAN LAPORAN DATA ANGGOTA
5.4 PENCETAKAN LAPORAN PEMINJAMAN
5.5 PENCETAKAN LAPORAN PENGADAAN
5.6 PENCETAKAN LAPORAN PERUBAHAN
35
35
36
38
39
40
o
S
Library-2000
3
6. PEMAKAIAN UTILITAS
42
6.1 RESET FILE MASTER/RUJUKAN
6.2 RESET FILE TRANSAKSI
6.3 UTILITAS BACKUP DATA
6.4 UTILITAS RESTORE DATA
6.5 UTILITAS SETUP PRINTER
6.6 UTILITAS SETUP PEMAKAI
6.7 UTILITAS KALKULATOR
42
42
42
43
43
44
45
.
c
7. KEAMANAN
n
I
!
7.1 DEFINISI PEMAKAI
7.2 DEFINISI KELOMPOK
7.3 DEFINISI PASSWORD
8. TIPS
@
ft
8.1 PEMAKAIAN FOTO
8.2 MENGATUR UKURAN CETAKAN
o
S
9. KONTAK SELANJUTNYA
Library-2000
46
46
46
46
47
47
47
49
4
1. Pendahuluan
1.1 Apakah Library-2000 ?
LIBRARY-2000 adalah perangkat lunak untuk mengelola administrasi perpustakaan pada umumnya,
baik yang terdapat di lembaga pendidikan, perusahaan maupun perpustakaan pribadi.
Dengan perangkat lunak Library-2000, pihak pengelola perpustakaan dapat menangani dengan lebih
baik data-data yang terkait dengan perpustakaan yang meliputi data buku, anggota, transaksi pinjam,
kembali, pengadaan dan perubahan kondisi buku. Data-data tersebut kemudian dapat diolah dan dilihat
dalam laporan yang disertakan. Bukan hanya itu saja, dengan fasilitas multi-penggunanya, Library-2000
memberikan kemungkinan untuk melibatkan sejumlah pemakai yang berbeda seperti guru, staf,
pengolah data, staf administrasi ataupun pimpinan untuk memanfaatkan secara langsung sesuai
kebutuhannya.
.
c
n
I
!
1.2 Deskripsi Fungsional Library-2000
LIBRARY-2000 dirancang untuk memenuhi kebutuhan administrasi perpustakaan yang secara umum
terdapat di lembaga pendidikan. Fasilitas yang dimiliki oleh Library-2000 adalah sebagai berikut :
•
Penanganan data rujukan yang meliputi data kategori anggota, anggota, staf, kategori buku, standar
dewey, buku, agama, ruang dan rak buku. Masing-masing data rujukan dapat diisi sesuai kebutuhan
perguruan tinggi yang bersangkutan. Foto cover buku dapat dimasukkan untuk memudahkan
pengenalan terhadap buku-buku yang ada.
•
Penanganan transaksi peminjaman buku, pengembalian, pengadaan dan perubahan kondisi buku.
Tiap transaksi memiliki status sehingga terhindar dari pengubahan data untuk transaksi yang sudah
terjadi. Transaksi ini akan melibatkan data-data buku dan juga anggota. Masing-masing transaksi
memiliki prosedur tertentu yang umum digunakan dalam perpustakaan.
•
Pencetakan berbagai laporan dengan berbagai format dan kriteria pemilihan. Laporan-laporan ini
terkait dengan data rujukan,transaksi serta laporan statistik buku.
•
Fasilitas grafik untuk sejumlah data penting yang sangat bermanfaat bagi pimpinan perpustakaan.
@
ft
o
S
Di samping fungsi-fungsi di atas, Library-2000 dilengkapi juga dengan fasilitas tambahan sebagai berikut
:
•
Antar muka grafis dengan standar Windows, menu pull down dan dapat memanfaatkan fasilitas input
(keyboard dan mouse) dan output (printer) sesuai standar Windows.
•
Fasilitas keamanan terhadap akses data dan aplikasi hanya untuk pemakai yang berhak dan
terdaftar pada aplikasi. Setiap pemakai memiliki password sendiri.
•
Fasilitas menu yang disesuaikan dengan kategori pemakai. Setiap kategori atau kelompok pemakai
memiliki menu yang berbeda.
•
Mendukung multi user pada pemakaian secara bersamaan pada lingkungan jaringan komputer.
Dengan berbagai fasilitas tersebut, Library-2000 memberikan kemudahan bagi pengelola perpustakaan,
anggota dan pimpinan dalam menjalankan kegiatan administrasi perpustakaan.
Library-2000
5
1.3 Persyaratan Hardware dan Software
LIBRARY-2000 dapat dijalankan pada komputer yang memenuhi persyaratan perangkat keras
(hardware) minimal sebagai berikut :
•
•
•
•
•
PC IBM Compatible dengan prosesor kelas Pentium 100
Memori RAM sebesar 16 MB
Hard disk dengan ruang kosong 40 MB
Layar monitor SVGA
Keyboard dan mouse
Sedangkan perangkat lunaknya adalah sebagai berikut :
•
•
•
.
c
Windows 95 sebagai sistem operasi
Microsoft ODBC untuk interface ke database
Interbase Versi 5.5 sebagai back end database
n
I
!
Untuk pemakaian di jaringan, maka diperlukan sebuah server dengan spesifikasi minimal sbb. :
•
•
•
•
•
PC IBM Compatible dengan prosesor kelas Pentium 233
Memori RAM sebesar 64 MB
Hard disk dengan kapasitas yang cukup besar
Layar monitor SVGA
Keyboard dan mouse
@
ft
Sejumlah setting ODBC dan inisialisasi diperlukan agar aplikasi ini dapat dijalankan di lingkungan
jaringan. Hubungi distributor atau vendor aplikasi ini untuk pemakaian di jaringan.
o
S
1.4 Pemakai Library-2000
Pemakai Library-2000 dapat terdiri dari kelompok sebagai berikut :
•
•
•
•
Staf Administrasi(Kategori Operator)
Anggota Perpustakaan (Kategori Anggota)
Pimpinan Perguruan tinggi (Kategori Pimpinan)
Pengelola Pusat Data Komputer (Kategori Administrator)
Pemakai lainnya dapat ditambahkan sesuai kebijakan pimpinan dengan cara memasukkan nama
pemakai baru untuk kelompok yang telah didefinisikan (Operator, Anggota, Pimpinan dan Administrator).
Setiap pemakai harus didaftarkan dengan nama yang unik dan password untuk dapat mengakses
aplikasi Library-2000.
Library-2000
6
2. Memanfaatkan Library-2000
2.1 Instalasi Library-2000
2.1.1 Instalasi
InstalasiLibrary-2000 sangat mudah. Lakukan secara bertahap sbb. :
•
•
•
Masukkan disket instalasi yang pertama (Disk 1).
Jalankan setup.exe. Ikuti petunjuk selanjutnya.
Bila telah selesai, aplikasi disimpan pada direktori default C:\Program Files\Soft-Inc\LIBRARY-2000
dengan sub direktori EKSPOR untuk menampung ekspor data (backup data), sub direkotori BMP
yang berisi semua file bitmap yang digunakan, sub direktori FOTO untuk menampung foto siswa dan
Dosen serta subdirektori DATA untuk menampung data.
.
c
2.1.2 Setup Interbase Versi 5.5
n
I
!
Jalankan file install pada aplikasi Interbase dari CD atau tempat dimana aplikasi ini berada. Ikuti
petunjuk instalasi yang diberikn oleh Interbase. Setelah instalasi selesai, Interbase otomatis akan
diaktifkan pada komputer Anda.
Dengan fileLibrary.DAT yang disalinkan ke C:\Program Files\Soft-Inc\LIBRARY-2000\Data, maka Anda
sudah siap untuk memanfaatkan data contoh yang diberikan.
