KAK-PENYELENGGARAAN SISTEM DAN INFORMASI BANK DATA

PENYELENGGARAAN SISTEM dan INFORMASI
BANK DATA dan INFORMASI BERBASIS WEB
(E-DATA BANKING)
TAHUN ANGGARAN 2007
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
DEPDIKNAS – 2007
1. Pendahuluan
1.1.Latar Belakang
Balitbang secara umumnya memiliki tugas sebagai badan yang memiliki tugas
mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang pendidikan (Peraturan Menteri No
24/2005). Untuk mendukung tugas dan kegiatannya, Badan ini membutuhkan data yang
komprehensif dan berakurasi tinggi. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem bank data yang
memadai.
Bank Data dan Informasi ini akan menjadi salah satu sumber informasi dan sarana
penunjang dalam upaya ikut meningkatkan kualitas pendidikan melalui pengadaan data
dan informasi dalam bentuk ‘soft’ maupun ‘hard copy’. Wadah ini merupakan bentuk lain
dari perpustakaan yang fungsinya untuk penyimpanan data dan informasi yang sifatnya
khusus, dalam arti koleksi ataupun informasinya merupakan kumpulan hasil –hasil
Balitbang dan koleksi lain yang berkaitan dengan pendidikan baik lingkup nasional
maupun internasional,
yang sangat diperlukan untuk mendukung pengambilan
keputusan, penelitian, dan kegiatan pengembangan lainnya. Meskipun koleksi sangat
khusus namun wadah ini dapat dimanfaatkan oleh umum/masyarakat.
Penyelenggaraan bank data yang semula berbentuk perpustakaan merupakan kegiatan
rutin yang setiap tahun anggaran, pengadaan koleksi baik dalam bentuk hasil laporan,
dokumen resmi maupun hasil penelitian ataupun buku dalam negeri maupun luar negeri
selalu ditingkatkan baik kuantitas maupun kualitasnya. Dari sisi pengolahan, untuk
memudahkan penelusuran ditempat, kegiatan sirkulasi juga selalu ditingkatkan antara
lain dengan melalui penyempurnaan pengolahan koleksi dengan memberikan tambahan
pada setiap label system Kroy dan Penyelenggaraan Weeding (Seleksi Koleksi) secara
menyeluruh, sehinga lebih memudahkan bagi pelayanan kepada pengunjung Bank Data.
Bank Data dan Informasi sebagai sumber informasi juga melakukan beberapa kegiatan
publikasi antara lain kliping Koran Resume Bidang Pendidikan, Rekaman Dokumen
Pendidikan sistem elektronik dan Bibliografi. Selain itu, perawatan koleksi harus
dilakukan agar koleksi tidak rusak karena termakan usia atau gangguan lain.
Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data
Banking) diharapkan dapat meningkatkan dan memperkaya layanan yang diberikan oleh
Badan Penelitian dan Pengembangan terkait dengan pengelolaan koleksi data dan
informasi yang ada.
1.2.Maksud dan Sasaran
Maksud dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi
Berbasis Web (E-Data Banking) adalah mengembangkan Sistem dan Informasi Bank
Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) yang mampu mendukung:
1. Penyimpanan data dan informasi yang merupakan koleksi pengetahuan Badan
Penelitian dan Pengembangan Depdiknas.
2. Pengolahan dan otomatisasi data dan informasi yang dimiliki oleh Badan
Penelitian dan Pengembangan.
3. Memudahkan proses pengolahan data dan informasi koleksi Badan Penelitian
dan Pengembangan.
Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank
Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) adalah sebagai berikut:
1. Memungkinkan penyampaian koleksi informasi milik Badan Penelitian dan
Pengembangan dengan baik, cepat dan terarah
2. Kemudahan dalam penyediaan dan pengelolaan data dan informasi milik Badan
Penelitian dan Pengembangan.
3. Kemudahan dalam mengkonsolidasikan data dan informasi Badan Penelitian
dan Pengembangan
4. Kemudahan dalam pengadaan, pemeliharaan dan pemanfaatan data dan
informasi Badan Penelitian dan Pengembangan.
5. Menghasilkan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (EData Banking) yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh stakeholder terkait.
1.3.Hasil Akhir Yang Diharapkan
Hasil akhir yang diharapkan dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank
Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) adalah sebagai berikut.
1. Tersedianya aplikasi Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi berbasis
Web (E-Data Banking) yang dapat digunakan untuk mengolah data dan
informasi yang dimiliki oleh Badan Penelitian dan Pengembangan dimulai dari
perekaman data, pengolahan data sampai dengan publikasi data.
