pengembangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web

JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
BERBASIS WEB
Devie Firmansyah, S.Kom., M.Kom 1, Rudi Nugraha 2
1,2
Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282
1
[email protected], 2 [email protected]
Abstrak
Sistem Sumber Daya Manusia di sebuah perusahaan merupakan hal penting untuk kelancaran
tugas organisasi, kelancaran aktifitas administrasi dan menjadi unsur pendukung pelaksanaan
fungsi dari manajemen sebuah organisasi. Di PT. Grafindo Media Pratama telah diterapkan
aplikasi HRIS (Human Resources Information System) untuk menangani kegiatan sumber daya
manusia atau kepegawaian, terdapat kekurangan yaitu tidak bisa dikembangkan untuk
disesuaikan atau ditambah dengan proses yang dibutuhan oleh perusahaan, informasi yang
disajikan dinilai kurang cepat untuk pihak manajemen, serta tidak terdapat fitur atau bagian
yang sekaligus menangani penilaian karyawan agar kegiatan penilaian kinerja karyawan dapat
tepat waktu.
Dengan menggunakan metodologi Object Oriented, pemodelan dengan Unified Modeling
Language (UML) serta menggunakan kerangka kerja Yii Framework dalam proses
pemrogramannya diharapkan dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada.
Dari hasil analisa, perancangan dan implementasi serta pengujian sistem ini dapat diambil
kesimpulan bahwa sistem ini dapat digunakan di berbagai platform yang mendukung
penggunaan browser dan akses internet, sehingga dapat dibuka tidak hanya memakai komputer,
dan sistem ini dapat mempermudah staff human capital dalam pendistribusian, pengumpulan
dan perhitungan nilai karyawan dilengkapi dengan dashboard yang berisi informasi sehingga
informasi mengenai sumber daya manusia pada perusahaan dapat diperoleh dengan cepat.
Kata kunci: Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia, Yii Framework.
1. Pendahuluan
Sistem Sumber Daya Manusia di sebuah
perusahaan merupakan hal penting untuk
kelancaran tugas organisasi, kelancaran
aktifitas administrasi dan menjadi unsur
pendukung pelaksanaan fungsi dari
manajemen sebuah organisasi. Pemanfaatan
teknologi informasi dapat menghasilkan
efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan
informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan
dan ketepatan waktu pemrosesan, serta
ketelitian dan kebenaran informasi yang
dihasilkan.
PT. Grafindo Media Pratama merupakan
perusahaan penerbitan nasional yang berdiri
di Bandung sejak tahun 1997 dan telah
menerbitkan buku-buku teks pelajaran
sekolah dari tingkat SD sampai dengan
SMA, buku-buku Agama Islam, dan bukubuku umum. Sistem sumber daya manusia
tersebut juga diterapkan di PT. Grafindo
Media Pratama yaitu pada bagian Human
Capital yang bertanggung jawab dalam
absensi, pengadaan karyawan, pengelolaan
data karyawan, pengelolaan data medis
(medical), serta proses yang mendukung
dalam sumber daya manusia.
Saat ini di bagian Human Capital tersebut
menerapkan sistem sumber daya manusia
dengan menggunakan aplikasi dekstop
berbasis client-server dengan memasang
aplikasi di tiap komputer, terdapat celah
kekurangan yaitu apabila terjadi error
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
ataupun ada pembaharuan aplikasi maka
setiap pengguna harus menginstall aplikasi
tersebut di tiap komputernya, kemudian
belum adanya media informasi yang dapat
menyampaikan informasi mengenai sumber
daya manusia yang ada di perusahaan yang
dapat berguna untuk pihak manajemen
dalam pengambilan keputusan yang dapat
diakses secara langsung oleh pihak
manajemen tersebut.
Untuk itu dengan melihat persoalanpersoalan dan kekurangan yang telah
disebutkan
sebelumnya
perlu
ada
perkembangan dari sistem yang berjalan
agar
lebih
lengkap
dan
mudah
dikembangkan untuk kedepannya yang
dalam hal ini yaitu sistem berbasis web,
dikarenakan sistem informasi berbasis web
lebih fleksibel yaitu dapat dioperasikan di
berbagai platform dan sistem operasi.
Berikut identifikasi permasalahan di bagian
Human Capital PT.Grafindo Media Pratama
:
1. Sistem yang berjalan menggunakan
aplikasi desktop berbasis client server
sehingga apabila terjadi error atau
pembaharuan pada aplikasi server setiap
pengguna harus memasang aplikasi
tersebut di tiap komputernya.
2. Sistem yang berjalan dinilai kurang
fleksibel karena hanya dapat diakses
dengan menggunakan komputer dan
harus dalam keadaan terkoneksi ke
komputer server.
3. Belum adanya proses pendistribusian,
pengumpulan serta proses rekapitulasi
form penilaian kinerja yang diproses
secara otomatis dengan komputerisasi.
