panduan operasional sistem informasi manajemen database

PANDUAN OPERASIONAL SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
DATABASE PEGAWAI
(SIMDAPEG)
http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/
DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI KALIMANTAN BARAT
21 Mei, 2014
Oleh : Wendy, S.Kom. - [2014]
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan yang Masa Esa atas hikmat dan penyertaan dalam penulisan dan
penyusunan buku Pedoman Operasional Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai
(SIMDAPEG) hingga berjalan lancar.
Terima kasih kepada Kepala Dinas Bapak Ir. Gatot Rudiyono,SH.,MM. yang telah memberikan
dukungan, dan kepada Sekretaris Dinas Ibu Ir. Rohiza Adriani, MH. atas bantuan dan masukkan
terhadap aplikasi SIMDAPEG sehingga dapat selesai dengan baik, teman –teman Dinas Kelautan dan
Perikanan Provinsi Kalimantan Barat yang telah menjadi sumber inspirasi setiap hari.
Buku Pedoman Operasional Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai (SIMDAPEG) disusun
agar dapat menjadi pedoman dalam mengoperasikan aplikasi SIMDAPEG sehingga memudahkan
pengguna aplikasi dalam melakukan manajemen database pegawai.
Adapun pengguna aplikasi adalah ditujukan kepada pengguna dari kalangan pegawai Dinas Kelautan
dan Perikanan Provinsi Kalimantan Barat yang diberikan wewenang maupun kewajiban untuk
melakukan manajemen database pegawai lingkup Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Kalimantan
Barat sendiri, walaupun tidak menutup kemungkinan aplikasi SIMDAPEG ini digunakan untuk instansi
lain.
Dengan adanya aplikasi SIMDAPEG dan buku Pedoman Operasional Sistem Informasi Manajemen
Database Pegawai (SIMDAPEG) ini, diharapkan dapat membantu meringankan, mempermudah,
mempercepat dan meningkatkan kinerja dinas terutama dalam melakukan manajemen data pegawai.
Pontianak, 21 Mei 2014
Pranata Komputer,
Wendy, S.Kom.
Penata Muda (III/a)
NIP 19860506 201101 1 003
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................................................................... i
DAFTAR ISI............................................................................................................................................... ii
Peta Situs (Site Map) ............................................................................................................................... 1
Login dan Hak Akses................................................................................................................................ 2
Login .................................................................................................................................................... 2
Hak Akses ............................................................................................................................................ 3
Guest ............................................................................................................................................... 3
Authenticated ................................................................................................................................. 3
Data Entry ....................................................................................................................................... 3
Admin .............................................................................................................................................. 3
Menu ....................................................................................................................................................... 4
Menu Utama ....................................................................................................................................... 4
Home ............................................................................................................................................... 4
About............................................................................................................................................... 4
Contact ............................................................................................................................................ 4
Login / Logout ................................................................................................................................. 5
Menu Data Entry ................................................................................................................................. 5
Create pegawai ............................................................................................................................... 5
Create detil pangkat ........................................................................................................................ 6
Create detil jabatan......................................................................................................................... 6
Menu View .......................................................................................................................................... 7
Menu User .......................................................................................................................................... 8
Menu Admin ....................................................................................................................................... 8
Manage Pegawai ............................................................................................................................. 9
Create Pangkat ................................................................................................................................ 9
Manage Pangkat ............................................................................................................................. 9
Create Jabatan ................................................................................................................................ 9
Manage Jabatan .............................................................................................................................. 9
Manage Detil Pangkat ..................................................................................................................... 9
Manage Detil Jabatan ................................................................................................................... 10
Create User ................................................................................................................................... 10
ii
List User......................................................................................................................................... 11
Manage Rights .............................................................................................................................. 11
Fitur ....................................................................................................................................................... 15
Penambahan Data Baru / Create Data & Upload Dokumen ............................................................. 15
Create Data ................................................................................................................................... 15
Upload Dokumen .......................................................................................................................... 15
Mencari Data..................................................................................................................................... 16
Perubahan Data / Update ................................................................................................................. 16
Hapus Data / Delete .......................................................................................................................... 17
Export Data ....................................................................................................................................... 18
Download Dokumen PDF .................................................................................................................. 18
iii
Peta Situs (Site Map)
Berikut ini adalah peta situs (site map) aplikasi Sistem Informasi Database Pegawai :
<urlset>
<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/</loc></url>
<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/index</loc></url>
<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/page&view=about</loc></
url>
<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/contact</loc></url>
<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php?r=site/login</loc></url>
<url><loc>http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg/index.php</loc></url>
</urlset>
1
Login dan Hak Akses
Login
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai (SIMDAPEG) dapat diakses melalui internet
browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Opera, dsb) pada alamat url
http://dislautkan.kalbarprov.go.id/simdapeg atau melalui link SIMDAPEG pada halaman portal
http://dislautkan.kalbarprov.go.id/.
