BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
advertisement
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran Umum dan Sejarah Perusahaan Pendirian Klinik Kharisma Citra Medika pada awalnya dikarenakan adanya kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang mudah dijangkau. Klinik ini secara resmi didirikan pada Juli 2004. Klinik ini berlokasi di Jalan Tebet Barat Dalam Raya No.14 Jakarta Selatan dan pada waktu itu memiliki fasilitas pelayanan kesehatan poli spesialis dan gigi. Dengan bergulirnya waktu dan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang baik maka Klinik Kharisma Citra Medika menambah fasilitas layanannya antara lain spesialis anak, spesialis penyakit dalam, spesialis kebidanan, spesialis bedah, poli gigi, dan apotik. Klinik Kharisma Citra Medika juga bekerja sama dengan distributor-distributor obat seperti : PT. Indofarma Global Medika, PT. Millennium Pharmacon International.Tbk, PT.Junger Farma Distribusi, PT. AntarMitra Sembada, Akbar Indo Makmur Stimec Tbk, dan beberapa distributor obat-obatan lainnya untuk memasok obat pada apotik. Dalam menjalankan fungsinya sebagai tempat untuk melayani masyarakat dalam pelayanan kesehatan diharapkan agar semua elemen yang ada di dalam perusahaan mampu bekerja semaksimal mungkin dan dituntut untuk menjadi profesional. Sesuai dengan fungsinya maka Klinik Kharisma Citra Medika berada 74 75 di bawah Departemen Kesehatan Republik Indonesia yang fungsinya diatur di dalam peraturan perundang–undangan yang berlaku. Dalam perjalanannya Klinik Kharisma Citra Medika mempunyai visi menjadi pelayan masyarakat yang profesional dalam rangka mewujudkan masyarakat sehat. Sedangkan misinya mewujudkan Klinik Kharisma Citra Medika sebagai wadah untuk membantu masyarakat, mewujudkan Klinik Kharisma Citra Medika sebagai mitra terpercaya didalam kesehatan, dan mengembangkan Klinik Kharisma Citra Medika menjadi lembaga yang terkemuka dalam bidang pelayanan kesehatan. 3.2 Struktur Organisasi Klinik Kharisma Citra Medika Struktur organisasi yang berlaku pada Klinik Kharisma Citra Medika adalah seperti yang tercantum sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI KLINIK KHARISMA CITRA MEDIKA Komisaris Manager Keuangan Manager Operasional Manager Marketing Ass.Marketing Ass.Akuntansi Kasir Apoteker Gambar 3.1 Struktur Organisasi Admin 76 Jabatan tertinggi pada struktur organisasi Klinik Kharisma Citra Medika yaitu Komisaris yang ditunjuk berdasarkan musyawarah para pemegang saham. Kemudian komisaris membawahi tiga orang manager, yaitu Manager Keuangan, Manager Marketing dan Manager Operasional. Manager Keuangan secara umum menangani semua masalah keuangan perusahaan yang membawahi Kasir dan Asisten Akuntansi. Manager Marketing secara umum menangani masalah pemasaran yang dibantu oleh Asisten Marketing. Manager Operasional menangani masalah operasional klinik yang di bantu oleh Apoteker dan Admin. Wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian pada struktur organisasi Klinik Kharisma Citra Medika adalah sesuai keputusan yang telah ditetapkan dalam klinik ini. Adapun wewenang dan tanggung jawabnya sebagai berikut : 1.Komisaris Wewenang : Berwenang untuk menentukan kebijakan strategi klinik. Menetapkan standar pelayanan yang dilakukan oleh dokter. Tanggung Jawab: Memimpin dan mengelola klinik sehingga bertanggung jawab atas perkembangan klinik. 2. Manager Keuangan Wewenang : Menangani semua hasil pendapatan klinik. 77 Menerima laporan keuangan, yaitu : pendapatan dari bagian kasir, pengeluaran dari bagian penyediaan obat. Tanggung jawab : Bertanggung jawab terhadap pengeluaran yang dilakukan oleh klinik. Mempresentasikan laporan keuangan kepada pimpinan. 