MSDM Summary Chapter 5

MSDM
Summary
Chapter 5
by: Gabriella Pella
Joanne Nainggolan
Rinda Gultom
Sheila Silalahi
CHAPTER 5 : Personnel Planning & Recruiting
Steps in the Selection Process
1. Menentukan posisi yang akan diisi, melalui workforce/personnel planning and
forecasting
2. Membuat sebuah ―pool‖ kandidat untuk pekerjaan ini, dengan rekrutmen internal dan
eksternal
3. Setiap kandidat melengkapi form dan mungkin lanjut ketahap initial screening dan
interview
4. Menggunakan selection tool seperti tes, investigasi background, dan latihan fisik
untuk mengidentifikasi kemampuan kandidat
5. Supervisor mengadakan last interview untuk final candidates dan pengambilan
keputusan final
Workforce Planning & Forecasting
Workforce Planning adalah proses dalam menentukan posisi apa yang harus diisi didalam
perusahaan, dan bagaimana mengisinya.
Forecasting Personal Needs (Labor Demand)
What to forecast?
-permintaan untuk produk dan jasa
-kebutuhan personal, seperti pendapatan
-jumlah pekerja yang dibutuhkan
Forecasting tools:
: mempelajari kebutuhan pekerja di masalalu untuk
 Trend Analysis
memprediksi kebutuhan masa depan
: menentukan kebutuhan staff di masa depan dengan
 Ratio Analysis
menggunakan rasio, cth : sales volume dan jumlah pekerja yang dibutuhkan
 Scatter plot : metode grafis yang digunakan untuk membantu
mengidentifikasi hubungan diantara 2 variabel
 Markov Analysis : menggunakan proses matematis untuk memprediksi
ketersediaan kandidat pekerjaan internal


Employee Recruiting Mencari dan/atau menarik pelamar untuk posisi terbuka
Kenapa penting? Untuk mencari kandidat terbaik
Faktor-faktor yang menyebabkan rekrutmen menjadi tantangan:
o
Beberapa
metode rekrutmen lebih superior dari yang lain, tergantung tipe
o
o
job yang ditawarkan
Kesuksesan rekrutmen tergantung dari isu nonrecruitment dan kebijakan
UU Ketenagakerjaan mengatur apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan ketika
melakukan rekrutmen
Internal Sources of Candidate
Advantages
Disadvanages
•
Foreknowledge of candidates’
strengths and weaknesses
•
More accurate view of
candidate’s skills
•
Candidates have a stronger
commitment to the company
•
Increases employee morale
•
Less training and orientation
Required
•
•
•
Failed applicants become
discontented
Time
wasted
interviewing
inside candidates who will not
be considered
Inbreeding strengthens
tendency to maintain the
status quo
Mencari Kandidat Internal
Dengan melakukan 3 cara :
1. Job posting>> mempublikasikan pekerjaan terbuka bagi karyawan (biasanya di-post
di papan buletin) dan mencantumkan atribut yang diperlukan, seperti kualifikasi,
supervisor, jadwal kerja, dan rate gaji.
2. Rehiring>> pemanggilan kembali pekerja lama, bisa menimbulkan efek positif dan
negatif.
3. Succession Planning>> proses yang berlangsung terus-menerus dalam
mengidentifikasi, menilai dan mengembangakan kepemimpinan perusahaan untuk
meningkatkan kinerja
3 steps : idenfikasi key needs, mendevelop secara internal, dan assess & choose
Mencari Kandidat Eksternal
1. Via internet
Kelebihan
Kekurangan
:
mendapatkan respon yang lebih cepat, less cost
:
diskriminasi untuk older people, minoritas (sedikit yang
menggunakan internet, dan internet overload
Bisa juga dengan,
 Texting 