Untuk dapat mengakses informasi data pegawai, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu
dengan membuka halaman login kemudian memberikan nama pengguna (username) dan kata sandi
(password) masing-masing. (gambar 1.1)
Jika Anda ingin browser dikenali oleh aplikasi, silahkan centang kotak opsi Ingat saya. (gambar 1.2)
Gambar 1.1 Login
Gambar 1.2 Username dan Password
2
Hak Akses
Hak akses mengatur tentang izin yang diberikan aplikasi kepada pengguna untuk membuka
menu/halaman tertentu.
Pada aplikasi SIMDAPEG ada 4 tingkat hak akses, yaitu :




Guest,
Authenticated,
Data Entry, dan
Admin.
Guest
Guest adalah pengguna yang tidak mempunyai nama pengguna (username) dan kata sandi
(password) yang terekam pada sistem, sehingga pengguna yang memiliki hak akses Guest hanya
diperbolehkan membuka menu utama.
Authenticated
Authenticated adalah pengguna yang dikenali oleh aplikasi karena pengguna tersebut telah
melakukan login dengan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) yang benar.
Pengguna dengan hak akses authenticated dapat mengakses menu utama dan menu view, serta
diperbolehkan meng-export data pegawai ke format Ms Excel dan men-download dokumen pegawai.
Data Entry
Data Entry adalah pengguna yang dikenali oleh aplikasi karena pengguna tersebut telah melakukan
login dengan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) yang benar.
Pengguna dengan hak akses data entry dapat mengakses menu utama, menu view, menu data
entry, serta diperbolehkan meng-export data pegawai ke format Ms Excel dan men-download
dokumen pegawai.
Hak akses data entry diberikan kepada pengguna aplikasi yang bertugas menginput data pegawai.
Admin
Pengguna dengan hak akses admin merupakan seorang administrator aplikasi, mempunyai akses
menu utama, menu view, menu data entry dan menu admin serta diperbolehkan meng-export data
pegawai ke format Ms Excel dan men-download dokumen pegawai.
Melalui menu admin, seorang admin dapat melakukan management terhadap data pegawai, baik
melakukan entry data, view data, update data, hingga penghapusan data.
3
Menu
Gambar 2.1 Menu
Pada aplikasi SIMDAPEG ini terdapat 4 kelompok menu, yaitu :




Menu utama,
Menu data entry,
Menu view, dan
Menu user.
Menu Utama
Gambar 2.2 Menu Utama
Home
Home merupakan halaman depan aplikasi SIMDAPEG, berisi informasi umum aplikasi SIMDAPEG.
About
Halaman about berisi informasi pengembangan aplikasi SIMDAPEG.
Contact
Halaman contact menampilkan informasi alamat yang dapat dihubungi terkait aplikasi SIMDAPEG.
4
Login / Logout
Halaman login digunakan untuk melakukan login ke dalam aplikasi dengan memasukkan nama
pengguna (username) dan kata sandi (password)
Menu Data Entry
Menu data entry terdiri dari tiga sub menu. (gambar 2.3)
Gambar 2.3 Menu Data Entry
Create pegawai
Menu ini digunakan untuk memasukkan data pegawai (data baru). (gambar 2.4)
Gambar 2.4 Create Pegawai
5
Create detil pangkat
Menu ini digunakan untuk memasukkan data kepangkatan pegawai (dari data pegawai yang telah
ada). (gambar 2.5)
Gambar 2.5 Create Detil Pangkat
Create detil jabatan
Menu ini digunakan untuk memasukkan data jabatan pegawai (dari data pegawai yang telah ada).
(gambar 2.6)
Gambar 2.6 Create Detil Jabatan
6
Menu View
Menu view terdiri dari tiga sub menu. (gambar 2.7)
Gambar 2.7 Menu View
Ketiga sub menu tersebut berfungsi untuk menampilkan data pegawai, detil pangkat dan detil
jabatan.