3. Manager Marketing Wewenang : Menangani masalah yang berkaitan dengan pemasaran seperti penjualan obat. Menerima laporan dari bagian apotik. Tanggung jawab : Menjaga hubungan baik dengan supplier (pemasok) obat. Bertanggung jawab atas ketepatan waktu dalam hal pemasokan obatobat. 4. Manager Operasional Wewenang : Mengatur dan mengawasi kinerja operasional klinik meliputi bagian: keperawatan, kasir, obat dan pendaftaran. Menerima laporan medis / operasional dari bagian administrasi. Tanggung jawab : Menjaga mutu pelayanan klinik. 78 Bertanggung jawab akan kepuasan pelanggan. Bertanggung jawab atas keluhan dari pelanggan. 5. Asisten Keuangan Wewenang : Membantu manager keuangan dalam menangani semua hasil pendapatan klinik. Membuat laporan keuangan, yaitu : pendapatan dari bagian kasir. Tanggung jawab : Melakukan pencatatan dan laporan keuangan yang akan diserahkan kepada pimpinan. 6. Kasir Wewenang : Menangani pendapatan dari hasil pembayaran pasien. Tanggung jawab : Bertanggung jawab atas pencatatan hasil pendapatan ke bagian keuangan. 7. Asisten Marketing Wewenang : Membantu manager marketing menangani masalah yang berkaitan dengan pemasaran seperti penjualan obat. Membuat laporan dari bagian apotik. 79 Tanggung jawab : Menjaga hubungan baik dengan supplier (pemasok) obat. 8. Apoteker Wewenang : Menangani dan mengawasi kerja dari petugas obat secara langsung. Memberikan alternatif obat untuk penggantian obat yang tidak tersedia di depot obat kepada dokter sebelum diberikan kepada pasien. Tanggung jawab : Bertanggung jawab atas obat yang keluar agar sesuai dengan resep yang ada. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan oleh petugas obat agar sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. 9. Admin Wewenang : Memeriksa semua buku catatan masing-masing bagian untuk keperluan administrasi klinik. Tanggung jawab : Memeriksa antara buku tamu dan buku catatan dokter untuk menentukan honor dokter. Menyimpan resep yang telah diperiksa sebagai arsip. Membuat laporan adminstrasi. 80 3.3 Prosedur Kerja Yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Pemeriksaan Poli Pasien yang datang harus mendaftarkan diri ke bagian pendaftaran dan menentukan poli yang dituju. Petugas pendaftaran akan menanyakan pada pasien apakah sudah pernah berobat di Klinik Kharisma Citra Medika. Apabila pasien tersebut sudah pernah berobat maka petugas pendaftaran akan meminta pasien untuk menunjukkan kartu berobat dimana data pada kartu berobat tersebut akan dicatat pada buku tamu. Apabila pasien tidak membawa kartu berobat maka petugas pendaftaran harus mencari rekam medik pasien. Jika rekam medik tersebut ditemukan maka akan dibuat kartu berobat sesuai rekam medik yang ditemukan tersebut. Sebaliknya jika tidak ditemukan, atau pasien belum pernah berobat maka bagian pendaftaran harus membuat kartu berobat baru untuk pasien. Informasi yang terdapat pada kartu berobat pasien adalah nomor kartu berobat (unik untuk setiap pasien), nama, umur, alamat, poli yang dituju. Setelah itu, petugas pendaftaran akan mencatat data pasien pada buku tamu, dimana data yang dicatat adalah sebagai berikut : Nomor kartu berobat Nama pasien. Alamat Nomor telepon (bila ada) Poli yang dituju Umur 81 Kemudian dilakukan pencarian rekam medik pasien untuk pasien lama sesuai dengan nama, alamat dan poli yang dituju pada kartu berobat pasien. Untuk pasien baru maka dilakukan pembuatan rekam medik yang baru. Informasi yang terdapat pada sebuah rekam medik pasien adalah nomor rekam medik, nama, alamat, telepon, tanggal