BAB III MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK 3.1
advertisement
BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana BAB III MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK 3.1. Manajemen Proyek Pengertian manajemen proyek adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian) secara sistimatis pada suatu proyek dengan mengggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal. Pada manajemen proyek dalam pengertian diatas, kegiatan-kegiatan yang dilakukan beraneka ragam, mulai dari perencanaan program, survey, penelitian, studi kelayakan, perancangan, pengadaan / lelang sampai pelaksanaan, sehingga akan melibatkan berbagai ahli dan pihak yang lebih banyak (surveyor, perencana/arsitek, ahli geologi, konsultan, kontraktor dsb.) yang merupakan suatu tim yang saling berkaitan dan berhubungan sehingga memerlukan pengelolaan (manajemen) yang professional (terpadu) sehingga dengan pendekatan konsep ini dibutuhkan seorang atau badan usaha dibidang manajemen yang akan mengelola proyek tersebut mulai dari perencanaan, perancangan, lelang / tender sampai pelaksanaannya. 1 3.2. Perencanaan Proyek Pada kegiatan ini dilakukan antisipasi tugas dan kondisi yang ada dengan menetapkan sasaran dan tujuan yang harus dicapai serta menentukan kebijakan pelaksanaan, program yang akan dilakukan, jadwal waktu pelaksanaan, prosedur pelaksanaan secara administratif dan operasional serta alokasi anggaran biaya dan sumber daya. Perencanaan harus dibuat dengan cerrnat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan paling minimal. Namun hasil dari perencanaan bukanlah dokumen yang bebas dari koreksi karena sebagai acuan bagi tahapan pelaksanaan dan pengendalian, perencanaan harus terus disempurnakan secara iteratif untuk menyesuaikan dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya. 1 Mawardi Amin, Modul 3. Manajemen Konstruksi, Pusat bahan ajar dan elearning, Jakarta 2014, Hal 3 11 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Sebagai Kontraktor utama dalam pembangunan proyek One Sentosa Apartment. PT. Adhi Persada Gedung melaksanakan beberapa kegiatan yang berkaitan dengan proses manajemen pengelolaan proyek yaitu Rencana Kerja (Network Planning), Jadwal pelaksanaan pekerjaan dan rencana anggaran yang realistis. Pelaksanaan kegiatan konstruksi akan berjalan dengan baik apabila melalui sistem koodinasi serta pengendalian yang baik. 3.2.1. Rencana Kerja (Network Planning) Rencana Kerja atau Network Planning adalah identifikasi lingkup pekerjaan berdasarkan kontrak pekerjaan untuk dianalisa metode pelaksanaan dan jenis-jenis pekerjaan secara detail kemudian dituangkan dalam jadwal pelaksanaan dengan urutan pelaksanaan pekerjaan disertai dengan waktu penyelesaian pekerjaan. Rencana kerja berfungsi untuk memudahkan penentuan urutan pelaksaanaan pekerjaan sehingga pengelolaan waktu, biaya, material dan sumber daya manuisa dapat terkontrol sesuai kebutuhan. Kemudian dapat diketahui jenis-jenis pekerjaan dalam lintasan kritis yang artinya boleh terjadi keterlambatan sehingga secara keseluruhan proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Lingkup dalam pembuatan rencana kerja (network planning) antara lain sebagai berikut: a. Main schedule atau jadwal pelaksanaan keseluruhan. Main schedule biasanya sudah merupakan lampiran dalam dokumen kontrak, tetapi dalam proses selama pelaksanaan dapat dirubah dengan tanggal akhir pelaksanaan tetap tidak berubah. Main schedule ini biasanya berupa bar chart dan time grid diagram/net work planing, ataupun bentuk-bentuk lain untuk proyek-proyek tertentu. b. Detailed schedule, yaitu jadwal pelaksanaan dari bagian-bagian pekerjaan sesuai dengan urutannya dalam main schedule, yang 12 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana dibuat dalam bulanan dan mingguan untuk pegangan para pengawas lapangan, dan bahkan para pengawas lapangan juga membuat jadwal harian/daily schedule. c. Material schedule, yaitu jadwal kebutuhan material bangunan, jadwal pemakaian material, dan jadwal pendatangan material. d. Equipment schedule, yaitu jadwal kebutuhan peralatan, jadwal pemakaian peralatan, jadwal pendatangan peralatan. e. Man power schedule, yaitu jadwal kebutuhan tenaga manusia mulai dari pekerja sampai Project Manager. f. Metode kerja pelaksanaan, yaitu metode kerja dari seluruh kegiatan bagian-bagian pekerjaan, sebagai contoh, metode kerja pelaksanaan bagian pekerjaan penggalian tanah, pengecoran beton, dewatering, dan lain-lain. Dalam metode kerja ini harus jelas urutan kerjanya, penggunaan jenis dan kapasitas alat, kombinasi alat, pengamanan pekerjaan, jadwal kerja, letak alur dari jalan kerja pengangkutan dan gambar-gambar sketsa yang jelas. Demikian juga dengan metode kerja dari bagian-bagian pekerjaan lainnya. Kemudian metode kerja dari bagian-bagian pekerjaan tersebut secara keseluruhan digabung menjadi usulan metode kerja dari kegiatan pekerjaan keseluruhan. g. Job lay out, berupa gambar rencana tata letak dari bangunanbangunan permanen, letak bangunan-bangunan sementara,letak barak pekerja, letak site office yaitu kantor owner, kantor konsultan dan kantor kontraktor dilapangan, letak bedeng-bedeng work shop untuk pekerja kayu, besi beton, letak stone crusher jika diperlukan, letak gudang material, letak bengkel, letak rumah genset, letak penyimpanan kendaraan dan alat-alat berat, letak stok material pasir, kerikil, batu bata adan lain-lain, letak sumur bor jika ada, letak kamar mandi dan WC, dan jalur jalan kerja untuk pengangkutan material dari luar, pengangkutan material ke 13 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana lokasi pekerjaan dan lain-lainnya, yang digambar dengan skala tertentu untuk tujuan tertentu. h. Membuat gambar contour/original ground level. Gambar original ground level atau biasa disingkat dengan OGL ini harus disetujui bersama oleh kontraktor dan konsultan dan jika perlu owner, hal ini adalah sangat penting karena jika ada perubahan permukaan tanah (cut and fill), maka perhitungan volume cut and fill dapat dihitung dengan dasar gambar original ground level tersebut. i. Membuat struktur organisasi dan menentukan sumber daya manusia, yaitu menentukan nama-nama pejabat untuk mengisi masing-masing jabatan dalam struktur organisasi. 3.2.2. Laporan harian Laporan harian adalah laporan tertulis yang dibuat setiap hari oleh kontraktor mengenai waktu pelaksanaan, jumlah tenaga kerja, kegiatan (jenis taksiran kuantitas pekerjaan) yang dilaksanakan, bahan yang masuk dan yang digunakan, peralatan yang dipakai, kondisi cuaca (termasuk hujan, banjir, dan peristiwa-peristiwa alam lainya yang berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan). Dan catatan-catatan lain yang dianggap perlu. Laporan ini diajukan oleh kontraktor untuk disetujui oleh pengawas proyek. 