kajian pemanfaatan informasi pada dokumen rekam medis pasien
advertisement
KAJIAN PEMANFAATAN INFORMASI PADA DOKUMEN REKAM MEDIS PASIEN MENINGGAL DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KARANGANYAR Tika Sekarsari Sunaryo1, Sri Sugiarsi2 Alumni APIKES Mitra Husada Karanganyar, 2Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar [email protected], [email protected] 1 ABSTRAK Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar telah memiliki prosedur tetap mengenai dokumen rekam medis pasien meninggal. Namun, prosedur tetap tersebut belum memuat tentang prosedur peminjaman dan pemanfaatan dokumen rekam medis pasien meninggal serta lama penyimpanan, baik lama penyimpanan dokumen rekam medis pasien meninggal bayi maupun dewasa. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pemanfaatan informasi dokumen rekam medis pasien meninggal di Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar.Jenis penelitian adalah deskriptif kualitatif.Populasi dalam penelitian ini adalah 9 orang petugas di unit rekam medis.Besar sampel dalam penelitian adalah 3 orang petugas rekam medis yang diambil denganteknik purposive sampling.Cara pengumpulan data dengan wawancara dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa prosedur tetap mengenai dokumen rekam medis pasien meninggal di RSUD Karanganyar hanya memuat tentang pengertian dokumen kematian, tujuan serta pembuatan surat kematian segera setelah pasien dinyatakan meninggal. Pihak yang pernah memanfaatkan dokumen rekam medis pasien meninggal adalah bidan, peneliti, asuransi jasa raharja, kepolisian, serta PPAT. Dalam peminjaman dan pemanfaatan dokumen rekam medis pasien meninggal belum diatur pada prosedur tetap RSUD Karanganyar.Kesimpulan dari penelitian ini adalah RSUD Karanganyar sudah mempunyai prosedur tetap mengenai kebijakan dokumen rekam medis pasien meninggal tetapi belum mengatur prosedur peminjaman, pemanfaatan dan lama penyimpanan dokumen rekam medis pasien meninggal. Kata kunci: Pemanfaatan, Dokumen Pasien Meninggal Kepustakaan: 10(1995-2013) PENDAHULUAN dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan bahkan sampai pasien tersebut telah meninggal (DepKes RI, 2006). Dalam PerMenKes No. 269/MENKES/PER/III/2008 Bab III pasal 7, bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Pemanfaatan informasi medis ini berhubungan dengan pemberian informasi medis kepada berbagai pihak, Menurut Decleration on the Rights of the patients (1995) yang dikeluarkan World Medical Association (WMA) bahwa semua informasi yang teridentifikasi mengenai status kesehatan pasien, kondisi medis, diagnosis, prognosis, dan tindakan medis serta semua informasi pribadi harus dijaga kerahasiaanya, bahkan setelah kematian, perkecualian untuk keluarga pasien. Akan tetapi dalam pembeberan informasi untuk pihak ketiga ini setidaknya memenuhi prinsip “need to know”, yaitu pemberian informasi secara minimal tapi mencukupi, relevan serta akurat. Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek yaitu aspek administrasi, aspek medis, aspek hukum, aspek keuangan, aspek penelitian, aspek pendidikan serta aspek dokumentasi.Melihat dari beberapa aspek tersebut, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan kesehatan saja, melainkan sumber data yang dapat 95 95 Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.2, No.1, Maret 2014 Berdasarkan survey pendahuluan di Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar, dokumen rekam medis pasien yang telah meninggal disimpan secara terpisah selama 10 tahun. Hal ini dilakukan untuk menjaga apabila suatu saat ada keluarga pasien atau pihak lain membutuhkan informasi dari dokumen tersebut. Dokumen rekam medis pasien meninggal di RSUD Karanganyar telah dimanfaatkan untuk klaim jasa raharja, pembuatan surat kematian, bidan, kepolisian serta PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah). Akan tetapi belum ada buku