TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI

TUGAS MAKALAH MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI KEBERHASILAN DAN
KEGAGALAN SIM DALAM ORGANISASI”
DOSEN
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
ANGKATAN E-47
NONI NOER KAISAR
P056131797.E47
2013
BAB I
PENDAULUAN
1.1 Latar Belakang
Arus inovasi teknologi informasi tanpa henti berkemabang pesat, mulai dari
jaringan internet hingga nirkabel, sistem telepon dan kabel digital, secara terus –
menerus mengubah wajah dunia bisnis. Inovasi – inovasi tersebut membuat para
wirausahawan dan perusahaan tradisional yang inovatif mampu untuk menciptakan
produk dan jasa yang baru, menghapus model bisnis yang lama dan menciptkan
proses bisnis yang baru.
Saat ini proses bisnis inti dicapai melalui jaringan digital dengan lingkup
keseluruhan organisasi yang saling terhubung. Proses bisnis terhubung dengan
sekumpulan
kegiatan
yang
saling
berhubungan
dan
perilaku
yang
telah
dikembangkan perusahaan untuk memproduksi hasil tertentu dan cara unik
bagaimana mengorganisasikan dan mengordinasikan kegiatan – kegiatan pada
proses bisnis. Banyak perusahaan yang berinvestasi di sistem teknologi dan
informasi, dengan tujuan untuk efesiensi proses bisnis mereka dan untuk mencapai
profitabilitas yang lebih tinggi.
Gambar 1.1 Investasi Modal Teknologi Informasi
Sumber: Kenneth and Jane (2007) Management Information System
Tidak sedikit perusahaan yang melakukan investasi hanya sebatas mengikuti
tren tanpa memahami apa tujuan dari implementasi teknologi informasi tersebut
sehingga menyebabkan kegagalan dalam penerapannya. Namun tidak sedikit pula
perusahaan yang dapat merasakan manfaat dari implementasi teknologi informasi
sebagai penunjang kelangsungan bisnis mereka.
Berdasarkan uraian yang telah dijabarkan sebelumnya, maka tujuan
penulisan ini adalah untuk mengulas faktor – faktor yang mempengaruhi
keberhasilan maupun kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu
perusahaan.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah ini mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan
keberhasilan dan kegagalan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu
perusahaan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Kenneth dan Jane (2007) berpendapat bahwa, sistem informasi secara teknis
dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan,
mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu
organisasi.
Menurut O’brien (2005), sistem Informasi Sistem informasi dapat merupakan
kombinasi teratur apapun dari orang – orang, hardware, software, jaringan
komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Komponen sistem informasi
tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems
2.2 Aktivitas Dalam Sistem Informasi
Tiga aktivitas di dalam sistem informasi akan memproduksi informasi yang
dibutuhkan
organisasi
untuk
membuat
keputusan,
mengendalikan
operasi,
menganalisis permasalahan dan menciptakan produk baru. Aktivitas tersebut adalah
input, proses dan output. Input merekam atau mengumpulkan data mentah dari
dalam maupun luar organisasi. Pemrosesan (processing) mengubah data input
mentah menjadi bentuk yang berarti. Output mengirimkan informasi yang telah
diproses tersebut ke orang – orang yang akan menggunakan atau kepada aktivitas
yang menggunakan informasi tersebut (Kenneth dan Jane, 2007).
Gambar 2.2 Aktivitas Dalam Sistem Informasi
Sumber: Kenneth and Jane (2007) Management Information System
2.3 Peran Sistem Informasi
Menurut O’brien (2005) terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis
yaitu:
1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2.3 Peran Sistem Informasi
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah
bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini.
Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggung jawab untuk mengajukan atau
mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan.
Adapun untuk seorang manajer bertanggung jawab untuk mengelola usaha
pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai
akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah
bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau
beberapa siklus (O’brien, 2005).
Gambar 2.4 Siklus Pengembangan Sistem Informasi
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems
2.5 Sistem Informasi Dalam Dunia Bisnis
Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis tidak dapat dihindarkan lagi.
Masing – masing perusahaan berlomba untuk mempunyai sistem informasi canggih
yang dapat mendukung dalam organisasi manajemen. Agar penerapan sistem
informasi dapat efisien dan efektif, seyogyanya memperhatikan framework sistem
informasi untuk dunia bisnis profesional seperti yang dikemukakan oleh O’brien
(2005), yaitu:
1. Foundation Concept
Adalah konsep dasar sistem informasi meliputi tren, peran dan komponen
sistem
informasi
yang
meliputi
strategi
yang
digunakan
untuk
mengembangkan
aplikasi
e-business
untuk
keunggulan
kompetitif
perusahaan.