 The dot-jobs domain, yaitu web yang berisi lowongan pekerjaan 

 Virtual job fairs 

 Applicant Tracking System, yait online sistem yang membantu karyawan
menarik, mengumpulkan, melihat, menggabungkan dan me-manage pelamar. 
Faktor penyebab online rekrutmen tidak efektif :
-

Informasi tidak jelas (job desc nya tidak jelas)
Sulit untuk format resume dan mengirimnya dalam form yang disyaratkan
Ada kekhawatiran ttg privacy
Tampilan yang jelek membuat sulit untuk melihat website
Respon lambat dari perusahaan
2. Advertising
 The Media Choice 
Pemilihan media tergantung dari posisi yang ditawarkan : 
Koran
: local and specific labor markets
Trade and professional journals : specialized employees
Internet job sites
: global labor markets
 Constructing (Writing) Effective Ads 
i. Menerapkan attention, interest, desire, and action (AIDA).
ii. Mencipatakan positive impression (image) bagi perusahaan.
3. Employment Agencies
 Public agencies (oleh negara atau pemerintah lokal) 
 Agencies associated with non-profit organizations 


Privately owned gencies
Alasan penggunaan : 
a
b
Perusahaan belum memiliki HR dept da merasa belum bisa melakukan
rekrutmen dan screening yang efektif
Harus mengisi pembukaan dengan cepat
c
Ada kebutuhan khusus, misalnya ingin lebih menarik minoritas atau
pelamar perempuan
d
Merasa lebih nyaman berurusan dengan agency daripada perusahaan
lain
Mengurangi waktu yang terpakai untuk proses rekrutmen
e
Cara menghindari masalah :
a) Berikan jobdesc yang akurat dan lengkap untuk agency
b) Pastikan bahwa tes, form pendaftaran, dan interview adalah bagian
dari proses seleksi agency
c) Secara periodik mereview EEOC data dari kandidat yang diterima dan
ditolak oleh perusahaan dan agency
d) Screen agency
e) Lengkapi referensi agency check dengan memastikan dengan referensi
dari perusahaan
4. Temp Agencies & alternative Staffing
Pekerja harian, musiman atau sementara yang dipekerjakan perusahaan, tetapi dalam
basis jangka pendek
•
Benefits


Meningkatkan produktivitas—dibayar hanya ketika bekerja





•

Mengijinkan ―trial run‖ untuk prospective employees (karyawan masa yg akan datang)
No recruitment, screening, and payroll administration costs

Costs of Temps






Meningkatkan biaya pekerja karena harus memberikan bayarankepada temp agencies
Temp employees’ biasanya tidak berkomitmen tinggi untuk perusahaan


5. Offshoring / Outsourcing

Outsourcing
memiliki vendor luar untuk menyediakan jasa yang sebelumnya
dilakukan karyawan dalam perusahaan, cth : market research,
manufacturing)
Offshoring

memiliki vendor dari luar, atau karyawan dari luarnegeri yang menyediakan jasa
yang sebelumnya dikerjakan karyawan dalam perusahaan
6. Executive Recruiters
Adalah employment agencies khusus untuk menyewakan top-management talent
untuk klien-klien mereka.
7. On-Demand Recruiting services (ODRS)
Menyediakan jasa rekrutmen jangka pendek untuk mendukung projek tertentu tanpa
mengeluarkan biaya sewa untuk perusahaan pencari karyawan
8. College Recruiting
Mengirimkan perwakilan dari karyawan ke kampus-kampus untuk prescreen pelamar
dan membuat sebuah applicant pool dari para lulusannya

Goals :



To determine if the candidate is worthy of further consideration
To attract good candidates
9. Referrals and Walk-Ins


Employee Referrals
a. Referring employees become stakeholders.
b. Referral is a cost-effective recruitment program.
c. Referral can speed up diversifying the workforce.
d. Relying on referrals may be discriminatory.
Walk-ins
a) Seek employment through a personal direct approach to the employer.
b) Courteous treatment of any applicant is a good business practice.
