langsung

PENGELOLAAN STRUKTUR ORGANISASI
DAN TUGAS
IKHTISAR





Bagaimana mengelompokkan tugas/pekerjaan yang
memotivasi dan memuaskan karyawan
Mengapa perlu melakukan sentralisasi atau desentralisasi
otoritas.
Tipe-tipe struktur organisasi yang dapat Manajer rancang
dan mengapa mereka memilih satu dari pada yang lainnya.
Mengapa Manajer perlu mengkoordinasikan dan
mengintegrasikan pekerjaan, fungsi, dan divisi sebagai
sebuah organisasi yang tumbuh.
Mengapa manajer menggunakan aliansi strategis dan
networks untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas
tanpa menambah struktur dan biaya.
MENGAPA MEMPELAJARI STRUKTUR
Manajer harus memungkinkan sumber daya manusia
menyelesaikan pekerjaannyadengan cara yang paling efisien
dan efektif dengan mengambil struktur yang paling cocok
dengan sumber daya internal dan lingkungan eksternal (SWOT:
look in, look out).
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur, sistem kontrol, budaya dan
manajemen sumber daya manusia
merupakan sistem yang secara bersamasama menentukan bagaimana efisien
dan efektif-nya sebuah organisasi
menggunakan sumber daya-nya.
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI

Organizing – Pengaturan


Proses dimana manajer memilih sebuah jenis struktur
tertentu yang membangun hubungan kerja di antara
karyawan untuk mencapai target/tujuan.
Organizational Structure  Struktur Organisasi

Sistem formal hubungan kerja dan pelaporan yang
menunjukkan bagaimana pekerja menggunakan sumber
daya.
FAKTOR-FAKTOR PENGARUH
Organizational
Strategy
Organizational
Environment
Determine the design of
organizational strucutre
Technology
Human
Resources
PERANCANGAN PEKERJAAN

Job Design  Rancangan Pekerjaan

Proses dimana manajer memutuskan bagaimana membagi
pekerjaan ke dalam pekerjaan khusus/spesifik.


Divisi pekerja yang bersesuaian dihasilkan dalam kondisi kerja yang
efektif dan efisien.
Job Simplification  Penyederhanaan Pekerjaan

Proses pengurangan tugas dari pekerja yang
menjalankannya.

Terlalu banyak penyederhanaan dapat menyebabkan kejenuhan.
PERANCANGAN PEKERJAAN

Job Enlargement


Peningkatan jumlah tugas dalam pekerjaan untuk
mengurangi kejenuhan.
Job Enrichment

Peningkatan kedalama (depth) atau keluasan (breadth)
tanggung jawab pekerja yang meningkatkan
keterlibatannya..
JOB CHARACTERISTICS MODEL
JR Hackman dan GR Oldham
Job Characteristic
Skill variety
Employee uses a wide range of skills.
Task identity
Worker is involved in all tasks of the job
from beginning to end of the production
process
Task significance
Worker feels the task is meaningful to
organization.
Autonomy
Employee has freedom to schedule tasks
and carry them out.
Feedback
Worker gets direct information about how
well the job is done.
THE JOB CHARACTERISTICS MODEL
Job Characteristics
Psychological State
PENGELOMPOKAN PEKERJAAN KEPADA FUNGSI
Functional Structure  Struktur Fungsional


Struktur organisasi yang terdiri dari seluruh departemen yang
diperlukan organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa.
Kelebihan
Mendorong pembelajaran dari orang lain yang mengerjakan tugas
yang mirip.
 Mudah bagi manajer untuk memantau dan mengevaluasi
pekerjaan.


Kerugian
Sulit untuk departemen untuk berkomunikasi dengan yang lainnya
(chimneys)
 Terlalu sibuk dengan departemen-nya dan kehilangan arahan ke
targe organisasi
 Memerlukan corporate plan menyatu dan cross-departmental teams
untuk mendobrak tembok penghalang

DIVISIONAL STRUCTURES
Divisional Structure  Struktur Divisi

Struktur organisasi yang terdiri dari masing-masing unit
bisnis terpisah yang menaungi fungsi-fungsi yang perlu
untuk memproduksi barang tertentu untuk pelanggan
tertentu
Divisi dibentuk lebih kecil, mengelola bagian dari perusahaan.
 Divisimembangun business-level strategy untuk bersaing.
 Manajer Fungsi melapor kepada Manajer Divisi yang melapor
kepada corporate management.
 GE (a diversified conglomerate) adalah salah satu contoh dari jenis
korporasi seperti ini.