2. Business Applications
Adalah pengguna sistem informasi untuk manajemen perusahaan yang
dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang e-business.
3. Development Process
Adalah bagaimana merencanakan, mengembangkan dan melakukan
implementasi sistem informasi untuk mendapatkan peluang – peluang dari
e-business. Di dalamnya termasuk kegiatan perencanaan strategis dan
pengembangan aplikasi.
4. Management Challenges
Adalah penggunaan IT yang dapat menjawab tantangan teknologi dan etika
termasuk keamanannya secara menyeluruh.
5. Information Technologies
Adalah pengembangan yang menggunakan hardware, software, jaringan
telekomunikasi, teknologi, data manajemen dan teknologi berbasis internet
dalam perusahaan.
Gambar 2.5 Sistem Informasi Dalam Dunia Bisnis
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Keberhasilan Sistem Informasi
Dapat dilihat dari pespektif bisnis, sistem informasi adalah alat penting untuk
menciptakan nilai bagi perusahaan. Sistem informasi memungkinkan perusahaan
untuk meningkatkan pendapatan atau menurunkan biayanya dengan memberikan
informasi yang dapat membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik atau
memperbaiki kegiatan proses bisnis.
Implementasi sistem informasi untuk menjadikan nilai bagi perusahaan pada
suatu kegiatan proses bisnis, tidak lepas dari faktor – faktor yang mempengaruhi
keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi dalam penerapannya. Menurut
O’brien (2005) faktor – faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain:
1. Adanya dukungan dari manajer eksekutif
2. Keterlibatan end user
3. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas
4. Perencanaan yang matang
5. Harapan perusahaan yang nyata
Berdasarkan faktor – faktor pengaruh kesuksesan yang telah di ungkapkan
oleh O’brien (2005). Penulis menggunakan faktor – faktor tersebut untuk
menganalisis kasus “Potret Kebingungan Investasi TI” yang terdapat dalam modul
Sistem Informasi Manajemen
MB–IPB. Dari hasil analisis kasus, penulis
menemukan bahwa faktor – faktor tersebut berpengaruh terhadap kesuksesan
implementasi sistem informasi pada suatu organisasi atau perusahaan. Selain faktor
– faktor yang telah diungkapkan sebelumnya, penulis menemukan beberapa faktor
baru yang dapat mempengaruhi kesuksesan sistem informasi pada suatu organisasi
atau perusahaan yakni:
Pembaharuan sistem, pembaharuan terhadap sistem informasi lama
menjadi informasi baru sebagai antisipasi dari perkembangan teknologi
informasi yang semakin pesat. Seperti yang dilakukan oleh BCA, BCA
berusaha mengimplementasikan teknologi baru berbasis XML (eXtensible
Markup Language) agar sistem aplikasinya bisa saling berkomunikasi.
Pemeliharaan dan perawatan terhadap sistem informasi. Agar kinerja
sistem informasi selalu maksimal pada saat digunakan, maka perlu
diterapkan pemeliharaan dan perawatan secara berkala.
Pelatihan sistem informasi. Pelatihan sistem informasi perlu dilakukan
kepada pengguna akhir atau end user. Tujuannya agar sistem inormasi
dapat digunakan secara optimal.
Ukuran tingkat kesuksesan implementasi sistem informasi dan
teknologi. Dalam mengukur tingkat kesuksesan, perlu diadakan penilaian
terhadap sistem yang digunakan. Misalnya: value added apa yang
diperoleh dari penerapan sistem terhadap proses bisnsi.
3.2 Kegagalan Sistem Informasi
Sementara untuk faktor – faktor yang menyebabkan suatu perusahaan gagal
dalam menerapkan sistem informasi menurut O’brien (2005), adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end user
2. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu
berubah – ubah
3. Inkompetensi secara teknologi
Dari hasil analisis kasus “Potret Kebingungan Investasi TI” yang terdapat dalam
modul Sistem Informasi Manajemen MB–IPB. Penulis menemukan fakor – faktor lain
yang mengakibatkan kegagalan implementasi sistem informasi pada organisasi atau
perusahaan. Diantaranya:
Rendahnya pemahaman SDM (Sumber Daya Manusia) terhadap
sistem informasi dan teknonolgi.
Setelah penulis menganalisis kasus “Potret Kebingungan Investasi TI”,
penulis menemukan inti penyebab kegagalan sistem informasi dan
teknologi yaitu rendahnya pemahaman sumber daya manusia terhadap
sistem informasi dan teknologi. SDM yang ada belum siap memanfaatkan
produk TI yang dimiliki oleh perusahaan. Sehingga menyebabkan investasi
TI yang dilakukan tidak efektif.
