tinjauan faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu
advertisement
1 TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN RSUD DATU SANGGUL RANTAU TAHUN 2011 KHUSNUL KHATIMAH SOEBARTO 08D30031 PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU 2011 2 TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN RSUD DATU SANGGUL RANTAU TAHUN 2011 Karya Tulis Ilmiah Diajukan Guna Melengkapi Sebagian Syarat Dalam Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan KHUSNUL KHATIMAH SOEBARTO 08D30031 PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU 2011 3 HALAMAN PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Khusnul Khatimah Soebarto NIM : 08D30031 Program Studi : Perekam dan Informasi Kesehatan Judul KTI : Tinjauan Faktor -Ffaktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011. Dengan ini saya menyatakan bahwa hasil penulisan karya tulis ilmiah yang telah saya buat ini merupakan hasil karya sendiri dan tidak melakukan pelanggaran sebagai berikut : Plagiasi tulisan maupun gagasan Rekayasa dan manipulasi data Meminta tolong atau membayar orang lain untuk meneliti Mengajukan sebagian atau seluruh karya ilmiah untuk publikasi atau untuk memperoleh gelar atau sertifikat atau pengakuan akademik atau profesi di tempat lain Apabila terbukti saya melakukan pelanggaran tersebut diatas, maka saya bersedia menerima sanksi berupa pencabutan gelar akademik. Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak dipaksakan. Penulis, [ Khusnul Khatimah. S ] 4 5 6 MOTTO Diwajibkan atasmu berperang: padahal berperang itu sesuatu yang kamu benci. Boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagimu. Dan boleh jadi pula kamu menyukai sesuatu, padahal ia amat buruk bagimu. Allah mengetahui, sedangkan kamu tidak mengetahui (Q. S. Al-Baqarah: 216) Ketika engkau putus asa, pertolongan itu menghampirimu, yang diberikan oleh Yang Maha Lembut Lagi Maha Memberi (DR. Aidh al-Qarni) “Setiap orang bisa saja berubah (lebih baik), jika orang tersebut mau memilih untuk berubah.” (Mr. Arturo) Seorang pemenang hanya ada satu Tapi seorang yang menang tidak kurang dari seribu. Kosong adalah berisi, berisi adalah kosong Kegagalan dan kesuksesan hanya sebuah konsep, seperti makna yang muncul ketika seseorang mengucapkan kata hi- dan –dup.* “yang Terpenting Fokus pada Diri Sendiri Bagaimanapun Like and Dislike Pasti Akan Selalu Ada” SEMANGATTTTTTTT!!!!!!!!!!!!!!........ (Penulis) 7 PERSEMBAHAN Akhirnya terselesaikan juga studiku dengan terselesaikannya karya tulis ilmiah ini. Segala unek-unek, rasa sebel, dongkol, haus, lapar, marah, takut, cuapek, ataupun ngantuk semua bisa aku terima dengan senyum. Karya tulis ilmiah sederhana ini aku persembahkan kepada : ALLAH SWT atas nikmat, anugerah dan kemudahan tiada henti dalam kehidupan ini. Kakek, Nenek atas do’a dan dukungannya. Bapak sejuta rasa sayangku untukmu…untuk kerja keras dan usaha membiayai ku menuntut ilmu dan Perempuan paling cantik di negeriku Indonesia yaitu Ibuku. Bapak dan Ibu, bukti hidup aku persembahkan karena ridho Allah ada melalui restumu dan kau memberikan dukungan moral dan material serta kasih sayang yang tiada henti-hentinya. Calon mertua dukungannya. ku yang jauh disana atas doa dan 8 Tante Elsi dan Paman Udin yang selalu memberikan semangat dan bantuan, Kaka ku tersayang dirumah “ Andrea Soebarto ” atas doa dan dukungannya dan yang selalu memberiku semangat. Calon suamiku untuk dukungannya dan keikhlasannya mengantar aku kemanapun yang aku mau...tidak akan mudah untukku bila sendiri.. dan selalu memberiku semangat, “I love you so much “. Adikku tersayang dirumah ” Tri Aulia Soebarto ” yang selalu membuatku tersenyum. Adik sepupuku “ Aditya Renaldy dan Julya Anatasya “ yang selalu membuatku tertawa. Kaka sayang kalian….. Rina dan Zuraida yang jauh disana atas doa dan dukungannya… Keluarga Besarku yang selalu memberiku semngat dan dukungannya. Aku sayang kalian.. Teman – temanku yang sama – sama bimbingan KTI (Dhika dan Rusdy). Thanks ya atas bantuannya. Maaf juga walau terkadang aku bisa marah dan sebel sama kalian. 9 Buat teman-temanku tersayang Thina, Phia, Pa Rt (Rahmadi), Indra, Enggar, Juve (Julia Sari), Dhika, Erwin. I luv u pull.. hehehe...untuk bantuannya,,Bersamamu teman sedihku hilang dan aku bisa tertawa lepas. Siti Asphia, Enggar Normanto, Asma Wahidah untuk prinannya. Indra dan Juve (Julia Sari) hari – hari dirumah kontrakan kita lewati bersama dalam suka dan duka. Thina thanks ya atas saran dan kritiknya… Hj. Rina Handayani untuk tumpangannya.. Anna, Nita untuk pinjaman buku-bukunya.. Seluruh teman-teman D III Perekam & Informasi Kesehatan angkatan 2008,, suka dan duka kita lewati bersama.. 10 ABSTRAK Khusnul Khatimah Soebarto. 08D30031 TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN RSUD DATU SANGGUL RANTAU TAHUN 2011 Karya Tulis Ilmiah. Program Perekam dan Informasi Kesehatan. 2011 Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Salah satu masalah di rekam medis RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu lambatnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan. Waktu tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan menunjukan rata – rata 14 menit 55 detik. Waktu ini tergolong lama, karena standar pelayanan rekam medis pasien di pendaftaran untuk rawat jalan yaitu > 10 menit. Metode penelitian yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan studi potong lintang (cross sectional) yang bertujuan untuk mengetahui faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Populasi penelitian ini adalah pasien yang datang ke tempat pendaftaran rawat jalan dan petugas rekam medis rawat jalan. Teknik pengambilan sampel yaitu Accidental Sampling. Hasil penelitian menunjukkan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau pada kegiatan rekam medis yaitu di penyimpanan. Pada Sumber Daya Manusia yaitu pendidikan dan pada Sumber Daya Material yaitu bahan dan fasilitas. Diperoleh rata – rata waktu tunggu untuk pasien baru yaitu 7 menit 27 detik dan rata – rata waktu tunggu pasien lama yaitu 14 menit 16 detik. Disarankan pada RSUD Datu Sanggul Rantau, untuk menggunakan sistem komputerisasi, penggunaan KIUP dioptimalkan dan penjajaran rekam medis sebaiknya dilakukan secara urut menurut ketentuan yang berlaku. Daftar Pustaka ( 1991 – 2010) Kata Kunci : Waktu Tunggu Pelayanan, pendaftran pasien rawat jalan, rekam medis 11 ABSTRACT Khusnul Khatimah Soebarto. 08D30031 REVIEW of FACTOR - FACTORS AFFECTING THE WAITING TIME of MEDICAL RECORD SERVICE IN THE Outpatient REGISTRATION DATU SANGGUL RANTAU HOSPITAL IN 2011 Scientific Writing. Recorder and the Health Information Program. 2011 One of administrative services at the hospital is the medical records service. Organizing medical records are required to provide service excellence to create satisfaction in patients, especially with short waiting times. One of the problems in the medical records of the Datu sanggulHospital is waiting times of outpatient medical records services. The waiting time to service the medical records of patients in outpatient registration shows the average - average 14 minutes 55 seconds. That’s time categorize in long waiting times, because the standard of care in medical records for outpatient registration ie less than 10 minutes. The research method is descriptive research method to cross-sectional studies approach that aims to determine factors - factors that affect waiting time of service medical records at the outpatient registration in Datu sanggul Hospital. The population study was patients who come to the outpatient registration officer and ambulatory medical records. The sampling technique is Accidental Sampling. The results showed that the factors that greatly affect the waiting time of service medical records of outpatient registration at RSUD Datu Sanggul Rantau on the activities of medical records in storage. On human resources: education and material resources that is material and facilities. Provided the average waiting time for new patients is 7 minutes 27 seconds and the average waiting time for long patients is 14 minutes 16 seconds. Suggested for RSUD Datu Sanggul Rantau, to use the computerized system and optimized of KIUP medical records and alignment should be performed in sequence according to applicable regulations. Refferences : (1991 - 2010) Keywords: Wait Time Services, out patient registration, medical record 12 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allaah SWT, yang telah memberikan serta hidayahNya sehingga dengan ijinNya sehingga penulis bisa menyusun Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini dengan judul “Tinjaun Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis Di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011”. Adapun tujuan dari penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini banyak kekurangan – kekurangan, namun demikian penulis menyadari bahwa penulisan ini tidak dapat terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan kerjasama dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terima kasih yang tidak terhingga kepada: 1. Rusman Efendi, SKM. Msi, selaku Ketua STIKES Husada Borneo Banjarbaru. 2. Riko Ijami. SKM. M.Kes, selaku pembimbing I penulisan KTI, yang penuh perhatian, kesabaran dan ketelitian dalam memberikan bimbingan, arahan, petunjuk sepenuhnya, sehingga sampai selesainya penulisan KTI ini. 3. Irmawan, Amd. Perkes, selaku pembimbing II penyusunan Karya Tulis Ilmiah yang selalu membimbing dan memberikan masukan saran serta ilmunya. 1. Hj. Hosizah, SKM, M.KM dan Gussa Azizah, SKM selaku penguji yang telah banyak memberikan arahan dan masukan demi kesempurnaan penulisan KTI ini. 2. Deasy Rosmala Dewi, M. Kes, selaku ketua program studi Perekam dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru. 3. Noor Ifansyah, SKM. MS, selaku Kepala RSUD Datu Sanggul Rantau. 13 4. H. Abdul Baril, AMK, selaku Kepala Unit Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Ranatau. 