Faktor yang mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan MIS

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sebuah sistem informasi adalah sistem yang dibuat oleh manusia,
berisikan himpunan yang terintegrasi dari berbagai komponen manual dan
berbagai komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data,
menyimpan data, mengolah atau memproses data, dan menghasilkan informasi.
Sistem informasi yang baik dapat diartikan juga sebagai sebuah sistem
terpadu yang mengkombinasikan secara teratur antar sumber daya manusia
(people), perangkat pengolah informasi (hardware dan software), jaringan
komunikasi (network) yang bekerja secara bersama-sama untuk menyajikan
informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional perusahan
termasuk kegiatan pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan.
Sistem informasi dapat membantu segala jenis kegiatan bisnis dalam
meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan
keputusan yang bersifat operasional ataupun stratejik, kerjasama kelompok kerja
hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam persaingan bisnis
yang sangat dinamis di era saat ini.
Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting didalam
mendukung perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dikarenakan
pentingnya peranan dari sistem informasi tersebut, maka diperlukan adanya
pengembangan sistem informasi tersebut menjadi sebuah sistem yang dapat
dengan mudah mengakses sumber daya-sumber daya informasi yang dibutuhkan,
baik merupakan informasi dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.
Pengembangan sistem informasi sangat dipengaruhi oleh beberapa
faktor, diantaranya biaya, waktu pengembangan, kemampuan sumber daya
manusia yang menjalankan sistem tersebut, dan faktor lainnya. Faktor-faktor
diatas sangat mempengaruhi terhadap tingkat keberhasilan dari pengembangan
sistem informasi manajemen perusahaan.
1 Dalam pengembangan sistem informasi manajemen tersebut, tantangan
terberat yang dihadapi oleh perusahaan adalah efektifitas dari implementasi sistem
informasi manajemen (SIM) perusahaan. Peranan sumber daya manusia (SDM)
yang bisa menyerap, memahami and adaptif dengan hal-hal baru sangat
dibutuhkan. Dunia IT menurut tanggung jawab yang tinggi dari personelnya untuk
adaptif dengan hal-hal yang baru. Dunia IT menuntut tanggun jawab yang tinggi
dari personelnya untuk adaptif terhadap perubahan dan kemajuan.
Sistem informasi tidak akan pernah berkembang dengan sendirinya,
tetapi perlu didukung banyak faktor-faktor yang mampu menjadikan efektifitas
sistem akan tercapai. Kesuksesan dari pengembangan sistem informasi sangat
tergantung pada kesesuaian harapan dari system analyst, pemakai (user) dan
customer. Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan yang
baik, implementasi yang baik, dan umpan balik yang akurat untuk menghindari
adanya kegagalan dari pengembangan sistem tersebut sehingga mengakibatkan
adanya penolakan dari para pengguna sistem informasi tersebut.
Pengembangan sistem informasi manajemen membutuhkan investasi
yang tidak sedikit. Besarnya nilai investasi yang harus dikeluarkan oleh
perusahaan tersebut terkadang tidak selaras dengan tujuan yang diharapkan oleh
perusahaan terhadap konsep sistem informasi yang diharapkan. Bahkan terkadang
informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut bertolak belakang bahkan mungkin
tidak berguna bagi proses pengambilan keputusan perusahaan. Hal tersebut terjadi
dikarenakan terkadang perusahaan dalam pengembangan sistem informasinya
sebatas mengikuti tren tanpa memahami apa tujuan yang diharapkan dari
penerapan sistem informasi tersebut.
Dengan demikian, makalah ini disusun untuk mengetahui “Faktor-Faktor
yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan dalam Penerapan Sistem
Informasi pada Perusahaan.
2 1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang persoalan di atas, penulis merumuskan
beberapa permasalahan terkait keberhasilan dan kegagalan dalam pengembangan
sistem informasi manajemen, sebagai berikut :
a. Apakah pengertian dari Manajemen Sistem Informasi ?
b. Manfaat
pengembangan
sistem
informasi
dalam
mendukung
pencapaian tujuan perusahaan.
c. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengembangan sistem informasi
perusahaan ?
1.3. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui
faktor-faktor yang mempengaruhi proses pengembangan sistem informasi
perusahaan dan manfaat dari pengembangan sistem informasi bagi pencapaian
tujuan perusahaan.
3 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
2.2. Pengertian Informasi
Informasi adalah fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang
dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi setiap orang
yang membutuhkannya untuk keperluan atau pekerjaan tertentu. Menurut Gordon
B. Davis (2002) “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk
yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat
ini atau di masa mendatang. Informasi, memiliki beberapa ciri, yaitu :
1.
Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila
penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti
yang benar.
2.
Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3.
Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan
baru pada informasi yang telah ada.
4.
Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang
salah atau palsu.
5.
Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini
masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas
kebenaran informasi tersebut.
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) “sistem merupakan sebuah
kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama
mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran
(output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur”. Sebuah sistem
mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu :
a.
Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan
elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses.
4 b.
Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah
input menjadi output.
c.
Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang
diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir.
2.3. Pengertian Sistem
Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari
lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang
sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input
(masukan), proses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :
a. Open sistem yaitu : sistem yang dihubungkan dengan
lingkungannya melalui arus sumberdaya.
b. Closed sistem yaitu : sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya.
Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :
a. Subsistem
b. Supersistem atau suprasistem
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu :
a. Komponen Sistem
b. Batasan Sistem
c. Lingkungan Luar Sistem
d. Penghubung Sistem
e. Masukan Sistem
f. Keluaran Sistem
g. Pengolahan Sistem
h. Sasaran Sistem
Information System (IS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga
Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang
5 berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu
berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang
berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti
bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi.
Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak
mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik
jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit
informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi
akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat
sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa
komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan
jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan
operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Komponen dari sistem informasi yaitu :
a. Orang (brainware) yaitu semua pihak yang bertanggung jawab
dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system
owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem
(system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem
development).
b. Data (dataware) yaitu secara konseptual, data adalah deskripsi
tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak
mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara
langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai
sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.
c. Perangkat Keras (hardware) yaitu Perangkat keras yang meliputi
piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk
masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer,
jaringan (network).
6 d. Perangkat Lunak (software) yaitu sekumpulan instruksi-instruksi
atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa
digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai
program.
e. Jaringan (netware) yaitu sistem penghubung yang memungkinkan
suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan
tempat bersamaan ataupun berbeda.
2.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah bagian dari sistem pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan
prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti
biaya produk, layanan, atau suatu stratefi bisnis perusahaan. Sistem informasi
manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa dikarena penggunaan yaitu
untuk menganalisa sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas
operasional organisasi.
Secara akademis sistem informasi manajemen umumnya digunakan
untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian
dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia,
misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar dan sistem informasi
eksekutif.
Tujuan umum dari sistem informasi manajemen adalah :
1. Menyediakan informasi yang digunakan untuk perhitungan harga
pokok jasa, produk dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan
informasi
untuk
keperluan
perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
7 4. Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal
yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan,
sehingga
bisa
meningkatkan
nilai
jual
perusahaan
dan
memenangkan persaingan pasar.
Secara umum sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari
sistem informasi yang terdiri dari :
•
Sistem informasi akuntansi, menyediakan informasi dan transaksi
keungan perusahaan.
•
Sistem informasi akademik, menyediakan informasi tentang
proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu instansi
pendidikan.
•
Sistem informasi pemasaran, menyediakan informasi untuk
penjualan, promosi penjualan, kegiatan pemasaran, kegiatan
penelitian pasar dan atau kegiatan lainnya yang berhubungan
.dengan aktivitas pemasaran.
•
Sistem informasi persediaan.
•
Sistem informasi distribusi.
•
Sistem informasi pembelian.
•
Sistem informasi kekayaan.
•
Sistem informasi analisa kredit.
•
Sistem informasi penelitian dan pengembangan.
•
Sistem informasi analisa software, dan lainnya.
Dengan demikian bisa dikatakan bahwa sistem informasi manajemen
adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun
informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dan
membantu manajemen dalam mengambil keputusan sesuai dengan kondisi yang
dihadapi organisasi atau perusahaan.
8 BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Penerapan Sistem Informasi dalam Bisnis
Sistem informasi sebagai sebuah sistem yang saling berinteraksi dengan
lingkungan melalui sebuah siklus tertentu. Siklus yang meliputi input, process dan
output dapat menggambarkan bagaimana sebuah sistem memperoleh input dari
luar untuk kemudian sistem melakukan proses atas input tersebut untuk selanjutya
menghasilkan keluaran yang dikenal sebagai output sistem.
Dimasa awal perkembangannya yaitu sekitar tahun 1960-an untuk
pemanfaatan sistem informasi manajemen bagi perusahaan, masih sangat
sederhana yaitu sebatas pada memproses transaksi, menyimpan data accounting
dan pengolahan data elektronik (electronic data processing).
Perkembangan selanjutnya pada era tahun 1970-an, informasi spesifikasi
awal produk yang dibuat oleh sistem pelaporan informasi tidak dapat memenuhi
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan manajemen.