2. Tersedianya aplikasi Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis
Web (E-Data Banking) yang mempermudah pelayanan data dan informasi
Pendidikan yang dimiliki oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Depdiknas
baik elektronik dan non-elektronik.
3. Tersedianya koleksi dari berbagai sumber baik dalam maupun luar negeri.
4. Tersusunnya bibliografi, kliping tentang pendidikan, resume, hasil penelitian dsb.
1.4.Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data
Banking) dilaksanakan dalam kurun waktu 6 (enam) bulan kalender terhitung sejak
bulan Juni Tahun 2007.
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang Lingkup kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan
Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) yang harus dilaksanakan oleh Tim
Pengembang terdiri atas enam tahapan sebagai berikut:
1. Perencanaan Dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan.
2. Analisis dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Bisnis dan Pengumpulan Datadata Penelitian dan Pengembangan Pendidikan .
3. Perancangan Sistem.
4. Pembangunan Sistem.
5. Uji Coba Operasional (Lapangan).
6. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem.
7. Penyusunan Laporan Dan Dokumentasi Sistem.
2.1.Perencanaan Dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan
Pekerjaan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis
Web (e-Data Banking) diawali dengan:
1. Survey Pendahuluan dalam rangka:
a. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan:
b. Mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan (needs) Penyelenggaraan
Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data
Banking).
2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaaan yang di dalamnya paling tidak
mencakup:
a. deliverables/karya-karya (products) yang harus dihasilkan.
b. kegiatan-kegiatan (tasks) yang dilaksanakan.
c.
personil (manpower) yang akan ditugaskan di setiap kegiatan.
d. perangkat-perangkat
(tools)
yang
dipergunakan
dalam
menunjang
pelaksanaan setiap kegiatan.
e. waktu pelaksanaannya (timing) dalam periode harian.
2.2.Analisis Dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Bisnis dan Pengumpulan Datadata Penelitian dan Pengembangan Pendidikan.
Tim Pengembang harus melakukan analisis dan evaluasi terhadap:
1. Struktur, Proses Bisnis dan Data-data Penelitian dan Pengembangan Pendidikan
yang digunakan untuk menentukan konsep basis data.
2. Permasalahan yang saat ini dihadapi sehubungan dengan pendataan, pengolahan
data, dan penyajian data/ informasi.
3. Kebutuhan-kebutuhan (requirements), baik kebutuhan pengguna (user requirements)
maupun kebutuhan sistem (system requirements).
2.3.Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis, Tim Pengembang kemudian menyusun rancangan sistem
yang akan diimplementasikan. Rancangan sistem harus berbasis pada sistem perangkat
keras dan sistem perangkat lunak pendukung yang tersedia. Adapun rancangan sistem
yang dimaksud paling tidak mencakup asepek-aspek berikut.
1. Deskripsi Sistem
Bagian ini berisi deskripsi level atas singkat tentang struktur sistem, fungsionalitas
sistem, interaksi sistem dengan entitas eksternal, dsb.
2. Pertimbangan-Pertimbangan Desain
a. Asumsi: deskripsi asumsi, latar belakang, atau ketergantungan perangkat lunak,
penggunaannya, lingkungan operasionalnya, yang diasumsikan benar dan
berpengaruh terhadap desain secara langsung.
b. Constraints: deskripsi konstren (constraints) yang harus diterapkan terhadap
sistem (misalnya technology constraints, performance requirements, end user
characteristics, validation requirements, project constraints, dsb)
Konstren-
konstren ini adalah aspek-aspek yang diminta oleh customer yang secara
langsung berpengaruh terhadap desain (misalnya, basis datanya harus berupa
open-source DBMS.)
c.
Lingkungan Sistem: deskripsi perangkat keras dan perangkat lunak di mana
sistem harus beroperasi dan dengan perangkat keras dan perangkat lunak apa
saja yang harus berinteraksi dengan sistem.
d. Metodologi Desain: ringkasan pendekatan yang digunakan untuk merancang
sistem. (structured, object-oriented, formal specification atau metodologi lainnya).
3. Arsitektur Sistem: merupakan top level design view dari sistem dan menyediakan
dasar-dasar untuk desain yang lebih rinci. Arsitektur Sistem memuat komponenkomponen level atas yang akan dikembangkan dan saling keterkaitannya. Bahasan
Arsitektur Sistem dapat meliputi aspek-aspek berikut.
a. Overview
Bagian ini menyediakan high level overview tentang dekomposisi struktural dan
fungsional dari sistem. Fokus bahasan ada pada bagaimana dan mengapa
sistem didekomposisi dalam cara tersebut, bukan pada detil komponenkomponen. Bahasan juga mencakup informasi mengenai peran dan tanggung
jawab utama yang harus dijalankan sistem.
b. Rationale
Bagian ini mengulas mengapa digunakan arsitektur yang dideskripsikan pada
bagian a (overview).
c.