5. Ika Cahyaningtyas K, A.Md.PK selaku pembimbing rumah sakit 6. Seluruh staf atau petugas Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau. 7. Teman – teman dan semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Karya Tulis Ilmiah yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 8. Ucapan terima kasih yang tulus dan ikhlas kepada Ayah, Ibu, Kakak, Adik dan Calon suamiku yang selalu memberikan dorongan moril maupun materiil serta do’a yang tulus ikhlas dan mencurahkan segala kasih sayang dan semangat yang tiada hentinya. Akhirnya penulis menyadari atas segala keterbatasan, untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini dengan harapan, semoga Karya Tulis Ilmiah ini bermanfaat bagi pengambil kebijakan di bidang kesehatan, dan pengembangan ilmu pengetahuan bagi penelitian selanjutnya. Banjarbaru, Agustus 2011 Penulis Khusnul Khatimah. S 14 DAFTAR ISI Halaman cover .................................................................................................... i Halaman Judul..................................................................................................... ii Halaman Pernyataan ........................................................................................... iii Halaman Persetujuan .......................................................................................... iv Halaman Pengesahan ......................................................................................... v Motto ................................................................................................................... vi Persembahan ...................................................................................................... vii Abstrak ................................................................................................................ x Abstract ............................................................................................................... xi Kata Pengantar .................................................................................................... xii Daftar Isi .............................................................................................................. xiv Daftar Tabel ......................................................................................................... xvii Daftar Gambar ..................................................................................................... xviii Daftar Lampiran ................................................................................................... xviii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1 1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 3 1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................ 3 1.3.1 Tujuan Umum ......................................................................... 3 1.3.2 Tujuan Khusus ....................................................................... 4 1.4 Manfaat Penelitian........................................................................... 4 1.5 Keaslian Penelitian .......................................................................... 5 15 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Teori .................................................................................. 6 2.1.1 Rekam medis ......................................................................... 6 2.1.2 Tujuan rekam medis ............................................................... 8 2.1.3 Kegunaan rekam medis ......................................................... 8 2.1.4 Kegiatan rekam medis............................................................ 10 2.1.5 Pelayanan rawat jalan ............................................................ 14 2.1.6 Waktu tunggu pelayanan ........................................................ 15 2.1.7 Sumber Daya Manusia ........................................................... 16 2.1.8 Sumber Daya Material............................................................ 18 2.2 Landasan Teori ............................................................................... 19 2.4 Kerangka Konsep ............................................................................ 21 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Rancangan Penelitian ...................................................................... 22 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................... 22 3.3 Subjek Penelitian ............................................................................ 22 3.3.1 Populasi ................................................................................. 22 3.3.2 Sampel ................................................................................... 23 3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ................................... 23 3.4.1 Variable penelitian .................................................................. 23 3.4.2 Definisi operasional ................................................................ 24 3.5 Instrumen Penelitian........................................................................ 25 3.6 Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 25 3.7 Teknik Analisis Data ........................................................................ 26 3.8 Prosedur Penelitian ......................................................................... 27 3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian......................................... 28 16 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian ................................................................................. 29 4.1.1Gambaran RSUD Datu Sanggul Rantau.................................. 29 4.1.2 Pengembangan Rumah Sakit ................................................. 29 4.1.3 Visi dan Misi ........................................................................... 30 4.1.4 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau ................................................................................... 31 4.1.5 Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau......................................... 33 4.1.6 Sumber Daya Manusia ........................................................... 36 4.1.7 Sumber Daya Material ............................................................ 38 4.2. Pembahasan ..................................................................................... 40 4.2.1Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis ...................................... 40 4.2.2 Waktu Tunggu Pelayanan ...................................................... 44 4.2.3 Sumber Daya Manusia ........................................................... 45 4.2.4 Sumber Daya Material ............................................................ 46 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 . Kesimpulan....................................................................................... 49 5.2. Saran................................................................................................. 50 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP 17 DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Definisi Operasional ............................................................................. 24 Tabel 4.1 Rata – rata waktu tunggu Pelayanan dalam Tiap Tahapan .................. 36 Tabel 4.2 Hasil Pengukuran Terhadap SDM ........................................................ 37 Tabel 4.3 Hasil Observasi terhadap Sumber Daya Material ................................. 38 18 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka Konsep............................................................................. 21 Gambar 4.1 Waktu Tunggu Pelayanan Berdasarkan Tiap Tahapan .................... 35 19 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Izin Penelitian untuk RSUD Datu Sanggul Rantau Lampiran 2 Surat Balasan Dari RSUD Datu Sanggul Rantau Lampiran 3 Data Waktu Tunggu Pasien Lampiran 4 Kuesioner Sumber Daya Manusia (SDM) Lampiran 5 Lembar Observasi Sumber Daya Material (SDM) Lampiran 6 Laporan Bimbingan KTI Lampiran 7 Struktur Organisasi RSUD Datu Sanggul Rantau Lampiran 8 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau 20 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Rumah sakit merupakan tempat pemondokan yang memberikan pelayanan medik jangka pendek dan jangka panjang yang meliputi kegiatan observasi, diagnostik, terapetik dan rehabilitasi bagi semua orang yang menderita sakit atau luka serta bagi mereka yang melahirkan, dan juga diberikan pelayanan berdasarkan rawat jalan bagi yang membutuhkan sesuai dengan sakit yang dideritanya. Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 983 Tahun 1992 tugas rumah sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan berdaya guna dan berhasil guna, serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. Fungsi rumah sakit itu sendiri adalah tempat menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang, pelayanan keperawatan, pelayanan rehabilitasi, dan pelayanan pencegahan penyakit. Dengan demikian rumah sakit merupakan institusi yang multi produk, padat modal, padat karya, dan padat teknologi, sehingga memerlukan manajemen yang baik dalam pengelolaannya. (Jacobalis, 2000) Untuk melaksanakan fungsi rumah sakit sebagai tempat menyelenggarakan pelayanan kesehatan, maka sesuai dengan Permenkes RI No. 159b/MenKes/SK/PER/II/1988 menyebutkan kegiatan pelayanan rumah sakit berupa palayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap dan pelayanan gawat darurat yang mencakup pelayanan medik dan penunjang medik. Kegiatan di rumah sakit mencakup pelaksanaan pelayanan kesehatan dan pelaksanaan administrasi, pemeliharaan gedung, peralatan dan perlengkapan. Dan UU Nomor 44 tahun 2009 tentang membuat, melaksanakan, dan menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam melayani pasien. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 269/MenKes/Per/III/2008 pasal 1 rekam medis yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegitan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan 21 pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan dari pasien atau untuk keperluan lainnya (Depkes RI, 1997). Untuk itu pelayanan rekam medis yang diberikan harus berkualitas dan sesuai dengan standar pelayanan yang ada. Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien (Wijono, 1999). Waktu tunggu pasien dalam hal ini terhadap pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan merupakan salah satu hal penting yang akan menentukan citra awal pelayanan rumah sakit. Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional. (Wijono, 1999) Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap selama 15 menit (Depkes RI, 2007). Berdasarkan hasil survey awal tanggal 28 april 2011 di loket Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau selama 1 jam mulai jam 09.00 – 10.00 WITA, dari 17 orang pasien menunjukan rata – rata 14 menit 55 detik waktu tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan. Mulai dari kedatangan pasien di tempat penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik tujuan. Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit (Depkes RI, 2007). Bila waktu tunggu pasien di Rekam Medis Rawat Jalan lama maka hal tersebut berpengaruh pada citra rumah sakit yang 22 kemungkinan besar berpengaruh pada utilitas pasien di masa mendatang. Oleh karena itu perlu diteliti faktor - faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan dengan harapan dapat dilakukan upaya perbaikan oleh pihak rumah sakit. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah pada penelitian ini adalah Faktor – faktor apa saja yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau ? 1.3 Tujuan Penelitian 1.3.1 Tujuan Umum 1.3.2 Mengetahui faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftara rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Tujuan Khusus a) Mengedintifikasi kegiatan rekam medis yang meliputi penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali. b) Menghitung waktu tunggu pasien di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan, c) Mengidentifikasi sumber daya manusia yang meliputi jumlah tenaga, pendidikan, umur, dan masa kerja, d) Mengidentifikasi sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas, 1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1 Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah sakit mengenai faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan. Memberikan manfaat untuk pihak yang dijadikan objek penelitian 23 yaitu RSUD Datu Sanggul Rantau sebagai masukan dan pertimbangan dalam mengambil keputusan mengenai faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan. 1.4.2 Bagi Institusi Pendidikan 1.4.3 Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Perekam dan Informasi Kesehatan. Bagi peneliti 1.4.4 Dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan bagi peneliti, tenaga rekam medis maupun mahasiswa Program DIII Perekam dan Informasi Kesehatan tentang faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Bagi Peneliti Lain Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan melakukan penelitian sejenis. 1.5 Keaslian Penelitian Penelitian dengan judul “ Tinjauan Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, hanya peneliti serupa yang telah ada. Peneliti tersebut diantaranya adalah oleh Inge Dhamanti tahun 2003 dengan judul Analisis Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya. Persamaan penelitian ini adalah sama – sama meneliti faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan. Sedangkan perbedaannya adalah waktu dan tempat penelitian, penelitian oleh Inge Dhamanti adalah menganalisis sedangkan penelitian saya adalah meninjau. Metode yang digunakan oleh Inge Dhamanti adalah deskriptif yang menggambarkan dan menganalisis. Sedangkan penelitian saya menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan cross sectional. 24 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Teori 2.1.1 Rekam Medis Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan sebagai “keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat”. Kalau diartikan secara dangkal rekam medis seakan – akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas daripada hanya catatan biasa, karena didalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seseorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang kerumah sakit (Depkes RI, 2007). Ada beberapa istilah rekam medis yaitu : Rekam Medis, “Medical Record”. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang 25 meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan/ peminjaman aapabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya (Depkes RI, 2007). Menurut Gemala Hatta, prinsip dasar arsip kesehatan / rekam medis : Arsip kesehatan yang paling utama yaitu rekam kesehatan yang merekam segala informasi seputar kesehatan dan pelayanan medis yang diterima setiap pasien. Praktek rekaman dibidang kesehatan sudah dikenal sejak zaman prasejarah yang terus berkelanjutan hingga masa kini. Berbagai isu tentang rekaman terus bermunculan dan berubah, baik dilihat dari sisi perkembangan teknologi rekaman, pengelolaan berkas dan kualitas rekaman yang terkait dengan dasar hukumnya. Apapun teknologi rekaman baik manual maupun komputerisasi yang digunakan dalam sarana pelayanan kesehatan, tetap saja menjalankan rekaman untuk keperluan administratif maupun medis. Rekam medis adalah siapa, apa, di mana dan bagaimana perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir (Ery Rustiyanto, 2009). Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (Depkes RI, 1994) Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Health Information Management, Edna K Huffman, 1994). 2.1.2 Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertip administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertip administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib 26 2.1.3 administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog sebab kegunaan Rekam Medis itu sendiri (Depkes, 1991). Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis secara umum adalah: a. Sebagai alat komunikasi antara tenaga kesehatan serta tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien. b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. c. Sebagai bukti perkembangan tertulis penyakit atas dan segala tindakan pengobatan pelayanan, selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit. d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya. f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan. g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien. h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan. Kegunaan rekam medis menurut Gibony, 1991 yang disingkat ALFRED adalah: a. Adminisstration/ Administrasi Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan berbagai sumber daya, karena Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga 27 medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b. Legal/ Hukum Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi hukum terhadap pasien, provider kesehatan (dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya) serta pengelola dan pemilik sarana pelayanan kesehatan. Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan. c. Aspek Medis sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. d. Financial/ Keuangan Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar maka dapat digunakan untuk menghilangkan biaya yang harus dibayar pasien, selain itu jenis dan jumlah pelayanan kegiatan yang tercatat dalam formulir dapat digunakan untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan. e. Research/ Riset f. Berbagai macam penyakit yang telah dicatat dalamdokumen rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. Education/ Pendidikan Dokumen rekam medis dapat digunakan untuk belajar dan mengembangkan ilmu bagi mahasiswa atau pendidik. Dalam dokumen rekam medis terkandung data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi pemakai. g. Documentation/ Dokumentasi Rekam medis sebagai dokumen karena memiliki sejarah medis seorang pasien dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. 28 2.1.4 Kegiatan Rekam Medis Kegiatan rekam medis meliputi penerimaan pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali. 2.1.4.1 Penerimaan pasien/ Pendaftaran pasien, Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk pertama dalam penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan karena dimana setiap pasien yang akan berobat di rumah sakit harus terlebih dahulu mendaftar di TPPRJ. Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan Penerimaan pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai berikut : a) Melaksanaan proses penyelenggaraan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan/ rawat inap IGD. b) Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawat jalan c) Menyiapkan rekam medis rawat jalan serta meminta rekam medis rawat jalan ke petugas rekam medis bagian penyimpanan. d) Mengisi buku register pendaftaran pasien rawat jalan e) Membuat atau memutakhirkan kartu index utama pasien (KIUP) rawat jalan. Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan penerimaan pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai berikut: a) Setiap pasien baru yang diterima di tempat penerimaan pasien (TPP) ditanya oleh petugas untuk mendapatkan data identitas yang akan diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik. b) Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai nomor kartu pengenal. Kartu pengenal harus dibawa pada kunjungan berikutnya, baik sebagai pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap. c) Berkas rekam medis pasien baru akan dikirim oleh petugas sesuai dengan poliklinik yang dituju. 29 d) Berkas pasien yang harus dirawat akan dikirim keruang perawatan. Sedangkan untuk penerimaan pasien lama sebagai berikut: a) Pasien lama dibedakan antara pasien datang dengan perjanjian dan pasien datang tanpa perjanjian. Baik pasien dengan perjanjian atau tanpa perjanjian mendapat pelayanan di TPP. b) Pasien dengan perjanjian akan langsung menuju poliklinik tujuan karena berkas rekam medisnya sudah disiapkan oleh petugas. c) Pasien tanpa perjanjian harus menunggu karena berkas rekam medis akan dimintakan oleh petugas TPP ke bagian rekam medis. d) Setelah berkas rekam medis dikirim ke poliklinik, pasien akan mendapat pelayanan (Depkes RI, 1993). 