pembuatan rekam medik, jenis poli, umur, tgl pemeriksaan, anamnese(keluhan), diagnosa dan therapie. Kemudian rekam medik pasien akan dibawa oleh perawat dan diberikan kepada dokter yang bertugas pada poli yang dituju pasien. Pasien akan menunggu panggilan perawat untuk dipersilakan masuk ke ruang konsultasi. Setelah pasien selesai konsultasi, dokter akan memberikan resep obat untuk diambil baik di apotik Kharisma Citra Medika maupun di apotik luar Klinik Kharisma Citra Medika. Informasi yang terdapat pada resep adalah tanggal resep, nama dokter, nama pasien, umur, nama obat, dosis, dan aturan pakai obat. Pembayaran biaya konsultasi akan dibayar oleh pasien pada bagian kasir klinik sesuai dengan jenis poli. Komisi dokter untuk setiap pasien yang berkonsultasi tergantung kesepakatan antara dokter dan pihak Klinik Kharisma Citra Medika. Jadi setiap akhir bulan dokter akan menerima gaji sesuai dengan jumlah pasien yang berkonsultasi dalam bulan tersebut. Setelah pasien membayar konsultasi , kasir klinik harus mencatat setiap pembayaran tersebut pada buku laporan kasir klinik. Informasi yang terdapat pada lembar ini adalah nama kasir, tanggal, nama pasien, poli, jumlah biaya. Setelah pasien diperiksa, rekam medik pasien disimpan kembali ke tempat penyimpanan kartu sesuai dengan abjad. Bagian pendaftaran harus melengkapi 82 informasi pada buku tamu yaitu nama dokter, biaya konsultasi dokter, dan biaya obat sesuai dengan informasi pada resep dokter. 3.3.2 Penjualan Obat Setelah melalui pemeriksaan dan mendapatkan resep dari dokter, pasien kemudian menyerahkan resep ke petugas apotik Kharisma Citra Medika. Petugas apotik akan mengambil obat pasien sesuai dengan resep dokter. Setelah obat diperiksa kembali, petugas apotik menghitung biaya obat harus dibayarkan oleh pasien di kasir apotik. Setelah pasien membayar biaya berobat maka pasien akan menerima struk kertas pembayaran dan petugas obat menyerahkan obat kepada pasien dan menjelaskan aturan minum obat tersebut. Transaksi penjualan obat akan dicatat pada kartu persediaan obat dengan mencantumkan nama barang, tanggal, jumlah dan nomor resep, jumlah keluar dan sisa obat beserta paraf petugas. Bagian apotik juga memiliki catatan persediaan obat yang diperbaharui setiap kali mengeluarkan obat. Pencatatan pengeluaran obat dikelompokkan perbulan. Informasi yang diperlukan dalam pencatatan adalah bulan (mm/yy), nama obat, sisa bulan lalu, tanggal obat keluar, jumlah obat keluar dan sisa obat. Apabila persediaan pada apotik sudah minimum maka petugas apotik akan mengeluarkan request order (order permintaan) yang berisi nama obat serta jumlah obat yang dinginkan. 83 3.3.3 Pembelian Obat Bagian pembelian dalam membeli obat tergantung permintaan dari petugas apotik. Apabila persediaan suatu jenis obat sudah mencapai minimum sesuai dengan catatan pada kartu persediaan obat, petugas apotik akan mengeluarkan request order (order permintaan) yang berisi tanggal, nama obat (biasanya digolongkan per perusahaan farmasi), dan permintaan jumlah obat. Persediaan suatu obat diketahui dari catatan persediaan obat. Dalam catatan ini terdapat informasi bulan (mm/yy), nama obat, sisa bulan lalu, tanggal obat masuk, tanggal obat keluar, dan sisa obat. Pembelian obat ini dilakukan jika persediaan obat sudah menipis atau ada kebutuhan obat yang mendesak. Berdasarkan request order (order permintaan), bagian pembelian akan memeriksa harga obat dari penawaran yang dilakukan oleh supplier sebelumnya. Apabila obat yang diminta belum pernah dibeli sebelumnya, bagian pembelian akan menanyakan harga obat ke supplier melalui telepon. Setelah membuat