BABlli GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN lll.l Sejarah Perusahaan
advertisement
BABlli GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN lll.l Sejarah Perusahaan Sejarah berdirinya PT Mecosin Indonesia dapat ditelusuri mulai tahun 1931 ketika Ny. Oei Mo Lian (l\lfuliani Widjaja) membuat suatu resep obat batuk yang hanya dipakai untuk kalangan keluarganya di Padang Sumatra Barat. Resep obat batuk tersebut (berupa sirup) temyata sangat berkhasiat. Kemudian diusulkan untuk lebih memperkena!kan prodnk tersebut dengan membuat suatu usaha. Obat tersebut kemudian diberi nama Laserin. Perusahaan ini didirikan tahun I 934, pada mulanya perusahaan ini adalah mi1ik perseorangan yang berkedudukan di Padang Sumatera Barat. Produk pertama yang dihasilkan adalah obat batuk, baru setelah beberapa saat kemudian muncul berbagai prodnk lain.Produk yang dihasilkan o!eh perusahaan tersebut pada mulanya hanya dimaksudkan untnk memenuhi kebutuhan loka! saja, baru setelah perang dunia II perusahaan ini memperluas pasarnya sampai meliputi selurnh Indonesia.Produk tersebut meluasnya sampai ke Smnatera Baral:, Singapura, dan Malaysia. Karena usaha semakin meluas jangkauannya (sampai ke Jawa) maka pada tahnn 1974 usaha tersebut dipindahkan ke Jakarta. Pada tahun 1961 usaha dikukuhkan menjadi perseroan terbatas yang diberi nama PT Mecosin Indonesia dengan akte notaris Lee Kwee Nio No.37, tangga16 September 1961 yang pabriknya berkedudukan di Jakarta Barat di atas tanah seluas 1.300 M2. Karena kegiatannya semakin meningkat maka lokasi dlalibkan ke daerab Jakm:ta Selatan tepatnya di Jalan Kemandoran V1 No. 1 dengan menempati 33 areal tanah seluas 8.500 M2. Tahun 1971 PT Mecosin Indonesia mencoba memproduksi obat dengan resep dokter (ethical). PT Mecosin Indonesia memproduksi sendiri obat batuk berbentuk cairan dengan merk Laserin dan sifat dari produksinya adalah manufacturing processing yaitu suatu keadaan dimana pengelolaan mulai dari bahan mentah sampai barang jadi dilakukan oleh perusahaan. Bahan digunakan dalam proses produksi mentah dan bahan pembantu yang sebagian besar adalab bahan-bahan basil dari dalam negeli, banya beberapa macam baban saja yang diimpor dari luar negeri karena belum diperoleb di Indonesia. PT Mecosin Indonesia memproduksi obat-obatan yang berbentuk cairan (sirup, suspensi, dry sirup) dan solid f padat (kapsul, tablet). Semua obat-obatan tersebut digolongkan menjadi dua kelompok ethical (harus dengan resep dokter) dan kelompok OTC (over the counter) atau obat yang dijual bebas. Adapun basil produksinya berupa: l. Obat batuk 2. Obat turun panas dan anti nyeri 3. Obat antibiotika 4. Obat multivitamin 5. Obat cacing 6. Obat anti diare 7. Obat antihistamin Tetapi pada tabun 1985 perusahaan bekerja sama dengan BKKBN untuk menangani alat-alat KB, yaitu instansi yang tidak menangani segi komersial. 34 BKKBN tidak menjual suatu produk sehingga BKKBN bekerja sama dengan PT Mecosin Indonesia untuk menangani pendistribusian alat-alat KB. UL2 Stmktur Organisasi dan Uraian Tugas Pengorganisasian merupakan suaru proses untuk merancang strukrur formal, menge!ompokan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Suatu perusahaan dikatakan berjalan dengan baik dan mengalami kemajuan pesat, adalah jika perusal1aan tersebut mempunyai struktur organisasi yang baik, dimana wewenang, tugas dan diketahui secara jelas dan tanggung jawab dari setiap personil perusahaan keljasama antar personil perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik. Struktur organisasi yang digunakan PT Mecosin Indonesia adalah organisasi garis, dalam hal ini komisaris merupakan dewlli< tertinggi dan pimpinan tertinggi pelaksanaan operasional dipegang oleh Direktur. Adapun