Keajaiban KPI Cascading

KEAJAIBAN “KPI CASCADING”
Menjadikan Target Kinerja Perusahaan
Menjadi “Milik Bersama”
Oleh:
Mohammad Utoro, ST, MMpc, ACMc
Industrial Relation Coach
Untuk:
Workshop 3 Hari – Forum HRD Bekasi
Cikarang – 27, 28, 29 November 2013
Key Performance Indicator (KPI) atau Key Success Indicator (KSI), telah banyak membantu
banyak organisasi dan Perusahaan mendefinisikan dan mengukur pergerakan kinerja menuju
tujuan organisasi (organization goals). Melalui KPI, kompleksitas kinerja sebuah organisasi
dan Perusahaan dapat disederhanakan menjadi hanya dengan beberapa indikator-indikator
kunci yang mudah difahami, diukur dan dicapai.
Tetapi dengan hanya memiliki KPI dan Sistem Manajemen Kinerja, apakah sudah cukup?
Bagaimana Sistem Kinerja di Perusahaan Anda berandil dalam peningkatan pencapaian
target Perusahaan? Apakah semangat mencapai target Perusahaan bergema sampai ke
tingkat karyawan paling bawah?
Di tengah situasi dimana kenaikan biaya tenaga tenaga kerja naik cukup signifikan setiap
tahun, bagaimana Sistem Manajemen Kinerja Anda berkontribusi mengantisipasinya?
Bagaimana manajemen kinerja berperan dalam meng-offset kenaikan UMK setiap tahun
yang nilainya signifikan.
Workshop yang sangat singkat ini, berusaha untuk berbagi kiat tentang bagaimana menjaga
kesehatan keuangan Perusahaan melalui pengelolaan manajemen kinerja yang tepat
sasaran, dengan tidak melepaskan sedikitpun peran sumber daya manusia sebagai aspek
penting produktivitas, di tengah situasi ekonomi menantang.
Beberapa survey menunjukkan bahwa manajemen kinerja efektif akan membawa
Perusahaan tetap hidup dan bahkan terus berkembang, di tengah situasi ekonomi yang
secara alamiah menantang setiap tahunnya. Jangan pernah berharap bahwa kondisi
eksternal selalu stabil. Secara alamiah kondisi eksternal tidak akan pernah stabil dengan
siklus yang berpola maupun tidak berpola.
Tugas kita adalah bagaimana meng-efektifkan manajemen kinerja, agar selalu handal
menghadapi goncangan apapun yang terjadi dan Perusahaan tetap hidu/survived.
Manajemen Kinerja seperti apa yang efektif:
KPI berhubungan langsung dengan Strategi Perusahaan
KPI dikomunikasikan sampai ke bawah
KPI Fokus pada Proses dan Dievaluasi periodik.
KPI Menghubungkan Organisasi, Team dan Individu
KPI Membantu Team Memahami Objectives Perusahaan
KPI Mengelola dan Mengembangkan Team
KPI Menciptakan Budaya Berkontribusi dan Inovasi
KPI Fokus pada yang penting dan yang berpengaruh nyata
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 2
Ditengah beban biaya tenaga kerja yang makin menghimpit dan situasi ekonomi yang
fluktuatif, saatnya sekarang memanfaatkan Sistem Manajemen Kinerja sebagai alat pacu
profit Perusahaan Anda.
Tetapi bagaimana caranya?
Apa yang harus dilakukan?
Cara paling bijaksana untuk memulai semua ini adalah dengan mengetahui dimana kita saat
ini dan bagaimana tingkat kesehatan perusahaan ini.
SCORE MODEL Untuk Membantu Memetakan Kondisi Perusahaan Saat Ini
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 3
Bagaimana Anda melihat gejala-gejala yang terjadi di Perusahaan Anda?
Apa penyebab-penyebabnya?
Bagaimana SWOT Analysis Perusahaan Anda Saat ini?
Apa Outcomes Perusahaan yang akan dicapai?
Apa Effect-nya bila Outcomes tercapai?
Gap apa saja yang Anda lihat antara kondisi saat ini dan aspirasi Perusahaan masa depan?
Langkah/Tindakan apa yang harus diambil untuk mengisi Gap?