@
ft
2.1.3 Setup Database (ODBC)
Setelah instalasi selesai, lakukan setup ODBC. File Interbase ODBC telah terpasang setelah Anda
melakukan instalasi Interbase. Dengan file tersebut, selanjutnya kita definisikan koneksi ODBCnya.
o
S
• Bukalah Control Panel
• Klik pilihan ODBC 32 bit sehingga muncul layar sbb. :
Dialog ODBC
• Pilih page User DSN pada layar tersebut. Klik tombol Add sehingga muncul layar berikut :
Library-2000
7
.
c
n
I
!
Memilih driver ODBC
@
ft
• Pilih driver INTERSOLVE Interbase (atau driver lain yang kompatibel dengan Interbase 5.5) lalu
tombol Finish sehingga muncul dialog berikutnya :
o
S
Setting Data Source Name
• Isilah nama data sourcenya : Library. Description : <terserah Anda>. Network Protocol : <local>.
Database : C:\Program Files\Soft-Inc\LIBRARY-2000\ Data\Library.DAT.
• Selanjutnya, tekan tombol OK untuk menutup layar di atas. Simpan dan Anda telah memiliki definisi
Data Source tersebut pada komputer Anda.
2.1.4 Menyesuaikan direktori aktif
Dalam keadaan default, Anda tidak perlu menyesuaikan lokasi direktori aplikasi Library-2000. Jika Anda
menginstallnya dengan nama selain Library-2000, maka Anda perlu membuka file Library.INI dengan
Notepad dan mengedit definisi :
Library-2000
8
[LINGKUNGAN] pada bagian Direktori
Isi sesuai dengan direktori dimana aplikasi Library-2000 dipasang.
[DATABASE] pada bagian Database
Isi nama database yang digunakan. Biarkan nilai default ‘
DSN=Library’
.
Perhatikan, file inisialisasi Library.ini jangan sampai terhapus !!! Jika terjadi juga, salinlah backup file
tersebut dari sub direktori EKSPOR pada aplikasi Library-2000.
OK…
Anda siap menjalankan Library-2000. Sebagai tanda bahwa direktori terpasang dengan baik, Anda
akan lihat logo aplikasi terpasang pada layar. Agar logo lembaga atau perpustakaan Anda terpasang,
scan saja logo tersebut, beri nama USER.BMP dan simpan pada direktori Library-2000. Untuk foto-foto
lainnya lihat Foto.
.
c
Untuk memakainya pertama kali, gunakan UserID ADMIN dengan password ADMIN. Selanjutnya Anda
disarankan untuk mengganti password tersebut.
n
I
!
2.2 Memulai Library-2000
Setelah aplikasi Library-2000 diinstal, untuk menjalankannya Anda cukup melakukan salah satu cara
sebagai berikut :
@
ft
•
Pilih grup aplikasi yang telah dihasilkan pada proses instalasi. Tekan tombol mouse dua kali (double
click) pada icon aplikasi. Atau :
•
Aktifkan File Manager dan bukalah direktori aplikasi ini. Tekan tombol mouse dua kali setelah mouse
Anda menunjuk file aplikasi. Atau :
•
Bila Anda telah membuat shot cut aplikasi ini pada layar Windows 95, tunjuk short cut tersebut dan
tekan tombol mouse dua kali.
o
S
• Setelah itu, Anda akan mendapatkan tampilan untuk koneksi ke Interbase database sebagai berikut :
Koneksi ke Database
• Isilah password : masterkey (atau lainnya jika Anda telah mengubahnya di Interbase) untuk userid :
SYSDBA. Setelah itu akan muncul tampilan pembuka aplikasi Library-2000 sbb. :
Library-2000
9
Layar pembuka
.
c
• Klik tombol OK dan masukkan nama pemakai serta password Anda pada tampilan di bawah ini.
Dialog ini adalah dialog untuk koneksi keLibrary-2000 dan jangan dikacaukan dengan dialog koneksi
ke Interbase (lihat sebelumnya).
n
I
!
@
ft
o
S
Layar login
Nama pemakai serta passwordnya haruslah telah terdaftar sebelumnya (Mintalah Administrator untuk
mendaftarkan nama Anda). Dalam keadaan baru setelah diinstal, nama pemakai default adalah
ADMIN dengan password ADMIN. Pemakai ini diset memiliki kewenangan penuh untuk mengatur
pemakai lainnya (sebagai Administrator). Segera setelah diinstal, sangat disarankan agar Anda sebagai
Administrator mengganti password atau bahkan nama tersebut untuk keamanan pemakaian aplikasi ini.
Bila nama Anda atau password Anda salah, maka akan diberikan pesan sebagai berikut :
Pesan untuk login yang salah
Pengisian berikutnya diberi kesempatan sampai 3 kali. Bila masih gagal, maka aplikasi akan ditutup
dengan pesan bahwa Anda tidak berhak memakai aplikasi ini. Sedangkan bila berhasil, maka akan
ditampilkan menu sesuai kategori pemakai. Selanjutnya Anda siap memanfaatkan aplikasi sesuai
kebutuhan Anda.
Gunakan data sampel yang sengaja diisi untuk mencoba dan mempelajari aplikasi ini. Data tersebut
dapat Anda hapus setelah Anda siap memasukkan data yang sebenarnya. Lihat topik Reset File Master
dan Reset File Transaksi untuk keterangan lebih lanjut.
Library-2000
10
2.3 Menu pada Library-2000
LIBRARY-2000 memiliki menu pull down dengan pengelompokkan sebagai berikut :
Data Induk
Kategori Anggota
Anggota
Staf
Kategori Buku
Standar Dewey
Buku
Agama
Ruang
Rak
.
c
TransaksiTransaksi
Peminjaman
Pengembalian
Pengadaan
Perubahan Kondisi
n
I
!
Utilitas
Reset File Master
Reset File Transaksi
Backup
Restore
Setup Printer
Setup Pemakai
Kalkulator
Laporan
Buku
@
ft
o
S
Pilihan
Lengkap
Daftar Dosen Wali
Rekap
Stok Buku
Grafik
Anggota
Pilihan
Lengkap
Grafik
Peminjaman
Daftar Pinjaman
Buku Favorit
Sudah Jatuh Tempo
Daftar Kembali
Grafik Peminjaman
Pengadaan
Daftar Pengadaan
Prediksi Pengadaan
Grafik Pengadaan
Perubahan
Daftar Perubahan
Grafik Perubahan
Informasi
Daftar Isi
Tentang
Keluar
Library-2000
11
Menu-menu di atas adalah komposisi menu seluruhnya. Bagi pemakai kategori Administrator, menu
tersebut akan muncul seluruhnya. Sedangkan bagi pemakai pada kategori Operator, Anggota dan
Pimpinan, hanya sejumlah menu saja yang dimunculkan sesuai kategorinya. Untuk melihat
perbedaannya, Anda dapat memasukkan nama pemakai pada kategori-kategori tersebut.
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Library-2000
12
3. Pengisian Data
Pengisian data pada Library-2000 meliputi pengisian data rujukan dan data jadwal. Pengisian data
rujukan menggunakan dialog sebagai berikut :
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Kategori Anggota
Tombol kendali terdiri dari sejumlah tombol yang dapat digunakan untuk menambah, mengubah,
menghapus, melihat dan mencari data. Di samping itu juga terdapat tombol untuk maju mundur dari satu
baris data ke baris berikutnya dan tombol untuk menampilkan online help. Penjelasan lebih lanjut untuk
tiap tombol diberikan sbb. :
Lihat
Menampilkan dialog lihat sejumlah data yang telah dimasukkan sebelumnya. Tiap penekanan tombol ini
akan ditampilkan dialog sbb. :
Layar Lihat
Library-2000
13
Data-data yang telah ada dapat pula dicetak, bila diperlukan, dengan menekan tombol cetak. Penjelasan
tentang pencetakan dapat dilihat pada bagian selanjutnya.
Maju
Maju ke baris data berikutnya, jika ada.
