bab 7 rencana pemeliharaan pendahuluan tujuan perencanaan

BAB 7 RENCANA PEMELIHARAAN
PENDAHULUAN
Pada dasarnya, proses perencanaan pekerjaan pemeliharaan sama dengan perencanaan dari
setiap kegiatan konstruksi. Oleh karena itu, prinsip-prinsip dasar perencanaan harus dipahami
dengan baik sebelum mempertimbangkan rencana pemeliharaan secara khusus.
Perencanaan harus dilihat sebagai proses berpikir. Apapun kegiatan yang dilakukan, secara
sadar ataupun tidak, perencanaan pasti dilakukan. Di beberapa kasus memang tidak dilakukan
secara tertulis di atas kertas, tetapi sebuah proses perencanaan akan dilakukan untuk mencapai dari
titik A ke titik B, atau untuk membuat produk suatu prduk.
Sejalan dengan perkembanganpembuatan produk atau proses kegiatan yang menjadi lebih
kompleks, maka dibutuhkan sebuah perencanaan tertulis di atas kertas dan juga panduan manual
mulai dibuat. Pada awalnya bisa saja hanya berupa catatan sederhana, kemudian dikembangkan
menjadi perencanaan yang berbasis komputer.
Perubahan representasi perencanaan mulai dari yang sederhana sampai yang kompleks
tergantung pada banyak faktor. Penggunaan perencanaan yang canggih dan kompleks mungkin
muncul sebagai sesuatu yang cerdas, tetapi dalam kenyataannya itu hanyalah representasiproses
berpikir.
TUJUAN PERENCANAAN
Perencanaan, sebagai proses intelektual, mencakupi semua kegiatan dengan tujuan
tertentu, baik dinyatakan secara terang-terangan ataupun tidak. Dalam industri konstruksi,
perencanaan sering tidak diberikan kredibilitas yang memadai. Hal ini disebabkan tidak cukup
perhatian kepada tujuan perencanaan, yang mengarah kepada kegagalan untuk menghasilkan
program yang konsisten dengan tujuan perencanaan.
Pada dasarnya, perencanaan berkaitan dengan penyediaan informasi manajemen, dan
tujuan yang diperlukan informasi ini akan menjadi faktor utama dalam menentukan cara yang paling
tepat untuk memproduksinya.
Fungsi utama dari manajemen suatu proyek adalah kontrol. Untuk mengontrol sesuatu
menyiratkan pengukuran, perbandingan dengan patokan, menarik kesimpulan dan mengambil
tindakan yang sesuai dengan tujuan perencanaan proyek.
Beberapa aspek dalam proyek memerlukan kontrol. Yang paling jelas di antaranya adalah
waktu.Program pembangunan biasanya sangat berkaitan dengan waktu. Namun, program ini tidak
1
hanya alat pengendalian waktu, dan mungkin perlu digunakan untuk beberapa tujuan lainnya. Aspek
lainnya adalah kualitas. Kualitas standar yang ditetapkan melalui gambar dan spesifikasi, dan ini
dapat dilihat sebagai merupakan model proyek. Untuk menjadi sukses, perlu program untuk
memberikan suatu prediksi model proyek yang akurat, sehingga status proyek dapat ditentukan.
Proses pada dasarnya berlangsung sejalan dengan proyek, dan kontrol sebagai sistem
pengambilan tindakan. Akan sangat berguna jika sistem perencanaan juga bertindak sebagai
diagnostik alat: misalnya, bagaimana status dicapai yaitu, program memberikan catatan sejarah yang