perbandingan harga, bagian pembelian akan membuat order pembelian (purchased order) ke supplier yang menawarkan harga paling kompetitif. Dalam daftar order pembelian (purchased order) terdapat informasi tentang Apotik Kharisma Citra Medika yang mengajukan order pembelian (purchased order), pihak supplier yang dituju, nama barang dan jumlah pembelian. Kemudian setelah obat diterima, bagian apotik yang merangkap bagian penerimaan harus melakukan pemeriksaan dan pencocokan kesesuaian antara obat dan jumlah yang ada pada order pembelian (purchased order) dengan faktur dari pihak supplier. Setelah pemeriksaan obat selesai dan benar, bagian apotik akan 84 memberikan paraf pada faktur obat. Lembar pertama (lembar asli) diserahkan kembali ke pihak supplier sedangkan lembar kedua dan ketiga (lembar copy) untuk apotik dan bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat laporan pembelian serta melakukan pembayaran sesuai dengan jatuh tempo yang tertera pada faktur tersebut. Sementara bagian apotik harus melakukan pencatatan pada persediaan obat. Dalam pencatatan persediaan obat pada bagian apotik ini, diperlukan data nama obat, sisa bulan lalu, tanggal obat masuk beserta jumlahnya dan sisa obat. 3.3.4 Retur Pembelian Obat Retur pembelian obat dilakukan jika obat yang diterima setelah diperiksa tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian (purchased order). Retur ini dilakukan apabila obat yang diterima mengalami kerusakan dimana dalam hal ini kualitas / kondisi obat di bawah standar yang ditetapkan atau obat yang diterima tidak sesuai dengan pemesanan. Apabila ada obat yang harus di retur maka bagian apotik melakukan retur kepada supplier. Bagian apotik kemudian akan menghubungi pihak supplier untuk pemberitahuan untuk dilakukannya retur obat lalu menyiapkan semua obat yang akan di retur sesuai dengan memo retur obat dan menyerahkannya ke pihak supplier bersamaan dengan memo retur obat. Bagian apotik kemudian harus mengubah kartu persediaan obat di apotik. Dari retur obat ini, akan memotong utang Klinik Kharisma Citra Medika kepada pihak supplier atas pembelian obat tersebut. 85 3.3.5 Laporan Keuangan Laporan keuangan pada Klinik Kharisma Citra Medika diperlukan sebagai salah satu sumber informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan perusahaan. Setiap formulir yang berisi pemasukan atau pengeluaran keuangan perusahaan akan dikumpulkan.dan dibagi-bagi menjadi beberapa kelompok sistem akuntansi, yaitu : penjualan, pembelian, order permintaan, order pembelian, retur pembelian, pembayaran hutang, serta biaya operasional. Berbagai sistem diatas akan menghasilkan sistem akuntansi pokok, yaitu cash voucher dan general ledger. Dari sistem akuntansi pokok inilah kemudian dihasilkan laporan keuangan, antara lain perusahaan. Income Statement dan Balance Sheet yang sangat berguna bagi 86 3.4 Diagram Aliran Dokumen Yang Sedang Berjalan 3.4.1 Diagram Aliran Pemeriksaan Poli Gambar 3.2 Diagram Aliran Prosedur Pendaftaran Pasien 87 Gambar 3.3 Diagram Aliran Prosedur Pemeriksaan Poli 88 3.4.2 Diagram Aliran Penjualan Obat Gambar 3.4 Diagram Aliran Penjualan obat 89 3.4.3 Diagram Aliran Pembelian Obat Gambar 3.5 Diagram Aliran Pembelian Obat 90 3.4.4 Diagram Aliran Retur Pembelian Obat Gambar 3.6 Diagram Aliran Retur Pembelian Obat 91 3.4.5 Diagram Aliran Laporan Keuangan Gambar 3.7 Diagram Aliran Laporan Keuangan 92 3.5 Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan Klinik Kharisma Citra Medika dalam menjalankan kegiatan operasional adalah sebagai berikut : Pasien Klinik Kharisma Citra Medika sangat membutuhkan informasi mengenai pasien