2.1.4.2 Pencatatan Pencatatan adalah pendukomentasian segala informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan menjadi bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber datanya dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis. Catatan sosial diperoleh saat penerimaan pasien di TPP yang meliputi nama, alamat, umur, agama, dan pekerjaan. Sedangkan data medis diperoleh pasien setelah mendapatkan pelayanan dari dokter, perawat atau petugas lainnya seperti petugas laboratorium dan radiologi. (Depkes RI, 1997) Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas pencatatan adalah: nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu di antara kemungkinan ini : a) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih; b) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami; 30 c) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya adalah nama ayah); d) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga, maka nama keluarga atau marga atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri; Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan : a) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan; b) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan statusnya; c) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien; d) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien; (Depkes RI, 2004) 2.1.4.3 Penyimpanan Bentuk penyimpanan berkas rekam medis ada dua, yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien dirawat inap. Sedangkan desentralisasi yaitu penyimpanan dengan melakukan pemisahan antara rekam medis di poliklinik dengan rekam medis dirawat inap. Berkas rekam medis pasien poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di bagian rekam medis. Secara teori sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah sakit. Penyimpanan berkas rekam medis dapat menggunakan sistem nomor. Sistem penomoran ya ng sering dipakai adalah sistem nomor langsung (straight numerical), sistem angka akhir (terminal digit), dan sistem angka tengah (middle digit). (Depkes RI, 1997) 2.1.4.4 Pengambilan kembali Peminjaman dan pengembalian kembali berkas rekam medis dijelaskan sebagai berikut: 31 a) Permintaan rutin dari poliklinik atau dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah ditentukan. b) Poliklinik yang meminta berkas rekam medis harus mengisi kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor kartu rekam medisnya. c) Permintaan atau peminjaman rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi sesegera mungkin d) Permintaan lewat telpon juga dilayani dan petugas bagian rekam medis harus mengisi kartu permintaan. Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk mengambil berkas rekam medis dan diminta dan harus mengisi kartu permintaan. (Depkes RI, 1997) 2.1.5 Pelayanan Rawat Jalan Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan kesehatan di rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar sebagai pasien rawat inap (Ray Midge Noel, 1996). Rawat jalan (RJ) merupakan salah satu unit kerja di rumah sakit yang melayani pasien yang berobat jalan dan tidak lebih dari 24 jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan terapeutik. Pada waktu yang akan datang, rawat jalan merupakan bagian terbesar dari pelayanan kesehatan di rumah sakit (Azrul Azwar, 1996). Pelayanan rawat jalan (ambulatory services) adalah salah satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak untuk rawat inap (hospitalization) (feste. 1989). Ke dalam pengertian pelayanan rawat jalan ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal seperti rumah sakit atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home care) serta di rumah perawatan (nursing homes). (Azrul Azwar, 1996). Rawat jalan juga merupakan salah satu yang dominan dari pasar rumah sakit serta merupakan sumber keuangan yang 32 2.1.6 bermakna, sehingga selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan. (Eti Murdani, 2007) Pelayanan rawat jalan merupakan satu dari area pelayanan kesehatan yang sedang berkembang pesat. (Edna K Huffman, RRA, 1999) Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien (Wijono, 1999). Waktu Tunggu Pelayanan Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatlan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter (Depkes RI, 2007) Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dan lain sebagainya. Waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah sakit untuk memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien (Depkes, 2007). Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional. (Wijono, 1999) Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik tujuan. (Inge Dhamanti, 2003) Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk 33 mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap selama 15 menit (Depkes RI, 2007). Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit (Depkes RI, 2007). 2.1.7 Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset rumah sakit yang penting, dan merupakan sumber daya yang berperan besar dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM penting karena mutu pelayanan rumah sakit sangat tergantung dari perilaku SDM dan kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang profesional dan spesialistis ( Sabarguna dan Sumarni, 2003). Sumber daya manusia meliputi : a) Pendidikan Pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga perilaku seseorag akan pola hidup terutama dalam memotivasi untuk siap berperan serta dalam pembangunan kesehatan. Makin tinggi pendidikan seseorang, makin mudah menerima informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya. Sebaliknya, pendidikan yang kurang akan menghambat perkembangan sikap seseorang terhadap nilai – nilai yang baru diperkenalkan. Faktor pendidikan seseorang sangat menentukan kesiapan dalam memberikan pelayanan, orang yang berpendidikan tinggi akan lebih mampu mengatasi masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif daripada yang berpendidikan rendah (Nursalam, 2001). b) Umur Menurut Hurlock (2002) umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan 34 bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kematangan jiwanya. Demikian juga dalam umur pegawai dalam melaksanakan kegiatan pelayanan. Makin tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil dalam memberikan pelayanan kepada klien. c) 2.1.8 Masa Kerja Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik denagn lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien (klien). Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan , semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam memberikan pelayanan (Notoatmodjo, 2003). Sumber Daya Meterial (SDM) Sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas yang berhubungan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan rekam Medis (Depkes RI, 1997). Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan, dan fasilitas. Bahan adalah formulir dan kartu atau sejenisnyayang telah dicetak sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam medis. Fasilitas dan peralatan adalah segala sesuatu yang menunjang kemudahan pelaksanaan tugas dan pengelolaan rekam medis. Alat penyimpanan yang tepat, penerangan dan pengaturan suhu yang baik, pemeliharaan ruangan, serta perhatian terhadap faktor keselamatan sangat membantu pemeliharaan, mendorong kegairahan kerja dan meningkatkan produktivitas petugas. Alat penyimpanan berkas yang umum digunakan adala rak terbuka (open shelves file unit), lemari lima laci (five drawers file cabinet) atau rak buka tutup (roll o’pack). Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang dianjurkan selebar 90 cm. jika menggunakan lemari lima laci maka sebaiknya dijejer satu baris dan ruang lowong didepannya harus 90 cm.jika diletakan berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm untu memungkinkan membuka laci tersebut. Lemari lima laci memang 35 tampak lebih rapi dan berkas rekam medisnya terlindung dari debu dan kotoran dari luar. Namun pengguna rak terbuka lebih praktis dalam mempermudah pengambilan berkas rekam medis. (Depkes RI, 1997) Pada deretan map rekam medis yang disimpan harus diberi tanda penunjuk untuk mempercepat pekerjaan penyimpanan dan menemukan rekam medis. Berkas rekam medis hendaknya diberi sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran rekam medis dan mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran, akibat seringnya diambil atau bolak balik. Sampul atau map pelindung dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk menggabungkan lembaran pada sampul (Depkes RI, 1997). 2.2 Landasan Teori Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Bagian pendaftaran pasien rawat jalan merupakan salah satu bagian dari rumah sakit yang kegiatannya penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan di rawat jalan, baik itu pasien baru maupun pasien lama. Pencatatan dari proses pelayanan rekam medis yang mutlak dibutuhkan oleh rumah sakit agar dapat menilai seberapah jauh keberhasilan pelayanan medis yang telah diberikan kepada pasien, oleh karena itu pengelolaan rekam medis mulai dari pencatatan sebagai kegiatan pertama kali dalam menangkap data sampai dengan analisa yang lapornya perlu dikembangkan yang dapat menghasilkan informasi guna berbagai keperluan manajemen rekam medis. Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan kesehatan di rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar sebagai pasien rawat inap (Ray Midge Noel, 1996). Pelayanan rawat jalan merupakan salah satu unit kerja di rumah sakit yang melayani pasien berobat jalan dan tidak lebih dari 24 jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan terapeutik. Rawat jalan juga merupakan salah satu yang dominan dari pasar rumah sakit serta merupakan sumber keuangan yang bermakna, sehingga selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan (Azrul Azwar, 1996). Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan 36 maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien (Wijono, 1999). Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien dibeberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien (Depkes, 2007). Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik tujuan (Inge Dhamanti, 2003). Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang diperanggunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit (Depkes RI, 2007). 37 2.3 Kerangka Konsep Penelitian Input Output Proses 1. Kegiatan Rekam Medis yang meliputi penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan Menghitung lama waktu tahapan kegiatan rekam medis dan mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi waktu tunggu. 1. Dikegiatan rekam medis faktor yang mempengaruhi waktu tunggu yaitu lama pencarian rekam medis di ruang penyimpanan. 2. kembali. Di Sumber Daya Manusia faktor yang mempengaruhi waktu 2. Sumber Daya Manusia yang tunggu yaitu dari meliputi pendidikan petugas. 3. pendididkan, umur Di Sumber Daya Material faktor yang dan masa kerja. mempengaruhi waktu 3. Sumber Daya tunggu yaitu bahan Material yang dan fasilitas. meliputi bahan, 4. Waktu tunggu peralatan dan pelayanan rekam fasilitas. medis di pendaftaran rawat jalan RSUD 4. Waktu Tunggu Datu Sanggul Rantau pelayanan rekam medis di pendaftran rawat jalan, Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian tergolong lama 38 BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Rancangan Penelitian Rancangan penelitian ini menggunakan suatu jenis metode penelitian deskriptif dengan pendekatan Studi Potong Lintang (cross sectional), yaitu penelitian hanya melakukan observasi dan pengukuran variabel pada satu saat tertentu saja. Pengukuran variabel tidak terbatas harus tepat pada satu waktu bersamaan, namun mempunyai makna bahwa setiap subyek hanya dikenai satu kali pengukuran, tanpa dilakukan tindak lanjut atau pengulangan pengukuran. Penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau mendeskripsikan tentang suatu keadaan secara objektif (Notoatmodjo, 2005). Maka penelitian ini dimaksudkan untuk meninjau faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian Lokasi penelitian ini di bagian Pendaftaran Rekam Medis Rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau pada bulan juni 2011. 3.3 Subjek Penelitian 3.3.1 Populasi Menurut Notoadmodjo (2005), populasi adalah keseluruhan objek penelitian atau objek yang diteliti. Populasi penelitian ini adalah pasien yang datang ke tempat pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau dan seluruh staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. 3.3.2 Sampel Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Sampel dalam penelitian ini terbagi dalam dua jenis yaitu pasien rawat jalan yang terdiri dari pasien baru dan pasien lama, staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD 39 Datu Sanggul Rantau. Sampel diambil dengan teknik Accidental Sampling, yaitu teknik ini sangat mudah dilakukan karena secara subyektif, peneliti mengumpulkan data dari subyek yang ditemuinya, saat itu dan dalam jumlah secukupnya. 3.4 Variabel Penelitian dan definisi operasional 3.3.3 Variabel Penelitian Variable adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat, atau ukuran yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian tentang sesuatu konsep pengertian tertentu (Notoatmodjo.2010). a. Kegiatan rekam medis b. Sumber Daya Manusia c. Sumber Daya Material d. Waktu Tunggu . 40 3.4.2 Definisi Operasional Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian variabelvariabel yang diteliti/diamati, perlu sekali variabel-variabel tersebut diberi batasan atau definisi operasional (Notoatmodjo, 2005). No Tabel 3.1 Definisi Operasional Variabel Definisi Operasional 1 Kegiatan Medis Rekam Kegiatan rekam medis yang meliputi penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali. 2 Sumber Manusia Daya SDM yang meliputi jumlah petugas, pendidikan, umur dan masa kerja. Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset rumah sakit yang penting, dan merupakan sumber daya yang berperan besar dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM penting karena mutu pelayanan rumah sakit sangat tergantung dari perilaku SDM dan kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang profesional dan spesialistis. 3 Sumber Daya Sumber Daya Material yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas berhubungan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan rekam Medis. Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan, dan fasilitas. Material 4 Waktu tunggu Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik tujuan. 3.4 Instrumen Penelitian Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik (cermat, lengkap dan sistematis) sehinggal lebih mudah diolah (Saryono,2010). Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 3.4.1 Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang sudah tersusun dengan baik, sudah matang, dimana responden (dalam hal angket) dan interviewee (dalam hal wawancara) tinggal memberikan jawaban atau dengan memberikan tanda-tanda tertentu.(Notoatmodjo.2010) Kuesioner akan digunakan pada pengumpulan data. Kuesioner ini untuk petugas rekam medis di pendaftaran rawat jalan. 3.4.2 Check List adalah suatu daftar untuk men”cek”, yang berisi nama subjek dan berapa gejala serta identitas lainnya dari sasaran pengamatan. Pengamat tinggal memberikan tanda check (√) pada daftar tersebut yang menunjukkan adanya gejala atau ciri dari sasaran pengamatan (Notoatmodjo.2010). Check list digunakan untuk merangkum hasil dari jawaban pertanyaan di kuesioner dan observasi. 3.4.3 Stopwatch, digunakan untuk menghitung waktu tunggu pasien di pendaftaran rawat jalan. 3.4.4 Alat tulis, digunakan untuk mencatat data sementara. 3.4.5 Kalkulator, digunakan untuk menjumlah perhitungan. 3.5 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai proses yang menggambarkan proses pengumpulan data yang dilaksanakan dalam penelitian kuantitatif. Untuk penelitian kuantitatif pengumpulan data, dapat dimaknai juga sebagai kegiatan peneliti dalam upaya mengumpulkan sejumlah data lapangan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan penelitian. Merujuk pada pengertian di atas, betapa pentingnya pengumpulan data dalam proses penelitian (Arikunto, 1997). i Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu : 3.5.1 Observasi Menurut Notoatmodjo (2010) observasi atau pengamatan adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi melihat dan mencatatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti. Observasi terhadap kegiatan rekam medis dan sumber daya material dengan bantuan lembar observasi. 3.5.2 Studi dokumen Dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu (Sugiyono, 2008). Dokumentasi juga merupakan kegiatn mencari data atau variabel dari sumber berupa catatan, trankripsi, buku, prasati dan sebagainya. (Saryono,2010) Studi dokumen dilakukan dengan melihat buku register atau kebijakan-kebijakan tertulis yang terkait dengan faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan rumah sakit. 3.6.2 Wawancara Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data, di mana peneliti mendapatkan keterangan atau perincian secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden) atau bercakap-cakap secara face to face (Notoatmodjo, 2010). Menurut Saryono (2010), wawancara dapat dilakukan secara terstruktur kepada seluruh petugas atau staf rekam medis di pendaftaran rawat jalan dengan bantuan kuesioner. 3.6 Teknik Analisis Data Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah secara deskriptif, yaitu dengan cara mendeskripsikan data yang telah dikumpulkan dan diolah menjadi hasil – hasil analisis untuk melihat tinjauan tentang faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Dalam pengolahan data dilakukan dengan cara data waktu tunggu pasien di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau dihitung rata – rata waktu tunggu pasien. Data kuesioner disajikan dalam tabel distribusi frekuensi. ii 3.7 Prosedur Penelitian Prosedur penelitian antara lain : 3.7.1 Persiapan 3.7.2 Penelitian ini dimulai dengan Peneliti minta surat ijin penelitian dari akademik sebagai persyaratan dan mempersiapkan judul penelitian serta mengajukan ke rumah sakit. Setelah pihak rumah sakit membalas surat ijin dan menyetujui judul peneliti. Dan peneliti pun melakukan studi pendahuluan pada bulan april 2011 dengan melakukan observasi terhadap pasien yang datang ke tempat penerimaan pasien/ pendaftaran rawat jalan serta wawancara kepada petugas rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Dalam studi pendahuluan tersebut diperoleh data mengenai permasalahan yang akan diambil dalam penelitian ini. Pelaksanaan Setelah rangkaian proses persiapan selesai, peneliti memasuki tahap penelitian. Pada tahap pelaksanaan ini, peneliti mulai melakukan pengumpulan data. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan peneliti yaitu berupa obervasi, studi dokumentasi, dan wawancara. 3.7.3 Akhir Penelitian Pada tahap ini peneliti mengolah data yang telah didapat untuk kemudian disusun menjadi sebuah laporan penelitian. 