catatan peminjaman dokumen yang memuat informasi tentang siapa saja dan untuk keperluan apa dokumen tersebut dipinjam. Hal ini belum sesuai prosedur tetap dengan nomor dokumen 57.05.55P3 tentang peminjaman dokumen rekam medis di RSUD Karanganyar. Berdasarkan latar belakang tersebut maka perlu diadakan penelitian tentang “Tinjauan Pemanfaatan Informasi Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal di Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar”. difokuskan selama proses di lapangan bersamaan dengan pengumpulan data. Langkah-langkah analisis data dalam penelitian kualitatif : 1. Reduksi data Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting dari pemanfaatan informasi dokumen rekam medis pasien meninggal serta membuang hal yang tidak perlu. 2. Data Display (Penyajian data) Dalam penelitian ini penyajian data dilakukan dalam bentuk teks yang bersifat naratif dari hasil wawancara tentang pemanfaatan informasi dokumen rekam medis pasien meninggal kepada petugas rekam medis dan observasi lapangan. 3. Penarikan Kesimpulan Conclusion yaitu suatu langkah menarik sebuah kesimpulan yang dapat menjawab rumusan masalah yang dirumuskan sejak awal. (Sugiyono, 2010) METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian secara deskriptif digunakan yaitu Pemanfaatan Informasi Medis dan Dokumen Pasien Meninggal. Populasi dalam penelitian ini adalah 9 orang petugas di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. Besar sampeldalam penelitian ini sebanyak3 orang petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar yang diambil menggunakan teknik purposive sampling. Dengan pertimbangan: 1. Pengetahuan petugas mengenai dokumen kematian 2. Lama kerja petugas di bagian rekam medis RSUD Karanganyar. Alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara tentang pemanfaatan informasi dokumen rekam medis pasien meninggal dan checklist/daftar tilik tentang kelengkapan prosedur tetap/kebijakan dokumen kematian di Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. Sumber data penelitian berasal dari data primer dan data sekunder. Pengumpulan data dilakukan dengan cara metode observasional dan metode wawancara Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan, selama di lapangan, dan setelah selesai di lapangan. Namun dalam penelitian kualitatif, analisis data lebih 96 HASIL PENELITIAN 1. Kebijakan Tentang Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal di RSUD Karanganyar Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar telah mempunyai prosedur tetap mengenai dokumen rekam medis pasien meninggal yang tertuang pada prosedur tetap dokumen kematian dengan nomor dokumen 66.05.55.03 diterbitkan tanggal 10 November 2009.Hal ini sesuai dengan pernyataan petugas rekam medis di RSUD Karanganyar bahwa rumah sakit tersebut sudah memiliki prosedur tetap mengenai dokumen rekam medis pasien meninggal yang diatur pada prosedur tetap dokumen kematian. Adapun pernyataan tersebut menurut petugas rekam medis bagian sebagai berikut: “Iya dek…. di sini itu sudah punya prosedur tentang dokumen rekam medis pasien meninggal… ya protap tentang dokumen kematian itu... tetapi belum lengkap…. isinya itu belum menyatakan kalau sebenarnya dokumen kematian itu…ya... emm... dokumennya pasien meninggal yang disimpan” Petugas rekam medis 1 Tika, dkk. Kajian Pemanfaatan Informasi Pada Dokumen Rekam Medis pernyataan menurut petugas rekam medis bagian TPPRJsebagai berikut: “Emm prosedur ya… ya coba dilihat di BPPRM aja dik... kalau ada berarti ada... kalau seingat saya itu ada prosedur mengenai dokumen pasien meninggal… nama protapnya dokumen kematian” Petugas rekam medis 2 pernyataan menurut petugas rekam medis bagian Analising/Reporting adalah sebagai berikut: “Ya... ada... di buku BPPRM dik..coba dilihat dan dibaca sendiri” Petugas rekam medis 3 Pengertian dokumen kematian menurut prosedur tetap adalah bukti tertulis mengenai