DIVISIONAL STRUCTURES
CORPORATE LEVEL
BUSINESS OR DIVISION LEVEL
GE
Aircraft
FUNCTIONAL LEVEL
GE
Financial
Service
GE
Lighting
GE
Motor
GE
Plastics
NBC
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Product Structure  Struktur Produk

Customer dilayani oleh divisi tersendiri yang menangani
type khusus dari barang atau jasa (seperti mesin jet atau
mobil mewah/antik).
Memungkinkan Manajer Fungsi menjadi spesialis pada satu produk.
 Manajer Divisi menjadi pakar pada areanya
 Menghilangkan semua keperluan untuk upervisi langsung oleh
Manajer Corporate (corporate hanya menelusuri KPI sebagai
customer satisfaction index atau ROI)
 Manajemen Divisi memperbaiki penggunaan sumber daya

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Geografis

Masing-masing region, nagara atau wilayah dengan
customer yang berbeda kebutuhannya dilayani oleh divisi
lokal dan tersendiri yang menghasilkan produk untuk
memenuhi kebutuhannya.
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Pasar (Customer)


Setiap customer dilayani oleh divisi tersendiri
Global market (customer) structure
Customers di region yang berbeda membeli produk yang mirip maka
perusahaan dapat menempatkan manufacturing facilities dan
product distribution networks yang terbaik.
 Perusahaan yang menggunakanglobal strategy akan menggunakan
jenis struktur seperti ini.

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Matriks

Struktur organisasi yang secara simultan mengelompokkan
orang dan sumber daya berdasarkan fungsi dan produk
Dihasilkan dalam complex network dari superior-subordinate
reporting relationships
 Struktur sangat fleksibel dan dapat merespon perubahan
kebutuhan dengan cepat.
 Setiap karyawan mempunyai dua atasan (functional manager dan
product manager) dan kemungkinan tidak akan memuaskan
keduanya.

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Tim Produksi



Anggota Tim secara permanen ditugaskan ke dalam Tim
dan dikuasakan untuk membawa produk ke pasar.
Menghindari problems two-way communication dan konflik
dari permintaan dari atas Tim Fungsional dan Tim Produk.
Cross-functional team terdiri dari grup para manajer dari
berbagai departemen berbeda yang bekerja sama
menjalankan tugas organisasi.
HYBRID STRUCTURES
Struktur Hybrid

Struktur dari sebuah organisasi besar yang mempunyai
banyak divisi dan secara simultan menggunakan struktur
organisasi yang berbeda.
Manajer dapat memilih struktur terbaik untuk divisi tertentu—
sebuah divisi mungkin menggunakan Struktur Fungsional, yang
lainnya mungkin struktur geografis.
 Kemampuan untuk memecah organisasi besar menjadi yang lebih
unit membuatnya lebih mudah untuk dikelola.
 Customized, complex dan confusing, tetapi dapat dibentuk untuk
dijalankan jika menajamen pusat menggunakan KPI untuk menilai
hasil kinerja.

PENGKOORDINASIAN FUNGSI: ALOKASI OTORITAS

Otoritas


Kekuatan untuk menahan bertanggung jawab
(accountable) untuk tindakan-tindakan mereka dan
membuat keputusan berkenaan dengan
penggunaan sumber daya organisasi.
Otoritas Hirarki

Rantai komando organisasi, lebih khususnya
sebagai otoritas relatif setiap manajer.
TALL AND FLAT ORGANIZATIONS

Tall structures mempunyai banyak tingkat (level)
otoritas dan spans of control yang sempit.



Dapat memperlambat pengambilan keputusan dan
implementasinya
Dapat memutarbalikkan komunikasi seperti mereka berada
di bawah
Flat structures mempunyai tingkat (level) yang lebih
sedikit dan spans of control yang lebar.


Menciptakan pengambilan keputusan dan komunikasi yang
cepat namun dapat menyibukan manajer
Membutuhkan garis pemantauan yang baik
STRUKTUR ORGANISASI

Manajer harus mengevaluasi dengan cermat:



Apakah organisasi mempunyai jumlah middle managers
yang tepat?
Dapatkah management levels dikurangi?
Sentralisasi dan desentralisasi Otoritas

Desentralisasi otoritas ke bawah, menciptakan organisasi
yang lebih flat.
Berjalan dengan baik pada lingkungan yang dinamis, kompetisi
tinggi yang memerlukan kecepatan dan fleksibilitas
 Lingkungan yang stabil lebih cocok sentralisasi otoritas karena
prediktibilitas yang tinggi dan perubahan yang lambat tidak
memerlukan respon dan adaptasi yang cepat.

SISI LAIN DESENTRALISASI
Decentralisasi mebuyarkan kontrol. Hal ini dapat
menyebabkan hilangnya kesatuan tujuan, kehilangan
kesamaan arah dan fokus.
Rule of thumb: Desentralisasi organisasi secara ekstrim
memerlukan budaya yang kuat sehingga setiap orang
memiliki gyroscope yang tertanam– semua menunjuk
ke arah yang sama. Replace external (management)
control with internal (corporate DNA) control.
STRATEGIC ALLIANCES

Strategic Alliance


Perjanjian dimana manajemen mengumpulkan atau
membagi sumber daya dan ‘know-how’ perusahaan dengan
perusahan lainnya dan dua perusahaan berbagi rewards
dan resiko untuk memulai suatu usaha
Network Structure:


Rangkaian dari strategic alliances yang sebuah organisasi
ciptakan dengan suppliers, manufacturers, dan distributors
untuk menghasilkan dan memasarkan produk.
Network structures memungkinkan perusahaan membawa
sumber daya bersama-sama ke dalam a boundary-less
organization.
AKHIR SLIDE