Ketidaksesuaian sistem informasi. Hampir keseluruhan perusahaan
yang menggunakan jasa sistem informasi dan teknologi berpendapat
bahwa pembuatan sistem informasi menjadi tugas dan kewajiban pihak
teknologi informasi. Sehingga jika terjadi ketidaksesuaian informasi yang
ada dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan, maka hal tersebut
menjadi tanggung jawab pihak teknologi informasi. Padahal hal tersebut
juga merupakan tanggung jawab dari perusahaan sebagai pihak pengguna
dalam
penyampaian
kebutuhan
perusahaan.
Sebelum
melakukan
implementasi sistem, perusahaan harus menjelaskan secara terperinci
mengenai sistem apa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan saat ini.
Waktu.
Dibutuhkan
waktu
yang
lama
untuk
mengenalkan
dan
mengembangkan suatu sistem informasi dan teknologi dalam suatu
perusahaan
atau
organisasi.
Terlebih
perusahaan
tersebut
masih
mengadopsi sistem tradisional dalam proses bisnisnya.
Dukungan dari masyarakat. Masih rendahnya dukungan dan kesadaran
masyarakat sebagai end user terhadap sistem informasi dan teknologi
mengakibatkan sistem yang dibuat oleh perusahaan tidak berjalan lancar.
Diperlukan usaha yang keras bagi perusahaan memperkenalkan suatu
sistem informasi dan teknologi kepada masyarakat untuk mengubah
perspektif menjadi masyarakat berbasis iptek.
Menurut Betty Alisyahbana, dalam kasus “Potret Kebingungan Investasi TI”
terdapat beberpa faktor yang menyebabkan rendahnya implementasi TI di kalangan
bisnis Indonesia. Antara lain adalah:
1. Rendahnya pemahaman TI dikalangan pemimpin perusahaan
2. Keterbatasan pendanaan
3. Langkanya tenaga TI berpengalaman dan terampil
4. Lemahnya infrastruktur komunikasi
5. Masih murahnya tenaga kerja yang manual
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Penerapan sistem informasi dan teknologi pada suatu perusahaan memerlukan
biaya investasi yang cukup besar. Keputusan manajemen untuk mengembangkan
dan mengelola sistem informasi mengasumsikan bahwa tingkat pengembalian atas
investasi sistem informasi dan teknologi akan lebih baik dibandingkan investasi
terhadap aset lainnya. Namun, bila sistem informasi tidak bisa dimanfaatkan
maksimal sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sistem tersebut dapat berubah
menjadi kerugian bagi pihak perusahaan.
Setelah penulis melakukan analisis kasus “Potret Kebingungan Investasi TI”,
penulis dapat menyimpulkan beberapa fakor baru yang dapat menyebabkan
keberhasilan dan kegagalan sistem informasi dalam organisasi atau perusahaan.
Diantaranya sebagai berikut:
Tabel 4.1 Faktor Keberhasilan dan Kegagalan SIM Dalam Organisasi
Faktor Keberhasilan SIM dalam
Organisasi
Faktor Kegagalan SIM dalam
Organisasi
Pembaharuan sistem
Rendahnya pemahaman SDM (Sumber
Daya
Manusia)
terhadap
sistem
informasi dan teknonolgi
Pemeliharaan dan perawatan terhadap Ketidaksesuaian sistem informasi
sistem informasi
Pelatihan sistem informasi
Ukuran
tingkat
implementasi sistem
teknologi
Waktu
kesuksesan Dukungan dari masyarakat
informasi dan
4.2 Saran
Agar sistem informasi dan teknologi dapat bekerja optimal dalam proses bisnis,
perusahaan harus memperhatikan bagaimana seluruh elemen dapat berpartisipasi.
Dari mulai tingkatan manajerial hingga pemakai akhir harus ikut berkontribusi dalam
penggunaan sistem informasi dan teknologi pada proses bisnis perusahaan.
Tujuannya untuk membentuk kinerja sistem informasi yang berkualitas, efektif dan
efisien. Faktor – faktor yang telah diungkapakan mengenai keberhasilan dan
kegagalan sistem informasi dapat menjadi acuan dan bahan pertimbangan bagi
organisasi untuk kelangsungan proses bisnis.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition.
Boston: Mc Graw Hill, Inc.
C. Laudon, Kenneth & P. Laudon, Jane. (2007) Sistem Informasi Manajemen,
Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.