struktur organisasi PT Mecosin Indonesia adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI PT MECOSIN INDONESIA PEMEGANG SAHAM KOMISARIS DIREKTUR I I FINANCiAL MANAGER I l I l I Penagihan I I I Bagian KP.HilllPlln I Persediaan I Bagian Cost Bagian I J lKasir J I Product Manager OTC Accounting I I Product Manager Ethical I I / / Piutang I MANAGER T p r u a r i c h a s e n ' Area Man. Jakarta Semarang Solo Surahaya Sulawesi Sum Sel Bar Sumut I ,J_ I / / Utang / / Biaya / I'ERSONEL MANAGER PLANT MARKETING MANAGER Pembukuan I I M a QC Man R&D Mao General Service Manager I Supervisor Supervisor Laserin Maintenance M a Liquida Gudangobat jadi n Lain-lain n '--- Product ion Manager '--- Gudang Bahan Baku Gedung Kemasan I -- --- -- ····-----------------------·- SUMBER: I'T MECoSIN IN - Struktur Organisasi PT Mecosin Indonesia I J_ R 1J M A H T A N G G u M u M - Adapun tugas dan tanggungjawab dari setiap jabatan adalah sebagai berikut: Komisaris L Bersama-sama dengan direksi merumuska_n kebijakan dan strategi umum perusahaan. 2. Menelaah dan menyetujui sasaran dan rencana perusahaan baikjangka panjang maupun jangka pendek yang disusun direksi. 3. Menetapkan kebijaksanaan dan strategi. Direktmr L Menjamin tersusunnya sasaran perusahaan percobaan atas dan rencana talmnan sebagai rencana jangka panjang yang ditetapkan dan disetujui oleh komisaris. 2. Menghasilkan rumusan-rumusan kebijaksanaan operasional dan strategi untuk tercapainya sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. 3. Menjamin tersedia dan terlaksananya struktur organisasi serta uraian peke1jaan bawahan. 4. Menjamin tercapainya koordinasi kegiatan man er. 5. Menjamin terlaksananya pengendalian dan pengarahan kegiatan bawahan untuk mencapai sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. Financial Manager I. Membantu direktur dalam penyusunan sasaran, rencana kebijaksanaan, strategi dan prosedur keuangan. 2. Merencanakan dan mengembangkan sistem aknntansi dan pengendalian keuangan perusabaan sehingga dapat menghasilkan catatan dan laporan yang konsisten dengan transaksi-transaksi perdagangan 3. Mengevaluasi laporan keuangan secara r usaha yang dijalankan. periodik (bulanan) dan menyampaikannya kepada direktur, sehingga dapat diperoleh gambaran yang jelas tentang situasi keuangan perusahaan. 4. Menyelenggarakan program audit intern yang efektif. 5. Menyeienggarakan filling yang sistematis atas dokurnen-dokumen penting perusahaan. Marketing Manager l. Membantu direktur dalam menyusun sasaran, rencana, kebijaksanaan, strategi, dan prosedtir pemasaran. 2. Menganalisa laporan-laporan periodik tentang penjualan dan laporan dalam bidang pemasaran, mempelajari situasi pemasaran dan memberikan evaluasi pemasaran. 3. Mengunjungi daerah pemasaran serta daerah yang potensial jika perlu. 4. Membuat rama!an penjualan. 5. Menganalisa basil penelitian pasar yang diselenggarakan dan mengusulkan kepada direktur jika te!jadi perubahan-perubahan yang bersifat fundamental tentang sasaran, rencana, kebijaksanaan strategi, dan prosedur pemasaran. Plant Manager l. Berdasarkan pengarahan direktur, menyusun sasaran, rencana, kebijaksanaan, strategi, dan prosedur di bidang produksi dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pabrik. 2. Menganalisis laporan-laporan periodik tentang produksi, persediaan, mutu obat, pelayanan pabrik, riset, dan pengembangan produk dan memberikan evaluasi tentang masalah pabrik serta menyampaikan kepada direktur. 3. Mengusulkan kepada direktur dalam hal perubahan-perubahan, pengembangan produk, perubahan kemasan, serta hal-hallain yang nampaknya dapat menekan biaya. 4. Menjaga sebaik-baiknya harta benda pemsahaan yang dipercayakan kepadanya. 