Berdasarkan hal tersebut, dibuatlah sebuah konsep decision support system (DSS),
yang berperan menyediakan informasi untuk mendukung interaksi kepada
manajemen dalam pengambilan keputusan strategis.
Memasuki era tahun 1980-an, dipicu oleh perkembangan pesat dari
mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan telelomunikasi melahirkan
apa yang dikenal dengan end user computing. Selanjutnya dibangunnya konsep
executive information system (ESS) yaitu sistem informasi yang memberikan
jalan untuk memudahkan top manajemen dalam mendapatkan informasi kritikal
yang dibutuhkan. Pengembangan dan implementasi dari teknik kecerdasan buatan
atau artificial intelligence (AI) merupakan milestone baru dalam sistem informasi
bisnis. Sistem pakar atau expert system (ES) dan sistem berbasis pengetahuan
membuat peran baru bagi sistem informasi.
9 Peran tersebut adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem
informasi yang disebut strategi information system (SIS). Berdasarkan konsep ini,
sistem informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung dalam mencapai
tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hampir semua sektor bisnis di dunia
ini telah memanfaatkan sistem informasi untuk menunjang aktivitas operasional
mereka dan proses pengambilan keputusan manajerial.
Tidak hanya memanfaatkan sistem informasi yang ada, namun kebutuhan
akan sistem informasi yang up to date telah memicu para pelaku bisnis tersebut
untuk terus menerus melakukan pengembangan sistem informasi yang mereka
miliki. Penerapan sistem informasi yang tepat dalam suatu perusahaan juga dapat
memberikan keunggulan strategis perusahaan tersebut dibandingkan para
pesaingnya.
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung
tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan
sukses dalam waktu lama jika perusahaan sukses dalam membangun strategi
untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dara para pesaing
yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3)
ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, (5)
kekuatan tawar-menawar pemasok.
Mengingat peran penting dari sistem informasi tersebut bagi perusahaan,
sudah seharusnya perusahaan harus membangun atau mengembangkan sistem
informasi (sistem informasi manajemen) yang dapat diandalkan dalam menunjang
bisnisnya.
3.2. Faktor-Faktor Penentu dalam Penerapan Sistem Informasi
Kegagalan dan kesuksesan dari penerapan suatu sistem informasi bukan
hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem informasi
tersebut yang digunakan sebagaimana yang diharapkan pada saat perencanaannya.
Seringkali ditemukan penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT di
suatu perusahaan mengalami kegagalan dikarenakan permasalahan teknis maupun
10 non-teknis. Terdapat tiga hal mendasar yang berpengaruh dalam penerapan
teknologi informasi di suatu perusahaan, yaitu :
a.
Tenaga, waktu dan nilai investasi yang dikeluarkan untuk
pengembangan sistem informasi (teknologi informasi) tersebut lebih
besar dibandingkan dengan manfaat yang diterima perusahaan dari
sistem informasi tersebut.
b.
Tahapan pengembangan sistem informasi (teknologi informasi) yang
harus diperhatikan perusahaan demi kesuksesannya yaitu :
•
Tahap Visi, dalam tahap ini perusahaan dituntut untuk dapat
merumuskan secara jelas dari tujuan implementasi sistem
informasi bagi perusahaan.
•
Tahap Investasi, pada tahapan ini perusahaan dituntut untuk
mengalokasikan dana khusus terkait pengembangan sistem
informasi tersebut yang dipisahkan atau tidak bercampur
dengan kegiatan investasi lainnya.
•
Tahap
pengembangan/pengolahan,
dalam
tahapan
ini
perusahaan melakukan kegiatan monitoring dan melakukan
perbaikan yang dibutuhkan atas implementasi sistem
informasi perusahaan tersebut.
•
Tahap pemanfaatan, perusahaan menerima manfaat atau
keuntungan dari penerapan sistem informasi tersebut sesuai
atau lebih besar dari manfaat yang telah diharapkan oleh
perusahaan.
c.
Menurunnya nilai dari investasi yang telah dikeluarkan tersebut
dikarenakan
sangat
rendahnya
pemahaman
para
eksekutif
perusahaan terhadap sistem informasi yang dibangun, keterbatasan
dana untuk pengembangannya, minimnya jumlah tenaga ahli yang
dimiliki oleh perusahaan, kurangnya dukungan infrastruktur
sehingga menyebabkan meningkatnya marginal cost dibandingkan
dengan marginal revenue yang diterima.
11 Sementara itu menurut Laudon untuk faktor-faktor yang dijadikan ukuran
keberhasilan penerapan suatu sistem informasi yaitu:
•
Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui
polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor
parameter seperti volume transaksi on-line.