keadaan dan sebab kematian seorang pasien. Adapun pengertian dokumen kematian berdasarkan hasil wawancara dengan petugas rekam medis bagian sebagai berikut: “Emm... pengertian dokumen kematian itu ya... sebagai bukti itu... yang menceritakan kronologis atau kejadian bagaimana pasien itu meninggal... kan bisa meninggal di rumah sakit… atau ada juga yang meninggal di jalan, jadi sampai rumah sakit sudah meninggal... ya seperti itu” Petugas rekam medis 1 Pengertian dokumen kematian menurut petugas rekam medis di bagian TPPRJ, sebagai berikut: “Dokumen kematian itu... kalau disini ya yang diberi tanda plus itu… ada dokumen kematian bayi... ada juga dokumen kematian yang dewasa... isinya ya keteranganketerangan mengenai pasien meninggal itu… diagnosisnya disana juga ada” Petugas rekam medis 2 Prosedur tetap dengan nomor dokumen 66.05.55.03 juga berisi tentang tujuan dibuatnya dokumen kematian. Tujuan tersebut antara lain sebagai dokumentasi, sumber data untuk pelaporan rumah sakit, sebagai dasar penyelesaian jenazah serta pengurusan administrasi yang menyangkut jenazah. Adapun tujuan mengenai dokumen kematian menurut petugas rekam medis di RSUD Karanganyar. Berikut hasil wawancara dengan petugas rekam medis di bagian “Dokumen kematian… tujuannya disini disimpan… untuk pihak yang memerlukan dokumen itu lagi… biar gampang carinya... emmm disini biasanya kalo setelah meninggal itu sebelum dokumen disimpan... dipakai dulu buat dasar pembuatan surat kematian” Petugas rekam medis 1 Hasil wawancara dengan petugas rekam medis di bagian TPPRJ mengenai tujuan dokumen kematian adalah sebagai berikut “Dokumen kematian itu… ya disimpan… apabila ada yang mencari… jadi kami masih bisa menyediakan... misalnya ada keluarganya itu kesini menanyakan” Petugas rekam medis 2 Kebijakan tentang dokumen rekam medis pasien meninggal di RSUD Karanganyar belum sepenuhnya lengkap, sehingga muncul ke bijak an-ke bijak an ya ng merup aka n kesepakatan saja dan belum tertulis pada prosedur tetap.Kebijakan tersebut mengenai lama penyimpanan dokumen rekam medis pasien meninggal.Kesepakatan ini sesuai dengan hasil wawancara dengan petugas rekam medis di RSUD karanganyar. Adapun hasil wawancara dengan petugas rekam medis bagian adalah sebagai berikut: “Ya... dokumen kematian disini... diberi tanda plus lalu disimpan... lama dokumen disimpan itu selama 10 tahun... tujuannya siapa tau diwaktu 10 tahun itu masih ada yang memerlukan... kalau misalnya 10 tahun sudah tidak ada yang membutuhkan…lalu tempat…” Petugas rekam medis 1 Adapun keterangan menurut petugas rekam medis di bagian TPPRJ adalah sebagai berikut: “Emm… dokumen kematian itu disimpannya 10 tahun... tujuannya ya..untuk menyediakan dokumen bila ada yang mencari...” Petugas rekam medis 2 97 Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.2, No.1, Maret 2014 2. Pihak yang Memanfaatkan Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal di RSUD Karanganyar Pihak yang memanfaatkan dokumen rekam medis pasien meninggal adalah pihak-pihak yang dapat mengajukan surat peminjaman dokumen rekam medis yang disetujui dan ditandatangani oleh direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. Pihak-pihak tersebut antara lain bidan dengan keperluan pelacakan maternal dan perinatal serta mengetahui sebab kematian bayi, kepolisian, mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dan menyelesaikan tugas akhir, asuransi jasa raharja bagi keluarga pasien yang meninggal dengan kasus kecelakaan dan PPAT untuk pembagian warisan. Untuk mengetahui lebih lanjut berikut hasil wawancara dengan petugas rekam medis bagian di RSUD Karanganyar. “Pihak yang pernah memanfaatkan itu bidan... terus untuk penelitian... emmm… kepolisian... asuransi jasa raharja itu… ada juga PPAT pembagian warisan..kalo untuk keperluan apa ya saya kurang tau… tapi mungkin kalo bidan itu… ya bisa untuk pelacakan maternal dan perinatal atau bisa