Detil pangkat merupakan hubungan data pegawai terhadap data pangkat. Yang bertujuan
menentukan pangkat seorang pegawai.
Detil jabatan merupakan hubungan data pegawai terhadap data jabatan. Yang bertujuan
menentukan jabatan seorang pegawai.
Selain itu pada masing-masing sub menu tersebut terdapat fitur berikut :



Pencarian
Dengan mengetikkan kata kunci yang akan dicari pada field (bagian atas tabel) yang sesuai.
Export ke file Ms Excel
Dengan mengklik tombol Export (bagian bawah tabel).
Detail view
Dengan mengklik icon kaca pembesar (magnifier) (bagian kanan tabel) yang berfungsi untuk
menampilkan data rinci pegawai tersebut.
Gambar 2.8 Daftar Pegawai
7
Menu User
Menu user terdiri dari sebuah sub menu yaitu sub menu Change Password (gambar 2.9) yang
digunakan untuk mengganti password pengguna. (gambar 2.10)
Gambar 2.9 Menu User
Gambar 2.10 Change Password
Menu Admin
Menu admin terdiri dari terdiri dari sepuluh sub menu yang hanya dapat diakses oleh seorang admin.
(gambar 2.11)
Gambar 2.11 Menu Admin
8
Manage Pegawai
Untuk dapat melakukan manajemen data pegawai, pengguna harus mempunyai hak akses Admin
dan telah melakukan login.
Sub menu manage pegawai berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pegawai, baik
melihat data rinci pegawai, mengubah data pegawai sampai menghapus data pegawai.
Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.
Create Pangkat
Untuk dapat melakukan penambahan data pangkat, pengguna harus mempunyai hak akses Admin
dan telah melakukan login.
Data pangkat cenderung bersifat tetap dan jarang mengalami penambahan/perubahan sehingga
wewenang mengakses sub menu Create Pangkat tidak diberikan kepada level data entry.
Lihat bagian Create Data untuk langkah-langkahnya.
Manage Pangkat
Untuk dapat melakukan manajemen data pangkat, pengguna harus mempunyai hak akses Admin
dan telah melakukan login.
Sub menu manage pangkat berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pokok pangkat,
baik melihat data rinci data pokok pangkat, mengubah data pangkat sampai menghapus data
pangkat.
Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.
Create Jabatan
Untuk dapat melakukan penambahan data jabatan, pengguna harus mempunyai hak akses Admin
dan telah melakukan login.
Seperti data pangkat, data jabatan juga cenderung bersifat tetap dan jarang mengalami
penambahan/perubahan sehingga wewenang mengakses sub menu Create Jabatan tidak diberikan
kepada level data entry.
Lihat bagian Create Data untuk langkah-langkahnya.
Manage Jabatan
Untuk dapat melakukan manajemen data jabatan, pengguna harus mempunyai hak akses Admin dan
telah melakukan login.
Sub menu manage jabatan berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pokok jabatan,
baik melihat data rinci data pokok jabatan, mengubah data jabatan sampai menghapus data jabatan.
Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.
Manage Detil Pangkat
Detil pangkat merupakan hubungan data pegawai terhadap data pangkat. Yang bertujuan
menentukan pangkat seorang pegawai.
9
Untuk dapat melakukan manajemen data detil pangkat, pengguna harus mempunyai hak akses
Admin dan telah melakukan login.
Sub menu manage pangkat berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data detil pangkat,
baik melihat data rinci data detil pokok pangkat, mengubah data detil pangkat sampai menghapus
data detil pangkat.
Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.
Manage Detil Jabatan
Detil jabatan merupakan hubungan data pegawai terhadap data jabatan. Yang bertujuan
menentukan jabatan seorang pegawai.
Untuk dapat melakukan manajemen data detil jabatan, pengguna harus mempunyai hak akses
Admin dan telah melakukan login.
Sub menu manage jabatan berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data detil jabatan, baik
melihat data rinci data detil pokok jabatan, mengubah data detil jabatan sampai menghapus data
detil jabatan.
Lihat bagian Mencari Data, Mengubah Data dan bagian Menghapus Data untuk langkah-langkahnya.
Create User
Untuk dapat melakukan pembuatan data pengguna, pengguna harus mempunyai hak akses Admin
dan telah melakukan login.
