KONDISI FISIK, WILAYAH, DAN PENDUDUK INDONESIA

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN INFORMASI PEJABAT
PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
(PPID) DINAS PENDIDIKAN KOTA DEPOK
Depok, 5 Nopember 2016
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Sesuai dengan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik bahwa setiap Badan Publik mempunyai
kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan
informasi publik secara cepat, tepat, waktu, biaya ringan dan
sederhana Untuk melaksanakan pelayanan informasi pada
badan pubilk dibutuhkan wadah pelayanan yang konsisten dan
bertanggungjawab dengan nama PPID yaitu Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi. Selanjutnya dalam memenuhi tugas
pelayanan kepada masyarakat/ public perlu adanya Standart
Operasional Pelayanan Informasi (SOP), dengan harapan
implementasi UU KIP dapat berjalan secara efektif, efisien dan
tepat waktu serta dapat dipertanggungjawabkan.
2. Landasan Hukum
a. Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik
b. Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
c. Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 3 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Komunikasi dan Informatika
d. Peraturan Walikota Depok No. 05 Tahun 2013 tentang
Pelayanan Informasi Publik di Kota Depok
3. Maksud dan Tujuan
a. Maksud
Pedoman ini sebagai dasar acuan kerja tentang ruang
lingkup, tanggungjawab dan wewenang tugas PPID
dalam memenuhi dan menyediakan informasi
berdasarkan ketentuan Undang-Undang.
b. Tujuan
Memberikan standar bagi petugas PPID dalam
melaksanakan pelayanan informasi publik dalam
mewujudkan implementasi Undang undang KIP secara
efektif dan berkualitas
B. HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Merupakan pemberian pelayanan kepada
pemohon informasi publik secara ramah,
cepat, tepat waktu dan sederhana, serta
biaya ringan.
C. AZAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Penyelenggaraan pelayanan dengan azas
secara transparan, efektif dan efisien serta
akuntabel.
D. LINGKUP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pelayanan informasi publik yang
dilaksanakan oleh PPID Dinas Pendidikan
Kota Depok berkisar berbagai hal yang
berkaitan dengan informasi dan data
tentang pendidikan.
E. STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN
INFORMASI PUBLIK
1. Sistem Pelayanan
a. Front Office
Melayani secara langsung baik melalui tatap muka
maupun lewat media lainnya (surat, telepon/fax,
telegram, line, insagram, e-mail, whats app, website,
facebook dan BlackBerry Messanger)
b. Back Office
Dilakukan pelayanan tindak lanjut pemohon oleh Bidang
Pelayanan dan Dokumentasi Informasi, Bidang
Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi, serta Bidang
Penyelesaian Sengketa Informasi.
2. Waktu Kerja Pelayanan Informasi
Dalam memberikan layanan informasi kepada
pemohon informasi, PPID Dinas Pendidikan Kota
Depok menetapkan waktu pelayanan pada hari
kerja mulai Senin sampai dengan Jum’at sebagai
berikut :
Senin s.d Kamis : Pukul 07.30-16.00 WIB
Istirahat : Pukul 12.00-13.00 WIB
Jum’at : Pukul 07.30-16.30 WIB
Istirahat : Pukul 11.30-13.30 WIB
3. Mekanisme Permohonan Informasi Publik
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan
kebutuhan pemohon/ pengguna informasi publik,
PPID melalui meja kerja layanan informasi publik,
memberikan layanan langsung dan layanan melalui
media cetak dan elektronik :
a. Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi
publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan
mekanisme pelayanan sebagai berikut :
1) Pemohon datang ke meja kerja layanan informasi dan
mengisi formulir permintaan dengan melampirkan identitas
fotocopy KTP pemohon dan identitas lembaga
2) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan
informasi publik kepada pemohon.
3) Petugas memproses permintaan pemohon sesuai dengan
formulir permintaan yang telah ditandatangani oleh pemohon.
4) Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang
diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi
yang diminta masuk kategori dikecualikan, PPID menyampaikan
alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang
berlaku
5) Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik
kepada pengguna/pemohon.
b. Layanan informasi melalui online maupun
cetak, yaitu informasi publik yang tersedia
dan diumumkan secara berkala dilayani
melalui website Dinas Pendidikan Kota Depok
dan media cetak yang tersedia.
4. Jangka Waktu Penyelesaian
a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan
pemohon informasi publik dilakukan setelah
pemohon memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan.
b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat
10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima
oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan
informasi melalui pemberitahuan tertulis.
Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi
diterima, permintaan informasi ditolak dan
perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan
diterima atau ditolak.
c. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu,
maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak
tanggapan pertama diberikan.
d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam
surat pemberitahuan juga dicantumkan materi
informasi yang diberikan, format informasi, apakah
dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya
apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan
atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak,
maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan
alasan penolakan berdasarkan UU KIP
5. Biaya
PPID dalam melayani dan menyediakan informasi publik
dilaksanakan tanpa dipungut biaya (gratis), sedangkan
untuk penggandaan , pemohon/pengguna informasi publik
dapat melakukan penggandaan/fotocopy dan biaya
penggandaan ditanggung oleh pemohon.
6. Konsultasi dan Laporan
Dalam melayani kebutuhan data dan informasi yang
diminta oleh pemohon, maka petugas PPID sebelum
memberikan kepada pemohon agar dikonsultasikan
terlebih dahulu jawabannya kepada Ketua PPID,
karena persetujuan tersebut untuk menunjukkan
keabsahan jawaban yang diberikan. Untuk keperluan
laporan rutin PPID Pembantu kepada PPID Dinas
Pendidikan Kota Depok dilakukan setiap bulan,
selaku Atasan PPID yang memuat : permintaan
informasi publik yang sudah dipenuhi/belum
terpenuhi/dalam proses, dan ditindak lanjuti, maupun
penolakan permintaan informasi publik disertai
alasan penolakan.
7. Jenis Keberatan Pemohon Atas Pemberian Informasi Publik
Setiap pemohon informasi dapat mengajukan keberatan
secara tertulis kepada atasan PPID berdasarkan :
a. Penolakan atas permintaan informasi, karena alasan
pengecualian pada pasal 17 UU No. 14/2008
b. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana
dalam pasal 9 UU No. 14/2008
c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi
d. Permintaan informasi ditanggapi tetapi tidak sebagaimana
diminta
e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi
f. Pengenaan biaya yang tidak wajar
g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur
dalam Undang-undang
F. KEDUDUKAN PPID
1. Ketua PPID adalah Sekretaris Dinas
Pendidikan Kota Depok.
2. Atasan langsung ketua PPID adalah Kepala
Dinas Pendidikan Kota Depok.
3. PPID ditetapkan oleh Kepala Dinas
Pendidikan Kota Depok.
G. TUGAS DAN FUNGSI PPID
1. Tugas
Mengelola dan melayani informasi publik serta
dokumentasi disatuan kerja
2. Fungsi
a. Identifikasi, pengumpulan Data dan Informasi Publik di
Dinas Pendidikan Kota Depok
b. Pengolahan, penataan, penyimpanan data dan atau
informasi publik yang diperoleh satuan kerja di Dinas
Pendidikan Kota Depok
c. Penyeleksian, Pengujian data dan Informasi publik yang
termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi
dibuka untuk publik ditetapkan oleh pejabat berwenang.
d. Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik
e. Penyelesaian sengketa pelayanan informasi
f. Pelaksanaan koordinasi dengan PPID Kota dalam
pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta
dokumentasi
H. PENGUMPULAN INFORMASI
Dalam Penyediaan informasi ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan tahapan sebagai berikut :
1. Mengenali tugas pokok fungsi satuan kerjanya
2. Mendata kegiatan yang (telah, sedang dan akan)
dilaksanakan oleh satuan kerja di Dinas Pendidikan
Kota Depok
3. Mendata informasi dan dokumen yang
dihasilkan (sumber dari pejabat, arsip dsb)
4. Membuat daftar jenis informasi dan dokumen
I. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI
Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi
menjadi 2 (dua) kelompok yaitu Informasi yang
wajib dan informasi yang dikecualikan dengan
penjelasan sebagai berikut :
1. Informasi yang wajib
a. Disediakan dan diumumkan secara berkala
1) Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur
organisasi, tujuan, kedudukan, tugas dan fungsi,
program kerja dan sebagainya
2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Dinas
Pendidikan Kota Depok, Laporan Akuntabilitas kinerja,
dan sebagainya
3) Informasi mengenai laporan keuangan, seperti
laporan realisasi anggaran, laporan
pertanggungjawaban keuangan dan sebagainya
4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan
perundangan
5) Informasi yang lebih detil atas permintaan
b. Tersedia Setiap Saat
1) Daftar seluruh informasi publik yang berada
dibawah penguasaan Pemerintah Kota Depok, tidak
termasuk informasi yang dikecualikan
2) Hasil Keputusan Pemerintah Kota Depok dan Latar
Belakang pertimbangannya
3) Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen
pendukungnya dapat dilihat dan/atau dibaca di
Dinas Pendidikan Kota Depok
4) Rencana kerja program/kegiatan di Dinas
Pendidikan Kota Depok
5) Perjanjian Dinas Pendidikan Kota Depok dengan
pihak ketiga
6) Informasi dan Kebijakan yang disampaikan Pejabat
Dinas Pendidikan Kota Depok dalam pertemuan yang
terbuka untuk umum
7) Prosedur kerja pegawai Dinas Pendidikan Kota
Depok yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat
dan/atau
8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi
publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik.