juga untuk mengetahui sebab kematian bayi… kalo kepolisian saya kurang tau... disini kami hanya menyediakan dokumen apabila ada yang meminjam... kalo untuk keperluan apa ya kami kurang tau…” Petugas rekam medis 1 Adapun hasil wawancara dengan petugas rekam medis bagian TPPRJ di RSUD Karanganyar adalah sebagai berikut: “Kepolisian… penelitian mahasiswa tugas akhir… koas-koas itu juga… Klaim jasa raharja... pembagian warisan... bidan… kalo informasi apa saja yang diperlukan dan untuk apanya yaa... kami kurang tau... yaa yang penting kalo ada yang meminjam ya kami sediakan dan ndak boleh dibawa keluar... yaa gitu…” Petugas rekam medis 2 3. 98 Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal di RSUD karanganyar Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar belum memiliki kebijakan tentang peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal sehingga kebijakan tentang peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal menggunakan prosedur tetap peminjaman dokumen rekam medis dengan nomor dokumen 58.05.55.P3 untuk keperluan penelitian dan prosedur tetap dengan nomor dokumen 57.05.55.P3 untuk keperluan lain (asuransi, jasa raharja, dan lain-lain). Prosedur peminjaman di RSUD karanganyar adalah setiap peminjam harus mengajukan surat permohonan serta mengisi surat pernyataan membuka diagnosa atau surat kuasa yang ditujukan pada direktur rumah sakit. Peminjam dapat melakukan peminjaman setelah direktur memberikan persetujuan permohonan tersebut. Berdasarkan observasi, pada saat melakukan peminjaman belum ada buku catatan khusus untuk peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal yang ada hanyalah buku catatan peminjaman dokumen rekam medis untuk pasien hidup.Dokumen rekam medis yang dipinjam tidak diperkenankan untuk dibawa keluar ruangan rekam medis, pada saat membuka diagnosis juga harus didampingi oleh dokter atau perawat yang pernah merawat keluarganya yang meninggal tersebut. Adapun penerapan prosedur peminjaman untuk penelitian, berdasarkan hasil wawancara dengan petugas adalah sebagai berikut “Prosedur peminjaman dokumen kematian untuk penelitian disini yaa… emm… setiap peminjam itu yaa... harus mengajukan surat permohonan… lalu... mengisi surat pernyataan untuk... membuka diagnosa, kalo sudah meninggal pasiennya yaa... pake surat kuasa itu… Ditujukannya ke direktur rumah sakit. Bisa melakukan peminjaman yaa… setelah direktur setuju terus menandatangani surat permohonan itu..setelah itu peminjam diantar ke ruang rekam medis tapi peminjam harus menulis dibuku peminjaman dulu… biasanya yaa peminjam itu melakukan penelitian itu disini... kalau dibawa keluar itu ndak boleh… dan biasanya didampingi perawat atau dokter yang pernah merawat pasien itu” Petugas rekam medis 1 Adapun penerapan prosedur peminjaman untuk pembagian hak waris berdasarkan hasil wawancara dengan petugas TPPRJ adalah sebagai berikut: Tika, dkk. Kajian Pemanfaatan Informasi Pada Dokumen Rekam Medis dan pembuatan surat kematian segera setelah pasien dinyatakan meninggal. Akan tetapi belum mengatur tentang lama penyimpanan. Hal ini akanmenyebabkan petugas dan pihak yang berkepentingan mengalami kesulitan dalam mempersepsikan kebijakan tersebut dan pelaksanaannya belum bisa sepenuhnya dijalankan. “Prosedur peminjaman untuk pembagian hak waris itu yaa sama... pertama harus mengajukan surat permohonan… lalu mengisi surat pernyataan untuk... membuka diagnosa, pake surat kuasa dari keluarga pasien yang sudah meninggal itu… Ditujukannya ke direktur rumah sakit. Bisa melakukan peminjaman… apabila direktur setuju terus menandatangani surat permohonan itu... setelah itu peminjam diantar ke ruang rekam medis tapi peminjam harus menulis dibuku peminjaman dulu…” Un tu k me n gh in d a ri h a l-h a l t e rse bu t, berdasarkan kesepakatan, dokumen rekam medis pasien meninggal di RSUD Karanganyar baik dokumen rekam medis pasien meninggal bayi