•
Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau
interview.
•
Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan
staff dari sistem informasi.
•
Tujuan yang dicapai.
•
Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya
atau peningkatan penjualan dan profit.
Sementara itu , O’Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat
beberapa
alasan
yang
menyebabkan
sukses
atau
tidaknya
suatu
organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang
mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi, antara lain
a. Dukungan dari manajemen eksekutif.
b. Keterlibatan end user (pemakai akhir).
c. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas.
d. Perencanaan yang matang.
e. Harapan perusahaan yang nyata.
Sedangkan diantara penyebab terjadinya kegagalan dalam penerapan
sistem informasi pada sebuah perusahaan adalah :
a.
Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem
informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan
staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam
bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada
proyek tersebut. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat
dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.
12 •
Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
•
Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
•
Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah
tingkat dari yang diperkirakan.
•
b.
Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai
beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam
dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem
menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk
mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif
terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses
perubahan itu sendiri.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem
informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung
memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang
sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer
(user-designer communication gap).
c.
Tidak memiliki perencanaan yang memadai
Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya.
Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan
utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya
sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga
tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak
sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut.
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung
dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan
kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang
dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu,
perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi
13 sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi
teknologi informasi.
Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif
terhadap kebutuhan manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang
akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk
mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang
akan diterapkan beserta manfaatnya terhadap perusahaan. Kesiapan perusahaan
dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang
dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan tersebut.
3.3. Tahapan Penerapan Sistem Informasi
Keberhasilan penerapan sistem informasi sudah pasti menjadi hal penting
bagi sebuah perusahaan. Beberapa permasalahan yang harus diperhatikan demi
keberhasilan pengembangan dan penerapan sistem informasi yaitu :
a. Analisis terhadap sistem informasi tersebut, meliputi :
• Waktu,
uang
dan
sumber
daya
yang
dialokasi
untuk
pengembangan sistem informasi.
• Waktu yang diperlukan untuk perencanaan pendahuluan sangat
sedikit bahkan tidak ada.
• Penempatan staf pada proyek yang tidak tepat.
• Beberapa requirement didapatkan dari dokumen sistem yang tidak
mencukupi.
• Pengguna menolak menghabiskan waktu untuk membantu tim
proyek.
• Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.
b. Desain sistem inforasi tersebut
• Pengguna tidak memiliki tanggung jawab terhadap input untuk
aktifitas desain.
• Desain sistem hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.
14 • Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau
staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
• Spesifikasi fungsional tidak di dokumentasikan secara cukup.
c. Pemrograman
• Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan
software adalah terlampau rendah.
• Programmer disuplai dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
• Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan
program secara logis, terlalu banyak waktu terbuang dalam
penulisan kode.
• Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal
dari desain struktur atau teknik-teknik yang berorientasi pada
objek.
• Program tidak didokumentasikan secara cukup.
• Sumber daya yang diperlukan tidak dijadwalkan.
d. Pengujian
• Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing lebih
rendah.
• Tim
proyek
tidak
mengembangan
rencana
tes
secara
terorganisasi.
• Pengguna tidak terlibat didalam testing secara cukup.
• Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang
cocok untuk manajemen review.
e. Konversi
• Waktu dan uang untuk aktivitas konversi, khususnya untuk
konversi data dianggarkan tidak cukup.
• Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem
dilibatkan sampai konversi dimulai.
• Dokumentasi sistem dan pengguna tidak cukup.
• Evaluasi kinerja tidak dilakukan.
• Persediaan untuk perbaikan sistem tidak mencukupi.
15 3.4. Evaluasi atas Kinerja dari Penerapan Sistem Informasi
Pengembangan dan pembangunan suatu sistem informasi dilakukan
dengan tujuan agar dapat memenuhi harapan untuk membantu manajemen dalam
mengelola informasi strategis yang butuhkan untuk kelangsungan bisnis
perusahaan. Dalam mengukur tingkat kesesuaian pencapaian tujuan yang
diharapkan tersebut, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap keberhasilan dari
penerapan sistem informasi tersebut.
Evaluasi sistem informasi dapat dilakukan dengan menggunakan metode
kualitatif maupun kuantitatif. Kinerja sistem informasi tidak dapat dinilai sebagai
baik atau buruk tanpa keberhasilan pelaksanaan proyek dari sistem informasi
tersebut. Evaluasi atas proyek sistem informasi bisa sangat bermasalah dan
terkadang bisa sangat subyektif dan tidak terdapat satu metode evaluasi sistem
informasi yang dapat diterapkan untuk semua situasi.
