BAB I - Balai Diklat Industri Yogyakarta
advertisement
BAB I PENGANTAR Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 (UUD 1945) Pasal 28 F menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Sesuai dengan Pasal 13 Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), menyebutkan bahwa untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), membuat dan mengembangkan sistem penyediaan pelayanan informasi secara cepat, mudah, dan wajar sesuai petunjuk teknis standar layanan Informasi Publik yang berlaku secara nasional. 1. Maksud Pedoman pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta dimaksudkan sebagai acuan dalam penyediaan, pengumpulan, pendokumentasian dan pelayanan, serta penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. 1 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 2. Tujuan a. Masing-masing seksi mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan informasi tentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidak menyesatkan; b. Setiap seksi mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan bahan dan produk informasi secara cepat dan tepat waktu; c. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan pelayanan informasi secara cepat dan tepat waktu dengan biaya ringan dan cara sederhana. 3. Dasar Penyusunan Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi ini disusun berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaannya. 2 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 BAB II STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI Dalam rangka pelayanan informasi publik ditetapkan struktur dan tata kerja organisasi pelayanan informasi : 1. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi terdiri dari : a. Kasubag Tata Usaha Sebagai Ketua b. Kepala Seksi Penyelenggara Diklat sebagai anggota c. Kepala Seksi Pengembangan Diklat sebagai anggota Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi mempunyai tugas : a. Membahas dan mengusulkan jenis informasi yang dikecualikan untuk selanjutnya di tetapkan dengan keputusan Menteri. b. Membahas, menyelesaikan, dan memutuskan sengketa informasi. c. Menyelesaikan hal-hal yang belum diatur di dalam pedoman ini. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi menyelenggarakan fungsi : a. Pengambilan keputusan terhadap sengketa informasi b. Penyelesaian masalah dan hal-hal yang belum diatur di dalam pedoman ini 3 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 2. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) 2.1 Kriteria PPID a. PPID merupakan pejabat struktural yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta; b. PPID harus memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen, pengolahan data, pelayanan informasi, dan kehumasan. 2.2 PPID mempunyai tugas : Tugas dan Tanggung Jawab PPID berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal 14 adalah : a. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi; b. Pelayanan Informasi Publik sesuai dengan aturan yang berlaku; c. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana; d. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik; e. Pengujian konsekuensi; f. Pengklasifikasian informasi dan/atau pengubahannya; g. Penetapan Informasi yang Dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat di akses; dan h. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik. 4 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 PPID dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, antara lain peraturan perundangundangan mengenai kepegawaian. Berdasarkan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, PPID bertanggung jawab mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh informasi Publik yang berada di Badan Publik antara lain: 1. mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik dari setiap unit/satuan kerja meliputi : a. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; b. Informasi yang wajib tersedia setiap saat; c. Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik. 2. mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan dan pemutahiran Daftar Informasi Publik setelah di mutakhirkan oleh Pimpinan masing-masing unit/satuan kerja sekurangkurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan; 3. mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman (media yang menjangkau seluruh pemangku kepentingan) dan/atau permohonan. 5 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 4. Merencanakan dan mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta. Dalam melaksanakan tugasnya PPID dibantu oleh pejabat fungsional 2.3 Kedudukan dan Penunjukan PPID a. PPID berkedudukan di Balai Diklat Industri Yogyakarta; b. Penunjukan PPID dan struktur organisasinya ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Balai Diklat Industri Yogyakarta. 