maupun dewasa disimpan selama 10 tahun. Hal ini bertujuan agar kendala atau masalah yang muncul akibat belum adanya hal yang mengatur tentang lama penyimpanan serta pelaksanaan penyimpanan pada prosedur tetap dapat dihindari. Petugas rekam medis 2 Adapun penerapan prosedur peminjaman untuk asuransi jasa raharja berdasarkan hasil wawancara dengan petugas Analising/ Reporting adalah sebagai berikut: Menurut Rakatansky H (2013) Dalam Peraturan Departemen Kesehatan dan Human Services tentang standar untuk kerahasiaan informasi kesehatan perorangan, mengusulkan bahwa pelayanan kesehatan wajib menjaga kerahasiaan rekam medis pasien minimal 2 tahun setelah kematian. Hal ini sudah sesuai dengan kesepakatan lama penyimpanan di RSUD karanganyar yang disimpan selama sepuluh tahun setelah kematian, artinya dokumen tersebut sudah disimpan setidaknya melebihi dari batas minimal penyimpanan yaitu selama 2 tahun. “Prosedur peminjaman untuk klaim asuransi jasa raharja itu… ya pertama... peminjam harus ke jasa raharja, ke jasa raharjanya untuk apa ya saya kurang tau... mungkin untuk diberi pengantar atau formulir-formulir… lalu peminjam juga harus kekantor polisi... dikantor polisi nanti diberi surat pengantar yang ditujukan ke direktur RSUD... nanti baru ditindaklanjuti di bagian rekam medis… biasanya si peminjam/keluarga pasien itu sudah bawa formulir... yang ngasih yaa dari jasa raharja itu mungkin… petugas rekam medis terus mengambilkan dokumen…mengantarkan dokumen kepada dokter yang pernah merawat keluarganya itu… lalu nanti dokter mengisi formulir dari jasa raharja terus dibubuhi tandatangan dokter, diberi stempel rumah sakit… dokumen setelah selesai dikembalikan lagi kebagian ” Akan tetapi khusus untuk dokumen rekam medis pasien meninggal bayi Henley A dan Schott J (2012) mengatakan bahwa Dokumen meninggal bayi adalah dokumen rekam medis pasien bayi yang telah meninggal.Rekam medis harus disimpan selama kurang lebih 25 tahun setelah tanggal kematian bayi. Hal ini belum sesuai dengan kesepakatan penyimpanan di RSUD Karanganyar yang memberikan perlakuan sama terhadap lama penyimpanan dokumen rekam medis pasien meninggal dewasa yaitu selama 10 tahun, seharusnya khusus untuk lama penyimpanan dokumen rekam medis pasien meninggal bayi yaitu disimpan kurang lebih selama 25 tahun. Petugas rekam medis 3 PEMBAHASAN 1. Kebijakan Tentang Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal di RSUD Karanganyar Kebijakan yang mengatur tentang dokumen rekam medis pasien meninggal di RSUD Karanganyar terdapat pada prosedur tetap dengan nomor dokumen 66.05.55.03 yang diterbitkan tanggal 10 November 2009. Prosedur tetap tersebut berisi tentang pengertian, tujuan 2. Pihak yang Memanfaatkan Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal di RSUD Karanganyar Pihak yang pernah memanfaatkan dokumen rekam medis pasien meninggal adalah pihak-pihak yang dapat mengajukan surat 99 Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.2, No.1, Maret 2014 peminjaman dokumen rekam medis yang disetujui dan ditandatangani oleh direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. Pihak-pihak tersebut adalah peneliti, kepolisian, asuransi jasa raharja, bidan, serta PPAT untuk pembagian hak waris. Akan tetapi petugas tidak mengetahui secara persis informasi apa saja yang dibutuhkan dan untuk keperluan apa dokumen rekam medis pasien meninggal tersebut dipinjam, dikarenakan peminjam tidak mengisi buku peminjaman dan tidak meninggalkan identitas diri. Hal ini sangat beresiko terhadap kerahasiaan isi rekam medis pasien meninggal dan penyalahgunaan pihakpihak yang tidak berwenang. Menurut DepKes RI (2006) petugas rekam medis dalam menjalankan tugasnya terhadap pembukaan informasi medis pasien harus memastikan secara pasti informasi apa yang kiranya dapat memenuhi kebutuhan si-penanya, dan hanya informasi tersebut yang diberikan/ dikirimkan. Hal ini belum sesuai