Mundur
Mundur ke baris data sebelumnya, jika ada.
Tambah
Menambah data baru
Hapus
Menghapus data yang sedang aktif dilihat saat ini. Penghapusan dilakukan setelah mendapatkan
konfirmasi dari pengguna.
.
c
Batal
Membatalkan pengisian data terakhir yang aktif saat ini. Tombol ini tidak difungsikan jika tombol
Tambah tidak ditekan.
n
I
!
Cari
Menampilkan dialog pencarian berdasar kriteria field yang sedang ditunjuk saat ini (aktif). Pencarian
dilakukan dengan mencocokkan potongan kata atau kalimat dari sebelah kiri. Kriteria dapat dipilih bebas
sesuai dengan field yang diinginkan. Dialog pencarian diberikan sbb.:
@
ft
o
S
Layar pencarian
Kriteria pencarian otomatis akan diisi berdasar field yang ditunjuk. Sedangkan nilai/data yang dicari diisi
sesuai kebutuhan. Tombol Cari akan mencari kecocokan data tersebut dan memberikan pesan
pencarian (sukses atau gagal). Bila sukses, sistem akan membawa Anda ke baris data yang dimaksud.
Jika gagal, berarti data tidak ada dan Anda dapat menuliskan nilai data lainnya yang dicari.
Simpan
Menyimpan perubahan terakhir yang dilakukan.
Info
Menampilkan petunjuk pengisian data.
Keluar
Keluar dari dialog pengisian data.
Bagian berikutnya adalah bagian pengisian data yang merupakan bagian interaksi utama untuk
memanipulasi data secara langsung ke tabel atau file yang bersesuaian.
Untuk pengisian data
Library-2000
14
Ketik pada isian yang diinginkan
Untuk berpindah dari satu isian field ke isian berikut
Gunakan mouse atau tombol Tab
Untuk melihat isian di bagian berikutnya
Gunakan mouse untuk scroll vertikal ataupun horisontal
Layar dialog pengisian data menampilkan juga informasi jumlah data yang telah masuk untuk tabel atau
file yang bersesuaian. Tampilan diberikan di bagian kanan bawah.
3.1 Pengisian Data Rujukan
.
c
Data rujukan adalah data-data yang digunakan sebagai rujukan pada setiap transaksi data yang terdapat
di dalam aplikasi ini. Data rujukan meliputi sbb. :
Kategori Anggoya
Berisi data kategori anggota. Tiap kategori dapat diset batasannya masing-masing. Isilah sesuai dengan
field (informasi) yang ada. Bila ingin menambahkan data baru, gunakan tombol Tambah.
n
I
!
Anggota
Menampung data-data seluruh anggota perpustakaan. Sejumlah data anggota dimasukkan seperti nama,
tanggal lahir, status dan kategorinya. Gunakan tombol-tombol yang ada untuk melakukan operasi
penambahan, penghapusan atau sekedar melihat.
@
ft
Staf
Menampung data-data staf perpustakaan. Gunakan tombol-tombol yang ada untuk melakukan operasi
penambahan, penghapusan atau sekedar melihat.
o
S
Kategori Buku
Berisi data kategori buku dan karakteristiknya. Anda dapat mengeset buku yang hanya dibaca ditempat
atau boleh dipinjam pulang. Berbagai media non buku pun dapat dimasukkan seperti majalah dan media
elektronik dengan sejumlah penyesuaian. Gunakan tombol-tombol yang ada untuk melakukan operasi
penambahan, penghapusan atau sekedar melihat.
Standar Dewey
Berisi data kelompok buku sesuai standar Dewey. Sejumlah kelompok sudah dimasukkan dan Anda
dapat menambahkan sesuai kebutuhan.
Buku
Berisi data-data seluruh buku yang ada. Untuk judul buku dengan jumlah lebih dari satu, cukup
dimasukkan satu kali dan diset jumlahnya sesuai yang ada.
Agama
Berisi data rujukan agama.
Ruang
Berisi data ruang yang secara fisik ada di dalam perpustakaan.
Rak
Berisi data rak yang digunakan untuk menyimpan buku.
Setiap data rujukan memiliki kode yang unik yang membedakannya dengan kode lainnya. Pihak
perpustakaan dapat menetapkan kodifikasi sesuai kebutuhan. Maksimum kode yang diberikan terdiri dari
10 dijit alfabet.
Oleh karena pentingnya, kode-kode rujukan ini tidak boleh diubah seenaknya apalagi dihapus karena
akan berpengaruh terhadap data-data lainnya. Oleh karenanya, pihak pengelola sebaiknya menetapkan
dengan hati-hati sebelum diberlakukan. Bila terdapat perubahan kode, sebaiknya dilakukan dengan
menambah kode dan bukan menghapus kode yang lama.
Library-2000
15
Dialog pengisian sama seperti yang dijelaskan pada bagian pengisian data. Perbedaannya hanya
terletak pada field data apa yang harus diisikan. Secara umum field pada data rujukan adalah kode,
nama serta keterangan.
Untuk mengisi data rujukan, aktifkan menu Data Induk | Rujukan dan pilihlah jenis data rujukan yang
ingin diisi.
3.2 Pengisian Data Anggota
Data Mahasiswa diisi dengan memilih menu Data Induk | Anggota sehingga tampil dialog pengisian
data sebagai berikut :
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Pengisian data anggota
Isilah data-data sesuai field sbb. :
• No Anggota (harus ada dan unik). Bila telah ada fotonya maka akan dimunculkan.
• Nama (harus ada)
• Kelamin (harus ada)
• Agama. Pilih dari daftar yang diberikan.
• Tanggal Masuk
• Tanggal Keluar (jika sudah keluar).
• Alamat yang meliputi nama jalan, kota dan kodepos
• Status keanggotaan (harus ada). Pilih dari isian yang ada.
• Jenis keanggotaan (harus ada). Pilih dari daftar yang diberikan.
• Keterangan, diisi bila perlu
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
3.3 Pengisian Data Buku
Library-2000
16
Data Buku diisi dengan memilih menu Data Induk | Buku sehingga tampil dialog pengisian data sebagai
berikut :
.
c
n
I
!
@
ft
Pengisian Buku
o
S
Isilah data-data sesuai field sbb. :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kode Buku (harus ada dan unik). Bila telah ada fotonya maka akan dimunculkan.
Kode Dewey (harus ada dan dapat dipilih)
Judul (harus ada)
Pengarang (harus ada)
Penerbit (harus ada)
Jenis Buku (harus ada dan dapat dipilih)
Edisi
Tanggal Beli (harus ada)
Kondisi buku (harus ada dan dapat dipilih)
Jumlah (harus ada)
No Ruang dan No Rak, diisi sesuai letaknya
Keterangan, diisi jika perlu
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
3.4 Pengisian Data Kategori Anggota
Data diisi dengan memilih menu Data Induk | Kategori Anggota sehingga tampil dialog pengisian data
sebagai berikut :
Library-2000
17
.
c
n
I
!
@
ft
Kategori anggota
Isilah data-datanya sbb. :
•
•
•
•
Kode Jenis Anggota (harus ada)
Nama Jenis Anggota (harus ada)
Maksimum Jumlah Buku yang Boleh Dipinjam (harus ada)
Maksimum Judul Buku yang Boleh Dipinjam (harus ada)
o
S
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
3.5 Pengisian Data Staf
Data diisi dengan memilih menu Data Induk | Staf sehingga tampil dialog pengisian data sbb. :
Library-2000
18
.
c
n
I
!
Pengisian data staf
@
ft
Isilah data-datanya sbb. :
•
•
•
•
•
Kode staf (harus ada)
Nama staf (harus ada)
Alamat, lengkap dengan jalan, kota, kode pos dan nomor telpon
Jabatan
Keterangan
o
S
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
3.6 Pengisian Kategori Buku
Data diisi dengan memilih menu Data Induk | Kategori Buku sehingga tampil dialog pengisian data
sebagai berikut :
Library-2000
19
.
c
n
I
!