dapat digunakan untuk melakukan diagnosis proyek kesulitan. Jika program ini berhasil dalam
menyediakan model kontrol, harus sesuai untuk tujuan pengelolaan, dan harus mencakup informasi
yang bersifat relevan dan realistis.
Proses perencanaan tidak berakhir dengan dimulainya proyek. Sebuah sistem yang baik
harus bersifat dinamis, dalam arti bahwa bergerak sejalan dengan proyek. Seringkaliprogram
perencanaan konstruksi sangatlah kaku dan tidak ada revisi. Jika program tersebut dinamis, harus
mampu merespon perubahan dan fleksibel. Sistem perencanaan bertindak sebagai bantuan untuk
pengambilan keputusan dan memberikan kesempatan bagi manajemen untuk mengajukan
pertanyaan dan mengevaluasi konsekuensi tindakan alternatif.
KOMPONEN PROGRAM
Dalam diskusi di bawah ini istilah 'proyek' yang digunakan, harus dilihat dalam konteks yang
sangat luas yang mencakup perencanaan pekerjaan pemeliharaan.
1.
Langkah Kerja
Setiap proyek terdiri dari dari serangkaian langkah-langkah yang harus diambil untuk
bergerak menuju pencapaian tujuan akhir.
Proyek tidak selalu membagi diri menjadi suatu langkah-langkah kegiatan. Memang pada
proyek konstruksi untuk gedung baru, serangkaian kegiatan dapat dengan mudah diidentifikasi, dan
dapat dibuat urutan-urutan yang merupakan proses konstruksi. Tapi beberapa proyek akan sulit
mengidentifikasinya.
Cara pembagian suatu proyek menjadi langkah-langkah kegiatan sangat penting bagi
keberhasilan atau proses perencanaan. Yang harus diperhatikan pertama kali adalah tujuan untuk
program yang sedang diproduksi serta kualitas data yang tersedia.
Program diproduksi untuk berbagai tujuan, dan tidak mungkin bahwa satu rincian program
ini akan melayani setiap tujuan. Contohnya, sebuah program mungkin tidak memiliki cukup detail
karena program ini tidak dipecah menjadi kegiatan yang cukup, sementara di kasus lainnya program
2
yang sangat detail dan rinci mungkin tidak sesuai untuk seorang manajer senior yang hanya
membutuhkan gambaran umum.
2.
Skala waktu / durasi kegiatan
Setelah proyek dipecah menjadi serangkaian kegiatan, persyaratan berikutnya adalah skala
waktu dan durasi terhadap masing-masing kegiatan. Sistem perencanaan yang baik bisa
menghasilkan data sendiri untuk memungkinkan prediksi rasional tentang durasi kegiatan yang akan
dibuat.
Pekerjaan pemeliharaan jelas berbeda dengan pekerjaan baru (membuat proyek baru). Yang
perlu dikhawatirkan adalah dalam hal pekerjaan pemeliharaan memerlukan prediksi yang tepat
untuk siklus kegiatan rutin.
3.
Urutan kegiatan
Sebagian besar dari proses perencanaan berkaitan dengan urutan kegiatan secara logis.
Masalahnya di sini suatu proses, cenderung membutuhkan pemecahan proyek menjadi serangkaian
kegiatan dan ini cukup sulit. Oleh karenanya agar perencanaan benar-benar dinamis, kegiatan yang
dipecah-pecah tersebut harus dihubungkan dengan suatu cara.
Jika suatu program ingin beroperasi dengan baik, dengan kontrol yang efektif, maka
gambaran yang akurat tentang kondisi proyek sangat penting. Untuk mendapatkan ini perlu untuk