dengan petugas rekam medis di RSUD Karanganyar yang tidak mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan peminjam dokumen rekam medis pasien meninggal dan untuk keperluan apa informasi dokumen tersebut. DepKes RI (2006) juga menyebutkan informasi medis seseorang dapat diberikan kepada pihakpihak terkait antara lain: 1. Asuransi 2. Pasien/Keluarga pasien 3. Rumah Sakit yang menjadi tempat rujukan 4. Dokter lain yang merawat pasien 5. Kepolisian 6. Untuk keperluan pengadilan Menurut Rakatansky (2013) nilai yang melekat pada privasi dan kerahasiaan dokumen rekam medis yang masih hidup memberikan dasar untuk melindungi rekam medis pasien setelah kematian.Orang mungkin berpendapat bahwa pengungkapan informasi setelah kematian sangat sedikit konsekuensinya karena orang yang telah meninggal tidak dapat dirugikan dan tidak membutuhkan informasi rekam medisnya lagi, tetapi anggapan seperti ini mengabaikan potensi bahaya terhadap almarhum pasien,”Identitas sehubungan dengan warisan mereka”. Dengan kata lain Dokumen rekam medis pasien meninggal mempunyai perlakuan sama terhadap aspek peminjamannya. 100 Setidaknya ada dua keadaan dimana informasi mengenai pasien meninggal bisa diungkapkan/ dipinjam.Pertama adalah ketika pengungkapan akan memberikan informasi secara langsung berhubungan dengan kesehatan pihak lain. Kedua adalah ketika informasi yang dicari akan digunakan untuk penelitian, pendidikan atau tujuan lain yang tidak berhubungan dengan kesehatan. Hal ini sudah sesuai dengan pihakpihak yang pernah menggunakan/meminjam dokumen rekam medis pasien meninggal di RSUD Karanganyar. 3. Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal di RSUD karanganyar Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar belum memiliki kebijakan tentang peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal sehingga kebijakan tentang peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal menggunakan kebijakan peminjaman dokumen rekam medis dengan nomor dokumen 58.05.55. P3 untuk keperluan penelitian dan nomor dokumen 57.05.55.P3 untuk keperluan lain (asuransi, jasa raharja, dan lain-lain). Prosedur tetap tersebut berisi beberapa cara penyerahan informasi rekam medis dan persyaratan yang harus dipenuhi. Setiap peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal tidak diperkenankan untuk dibawa keluar sehingga hanya dapat digunakan dilingkup ruang rekam medis saja.Dalam mengetahui informasinya pun harus didampingi perawat/dokter yang pernah merawat pasien (keluarganya) yang telah meninggal. Akan tetapi ada beberapa hal yang belum sesuai dengan prosedur peminjaman dalam kebijakan tersebut, yaitu belum ada buku catatan peminjaman dan bon pinjam yang menyatakan siapa dan untuk keperluan apa dokumen tersebut dipinjam. Dengan demikian tidak jauh berbeda antara prosedur peminjaman dokumen rekam medis pasien hidup dan pasien meninggal. Adapun prosedur peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal untuk keperluan penelitian adalah sebagai berikut : a. Peminjaman berkas rekam medis untuk penelitian harus mengajukan surat permohonan kepada Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. b. Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar memberikan disposisi kepada Instalasi Rekam Medis untuk ditindak lanjuti. Tika, dkk. Kajian Pemanfaatan Informasi Pada Dokumen Rekam Medis c. d. e. f. Petugas rekam medis kemudian mengambil berkas rekam medis yang dimaksud di ruang arsip, dengan sebelumnya mengisi buku peminjaman serta bon pinjam berkas. Pengambilan berkas adalah sepengetahuan petugas penyimpanan, berkas yang diambil diganti dengan tracer yang berisikan keterangan : Nomor Register berkas yang diambil, tanggal pengembalian, nama peminjam serta keperluan. Peminjaman untuk penelitian hanya boleh dilakukan di ruang rekam medis. Setelah selesai dipergunakan, berkas dikembalikan ke tempat semula, tracer diambil dan diisi tanggal pengembalian. Prosedur peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal untuk keperluan lain asuransi jasa raharja adalah sebagai berikut a. Bagi pasien/instansi yang akan mengurus jasa raharja/asuransi, maka diharuskan mengajukan surat permohonan serta mengisi surat pernyataan membuka diagnosa atau surat kuasa yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. b. Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar memberikan disposisi kepada instalasi rekam medis untuk ditindak lanjuti. c. Petugas rekam medis kemudian mengambil berkas rekam medis yang dimaksud di ruang arsip dengan sebelumnya mengisi buku pinjam serta bon pinjam berkas. d. Pengambilan berkas adalah sepengetahuan petugas penyimpanan, berkas yang diambil diganti dengan tracer yang berisikan keterangan : Nomor register berkas yang diambil, tanggal pengambilan, nama peminjam serta pengumpulan. e. Petugas rekam medis melengkapi isian formulir sesuai permintaan. f. Petugas rekam medis membawa formulir dan berkas rekam medis untuk diteliti dan dimintakan tanda tangan dokter yang bersangkutan, kemudian mengirimkan formulir isian kepada yang bersangkutan. g. Jangka waktu pembuatan tersebut adalah 1 (satu) minggu. h. Setelah selesai dipergunakan, maka berkas dikembalikan ke tempat semula, tracer diambil dan diisi tanggal pengembaliannya. Prosedur peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal untuk PPAT/keperluan pembagian hak waris menggunakan prosedur peminjaman untuk keperluan lain seperti asuransi jasa raharja. Prosedur peminjaman tersebut adalah sebagai berikut a. Bagi pasien/instansi yang akan mengurus pembagian hak waris, maka diharuskan mengajukan surat permohonan serta mengisi surat pernyataan membuka diagnosa atau surat kuasa yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. b. Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar memberikan disposisi kepada instalasi rekam medis untuk ditindak lanjuti. c. Petugas rekam medis kemudian mengambil berkas rekam medis yang dimaksud di ruang arsip dengan sebelumnya mengisi buku pinjam serta bon pinjam berkas. d. Pengambilan berkas adalah sepengetahuan petugas penyimpanan, berkas yang diambil diganti dengan tracer yang berisikan keterangan : Nomor register berkas yang diambil, tanggal pengambilan, nama peminjam serta pengumpulan. e. Petugas rekam medis melengkapi isian formulir sesuai permintaan. f. Petugas rekam medis membawa formulir dan berkas rekam medis untuk diteliti dan dimintakan tanda tangan dokter yang bersangkutan, kemudian mengirimkan formulir isian kepada yang bersangkutan. g. Jangka waktu pembuatan tersebut adalah 1 (satu) minggu. h. Setelah selesai dipergunakan, maka berkas dikembalikan ke tempat semula, tracer diambil dan diisi tanggal pengembaliannya. Prosedur peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal untuk urusan kepolisian menggunakan prosedur peminjaman untuk keperluan lain. Prosedur peminjaman tersebut adalah sebagai berikut a. Bagi instansi kepolisian yang memerlukan dokumen rekam medis pasien, maka diharuskan mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar. b. Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar memberikan disposisi kepada instalasi rekam medis untuk ditindak lanjuti. 101 Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.2, No.1, Maret 2014 c. d. e. f. g. h. Petugas rekam medis kemudian mengambil berkas rekam medis yang dimaksud di ruang arsip dengan sebelumnya mengisi buku pinjam serta bon pinjam berkas. Pengambilan berkas adalah sepengetahuan petugas penyimpanan, berkas yang diambil diganti dengan tracer yang berisikan keterangan : Nomor register berkas yang diambil, tanggal pengambilan, nama peminjam serta pengumpulan. Petugas rekam medis melengkapi isian formulir sesuai permintaan. Petugas rekam medis membawa formulir dan berkas rekam medis untuk diteliti dan dimintakan tanda tangan dokter yang