5. Menghadiri pertemuan dengan direksi. PersoneE Manager 1. Melakukan pencarian, penyeleksian, dan penerimaan karyawan. 2. Melaksanakan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan yang diberhentikan pemsahaan. 3. Membuat program sistem penggajian dan pengembangan karir karyawan. 4. Memberikan nasehat, pelayanan, dan teguran kepada karyawan. 5. Mengumpulkan lnformasi dan mengiknti perkembangan peraturan pemerintah yang berhubungan denga:n ketenagakerjaan. lli.3 Sistem yang Dignnakan Pemsahaan dalam Melalrukan Kegiatan Prodnksi PT Mecosin Indonesia menggunakan sistem continue product, dirnana PT Mecosin Indonesia memproduksi obat-obatan secara masal. Selain langsung didistribusikan kepada pihak konsumen mela!ui distributor atau penyalur dalam hal ini toko obat maupun apotek, hasil produksi tersebut juga digunakan sebagai persediaan jika ada pesanan dari konsumen secara mendadak. Tujuannya adalah supaya tidak kekurangan persediaan obat jika dibutuhkan secara rnendadak. Dalam mendistribusikan produlmya, PT Mecosin Indonesia melakukan sistem pesan antar, dimana konsumen atau distributor memesan ter!ebih dahulu obat yang dibutuhkan kemudian PT Mecosin Indonesia segera mengirim obatobatan yang dipesan tersebut kepada pihak pemesan sesuai dengan pesanan yang diajnkan kepada PT Mecosin Indonesia. Tujuan dari pendistribusian ini adalah untuk menghindarkan penumpukan stock obat pada penya!ur, karena obat-obatan merupakan produk yang menggunakan masa kadaluwarsa dalam pemakaiannya. UI.4 Prosednr Pengelolaan Persediaan Bahan Baku UI.4.1Prosednr Pembetian Bahan Bakn I. Pada saat Bagian Gudang tidak dapat memenuhi permintaan bahan baku dari Bagian Produksi dikarenakan bahan baku habis atau persediaan menipis, maka Bagian Gudang meminta Bagian Pernbe!ian untuk membeli bahan baku kepada pihak Supplier. 2. Bagian Pembelian membuat Purchase Order sebanyak 5 (lima) rangkap, kelima rangkap Purchase Order tersebut diberikan kepada Bagian Gudang satu lembar, Bagian Keuangan satu lembar, Supplier dua lembar, dan satu lembar lagi untuk arsip pada Bagian Pembelian. 3. Purchase Order yang dibuat oleh Bagian Pembelian tersebut disetujui dan ditandatangani oleh Plant Manager dan Finance Manager. 4. Dalam menerbitkan Purchase Order, Bagian Pembelian harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Kebenaran dan kelengkapan barang b. Kuantitas dan masa kadaluwarsa barang persediaan c. Kondisi keuangan, kapasitas gudang, dan kemampuan peralatan material handling d. Persyaratan dan kelengkapan data pendukung lainnya 5. Dalam pembelian bahan baku, perusahaan meminta beberapa Supplier bahan baku untuk mengajukan penawaran. Dari beberapa Supplier yang mengajukan penawaran tersebut ada beberapa kriteria ya.'lg ditentukan untuk memasok bahan baku produksi kepada PT Mecosin Indonesia antara lain: a. Bahan baku yang ditawarkan dengan mutu terbaik b. Harga yang paling murah c. Kondisi atau kemarnpuan Supplier untuk memenuhi atau mengirim bahan baku sesuai pesanan perusahaan d. Waktu pengiriman bahan baku yang tepat 6. Hal-hal yang diperhatikan perusahaan dalarn menentukan harga beli adalah sebagai berikut: a. Harga pasar yang terlebih dahulu disurvey melalui telepon sebagai patokan harga beli b. Harga yang diajukan oleh para Supplier pada penawarannya c. Harga dari sumber-sumber lain yang dianggap relevan 7. Pemesanan baban baku tidak ter!alu banyak, dikarenal(an jika baban baku menumpuk akan menimbulkan terhambatnya cash flow perusabaan. Ill.4.2 Prosednr Penerimaan Bahan Balm I. Proses penerimaan dan pemeriksaan baban baku dilaksanakan o!eh Bagian Gudang dengan menyesuaikan antara fisik bahan baku yang diterima dar! Supplier dengan lembar Purchase Order yang diterima dari Bagian Pembelian untuk mengetabui kualitas dan kuantitas baban baku yang dipesan. 