3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian Keterbatasan dalam penelitian ini yaitu hanya meneliti di pendaftaran rawat jalan saja. Kelemahan dalam penelitian ini yaitu dalam menghitung tahapan kegiatan rekam medis pada saat memindahkan untuk menghitung waktu tahapan dari awal lagi. iii BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian 4.1.1 Gambaran RSUD Datu Sanggul Rantau RSUD Datu Sanggul Rantau dibangun sejak tahun 1980 dengan sumber pembiayaan berasal dari APBN yang dialokasikan melalui DIP Proyek Pengembangan RSU Prop/Kab/Kodya Kalimantan Selatan. Luas lahan 18.720 M2 (1,85 hektar) dengan Luas bangunan 4210 M2 mempunyai kapasitas Tempat Tidur 50 buah. Moment yang sangat istimewa tanggal 12 november 1983 bertepatan dengan Hari Kesehatan Nasional ke XIX diresmikan oleh Gubernur Kalimantan Selatan Bapak H. Mistar Cokro Koesomo. RSUD Datu Sanggul Rantau merupakan satu – satunya Rumah Sakit Umum milik pemerintah Kabupaten Tapin sejak tanggal 18 Oktober 2004 sudah berstatus tipe C yang sebelumnya masih tipe D dengan kapasitas tempat tidur 75 buah, dengan menyelenggarakan Program, Pelayanan, Pencegahan, Pemeliharaan dan Rehabilitasi Kesehatan secara Komprenhensif, bermutu dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat. 4.1.2 Pengembangan Rumah Sakit Dimulainya Pengembangan RSUD Datu Sanggul Rantau sejak tahun 2006 dengan melakukan pengembangan berupa Fisik Bangunan, Peralatan Medik dan Non Medik secara bertahap. Kemudian Sumber Daya Manusia dan Manajemen untuk meningkatkan mutu dan derajat kesehatan masyarakat. Sesuai dengan komitmen Pemerintah Kabupaten Tapin, menargetkan sampai tahun 2012 pembangunan fisik sudah bisa diselesaikan seluruhnya, RSUD Datu Sanggul Rantau secara bertahap dikembangkan dengan membangun gedung – gedung baru dan penambahan fasilitas lainnya dengan luas lahan kurang lebih 9.953 m2, maka luas keseluruhan lahan menjadi 28.673 m2 (2,83 hektar). Pembangunan tahap pertama dilaksanakan tahun 2006 yang lalu bersumber dari APBD Kabupaten Tapin. Adapun pembangunan iv gedung baru dilaksanakan terdiri dari 3 (tiga) lantai antara lain Gedung Poliklinik dan Gedung Administrasi, Gedung Instalasi Farmasi/ Apotek dan dilanjutkan pada tahun 2007 Pembangunan Gedung Perawatan Bedah, Gedung Perawatan Anak dan Gedung Perawatan Intensif (Intensive Care Unit), berlanjut pada tahun 2008 pembangunan gedung VIP baru dengan kapasitas 16 tempat tidur, gedung instalasi gizi, gedung pemulasaran jenazah/ kamar mayat, gedung perawatan isolasi, pembuatan ruang pompa, ruang genset, ruang incenirator, instalasi pengolahan air limbah ( IPAL ) dan selasar penghubung. Selanjutnya tahun 2009 dilaksanakan pembangunan gedung kamar operasi sentral dan melanjutkan pembangunan gedung administrasi dan poliklinik, pembangunan gedung imstalasi gawat darurat yang gbelum rampung, kemudian melalui dana alokasi khusus ( DAK ) tahun anggaran 2009 juga dibangun gedung unit tranfusi darah/ UTD-RS berlantai dua. Kemudian pada tahun 2010 dilanjutkan dengan pembangunan gedung instalasi rehabilitasi medik/ fisioterapi, gedung instalasi radiologi, gedung perawatan perinatologi dan pembangunan mushola. Untuk tahun 2011 pembangunan tetap dilanjutkan, keseluruhan proyek pembangunan ini ditangani pihak Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Tapin. 4.1.3 Visi dan Misi Visi, misi dan motto DatuSanggul Rantau adalah : Visi : Rumah Sakit Umum Daerah RSUD Datu Sanggul Rantau adalah Pelayanan Kesehatan Berkualitas Misi : Memberikan kualitas pelayanan yang terbaik dan memuaskan. a. Meningkatkan mutu pelayanan yang terbaik dan memuaskan. b. Meningkatkan masyarakat. v sumber daya manusia bagi c. Meningkatkan sarana dan prasarana pelayanan masyarakat. d. Meningkatkan kerjasama dalam hal pelayanan kesehatan. Motto : 4.1.4 Senyum, sapa, santun Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau Pelaksanaan kegiataan rekam medis yang meliputi penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan, dan pengambilan kembali dapat dijelaskan sebagai berikut: 4.1.4.1 Penerimaan pasien Tahapan penerimaan pasien di TPP Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau dibedakan berdasarkan jenis kedatangannya yaitu pasien baru dan pasien lama. a) Pasien Baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan berobat. - Pasien baru mendaftar ke Tempat Penerimaan Pasien (TPP) dan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas yang meliputi nama pasien, alamat, umur, agama, pekerjaan dan juga menanyakan poliklinik tujuan pasien. Jika pasien belum mengetahui poliklinik tujuannya maka petugas akan mengarahkan dengan melihat keluhannya. Petugas juga mencatat identitas pasien ke dalam buku register, KIB (Kartu Indek Berobat), rekam medis baru. Petugas TPP mempersilahkan pasien menuju kasir untuk memenuhi administrasi. Setelah pasien sudah menyelesaikan administrasi di kasir, pasien kembali ke TPP. Dan petugas TPP menyerahkan rekam medis dan KIB kepada pasien baru untuk mengantri di poliklinik yang dituju. vi b) Pasien Lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan berobat. - Pasien lama datang ketempat pendaftaran pasien (TPP) dengan menunjukkan KIB Kartu Identitas Berobat) kepada petugas pendaftaran. Jika pasien tidak membawa kartu berobat maka petugas akan mencari data pasien ke dalam komputer kemudian membuatkan kartu berobat baru dengan nomor yang sama. Petugas melakukan penulisan ke dalam buku register dan mencarikan rekam medis pasien lama, setelah ditemukan rekam medis pasien tersebut maka petugas menyerahkan rekam medis pasien untuk mengantri di poliklinik yang dituju. 4.1.4.2 Pencatatan Pencatatan adalah pendokumentasian segala informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan menjadi bahan informasi. Rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau mempunyai buku register manual. Pencatatan di rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau catatan data sosialnya dicatat ke dalam buku register yang meliputi nama, alamat, umur, agama dan pekerjaan. Tetapi pada pencatatan nama dan alamat kurang lengkap. Data pasien yang berkunjung setiap hari ditulis di buku register. 4.1.4.3 Penyimpanan Cara penyimpanan yang digunakan di RSUD Datu Sanggul Rantau adalah desentralisasi yang artinya dilakukan pemisahan tempat penyimpanan untuk berkas pasien poliklinik dan pasien rawat inap. Oleh karena itu sering terjadi duplikasi penggunaan rekam medis karena terpisahnya ruangan antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Di RSUD Datu Sanggul Rantau menggunakan Sistem penjajaran secara langsung (straight Filling numerical). Namun belum sepenuhnya terelisasikan dengan baik dan belum diurutkan dengan benar. Penjajaran yang dilakukan RSUD Datu Sanggul Rantau memang memudahkan dalam proses penyimpanan rekam medis, tapi untuk pengambilan kembali vii rekam medis apabila sewaktu – waktu dipergunakan memerlukan waktu lebih lama dalam pencarian kembali rekam medis pasien tersebut. Ini dikarenakan tidak urutnya penjajaran. 4.1.4.4 Pengambilan Kembali Di rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tidak memiliki formulir peminjaman rekam medis rawat jalan. Setelah poliklinik tutup rekam medis dari poliklinik dikembalikan ke rawat jalan. Petugas rekam medis rawat jalan langsung memasukan ke komputer rekam medis yang sudah kembali ke rawat jalan. Yang dimasukan kedalam komputer yaitu nomor rekam medis, nama, pasien baru dan pasien lama. Setelah selesai memasukan, rekam medis langsung difiling oleh petugas. 4.1.5 Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat penerimaan pasien sampai berkas rekam medis di bawa pasien ke poliklinik tujuan. Waktu Tunggu Pelayanan meliputi waktu tunggu yang diakibatkan oleh beberapa tahapan dan berbeda untuk pasien baru dan pasien lama. Untuk pasien baru tahapan waktu tunggu terdiri dari waktu tunggu di Tempat Penerimaan Pasien, menulis data pasien ke dalam buku register, membuat kartu berobat dan mengisi identitas pasien baru di dalam rekam medis. Dan rekam medis di bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yang dituju. Sedangkan untuk pasien lama terdiri dari waktu tunggu di Tempat Penerimaan Pasien, penyerahan Kartu Indek Berobat (KIB), menulis data pasien ke dalam buku register dan pencarian rekam medis pasien lama, rekam medis di bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yg dituju. viii Pada Tiap Tahapan dapat dilihat pada gambar 4.1 Pasien Baru Pasien Lama Waktu Tunggu di TPP Waktu Tunggu di TPP Penyerahan KIB menulis ke dalam buku register menulis ke dalam buku register Membuat KIB pasien baru dan mengisi identitas pasien baru di dalam rekam medis Waktu tunggu pencarian rekam medis pasien lama rekam medis di bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yang dituju Gambar 4.1 Bagan waktu tunggu pelayanan berdasarkan tahapan kegiatan (Sumber: Data primer hasil observasi, juni 2011) Pada gambar 4.1 diketahui bahwa tahapan kegiatan untuk pasien baru lebih sedikit jika dibandingkan pasien lama, sehingga waktu tunggu pasien lama lebih panjang jika dibandingkan pasien baru. ix Tebel 4.1 Hasil Perhitungan terhadap Rata – Rata Waktu Tunggu Pelayanan dalam Tiap Tahapan Untuk Pasien Baru dan Pasien Lama di Bagian Rekam Medis Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tahun 2011 Tahapan Pasien baru Pasien lama Waktu tunggu di Tempat 2 menit 53 detik Penerimaan Pasien 4 menit 9 detik Penyerahan KIB 2 menit 12 detik - menulis ke dalam buku 56 detik register 1 menit 8 detik Membuat KIB pasien baru 3 menit 38 detik dan - mengisi identitas pasien baru Waktu tunggu Pencarian Rekam Medis Pasien lama 6 menit 47 detik Total waktu 14 menit 16 detik 7 menit 27 detik Sumber: Data primer penelitian, juni 2011 Dari masing – masing tahapan untuk kedua jenis pasien didapatkan rata – rata terhadap keseluruhan waktu tunggu seperti pada tabel 4.1. Berdasarkan tabel 4.1 diketahui bahwa rata – rata waktu tunggu untuk pasien baru secara keseluruhan adalah 7 menit 27 detik sedangkan rata – rata waktu tunggu untuk pasien lama secara keseluruhan adalah 14 menit 16 detik. 4.1.6 Sumber Daya Manusia Jumlah petugas rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau adalah 5 orang dengan menggunakan alat bantu kuesioner. Jenis kelamin perempuan petugas rekam medis rawat jalan ada 4 orang dan jenis kelamin laki – laki petugas rekam medis rawat jalan ada 1 x orang. Umur petugas rekam medis rawat jalan ada yang 48 tahun, 30 tahun, 23 tahun ada 2 orang dan ada yang umur 22 tahun. tingkat pendidikan petugas rekam medis rawat jalan 2 orang lulusan SLTA, 1 orang Diploma dan 2 orang Perguruan Tinggi (Sarjana). Masa kerja petugas di rekam medis rawat jalan ada yang 29 tahun, ada yang 7 tahun, ada yang 2,5 tahun, ada yang 10 bulan dan ada yang 3 bulan. Yang pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis ada 2 orang dan yang belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis ada 3 orang. Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RSUD Datu Sanggul Rantau belum ada dibuat. Tabel 4.1 Hasil Pengukuran Terhadap Faktor SDM di Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tahun 2011 Faktor yang diukur Jumlah Jenis Kelamin - Laki – laki 1 - Perempuan 4 - 48 tahun 1 - 30 tahun 1 - 23 tahun 2 - 22 tahun 1 Umur Pendidikan terakhir - SLTA/ SMA 2 - Diploma 1 - Perguruan Tinggi (Sarjana) 2 Masa kerja xi - 29 tahun 1 - 7 tahun 1 - 2,5 tahun 1 - 10 bulan 1 - 3 bulan 1 Apakah anda pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis ? - Ya 2 - Tidak 3 Apakah ada Standar Pelayanan Minimal (SPM) ? - Ya - - Tidak 5 Sumber: Data primer penelitian, juni 2011 Dari hasil pengamatan, petugas yang pendidikannya lulusan dari SLTA dalam pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tergolong lama. Dan yang lulusan Sarjana tetapi tidak sesuai dengan jabatannya juga tergolong lama dalam pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Ini akan berakibat pada waktu tunggu pasien. Karena petugasnya juga tidak ada yang mengikuti pelatihan tentang rekam medis. 4.1.7 Sumber Daya Material Sumber daya material yang diteliti meliputi bahan, peralatan dan fasilitas. Hasil observasi terhadap sumber daya material tampak pada tabel 4.3 xii Hasil Observasi terhadap Sumber Daya Material di Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011 Sumber Daya Material Status Bahan Karcis di loket penerimaan pasien Ada Buku register Ada Rekam medis diberi map atau sampul Tidak Ada Kartu indeks utama pasien (KIUP) Ada Tanda petunjuk guna mempercepat menyimpan dan menemukan rekam medis pekerjaan Tidak Ada Kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam Tidak rekam medis Ada Tersedia kode warna map atau sampul untuk mencegah Tidak kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map yang Ada salah Terdapat tanda petunjuk keluar untuk rekam medis yang tidak berada di tempat Tidak Ada Peralatan Alat tulis kantor (ATK) Ada Komputer untuk entry data Ada Buku pedoman pelaksana rekam medis Ada Prosedur tetap (protap) Ada Ruang kerja lengkap dengan meja kerja Ada Rak arsip dokumen berbentuk open shelves file Ada Telepon Ada xiii Fasilitas Ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang Ya penyimpanan rekam medis aktif Ruang pengelola data dekat dengan ruang penerimaan Ya pasien Ruang penyimpanan rekam medis a. Lantai kedap air dan bebas banjir Ya b. Dinding permanen dan bersih Tidak c. Cukup fentilasi Tidak Jarak antara dua rak untuk lalu lintas minimal 90 cm Tidak Ruang penyimpanan rekam medis aktif cukup luas untuk semua data Tidak Ruang penyimpanan rekam medis in aktif terpisah Ya dengan ruang kerja rekam medis Ruang cukup aman untuk melindungi dari kehilangan, Tidak kerusakan, serta mencegah digunakan oleh yang tidak berkepentingan Ruang rekam medis cukup luas untuk petugas rekam Tidak medis menjalankan tugasnya Ruang rekam penunjang medis berdekatan dengan instalasi Ya Penerangan tempat penyimpanan baik Ya Suhu ruangan tempat bekerja menyegarkan Tidak Pemeliharaan kebersihan baik Tidak Sumber : Data primer penelitian, juni 2011 Berdasarkan hasil observasi, sebagian bahan telah tersdia di bagian rekam medis rawat jalan yaitu Karcis harian, buku register, KIUP. Yang belum ada yaitu tanda petunjuk guna mempercepat xiv pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, tidak ada tersedia kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam medis rawat jalan dan kode warna map atau sampul pelindung serta tanda petunjuk untuk berkas keluar. Kebutuhan akan peralatan tersebut pada umumnya sudah terpenuhi akan tetapi tidak menutup kemungkinan bagi bagian rekam medis untuk mengajukan usulan peralatan lain yang berkaitan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan rekam medis. Ruang kerja ada dengan meja kerja dan ada rak arsip dokumen berbentuk rak terbuka biasa. Fasilitas yang dimiliki bagian Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif dan ruang pengelola data dekat dengan ruang penerimaan pasien. Ruang penyimpanan rekam medis, yang kondisi ruangn yang meliputi keadaan lantai yang bebas banjir, dinding permanen, penerangan, serta suhu telah terpenuhi. Masalh yang didapatkan adalah dinding tidak bersih, tidak cukup fentilasi, jarak yang seharusnya 90cm belum dapat terpenuhi disebabkan luas ruang penyimpanan terbatas. Ruang tidak cukup aman, dan pemeliharaan kebersihan kurang baik. 4.2 Pembahasan 4.2.1 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis 4.2.1.1 Penerimaan pasien Untuk pasien lama yang tidak membawa kartu berobat dan setelah dicari ternyata nomornya tidak ditemukan maka petugas akan membuatkan kartu dan berkas baru dan pasien tersebut dianggap sebagai pasien baru. Sebaiknya hal ini sedapat mungkin dihindari karena merugikan pihak pasien dan pihak rumah sakit. Kerugian bagi pihak pasien adalah dokter yang memeriksa tidak mengetahui riwayat penyakit pasien sehingga harus dilakukan pemeriksaan ulang. Sedangkan kerugian bagi pihak rumah sakit pasien dengan satu nama bisa memiliki lebih dari satu nomor, dan menyebabkan jumlah berkas yang disimpan bertambah. Kondisi diatas dapat dihindari jika penggunaan KIUP dapat dioptimalkan. xv Kartu Indeks Utama Pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. KIUP adalah suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya pada instansi yang bersangkutan. KIUP dibuat berdasarkan atas ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin (Depkes RI, 1991). 4.2.1.2 Pencatatan Dalam catatan sosial yang diperoleh saat penerimaan pasien di TPP pada pencatatan nama dan alamat kurang lengkap. Hal yang perlu ditekankan adalah penulisan nama dan alamat pasien. Petugas hendaknya menuliskan nama pasien secara benar dan menuliskan alamat pasien dengan lengkap. Penulisan nama dan alamat sangatlah penting karena berpengaruh pada lama pencarian berkas. Keberadaan buku register manual cukup penting. Pencatatan adalah pendukomentasian segala informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan menjadi bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber datanya dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis. Catatan sosial diperoleh saat penerimaan pasien di TPP yang meliputi nama, alamat, umur, agama, dan pekerjaan. Sedangkan data medis diperoleh pasien setelah mendapatkan pelayanan dari dokter, perawat atau petugas lainnya seperti petugas laboratorium dan radiologi (Depkes RI, 1997). Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas pencatatan adalah: nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu di antara kemungkinan ini : xvi e) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih; f) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami; g) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya adalah nama ayah); h) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga, maka nama keluarga atau marga atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri; Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan : e) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan; f) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan statusnya; g) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien; h) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien; (Depkes RI, 2004) 4.2.1.4 Penyimpanan Bentuk penyimpanan berkas rekam medis ada dua, yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien dirawat inap. Sedangkan desentralisasi yaitu penyimpanan dengan melakukan pemisahan antara rekam medis di poliklinik dengan rekam medis dirawat inap. Berkas rekam medis pasien poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di bagian rekam medis. Secara teori sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah sakit. Penyimpanan berkas rekam medis dapat menggunakan sistem nomor. Sistem penomoran yang sering dipakai adalah xvii sistem nomor langsung (straight numerical), sistem angka akhir (terminal digit), dan sistem angka tengah (middle digit) (Depkes RI, 1997). Cara penyimpanan yang digunakan RSUD Datu Sanggul Rantau adalah cara desentralisasi. Desentralisasi memiliki keuntungan yaitu efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat dan juga beban kerja petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangan desentralisasi terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis dan biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Di RSUD Datu Sanggul Rantau juga menggunakan Sistem penjajaran secara langsung (straight Filling numerical). Namun belum sepenuhnya terelisasikan dengan baik dan belum diurutkan dengan benar. Ini dikarenakan petugas rekam medis tidak pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, sehingga petugas tidak mengerti bagaimana menerapkan sistem penjajaran secara langsung dengan benar. Sebelumnya sudah pernah diarahkan oleh kepala rekam medis RSUD Datu Sanggul Rantau untuk mengurutkan dengan benar sistem penjajaran secara langsung. Namun petugas belum mengurutkannya sampai sekarang, karena petugas kerepotan untuk mengurutkannya. Yang menguntungkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas – petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, pada saat menyimpan rekam medis, petugasnya harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan ( Depkes, 1991 ). 4.2.1.5 Pengambilan kembali Peminjaman dan pengembalian kembali berkas rekam medis dijelaskan sebagai berikut: a) Permintaan rutin dari poliklinik atau dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah ditentukan. xviii b) Poliklinik yang meminta berkas rekam medis harus mengisi kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor kartu rekam medisnya. c) Permintaan atau peminjaman rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi sesegera mungkin d) Permintaan lewat telpon juga dilayani dan petugas bagian rekam medis harus mengisi kartu permintaan. Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk mengambil berkas rekam medis dan diminta dan harus mengisi kartu permintaan. (Depkes RI, 1997) Semua rekam medis yang dari poliklinik dikembalikan secara tepat waktu. Rekam medis langsung dimasukkan ke komputer yaitu nomor rekam medis, nama, pasien baru dan pasien lama setelah selesai semua rekam medis langsung difiling. 