3.2.3. Laporan mingguan dan bulanan Laporan mingguan dan bulanan dibuat untuk memeperoleh gambaran kemajuan fisik pekerjaan mingguan dan bulanan. Laporan mingguan biasanya berisi tentang jenis pekerjaan apa saja yang telah diselesaikan, volume dan presentase pekerjaan yang telah diselesaikan sampai dengan waktu dibuatnya. Sedangkan laporan bulanan merupakan rekapitulasi laporan harian dan mingguan ditambah dengan manajemen organisasi pembayaran, notulen 14 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana rapat, surat menyurat dan foto-foto yang menunjukan kemajuan pekerjaan dilapangan. Laporan bulanan biasanya digunakan sebagai dasar untuk pengajuan tagihan progress bulanan. 3.2.4. Rapat koordinasi Rapat koordinasi diadakan oleh pihak Manajemen Konstruksi yang bertujuan untuk mengetahui sejauh mana perkembangan proyek tersebut dilaksanakan. Dan untuk mengkoordinasikan antara pelaksanaan pekerjaan struktur dengan pekerjaan pelengkap seperti Mekanikal elektrikal, Facade, dan Interior. Rapat dihadiri oleh pemberi tugas (owner), konsultan perencana, dan kontraktor. Hal-hal yang dibahas dalam rapat koordinasi antara lain: a. Koordinasi pelaksanaan pekerjaan antara kontrakor utama dengan kontraktor pelengkap. b. Hambatan atau kendala yang dijumapi dalam pelaksanaan dilapangan. c. Rencana kerja seminggu berikutnya dan solusi terhadap permasalahan yang terjadi d. Sasaran yang harus dicapai dalam jangka waktu yang telah dtetapkan sebelumnya. 3.3. Kontrak-kontrak pada proyek konstruksi Kontrak pada proyek menentukan hak dan kewajiban antara dua belah pihak atau lebih yang terlibat dalam kontrak, biasa dilakukan antara pemilik dengan konsultan atau kontraktor, kontraktor dengan pemasok, dan lain sebagainya. Kontrak bersifat mempunyai aspek hukum yang kuat serta mengikat, sehingga para pihak yang terlibat mempunyai kewajiban-kewajiban yang harus dipenuhi, ditulis dengan jelas dalam dokumen kontrak. 15 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Proyek konstruksi mempunyai dua jenis kontrak, yaitu kontrak penawaran bersaing dan kontrak penawaran dengan negosiasi, masing-masing penjelasannya adalah sebagai berikut. 3.3.1. Kontrak Penawaran Bersaing Setelah penawaran lelang dilakukan dan didapat secara bertanggung jawab serta dengan studi dan evaluasi penawaran diterima, proyek pun diserahkan kepada kontraktor terpilih lalu diterbitkanlah Surat Perintah Kerja (SPK). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kontrak dengan penawaran bersaing: a. Pelaksanaan pekerjaan diserahkan pada peserta penawaran yang bertanggung jawab dan mempunyai harga penawaran terendah. b. Kontrak penawaran bersaing dilakukan untuk proyek publik dan pribadi. c. Estimasi Biaya dilakukan oleh owner. d. Pernyataan tentang penyerahan bukanlah wewenang pernyataan untuk memulai pekerjaan. Kontrak penawaran bersaing terdiri atas: 1. Kontrak lump sump, di mana biaya yang harus dikeluarkan pemilik proyek adalah suatu jumlah tetap yang didapat dari perhitungan seluruh aspek pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak, seperti gambar desain, spesifikasi umum dan teknis serta aturan-aturan administratif lainnya. 2. Kontrak unit price, didasarkan atas estimasi volume pekerjaan yang telah diklarifikasi bersama-sama pemilik proyek dengan jumlah biaya per unit pekerjaan. 16 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Kontrak penawaran bersaing mempunyai keuntungan-keuntungan, seperti pelaksanaan dilakukan oleh kontraktor dengan penawaran terendah serta dengan kriteria sebagai berikut: - Telah lulus prakualifikasi, mempunyai tanggung jawab terhadap mutu. - Kemampuan andal serta kapasitas sesuai yang dibutuhkan. - Tidak pernah melakukan kecurangan atau catatan buruk lainnya. - Mempunyai reputasi yang baik dalam koordinasi internal proyek dan hasil akhir proyek selalu memuaskan pemilik proyek. 3.3.2. Kontrak Penawaran Negoisasi Biaya Kontrak penawaran negosiasi biaya adalah melakukan transaksi dengan cara penawaran yang dilakukan oleh dua pihak, yairu pemilik proyek dan kontraktor pelaksana yang dikenal pemilik, dengan harapan diperoleh harga penawaran yang sesuai dengan keinginan pihak-pihak tersebut. Kontrak ini biasanya terdiri atas: a. Kontrak lump sum, harga ditentukan dari negosiasi penawaran yang dilakukan oleh pemilik proyek dengan kontraktor dengan cataran harga yang disepakati sesuai dengan volume pekerjaan yang dihitung pemilik proyek berdasarkank larifikasi kedua belah pihak. b. Unit price, jenis ini juga sama dengan cara kontrak penawaran bersaing, namun harga ditentukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak. c. Kontrak cost plus fee, pembayaran oleh pemilik proyek didasarkan atas daftar biaya yang dikeluarkan oleh kontraktor setelah proyek selesai ditambah dengan keuntungannya. 17 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana 3.3.3. Sistem Kontrak Proyek Konstruksi. Sistem kontak diberlakukan dalam proyek konstruksi, yang mengarur hubungan kontrak dan koordinasi terhadap semua pihak yang terlibat. a. Kontraktor Utama Tunggal (Single Prime Contact): Kontraktor utama yang sudah melakukan kontrak dengan pemilik proyek melakukan hubungan koordinasi dan hubungan kontrak dengan hierarki organisasi di bawahnya seperti berbagai subkontraktor spesialis dan pemasok material. b. Kontraktor Utama Terpisah (Separate Prime Contact): Proyek yang mempunyai skala pem-bangunan membutuhkan banyak kontraktor fisik sangat besar utama, masing-masing melakukan hubungan kontrak dan hubungan koordinasi dengan hierarki organisasi di bawahnya, seperti berbagai subkontraktor spesialis dan pemasok material, selain hubungan kontrak dengan pemilik proyek. c. Desain dan Bangun (Design and Build): Tim konsep proyek dalam sistem ini adalah pemilik dengan satu perusahaan yang terdiri atas perencana dan kontraktor. Perusahaan tersebut menyediakan dana, merencanakan serta melaksanakan pembangunan konstruksi. Setelah proyek berakhir, bangunan dialihkan kepada pemilik proyek dengan sistem turn key. d. Manajemen Konstruksi (Constuction Management) : Kontrakror melakukan pekerjaan dengan dikoordinasi dan diawasi oleh wakil pemilik proyek dalam organisasmi anajemenk onstruksi. e. Desain dan melaksanakan Kelola (Design pekerjaan and perencanaan, Manage): Kontraktor pelaksanaan, serta mengelola pekerjaan konstruksi secara keseluruhan. 