14 Bab II Tinjauan Pustaka II.1 Adaptasi Definisi adaptasi adalah

14
Bab II
Tinjauan Pustaka
II.1 Adaptasi
Definisi adaptasi adalah “Something, such as a device or mechanism, that is
changed or changes so as to become suitable to a new or special application or
situation.” [1]
Bila definisi adaptasi di atas diaplikasikan pada sistem informasi maka definisi
kemampuan adaptasi dari sistem informasi adalah kemampuan sistem informasi
untuk diubah (dimodifikasi) untuk memenuhi tujuan atau fungsi yang diberikan
padanya oleh organisasi yang menggunakannya.
II.2 Strategi Bisnis Organisasi
II.2.1 Model Bisnis Organisasi
Model bisnis adalah kakas konseptual yang terdiri atas sekumpulan obyek,
konsep, dan hubungan-hubungan antar obyek dan konsep tersebut yang digunakan
untuk menunjukkan logika bisnis sebuah organisasi [22].
Model bisnis berbeda dengan model proses bisnis. Model bisnis menjelaskan
logika bagaimana sebuah organisasi membuat dan mengkomersialisasikan value,
sedangkan model proses bisnis berorientasi pada bagaimana logika tersebut
diimplementasikan pada proses-proses.
Model bisnis organisasi terdiri dari sembilan blok pembangun. Sembilan blok
pembangun model bisnis ditunjukkan pada tabel II.1.
II.2.2 Strategi Bisnis Organisasi
Perbedaan definisi antara strategi bisnis dan model bisnis tidak terlalu jelas [22].
Perbedaan praktis yang dapat diambil adalah bahwa bila model bisnis membahas
15
bagaimana komponen-komponen bisnis berjalan bersama-sama (fit together),
strategi bisnis juga dihubungkan dengan kompetisi dengan organisasi, atau
perusahaan lain.
Tabel II.1. Sembilan blok pembangun model bisnis
Pillar
Product
Building Block
Value Proposition
Customer
Interface
Target Customer
Distribution Channel
Relationship
Introducing
Management
Value Configuration
Core Competency
Partner Network
Financial Aspects
Cost Structure
Revenue Model
Description
Gives an overall view of a company’s
bundle of products and services.
Describes the segments of customers a
company wants to offer value to.
Describes the various means of the
company to get in touch with its
customers.
Explains the kind of links a company
establishes between itself and its
different customer segments.
Describes the arrangement of activities
and resources.
Outlines the competencies necessary to
execute the company’s business model.
Portrays the network of cooperative
agreements with other companies
necessary to efficiently offer and
commercialize value.
Sums up the monetary consequences of
the means employed in the business
model.
Describes the way a company makes
money through a variety of revenue
flows.
Sumber : Osterwalder, A., Pigneur, Y., Tucci, C. L. (2005), Clarifying Business
Models: Origins, Present, and Future of the Concept, dalam Communications of
the Association for Information Systems, Volume 16, 10.
Perbedaan lainnya antara strategi bisnis dan model bisnis adalah strategi bisnis
juga membahas masalah pelaksanaan (execution), dan implementasi, sedangkan
model bisnis lebih ke arah bagaimana bisnis bekerja sebagai sebuah sistem.
Dengan pemahaman ini maka model bisnis tidak dapat dikatakan berhasil, atau
gagal. Model bisnis harus dijalankan lebih dulu dan diimplementasikan ke dalam
sebuah organisasi. Proses pelaksanaan, dan implementasi dapat berhasil walaupun
model bisnis dikatakan tidak sempurna. Demikian pula sebuah model bisnis yang
16
dirancang dengan baik dapat tidak berhasil karena tidak adanya kemampuan
implementasi dan pengelolaan yang baik.
Strategi bisnis meliputi implementasi dan pengelolaaan model bisnis termasuk di
dalamnya penerjemahan model bisnis sebagai sebuah rencana ke elemen-elemen
yang lebih kongkrit. Elemen yang lebih kongkrit tersebut, misalnya struktur bisnis
(departemen, unit, sumber daya manusia yang diperlukan), proses-proses bisnis
(workflow, dan tanggung jawab), dan insfrastruktur dan sistem (bangunan, sistem
informasi).
II.2.3 Strategi Sistem Informasi
Strategi sistem informasi didefinisikan sebagai rencana pengembangan sistem
informasi yang mengarah pada visi masa depan dari peran sistem informasi di
organisasi [31]. Strategi sistem informasi berusaha mencapai sasaran bisnis dari
organisasi, memiliki pemahaman tentang informasi yang dibutuhkan untuk
mencapai sasaran tersebut, dan implementasi sistem komputer untuk menyediakan
informasi tersebut.