karena di dalam kegiatan operasionalnya selalu berhubungan dengan pasien. Informasi yang dibutuhkan antara lain : data mengenai pasien serta informasi rekam medik yang berisi catatan kesehatan pasien. Pendaftaran Informasi yang diperlukan dari pendaftaran adalah detail pendaftaran dan data diri pasien. Dari informasi ini, pihak klinik dapat mengetahui jumlah pasien yang mendaftar selama periode tertentu. Profit center Informasi yang berkaitan dengan profit center meliputi kode profit center dan keterangannya. Dokter Informasi tentang dokter yang dibutuhkan Klinik Kharisma Citra Medika yaitu data diri dokter yang ada pada setiap poli. Jadwal praktik dokter Informasi yang dibutuhkan dari jadwal praktik dokter, antara lain adalah nama dokter, hari, serta waktu praktik masing-masing dokter. 93 Pemeriksaan poli kesehatan Pemeriksaan poli kesehatan dilakukan pasien serta ditangani oleh seorang dokter, baik dokter gigi maupun dokter spesialis. Informasi yang dibutuhkan dari pemeriksaan poli antara lain: jumlah pasien beserta detil pemeriksaan yang dilakukan pada suatu poli kesehatan dan biaya konsultasi yang dikenakan kepada pasien atas pemeriksaan yang dilakukan. Apotik Informasi yang dibutuhkan dari apotik atau persediaan obat yaitu nama obat, jenis obat, harga serta persediaan obat di apotik sehingga dapat diketahui jumlah obat yang telah mencapai batas minimum. Supplier Informasi yang dibutuhkan dari supplier, yaitu : nama supplier, alamat, telepon, fax, email, nama contact person, dan telepon contact person. Penjualan obat Informasi yang dibutuhkan dari penjualan obat yaitu: nomor penjualan, nomor resep, keterangan obat yang dijual sesuai resep serta total harga. Selain itu, nama karyawan yang menangani juga disertakan. Pembelian obat Apabila persediaan obat di apotik mencapai minimum, bagian apotik akan membuat order permintaan pembelian obat ke bagian pembelian. Informasi yang dibutuhkan dari pembelian obat antara lain: detil order pembelian yang dikirim ke supplier, detil penerimaan obat beserta keterangan jumlah pembayaran. Retur pembelian obat 94 Terkadang obat yang diterima dari supplier harus diretur karena tidak sesuai dengan ketentuan order pembelian baik kuantitas maupun kualitas obat. Informasi yang dibutuhkan dalam retur pembelian antara lain: detil retur yang dilakukan, tanggal dan jumlah retur serta karyawan yang menangani retur tersebut. Retur ini akan mengurangi hutang kepada supplier. Bank Informasi yang dibutuhkan dari bank adalah nama bank, alamat, contact person, telepon dan no rekening klinik pada bank yang bersangkutan. Setiap bank akan menangani penarikan dan penyetoran saldo secara tunai yang dilakukan oleh klinik. Karyawan Data yang dibutuhkan dari karyawan adalah nama karyawan, alamat, telepon, jabatan. Request Order (Order Permintaan) Request Order dihasilkan ketika ada permintaan pembelian dari apotik untuk memenuhi kebutuhan obat yang sudah menipis atau mendesak. Informasi yang dibutuhkan Request Order, yaitu : tanggal order permintaan, tanggal dibutuhkan, nama obat dan jumlah obat yang diinginkan, serta nama supplier yang memasok obat tersebut. Purchased Order (Order Pembelian) Dalam daftar order pembelian dibutuhkan informasi tentang Apotik Kharisma Citra Medika yang mengajukan order pembelian, pihak supplier yang dituju, 95 nama obat, jumlah pembelian, dan total pembelian serta order permintaan yang mendasari diterbitkannya order pembelian. Pembayaran Hutang Informasi yang berkaitan dengan pembayaran hutang meliputi tanggal pembayaran, nama supplier yang bersangkutan, jumlah pembayaran serta nama karyawan yang menangani pembayaran. Account