18 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana 3.3.4. Pembayaran Kemajuan/Prestasi Proyek (Progress Payment) Pembayaran kemajuan/prestasi proyek dilakukan secara periodik dengan batasan waktu: harian, fase, bulanan, atas persentase/bobot yang disetujui oleh konsultan pengawas atau manajemen konstruksi. Bila kontrak dengan cara frxed price, biasanya kontraktor mengajukan aplikasi tagihan tiap periode dan owner membayar l0 hari sesudahnya. Untuk kontrak lump sump digunakan cara periodik dan persentase/bobot, sedangkan pada kontrak cost plus fee kontraktor mengajukan tagihan ke owner pada setiap interval waktu selama pelaksanaan proyek. 3.3.5. Jaminan yangg ditahan (Retainage), serah terima, dan pembayaran Akhir. Dalam kontrak proyek konstruksi, khususnya untuk penawaran bersaing, kontraktor harus menyediakan persentase tertentu dari pembangunan kemajuan proyek yang ditahan (retain), gunanya untuk menjamin kontraktor agar terpacu dalam proges mutu dan jadwal waktu. Serah terima dilakukan bila kontraktor telah menyatakan bahwa pekerjaan telah selesai secara substansial, kemudian dilakukan inspeksi dengan mengacu pada daftar check list kemudian diterbitkan sertifikat penyelesaian substansial pada saat serah terima. Owner membayar 95% total biaya proyek di mana ownermenempati bangunan, sedangkan 5% sisanya untuk penjaminan perbaikan yang dibayarkan setelah masa pemeliharaan selesai. 19 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek 3.4. Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Struktur Organisasi Proyek Organisasi adalah suatu wadah kegiatan sekelompok manusia atau badan dengan pembagian tugas tertentu untuk mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan sumber daya semaksimal mungkin. Kegiatan tersebut dapat berupa jasa maupun lainnya sesuai dengan tujuan. Banyak sedikitnya kegiatan dapat mempengaruhi jumlah tenaga sebagai pelaksana kegiatan. Organisasi proyek adalah sebagai sarana dalam pencapaian tuiuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek. Agar tujuan organisasi dapat dicapai, dilakukan proses sebagai berikut: a. Identifikasi dan pembagian kegiatan: identifikasi dan pembagian kegiatan proyek perlu diketahui untuk menenrukan volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek. b. Pengelompokan Penanggung jawab kegiatan: agar hasilnya maksimal, pemilihan Penanggung jawab organisasi disesuaikan dengan keahlian, keterampilan dan kemampuan personel di bidangnya sehingga sasaran dan tujuan proyek dapat tercapai. c. Penentuan wewenang dan tanggung jawab: setiap personel penanggung jawab kegiatan harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran ke4a sefta standar prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya. d. Menyusun mekanisme pengendalian: karena organisasi proyek melibatkan banyak pihak, rnaka agar tidak terjadi penyimpangan, mekanisme pengendalian dan kordinasi dibuat dalam format yang dapat 20 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan. Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula. Pemilihan organisasi proyek didasarkan aras tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya. Bebrapa macam sususnan organisasi proyek dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Organisasi Proyek Fungsional: Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah unruk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional digunakan. b. Organisasi Proyek Murni: struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang sendiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan. c. Organisasi Proyek Matriks: struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiprin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek , tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan royek serta organisasi fungsional perusahaan. 3.4.1. Hubungan Kerja didalam Organisasi Proyek. Di dalam sistem organisasi pembangunan proyek One Sentosa Apartment terdiri dari oleh beberapa pihak atau Stakeholder yang mempunyai peran masing-masing dalam pelaksanaan pembangunan proyek. diantaranya adalah Pemberi Tugas/ Pengguna Jasa (Owner), 21 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Manajemen Konstruksi, Konsultan Perencana, Kontraktor (penyedia jasa) , Subkontraktor, dan Supplier. PT. Adhi Persada Gedung adalah kontraktor utama pada pembangunan proyek One Sentosa Apartment. Posisi dan hubungan kerja didalam organisasi proyek dapat dilihat dalam diagram dibawah ini. PT. CENAS RAYLAND (OWNER) PT. RASYA ANUGRAH PT. MEGANTIKA INTERNATIONAL PT. KETIRA ENGINEERING CONSULTANTS PT. MALMASS MITRA PT. KORA ANTAR BUANA (MANAJEMEN KONSTRUKSI) (KONSULTAN ARSITEKTUR) (KONSULTAN STRUKTUR) (KONSULTAN ME) (QUANTITY SURVEYOR) PT. ADHI PERSADA GEDUNG (KONTRAKTOR UTAMA) SUBKONTRAKTOR SUPPLIER Gambar 3.1. Diagram struktur organisasi proyek OSA Stakeholder untuk proyek konstruksi dapat diuraikan sebagai berikut: 22 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana a. Owner atau pemilik proyek konstruksi Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikanya kepada pihak lain yang mampu melaksanakanya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja. Untuk merealisasikan proyek, owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. Tugas pemilik proyek atau owner adalah: - Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek. - Mengadakan kegiatan administrasi. - Memberikan tugas kepada kontraktor atau melaksanakan pekerjaan proyek. - Meminta pertanggung jawaban kepada konsultan pengawas atau manajemen konstruksi (MK) - Menerima proyek yang sudah selesai dikerjakan oleh kontraktor. Wewenang yang dimiliki pemilik proyek atau owner adalah : - Membuat surat perintah kerja ( SPK ) - Mengesahkan atau menolak perubahan pekerjaan yang telah direncanakan. - Meminta pertanggungjawaban kepada para pelaksana proyek atas hasil pekerjaan konstruksi. - Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana proyek yang tidak dapat melaksanakan pekerjaanya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak. b. Konsultan perencana dalam pelaksanaan proyek. Konsultan perencana adalah pihak yang ditunjuk oleh pemberi tugas untuk melaksanakan pekerjaan perencanaan, perencana dapat berupa perorangan atau badan usaha baik swasta maupun pemerintah. 