mengetahui pengaruh kemajuan dari sejumlah kegiatan pada sebuah proyek.
Berbagai teknik perencanaan digunakan untuk pekerjaan bangunan, mulai dari bar chart
sederhana hingga sistem jaringan yang canggih. Yang pertama memiliki keuntungan dari presentasi
visual yang sangat baik tetapikegiatan tidak saling terhubung, sehingga sulit untuk menilai posisi
keseluruhan proyek. Di sisi lain, sistem jaringan yang canggih kurang komunikatif. Untuk mengatasi
kekurangan ini, digunakan komputer dengan softwareuntuk pekerjaan konstruksiyang lebih murah
dan lebih cepat dengan memiliki representasi grafis yang jelas, sehingga memungkinkan potensi
networks untuk dimanfaatkan.
Secara umum yang utama dalam perencanaan pemeliharaan adalah untuk berkomunikasi
dan memberikan informasi secara jelas.
4.
Perekaman Perkembangan Kegiatan
Akhir dalam perencanaan atau program adalah metode pencatatan kemajuan aktual
terhadap apa yang telah direncanakan. Dalam hal pencatatan kemajuan dan meningkatkan
presentasi yang user-friendly, telah dikembangkan software komputer yang menyediakan sarana
untuk melakukan praktek analisis dengan lebih leluasa.
3
Yang paling penting, mengingat karakteristik pekerjaan pemeliharaan adalah data
manajemen, dan ini adalah pertanyaan untuk memilih software atau database yang benar atau
paket perangkat lunak dan juga struktur data dengan cara yang paling tepat.
PERENCANAAN PEMELIHARAAN
1.
Lingkup perencanaan pemeliharaan
Ada sejumlah aspek pemeliharaan yang membutuhkan perencanaan, yang mungkin belum
tentu menjadi bagian dari program pemeliharaan formal yang direncanakan. Contohnya, telah
ditetapkannyabagi lembaga program inspeksi perencanaan untuk memverifikasi bahwa persyaratan
telah dilengkapi, atau pertimbangan untuk mengoperasikan pengganti dari kebijakan perencanaan,
sebagai bagian dari program pemeliharaan preventif. Hal ini dapat beroperasi secara terpisah dari
program pemeliharaan yang direncanakan.
Proses ini memerlukan ilmiah pendekatan, permintaan data yang baik, dan menunjukkan
bahwa lingkup nyata perencanaanpemeliharaan lebih luas dari sekadar merencanakan serangkaian
kegiatan siklik pada bar chart.
2.
Rencana versus pemeliharaan terencana
Pada pengorganisasian pemeliharaan terdapat dua jenis pemeliharaan yaitu pemeliharaan
terencana
dan
pemeliharaan
tidak
terencana.
Keseimbangan
antara
keduanya
akan
bervariasi,tergantung pada sifat dari organisasi yang bersangkutan dan sikapnya terhadap
pemeliharaan gedung. Akan ada keseimbangan optimal yang tepat bagi organisasi yang
bersangkutan. Rendahnya tingkat pemeliharaan yang direncanakan dalam organisasi tidak selalu
mencerminkan sikap buruk, karena mungkin cocok untuk situasi yang diberikan.
Hal ini sangat mungkin untuk dalam kasus di mana pengenalan sistem canggih dalam
perencanaan tidak dibenarkan. Sebagai contoh, pemilik kebun yang terdiri dari satu bangunan
sederhana dapat memilih untuk melakukan semua perawatan hanya berdasarkan perencanaan yang
diulang setiap empat tahun.