II.3 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisa, dan menyebarluaskan informasi untuk tujuan tertentu. Setiap sistem
informasi meliputi input (data, instruksi), dan output (laporan, kalkulasi). Sistem
juga memproses input untuk menghasilkan output. Juga terdapat feedback
mechanism yang mengontrol operasi. Dan sistem tersebut beroperasi di dalam
sebuah lingkungan (environment) [30].
Sistem informasi berbasis komputer adalah sistem informasi yang menggunakan
teknologi komputer untuk melakukan sebagian atau keseluruhan tugas-tugas yang
diperlukan. Komponen dari sistem informasi adalah:
1. Hardware. Sekumpulan alat seperti processor, monitor, keyboard, dan
printer.
17
2. Software.
Sekumpulan
program
yang
memungkinkan
hardware
memproses data.
3. Database. Sekumpulan file, tabel, dan relations yang saling berhubungan
yang menyimpan data.
4. Network. Adalah sistem koneksi yang memungkinkan adanya pertukaran
data antara komputer-komputer yang berbeda.
5. Procedures.
Sekumpulan
instruksi
mengenai
bagaimana
mengkombinasikan komponen-komponen di atas untuk mengolah
informasi dan menghasilkan output yang diinginkan.
6. People. Adalah individu-individu yang menggunakan sistem, atau output
dari sistem.
II.4 System Development Life Cycle
System Development Life Cycle (SDLC) menjelaskan kategori-kategori umum
yang
menunjukkan
tahapan-tahapan
besar
(major
steps)
dari
proyek
pengembangan sistem informasi [30]. Tidak seluruh proyek pengembangan
memerlukan seluruh tahapan ini. Proyek yang lebih kecil mungkin tidak
memerlukan tahapan sebanyak proyek yang lebih besar. Juga tidak ada versi
SDLC yang universal, dan terstandarisasi. Setiap organisasi, atau bahkan divisi
dalam organisasi, dapat membentuk SDLC yang sesuai dengan kebutuhannya.
Eight-Stage SDLC menunjukkan delapan tahapan besar untuk mengembangkan
sistem informasi. Eight-Stage SDLC ditunjukkan pada gambar II.1.
Tahap 1: Project Initiation. Adanya inisiatif untuk memulai proyek. Inisiatif ini
dapat bermula dari adanya masalah yang teridentifikasi, atau peluang yang ingin
dimanfaatkan. Inisiatif juga dapat bermula dari adanya proses perencanaan formal
yang mengidentifikasi sistem baru yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya.
Tahap 2: System Analysis and Feasibility Studies. Terdiri dari dua fase analisis,
yaitu system analysis, dan feasibility studies. System analysis melakukan proses
18
investigasi terhadap kondisi saat ini. Analisa ini dapat menunjukkan status dari
masalah yang dihadapi. System analysis bertujuan memberikan pemahaman yang
menyeluruh terhadap pengelolaan saat ini, pengoperasian, situasi yang relevan
dengan sistem yang akan dibangun. System analysis dapat meliputi proses
observasi, review terhadap dokumen, dan pengukuran kinerja.
Feasibility Studies bertujuan menentukan tingkat kemungkinan keberhasilan dan
solusi yang diusulkan. Studi ini dapat dilakukan beberapa kali selama daur hidup
pengembangan sistem. Investigasi dalam feasibility study biasanya dilakukan
terhadap masalah teknologi, ekonomi, faktor-faktor organisasi, masalah atau
batasan hukum, etis dan batasan lainnya.
Gambar II.1. Eight-Stage system development life cycle
Sumber: Turban, E., McLean, E., Wetherbe, J. (2001), Information
Technology for Management, 3rd Edition, John Wiley & Sons Inc., 610
Tahap 3: Analysis and Design. Analisa ini bertujuan menentukan desain logis
(logical design) yang akan menjawab apa yang perlu sistem ini kerjakan, dan
19
bagaimana sistem mengerjakan fungsi-fungsi tersebut. Pada tahap ini ditentukan
information requirements sekaligus fungsi-fungsi sistem. Kakas pemodelan
seperti entity-relationship diagram (ERD), dan data flow diagram (DFD) dapat
digunakan untuk menampilkan proses-proses logis, dan hubungan antar data (data
relationships).