Walaupun evaluasi sistem informasi bersifat subyektif, namun terdapat
beberapan kriteria penting yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat
kesuksesan sebuah sistem informasi, yaitu:
1. penggunaan sistem level tinggi, sebagaimana diukur dengan polling
pengguna, memberikan kuesioner, atau memantau parameter seperti
valume transaksi.
2. Kepuasaan pengguna sistem, sebagaimana diukur oleh kuesioner atau
wawancara.
3. Perilaku menguntungkan dari pengguna sistem informasi dan staf
sistem informasi.
4. Tercapainya tujuan sistem yang ditandai dengan adanya peningkatan
kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang dihasilkan dari
sistem informasi tersebut.
5. Penghematan finansial bagi perusahaan, baik dengan pengurangan
biaya ataupun peningkat keuntungan perusahaan.
16 Berdasarkan hasil evaluasi terhadap sistem informasi tersebut akan
diperoleh informasi yang akan berguna bagi manajemen untuk mengantisipasi
terjadinya kegagalan dalam penerapannya.
Peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui
antasipasi atas permasalahan implementasi yang mungkin terjadi dengan
menerapkan strategi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan
kebutuhan dan metodelogi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang
spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna
memainkan perang yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk
mengelola proses perubahan organisasi.
17 BAB IV
KESIMPULAN
Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting didalam
mendukung perusahaan untuk dapat mencapai tujuan strategis perusahaan.
Pengembangan sistem informasi sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor,
diantaranya biaya, waktu pengembangan, kemampuan sumber daya manusia yang
menjalankan sistem tersebut, dan faktor lainnya.
Didalam mengukur tingkat keberhasilan dari penerapan sistem informasi,
maka perusahaan harus melakukan evaluasi yang sistematis atas penerapannya.
Dari evaluasi yang dilakukan tersebut, akan dapat ketahui tingkat kesesuaian
pencapaian tujuan yang diharapkan dengan rencana perusahaan menerapkan
sistem informasi tersebut dan juga dapat mengantisipasi penyebab terjadinya
kegagalan pada saat penerapannya.
Penyebab-penyebab kegagalan dalam penerapan sistem informasi
perusahaan diantaranya :
-
Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen.
-
Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir).
-
Tidak adanya perencanaan yang memadai.
Suatu sistem informasi yang baik atau sistem informasi yang telah
diterapkan dengan benar dapat diukur melalui beberapa faktor berikut ini :
-
Tingkat penggunaan sistem informasi relatif tinggi.
-
Tingkat kepuasaan penggunaan diukur melalui kuesioner atau
interview.
-
Sikap yang menguntungkan para pengguna.
-
Tujuan yang dicapai.
-
Kontribusi dalam cost efficiency atau revenue growth .
Penerapan sistem informasi baik dan agar dapat berjalan dengan tepat
sesuai tujuan yang diharapkan, maka perlu diperhatikan aspek pengembangan
sistem informasi sebagai berikut :
18 -
Analisa menyeluruh (comprehensive) terhadap sistem informasi,
meliputi : analisis aspek dana, waktu dan sumber daya yang
dialokasikan, staffing, completeness requirement, kerjasama dari
para pengguna.
-
Analisa atas desain sistem informasi, meliputi desain input,
prosedur-prosedur klerikal dan staffing, spesifikasi fungsional.
-
Pemrograman, meliputi analisa waktu pengembangan sistem
informasi, dokumentasi terkait proses pengembangan, pengelolaan
sumber daya yang dibutuhkan.
-
Pengujian, meliputi tahapan waktu pengujian atas sistem informasi,
analisa, hasil pengujian, tim yang terlibat dalam pengujian.
-
Konversi, meliputi analisa terkait dana dan waktu untuk proses
konversi, tim yang terlibat dalam proses konversi, dokumentasi
proses dan hasil konversi.
19 DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J and G. M. Marakas. 2010. Management Information System :
Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th
Edition. McGraw-Hill.
http://thonievarians.blogspot.com/2012/09/kesuksesan-dan-kegagalanpenerapan.html
http://simkes.fk.ugm.ac.id/~aplikasi/thesis/data/Tesis%20Albertus%20W.pdf
http://heri49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/11/23/faktor-faktor-yangmempengaruhi-kegagalan-dan-keberhasilan-sistem-informasi-padasebuah-perusahaan/
http://ekonomister.blogspot.com/2010/11/kesuksesan-dan-kegagalanpenerapan.html
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4442/pengertian%20informasi.htm
http://agitardiansyah4891.blogdetik.com/pengertian-sistem-informasi-manajemen/
http://nana-recycle.blogspot.com/2012/11/penerapan-sistem-informasi
pada_7.html
20