Mungkin ada keadaan ketika sebuah kebijakan pengganti yang direncanakan adalah layak,
namun pada prakteknya ini tidak mungkin. Dalam ruang lingkup yang kecil hal ini mungkkin akan
cukup memuaskan. Namun, dalam ruang lingkup yang besar dapat mengakibatkan pelayanan yang
buruk serta salah satu aspe menjadi tidak efisien.
3.
Siklus Pemeriksaan Terencana
Perencanaan inspeksi mungkin didorong oleh berbagai faktor, termasuk persyaratan wajib.
Frekuensi dari beberapa inspeksi dapat ditentukan dengan jelas, terutama dalam kasus inspeksi
komponen bahan yang dibeli. Siklus ini bisa lebih pendek daripada yang seharusnya dan bahkan bisa
4
berbeda.Contohnya, beberapa item mesin mungkin memerlukan pemeriksaan enam-bulanan dan
mesin yang lain bisa sampai tahunan. Kesadaran untuk menginpeksi dalam interval enam-bulanan
bisa dibuat, jika biaya yang dikeluarkan akan lebih kecil dalam hal pengantisipasian sebelum masalah
terjadi.
Jika
periode
mengkoordinasikannya.
inspeksi
telah
diidentifikasi,
maka
akan
memungkinkan
untuk
Namun, informasi yang dikumpulkan selama inspeksi mungkin
menyarankan revisi siklus inspeksi masa depan. Sebagai contoh, bisa saja dicatat bahwa item
memburuk sejalan dengan penggantinya, tetapi dengan ketidakpastian pada diagnosis. Hal ini dapat
membuat pemeriksaan yang akan datang dibuat dalam siklus yang lebih pendek.
Keuntungan Pemeriksaan Terencana dapat mengurangi biaya perbaikan darurat,
mengurangi biaya perbaikan atau penggantian dan menghemat biaya yang berhubungan dengan
kegagalan komponen bangunan. Sisi negatifnya adalah keluarnya biaya untuk melakukan kegiatan
pemeriksaan terencana tersebut dan dapat menyebabkan kerusakan juga.
4.
Keputusan Melakukan Penggantian
Keputusan melakukan penggantian terbagi menjadi dua kategori. Yang pertama adalah
keputusan melakukan penggantian berdasarkan biaya untuk memperbaiki suatu item. Masalahnya
ialah menentukan waktu penggantian item tersebut atau yang lebih baik lagi memprediksi kapan
waktu penggantian tersebut akan terjadi.
Yang kedua adalah keputusan penggantian dengan pendekatan analitis. Pendekatan ini
dapat dipakai dalam kasus penggantian item yang lebih mahal. Merupakan keputusan yang terbaik
karena dapat menentukan biaya pemeliharaan yang akan datang ke nilai saat ini ketika
dikombinasikan dengan biaya pemeliharaan komponen baru apakah masih layak atau lebih baik
diganti
Pendekatan lain untuk keputusan melakukan penggantian adalah dengan mengadopsi
kebijakan penggantian yang direncanakan secara siklus. Hal ini juga dapat dimodelkan secara
statistik untuk membantu manajer.
5.
Siklus Pemeliharaan Terencana
Jika terdapat beberapa item dimasukkan dalam program pemeliharaan terencana yang perlu
dipertanyakan, maka untuk hal ini, persyaratan utama akan ditentukan dari periode siklus. Contoh
jelas adalah frekuensi dekorasi. Ada jumlah data yang cukup tersedia pada siklus dekorasi dan
sejumlah keputusan model juga telah diproduksi untuk izin analisis masalah. Ini akan membuat akun:

Biaya pengecatan untuk setiap siklus, mengingat bahwa setiap ulangan mungkin lebih
mahal di siklus lagi karena kerusakan yang lebih besar.
5

Siklus pengaruh terhadap tingkat umum dari kerusakan, dan probabilitas percepatan
lengkap kegagalan komponen.

Biaya gangguan terhadap proses produktif, baik untuk kegagalan komponen dan
dekorasi operasi.

Estetika pengaruh yang mungkin memiliki biaya tersembunyi, misalnya layanan
pelanggan.
Penyusunan siklus pemeliharaan terencana juga dipengaruhi oleh faktor seperti lingkungan,
kondisi iklim sekitar bangunan, fungsi pemakaian bangunan, kondisi fisik bangunan.
6.
Perencanaan lanjutan atas pemeliharaan sebelumnya
Perbandingan antara pekerjaan yang terencana dan tidak terencana tergantung pada
keputusan manajemen pemeliharaan gedung. Terdapat beberapa faktor yang menjadi pertimbangan
yang bergantung pada keadaan bangunan dan karakteristik penggunannya. Penting untuk
mengetahui mengenai umur komponen dari bangunan, kapan komponen tersebut harus diperiksa
ataupun diganti.
Pendekatan yang dipilih sebaiknya adalah pendekatan yang dapat mengakomodasi
pekerjaan yang telah direncanakan dengan tidak direncanakan secara seimbang. Diperlukan kehatihatian dalam menentukan penggunaan anggaran, pekerja dan material untuk memenuhi pekerjaan
pemeliharaan. Waktu yang diperlukan untuk menanggapi suatu pekerjaan yang harus diselesaikan
juga merupakan hal penting yang harus diprioritaskan dalam perencanaan ini, lalu sifat kerusakan
pada komponen bangunan, komponen maupun hal-hal yang berkaitan erat dengan kesehatan dan
keselamatan pada pengguna bangunan, dan hal lainnya sesuai dengan ketentuan tentang
pemeliharaan bangunan, contoh: terkait dengan sifat kerusakan pada komponen bangunan adalah
rusaknya atap bangunan, pekerjaan ini harus segera ditangani karena apabila atap yang rusak tidak
segera ditangani akan menyebabkan kerusakan pada komponen bagian lainnya.
PROGRAM PEMELIHARAAN TERENCANA
Tujuan dari program pemeliharaan yang direncanakan sangat beragam, sehingga banyak
jenis program yang akan ditemui. Penerapan prinsip-prinsip dasar perencanaan sangatlah penting.
Lebih khusus lagi, penting untuk mendefinisikan tujuan pemeliharaan rencana yang akurat di awal,
untuk memastikan relevansi dan untuk memungkinkan perencanaan secara realistis dirumuskan.
Tujuan-tujuan ini dapat mencakup semua atau kombinasi dari berikut ini :

Untuk membantu memastikan bahwa kerusakan utama diperbaiki.

Untuk mempertahankan kondisi bangunan pada tingkat yang dapat diterima dan
mencegah kerusakan yang tidak semestinya dari struktur bangunan.
6

Untuk menjaga utilitas dari warisan sebagai aktiva, dan mempertahankan nilainya.

Untuk mempertahankan jasa rekayasa dan utilitas dalam kondisi optimum untuk
menjaga kondisi lingkungan bangunan, dan karenanya produktifnya kapasitas.

Dengan perencanaan yang efektif, menjamin pemeliharaan yang dilakukan, selama
beberapa tahun, dalam urutan yang masuk akal yang mencerminkan prioritas
pertimbangan hati-hati.

Oleh perencanaan yang tepat, memastikan bahwa operasi pemeliharaan dilakukan
paling cara yang efektif untuk memastikan bahwa nilai terbaik untuk uang sedang
diperoleh dan terbaik digunakan adalah yang terbuat dari sumber daya yang langka.

Untuk menyediakan alat untuk manajemen keuangan, dalam pengendalian anggaran
tertentu, dan untuk membantu manajer pemeliharaan di penawaran untuk sumber
daya keuangan.

Sebagai bagian dari skenario fasilitas manajemen yang lebih luas, untuk membantu
manajemen untuk berhubungan diprogram perbaikan dan pemeliharaan untuk
tuntutan lain dan alternatif, seperti pemugaran, pembangunan kembali atau perubahan
kebijakan leasing.
Pemeliharaan memiliki karakteristik sendiri yang lebih rumit perencanaan proses.
Karakteristik tersebut di antaranya adalah :

Pekerjan pemeliharaan ditandai oleh sejumlah besar pekerjaan kecil, dan upaya untuk
memprogram pekerjaan secara terperinci hingga ke menit, dalam jangka pendek, jelas
tidak realistis.

Tersebarnya banyak sifat pekerjaan merupakan faktor utama yang harus diambil pada
saat perencanaan, karena memiliki dampak yang besar pada efisiensi dan ekonomi.

Pekerjaan individu sering sederhana dalam hal urutan, tetapi sebenarnya lebih dari itu,
ada kebutuhan untuk mempertimbangkan kelogisan, daripada metode kerja rinci.

Sebagian besar dari pekerjaan yang sangat kecil mungkin memerlukan kehadiran
sejumlah perdagangan, koordinasi yang sulit. Hal ini membuat pencapaian
kesinambungan kerja untuk perdagangan individu sulit.

Isi pekerjaan pemeliharaan item yang mungkin tidak menentu ketika sebuah perintah
atau instruksi yang diberikan.