4. Belum terdapat media informasi yang
dapat
menyampaikan
informasi
mengenai sumber daya manusia yang
ada di perusahaan yang dapat berguna
untuk pihak manajemen dalam
pengambilan keputusan yang dapat
diakses secara langsung oleh pihak
manajemen tersebut.
Agar lebih terfokus dan tidak keluar dari
permasalahan yang dibahas maka dijelaskan
ruang lingkup masalahnya yaitu:
1. Pengembangan sistem hanya untuk
sistem sumber daya manusia yang ada
di bagian Human Capital PT. Grafindo
Media Pratama
2. Hanya membahas tentang pengolahan
data pribadi karyawan, pengajuan cuti,
pengolahan data absensi dan penilaian
kinerja karyawan.
3. Sistem
yang
akan
dibangun
menggunakan framework yii.
Adapun Tujuan dari skripsi ini adalah
sebagai berikut :
1. Agar pengguna tidak harus memasang
kembali aplikasi di tiap komputernya
ketika terdapat pembaharuan pada
aplikasi tersebut.
2. Agar sistem mudah dikembangkan serta
dapat mudah di akses di berbagai
platform dan sistem operasi.
3. Mempermudah proses pendistribusian,
pengumpulan dan rekapitulasi penilaian
kinerja
karyawan
agar
proses
perhitungan nilai dapat dilakukan secara
otomatis dengan komputerisasi.
4. Membangun media informasi yang
menyampaikan informasi mengenai
sumber daya manusia yang ada di
perusahaan yang dapat berguna untuk
pihak manajemen dalam pengambilan
keputusan yang dapat diakses secara
langsung oleh pihak manajemen.
1.1 Landasan Teori
1.1.1 Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto H.M pengembangan
sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk
menghasilkan sistem informasi berbasis
komputer untuk menyelesaikan persoalan
(problem) organisasi atau memanfaatkan
kesempatan (opportunities) yang timbul. [3]
Adapun tujuan yang hendak dicapai dari
tahap pengembangan sistem mempunyai
maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai
berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakaian
sistem (user)
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
2. Untuk memberikan gambaran yang
jelas dan menghasilkan pengembangan
yang dapat memberikan kemudahan
kepada pemograman komputer dan ahliahli teknik lainnya yang terlibat dalam
pengguna sistem.
1.1.2 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Sutabri Sistem informasi adalah
suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan. [6]
Sedangkan Menurut Azhar Susanto
menyatakan bahwa sistem informasi adalah:
“Kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik
atau pun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja
sama secara harmonis untuk mencapai satu
tujuan yaitu mengolah data menjadi
informasi yang berguna.” [5]
Dari kedua definisi diatas, dapat diambil
kesimpulan bahwa informasi adalah hasil
dari data yang telah diproses kemudian
sudah menjadi bentuk yang memiliki arti
dan lebih bermanfaat sesuai dengan
keperluan tertentu serta dapat digunakan
untuk pengambilan keputusan bagi
penerimanya.
1.1.3 Sumber Daya Manusia
Aminruddin Idris dalam bukunya yang
berjudul “Pengantar Ekonomi Sumber Daya
Manusia” membagi Pengertian Sumber
Daya Manusia menjadi dua yaitu pengertian
secara mikro dan makro . Pengertian SDM
secara makro adalah semua manusia sebagai
penduduk atau warga negara suatu negara
atau dalam batas wilayah tertentu yang
sudah memasuki usia angkatan kerja, baik
yang sudah maupun memperoleh pekerjaan.
Di samping itu SDM secara makro berarti
juga penduduk yang berada dalam usia
produktif, meskipun karena berbagai sebab
dan/ atau masalah masih terdapat yang
belum produktif karena belum memasuki
lapangan
kerja
yang
terdapat
di
masyarakatnya. SDM dalam arti mikro
secara sederhana adalah manusia atau orang
yang bekerja atau menjadi anggota suatu
organisasi
yang
disebut
personil,pegawai,karyawan,pekerja, tenaga
kerja dan lain lain. [2]
Dapat disimpulkan bahwa Sumber daya
manusia merupakan semua orang yang
terlibat yang bekerja untuk mencapai tujuan
perusahaan.
1.1.4 SDLC ( System Development Life
Cycle )
Metodologi pengembangan sistem informasi
berarti suatu metode yang digunakan untuk
melakukan pengembangan sistem informasi
berbasis komputer. Menurut Alan Dennis
“The systems development life cycle (SDLC)
is the process of determining how an
information system (IS) can support business
needs, designing the system, building it, and
delivering it to users”. Siklus hidup
pengembangan sistem (SDLC) adalah
proses penentuan bagaimana sebuah Sistem
informasi (IS) dapat mendukung kebutuhan
bisnis, merancang sistem, membangunnya,
dan mengantarkannya ke pengguna. [1]
Gambar 1 The Systems Development Life Cycle
(Alan Dennis, 2012)
1.1.5 Model Pengembangan Waterfall
Prosedur pengembangan yang digunakan
pada sistem informasi manajemen arsip ini
adalah
menggunakan
prosedur
pengembangan model Waterfall. Model ini
melakukan pendekatan secara sistematis dan
urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu
menuju ke tahap analisis, desain, coding,
testing / verification, dan maintenance.