Code Account code adalah kode-kode yang mewakili setiap transaksi keuangan yang terjadi pada klinik Kharisma Citra Medika. Kode-kode ini akan dicatat di dalam general ledger. Informasi yang berkaitan dengan account code, yaitu kode account, keterangan, format position, dan level. Cash Voucher Cash voucher digunakan untuk mencatat detail transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas. Data yang diperlukan antara lain, kode cash voucher, tanggal terjadinya transaksi, keterangan, serta jumlah biaya yang dikeluarkan. General Ledger General ledger merupakan buku besar yang mencatat setiap transaksi yang melibatkan pemasukan dan pengeluaran kas. Informasi yang berkaitan dengan general ledger meliputi kode account dari setiap transaksi, tanggal pencatatan dan tanggal terjadinya transaksi, dan jumlah dana yang diperlukan pada setiap transaksi. 96 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi Klinik Kharisma Citra Medika dalam menjalankan kegiatan operasionalnya antara lain: 1. Penyimpanan kartu pasien yang berisi rekam medik dari dokter masih menggunakan rak-rak sehingga dalam pencarian suatu kartu pasien membutuhkan waktu yang relatif cukup lama. 2. Penyusunan laporan, baik laporan keuangan maupun laporan operasional klinik membutuhkan waktu yang lama, karena data transaksi harus diproses secara manual. 3. Persediaan obat pada apotik masih dicatat secara manual dan tidak ada pemisahan data-data obat berdasarkan jenis obatnya, sehingga mengalami kesulitan dalam pencarian data. Hal ini menyebabkan sulitnya mengetahui obat yang persediaannya mencapai minimum dimana seharusnya dilakukan pemindahan atau permintaan pembelian obat. 4. Belum adanya informasi yang menyatakan secara spesifik berapa jumlah penjualan untuk suatu obat tertentu sehingga sulit untuk mengambil keputusan dalam menentukan jumlah permintaan pembelian obat. 5. Laporan pembelian obat pada supplier masih dicatat secara manual, sehingga sering terjadi kesalahan pada pengisian data. 6. Laporan pengembalian obat (retur pembelian obat) masih dicatat secara manual, sehingga sering terjadi kesalahan pada pengisian data. 97 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Melihat masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, maka diusulkan suatu rancangan basis data kepada Klinik Kharisma Citra Medika sehingga diharapkan basis data yang dihasilkan dapat membantu memecahkan masalah-masalah di atas. Dalam rancangan basis data yang diajukan harus memenuhi kebutuhan informasi pada Klinik Kharisma Citra Medika sebagai berikut : 1. Proses pencarian kartu pasien tidak akan membutuhkan waktu yang lama karena dilakukan penyimpanan informasi rekam medik pasien pada basis data klinik. 2. Dibuat suatu sistem yang dapat mengelola data transaksi dan membuat laporan, baik laporan keuangan maupun laporan operasional secara komputerisasi, sehingga waktu pemrosesan akan berjalan dengan cepat. 3. Dengan sistem basis data baru, persediaan obat pada apotik akan diketahui dengan cepat dan mudah. Basis data klinik secara otomatis harus dapat menyesuaikan (menambah dan mengurangi) persediaan obat. 4. Bagian apotik harus dapat mengetahui jumlah penjualan suatu obat tertentu dari basis data klinik sehingga dapat menentukan jumlah permintaan pembelian. 5. Dibuat suatu sistem yang dapat mengelola data transaksi pada suatu pembelian obat, sehingga akan mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam pengisian data. 6. Dibuat suatu sistem yang dapat mengelola data transaksi pada suatu retur obat, sehingga akan mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam pengisian data.