2. Informasi Yang Dikecualikan
a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi
sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor
14 Tahun 2008 pasal 17 dan 18
b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam
mengelompokkan informasi yang dikecualikan :
1) Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi
yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada
metode yang valid dan mengedepankan obyektifitas
2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan
harus terbatas pada informasi tertentu untuk
menghindari penafsiran yang subyektif dan
kesewenangan
3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang
secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan
publik yang lebih besar menghendakinya
c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi
bahaya yang mendasari penentuan suatu informasi
harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka
d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat
dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode
sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan
uji kepentingan publik yang mendasari penentuan
informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan
publik
e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai
pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari
sisi politik, ekonomi, social budaya, dan pertahanan
keamanan
f. Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat
ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada
huruf b angka 1) dan 2) tersebut diatas, diajukan
oleh Dinas Pendidikan Kota Depok yang memeiliki
kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran
dan administrasi.
g. Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b
angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan
J. PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
Dalam pelaksanaan pelayanan informasi,
manakala terjadi sengketa informasi karena
tidak terpenuhinya dari pemohon, maka ada
mekanisme yang perlu diperhatikan yaitu :
1. Apabila PPID akan menolak memberikan
informasi publik yang tidak sesuai dengan peraturan
perundang-undangan, dengan prosedur sbb :
a. PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau
pengguna informasi yang akan ditolak.
b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan
anggota Tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat
permohonan diterima.
c. Hasil Keputusan rapat dituangkan dalam berita
acara yang ditanda tangani oleh seluruh peserta
rapat.
d. Hasil Keputusan rapat didokumentasikan secara
baik.
2. Apabila PPID akan memberikan tanggapan atas
keberatan yang disampaikan pemohon informasi
publik secara tertulis, maka dilakukan sbb :
a. PPID mempersiapkan daftar keberatan yang
disampaikan pemohon atau pengguna informasi
b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan
anggota tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat
permohonan diterima
c. Hasil keputusan rapat dituangkan dalam berita
acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta
rapat
d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara
baik.
3. Penyelesaian sengketa
a. PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa
informasi.
b. PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum
untuk disampaikan kepada atasan PPID.
c. Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi
Informasi, PTUN, dan MA maka PPID melakukan
pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa
informasi.
K. PENUTUP
Demikian standar operasional prosedur yang telah
dibuat untuk pedoman dan acuan kerja ini dapat
membantu Tim PPID Dinas Pendidikan Kota Depok
dalam rangka memenuhi pelaksanaan UU No. 14
Tahun 2008.
STRUKTUR ORGANISASI PPID
DINAS PENDIDIKAN KOTA DEPOK
ATASAN PPID
Kepala Dinas
KETUA PPID
Sekretaris Dinas
SEKRETARIS PPID
Pejabat Fungsional
Umum
SEKSI PELAYANAN
DAN DOKOMENTASI
1. Kepala Seksi
2. Kepala TK/PAUD
3. Kepala SD
4. Wakasek SMP
5. Wakasek SMA
6. Wakasek SMK
SEKSI DATA DAN
INFORMASI
1. Ka Subag Umum
2. Ka Subag TU UPT
3. Kepala TU SMP
4. Kepala TU SMA
5. Kepala TU SMK
SEKSI MONITORING
DAN PELAPORAN
1. Kepala Bidang
2. Kepala UPT
3. Kepala SMP
4. Kepala SMA
5. Kepala SMK
STRUKTUR ORGANISASI PPID
UPT PENDIDIKAN TK/SD
ATASAN PPID
Kepala UPT
KETUA PPID
Kasubag TU
SEKRETARIS PPID
Pejabat Fungsional
SEKSI PELAYANAN DAN
DOKOMENTASI
SEKSI DATA DAN
INFORMASI
SEKSI MONITORING DAN
PELAPORAN
Staf UPT
Staf UPT
Kepala Sekolah
STRUKTUR ORGANISASI PPID
DILINGKUNGAN SD
ATASAN PPID
Kepala UPT
KETUA PPID
Kepala Sekolah
SEKRETARIS PPID
Pejabat Fungsonal
SEKSI PELAYANAN DAN
DOKOMENTASI
SEKSI MONITORING DAN
PELAPORAN
Oprator Sekolah/ TU
Pejabat Fungsional
STRUKTUR ORGANISASI PPID
DILINGKUP SMP/SMA/SMK
ATASAN PPID
Kepala Sekolah
KETUA PPID
Wakasek Humas
SEKRETARIS PPID
Staf Wakasek Humas
SEKSI PELAYANAN DAN
DOKOMENTASI
SEKSI DATA DAN
INFORMASI
SEKSI MONITORING DAN
PELAPORAN
Staf TU Sekolah
Kepala TU
Pejabat Fungsional