2.4 TATA KERJA PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI 2.4.1 Bagan organisasi Pelayanan Informasi dan Dokumentasi : Atasan PPID Kepala BDI Yogyakarta Kasubag Tata Usaha Uji Konsekuensi Pengelolaan Informasi Pelayanan Informasi 6 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 Pendokumentasian 2.4.2 Tata kerja Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Tata kerja Pelayanan Informasi dan Dokumentasi meliputi empat fungsi : a. Pengelolaan Informasi Urusan pengelolaan informasi dilaksanakan oleh Pusat Data. b. Dokumentasi dan Arsip Urusan dokumentasi dan arsip dilaksanakan oleh pejabat fungsional arsiparis. c. Layanan Urusan layanan informasi publik dilaksanakan oleh staf pelayanan publik d. Sengketa Untuk urusan advokasi pengaduan dan penyelesaian sengketa informasi publik dilaksanakan oleh Atasan PPID 7 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 BAB III MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN, DAN PELAYANAN INFORMASI 1. PENGUMPULAN INFORMASI Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap seksi di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta adalah : 1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja. 2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja; 3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis; 4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya; sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan. 8 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut: a. Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya; b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja; c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan; d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen. 1.1 Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap satuan kerja di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta, divisualkan dalam bagan sebagai berikut: Alur informasi sebagaimana digambarkan dalam bagan tersebut diatas, menunjukkan bahwa : a. Setiap informasi di setiap seksi merupakan tanggung jawab kepala seksi; b. Setiap informasi publik di setiap seksi di sampaikan kepada bagian Pengolah Data PPID. c. Setiap informasi yang diterima oleh Pengolah Data diolah dan disediakan untuk kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID 9 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 2. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI Dalam proses pengklasifikasian, informasi di bagi menjadi dua kelompok yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan. 1. Mengelompokkan informasi yang bersifat publik Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja. Pengelompokan informasi yang bersifat publik meliputi: a. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala meliputi: 1) Informasi yang berkaitan dengan Balai Diklat Industri Yogyakarta; 2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Balai Diklat Industri Yogyakarta; 3) Informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau 4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangundangan; 5) Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon. Pengumpulan informasi publik butir 1 s/d 5 di atas dilakukan oleh masing-masing seksi. 10 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 b. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat di Balai Diklat Industri Yogyakarta meliputi : 1. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan; 2. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya; 2. Mengelompokkan informasi yang dikecualikan Dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 Pasal 17 dan Pasal 18; b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokan informasi yang dikecualikan: 1. Ketat, artinya untuk mengategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas; 11 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 2. Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan; 3. Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya. c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka; d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode di atas dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing public interest test) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik; e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, social budaya, dan pertahanan keamanan. f. Penetapan sebagaimana tersebut diatas dilakukan melalui rapat pimpinan. 12 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 3. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi : a. Deskripsi informasi setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi. b. Memverifikasi informasi setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya. c. Otentikasi informasi dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja. d. Pemberian kode informasi dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan. e. Penataan dan penyimpanan informasi dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis 13 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 4. PELAYANAN INFORMASI 1. Pemohon Informasi datang ke Desk layanan informasi, mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi; 2. Petugas memberikan tanda bukti permintaan Informasi Publik berupa nomor pendaftaran pada saat permintaan diterima, dan telah ditandatangani oleh petugas; 3. Petugas memproses permintaan pemohon Informasi Publik sesuai dengan formulir permintaan Informasi Publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik; 4. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/ pengguna informasi. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada pengguna informasi publik dan pengguna menandatanganinya; 5. Jika informasi yang diminta masuk ke dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku 14 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 Gambar Mekanisme Pemohon Informasi : Pemohon Informasi Pencatatan: Nama, alamat, informasi yang diminta, dll Tanda Bukti Penerimaan Permintaan Informasi Ditolak Proses Jawaban Selesai 15 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 Diterima 4.1 Cara Memperoleh Informasi a. Melalui website atau email; Dapat men-download informasi publik yang tersedia pada website (www. bdiyogyakarta.kemenperin.go.id), yang sebelumnya mengisi formulir yang telah tersedia; atau melalui email dengan alamat: [email protected] b. Melalui telepon/fax; Dapat menghubungi telepon Desk Layanan Informasi di nomor (0274) 373912 Fax (0274)376048 c. Melalui Jasa Pos; Mengirimkan surat melalui jasa pos yang ditujukan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dengan alamat Jalan Gedongkuning 140 Kotagede Yogyakarta d. Langsung; Datang langsung ke Desk Layanan Informasi, dengan alamat Kantor Balai Diklat Industri Yogyakarta dengan alamat Jalan Gedongkuning 140 Kotagede Yogyakarta 4.2 Operasional Pelayanan Informasi Publik Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui Desk Layanan informasi Publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media yang meliputi telepon/fax; email; website dan melalui jasa pos. 16 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 4.3 Pelaksanaan Pelayanan Informasi Untuk pelaksanaan operasional pelayanan informasi publik,Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan Desk Layanan Informasi Publik dan Desk Layanan Penyediaan Akses Internet. Setiap harinya PPID menugaskan 1 (satu) orang petugas pelayanan, dengan tugas sebagai berikut : a. Menerima permintaan langsung dan melalui media dari masyarakat b. Melakukan registrasi bagi pengguna/pengakses yang akan menggunakan internet c. Mempersiapkan peralatan yang akan dipergunakan, menyiapkan materi yang akan digandakan/direkam serta sebagai penghubung satuan kerja terkait dengan informasi yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi publik. 4.4 Biaya/tarif Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan atau perekaman, pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar gedung Badan Publik (PPID) setempat atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk untuk perekaman data dan informasinya. 17 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 BAB IV PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan PPID BDI Yogyakarta (Kepala BDI Yogyakarta) berdasarkan alasan dengan tahapan sebagai berikut: Tahap 1 Langkah 1. Keberatan diajukan kepada atasan PPID (Kepala BDI Yogyakarta) dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja dengan mengemukakan alasan Langkah 2. Atasan PPID (Kepala BDI Yogyakarta) harus memberikan tanggapan atas pengajuan keberatan tersebut paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis. Apabila atasan PPID menguatkan putusan yang ditetapkan bawahannya maka alasan tertulis disertakan bersama tanggapan tersebut - Jika pengaju keberatan puas atas putusan Atasan PPID, maka sengketa keberatan selesai. - Jika pengaju keberatan Informasi Publik tidak puas atas tanggapan Atasan PPID, maka penyelesaian sengketa Informasi Publik dapat diajukan kepada Komisi Informasi Pusat. 18 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 Tahap 2 Penyelesaian Sengketa Informasi Publik kepada Komisi Informasi Pusat dengan langkah-langkah sebagai berikut: Langkah 1 Pengajuan Sengketa Informasi Publik ke Komisi Informasi diajukan dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya tanggapan tertulis dari Atasan PPID yang tidak memuaskan Pemohon Informasi Publik Jika pada tahap mediasi dihasilkan kesepakatan, maka hasil kesepakatan mediasi tersebut ditetapkan oleh Putusan Komisi Informasi – Langkah 2 Apabila upaya mediasi dinyatakan tidak berhasil secara tertulis oleh salah satu pihak atau para pihak yang bersengketa menarik diri dari perundingan, maka Komisi Informasi melanjutkan proses penyelesaian sengketa melalui ajudikasi Apabila salah satu atau para pihak yang bersengketa secara tertulis menyatakan tidak menerima putusan ajudikasi dari Komisi Informasi paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan tersebut, maka dapat mengajukan gugatan melalui pengadilan Jika Pemohon Informasi puas atas keputusan Ajudikasi Komisi Informasi, sengketa selesai. 19 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 Tahap 3 Penyelesaian sengketa Informasi Publik melalui pengadilan dengan langkahlangkah sebagai berikut: Pengajuan gugatan dilakukan melalui Pengadilan Tata Usaha Negara apabila yang digugat adalah Badan Publik Negara Pengajuan gugatan dilakukan melalui Pengadilan Negeri apabila yang digugat adalah Badan Publik selain Badan Publik Negara Penggugat menerima putusan pengadilan Pengajuan gugatan oleh salah satu atau para pihak yang bersengketa secara tertulis menyatakan tidak menerima putusan Ajudikasi dari Komisi Informasi Pusat paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan tersebut Jika tidak menerima putusan pengadilan, penggugat mengajukan Kasasi kepada Mahkamah Agung. Pengajuan Kasasi dilakukan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak diterimanya putusan Pengadilan Tata Usaha Negara Jika pengaju sengketa puas atas putusan pengadilan, sengketa selesai 20 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 BAB V PELAPORAN Setiap tahun PPID wajib melaksanakan ketentuan Pasal 12 UU KIP yaitu melaporkan: a. jumlah permintaan informasi yang diterima; b. waktu yang diperlukan Balai Diklat Industri Yogyakartadalam memenuhi setiap permintaan informasi; b. jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; dan/atau alasan penolakan permintaan informasi. 21 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014 BAB VI PENUTUP Pedoman ini terbuka untuk disempurnakan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. 22 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014