23 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Tugas konsultan perencana dalam pelaksanaan proyek konstruksi adalah: - Mengadakan penyesuaian keadaan lapangan dengan keinginan pemilik bangunan. - Membuat gambar kerja pelaksanaan. - Membuat rencana kerja dan syarat-syarat pelaksanaan bangunan (RKS) sebagai pedoman pelaksanaan. - Membuat rencana anggaran biaya bangunan. - Memproyeksikan keinginan-keinginan atau ide-ide pemilik ke dalam desain bangunan. - Melakukan perubahan desain bila terjadi penyimpangan pelaksanaan pekerjaan dilapangan yang tidak memungkinkan desain terwujud di wujudkan. - Mempertanggungjawabkan desain dan perhitungan struktur jika terjadi kegagalan konstruksi. Kemudian proses pelaksanaanya diserahkan kepada konsultan pengawas Wewenang konsultan perencana adalah: Mempertahankan desain dalam hal adanya pihak-pihak pelaksanabangunan yang melaksanakan pekerjaan tidak sesuai dengan rencana. c. Konsultan Pengawas dalam pelaksanaan proyek Konsultan pengawas adalah pihak yang ditunjuk oleh pemilik proyek (owner) untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan. Konsultan pengawas dapat nerupa badan usaha atau perorangan. Konsultan pengawas dalam suatu proyek mempunyai tugas sebagai berikut : - Menyelenggarakan administrasi umum mengenai pelaksanaan kontrak kerja. 24 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek - Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Melaksanakan pengawasan secara rutin dalam perjalanan pelaksanaan proyek. - Menerbitkan laporan prestasi pekerjaan proyek - Konsultan pengawas memberikan saran atau pertimbangan kepada pemilik proyek maupun kontraktor dalam proyek pelaksanaan pekerjaan. Konsultan pengawas juga memilik wewenang sebagai berikut: - Memperingatkan atau menegur pihak peleksana pekerjaan jika terjadi penyimpangan terhadap kontrak kerja. - Menghentikan pelaksanaan pekerjaan jika pelaksana proyek tidak tidak memperhatikan peringatan yang diberikan. - Memberikan tanggapan atas usul pihak pelaksana proyek. - Konsultan pengawas berhak memeriksa gambar shop drawing pelaksana proyek. - Melakukan perubahan dengan menerbitkan berita acara perubahan (site Instruction) d. Kontraktor / Pelaksana proyek. Dalam sebuah pelaksanan pembangunan konstruksi dibutuhkan pelaksana proyek agar dapat selesai dengan baik, tugas pelaksana proyek adalah: - Memahami gambar desain dan spesifikasi teknis sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan dilapangan. - Bersama dengan bagian engineering menyusun kembali metode pelaksanaan konstruksi dan jadwal pelaksanaan pekerjaan. - Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan dilapangan sesuai dengan persyaratan waktu, mutu dan biaya yang telah ditetapkan. - Membuat program kerja mingguan dan mengadakan pengarahan kegiatan harian kepada pelaksana pekerjaan. 25 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek - Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Mengadakan evaluasi dan membuat laporan hasil pelaksanaan pekerjaan dilapangan. - Membuat program penyesuaian dan tindakan turun tangan, apabila terjadi keterlambatan dan penyimpangan pekerjaan di lapangan. - Bersama dengan bagian teknik melakukan pemeriksaan dan memproses berita acara kemajuan pekerjaan dilapangan. - Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan program kerja mingguan, metode kerja, gambar kerja dan spesifikasi teknik. - Menyiapkan tenaga kerja sesuai dengan jadwal tenaga kerja dan mengatur pelaksanaan tenaga dan peralatan proyek. - Mengupayakan efisiensi dan efektifitas pemakaian bahan, tenaga dan alat di lapangan. - Membuat laporan harian tentang pelaksanaan dan pengukuran hasil pekerjaan dilapangan. - Mengadakan pemeriksaan dan pengukuran hasil pekerjaan dilapangan. - Membuat laporan harian tentang pelaksanaan pekerjaan, agar selalu sesuai dengan metode konstruksi dan instruksi kerja yang telah ditetapkan. - Menerapkan program keselamatan kerja dan kebersihan di lapangan. 26 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana 3.4.2. Struktur Organisasi Internal PT. Adhi Persada Gedung. PROJECT MANAGER RENNO RIDWAN HSE NUNU N SEKRETARIS / DCC SURVEYOR NURLILA TUALEKA MUHAMMAD YONO PROJECT ENGINEERING MANAGER PROJECT PRODUCTION MANAGER PROJECT PRODUCTION MANAGER AGUNG DWI PUTRANTO AGUNG DWI PUTRANTO AGUNG DWI PUTRANTO TOTO SUGIARTO PROJECT PROCUREMENT SURVEYOR UMUM NORMAN N SANTOSO HELMI IKMAL RUSLAN PROJECT PLANNING SECURITY JECKY M PERALATAN ANDY N MUHTADI SUROTO TRI H SRIYANTO PROJECT CONTROL SUPERVISOR KEUANGAN (KASIR), PENAGIHAN DHEDHEN S ITOK S DWI PRABOWO DIDI K WALUYO AKUNTANSI, PAJAK SUPRIYADI DWI PRABOWO QUALITY CONTROL FAHDI Gambar 3.2. Diagram struktur organisasi internal PT. Adhi Persada Gedung Berikut adalah penjelasan dari tiap jabatan dalam struktur organisasi pelaksanaan proyek PT. Adhi Persada Gedung. a. Project Manager Project manager adalah orang yang ditunjuk untuk menggerakkan organisasi proyek dan memimpinnya dalam mencapai objective proyek. Project Manager adalah posisi puncak yang luar biasa dalam proyek. Di pikiran dan penanya, tertumpu beban tanggung jawab yang besar atas kesuksesan 27 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana proyek. Pada proyek besar dan sangat kompleks, project manager bahkan harus memiliki kesempurnaan kompetensi. Tanggung jawab project manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas, kebutuhan tim, dan kebutuhan individual. Project manager menjadi penghubung antara strategi dan tim. Peran project manager dalam perkembangan bisnis dan keberlangsungan hidup perusahaan menjadi semakin lebih strategis. b. Sekretaris/ Administrasi Sekretaris bertugas melakukan admisnistrasi yang berhubungan degan project yaitu meliputi pembuatan surat menyurat antar pihak terkait, pembuatan agenda rapat, absensi, dan kegiatan lain yang berubungan dengan operasional project. c. HSE HSE (Health, Safety, Environment), atau di beberapa perusahaan juga disebut EHS, HES, SHE, K3LL (Keselamatan & Kesehatan Kerja dan Lindung Lingkungan), dan SSHE (Security, Safety, Health, Environment). Semua itu adalah suatu Departemen atau bagian dari Struktur Organisasi Perusahaan yang mempunyai fungsi pokok terhadap implementasi Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) mulai dari Perencanaan, Pengorganisasian, Penerapan dan Pengawasan serta Pelaporannya. d. Surveyor HSE Surveyor HSE adalah bagian dari tim HSE yang bertugas mengkontrol dan melakukan inspeksi langsung mengenai hal- 28 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana hal terkait keselamatan dan kesehatan kerja untuk dilaporkan kepada HSE manager. e. Project Engineering Manager Project Engineering Manager adalah jabatan yang mempunyai tanggung jawab dalam hal teknis dalam pelaksanaan pembangunan project. Tugasnya adalah pembuatan analisa teknik dan shopdrawing untuk acuan pekerjaan, melakukan perencanaan project terkait dengan outstanding pekerjaan, melakukan pejadwalan kegiatan, pengadaan material, dan pelaporan mengenai progres bulanan terhadap pekerjaan yang telah dilaksanakan. f. Project Production Manager Project Production Manager adalah orang yang memimpin langsung dalam proses pelaksanaan dilapangan. Tugasnya megnkoordinasi supervisor dilapangan dalam setiap pelaksanaan kegiatan. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan dari setiap kegiatan yang dipimpin oleh masingmasing supervisor lapangan. g. Project Finance Manager/ Personalia Project Finance Manager/ Personalia adalah orang yang berwenang dalam mengelola keuangan project dan pengelolaan sumber daya manusia dan legalisasi mengenai kontrak kerja karyawan yang bekerja dalam pembangunan proyek h. Project Procurement Project procurement adalah orang yang mempunyai tugas dalam hal pengadaan material atau bahan baku dan alat-alat pembantu untuk kebutuhan pelaksanaan pembangunan project. 29 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana i. Project Planning Project Planning adalah orang yang membuat rencana kerja harian terkait dengan pencapaian progres yang ditargetkan tiap bulan dengan mempertimbangakan segala sumberdaya baik dari biaya, waktu , peralatan, dan manusia. j. Project Control Project control adalah orang yang bertugas untuk membantu project engineering manajer dalam hal pengendalian proyek yaitu dengan pencatatan kemajuan pelaksanaan proyek dan membandingankan dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Sehingga apabila ada penyimpangan atau keterlambatan project control memberikan solusi untuk mengatasi keterlambatan tersebut. k. Surveyor Surveyor adalah orang yang melakukan inspeksi, survei dan pengukuran aktual dilapangan untuk memastikan kondisi aktual dilapangan sebelum pekerjaan dilakukan untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan bahwa bangunan yang dibangun telah sesuai dengan spesifikasi yang telah direncanakan. l. Operator Peralatan Operator peralatan bertugas dalam pengoperasian alat-alat pembantu dalam setiap pekerjaan yang dilakukan antara lain adalah Operator Tower Crane, Operator Excavator, operator halimax dan peralatan-peralatan pendukung lainya. m. Supervisor 30 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Supervisor adalah pihak atau orang yang ditingkat pelaksanaan suatu proyek, yang bertugas untuk bertanggung jawab atas pekerjaan karyawan secara tepat dan efisien sesuai dengan tugas yang ditentukan oleh atasannya. Dibawah supervisor ini dapat berupa subkontraktor pekerjaan terntu atau juga mandor. n. Quality Control Quality Control adalah pihak atau orang yang bertugas untuk melakukan pemeriksaan terkait baik proses / metode pelaksanan , material/ bahan dan hasil akhir pekerjaan untuk dipastikan bahwa kualitas semuanya telah sesuai dengan standar mutu pekerjaan. o. Bagian Umum Bagian umum adalah pihak terkait mengurus operasional kebutuhan sehari-hari yang tidak ada keterkaitan dengan teknis pelaksanaan proyek. p. Security Secutity atau bagian keamanan adalah pihak yang bertugas untuk memastikan keamanan diseluruh lingkungan proyek dari ancaman pihak luar maupun potensi konflik dalam internal selama proses pelaksanaan pembangunan proyek. q. Keuangan/ Kasir Keuangan/ Kasir adalah orang yang mengurus pembayaran baik penggunaan jasa subkontraktor atau mandor yang diminta untuk membantu dalam proses pekerjaan. r. Akuntansi Pajak 31 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Akuntasnsi pajak adalah orang yang bertugas untuk mengurus administrasi dan pembayaran pajak yang terkait dalam proses pembangunan proyek. 3.5. Pelaksanaan dan Siklus Proyek Pelaksanaan kegiatan pada siklus proyeknya dapat berbeda karena pola penanganan dan pengelolaannya yang cukup berbeda. Siklus proyek menggambarkan ururan langkah-langkah sejak proses awal hingga proses berakhirnya proyek. Berikut adalah tahapan dalam siklus proyek pekerjaan konstruksi. a. Tahap konsep gagasan Tahapan ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan awal, indikasi awal dimensi, biaya dan jadwal proyek. b. Tahap Studi Kelayakan Studi kelayakan dengan tujuan mendapatkan keputusan tentang kelanjutan investasi pada proyek yang akan dilakukan. Informasi dan data dalam implementasi perencanaan proyek lebih lengkap dari langkah di atas, sehingga penentuan dimensi dan biaya proyek lebih akurat lagi dengan tinjauan terhadap aspek sosial, budaya, ekonomi, finansial, legal, teknis dan administratif yang komprehensif. c. Tahap Detail Desain Tahapan ini terdiri atas kegiatan, pendalaman berbagai aspek persoalan, design engineering dan pengembangan, pembuatan jadwal induk dan anggaran serta menentukan perencanaan sumber daya, pembelian dini, penyiapan perangkat dan penentuan peserta proyek dengan program lelang. Tujuan tahap ini adalah menetapkan dokumen perencanaan lengkap dan terperinci, secara teknis dan administratif untuk memudahkan pencapaian sasaran dan tujuan proyek. 32 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana d. Tahap Pengadaan Tahapan ini adalah memilih kontraktor pelaksana dengan menyertakan dokumen perencanaan, aturan teknis dan administrasi yang lengkap, produk tahapan detail desain. Dari proses ini diperoleh penawaran yang kompetitif dari kontraktor dengan tingkat akuntabilitas dan transparansi yang baik. e. Tahap Implementasi Tahap ini terdiri atas kegiatan, design engineering yang rinci, pembuatan spesifikasi dan kriteria, pembelian peralatan dan material, fabrikasi dan konstruksi, inspeksi mutu, uji coba, startup, demobilisasi dan laporan penurup proyek. Tujuan akhir proyek adalah mendapatkan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja paling maksimal, dengan melakukan proses perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan dan pengendalian yang lebih cermat serta terperinci dari proses sebelumnya. Pada tahap ini kontraktor memiliki peran dominan dengan tujuan akhir sasaran proyek tercapai dan mendapatkan keuntungan maksimal. Peran pemilik proyek pada tahapan ini dilakukan oleh agen pemilik sebagai konsultan pengawas pelaksanaan, dengan tujuan mereduksi segala macam penyimpangan sefta melakukan tindakan koreksi yang diperlukan. f. Tahapan Operasi dan Pemeliharaan Tahap ini terdiri atas kegiatan operasi rutin dan pengamatan prestasi akhir proyek serta pemeliharaan fasilitas bangunan yang dapat digunakan untuk kepentingan sosial dan ekonomi masyarakat. Biaya yang dikeluarkan pada tahap ini bersifat rutin dan nilainya cenderung menurun dan pada tahap ini adanya pemasukan dana dari operasional proyek. Dari siklus proyek konstruksi pada Gambar 3.3 dibawah terlihat bahwa sejak awal proyek, yaitu tahapan detail desain, biaya yang dikeluarkan terus meningkat hingga ke proses implementasi dengan periode