4.2.2 Waktu Tunggu Pelayanan Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap selama 15 menit (Depkes RI, 2007). Rata – rata waktu tunggu yang dibutuhkan untuk pasien baru di RSUD Datu Sanggul Rantau adalah 7 menit 27 detik dan untuk pasien lama adalah 14 menit 16 detik. Rata – rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien baru di pendaftaran rawat jalan tersebut tergolong sebentar. Sedangkan rata – rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien lama di pendaftaran rawat jalan tersebut tergolong lama. xix 4.2.3 Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset rumah sakit yang penting, dan merupakan sumber daya yang berperan besar dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM penting karena mutu pelayanan rumah sakit sangat tergantung dari perilaku SDM dan kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang profesional dan spesialistis ( Sabarguna dan Sumarni, 2003). Mutu pelayanan rumah sakit yang dimaksud adalah semua jenis pelayanan termasuk pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan. Berdasarkan hasil penelitian dan hasil indepth interview diketahui bahwa jumlah petugas di instalasi rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau sebanyak 5 orang dirasa cukup berdasarkan analisis perhitungan tenaga rekam medis RSUD Datu Sanggul Rantau tahun 2010. Tingkat pendidikan memegang peran penting dalam bekerja. Untuk tercapainya kesuksesan dalam bekerja dituntut pendidikan yang sesuai dengan jabatan yang dipegang seseorang (As’ad, 1999). Tingkat pendidikan formal petugas adalah SLTA, Diploma dan S1. Untuk pendidikan non-formal atau frekuensi petugas mengikuti pendidikan, pelatihan, seminar dan sebagainya mempunyai posisi yang kecil. Dengan demikian kebutuhan akan kualitas tenaga di instalasi rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau belum dapat terpenuhi. Padahal pelatihan SDM sangat diperlukan agar terselenggara pelayanan yang bermutu guna menjamin pelayanan sesuai dengan standar dan kebutuhan (Rachmawati, 2000). 4.2.4 Sumber Daya Material Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan, dan fasilitas. Bahan adalah formulir dan kartu atau sejenisnya yang telah dicetak sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam medis. Fasilitas dan peralatan adalah segala sesuatu yang menunjang kemudahan pelaksanaan tugas dan pengelolaan rekam medis. Alat penyimpanan yang tepat, penerangan dan pengaturan suhu yang baik, pemeliharaan ruangan, serta perhatian terhadap xx faktor keselamatan sangat membantu pemeliharaan, mendorong kegairahan kerja dan meningkatkan produktivitas petugas. Alat penyimpanan berkas yang umum digunakan adala rak terbuka (open shelves file unit), lemari lima laci (five drawers file cabinet) atau rak buka tutup (roll o’pack). Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang dianjurkan selebar 90 cm. jika menggunakan lemari lima laci maka sebaiknya dijejer satu baris dan ruang lowong didepannya harus 90 cm.jika diletakan berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm untu memungkinkan membuka laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan berkas rekam medisnya terlindung dari debu dan kotoran dari luar. Namun pengguna rak terbuka lebih praktis dalam mempermudah pengambilan berkas rekam medis. (Depkes RI, 1997) Pada deretan map rekam medis yang disimpan harus diberi tanda penunjuk untuk mempercepat pekerjaan penyimpanan dan menemukan rekam medis. Berkas rekam medis hendaknya diberi sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran rekam medis dan mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran, akibat seringnya diambil atau bolak balik. Sampul atau map pelindung dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk menggabungkan lembaran pada sampul (Depkes RI, 1997). Bahan penunjang pelaksanaan rekam medis telah tersdia di bagian rekam medis rawat jalan yaitu karcis harian, buku register, KIUP. Yang belum ada yaitu tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, tidak ada tersedia kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam medis rawat jalan dan kode warna map atau sampul pelindung serta tanda petunjuk untuk berkas keluar. Kebutuhan akan map pelindung sudah pernah diusulkan oleh Kepala Rekam Medis akan tetapi belum terealisasi. Tanda penunjuk untuk berkas keluar digunakan untuk menggantikan berkas yang keluar dari rak. Petunjuk tetap berada di tempat tersebut sampai berkas dikembalikan. Dengan adanya out gulde petugas dapat mengetahui secara cepat bila berkas yang dibutuhkan tidak ada. Dengan demikian petugas tidak akan melakukan pencarian yang berlarut – larut pada waktu berkas tersebut dibutuhkan. Keberadaan map maupun out gulde akan berpengaruh pada waktu tunggu pelayanan pasien karena kedua bahan tersebut dapat mempercepat proses penemuan dan penyimpanan berkas. xxi Peralatan yang dibutuhkan sebagian besar telah tersedia meliputi ATK, komputer untuk entry data, buku pedoman pelaksanaan rekam medis, Prosedur Tetap, rak berkas dan telpon. Ketersediaan peralatan tersebut seperti komputer harus ditunjang dengan pemanfaatan yang optimal. Pemanfaatan optimal akan memperlancar pelaksanaan kegiatan sehingga berakibat pada waktu tunggu pasien menjadi lebih singkat. Fasilitas yang dimiliki bagian Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif dan ruang pengelola data dekat dengan ruang penerimaan pasien. Ruang penyimpanan rekam medis, yang kondisi ruangn yang meliputi keadaan lantai yang bebas banjir, dinding permanen, penerangan, serta suhu telah terpenuhi. Pada ruang penyimpanan, jarak antara rak satu dan yang lainnya tidak memenuhi standar, petugas harus bergantian untuk dapat melewati satu jalur pada ruang penyimpanan. Hal ini disebabkan oleh ruang penyimpanan yang sempit, sehingga tidak dapat menampung rak-rak penyimpanan yang seharusnya disusun dengan jarak antar rak 90cm (Depkes.1997). Hal ini secara tidak langsung dapat menghambat pencarian berkas dan akan berakibat pada waktu tunggu pasien. xxii BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut : 1. Kegiatan rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau yang meliputi penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali. Yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan dari kegiatan rekam medis yaitu pencarian rekam medis di penyimpanan. 2. Rata – rata waktu tunggu pelayanan untuk pasien baru adalah 7 menit 27 detik tergolong sebentar sedangkan untuk pasien lama mencapai 14 menit 16 detik tergolong lama. 3. Sumber Daya Manusia yang meliputi jumlah petugas, pendidikan, umur dan masa kerja. Yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan di sumber daya manusia yaitu pendidikan. 4. Sumber Daya Material rekam medis rawat jalan di RSUD Datu Sanggul Rantau yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas. Yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan di sumber daya material yaitu bahan dan fasilitas. xxiii 5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian, maka disampaikan saran – saran sebagai berikut : 1. Sebaiknya di pendaftaran rawat jalan menggunakan sistem komputerisasi maka akan memperlancar pelaksanaan kegiatan sehingga berakibat pada waktu tunggu pasien menjadi lebih singkat. 2. Penggunaan KIUP dioptimalkan, karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan. 3. Sebaiknya dalam pencatatan data sosial seperti nama dan alamat pasien menuliskannya secara benar dan lengkap, penulisan nama dan alamat sangatlah penting. Karena berpengaruh pada lama pencarian berkas. 4. Perlu dilakukan evaluasi terhadap urutan penyimpanan berkas dengan waktu tertentu, misalkan sebulan sekali. 5. Dalam peningkatan efesiensi waktu kerja penjajaran rekam medis sebaiknya dilakukan secara urut menurut ketentuan yang berlaku. 6. Sebaiknya dibuatkan Standar Pelayanan Minimal (SPM). 7. Perlu dilakukan pelatihan rekam medis oleh Rumah Sakit sehingga dapat diikuti oleh seluruh petugas rekam medis. 8. Demi terjaganya kualitas isi rekam medis alangkah baiknya rekam medis pasien rawat jalan diberikan map atau sampul agar rekam medis tidak sobek, basah dan kotor. 9. Sebaiknya tanda petunjuk untuk berkas keluar harus ada. Jadi dapat menggantikan berkas yang keluar dari rak. xxiv 10. Sebaiknya pada ruang penyimpanan dapat menampung rak – rak penyimpanan yang seharusnya disusun dengan jarak antara rak 90 cm yang sesuai dengan standar yang berlaku. xxv DAFTAR PUSTAKA ________. 2008. Peraturan Menteri Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 Kesehatan tentang Republik Rekam Medis. Indonesia Jakarta: Departemen Kesehatan RI. ________. 2009. UU Nomor 44 tahun 2009 tentang membuat, melaksanakan, dan menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam melayani pasien. Azwar, Azrul, 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa Aksara. Depkes RI. 1991. Petunjuk Teknik Penyalenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit. Depkes RI. Jakarta. Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi I. Jakarta: Dirjen Yanmed. Dhamanti, Inge. (2003). Analisis Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan di Rekam Medis Rawat Jalan ( Studi di Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya). Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga Surabaya. Hatta, G. 2009. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia. Huffman EK. 1994. Healt Information Management. Phisician Record Company. Illinois Murdani, Eti. (2007). Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan Di RSU Bina Kasih Ambarawa. Tesis. Universitas Diponegoro Semarang. Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta. Rineka Cipta. xxvi Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta. Rineka Cipta. Ray Midge, Noel. 1996. Health Information Management of a Strategic Resource Chapter 1. W.b. Saunders Company. Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Yogyakarta. Graha Ilmu. Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogjakarta. Mitra Cendikia. Asmuni, Suarni. (2009). Pengaruh Karakteristik dan Kompetensi Perekam Medis Terhadap Waktu Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum DR. Pirngadi Medan Tahun 2008. Tesis. Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara Medan. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/6650/1/09E02224.pdf (diakses tanggal 17 April 2011) http://lrc-kmpk.ugm.ac.id/id/UP-PDF/_working/siti_11_06.pdf (diakses tanggal 16 April 2011) xxvii xxviii xxix xxx xxxi xxxii xxxiii xxxiv xxxv xxxvi xxxvii xxxviii xxxix xl xli xlii xliii xliv xlv xlvi