Kategori Buku
@
ft
Isilah data-data sesuai field sbb. :
•
•
•
•
•
•
Kode jenis buku (harus ada dan unik).
Nama jenis buku (harus ada)
Maksimum lama pinjam (harus ada, dalam satuan hari)
Denda telat (harus ada, dalam rupiah per hari keterlambatan)
Baca ditempat. Ya, berarti harus baca ditempat dan tidak boleh dibawa pulang.
Keterangan, diisi jika perlu
o
S
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
3.7 Pengisian Data Standar Dewey
Dalam perpustkaan dikenal klasifikasi Dewey. Tiap buku diberikan kode klasifikasi berdasarkan standar
yang dirumuskan oleh Dewey. Di bawah ini diberikan kategori utamanya :
•
* 000
+ 001 Computing
+ 010 Bibliographies
+ 030 General encyclopaedias
+ 050 General periodicals
+ 070 Newspapers and journalism
•
* 100 PHILOSOPHY
+ 150 Psychology
+ 160 Logic
+ 170 Ethics
+ 180 Ancient, Medieval, Oriental philosophy
+ 190 Modern Western philosophy
•
* 200 RELIGION
Library-2000
20
+ 220 Bible
+ 230 Christian doctrinal theology
+ 270 Christian Church history
+ 280 Christian denominations and sects
+ 290 Other religions
•
* 300 SOCIAL SCIENCES
+ 310 Statistics
+ 320 Political science
+ 330 Economics
+ 340 Law
+ 350 Public administration
+ 360 Social welfare
+ 370 Education
+ 380 Commerce
•
* 400 LANGUAGES
+ 410 Linguistics
+ 420 English and Anglo-Saxon
+ 430 German
+ 440 French
+ 450 Italian
+ 460 Spanish
•
* 500 PURE SCIENCES
+ 510 Mathematics
+ 520 Astronomy
+ 530 Physics
+ 540 Chemistry
+ 550 Geology
+ 570 Biological Sciences
+ 580 Botany
+ 590 Zoology
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
•
* 600 TECHNOLOGY (Applied Sciences)
+ 610 Medical Sciences
+ 620 Engineering
+ 630 Agriculture
+ 650 Business and management
+ 660 Chemical technology
+ 690 Buildings
•
* 700 THE ARTS
+ 710 Town and landscape planning
+ 720 Architecture
+ 730 Sculpture
+ 740 Drawing
+ 750 Painting
+ 760 Graphic arts
+ 770 Photography
+ 780 Music
+ 790 Theatre and recreation, films
•
* 800 LITERATURE
+ 810 American
+ 820 English and Anglo-Saxon
+ A820 Australian
+ 830 German
+ 840 French
+ 850 Italian
+ 860 Spanish
+ A860 Spanish American
Library-2000
21
+ 869 Portuguese
+ 890 Other literatures
•
* 900 GEOGRAPHY AND HISTORY
+ 910 Geography
+ 920 General biography
+ 930 Ancient history
+ 940 History of modern Europe
+ 950 History of modern Asia
+ 960 History of modern Africa
+ 970 History of North America
+ 980 History of South America
+ 990 History of Australia and Pacific regions
Standar di atas dapat dikembangkan sesuai kebutuhan. Semakin banyak jumlah dijitnya, semakin detil
klasifikasi yang digunakan. Dengan pemanfaatan standar dewey, maka pencarian buku dapat lebih
mudah dilakukan. Pengelola perpustakaan dapat menggunakan standar dewey atau membangun sendiri
klasifikasi sesuai kebutuhan.
.
c
n
I
!
Data diisi dengan memilih menu Data Induk | Standar Dewey sehingga tampil dialog pengisian data
sebagai berikut :
@
ft
o
S
Klasifikasi Dewey
Dialog ini memiliki sejumlah data sbb. :
•
•
•
Kode (harus diisi dan unik)
Nama klasifikasi (harus diisi)
Keterangan
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
Library-2000
22
3.8 Pengisian Data Rak
Data diisi dengan memilih menu Data Induk | Rak sehingga tampil dialog pengisian data sbb. :
.
c
n
I
!
@
ft
Pendefinisian rak
o
S
Isilah data-data sesuai field sbb. :
•
•
•
Kode rak (harus ada dan unik).
Nama rak (harus ada)
Keterangan
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
3.9 Pengisian Data Agama
Data diisi dengan memilih menu Data Induk | Agama sehingga tampil dialog pengisian data sebagai
berikut :
Library-2000
23
.
c
n
I
!
Layar Pendefinisian Agama
@
ft
Isilah data-data sesuai field sbb. :
•
•
Kode agama (harus ada dan unik).
Nama agama (harus ada)
o
S
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
3.10 Pengisian Data Ruang
Data diisi dengan memilih menu Data Induk | Ruang sehingga tampil dialog pengisian data sebagai
berikut :
Library-2000
24
.
c
n
I
!
@
ft
Pendefinisian Ruang
Isilah data-data sesuai field sbb. :
•
•
•
Kode ruang (harus ada dan unik).
Nama ruang (harus ada, sesuai dengan ruang yang ada)
Keterangan
o
S
Gunakan tombol kendali sesuai kebutuhan. Penjelasan tombol kendali dapat dilihat pada bagian
pengisian data.
.
Library-2000
25
4. Pengisian Transaksi
Sejumlah transaksi yang terkait dengan buku dapat Anda jalankan melalui perangkat lunak ini.
Transaksi-transaksi tersebut adalah :
•
•
•
•
Peminjaman
Pengembalian
Pengadaan
Perubahan Kondisi
Tiap transaksi memiliki status sebagai berikut :
Proses
Status yang menyatakan bahwa transaksi sedang dikerjakan dan belum selesai. Status ini juga
digunakan bila Anda sedang mengisi data dan menundanya beberapa saat karena ada keperluan atau
perlu melakukan konfirmasi lain. Dalam status ini, data masih dapat diubah ataupun dihapus.
.
c
Selesai
Status yang menyatakan bahwa transaksi telah selesai diproses dan telah terjadi. Transaksi dengan
status ini hanya bisa dilihat dan tidak dapat diedit atau dihapus !!! Transaksi dengan status ini pun akan
menyebabkan sejumlah proses update dilakukan. Karenanya, sebelum memastikan status selesai,
yakinkan bahwa data-data telah terisi dengan benar.
n
I
!
Kembali
Status khusus untuk transaksi Peminjaman. Transaksi peminjaman yang telah selesai dan kemudian
seluruh buku telah dikembalikan (melalui transaksi pengembalian buku), secara otomatis akan
mengubah status transaksi peminjaman menjadi Kembali. Artinya, peminjam telah mengembalikan
semua buku yang dipinjamnya.
@
ft
o
S
4.1 Peminjaman Buku
Data diisi dengan memilih menu Transaksi | Peminjaman sehingga tampil dialog pengisian data
sebagai berikut :
Peminjaman Buku
Untuk menambah data, lakukan sbb. :
Library-2000
26
•
•
•
•
•
•
•
•
Isi kode pinjam, maksimum 10 karakter (harus ada).
Isi tanggal transaksi (dd/mm/yyyy)
Isi no anggota yang meminjam (harus ada, pilih dari tombol bertanda …
). Hanya anggota aktif yang
dapat meminjam.
Isi status transaksi. Default ‘
Proses’
. Status ‘
Selesai’
bila transaksi telah terjadi. Dapat dipilih.
Isi staf yang bertugas. Dapat dipilih dari tombol bertanda …
.
Isi keterangan seperlunya
Isi bagian grid (daftar buku)
• Klik tombol bertanda + untuk menambah buku dan - untuk menghapus daftar buku yang
ditunjuk.
• Isi kode buku yang dipinjam dan jumlahnya. Jumlah yang tersedia diberikan sebagai
informasi.