Tahap 4: Actual Acquisition or Development. Desain logis yang ditentukan pada
tahap sebelumnya menjadi panduan dari proses pengadaan atau pengembangan
sistem. Staf sistem informasi menggunakan desain tersebut untuk melakukan
pembelian terhadap perangkat keras, atau perangkat lunak yang dibutuhkan.
Programmer juga menggunakan panduan yang ada dalam melakukan proses
pengkodean terhadap bagian sistem dimana alternatif komersial tidak tersedia.
Proses pengujian terhadap sistem juga dilakukan untuk mengetahui masalah (bug)
yang dimiliki sistem, dan membandingkan kinerja sistem terhadap spesifikasi
yang disebutkan dalam panduan.
Tahap 5: Implementation. Proses implementasi adalah implementasi seluruh
sistem yang telah dibeli dan dibangun pada operasional sehari-hari. Bila
sebelumnya telah ada sistem yang lama, maka dibutuhkan proses konversi ke
sistem yang baru. Proses konversi memiliki beberapa pendekatan, yaitu:
1. Parallel conversion. Sistem lama dan baru beroperasi bersama-sama
selama masa pengujian. Bila sistem baru dianggap telah mampu
menggantikan sistem lama, maka sistem lama dihentikan.
2. Direct cutover.
Sistem lama dihentikan dan sistem baru langsung
diberlakukan. Pendekatan ini paling cepat, tetapi juga memiliki resiko
paling besar.
3. Pilot conversion. Sistem baru diberlakukan pada sebagian lokasi saja,
misalnya pada sebuah cabang. Pendekatan ini mirip dengan direct cutover
pada cabang tertentu, tetapi secara keseluruhan adalah parallel conversion.
4. Phased (or modular) conversion. Sebuah sistem besar dapat terdiri dari
beberapa modul terpisah. Sebagian modul dapat diganti dengan sistem
baru, sedangkan modul-modul lain masih menggunakan sistem lama.
20
Pendekatan ini mungkin dilakukan bila sistem lama terbagi menjadi
beberapa modul independen.
Tahapan 6: Operation. Setelah proses konversi berhasil dilakukan, sistem akan
beroperasi selama waktu tertentu hingga sistem tidak lagi memadai, diperlukan,
atau efektif secara biaya.
Tahapan 7: Post-Audit Evaluation. Tahap ini melakukan audit untuk keseluruhan
sistem setelah penyelesaian seluruh proyek. Audit dilaksanakan setelah sistem
menjadi stabil bila sistem berhasil, dan sesegera mungkin dilaksanakan bila terjadi
kegagalan. Audit ini sangat penting bagi analis untuk membuat prediksi yang
lebih baik di masa depan.
Tahapan 8: Maintenance. Setiap sistem membutuhkan dua jenis perawatan, yaitu
perbaikan kesalahan, dan mengakomodasi perubahan dari lingkungan ke dalam
sistem. Bentuk perawatan lainnya adalah menambahkan fasilitas baru ke dalam
sistem. Penambahan fasilitas baru ini lebih sulit bila dibandingkan pada masa
pengembangan karena pada tahap ini sistem sudah diimplementasikan.
II.5 Manajemen Proyek
Proyek adalah sebuah upaya sesaat untuk menghasilkan produk, layanan, atau
sebuah hasil [26]. Setiap proyek memiliki beberapa karakter, yaitu:
1. Setiap proyek memiliki tujuan yang unik (unique purpose).
2. Setiap proyek bersifat sementara (temporary).
3. Setiap proyek dikerjakan menggunakan prinsip pemahaman yang
berkembang (progressive elaboration).
4. Setiap proyek memerlukan sumber daya, seringkali dari berbagai sumber.
5. Setiap proyek harus memiliki pelanggan, atau sponsor utama
6. Setiap proyek melibatkan ketidakpastian.
Setiap proyek memiliki tiga batasan, yaitu scope (apa yang menjadi bagian dari
proyek, apa yang diharapkan dihasilkan dari proyek?), time (berapa lama proyek
21
seharusnya diselesaikan, apa jadwal dari proyek?), cost (seberapa banyak biaya
yang dibutuhkan, apa anggaran dari proyek?).
Manajemen proyek adalah upaya menerapkan pengetahuan, kemampuan, kakas,
dan teknologi pada aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi tuntutan pada
proyek. Kerangka kerja dari manajemen proyek ditunjukkan pada gambar II.2.
Gambar II.2. Kerangka kerja manajemen proyek
Sumber: Schwalbe, K. (2006), Information Technology Project Management,
4th Ed., Thomson Course Technology, 9
Stakeholder adalah pihak-pihak yang terlibat dalam, atau terpengaruh oleh
aktifitas proyek. Stakeholder meliputi sponsor proyek, tim pelaksana proyek, staf
pendukung, pengguna, suplier, dan bahkan orang yang tidak setuju terhadap
proyek.
