1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap
advertisement
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap warga negara Indonesia berhak memperoleh pelayanan kesehatan, seperti yang telah disebutkan pada UUD 1945 pasal 28 H ayat 1. Dalam melaksanakan pelayanan kesehatan maka pemerintah menyediakan sarana pelayanan kesehatan. Salah satu sarana pelayanan kesehatan adalah rumah sakit. Rumah sakit menurut Peraturan Menteri Kesehatan nomor 147 tahun 2010 tentang Perijinan Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Dalam melaksanakan pelayanan kesehatan di rumah sakit, setiap tenaga kesehatan wajib mendokumentasikan pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Pendokumentasian tersebut dilakukan dengan melakukan pencatatan terhadap pelayanan yang telah diberikan di rekam medis. Hal tersebut dilakukan sebagai upaya untuk menjaga mutu pelayanan kesehatan yang diberikan oleh tenaga kesehatan kepada pasien. Sehingga ketersediaan rekam medis merupakan bagian penting dalam pelaksanaan pelayanan 1 kesehatan, karena digunakan sebagai pedoman tenaga kesehatan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang berkesinambungan. Rekam medis digunakan sebagai pedoman tenaga kesehatan dalam memberikan pelayanan kesehatan, karena di dalamnya memuat hasil pemeriksaan, tindakan dan pengobatan yang telah diberikan tenaga kesehatan pada pasien. Hal tersebut seperti yang telah disebutkan dalam Peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis, yang menerangkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Ketersediaan rekam medis pada saat dibutuhkan dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan sangat penting, salah satunya sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit, merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan oleh tenaga kesehatan kepada pasien. Hal tersebut dilakukan untuk meningkatan kualitas pelayanan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap. Sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan dan pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal. 2 Ketersediaan rekam medis saat dibutuhkan dipengaruhi oleh pelaksanaan penyimpanan pada rumah sakit tersebut. Pelaksanaan penyimpanan berkaitan dengan sistem penjajaran, cara penemuan kembali (retrieval) dan pengembalian (filing), fasilitas dan kondisi ruang penyimpanan, sumber daya manusia dan faktor-faktor lain yang ada di bagian penyimpanan rekam medis. Jika pelaksanaan penyimpanan rekam medis berjalan dengan baik maka tingkat ketersediaan berkas rekam medis di tempat penyimpanan juga akan baik. Menurut Budi (2011), Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan (a) mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, (b) mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, (c) mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, (d) bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Pengambilan berkas rekam medis yang cepat dan tepat merupakan salah satu indikator pelayanan rekam medis yang baik. Rekam medis merupakan sumber data dan informasi rumah sakit yang penting dalam menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. 3 Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti saat melaksanakan Praktik Kerja Pengabdian pada bulan Juli-Agustus 2014 di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu, penemuan kembali (retrieval) rekam medis pasien lama yang akan berobat sering mengalami kesulitan. Hal tersebut disebabkan rekam medis belum berada di rak penyimpanan rekam medis. Berdasarkan wawancara dengan petugas penyimpanan menyatakan bahwa sekitar 30% rekam medis saat dibutuhkan tidak dapat ditemukan di rak penyimpanan. Selain itu berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan peneliti