• Lakukan hal yang sama sampai semua buku selesai didaftar.
Simpan dengan menekan tombol Simpan.
Untuk mengedit data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
•
n
I
!
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Edit bagian yang diperlukan (kecuali kode transaksi), termasuk daftar buku di grid.
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Untuk menghapus data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
•
.
c
@
ft
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Tekan tombol Hapus untuk menghapus transaksi. Konfirmasi penghapusan akan diberikan.
Klik Yes bila Anda yakin untuk menghapusnya. Setelah dihapus, data tidak dapat dikembalikan !!
o
S
Untuk mengubah status transaksi menjadi ‘
Selesai’
, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Ubah status menjadi ‘
Selesai’
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan status. Dengan status tersebut, penyimpanan
juga akan mengubah jumlah buku terkait sesuai dengan yang dipinjam.
Untuk selanjutnya, transaksi dengan status ini tidak akan dapat diubah atau dihapus !! Sejumlah
tombol akan menjadi disabled (tidak dapat dipakai).
Untuk melihat data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
Berlaku untuk semua status transaksi
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Untuk transaksi dengan status=’
Proses’
, tombol-tombol akan normal. Untuk status=’
Selesai’
atau
‘
Kembali’
sejumlah tombol menjadi disabled.
Transaksi peminjaman buku akan menjadi dasar bagi transaksi pengembalian. Sejumlah aturan yang
terkait dengan transaksi peminjaman adalah sebagai berikut :
•
•
•
•
•
•
Berlaku hanya untuk anggota aktif
Hanya jenis-jenis buku tertentu yang bisa dipinjam (sesuai konfigurasi)
Dilayani jika jumlah buku di perpustakaan mencukupi
Dilayani jika yang bersangkutan tidak memiliki pinjaman buku sebelumnya (optional)
Jumlah buku dan judulnya dibatasi sesuai konfigurasi jenis anggota
Transaksi yang telah terjadi tidak boleh diubah atau dihapus
Library-2000
27
4.2 Pengembalian Buku
Data diisi dengan memilih menu Transaksi | Pengembalian sehingga tampil dialog pengisian data
sebagai berikut :
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Pengembalian Buku
Untuk menambah data, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
•
Isi kode pengembalian, maksimum 10 karakter (harus ada).
Isi tanggal pengembalian.
Isi kode peminjaman yang dirujuk untuk anggota ybs. Dapat dipilih dengan menekan tombol
bertanda …
. Sejumlah data terisi otomatis dengan pemilihan kode peminjaman (tanggal pinjam, no
anggota, nama anggota/peminjam dan jumlah hari sejak peminjaman).
Isi status transaksi. Default=’
Proses’
.
Isi daftar buku yang dikembalikan di bagian grid.
• Tekan tombol + untuk mengisi daftar semua buku yang dipinjam berdasar kode peminjaman
sebelumnya. Data jumlah buku dan denda (jika telat) akan dihitung otomatis.
• Tekan tombol - untuk menghapus buku yang tidak disertakan dalam pengembalian (dalam
kasus mengembalikan sebagian-sebagian).
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data.
Untuk mengedit data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Edit bagian yang diperlukan (kecuali kode transaksi), termasuk daftar buku di grid.
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Library-2000
28
Untuk menghapus data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Tekan tombol Hapus untuk menghapus transaksi. Konfirmasi penghapusan akan diberikan.
Klik Yes bila Anda yakin untuk menghapusnya. Setelah dihapus, data tidak dapat dikembalikan !!
Untuk mengubah status transaksi menjadi ‘
Selesai’
, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Ubah status menjadi ‘
Selesai’
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan status. Dengan status tersebut, penyimpanan
juga akan mengubah jumlah buku terkait sesuai dengan yang dikembalikan.
Untuk selanjutnya, transaksi dengan status ini tidak akan dapat diubah atau dihapus !! Sejumlah
tombol akan menjadi disabled (tidak dapat dipakai).
n
I
!
Untuk melihat data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
.
c
Berlaku untuk semua status transaksi
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Untuk transaksi dengan status=’
Proses’
, tombol-tombol akan normal. Untuk status=’
Selesai’
sejumlah tombol menjadi disabled.
@
ft
Sejumlah aturan yang terkait dengan transaksi pengembalian adalah sebagai berikut :
•
•
•
•
•
Merujuk pada transaksi peminjaman sebelumnya yang dilakukan oleh anggota
Pengembalian buku dapat dilakukan sebagian-sebagain (tidak sekaligus)
Perubahan jumlah buku akan dilakukan hanya jika transaksi berstatus=’
Selesai’
Jika status=’
Selesai’
maka transaksi tidak dapat lagi diubah atau dihapus
Jika status=’
Selesai’
maka akan transaksi peminjaman akan berubah statusnya menjadi=’
Kembali’
Library-2000
o
S
29
4.3 Pengadaan Buku
Data diisi dengan memilih menu Transaksi | Pengadaan sehingga tampil dialog pengisian data sebagai
berikut :
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Pengadaan Buku
Untuk menambah data, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
•
•
•
Isi
Isi
Isi
Isi
Isi
Isi
Isi
kode transaksi, maksimum 10 karakter (harus ada).
tanggal transaksi (dd/mm/yyyy)
sumber pengadaan (sumbangan, pembelian, dsb.).
status transaksi. Default ‘
Proses’
. Status ‘
Selesai’
bila transaksi telah terjadi. Dapat dipilih.
staf yang bertugas. Dapat dipilih dari tombol bertanda …
.
keterangan seperlunya
bagian grid (daftar buku)
• Klik tombol bertanda + untuk menambah buku dan - untuk menghapus daftar buku yang
ditunjuk. Daftar buku dapat diambil dari data yang sudah ada (Judul Lama) atau tidak (Judul
Baru).
• Isi data-data buku yang diadakan seperlunya, termasuk jumlahnya.
• Lakukan hal yang sama sampai semua buku selesai didaftar untuk penambahan.
Simpan dengan menekan tombol Simpan.
Untuk mengedit data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Edit bagian yang diperlukan (kecuali kode transaksi), termasuk daftar buku di grid.
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Untuk menghapus data yang ada, lakukan sbb. :
Library-2000
30
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Tekan tombol Hapus untuk menghapus transaksi. Konfirmasi penghapusan akan diberikan.
Klik Yes bila Anda yakin untuk menghapusnya. Setelah dihapus, data tidak dapat dikembalikan !!
Untuk mengubah status transaksi menjadi ‘
Selesai’
, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Ubah status menjadi ‘
Selesai’
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan status. Dengan status tersebut, penyimpanan
juga akan mengubah jumlah buku terkait sesuai dengan yang diadakan.
Untuk selanjutnya, transaksi dengan status ini tidak akan dapat diubah atau dihapus !! Sejumlah
tombol akan menjadi disabled (tidak dapat dipakai).
Untuk melihat data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
.
c
n
I
!
Berlaku untuk semua status transaksi
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Untuk transaksi dengan status=’
Proses’
, tombol-tombol akan normal. Untuk status=’
Selesai’
sejumlah tombol menjadi disabled.
@
ft
Sejumlah aturan yang terkait dengan transaksi peminjaman adalah sebagai berikut :
•
•
•
•
Buku yang ditambahkan dapat buku baru (belum ada di perpustakaan) atau buku lama (sudah ada di
perpustakaan)
Untuk buku lama, kode buku menggunakan yang telah ada.
Untuk buku baru, dapat dibuat kodenya. Selanjutnya, kode ini akan digunakan sebagai kode untuk
buku tersebut.