Detil Komponen
Bagian ini berisi ringkasan mengenai operasi masing-masing komponen yang
terdapat dalam arsitektur dan bagaimana komponen-komponen ini saling
berinteraksi.
4. High Level Design
Bagian ini menjelaskan lebih lanjut rincian-rincian elemen yang terdapat dalam
Arsitektur.
High-level design memodelkan kelompok-kelompok elemen sistem dari berbagai
view yang berbeda. Tim Pengembang dapat menggunakan satu atau lebih view
berikut.
a. Conceptual atau Logical View: View ini memperlihatkan elemen-elemen
fungsional
lojik
dari
sistem.
Setiap
komponen
merepresentasikan
pengelompokan fungsionalitas.
b. Process View: view ini merupakan runtime view dari sistem. Komponenkomponennya berupa threads atau proses-proses atau aplikasi-aplikasi
terdistribusi.
c.
Physical View:
view ini adalah untuk distributed systems. Komponen-
komponennya berupa physical processors yang menjalankan bagian-bagian
sistem.
d. Module View: view ini untuk project management dan code organization.
Komponen-komponennya umumnya berupa files atau directories. View ini
memperlihatkan
bagaimana
directory
structure
dan
development
environment akan dirancang.
e. Security View: view ini umumnya terfokus pada komponen-komponen yang
bekerja sama untuk menyediakan fitur-fitur pengaman sistem.
View ini
biasanya merupakan subset dari Conceptual view.
5. Low Level Design
Bagian ini menyajikan deskripsi desain level bawah yang secara langsung
mendukung konstruksi modul-modul sistem.
6. User Interface Design
User Interface Design menyajikan deskripsi desain yang secara langsung
mendukung konstruksi user interface screens, termasuk rincian perilaku umum yang
dimiliki semua screen. common look and feel seperti perilaku menu, popup menu,
toolbars, status bar, title bars, drag and drop mouse juga harus dijelaskan.
2.4.Implementasi Sistem
Implementasi Sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah dihasilkan
pada tahap sebelumnya.
2.5.Uji Coba Operasional
Untuk menjamin beroperasinya sistem informasi yang baru sebagaimana yang
diharapkan maka uji coba operasional mutlak harus dilaksanakan. Uji coba operasional
harus dilakukan dalam satu periode waktu yang mencerminkan siklus hidup sistem
sehari-harinya.
2.6.Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem
Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru maka selama
pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak Tim Pengembang kepada
pihak calon pengguna sistem. Namun demikian, tetap diperlukan periode waktu yang
bersifat khusus guna merealisasikan alih teknologi secara efektif. Karena itu, menjelang
akhir pekerjaan, Tim Pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon
pengguna sistem.
Pelatihan
harus
mencakup:
instalasi
dan
kustomisasi
(pengadministrasian),
pengoperasian, dan pemeliharaan sistem. Peserta yang akan dilatih terdiri atas:
operator, administrator, dan pengguna akhir (end-users).
3. Serahan Pekerjaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan
Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) adalah sebagai
berikut:
1. Laporan Kemajuan Pekerjaan, yang terdiri atas:
a. Laporan Pendahuluan
yang berisikan perencanaan penyelesaian
pekerjaan, jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dan analisa awal terhadap
ruang lingkup pekerjaan. Laporan ini diserahkan paling lambat dua (2)
minggu semenjak penandatanganan Surat Perintah Mulai Pekerjaan
(SPMK) sebanyak 10 (Sepuluh) Copy.
b. Laporan Antara yang berisikan kemajuan pekerjaan Penyelenggaraan
Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data
Banking). Laporan ini diserahkan paling lambat minggu terakhir dibulan
ketiga sebanyak 10 (Sepuluh) Copy
c.
Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan Penyelenggaraan
Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data
Banking) sebanyak 10 (Sepuluh) Copy.
2. Software Aplikasi Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan
Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) yang telah terinstalasi pada
infrastruktur yang ada beserta CD Master Aplikasi sebanyak 15 buah CD-ROM.