Sub menu create user berfungsi untuk menambah data pengguna (user) aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.12)
Gambar 2.12 Create User
10
Keterangan :







Username
Password
Email
Superuser
Status
First Name
Last Name
: nama pengguna
: kata sandi
: alamat email
: superuser (admin) atau member biasa
: aktifkan atau non aktif
: nama depan pengguna
: nama keluarga pengguna
Setelah semua fields terisi, klik tombol Create untuk menyimpan.
List User
Untuk dapat menampilkan daftar pengguna, pengguna harus mempunyai hak akses Admin dan telah
melakukan login.
Sub menu list user berfungsi untuk menampilkan daftar pengguna aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.13)
Gambar 2.13 List User
Manage Rights
Untuk dapat melakukan manajemen hak akses pengguna, pengguna harus mempunyai hak akses
Admin dan telah melakukan login.
Sub menu manage rights berfungsi untuk mengatur hak akses pengguna aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.14)
11
Gambar 2.14 Manage Rights – Assignments
Assignments
Pada bagian assignments, admin mengatur hak akses pengguna. Perhatikan gambar 2.14 di atas, dari
tabel tersebut dapat kita lihat bahwa pengguna ‘admin’ mempunyai hak akses ’Admin’, sedangkan
pengguna lainnya seperti ‘sekretariat’ memiliki hak akses ‘Data Entry’
Permissions
Pada bagian permissions, admin mengatur operasi apa saja yang bisa diakses oleh suatu level hak
akses. (gambar 2.15)
Gambar 2.15 Manage Rights - Permissions
Perhatikan gambar 2.15 di atas, dari tabel tersebut dapat kita lihat bahwa operasi Create Detil
Jabatan boleh dilakukan oleh level Data Entry saja (ditandai dengan adanya tombol Revoke
mencabut izin pada kolom Data Entry)
12
Roles
Pada bagian roles, admin mengatur hak akses apa saja yang ada.
Gambar 2.16 Manage Rights – Roles
Perhatikan gambar 2.16, dari tabel tersebut dapat diketahui terdapat 4 (empat) level hak akses,
yaitu : Admin, Authenticated, Data Entry, dan Guest
Tasks
Pada bagian tasks, admin mengatur pengelompokan operasi dasar.
Gambar 2.17 Manage Rights – Tasks
Operations
Pada bagian operations, admin mengatur operasi dasar apa saja yang ada pada setiap controller
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai. (gambar 2.18)
13
Gambar 2.18 Manage Rights – Operations
14
Fitur
Penambahan Data Baru / Create Data & Upload Dokumen
Create Data
Untuk dapat melakukan penambahan data, pengguna harus mempunyai hak akses Data Entry atau
Admin dan telah melakukan login.
Penambahan data baru dilakukan melalui menu data entry, kemudian pilih sub menu sesuai dengan
data yang ingin ditambah.
Misalnya jika ingin menambahkan data pangkat seorang pegawai, maka pilihlah sub menu create
detil pangkat, kemudian isikan sesuai formulir (form). Lengkapi dengan upload file pdf (aplikasi
SIMDAPEG hanya mengizinkan file pdf) bila ada, dalam hal ini surat keputusan (sk) pangkat, untuk
petunjuk upload dokumen silahkan menuju ke bagian upload dokumen. (gambar 3.1)
Gambar 3.1 Penambahan Data Baru
Setelah mengisikan formulir tersebut, jangan lupa untuk mengklik tombol create yang terdapat di
bagian bawah formulir untuk disimpan ke database.
Data detil akan ditampilkan apabila penyimpanan data pangkat pegawai tersebut berhasil tersimpan.
Upload Dokumen
Sebelum memulai upload dokumen, perlu diketahui ada beberapa batasan yang diberlakukan pada
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Pegawai yaitu :


Jenis dokumen yang dapat diupload pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database
Pegawai terdiri dari dua jenis yaitu dokumen foto/gambar dengan format jpg dan dokumen
surat dengan format pdf.
Selain itu, ukuran file juga perlu diperhatikan untuk mengurangi penggunaan space pada
server hosting. Batasan ukuran file yang di upload adalah sebesar 512 kB.
Upload dokumen dapat dilakukan pada saat menambah data ataupun mengubah data (untuk
keterangan lebih lengkap silahkan menuju ke bagian menambah data maupun bagian mengubah
data).