2. Jika ada kelebihan baban baku yang diterima, maka perusahaan akan tetap menerima dengan catatan tidak lebih dari 5% pemesanan. Kebijakan tersebut dengan ketentuan baban baku yang lebih tersebut sangat dibutuhkan oleh bagian produksi untuk produksi obat dan kondisi keuangan perusahaan masih memungkinkan untuk membeli ke!ebihan tersebut. 3. Tanggung jawab dan biaya pengiriman bahan baku sampai dengan gudang perusahaan ditanggung o!eh pihak Supplier, perusabaan tidak bertanggung jawab atas kejadian yang terjadi se!ama dalam perjalanan penngiriman baban balm. 4. Bagian Gudang yang menerima baban baku dari Supplier menandatangani bukti penerimaan yang dibuat oleh pihak Supplier. Bukti penerimaan yang asli dikembalikan kepada pihak Supplier dan digunakan sebagai dasar pembuatan surat tagihan kepada Bagian Keuangan, dalam surat tagihan tersebut tercantum tanggal penerimaan untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya. Sedangkan tembusan dari bukti penerimaan diserahkan kepada Bagian Pembukuan untuk di!akukan pencatatan pada pembukuan perusahaan. Ill.4.3 Prosedur Permintaan dan Pengeluanm Bahan Balm 1. Bagian Produksi meminta bahan baku kepada Bagian Gudang, kemudian Bagian Gudang menerbitkan bon pengeluaran barang dari gudang yang disebut Bon Bahan Keluar (BBK) dua rangkap, lembar pertama untuk dokumen di Bagian Gudang, lembar kedua diserahkan kepada Bagian Pembukuan untuk dilakukan pencatatan di pembukuan perusahaan. 2. Setelah BBK ditandatangani oleh Bagian Produksi sebagai tanda pemesanan, Bagian Gudang mengirimkan bahan baku tersebut kepada Bagian Produksi untuk diolah menjadi barangjadi dalam bentuk obat. Ill.4.4 Prosedur Pengamanan Bahan Balm (Safety Stock) L Bagian Gudang secara rutin memeriksa bahan baku yang ada di gudang bahan baku dengan membawa kartu stock untuk dicocokan dengan fisik persediaan bahan baku yang ada (terutama pada bahan-bahan yang mulai menipis) apakah persediaan bahan baku tersebut sesuai dengan catatan yang ada pada kartu stock atau tidak. 2. Bagian Pembukuan dan Bagian Produksi melakukan Stock Opname secara rutin setiap setahun sekali. Selain itu Bagian Pembukuan setiap saat memeriksa persediaan bahan baku terutama yang sudah menipis untuk dibandingkan dengan kartu stock yang ada di Bagian Pembukuan. llL5 Teimik Pengumpulan Data Metode yang digw1akan penulis dalam pengumpu!an data ini menggunakan Inquires of the client. Data dipero!eh penulis me!alui penyerahan kuiesionerkuesioner kepada beberapa karyawan di setiap bagian yang terkait dengan pangelolaan persediaan bahan baku pada PT Mecosin Indonesia. Berikut ini adalah resume hasil kuesioner yang telah ditabu!asikan oleh penulis: A. Organisasi 1. Struktur organisasi perusahaan te!ah digambarkan dengan jelas dalam suatu bagan organisasi yang memadai dan menunjang garis wewenang dan tanggung jawab. 2. Struktur organisasi perusahaan pemisahan tugas-tugas atau telah fungsi menunjnkan dengan secara layak adanya mempertimbangkan ukuran organisasi yang ada. 3. Uraian tugas pada masing-masing fungsi dituangkan dalam bentuk tertulis. 4. Dalam penerimaan pegawai, perusahafu"l melaknkan penyeleksian terlebih dahulu sesuai dengan jabatan dan tugas yang akan dilaksanakan oleh pegawai tersebut. 5. Diadakan kegiatan pelatihan atau training bagi pegawai barn, terutama pada bagian pemasaran. 6. Perusahaan memisahkan antara fungsi akuntansi dengan fungsi pembelian, fungsi produksi, dan fungsi penerimaan. 7. Perusahaan menggunakan metode perpetual dalam pencatatan persediaan. B. Pengelolaan Persediaan Bahan Baku I. Pembelian l. Adanya pemisahan antara bagian pembelian dengan bagian penerimaan dan bagian gudang. 2. Tangguug jawab pembelian bahan baku sepenuhnya dipegang oleh Bagian Pembelian. 