Project management knowledge areas menunjukkan kompetensi kunci yang harus
dimiliki oleh manajer proyek. Empat area pengetahuan inti (core knowledge area)
meliputi manajemen ruang lingkup (scope), waktu, biaya, dan kualitas.
1. Manajemen ruang lingkup (scope) meliputi pendefinisian, dan pengelolaan
seluruh pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan dari
proyek.
22
2. Manajemen waktu meliputi membuat estimasi berapa lama wajty yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, membangun jadwal proyek
yang memadai, dan memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek.
3. Manajemen biaya mempersiapkan dan mengelola anggaran proyek.
4. Manajemen kualitas memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan
proyek yang ditetapkan.
Empat area pengetahuan pemfasilitas (facilitating knowledge area) adalah
manajemen sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan procurement.
1. Manajemen sumber daya manusia berupaya membuat penggunaan yang
efektif dari setiap orang yang terlibat dalam proyek.
2. Manajemen
komunikasi
meliputi
membuat,
mengumpulkan,
menyebarluaskan, dan menyimpan informasi proyek.
3. Manajemen resiko meliputi identifikasi, analisis, dan merespon resikoresiko dari proyek.
4. Procurement management berhubungan dengan mendapatkan barang dan
jasa untuk proyek dari pihak ketiga.
II.6 Manajemen Proses
Dalam menentukan strategi bisnis setiap organisasi perlu memperhatikan seluruh
prinsip manajemen proses yang diajukan Roger T. Burlton [10], yaitu:
1. Business change must be performance driven. Menurut prinsip ini seluruh
perubahan harus didasarkan pada pengukuran kinerja bisnis. Setiap
perubahan proses harus didasarkan pada sebuah alasan, dan pengukuran
akan membantu organisasi bertindak konsisten terhadap alasan tersebut.
Masalahnya adalah pengukuran biasanya bersifat masa lalu (apa yang
sudah terjadi). Pengukuran masa lalu belum optimal untuk menentukan
apa yang organisasi harus lakukan di masa depan. Selain pengukuran yang
bersifat masa lalu, juga diperlukan pengukuran yang bersifat prediktif
(predictive measurement).
2. Business change must be stakeholder driven.
23
Stakeholder adalah individu, atau kelompok yang dipengaruhi oleh,
memiliki kepentingan, atau dapat mempengaruhi kinerja organisasi.
Beberapa stakeholder lebih penting daripada yang lain ketika
dihubungkan pada kesuksesan organisasi. Stakeholder adalah pihak yang
memberikan konteks pada sebuah bisnis. Stakeholder untuk sebuah
organisasi dapat berbeda dengan organisasi lain.
Untuk memperjelas definisi stakeholder maka setiap organisasi perlu
membuat segmentasi stakeholder. Misalnya menentukan segmentasi
konsumen dan respon apa yang perlu diberikan pada konsumen yang
berbeda. Demikian juga segmentasi untuk staf, suplier, dan stakeholder
lain. Setelah segmentasi stakeholder dibuat, maka ditentukan relationship
yang diinginkan terhadap setiap stakeholder, key performance indicator,
dan pengukuran sejarah maupun prediktif atas hubungan terhadap
stakeholder.
3. Business change decisions must be traceable to the stakeholder criteria.
Untuk menghindari adanya agenda pribadi, atau divisi dalam proses
perencanaan bisnis, maka seluruh keputusan bisnis harus dapat dilacak
alasan perubahan tersebut. Alasan perubahan haruslah ditentukan sejak
awal, dan menjadi komitmen bagi seluruh staf dalam organisasi.
4. The business must be segmented along business process lines to
synchronize change. Seringkali proses perubahan proses bisnis dilakukan
berdasarkan struktur organisasi, yaitu berdasarkan unit-unit tertentu.
Masalah yang muncul adalah layanan pada konsumen tidak dilakukan per
unit, melainkan beberapa unit berbeda melakukan serangkaian aktifitas
untuk melayani konsumen tersebut, masing-masing sesuai fungsinya.
Untuk itu maka proses perubahan proses bisnis juga tidak boleh
didasarkan pada struktur organisasi. Perubahan proses bisnis harus
dilakukan berdasarkan core processes, yaitu pasangan proses yang saling
berinteraksi mulai dari interaksi pertama hingga interaksi terakhir yang
secara keseluruhan menghasilkan value bagi konsumen.