15
Mencari Data
Untuk dapat melakukan pencarian data, pengguna harus mempunyai hak akses minimal
authenticated dan telah melakukan login.
Pencarian dilakukan melalui menu view, kemudian pilih sub menu sesuai dengan data yang ingin
dicari.
Misalnya jika ingin mencari data pangkat seorang pegawai, maka pilihlah sub menu daftar pangkat,
kemudian ketikkan nip atau nama pegawai tersebut pada textbox di bagian atas tabel. (gambar 3.1)
Gambar 3.2 Cari Data
Setelah pencarian dilakukan, kita dapat melihat data detil pegawai tersebut dengan mengklik icon
kaca pembesar (magnifier) yang berada di sebelah kanan tabel.
Perubahan Data / Update
Perubahan data, baik data pegawai, data pangkat, data jabatan, data detil pangkat, maupun data
detil jabatan dapat dilakukan oleh data entry atau admin.
Perubahan data dilakukan melalui sub menu daftar atau sub menu manage.
Misal jika ingin mengubah data pegawai, maka pilihlah sub menu manage pegawai. Kemudian klik
tombol pensil di samping data yang ingin di ubah. Admin bisa melakukan pencarian terlebih dahulu
untuk menampilkan data yang ingin di ubah. (gambar 3.3)
16
Gambar 3.3 Manage Pegawai
Kemudian lengkapi fields yang ingin diubah (gambar 3.4)
Gambar 3.4 Perubahan Data
Setelah selesai melengkapi isi fields yang ingin diubah, klik tombol Save untuk menyimpan
perubahan tersebut.
Hapus Data / Delete
Penghapusan data, baik data pegawai, data pangkat, data jabatan, data detil pangkat, maupun data
detil jabatan hanya dapat dilakukan oleh admin.
Penghapusan data dilakukan melalui sub menu manage.
Misal jika ingin menghapus data pegawai, maka pilihlah sub menu manage pegawai. Kemudian klik
tombol silang di samping data yang ingin di hapus. Admin bisa melakukan pencarian terlebih dahulu
untuk menampilkan data yang ingin di hapus. (gambar 3.4)
17
Setelah mengklik tombol silang, akan muncul dialog box seperti pada gambar 3.6. Klik tombol OK
untuk menghapus data tersebut atau klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan data.
Gambar 3.5 Hapus Data
Export Data
Untuk dapat menghasilkan file Ms Excel, pengguna harus mempunyai hak akses minimal
authenticated dan telah melakukan login.
Export dapat dilakukan melalui menu view, kemudian pilih sub menu sesuai dengan data yang ingin
dicari.
Misalnya jika ingin meng-export data pangkat pegawai, maka pilihlah sub menu daftar pangkat.
Kemudian klik tombol export yang berada di bagian bawah tabel (gambar 3.6), akan muncul sebuah
dialog box. (gambar 3.3)
Gambar 3.6 Export Data
Jika ingin membuka file melalui Ms Excel, pilihlah opsi Open with Microsoft Excel kemudian klik ok.
Jika ingin menyimpan file Ms Excel tersebut, pilihlah opsi Save File kemudian klik ok.
*Lakukan pencarian terlebih dahulu untuk menghasilkan data yang lebih spesifik.
Download Dokumen PDF
Untuk dapat mengunduh (download) dokumen pdf, pengguna harus mempunyai hak akses minimal
authenticated dan telah melakukan login.
18
Download dapat dilakukan melalui menu view, kemudian pilih sub menu sesuai dengan data yang
ingin diunduh.
Misalnya jika ingin mengunduh surat keputusan (sk) pangkat pegawai, maka pilihlah sub menu
daftar pangkat.
Lakukan pencarian terhadap data pangkat yang diinginkan seperti pada pembahasan sebelumnya
(Mencari Data).
Kemudian klik icon kaca pembesar (magnifier) di sebelah kanan data yang diinginkan untuk
menampilkan data detail pangkat.
Setelah muncul data detail pangkat, klik pada link file pdf yang diinginkan (gambar 3.7)
Gambar 3.7 Download Dokumen PDF
Akan muncul sebuah jendela unduh (download), lokasi penyimpanan file pdf hasil unduh (download)
tersebut tergantung pada pengaturan (setting) masing-masing internet browser. (gambar 3.8)
Gambar 3.8 Hasil Download
19