Penerapan kebijakan untuk barang-barang darurat yang akan diperhatikan, sebagai
bagian dari rencana kunjungan ke lokasi.
7

Program kerja dengan hati-hati dibangun untuk menghadapi gangguan dari beberapa
penyebab potensial seperti penarikan sumber daya untuk menangani pekerjaan
darurat, kondisi iklim, masalah akses, dan kemundurn anggarn.

Perbaikan darurat menimbulkan masalah yang sangat spesifik karena mereka tidak
terduga, dan memerlukn respon yang cepat.
Secara umum, kategori berikut ini program perawatan dapat diidentifikasi :
Jangka panjang atau lebih lama lima tuhun
Jangka menengah tahunan
Jangka pendek bulanan, mingguan atau bahkan harian
1.
Program jangka panjang
Tujuan dari program jangka panjang dirinci tugas secara detail. Jangan sampai pemrograman
jangka panjang diberikan perincian yang tidak perlu, karena hal itu hanya akan membingungkan.
Untuk menghasilkan program pemeliharaan jangka panjang mungkin hanya memerlukan sistemasi
yang luas dari historis yang ada.
Program jangka panjang dapat dibuat untuk berbagai tujuan, yaitu :

Penetapan pengeluaran yang diperlukan untuk pemeliharaan selama waktu, dalam
rangka untuk menempatkan dan menjaga stok bangunan dalam kondisi yang dapat
diterima.

Program jangka panjang dapat digunakan untuk pengeluaran rencana aliran dengan
cara yang paling efektif sesuai dengan keadaan.

Perbaikan yang penting memerlukan perencanaan ke depan secara hati-hati, harus
konsisten dengan sumber daya keuangan yang tersedia, dan untuk memastikan bahwa
perbaikan tersebut tidak mengganggu waktu dari organisasi.

Perencanaan jangka panjang berguna untuk penganggaran untuk sumber daya
keuangan. Namun, harus diingat bahwa sumber daya lainnya, terutama tenaga kerja
dan bahan, harus tersedia, luas pada waktu yang tepat.

Menentukan cakupan manajemen fasilitas untuk menggunakan perawatan jangka
panjang yang direncanaksn, yang harus diintegrasikan dengan usaha jangka panjang
lainnya seperti yang berkaitan dengan proyek-proyek modal baru, renovasi,
pembongkaran dan perubahan penggunaan saham bangunan.
2.
Program Intermediate/program jangka menengah
Periode dari perencanaan jangka menengah biasanya adalah satu tahun, dalam periode yang
berjalan dapat pula dilakukan revisi untuk menyesuaikan terhadap keadaan sebenarnya di lapangan.
8
Perencanaan jangka menengah merupakan perluasan dari perencanaan jangka panjang.
Kedua jenis perencanaan ini saling berkaitan dan saling mendukung. Jika ada kebutuhan spesifik
yang akan dimasukkan ke perencanaan jangka menengah maka perlu dilakukan revisi pada
perencanaan jangka panjang.
Program Jangka Menengah dapat dibuat untuk berbagai tujuan, diantaranya:

Membantu manajer menentukan alokasi penggunaan anggaran tahunan.

Perencanaan jangka menengah berfungsi untuk mengontrol & mengevaluasi kegiatankegiatan yang berkaitan dengan penggunaan uang.

Membantu pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor, dengan memastikan waktu,
persiapan penawaran pada waktu perencanaan.

Menyediakan prediksi/perkiraan terhadap jumlah sumber daya material maupun
komponen yang dibutuhkan selama satu tahun berjalan, agar jumlah antar permintaan
dengan persediaan tetap terjaga & seimbang secara kuantitas.

Program pemeliharaan tahunan harus memungkinkan pekerjaan pemeliharaan
dilaksanakan pada waktu yang paling tepat.
Contoh kegiatan-kegiatan dari program jangka menengah :

Pekerjaan individual

Pembagian pekerjaan besar dan pekerjaan rutin

Pembagian program yang dikerjakan langsung dan pekerjaan yang menggunakan jasa
kontraktor

Pengalokasian pengeluaran ke tiap-tiap pekerjaan dengan membagi ke yang lebih rinci,
seperti biaya upah pekerja.
Langkah-langkah perencanaan program jangkan menengah di antaranya adalah :

Identifikasi jenis kegiatan(item) yang termasuk di dalam program
Mengidentifikasi komponen apa saja yang ada dalam program jangka menengah.