waktu 33 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana relatif singkat dan saling berkaitan. Pada akhir siklus, biaya operasi dan pengeluarannya lebih kecil dari biaya sebelumnya, namun periode waktunya panjang sampai dengan sisa umur proyek keseluruhan. Gambar 3.3. Siklus Proyek Konstruksi Biaya paling besar yang harus dikeluarkan oleh pemilik proyek dari siklus di atas adalah pada tahap implementasi. Kegiatan fisik pada tahap ini cukup banyak dan memakan banyak pengeluaran. Biaya yang kecil terjadi pada akhir proyek, tetapi adanya pemasukan dana pada kegiatan operasional dan pemeliharaan dalam rentang waktu yang panjang, karena pada masa ini adalah masa pemanfaatan fungsi proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek sekaligus masa pemeliharaan sampai dengan akhir umur proyek. Kendala proyek konstruksi yang sering menjadi permasalahan adalah pada masa desain dan pelaksanaan yang terkait juga dengan pengendalian. Bila fase ini tidak terencana dengan baik, maka kemungkinan umur penggunaaan fasilitas proyek yang dibangun tidak sesuai dengan harapan. 3.6. Pengendalian Biaya, Mutu dan Waktu Di dalam pelaksanaan pembangunan suatu proyek konstruksi diperlukan manajemen pengelolaan proyek yang baik. Hal ini untuk mencapai tujuan proyek yaitu menghasilkan bangunan fisik yang mempunyai variable biaya-mutu-waktu yang optimal. Sebagaimana diketahui secara tradisional bahwa ketiga variable tersebut saling berkaitan dan saling mempengaruhi. 34 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Gambar 3.4. Segitiga variable utama dalam managemen konstruksi Ketiga variable tersebut berkaitan dan saling mempengaruhi. Kualitas Mutu berkaitan dengan biaya yang dikeluarkan, besar kecilnya biaya secara umum menunjukkan tinggi rendahnya mutu untuk suatu pekerjaan yang sama dengan spesifikasi yang sama pula. Demikian dengan waktu pelaksanaan, tinggi rendahnya mutu secara tidak langsung berkaitan dengan lama waktu pelaksanaan, mutu yang tinggi membutuhkan kehati-hatian dan pengawasan mutu yang lebih intensif, sehingga jelas akan menggunakan waktu yang lebih lama daripada waktu normal. Dari waktu yang lebih lama, maka secara otomatis akan menambah biaya pelaksanaan. Bentuk saling ketergantungan ini memberikan beberapa kebutuhan akan teknik untuk manajemen proses konstruksi. 3.6.1. Pengendalian Biaya Di dalam suatu proyek konstruksi, biaya proyek merupakan salah satu aspek penting yang menentukan keuntungan dan kerugian yang didapat dari penyedia jasa selama proses pelaksanaan. Pengendalian biaya proyek yang efektif sendiri dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut 2 : 2 “Pengendalian Biaya Proyek”, https://jefrihutagalung.wordpress.com/2009/05/01/pengendalian-biaya-proyek-yang-efektif/ Diakses. Tgl 07-11-2015, Pukul 11.00 WIB. 35 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana a. Lingkup kerja yang terinci dan terdefinisi dengan lengkap Identifikasi lingkup kerja yang dibuat dapat diketahui pekerjaan apa yang yang merupakan lingkup sendiri dan mana yang merupakan outsourcing. kemudian dicari hubungan antara keduanya. Dari batasan-batasan setiap pekerjaan tersebut dapat kita perhitungkan biaya aktual pelaksanaan secara jelas dan detail. Contohnya adalah pekerjaan finishing dinding yang merupakan kapasitas owner. Maka biaya yang diperlukan hanya proses pekerjaan dinding saja tanpa pekerjaan finishing. b. Analisa resiko proyek Resiko merupakan suatu peristiwa atau keadaan yang belum pasti, dan bila terjadi akan memberikan pengaruh negative terhadap sasaran proyek. Dalam melakukan analisa resiko yang dilakukan adalah menetapkan sasaran tujuan proyek, melakukan identifikasi resiko, melakukan asesmen resiko, memberi tanggapan dan perlakuan atas resiko, memantau dan mengkaji ulang, komunikasi dan konsultansi, dan menyusun dokumentasi. Dalam menganalisa resiko, dilevelkan tingkat resikonya berupa kemungkinan resiko tersebut dapat terjadi dan seberapa besar akibat yang dihasilkan. Hasil analisa resiko dapat disimpulkan apa resiko tersebut diterima tetapi diusahakan agar dampaknya tidak bertambah besar dan resiko tersebut ditolak sehingga dibuat suatu upaya pencegahannya. c. Estimasi biaya yang akurat dan penetapan pedoman anggaran Estimasi biaya yang akurat perlu dilakukan. Dalam estimasi, semakin banyak asumsi yang digunakan, kesalahan asumsi dan ketidakjelasan akan mempengaruhi keakuratan biaya proyek. Estimasi biaya dimulai dari pemahaman dokumen. Kemudiam perhitungan volume pekerjaan dan kebutuhan sumber dayanya berdasarkan analisa WBS. Dan dilakukan juga survey. Dari semuanya itu ditetapkan metode 36 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana konstruksi yang digunakan dan menghasilkan analisa teknik dan analisa satuan pekerjaan. Ditambah dengan mark up maka menghasilkan estimasi biaya proyek keseluruhan. d. Cost performance analysis dan forecasting. Forecasting termasuk melakukan estimasi atau prediksi dari suatu kondisi masa depan proyek yang didasarkan pada informasi dan pengetahuan yang tersedia pada waktu yang diramal. Forecast digenerasikan, diupdate, dan diisu kembali yang didasarkan pada informasi kinerja pekerjaan yang disediakan pada saat proyek dilakukan dan progress. Informasi kinerja pekerjaan menyangkut halhal tentang kinerja masa lampau proyek dan segala informasi yang dapat memiliki dampak terhadap proyek dimasa depan. e. Performance Measurement Analysis. Teknik ini membantu untuk mengasses magnitude dari semua variasi yang dapat terjadi dalam biaya. Teknik earned value membandingkan nilai kumulatif dari suatu nilai kumulatif budgeted cost dari pekerjaan yang dilakukan (earned) pada budget awal yang dialokasikan untuk pekerjaan yang djadwalkan (planned) dan pada biaya actual dari pekerjaan yang dilakukan (actual). f. Sistem pengendalian perubahan lingkup Perubahan lingkup pekerjaan perlu dikendalikan. Bila dilakukan perubahan lingkup harus disetujui oleh owner agar perubahan tersebut juga dapat dibayarkan oleh owner. Perubahan lingkup akan menyebabkan perubahan biaya. Sistem kontrol perubahan biaya, yang didokumentasikan dalam sebuah rencana cost management, mendefinisikan prosedur-prosedur dimana baseline costnya bisa dirubah. Teknik ini mencakup forms, dokumentasi, tracking systems, dan approval levels yang dibutuhkan untuk mengautorisasi perubahan 37 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana biaya. Cost change control system ini diintegrasikan dengan proses integrated change control. g. Tindakan pengecekan dan koreksi Untuk mengontrol biaya maka perlu dilakukan tindakan pengecekan dan koreksi. Caranya adalah