pada tanggal 17 Januari 2015 bahwa dari 145 rekam medis yang diambil saat dibutuhkan, sebanyak 96 rekam medis ada di tempat penyimpanan dan 49 rekam medis tidak ada di tempat penyimpanan. Hal tersebut menghambat proses pelayanan kesehatan di rumah sakit dan bahkan membuat pasien menunggu karena rekam medisnya belum didistribusikan ke tempat tujuan. Berdasarkan hasil pengamatan dan hasil wawancara tersebut peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan mengambil judul “Hambatan Pelaksanaan Retrieval Rekam Medis di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu Berdasarkan Analisis Fishbone”. 4 B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang akan diteliti dalam penelitian ini adalah berapakah prosentase rekam medis yang tidak ditemukan di tempat penyimpanandan apa sajakah hambatan pelaksanaan retrieval rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu berdasarkan analisis fishbone? C. Tujuan 1. Tujuan Umum Tujuan umum dalam penelitian ini adalah mengetahui hambatan pelaksanaan retrieval rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu berdasarkan analisis fishbone. 2. Tujuan Khusus Tujuan khusus dalam penelitian ini adalah: a. Mengetahui prosentase rekam medis yang tidak ditemukan di tempat penyimpanan RSU PKU Muhammadiyah Delanggu b. Mengetahui hambatan pelaksanaan retrieval rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu berdasarkan analisis fishbone 5 D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Hasil Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan masukan dan evaluasi dalam pelaksanaan retrieval rekam medis, sehingga dapat meningkatkan pelayanan rekam medis. b. Bagi Peneliti Menambah pengetahuan, pengalaman dan dapat menerapkan ilmu yang didapat dari institusi pendidikan. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Kesehatan Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai tambahan pengetahuan terkait retrieval rekam medis. b. Bagi Peneliti Lain Hasil penelitian ini dapat dijadikan referensi untuk mengembangkan penelitian lain. E. Keaslian Penelitian Penelitian dengan judul “Hambatan Pelaksanaan Retrieval Rekam Medis di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu Berdasarkan Analisis Fishbone” belum pernah dilakukan sebelumnya. Akan 6 tetapi, ada beberapa penelitian yang hampir mirip dilaksanaan diantaranya: 1. Handianti (2012) dengan judul “Evaluasi Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap di RSUD Majenang Tahun 2012”. Hasil penelitian menyebutkan bahwa pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap belum terlaksana sesuai dengan prosedur tetap. Diketahui dari adanya penumpukan berkas. Faktor sarana dan prasarana dalam penyimpanan berkas rekam medis belum memadai, karena belum adanya media penyimpanan berkas untuk menampung berkas yang tidak pada rak rekam medis. Walaupun adanya prosedur tetap, pelaksanaan penyimpanan belum terlaksana dengan baik karena terkendala ruang, SDM dan biaya, sehingga misfile pun sering dialami oleh para petugas rekam medis rawat inap. Persamaan: penelitian sama-sama meneliti tentang bagian penyimpanan rekam medis. Perbedaan: penelitian Handianti (2012) meneliti tentang hambatan dan dampak dari sistem penyimpanan tersebut dan hanya meneliti penyimpanan rekam medis pasien rawat inap saja, sedangkan penelitian ini meneliti hambatan dalam 7 pelaksanaan retrieval rekam medis rawat jalan dan rawat inap dengan analisis fishbone. 2. Yushinta (2012) dengan judul “Hambatan Penggunaan Straight Numerical Filing Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum At-Turots Al-Islamy Sleman”. Hasil penelitian menyebutkan bahwa penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum At-Turots Al-Islamy Sleman menggunakan straight numerical filing. Masih ditemukan adanya berkas yang belum tersimpan sesuai urutan. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis belum sesuai dengan prosedur tetap yang ada, dan prosedur tetap yang direvisi belum disosialisasikan. Petugas tidak menggunakan tracer sebagai kartu kendali keluar masuknya berkas, namun dalam prosedur tetap penyimpanan berkas rekam medis disebutkan bahwa pelaksanaannya menggunakan tracer. Petugas rekam medis mengalami hambatan dalam penyimpanan berkas rekam medis menggunakan straight numerical filing, yaitu petugas yang ditugaskan dibagian rekam medis belum pernah mengikuti pelatihan rekam medis, tidak adanya petugas khusus dalam penyimpanan berkas rekam medis, kurangnya ketelitian petugas dalam menyimpan berkas rekam medis, selain itu belum didukung oleh sarana yang memadai seperti desain 8 nomor rekam medis pada folder, tidak adanya tracer, penyusutan berkas rekam medis belum pernah dilakukan di Rumah Sakit Umum At-Turots Al-Islamy Sleman. Upaya yang dilakukan petugas rekam medis adalah Kepala Instalasi Rekam Medis menginformasikan hasil pelatihan, adanya petugas khusus yang berkompetensi, pengecekan di setiap rak dan meminimalisir kesalahan, memperbaiki desain nomor rekam medis pada map, pengadaan tracer, sosialisasi tentang Prosedur Tetap, dan belum ada rencana perubahan ke terminal numerical filing. Persamaan: penelitian sama-sama meneliti tentang hambatan yang terjadi di bagian penyimpanan rekam medis. Perbedaan: penelitian Yushinta (2012) meneliti tentang hambatan dalam penggunaan straight numerical filing pada penyimpanan, sedangkan penelitian ini meneliti hambatan dalam pelaksanaan retrieval rekam medis dengan analisis fishbone. 3. Dwiyanto (2014) dengan judul “Problem Solving Bagian Penerimaan Pasien Dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) Di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta”. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa permasalahan yang ada di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta yaitu 9 pembuatan dan penerapan Prosedur Tetap (Protap) baru diberlakukan, terjadi penumpukan berkas rekam medis dan ketidaksesuaian antara draft SOP/Protap dalam pemakaian kartu antrian/sistem nomor urut, sehingga terjadi kesalahan dalam menulis nomor rekam medis, pengembalian berkas rekam medis yang sering terlambat dari poliklinik ke bagian rekam medis, sistem masih manual, nomor rekam medis yang tertera di kartu yang dimiliki pasien terkadang tidak ada, penduplikasian nomor rekam medis, kesalahan penempatan berkas rekam medis dalam rak, ketidaksesuaian nomor urut wilayah dan penataan, tidak dilakukannya penulisan dalam register pengembalian dan terkadang rekam medis keluar tanpa tracer, belum pernah melakukan pemilahan rekam medis aktif dan inaktif. Hal tersebut dipengaruhi oleh faktor 5M (Man, Method, Material, Money, Machine). Dalam melakukan problem solving di bagian penerimaan pasien dan penyimpanan peneliti menggunakan metode fishbone diagram. Persamaan: penelitian sama-sama meneliti tentang bagian penyimpanan rekam medis dengan teknik analisis fishbone. Perbedaan: penelitian Dwiyanto (2014) meneliti tentang problem solving bagian penerimaan pasien dan penyimpanan berkas 10 rekam medis (filing), sedangkan penelitian ini meneliti hambatan dalam pelaksanaan retrieval rekam medis. F. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum (RSU) PKU Muhammadiyah Delanggu dirintis pada tahun 1966. Setelah melalui perjalanan panjang selama 4 dasawarsa dengan diawali berdirinya balai pengobatan oleh sebuah ranting, dan dikelola oleh Pimpinan Cabang. Kemudian Balai Pengobatan tersebut digabungkan dengan Rumah bersalin Jl. Raya Delanggu Utara No. 19. Karena belum ada ijin resmi maka dengan SK. No. 277/SK/IV.B/IC/1999 dari Majelis Pembina Kesehatan Kodya Surakarta dinyatakan sebagai bagian dari Rumah Sakit Umum (RSU) PKU Muhammaiyah Surakarta. Tahun 2000 Balai Pengobatan mulai menerima rawat inap. Pada tahun 2001 turun SK No. 843/2274/2 dari Gubernur Jawa Tengah sebagai ijin operasional sementara. Pada tahun 2002-2004 balai pengobatan dan rumah bersalin sudah mendapatkan izin menjadi rumah sakit. Ijin tetap diterbitkan Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten pada tanggal 27 Oktober 2011 dengan surat keputusan Bupati Klaten Nomor 503/430/2011.Rumah Sakit Umum (RSU) PKU Muhammadiyah Delanggu sejak 28 Juni 2011 telah ditetapkan 11 sebagai rumah sakit kelas tipe D dengan keputusan menteri Kesehatan RI Nomor HK. 03.05/1/1599/11. Di Rumah Sakit Umum (RSU) PKU Muhammadiyah Delanggu terdiri dari beberapa sub bidang dan salah satunya adalah sub bidang rekam medis. Sub bidang rekam medis dibawah koordinator seorang kepala sub bidang rekam medis. Pada tahun 1966-2003 sejak dirintis oleh pimpinan ranting menjadi sebuah balai pengobatan dan rumah bersalin, sudah terdapat rekam medis dan menerima pasien rawat inap namun pada tahun tersebut untuk pencatatan dan pengolahan data belum berjalan dengan optimal karena masih dikerjakan dan didokumentasikan oleh perawat. Tahun 2007-Sekarang pada tahun 2007 mulai diangkat seorang Kepala Sub bidang Rekam Medis yang berlatar belakang pendidikan perekam kesehatan. Pada tahun 2007 mulai direkut tenaga-tenaga ahli rekam medis lambat laun sistem pencatatan data dan pengelolaan data mulai dilaksanakan sesuai dengan standart dari Depkes dan Dirjan Yan Med. Formulir-formulir yang digunalan sudah mengacu pada Depkes dan Dirjen Yan Med. Pada tahun tersebut mulai disusun kebijakan-kebijakan dan prosedur tetap mengenai sistem kerja unit rekam medis baik sistem pengelolaan data dan sistem pencatatan data di unit rekam medis Rumah Sakit Umum (RSU) PKU Muhammadiyah Delanggu. 12 1. Falsafah Rekam medis adalah berkas yang harus dijaga kerahasiaannya. 2. Visi Terwujudnya rekam medis yang bermutu dan dapat digunakan untuk pelayanan kepada pelanggan secara profesional dan islami. 3. Misi Mewujudkan rekam medis menjadi pusat informasi yang berkualitas. 4. Motto Profesional dan Islami. 5. Jenis – Jenis Pelayanan Medis di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu Kegiatan pelayanan bidang medis dan keperawatan di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu: a. Instalasi Rawat Jalan Pelayanan kesehatan rawat jalan antara lain : 1) Spesialis Penyakit Dalam 2) Spesialis Anak 3) Spesialis Kebidanan & Kandungan 4) Spesialis Bedah 5) Spesialis Bedah Urologi 6) Spesialis Orthopedi 13 7) Spesialis Mata 8) Spesialis Syaraf 9) Spesialis THT – KL 10) Spesialis Radiologi 11) Spesialis Kesehatan Jiwa 12) Spesialis Kulit & Kelamin 13) Spesialis Paru 14) Poliklinik Gigi 15) Klinik KIA 16) Klinik Fisioterapi 17) Klinik Akupuntur b. Instalasi Rawat Inap Pelayanan Kesehatan Rawat Inap Dilaksanakan Di Bangsal : 1) Bangsal VIP Ahmad Dahlan 2) Bangsal Kelas I Ahmad Dahlan 3) Bangsal Kelas II Ahmad Dahlan 4) Bangsal VIP Hamka ( Rawat Inap Anak ) 5) Bangsal Kelas I Hamka 6) Bangsal Kelas II Hamka 7) Bangsal Kelas III Hamka 8) Bangsal Kelas III AR. Fahrudin 9) Bangsal Isolasi AR. Fahrudin 14 10) Bangsal VIP (Kandungan) 11) Bangsal Kelas I Aisyah 12) Bangsal Kelas II Khadijah 13) Bangsal Kelas III Fatimah 14) Bangsal Bayi 15) Bangsal Baru Lantai I VIP 16) Bangsal Baru Lantai I Kelas I 17) Bangsal Baru Lantai II Kelas II 18) Bangsal Baru Lantai II Kelas III c. Instalasi Penunjang Medis 1) Instalasi Laboratorium 2) Instalasi Farmasi 3) Instalasi USG 4D d. Instalasi Intensif Care Unit (ICU) e. High Care Unit (HCU) f. Instalasi Gawat Darurat (IGD) g. Hemodialisa 15