5. Business processes must be managed hollistically. Salah satu masalah
utama
yang
dihubungkan
dengan
perubahan
bisnis
adalah
24
ketidakmampuan untuk menghasilkan dan mempertahankan keunggulan.
Dalam perubahan yang berorientasi proses seperti pada kerangka kerja di
atas, masalah yang muncul adalah bila tidak ada upaya menyatukan semua
proses ke dalam satu upaya perubahan proses bersama. Setiap manajer
divisi tentunya akan cenderung untuk memikirkan perubahan proses bisnis
dalam lingkup divisi mereka sendiri. Di sini diperlukan orang, atau sistem
yang memastikan bahwa seluruh perubahan proses dilakukan dalam satu
upaya bersama.
6. Process renewal initiatives must inspire shared insights. Perubahan proses
pada sebuah organisasi bergantung pada pengumpulan informasi,
mendapatkan pemahaman atas kondisi yang terjadi, dan pendekatan
perancangan yang inovatif. Hal yang pasti dipertukarkan dalam proses
perancangan adalah pengetahuan (knowledge), dan dalam perencanaan
strategis pasti mempertukarkan banyak pengetahuan dan pertimbangan
yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi.
Masalah yang muncul kemudian adalah pengetahuan tersebut biasanya
tidak banyak diketahui oleh orang yang tidak terlibat dalam perancangan.
Masalah yang lain adalah bahwa karena kondisi bisnis adalah dinamis,
maka perencanaan strategis biasanya akan dilakukan kembali di masa
depan untuk menyesuaikan diri dengan kondisi bisnis saat itu. Kedua hal
ini harus dapat diatasi (dimanfaatkan) agar masalah kesinambungan
organisasi (sustainability) dapat dicapai. Perencanaan sistem informasi
strategis harus dapat menangkap setiap pengetahuan yang beredar,
menyimpannya, dan dapat dijadikan bahan bagi perencanaan strategis di
masa depan sehingga tidak perlu lagi mengulang pemikiran sejak awal.
7. Process renewal initiatives must be conducted from the outside in.
Perubahan proses harus dilakukan menggunakan pendekatan “blackbox”. Dalam proses perencanaan, perhatian pada awalnya harus diberikan
pada bagaimana organisasi tersebut berinteraksi dengan external
stakeholder sebelum mulai menganalisa proses dalam organisasi. Setelah
interaksi diketahui, kemudian mengidentifikasi setiap proses dalam
organisasi, dan memilih proses yang diprioritaskan untuk dianalisa lebih
25
lanjut. Proses-proses inilah yang disebut sebagai proses kunci. Setiap
proses dianalisa untuk melihat bagaimana proses itu berinteraksi dengan
external stakeholder, dan diturunkan menjadi level aktifitas, dan setiap
aktifitas juga ikut diperiksa.
8. Process renewal initiatives must be conducted in an iterative, time-boxed
approach. Prinsip yang selalu harus dipegang dalam jenis perencanaan
apapun adalah bahwa orang tidak memahami semuanya pada langkah
pertama, dan dengan demikian dibutuhkan sebuah lingkungan yang
memberi kesempatan setiap orang memahami permasalahan dan membuat
keputusan secara bertahap (incremental).
9. Business change is all about people. Upaya perubahan proses bisnis
biasanya dipandang sebagai cara untuk membuat dokumen – spesifikasi
untuk sebuah sistem. Prinsip ini mengusulkan agar dokumen-dokumen
tersebut juga dipandang sebagai kendaraan untuk membuat transformasi
menyeluruh. Melalui dokumen yang sama, perubahan tidak hanya meliputi
teknologi, data, prosedur, atau organisasi. Perubahan terutama harus
meliputi setiap orang dan partisipan yang akan memberi keunggulan
kompetitif dibanding organiasi lain. Perubahan prosedur tidak akan efektif
bila tidak didukung oleh perubahan personil, baik kemampuan, komitmen,
pemberdayaan, tanggung jawab, dan recognition.
10. Business change is a journey not a destination. Prinsip ini sesungguhnya
untuk menjawab masalah yang dihadapi oleh Business Process Reengineering (BPR). BPR terlalu menekankan pada perubahan besar
seketika yang sering justru membuat organisasi kehilangan daya saing
akibat besarnya perubahan yang harus dilakukan dan diawasi. Prinsip yang
dapat diambil adalah perubahan perlu dilakukan secara bertahap, dan lebih
berupa evolusi daripada revolusi.