Sumber daya apa yang diperlukan untuk mendukung Langkah/Tindakan?
Latihan SCORE Model.
KPI Cascading Process adalah langkah penjabaran strategi menjadi KPI, penjabaran KPI
menjadi target kinerja departmen, Team dan individu, proses komunikasi KPI, serta evaluasi
periodik pencapaian kinerja dalam bentuk visual management.
Gambar di bawah adalah contoh proses penjabaran KPI ke bawah.
Bagaimana KPI Cascading Bekerja?
Melalui KPI Cascading secara tidak langsung Perusahaan telah membuka diri untuk
kontribusi dan pelibatan optimal dari seluruh karyawan. Dari kacamata psikologis, unsur
elemen utama tanggung jawab adalah : kontribusi dan dilibatkan. Sehingga secara gradual
dan di bawah sadar, Karyawan akan mulai merasa memiliki dan mencintai Perusahaan-nya
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 4
dan pada ujungnya akan memiliki satu sistem kesatuan pikiran, perasaan, perkataan dan
tindakan.
KPI Cascading dilaksakan sesuai dengan Struktur Organisasi yang Berlaku, diuraikan ke level
organisasi yang lebih bawah sesuai dengan Job Description.
KPI1
KPI1.1
KPI1.1.1
KPI1.1.2
KPI 1.2
KPI 1.2.1
Lakukan latihan Score Model untuk masing-masing PIC.
KPI Cascading melalui seluruh prosesnya dapat dipakai untuk:
1. Melakukan evaluasi periodik berdasarkan fakta dan kinerja yang adil, dapat dipercaya
dan tidak menimbulkan konflik subyektifitas.
2. Mengidentifikasi kebutuhan kompetensi dan membuat rencana pengembengan
karyawan dan Perusahaan.
3. Menumbuhkan budaya kinerja produktif dan rasa tanggung jawab dalam bekerja.
4. Menciptakan sebuah model dialog kinerja yang setara dan saling menghormati.
5. Memastikan bahwa tindakan dan keputusan yang diambil adalah yang paling penting
dan berhasil guna.
Metode ini telah dan terus diaplikasikan di berbagai Perusahaan dan menghasilkan
pertumbuhan kinerja di atas 50% dalam setahun. Di beberapa Perusahaan bahkan, dengan
implementasi yang konsisten, pertumbuhan kinerja bisa mencapai lebih dari 100% dan
tercipta beberapa diversifikasi bisnis yang membuat Perusahaan tetap eksis dan survived ,
ditengah gelombang tantangan bisnis yang terus meningkat.
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 5
Pengawalan Implementasi KPI harus dilaksanakan untuk memastikan bahwa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Target Perusahaan Tercapai
Penanggung Jawab terdukung
Sumber Daya Tersedia
Kendala diperjalanan terantisipasi.
Perubahan eksternal terantisipasi.
Reward dan celebration dilakukan dengan akurat dan adil.
Kebersamaan menghasilkan kekuatan
Budaya baru Produktif Tercipta.
Langkah-Langkah Pengawalan:
1.
2.
3.
4.
5.
Visual Management
Coaching and Facilitation
Performance Review
Catch-Up Plan
Reward & Celebration
1. Visual Management
Adalah pengelolaan secara visual pencapaian target kinerja, analog dengan indikator di
dash board mobil.
Teori Repetisi mengatakan bahwa melihat kinerja secara visual selama 21 hari berturutturut akan kebiasaan. Kebiasaan yang didukung pemikiran positif dan keyakinan (yang
diperoleh dari proses coaching/facilitation) akan menjadikan value/nilai yang diyakini
yang akan dipakai sebagai landasan hidup untuk mencapai tujuan hidup.
Dengan pengungkapan visual maka:
Mudah diingat
Mudah dimengerti
Melibatkan emosi
Visual = “ribuan kata”
2. Coaching and Facilitation
Coaching adalah:
a. Seni mem-fasilitasi Perorangan atau Organisasi, Menuju hasil spesifik yang
disepakati, Melalui Percakapan Khusus.
b. Yang Melibatkan Pikiran, Perasaan, Keyakinan & Makna-makna.
c. Mengidentifikasi dan Mobilisasi Sumber Daya Internal dan Eksternal
d. Untuk Mengembangkan, Membebaskan dan Mewujudkan Potensi/Kekuatan
Client untuk Mewujudkan Tujuan-Tujuan Hidupnya.