Disebut dengan waterfall karena tahap demi
tahap yang dilalui harus menunggu
selesainya tahap sebelumnya dan berjalan
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
berurutan. Sebagai contoh tahap desain
harus
menunggu
selesainya
tahap
sebelumnya yaitu tahap requirement. Secara
umum tahapan pada model waterfall dapat
dilihat pada gambar berikut.
Gambar 3 Use Case Diagram
Pengembangan Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia
Tabel 1 Use Case Scenario Buat Pengajuan Cuti
Gambar 2 Siklus Pengembangan Dengan
Metode Waterfall
1.1.6 Model UML (Unified Modeling
Language)
Dalam buku Satzinger yang berjudul System
Analysis and Design In a Changing World
sixth edition, mengartikan bahwa “UML is the
standard set of model constructs and notations
defined by the Object Management Group
(OMG), a standards organization for system
development”. UML adalah suatu set standar
konstruksi model dan notasi yang ditetapkan
oleh Object Management Group (OMG), suatu
standar organisasi untuk pengembangan
sistem. [4]
2. Gambaran Perangkat Lunak
2.1 Use Case Diagram
2.2 Activity Diagram
Gambar 4 Activity Diagram Buat Pengajuan
Cuti
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
2.4 Class Diagram
2.6 Perancangan
Pengajuan Cuti
Antarmuka
Buat
Nama Dialog Screen : Antarmuka buat cuti
karyawan
Fungsi
: Digunakan staf
human capital untuk membuat cuti dengan
memilih karyawannya.
Bentuk :
Gambar 7 Perancangan Antarmuka Buat
Pengajuan Cuti
Tabel 2 Rencana Implementasi
Gambar 5 Class Diagram
2.5 Sequence Diagram Buat Pengajuan
Cuti
Tabel 3 Gant chart aktifitas implementasi
sistem
Gambar 6 Sequence Diagram Buat Pengajuan
Cuti
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
3 Implementasi Antarmuka
3.1 Antarmuka dashboard
Gambar 8 Antarmuka dashboard
3.2 Antarmuka Pengajuan Cuti
Gambar 9 Antarmuka Pengajuan Cuti
Dari hasil analisa, perancangan dan
implementasi serta pengujian sistem ini
dapat diambil kesimpulan bahwa:
1. Dengan diterapkannya aplikasi sumber
daya
manusia
berbasis
web,
perusahaan tidak perlu memasang
kembali aplikasi di setiap penggunanya
ketika terjadi pembaharuan atau
perubahan pada aplikasi.
2. Aplikasi yang dibuat dapat digunakan
di berbagai platform yang dapat
menjalankan browser dan terhubung
dengan koneksi internet.
3. Dengan menggunakan aplikasi sebagai
media untuk pendistribusian dan
pengumpulan form penilaian menjadi
lebih cepat dari pada dengan cara
membagikan form kepada penilai, serta
proses merekapitulasi nilai menjadi
labih cepat dikarenakan perhitungan
nilai karyawan dilakukan otomatis
menggunakan sistem.
4. Data yang terdapat pada aplikasi dapat
secara otomatis diolah menjadi
informasi yang dapat berguna bagi
pihak manajemen serta dapat diakses
dengan mudah dimana saja dan kapan
saja, hanya saja informasi tersebut
hanya dapat diubah atau ditambah
oleh pengembang sistem saja, tidak
oleh pihak perusahaan.
Adapun saran untuk pengembangan
perangkat lunak lebih lanjut yaitu :
1. Pembangunan aplikasi menggunakan
aplikasi berbasis mobile agar notifikasi
pengajuan cuti karyawan dapat
langsung di lakukan di aplikasi tersebut
sehingga tidak perlu menggunakan
email.
2. Menggunakan alat sebagai masukan
untuk presensi berupa alat fingerprint
yang dapat terhubung ke aplikasi
berbasis web agar pengolahan data
karyawan dapat lebih optimal.
3. Menambah proses seleksi karyawan
atau penerimaan karyawan secara
online dengan memanfaatkan aplikasi
sumber daya manusia berbasis web
yang telah dibuat.
DAFTAR PUSTAKA
1. Alan Dennis, B. H. (2012). System
Analysis and Design. United Stated of
America: John Wiley & Sons, Inc.
2. Idris, A. (2016). Pengantar Ekonomi
Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:
Deepublish.
3. Jogiyanto. (2010). Analisis dan Desain
Sistem Informasi , Edisi IV.
Yogyakarta: Andi Offset.
4. John W. Satzinger, R. B. (2012).
System Analysis and Design In a
Changing World sixth edition. Boston:
Cengage Learning.
5. Susanto, A. (2013). Sistem Informasi
Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
6. Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi.
7. Yakub. (2012). Pengantar Sistem
Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.