bersangkutan, kemudian mengirimkan formulir isian kepada yang bersangkutan. Jangka waktu pembuatan tersebut adalah 1 (satu) minggu. Setelah selesai dipergunakan, maka berkas dikembalikan ke tempat semula, tracer diambil dan diisi tanggal pengembaliannya. Dalam PerMenKes No. 269/MENKES/PER/ III/2008 Bab V pasal 10 menyatakan bahwa informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan dapat dibuka dalam hal: a. Untuk kepentingan kesehatan pasien b. Memenuhi permintaan apratur penegak hukum dalam rangka penegakan hukum atas perintah pengadilan c. Permintaan dan/atau persetujuan pasien sendiri d. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-undangan; dan e. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis, sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien. Permintaan rekam medis untuk tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Dalam pelaksanannya, prosedur peminjaman di RSUD Karanganyar baik peminjaman untuk penelitian maupun peminjaman untuk asuransi jasa raharja dan PPAT sudah sesuai dengan ketentuan yaitu harus menggunakan surat persetujuan/ surat kuasa dari pihak keluarga. Akan tetapi dalam pelaksanaan peminjamannya, belum ada pernyataan yang menyatakan si-pengguna dalam menggunakan informasi untuk keperluan penelitian atau pendidikan nama dan semua identitas lainnya 102 mengenai pasien harus dirahasiakan. Hal ini belum sesuai dengan ketentuan yang ada dalam PerMenKes No. 269/MENKES/PER/III/2008 Bab V pasal 10 bahwa untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis dapat dibuka sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien dan juga belum sesuai dengan ketentuan kedua Henley A dan Schott J (2012) yaitu melindungi kerahasiaan pasien. SIMPULAN 1. 2. 3. Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar sudah memiliki kebijakan tentang dokumen rekam medis pasien meninggal yang tertuang dalam prosedur tetap dokumen kematian, akan tetapi kebijakan tersebut belum mengatur tentang lama penyimpanan baik lama penyimpanan dokumen rekam medis pasien meninggal bayi maupun pasien meninggal dewasa. Pihak yang pernah memanfaatkan dokumen rekam medis pasien meninggal adalah bidan, peneliti, kepolisian, PPAT, dan keperluan klaim asuransi jasa raharja, akan tetapi dalam peminjamannya belum ada buku catatan peminjaman khusus untuk dokumen rekam medis pasien meninggal sehingga petugas tidak mengetahui secara pasti untuk keperluan apa dan informasi apa saja yang dibutuhkan dalam peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal tersebut Prosedur tetap yang mengatur tentang prosedur peminjaman dokumen rekam medis pasien meninggal di RSUD Karanganyar belum ada sehingga menggunakan prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan penelitian dan peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan lain. DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta: Depkes RI. Henley A and Schott J. 2012.Deciding about a postmortem examination information for parents. London: Sands Menkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan RI. Tika, dkk. Kajian Pemanfaatan Informasi Pada Dokumen Rekam Medis Narbuko Kholid. 2008. Metodologi Penelitian Memberikan Bekal Teoritis Pada Mahasiswa Tentang Metodologi Penelitian dengan Langkah Yang Benar. Jakarta: Bumi Aksara. Rustiyanto E. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Notoatmodjo S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka Cipta. Sugiyono. 2010. Metodologi Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D). Bandung: CV.Alfabeta. hal 337-345. Rakatansky H. 2013. Confidentiality of Health Information Postmortem.Diakses: 11 Maret 2013. http://www.ama-assn.org/resources/ doc/code-medical-ethics/5051a.pdf World Medical Association. 1995. Declaration of Lisbon on the Rights of the Patient.Bali: WMA. Rustiyanto E. 2010. Statistik Rumah Sakit untuk Pengambilan Keputusan. Yogyakarta: Graha ilmu. hal:17-18 103