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 6
3. Performance Review
4. Catch-Up Plan
Adalah perubahan rencana disebabkan karena adanya:
a. Perubahan situasi & kondisi eksternal dan/atau internal.
b. Beberapa Target tidak tercapai.
c. Peluang untuk mencapai target yang lebih tinggi.
Gap Target - Actual
++
+
0
--
Catch Up Plan
Celebration ++, Penyesuaian Stream Kinerja Lain
Celebration +, Penyesuaian Stream Kinerja Lain
Normal
Root Cause Analysis (RCA)
action tambahan
Review Resources, Tindakan RCA Penyesuaian
5. Reward & Celebration
a.
b.
c.
d.
e.
Reward dan Celebration perlu dilihat secara akurat dan adil.
Reward dan Celebration disepakati dari awal, berdasarkan pencapaian target.
Harus dilakukan Cost & Benefit Analysis sebelum dilaksanakan.
Dikomunikasikan untuk memotivasi.
Tidak masuk dalam struktur gaji/upah.
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 7
Coaching & Facilitation Model
WFO Model
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 8
1. Kenaikan UMK Tahunan Mempengaruhi Struktur Biaya Perusahaan
Contoh Umum Income Statement:
Komponen
Rendah
Normal
Baik
Material Cost
Labor & Benefit
Overhead
Operating Profit
Total
55%
20%
20%
5%
100%
55%
15%
20%
10%
100%
15%
10%
20%
15%
100%
Bila biaya tenaga kerja berubah, maka struktur biaya berubah. Untuk mempertahankan
operating profit yang tetap, maka diperlukan penyesuaian-penyesuaian.
2. Langkah-Langkah Logis Untuk Mengimbangi Kenaikan Biaya UMK
Langkah Penyesuaian
Tingkat Kesulitan & Biaya
Menaikkan harga jual
Menurunkan harga material
Optimalisasi SDM
Menurunkan Overhead
Perubahan Teknologi Mesin
Mengurangi Pemborosan
Peningkatan Kapasitas SDM
Peningkatan Produktivitas Mesin
Peningkatan Produktivitas SDM
Tinggi
Medium Tinggi
Medium Tinggi
Medium Tinggi
Medium Tinggi
Rendah Medium
Rendah Medium
Medium
Medium
Dan masih banyak langkah penyesuaian lain yang bisa dilakukan sesuai dengan sifat dan
klasifikasi industri.
3. Perlu Pendekatan Inovatif dan Kreatif untuk Menemukan Solusi
yang Tepat
a. Gunakan SCORE Model untuk menemukan langkah-langkah inovatif penyesuaian
biaya. Gunakan WFO untuk menemukan sasaran spesifik.
b. Pemberdayaan Potensi SDM melalui Coaching & Facilitation
c. Buat Rencana Tindakan Strategis.
d. Implementasi KPI Cascading untuk memastikan pencapaian hasilnya.
e. TIDAK ada solusi ONE FITS ALL.
f. Solusi terbaik ada di dalam Perusahaan dan Potensi Karyawan.
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 9
g. Menumbuhkan keterlibatan karyawan dan kebebasan berkreasi akan menciptakan
solusi-solusi inovatif. Ide sekecil apapun, dari siapapun adalah bernilai.
h. Suasana kebersamaan dan saling dukung akan meyuburkan ide-ide.
i. Budaya Teladan dari Atas akan meningkatkan kinerja berlipat-lipat.
j. Bebrapa kalangan karyawan termotivasi dengan reward & celebration. Beberapa
karyawan lain termotivasi karena dikembangkan/diberi tantangan. Penciptaan
sistem reward yang fleksibel menyentuh hati akan lebih efektif.
k. Manager adalah Leader. Management dan Leadership perlu diterapkan secara
bersama.
SELAMAT BERKREASI DAN BERINOVASI UNTUK MASA
DEPAN PERUSAHAAN YANG LEBIH BAIK
KEAJAIBAN KPI CASCADING - Halaman 10