Transaksi yang telah terjadi tidak boleh diubah atau dihapus
Library-2000
o
S
31
4.4 Perubahan Kondisi
Data diisi dengan memilih menu Transaksi | Perubahan Kondisi sehingga tampil dialog pengisian data
sebagai berikut :
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Perubahan Kondisi Buku
Untuk menambah data, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
•
Isi
Isi
Isi
Isi
Isi
kode transaksi, maksimum 10 karakter (harus ada).
tanggal transaksi (dd/mm/yyyy)
jenis perubahan (‘
Rusak’
atau ‘
Hilang’
)
status transaksi. Default ‘
Proses’
. Status ‘
Selesai’
bila transaksi telah terjadi. Dapat dipilih.
bagian grid (daftar buku)
• Klik tombol bertanda + untuk menambah buku dan - untuk menghapus daftar buku yang
ditunjuk.
• Isi data-data buku yang diadakan seperlunya, termasuk sebabnya.
• Lakukan hal yang sama sampai semua buku selesai didaftar untuk perubahan.
Simpan dengan menekan tombol Simpan.
Untuk mengedit data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Edit bagian yang diperlukan (kecuali kode transaksi), termasuk daftar buku di grid.
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Library-2000
32
Untuk menghapus data yang ada, lakukan sbb. :
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Tekan tombol Hapus untuk menghapus transaksi. Konfirmasi penghapusan akan diberikan.
Klik Yes bila Anda yakin untuk menghapusnya. Setelah dihapus, data tidak dapat dikembalikan !!
Untuk mengubah status transaksi menjadi ‘
Selesai’
, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
Hanya berlaku untuk status = ‘
Proses’
.
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Ubah status menjadi ‘
Selesai’
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan status. Dengan status tersebut, penyimpanan
juga akan mengubah jumlah buku terkait sesuai dengan yang diubah kondisinya.
Untuk selanjutnya, transaksi dengan status ini tidak akan dapat diubah atau dihapus !! Sejumlah
tombol akan menjadi disabled (tidak dapat dipakai).
•
•
•
.
c
n
I
!
Untuk melihat data yang ada, lakukan sbb. :
Berlaku untuk semua status transaksi
Pilih kode transaksi. Gunakan tombol …
untuk memilih. Daftar transaksi dapat dilihat.
Untuk transaksi dengan status=’
Proses’
, tombol-tombol akan normal. Untuk status=’
Selesai’
sejumlah tombol menjadi disabled.
@
ft
Sejumlah aturan yang terkait dengan transaksi perubahan adalah sebagai berikut :
•
•
•
•
Dapat menangani jenis perubahan ‘
Rusak’
dan ‘
Hilang’
Buku diambil dari daftar yang ada di perpustakaan
Setiap transaksi yang selesai, akan mengurangi jumlah buku terkait
Transaksi yang telah terjadi tidak boleh diubah atau dihapus
Library-2000
o
S
33
5. Pencetakan Laporan
Pencetakan laporan dapat dilakukan dengan memilih menu Laporan. Sejumlah laporan telah disiapkan
dengan pengelompokkan sebagai berikut :
•
•
•
•
Rujukan
BukuAnggota
Peminjaman
PengadaanPerubahan
Fasilitas pencetakan akan memberikan preview sebelum Anda mencetaknya. Layar dialog yang terkait
dengan pencetakan adalah layar dialog cetak, layar dialog setup printer dan layar dialog zooming.
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Dialog cetak
Layar cetak di atas akan selalu muncul setiap kali Anda akan mencetak laporan. Isi dan pilih sesuai
kebutuhan pencetakan Anda, seperti rangkap cetakan dan halaman yang akan dicetak. Sedangkan
untuk mengeset jenis printer yang digunakan, klik tombol Printer …
sehingga akan muncul layar pilihan
jenis printer yang akan disetup lebih lanjut. Pilih jenis printer yang Anda pakai. Selanjutnya Anda akan
diminta mengeset sejumlah hal pada dialog layar setup sebagaimana biasa Anda lakukan di Windows
(jenis kertas, orientasi cetak dsb.).
Dialog Setup Printer
Laporan yang akan Anda cetak dapat diset ukurannya dengan fasilitas zooming. Fasilitas ini dapat
digunakan bila Anda akan menyesuaikan format cetakan dengan kertas yang Anda pakai. Anda tidak
perlu mengganti ukuran kertas untuk keperluan tersebut. Cukup gunakan fasilitas zooming dengan
menekan tombol Skala cetak pada layar pencetakan.
Library-2000
34
Skala cetak
Pilih skala cetak yang Anda inginkan. Tekan tombol OK pada layar zooming di atas untuk kembali ke
dialog pencetakan. Pilih tombol OK pada layar pencetakan untuk mulai mencetak. Jika ingin mengecek
dahulu zooming ini, tekan tombol Cancel pada dialog layar pencetakan sehingga Anda akan melihat
format laporan mengecil atau membesar sesuai pilihan.
.
c
n
I
!
5.1 Pencetakan Laporan Data Rujukan
Gunakan fasilitas Lihat pada setiap pemakaian layar pengisian data. Dari layar tersebut pilih tombol
Cetak sehingga Anda dapat mencetak data rujukan yang Anda inginkan. Dialog pencetakan akan
ditampilkan. Ikuti petunjuk sebagaimana dijelaskan pada bagian pencetakan.
@
ft
5.2 Pencetakan Laporan Data Buku
Pilih menu Laporan | Buku. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah jenis
laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang dimaksud.
Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke halaman
berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda memilih
tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.
o
S
Laporan berbentuk grafik akan ditampilkan bila Anda memilih jenis laporan tersebut. Tipe grafik default
adalah berbentuk Batang 2D. Jika Anda ingin mengubahnya, pilih tombol Ubah Grafik sehingga muncul
dialog Tipe Grafik sbb. :
Dialog Ubah Grafik
Pilih tipe grafik serta dimensinya sesuai dengan yang Anda inginkan. Layar preview grafik akan langsung
menunjukkan perubahan tipe grafik sesuai dipilihkan.
Library-2000
35
.
c
n
I
!
@
ft
Grafik Buku
Beberapa laporan mengharuskan Anda memilih sejumlah kriteria agar seleksi data sesuai dengan yang
diinginkan. Di bawah ini diberikan contohnya.
o
S
Seleksi Buku
Pilih kriteria sesuai pilihan dan selanjutnya Anda akan mendapatkan preview laporan yang Anda pilih.
5.3 Pencetakan Laporan Data Anggota
Pilih menu Laporan | Anggota. Sejumlah laporan berbentuk daftar dan juga grafik diberikan. Pilihlah
jenis laporan yang Anda inginkan. Selanjutnya Anda akan dihadapkan pada preview data yang
dimaksud. Untuk mencetaknya, tekan tombol Print. Untuk berpindah dari satu halaman laporan ke
halaman berikutnya, gunakan tombol bertanda > atau <. Layar dialog cetak akan ditampilkan jika Anda
memilih tombol Print. Selanjutnya, Anda ikuti petunjuk pada bagian pencetakan.
Library-2000
36
Laporan berbentuk grafik akan ditampilkan bila Anda memilih jenis laporan tersebut. Tipe grafik default
adalah berbentuk Batang 2D. Jika Anda ingin mengubahnya, pilih tombol Ubah Grafik sehingga muncul
dialog Tipe Grafik sbb. :
.
c
Dialoig Ubah Grafik
n
I
!
Pilih tipe grafik serta dimensinya sesuai dengan yang Anda inginkan. Layar preview grafik akan langsung
menunjukkan perubahan tipe grafik sesuai dipilihkan.
@
ft
o
S
Grafik Anggota
Beberapa laporan mengharuskan Anda memilih sejumlah kriteria agar seleksi data sesuai dengan yang
diinginkan. Di bawah ini diberikan contohnya.
Library-2000
37
.
c
n
I
!
Seleksi Anggota
@
ft
Pilih kriteria sesuai pilihan dan selanjutnya Anda akan mendapatkan preview laporan yang Anda pilih.