Identifikasi Kapasitas Pekerjaan dan Biaya
Mengidentifikasi pekerjaan yang sanggup dikerjakan secara langsung atau harus
menggunakan jasa kontraktor.

Menentukan Urutan Pekerjaan
Pada langkah ini dibutuhkan komputerisasi agae pekerjaan dapat diselesaikan dengan
cepat.

Penyediaan Mekanisme Pengontrolan
Membandingkan pekerjaan yang termasuk perencanaan jangka menengah antara hasil
pekerjaan yang telah dikerjakan dengan hasil yang direncanakan sebelumnya
9
3.
Program jangka pendek
Perencanaan jangka pendek biasanya dibuat per bulan. Pada awal tahun, perencanaan
kegiatan jangka pendek diuraikan menjadi 12 beban kerja dengan nilai yang terbatas. Bisa juga
menggunakan jangka wktu 4 bulanan. Di tingkat operasional terdapat pula program mingguan dan
harian.
Perencanaan jangka pendek merupakan perluasan dari perencanaan jangka menengah,
kedua program ini saling melengkapi satu sama lain dan keduanya ditekankan pada penggunaan
terbaik (best use) terhadap tenaga kerja.
Program jangka pendek menjalankan perencanaan dari program jangka menengah dan
memberikan umpan-balik terhadap program jangka menengah, disamping untuk pengawasan dan
kontrol selama setahun penuh.
PENGENDALIAN MANAJEMEN
Ada beberapa komponen yang perlu hadir agar sistem kontrol dapat efektif :

Didirikan benchmark atau standar kinerja

Pengukuran kinerja

Perbandingan kinerja terhadap yang dibutuhkan

Tindakan korektif.
Komponen tambahannya adalah adanya informasi yang memuaskan.
Metode pengendalian, dalam hal sangat sederhana, biasanya dapat dikategorikan menjadi:

Yang fokus pada nilai-nilai fisik pengukuran seperti kualitas, tetapi mungkin juga
mencakup kinerja output.

Yang fokus pada nilai-nilai keuangan dan yang secara intrinsik terkait dengan waktu
manajemen.
1.
Sifat Biaya
Biaya dibagi menjadi 4 elemen:

Pekerja

Material/bahan komponen

Plant

Overhead
10
Biaya plant dimasukkan ke dalam overhead bila penggunaanya secara tidak langsung untuk
umum. Biaya langsung merupakan biaya yang dapat diidentifikasi dengan dan dialokasikan ke suatu
kegiatan. Biaya yang tidak termasuk ke dalam biaya langsung merupakan biaya tidak langsung.
Overhead didefinisikan sebagai kumpulan dari biaya tak langsung. Biaya tetap tidak berpengaruh
terhadap output, tetapi akan berubah-ubah terhadap waktu.
2.
Penyerapan dan Biaya Marjinal
Ada dua cara untuk melibatkan biaya tidak langsung dalam produksi. Dalam menyerap biaya,
semua biaya langsung dan tidak langsung dikenakan biaya per unit produksi, sehingga biaya satuan
telah menyerap sebagian dari biaya tetap. Jika output turun,maka makin sedikit unit diproduksi
untuk berbagi biaya tersebut, sehingga mereka semua akan harus mengambil tambahan: yaitu, biaya
per unit meningkat. Sebaliknya juga berlaku, jika produksi meningkat, biaya per unit juga turun. Oleh
karena itu secara teori, biaya per unit dari penambahan satu unit lagi itu lebih sedikit dari biaya
sebelumnya unit sebelumnya.
3.
Standard costing
Yang penting, dan berguna, konsep adalah bahwa standar biaya. Ini adalah yang telah
ditetapkan biaya, berasal dari catatan sebelumnya, dengan memperhatikan standar normal efisiensi,
yang digunakan sebagai dasar dalam menetapkan harga dan biaya. Jadwal, atau tingkat untuk
pekerjaan pemeliharaan, atau data historis, internal dalam organisasi, mungkin digunakan sebagai
dasar untuk menurunkan biaya standar.
4.
Penganggaran dan Pengawasan Penggunaannya
Anggaran didefinisikan sebagai laporan keuangan dan/atau kuantitatif, disusun dandisetujui
sebelum jangka waktu tertentu, dari suatu kebijakan yang akan dikejar selamaperiode itu, untuk
tujuantertentu. Di dalamnya bisa termasuk pendapatan,pengeluaran dan modal kerja.Kontrol
anggaran didefinisikan sebagai pembentukan anggaran, yangmenghubungkan tanggung jawab
eksekutif dengan kebutuhan pengambilan kebijakan, danperbandingan yang kontinu atas fakta
aktual dengan penganggaran/yang telah dianggarkan,baik untuk mengamankan/menjaga tujuan
kebijakan dengan tiap aksi setiap individu, atauuntuk menyediakan dasar untuk revisinya.
5.
Struktur anggaran pemeliharaan
Dengan cara yang sama bahwa anggaran master sectionalised, anggaran departemen dibagi
di bawah judul anggaran yang disebut. Meskipun demikian, hubungan anggaran departemen dengan
11
anggaran keseluruhan sangat penting, dan harus disertai oleh pernyataan kebijakan. Rincian
anggaran pemeliharaan dapat dilakukan dalam beberapa cara :
6.

Menurut jenis biaya

Oleh jenis pekerjaan, misalnya gangguan perdagangan

Dengan membangun atau bagian dari sebuah bangunan

Secara elemental

Oleh yang akan melaksanakan pekerjaan.
Pelaporan Biaya
Sistem informasi pemeliharaan harus dirancang untuk melaporkan biaya aktual terhadap
apa yang direncanakan. Hal ini harus dilakukan secara berkala, biasanya setiap bulan. Manajemen
informasi harus dibuat secepat mungkin, dan mungkin lebih baik untuk mengorbankan akurasi
dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan ini. Variasi Biaya dilaporkan dapat dianalisa lebih lanjut
oleh penyebab, untuk membantu manajemen keputusan-keputusan. Jika standar biaya telah
digunakan, misalnya, mungkin berguna untuk melaporkan varians dalam laporan keuangan. Teknik
statistik mungkin nilai di sini, di bahwa beberapa varian dari biaya standar yang diharapkan. Hal ini
varians di luar apa yang akan diharapkan yang dari kepentingannya.
7.
Estimasi Biaya
Estimasi biay perlu mempehatikan beberapa biaya yang berbeda :

Biaya yang dianggarkan dari laporan aslinya.

Biaya yang terjadi/aktual, yang mungkin dikenakan revisi pada periode berikutnya.

Biaya
yang
diakui
(commited
cost),
yang
merupakan
konsekuensi
dari
keputusanireversibel. Anggaran asli tentu saja telah memasukkan unsur-unsur dari jenis
ini. Yangjuga penting dalam

laporan interim (sementara) adalah biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugasyang sudah dimulai, yang mungkin berbeda dari prediksi asli.

Variasi dari angka anggaran di biaya yang diprediksi atas item yang direncanakan
dimasa depan, karena informasi tambahan baru diketahui.
8.
Tindakan Korektif
Tergantung pada penyebab varian dalam anggaran, dan juga kualitas yang terkait informasi
manajemen yang dihasilkan, ada beberapa skenario yang mungkin. Jika anggaran sedang, atau
kemungkinan akan berlebih maka keputusan perlu dilakukan untuk melaksanakan beberapa
12
pekerjaan dari program, atau mungkinmenghematnya dalam pekerjaan yang tidak terprogram/lainlain.
13