3. Perusahaan melakukan pembe!ian bukan pada saat bahan baku tinggal sedikit. khusus bahan baku tertentu ada batasan stock. 4. Perusahaan menerapkan konsep safoty stock untuk menjaga terhadap kehabisan persediaan bahan baku. 5. Dalam melakukan pembelian bahan balru, perusahaan menggunakan Surat Order Pembelian. 6. Surat Order Pembelian dibuat oleh Bagian Pembelian. 7. Surat Order Pembelian dibuat dengan nomor umt tercetak. 8. Setiap pengeluaran Surat Order Pembelian harus ada persetujuan dari atasan, dalam hal ini harus disetujui oleh Plant Manager dan Finance manager. II. Penerimaan 9. Pada PT Mecosin Indonesia Bagian Penerimaan tidak terpisah dengan Bagian Gudang. 10. Bagian Penerimaan bahan baku menerima tembusan Surat Order Pembelian. 11. Bahan baku yang diterima dilakukan pengecekan apakah sesuai dengan yang dipesan. 12. Bagian Gudang melakukan pengecekan dengan mencocokan antara surat jalan dengan Surat order Pembalian. 13. Bagian Gudang melakukan pengecekan atas bahan baku megenai kualitas bahan baku yang dipesan. 14. Kelebihan atau kekurangan pada saat penenmaan bahan baku dilakukan pencatatan pada surat pengantar barang. 15. Setelah melakukan penerimaan bahan baku, Bagian Gudang melaporkan penerimaan tersebut kepada Bagian Pembelian. 16. Perusahaan memberi tanda pada setiap kemasan dari bahan baku yang diterima untuk menghindari pemakaian bahan baku yang keliru. 17. Bagian Penerimaan membuat laporan penerimaan barang setiap setelah menerima bahan baku. 18. Bahan baku yang diterima langsung disimpan di gudang bahan baku. ill. Penyimpamm 19. PT Mecosin Indonesia memiliki gudang bahan baku sendiri yang terpisah dengan gudang yang lain. 20. Gudang tempat penyimpanan bahan baku tidak boleh dimasuki oleh orang lain yang tidak berkepentingan dengan bahan baku. 21. Bagian Gudang bertaggung jawab sepenuhnya atas jumlah persediaan yang disimpan di gudang. 22. Gudang tidak dijaga penuh se!ama 24 jam karena gudang terletak dalam satu lingkungan dengan pabrik. 23. Gudang penyimpanan bahan baku telah dicukupi dengan penerangan. 24. Terdapat alat angkut yang memadai untuk memindahkan bahan baku dari gudang ke Pabrik. 25. Gudang bahan baku telah dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran. 26. Tidak ada jadwal yang mengatur untuk pembersihan gudang. 27. Setiap bahan baku yang disimpan di gudang bahan baku dikelompokan menurut jenisnya. 28. Adanya perlindungan terhadap bahan kebanjiran. Perusahaan juga baku atas pencurian, kebakaran, dan mengikuti program asuransi untuk melindungi bahan balru yang tersimpan di gudang. 29. Perlindungan atas kejadian di atas dirasa telah cukup oleh perusahaan. 30. Perhitungan fisik persediaan bahan baku di gudang di!akukan secara periodic setiap setahun sekali. 31. Dalam penghitungan fisik persediaan bahan baku dilakukan pencocokan antara basil penghitungan dengan catatan akuntansi perusahaan. 32. Pegawai yang ditunjuk melakukan penghitungan fisik persediaan bahan baku bukan orang yang ditugaskan mengurus dan menyimpan persediaan. 33. Penghitungan atas persediaan bahan baku diawasi oleh orang yang tidak mempunyai keuntungan apa-apa hila terjadi kesalahan penghitungan. Dalam hal ini yang melakukan penghitungan adalah Bagian Akuntansi dan diawasi oleh Bagian Gudang. 34. Perusahaan menyelenggarakan pencatatan atas persediaan pada kartu gudang. 35. Perusahaan juga mneyelenggaral an pencatatan atas persediaan pada kartu persediaan. IV. Pengel11anm 36. Bagian Gudang harus melaporkan setiap permintaan dan penge!uaran bahan baku kepada Plant Manager. 37. Setiap pengeluaran bahan baku dari gudang harus selalu mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang dalam hal ini Bagian Gudang.