menyusun form-form yang dibutuhkan agar ada standard. Dari pengecekan yang ada dilakukan tindakan koreksi. Pengecekan yang dilakukan misalnya adalah pengecekan waste, hasil pekerjaan apa sesuai dengan spek, dll. Tindakan koreksi tersebut berasal dari varian biaya yang ada. 3.6.2. Pengendalian Mutu Pengendalian mutu (Quality Control) bertujuan agar dapat dipastikan bahwa kualitas hasil pekerjaan dan bahan yang digunakan memenuhi persyaratan dan sesuai dengan spesifikasi teknis dan standar mutu yang telah disepakati dalam kontrak pekerjaan pembangunan. Pengendalian mutu dalam pelaksanaan dibagi menjadi 2 aspek yaitu pengendalian mutu bahan dan pengendalian mutu pekerjaan dimana pada masing-masing aspek mempunyai prosedur dan tata cara khusus untuk pengendalianya. a. Pengendalian Mutu Bahan Pengendalian mutu bahan dilaksanakan dengan cara pengadaan contoh Mock up material yang akan dipakai untuk dilakukan pengujian sebagai syarat bahwa material tersebut telah sesuai dengan spesifikasi teknis dan standar mutu yang telah disepakati dalam kontrak. Beberapa pengujian bahan yang dilakukan pada pembangunan proyek One Sentosa Apartement seperti Slump test, Silinder test. 38 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana b. Pengendalian Mutu Pekerjaan Proses pengendalian mutu pekerjaan adalah dengan menjalankan prosedur pelaksanaan kegiatan yaitu denga pengajuan metode kerja termasuk kebutuhan alat dan jumlah pekerja dalam lembar persetujuan untuk ditanda tangani oleh pihak konsultan pengawas. Kemudian ditindak lanjuti dengan pengawasan secara langsung dalam setiap proses pelaksanaanya. 3.6.3. Pengendalian Waktu Pengawasan dan pengendalian waktu atau bisa kita sebut dengan penjadwalan merupakan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek berskala besar, dimana selain jumlah kegiatan yang sangat banyak dan rumitnya ketergantungan antar kegiatan tidak mungkin lagi diolah dalam pikiran. Penjadwalan dan pengontrolan menjadi rumit, jadi sangatlah penting agar kegiatan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Unsur utama dari penjadwalan adalah peramalan (forecasting), walaupun perlu disadari bahwa perubahan-perubahan dapat saja terjadi dimasa mendatang dan akan mempengaruhi pola rencananya sendiri. Penjadwalan adalah berfikir secara mendalam melalui berbagai persoalan-persoalan, menguji jalur-jalur yang logis, menyusun berbagai macam tugas yang menghasilkan suatu kegiatan lengkap, dan menuliskan macam-macam kegiatan dalam kerangka yang logis dan rangkaian waktu yang tepat. Mengenai adanya perubahan-perubahan yang selalu terjadi pada saat pelaksanaan, maka faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membuat jadwal yang cukup efektif yaitu: a. Secara teknis jadwal tersebut dapat dipertanggungjawabkan 39 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana b. Disusun berdasarkan perkiraan yang akurat dimana perkiraan waktu, sumber daya, serta biaya dibandingkan dengan kegiatan pada proyek sebelumnya. c. Sesuai dengan sumber daya yang tersedia d. mengembangkan dari penjadwalan proyek lain, yang mempergunakan sumber daya yang sama e. Fleksibel terhadap perubahan-perubahan, misalnya perubahan spesifikasi proyek. f. Mendetail dipakai sebagai alat pengukur hasil yang di capai dan pengendalian kemajuan proyek. g. Dapat menampilkan jalur kritis. Ada beberapa metode dalam penjadwalan proyek yang sering digunakan dalam pelaksanaan pembangunan proyek di Indonesia diantaranya adalah Bar Chart (diagram batang), dan Kurva S 3.6.3.1. Bar Chart (Diagram Batang) Bar chart atau Diagram batang merupakan rencana kerja yang paling sederhana dan sering digunakan pada proyek yang tidak terlalu rumit serta mudah dibuat dan dipahami. Bar Chart diperkenalkan oleh Hendri Laurence Gantt pada tahun 1917. Tujuannya untuk mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan, yang terdiri dari waktu mulai, waktu selesai dan pada saat pelaporan. Penggambaranya terdiri dari baris dan kolom, pada kolom tersusun urutan kegiatan, sedang baris menunjukkan peroide waktu (jam, hari, minggu atau bulan) Metode penjadwalan menggunakan bar chart memiliki berbagai macam keuntungan yaitu: 40 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana 1. Dapat digunakan untuk memonitor kemajuan pekerjaan yang akan dilakukan , sehingga dari penjadwalan tersebut dapat diketahui apakah waktu pelaksanaan proyek tersebut terlambat atau lebih cepat. 2. Penyajian yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pembangunan proyek. Kelemahan : tidak menunjukkan keterkaitan antar kegiatan, sehingga apabila terjadi keterlambatan atau perubahan suatu kegiatan, maka perubahan yang terjadi tidak terlihat secara langsung mempengaruhi kegiatan lainnya. 3.6.3.2. Kurva S S-Curve atau Kurva S adalah suatu grafik hubungan antara waktu pelaksanaan proyek dengan nilai akumulasi progres pelaksanaan proyek mulai dari awal hingga proyek selesai. Kurva-S sudah jamak bagi pelaku proyek. Umumnya proyek perencanaan dan menggunakan monitoring S-Curve schedule dalam pelaksanaan proyek, baik pemerintah maupun swasta. Kurva S merupakan gambaran diagram % (persen) komulatif biaya yang diplot pada suatu sumbu, dimana sumbu x menyatakan satuan waktu sepanjang durasi proyek dan sumbu y menyatakan nilai % (persen) komulatif biaya selama durasi proyek tersebut. Cara membuat kurva S adalah: a. Melakukan pembobotan pada setiap item pekerjaan. 41 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana b. Bobot item pekerjaan dihitung berdasarkan biaya item pekerjaan dibagi total pekerjaan dikalikan 100%. c. Setelah bobot tiap item pekerjaan dihitung, kemudian bobot item tersebut didistribusikan selama durasi masing-masing aktivitas. d. Setelah jumlah bobot dari aktivitas tiap periode waktu tertentu dijumlah secara komulatif. e. Angka komulatif pada setiap periode ini diplot pada sumbu y dalam grafik dan waktu pada sumbu y. f. Dengan menghubungkan semua titik-titik maka akan di dapat kurva S. Grafik dari hasil pembuatan kurva S dapat kita lihat apakah proyek tersebut mengalami keterlambatan atau tidak. Dengan kurva S juga dapat dilihat instensitas pekerjaan. Kemiringan curam menunjukkan pada saat itu pekerjaan besar (intensitas tinggi) dan kemiringan andai menunjukkan pekerjaan pada saat itu sedikit. Dari penjelasan diatas, maka sekitar kegiatan pengawasan dan pengendalian terhadap waktu pekerjaan proyek dapat menjadi suatu tantangan bagi manajer proyek untuk dapat mencapai sasaran proyek dengan baik. 3.6.4. Earned Value Method (EVM) Konsep earned value digunakan sebagai alat ukur kinerja yang mengintegrasikan antara aspek biaya dan aspek waktu. Tetapi metode ini sangat jarang digunakan di Indonesia. 