5.4 Pencetakan Laporan Peminjaman
o
S
Pilih menu Laporan | Peminjaman. Laporan peminjaman terdiri dari :
•
Laporan Daftar Pinjman
Memberikan daftar peminjaman buku oleh anggota.
•
Laporan Buku Favorit
Memberikan daftar buku favorit yang sering dipinjam anggota.
•
Laporan Sudah Jatuh Tempo
Memberikan daftar pinjaman buku yang sudah harus kembali.
•
Laporan Daftar Kembali
Memberikan daftar buku yang telah dikembalikan.
•
Laporan Grafik Peminjaman
Memberikan grafik peminjaman buku per periode
Pada laporan dengan berdasar kriteria, pilihlah data yang ingin dimasukkan pada layar seleksi yang
diberikan. Untuk petunjuk pencetakan selanjutnya ikuti petunjuk sebagaimana dijelaskan pada Laporan
Anggota.
Library-2000
38
.
c
n
I
!
Daftar Peminjaman
@
ft
5.5 Pencetakan Laporan Pengadaan
Pilih menu Laporan | Pengadaan untuk mendapatkan laporan ini yang terdiri dari :
o
S
•
Laporan Daftar Pengadaan
Memberikan informasi daftar pengadaan buku yang terjadi.
•
Laporan Prediksi Pengadaan
Memberikan informasi daftar buku yang perlu ditambahkan berdasar jumlah yang sudah terbatas
(kurang dari 2 buah per judul).
•
Laporan Grafik Pengadaan
Memberikan informasi berbentuk grafik tentang pengadaan buku yang terjadi per periode.
Pada laporan berdasar kriteria, pilihlah data yang ingin dimasukkan pada layar seleksi yang diberikan.
Untuk petunjuk pencetakan selanjutnya ikuti petunjuk sebagaimana dijelaskan pada Laporan Anggota.
Library-2000
39
.
c
n
I
!
Grafik Pengadaan Buku
@
ft
5.6 Pencetakan Laporan Perubahan
o
S
Pilih menu Laporan | Perubahan untuk mendapatkan laporan ini yang terdiri dari :
•
Laporan Daftar Perubahan
Memberikan informasi daftar perubahan buku yang terjadi.
•
Laporan Grafik Perubahan
Memberikan informasi berbentuk grafik tentang perubahan buku yang terjadi per periode.
Pada laporan berdasar kriteria, pilihlah data yang ingin dimasukkan pada layar seleksi yang diberikan.
Untuk petunjuk pencetakan selanjutnya ikuti petunjuk sebagaimana dijelaskan pada Laporan Anggota.
Library-2000
40
.
c
n
I
!
Grafik Perubahan Kondisi Buku
@
ft
o
S
Library-2000
41
6. Pemakaian Utilitas
Utilitas pada aplikasi ini meliputi fasilitas sbb. :
•
•
•
•
•
•
•
Reset File Master/Rujukan
Reset File Transaksi/Jadwal
Backup Data
Restore Data
Setup Printer
Setup Pemakai
Kalkulator
Fasilitas ini hanya dapat diakses oleh pemakai dalam kategori ADMINISTRATOR. Penjelasan
lebih lanjut perihal utilitas tersebut dapat diperoleh dengan menekan item tersebut.
6.1 Reset File Master/Rujukan
.
c
n
I
!
Reset file master digunakan untuk menghapus data-data rujukan yang ada pada basis data. Utilitas ini
digunakan bila Anda ingin menghapus data-data contoh yang diberikan dan juga digunakan saat
melakukan restore data pada proses restore.
Sejumlah file master akan ditampilkan pada sub menu berikutnya. Anda dapat memilih untuk mereset
file-file tertentu saja atau bahkan semua file master. Untuk melakukannya cukup menjalankan menu
Utilitas | Reset File Master. Ikuti pesan yang diberikan pada proses reset file.
@
ft
o
S
6.2 Reset File Transaksi
File transaksi melibatkan sejumlah data yang tergabung dalam menu Jadwal. Proses reset file transaksi
digunakan untuk menghapus data-data transaksi yang ada pada basis data. Utilitas ini digunakan bila
Anda ingin menghapus data-data contoh yang diberikan dan juga digunakan saat melakukan restore
data pada proses restore.
Sejumlah file transaksi tertentu dapat direset sesuai kebutuhan atau mereset semua file transaksi. Untuk
melakukannya cukup menjalankan menu Utilitas | Reset File Transaksi. Ikuti pesan yang diberikan
pada proses reset file.
6.3 Utilitas Backup Data
Backup data adalah proses menyimpan data cadangan ke media penyimpan data. Media penyimpan
data dapat berada pada harddisk yang sama atau di lokasi lain pada jaringan komputer. Backup
dilakukan untuk mendapatkan data cadangan bila sewaktu-waktu terdapat kerusakan data pada sistem.
Dalam hal ini ada dua cara :
Cara manual
Salin file data asli ke media lain (data dalam format Interbase)
Cara otomatis
Salin file data ke format teks melalui fasilitas yang disediakan. Pilih menu Utilitas | Backup sehingga
akan muncul layar dialog sbb. :
Library-2000
42
Layar Backup/Restore
.
c
Isilah direktori tempat data backup akan diletakkan. Setelah itu tekan tombol Proses. Setelah proses
dilakukan, Anda akan dapatkan file teks yang berisi data-data aplikasi Library-2000. File ini dapat
disimpan di tempat yang aman untuk keperluan selanjutnya.
n
I
!
Untuk menghindari kegagalan sistem karena berbagai sebab (harddisk rusak atau sistem operasi gagal
berfungsi), Anda dapat gunakan file backup untuk mendapatkan kembali data-data tersebut.
Ingat, backup hanya dilakukan untuk data saja. Bila aplikasi rusak, Anda harus menginstalnya lagi sesuai
petunjuk pada bagian InstalasiUtilitas Restore Data
@
ft
Restore data adalah proses memasukkan kembali data-data hasil backup terakhir ke dalam file aktif
yang digunakan oleh aplikasi. Dalam hal ini hanya ada dua cara :
Cara manual
Salin saja file berkstension .DAT (Library.DAT) ke lokasi asal file yang rusak (pada direktori aplikasi)
o
S
Cara otomatis
Gunakan file teks hasil backup untuk mendapatkan data aktif. Pilih menu Utilitas | Restore dan isi
direktori di mana file teks tadi berada. Tekan tombol Proses pada dialog di atas. Selanjutnya, Anda akan
dapatkan file aktif berisi data sebagaimana data teks tersebut.
Perhatikan bahwa kedua cara tersebut hanya dapat mengembalikan data terakhir sebagaimana proses
backup dilakukan. Untuk menjamin data terakhir yang disimpan, disarankan agar Anda melakukan
proses backup secara periodik.
6.5 Utilitas Setup Printer
Printer yang Anda gunakan harus disesuaikan dengan jenis printer yang terpasang di Windows. Untuk
tiap jenis printer tersebut, Anda dapat set fasilitasnya (ukuran kertas, orientasi cetak) melalui pilihan
menu Utilitas | Setup Printer. Lihat keterangan selanjutnya pada bagian Pencetakan Data.
Library-2000
43
6.6 Utilitas Setup Pemakai
Setiap pemakai aplikasiLibrary-2000 haruslah didaftarkan terlebih dahulu. Untuk itu, Administrator sistem
bertanggung jawab mendefinisikan nama pemakai, password berikut grup ke mana pemakai tersebut
dikelompokkan. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, tiap pemakai dikelompokkan dengan kategori
sbb. :
•
•
•
•
Operator (orang yang mengisi sejumlah data rutin)
Anggota (pihak yang meminjam buku)
Pimpinan (pimpinan lembaga)
Administrator (administrator sistem atau EDP Manager)
Untuk masing-masing kelompok, telah didefinisikan menu yang berbeda. Untuk menambah atau
mendefinisikan pemakai, pilih menu Utilitas | Setup Pemakai sehingga muncul dialog sbb. :
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Definisi Pemakai
Untuk menambah data pemakai, lakukan sbb. :
•
•
•
•
•
•
Klik tombol Tambah. Isi bagian UserID (harus diisi, kode yang dikenal sebagai identitas pemakai.