3. Dokumentasi Sistem yang terdiri atas:
a. Manual untuk Administrator yang diserahkan bersamaan dengan laporan
akhir
b. Manual untuk Pengguna yang diserahkan bersamaan dengan laporan
akhir
4. Tenaga Ahli
4.1. Kebutuhan Tenaga Ahli
Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan tenaga-tenaga ahli dengan
spesifikasi sebagai berikut:
No
Keahlian/ Jabatan
Pengalaman Kerja Minimal
1
Ahli Pengembangan Sistem Informasi/ Ketua
Tim (Team Leader)
14 tahun untuk lulusan S-1, atau 12 tahun
untuk lulusan S-2/ S-3
2
Ahli Perancangan Sistem Informasi
(System Designer)
12 tahun untuk lulusan S-1, atau 10 tahun
untuk lulusan S-2/ S-3
3
Ahli Perancangan Basis Data
(Data Base Designer)
10 tahun untuk lulusan S-1, atau 8 tahun untuk
lulusan S-2/ S-3
4
Ahli Perancangan Sistem Aplikasi
(Application System Designer)
10 tahun untuk lulusan S-1, atau 8 tahun untuk
lulusan S-2/ S-3
5
Ahli Pemrograman Komputer Senior
(Chief Programmer)
8 tahun untuk lulusan S-1, atau 6 tahun untuk
lulusan S-2/ S-3
6
Ahli Pemrograman Komputer
(Programmer)
6 tahun untuk lulusan S-1, atau 4 tahun untuk
lulusan S-2/ S-3
7
Ahli Pengadministrasian Basis Data
(Data Base Administrator)
6 tahun untuk lulusan S-1, atau 4 tahun untuk
lulusan S-2/ S-3
Setiap tenaga ahli yang ada berjumlah minimal 1 (satu) orang kecuali untuk Team
Leader dengan didampingi oleh staf pendukung atau asisten untuk masing-masing
tenaga ahli yang disesuaikan dengan kebutuhan.
4.2.Tugas Pokok Tenaga Ahli
Berikut ini adalah uraian ringkas mengenai tugas pokok dari setiap tenaga ahli yang
dibutuhkan:
1. Team Leader:
a. Menyusun rencana pelaksanaan pekerjaaan yang di dalamnya mencakup:
sasaran hasil kerja, kegiatan dilaksanakan, pelaksana kegiatan, perangkat
pendukung digunakan, dan waktu pelaksanaan.
b. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem informasi berjalan
c.
Memilih dan menentukan solusi yang tepat guna memecahkan permasalahan
pendataan,
pengolahan
data,
dan
penyajian
data/
informasi,
serta
merumuskannya dalam bentuk kebutuhan, baik kebutuhan di sisi pengguna
(user requirements) maupun kebutuhan di sisi sistem (system requirements).
d. Menentukan ruang lingkup dan batasan serta menyusun konsep dasar sistem
yang akan dikembangkan
e. Memimpin
pelaksanaan
menugaskan,
pekerjaan
mengarahkan,
dari
awal
hingga
mengkoordinasikan,
akhir
dalam
mengendalikan,
arti:
serta
mengawasi pelaksanaan tugas setiap anggota tim.
2. System Designer:
a. Merancang sistem yang akan dikembangkan,
b. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan uji coba operasional, penyusunan
dokumentasi sistem, dan pelatihan bagi para calon pengguna.
3. Data Base Designer:
a. Merancang sistem basis data dari sistem yang akan dikembangkan.
b. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan referensi teknis, dan
pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai sistem basis data.
4. Application System Designer:
a. Mengukur kemampuan, kebiasaan, perilaku, dan animo para calon pengguna
sistem,
b. Merancang sistem aplikasi: tampilan antar-muka, perilaku, dan arsitektur
aplikasi.
c.
Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan referensi teknis, dan
pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai sistem aplikasi.
5. Chief Programmer:
a. Membangun program-program aplikasi utama, berdasarkan rancangan yang
telah ditetapkan oleh para designer.
b. Menugaskan,
mengarahkan,
mengkoordinasikan,
mengendalikan,
serta
mengawasi pelaksanaan tugas setiap programmer.
c.
Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan, dan
pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai instalasi dan pemeliharaan
sistem aplikasi.
6. Programmer:
a. Membangun program-program aplikasi, berdasarkan rancangan yang telah
ditetapkan oleh para designer.
b. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan, dan
pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai pengoperasian program-program
aplikasi.
7. Data Base Administrator:
a. Membangun sistem basis data, berdasarkan rancangan yang telah ditetapkan
oleh data base system designer
b. Melaksanakan kegiatan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan,
dan pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai instalasi dan pemeliharaan
basis data.
5. Pembiayaan Kegiatan
Kegiatan ini diperkirakan membutuhkan biaya sebesar Rp. 467.100.000,- yang
bersumber dari APBN Tahun Anggaran 2007.