42 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Earned Value Management (EVM) adalah sebuah teknik pengukuran performansi proyek yang mengintegrasiklan scope, time dan data cost. Berdasarkan baseline performansi biaya, project manager dan timnya dapat menentukan seberapa baik projek memenuhi scope, waktu dan tujuan biayan dengan memperhitungkan informasi aktual dan membandingkan dengan baseline. Baseline adalah proyek asli ditambah dengan perubahanperubahan yang disetujui. Informasi aktual termasuk apakah sebuah item WBS telah selesai atau perkiraan barapa banyak pekerjaan telah selesai, kapan pekerjaan sebenarnya mulai dan selesai dan berapa banyak sebenarnya biaya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut. Earned Value Management meliputi perhitungan terhadap 3 nilai untuk setiap aktifitas atau summary aktifitas dari WBS proyek: - Planned Value (PV), dulu disebut budgeted cost of work scheduled (BCWS) atau disingkat budget, yaitu porsi dari total estimasi cost terencana yang sudah disetujui untuk dibelanjakan pada sebuah aktifitas selama periode waktu tertentu. - Actual Cost (AC), dulu disebut actual cost of work performed (ACWP) adalah total dari biaya langsung atau tidak langsung yang dipakai dalam penyelesaian pekerjaan pada sebuah aktifitas selama periode waktu tertentu. - Earned Value (EV), dulunya disebut budgeted cost of work performed (BCWP), yaitu sebuah estimasi dari nilai fisikal penyelesaian sebuah pekerjaan. Ini didasarkan pada biaya terencana yang original dari sebuah proyek atau sebuah aktifitas dan laju dari tim menyelesaikan proyek atau sebuah aktifitas pada saat tertentu. Rate Performance (RP) adalah ratio dari penyelesaian pekerjaan sesungguhnya terhadap persentasi dari perencanaan pekerjaan yang telah selesai pada waktu tertentu sepanjang periode pengerjaan proyek atau aktifitas. 43 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Gambar 3.5. Konsep grafik earned value Walaupun konsep earned value terlihat sederhana, namun implementasinya dalam pengelolaan proyek tidaklah mudah karena harus didukung oleh sistem manajemen yang mampu menyediakan input data yang lengkap dalam perhitungan kinerja proyek. Bila kinerja proyek buruk, sistem akan mampu menelusuri bagian mana yang bermasalah yang menyebabkan pembengkakan biaya dan terjadinya keterlambatan pelaksanaan proyek. Terdapat 10 kriteria bagi terselenggaranya pengelolaan proyek yang berdasarkan pada konsep earned value, sebagai berikut: a. Komitmen manajemen b. Menetapkan lingkup proyek dengan work breakdown structure (WBS). c. Menciptakan management control cells (cost account). 44 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana d. Menetapkan tanggung jawab fungsional untuk setiap bagian terkecil dari manajemen proyek (project’s management control cells). e. Membuat earned value baseline.. f. Penggunaan proses formal penjadwalan proyek g. Pengelolaan biaya tidak langsung (indirect cost) h. Secara periodik, mengestimasi biaya penyelesaian proyek i. Pelaporan status proyek j. Menyusun historical database 45 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087 BAB III - MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Laporan Kerja Praktek Teknik Sipil – Universitas Mercu Buana Daftar Isi BAB III ....................................................................................................................................... 11 MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK ................................................................. 11 3.1. MANAJEMEN PROYEK .......................................................................................................... 11 3.2. PERENCANAAN PROYEK ....................................................................................................... 11 3.2.1. Rencana Kerja (Network Planning) ....................................................................... 12 3.2.2. Laporan harian ...................................................................................................... 14 3.2.3. Laporan mingguan dan bulanan ........................................................................... 14 3.2.4. Rapat koordinasi ................................................................................................... 15 3.3. KONTRAK-KONTRAK PADA PROYEK KONSTRUKSI ........................................................................ 15 3.3.1. Kontrak Penawaran Bersaing................................................................................ 16 3.3.2. Kontrak Penawaran Negoisasi Biaya .................................................................... 17 3.3.3. Sistem Kontrak Proyek Konstruksi. ........................................................................ 18 3.3.4. Pembayaran Kemajuan/Prestasi Proyek (Progress Payment) .............................. 19 3.3.5. Jaminan yangg ditahan (Retainage), serah terima, dan pembayaran Akhir. ....... 19 3.4. STRUKTUR ORGANISASI PROYEK ............................................................................................ 20 3.4.1. Hubungan Kerja didalam Organisasi Proyek. ........................................................ 21 3.4.2. Struktur Organisasi Internal PT. Adhi Persada Gedung. ....................................... 27 3.5. PELAKSANAAN DAN SIKLUS PROYEK ........................................................................................ 32 3.6. PENGENDALIAN BIAYA, MUTU DAN WAKTU ............................................................................ 34 3.6.1. Pengendalian Biaya............................................................................................... 35 3.6.2. Pengendalian Mutu............................................................................................... 38 3.6.3. Pengendalian Waktu ............................................................................................. 39 3.6.3.1. 3.6.3.2. 3.6.4. Bar Chart (Diagram Batang) ........................................................................................... 40 Kurva S ........................................................................................................................... 41 Earned Value Method (EVM) ................................................................................ 42 DAFTAR ISI ............................................................................................................................ 46 46 LAPORAN KERJA PRAKTIK http://digilib.mercubuana.ac.id/ TATANG KORNIAWAN 41111120047 –MIFTAHFAUJI 41111120087