Harus unik). Bila UserId sudah ada, maka data lainnya akan dimunculkan. Anda tidak dapat lagi
menambah UserID dengan nama tersebut.
Isi Nama (nama panjang tiap pemakai)
Isi Password (harus diisi)
Isi Group (kelompok pemakai, harus diisi atau dipilih dari pilihan yang ada)
Isi Keterangan (keterangan tambahan)
Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data tersebut.
Tiap password akan dikode secara khusus sehingga orang lain tidak akan dapat mengetahuinya. Ini akan
menambah keamanan bagi pemakai sistem dari pemakaian yang tidak berhak.
Untuk melihat data pemakai, lakukan sbb. :
•
•
Klik tombol Lihat. Daftar pemakai akan dimunculkan.
Geser tombol scroll horizontal atau scroll vertical untuk melihat data yang telah ada.
Untuk menghapus data pemakai, lakukan sbb. :
Library-2000
44
•
•
Masukkan UserID. Jika ada, akan ditampilkan informasi lainnya.
Tekan tombol Hapus. Konfirmasi penghapusan akan diberikan. Tekan Yes bila yakin akan
menghapus dan No untuk membatalkan.
Perlu diingat, bahwa data yang telah dihapus tidak dapat dikembalikan. Oleh karenanya, Anda harus
berhati-hati sebelum menghapus data tersebut. Bila terjadi hal demikian (telah dihapus dan ingin
dikembalikan), Anda dapat menambah data pemakai baru dengan nama/UserID yang sama dengan
sebelumnya.
6.7 Utilitas Kalkulator
.
c
Aplikasi Library-2000 dapat memanggil Calculator yang disediakan Windows untuk membantu Anda
melakukan perhitungan. Jalankan Utilitas | Kalkulator untuk memunculkan dialog kalkulator yang
dimaksud.
n
I
!
@
ft
o
S
Library-2000
Aplikasi Kalkulator
45
7. Keamanan
LIBRARY-2000 dilengkapi dengan fasilitas keamanan bertingkat sebagai berikut :
• Keamanan di level pemakai
• Keamanan di level group
Tiap pemakai memiliki password tertentu yang berasosiasi dengan UserID tertentu. Klik item terkait
untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
7.1 Definisi Pemakai
.
c
Pemakai adalah identitas yang dikenal Library-2000 pada database. Hanya pemakai sah yang terdaftar
saja yang dapat menjalankan aplikasi ini. Pemakai memiliki UserID, Nama lengkap, Password, Group
serta Keterangan tambahan. Untuk menambahkan, mengganti pemakai atau bahkan menghapus
pemakai, aktifkan menu Utilitas | Setup Pemakai. Nama pemakai dibatasi 10 dijit alfanumerik.
Gunakan kombinasi huruf dan angka, jika perlu, untuk membedakan satu pemakai dengan pemakai
lainnya.
7.2 Definisi Kelompok
n
I
!
@
ft
Tiap pemakai dikelompokkan secara fungsional ke dalam 4 kelompok. Masing-masing kelompok
tersebut memiliki menu yang berbeda sesuai definisi yang dilakukan sebelumnya. Kelompok
ADMINISTRATOR adalah kelompok yang memiliki kewenangan penuh terhadap aplikasi, termasuk
mendifinisikan pemakai lain. Dalam hal ini, pemakai default adalah ADMIN dengan password ADMIN
yang masuk dalam kelompok ADMINISTRATOR aplikasi.
o
S
Kelompok yang terdefinisi adalah sebagai berikut :
• ADMINISTRATOR
Berhak penuh atas semua fasilitas aplikasi.
• ANGGOTA
Hanya berhak atas sejumlah fasilitas sesuai dengan kebutuhan anggota.
• OPERATOR
Hanya berhak atas sejumlah fasilitas pengisian data yang diperlukan.
• PIMPINAN
Hanya berhak melihat laporan yang diperlukan saja.
7.3 Definisi Password
Tiap pemakai pemakai password tertentu. Gunakan kombinasi huruf dan angka, jika perlu. Tulis nama
pemakai dan password Anda di tempat yang aman untuk refenesi selanjutnya untuk menjaga bila Anda
lupa. Tanpa kombinasi UserID dan Password yang benar, pemakai tidak dapat mengakses sistem ini.
Password selanjutnya akan tersimpan dalam bentuk terkodekan (enkripsi). Dengan demikian, orang lain
tidak akan mengetahui password kita, meskipun dilakukan akses langsung ke tabel data terkait.
Library-2000
46
8. Tips
Sejumlah tips yang berkaitan dengan penjadwalan akan diberikan juga di sini. Tips tersebut akan
berguna bagi Anda dalam merencanakan dan menggunakan aplikasi Library-2000 ini.
• Pemakaian Foto
• Mengatur Ukuran Cetakan
8.1 Pemakaian Foto
LIBRARY-2000 memiliki fasilitas untuk menampilkan foto cover buku atau anggota. Sebelum Anda
dapat memanfaatkan fasilitas ini, lakukan hal-hal sbb. :
.
c
• Scan foto dengan scanner. Warna foto akan disimpan sesuai aslinya. Yakinkan bahwa scanning foto
tersebut cukup baik hasilnya dan berukuran tidak lebih dari 30 KB.
n
I
!
• Simpan tiap foto hasil scan tersebut dengan nama sesuai dengan no kode buku (untuk buku).
Penyimpanan harus menggunakan format BMP.
• Simpan hasil scan (filenya) pada sub direktori FOTO untuk pemanfaatan lebih lanjut.
Foto-foto tersebut akan digunakan saat pengisian data buku. Bila Anda belum memiliki foto ybs. atau
salah memberi nama atau salah memasukkan lokasi direktori, maka foto tersebut tidak akan muncul di
layar dialog.
@
ft
o
S
8.2 Mengatur Ukuran Cetakan
LIBRARY-2000 memliki fasilitas pencetakan yang fleksibel. Dengan fasilitas ini Anda dapat melakukan
sbb. :
•
•
•
•
•
Mencetak dengan orientasi portrait atau landscape.
Mencetak hanya halaman tertentu saja yang diinginkan.
Mencetak dengan berbagai jenis printer, asalkan kompatibel dengan Windows.
Mencetak dengan ukuran kertas yang sesuai dengan kebutuhan.
Melakukan zooming pencetakan untuk memperbesar atau memperkecil ukuran cetakan.
Pada sejumlah laporan, sistem telah mengeset ukuran kertas double folio. Bila Anda ternyata tidak
memiliki kertas itu, sederhana saja, perkecil ukuran cetak dengan fasilitas zooming (skala cetak). Jadi,
Anda tidak perlu khawatir dengan ukuran kertas Anda.
Untuk lebih jelasnya, lihat Pencetakan.
Library-2000
47
Pemakaian Online Help
LIBRARY-2000 Online Help adalah fasilitas pertolongan yang memanfaatkan rutin Windows Winhelp.
Gunakan tombol yang ada pada toolbar Online Help sesuai kebutuhan.
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Layar Online Help
Tombol Content
Untuk melihat daftar isi keseluruhan
Tombol Index
Untuk mencari kata kunci yang terindex
Tombol Print
Untuk mencetak isi layar aktif
Library-2000
48
9. Kontak Selanjutnya
Untuk keterangan dan dukungan teknis lebih lanjut perihal Library-2000, Anda dapat menghubungi
alamat sebagai berikut :
Soft-@! Inc.
Jl. Pamekar Barat XIV No 13
Bandung 40613
Telp./Fax : 022-7806517
email : [email protected]
homepage : http://www.solusipintar.com
.
c
n
I
!
@
ft
o
S
Library-2000
49