organisasi dan manajemen

Oleh
Merkuria Karyantina,SP.,MP.
KARAKTERISTIK ORGANISASI
Memiliki tujuan tertentu
2. Memiliki orang-orang
3. Mengembangkan struktur agar anggota dapat
melaksanakan pekerjaan dengan mudah
4. Memiliki sistem dan prosedur
1.
Organisasi : suatu pengaturan orang-orang yang
sengaja untuk mencapai tujuan tertentu
MANFAAT ORGANISASI
Mengubah kehidupan masyarakat
2. Sebagai penuntun pencapaian tujuan
3. Menawarkan karier
4. Sebagai cagar ilmu pengetahuan
1.
DEFINISI MANAJEMEN
Harold Koontz & Cyril O’Donnel, manajemen adl
usaha utk mencapai suatu tujuanb tertenti melalui
kegiatan orang lain. Manajer : mengkoordinir
sejumlah aktivitas org lain yg meliputi perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian
2. R.Kelly, suatu proses khas yg terdiri dari tindakantindakan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengendalian yg dilakukan utk
menentukan serta mencapai sasaran yg telah
ditentukan melalui pemanfaatan Sumber daya
1.
3. James F. Stoner : proses perencanaan,
pengorganisasian dan penggunaan SD organisasi
lainnya agar mencapai tjuan organisasi yg telah
ditetapkan
Dalam organisasi/manajemen tidak hanya dituntut
untuk mengejar TUJUAN SEMATA, tetapi bagaimana
tujuan bisa dicapai dengan cara
 Efektif
 Efisien
ARTI MANAJEMEN
Proses kegiatan
2. Suatu ilmu dan seni
3. Profesi (menggunakan keahlian tertentu)
4. Kumpulan orang untuk mencapai tujuan
1.
FUNGSI MANAJEMEN (Henry Fayol)
Perencanaan : menentukan tujuan serta sasaran yg
ingin dicapai
2. Pengorganisasian : pemberian perintah,
pengalokasian SD serta pengaturan kegiatan secara
terkoordinir utk menerapkan rencana
3. Pengarahan : menumbuhkan semangat pd
karyawan agar dapat bekerja keras dan giat serta
membimbing mereka dalam melaksanakan rencana
4. Pengendalian : melihat apakah kegiatan organisasi
sudah sesuai dengan rencana
1.
BIDANG-BIDANG MANAJEMEN
Bidang Pemasaran, aspek yang dikaji
 Perencanaan produk
 Penetapan harga
 Mengembangkan periklanan
Memiloih saluran distribusi
2. Bidang Keuangan : mengatur kebutuhan finansial.
Tugas utama : mencari sumber pendanaan dan
mengalokasikan dana yg diperoleh
1.
3. Bidang Operasional : mengatur kegiatan yg
diperlukan bagi terselenggaranya proses produksi.
Tugas utama
 Perencanaan produk
 Perencanaan luas produksi
 Perencanaan lokasi pabrik
 Perencanaan layout mesin-mesin
 Perencanaan bahan baku
 Perencanaan tenaga kerja
 Pengawasan kualitas
4. Bidang Sumber Daya Manusia, meliputi
 Penarikan tenaga kerja yg berkualita
 mengembangkan Tenaga kerja yg berkualitas
 mempertahankan tenaga kerja yg berkualitas,
mengelola penahanan dan pergantian, penilaian
kinerja
Oleh
Merkuria Karyantina,SP.,MP.
 Manajer : Setiap orang yg mempunyai tanggung jawab
atas bawahan dan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya
KLASIFIKASI :
1.
Menurut tingkatannya dalam organisasi
a. Manajer puncak (top)
b. Manajer madya (middle)
c. Manajer bawah (first line)
2. Menurut sifat aktivitasnya (fungsi dalam organisasi)
a. Manajer-manajer umum
b. Manajer fungsi (marketing, SDM, Keuangan dll)
TINGKATAN
First-line manajer : memimpin dan mengawasi
tenaga operasional (supervisor, kepala departemen,
mandor)
2. Middle manajer : mengawasi beberapa unit kerja
dan menerapkan rencana sesuai dengan tujuan dan
tingkatan yg lebih tinggi (kepala klinik, dekan,
manajer pabrik)
3. Top manajer : menetapkan tujuan, strategi dan
kebijakan perusahaan umum, yg kemudian
diterjemahkan lebih spesifik olej manajer bawahnya
(chief executive officer, president & vice president)
1.
Manajer Fungsional : mempunyai tanggung jawab hanya
atas satu unit kegiatan organisasi
Manajer Umum : mengatur, mengawasi dan
bertanggung jawab atas satuan kerja
keseluruhan/divisi operasi yang mencakup
semua/beberapa kegiatan-kegiatan fungsional satuan
kerja
PERAN – PERAN MANAJER
(Henry Mintzberg, 1960)
Peran Interpersonal
 Melaksanakan tugas yg melibatkan semua
karyawan di dalam & luar organisasi
 Memelihara jaringan hubungan luar
2. Peran informasional
 Menerima, mengumpulkan dan menyebarkan
informasi
1.
3. Peran memutuskan
 Mengawali & mengawasi proyek baru
 Menangani gangguan
 Bertanggung jawab untuk membagi SDM
 Mendiskusikan dan tawar menawar dengan
kelompok lain
KETRAMPILAN MANAJER :
: kemampuan menerjemahkan pengetahuan ke dalam praktek
sehingga tercapai tujuan yg diinginkan
Ketrampilan teknis : menggunakan keahlian khusus
dalam tugas
2. Ketranpilan kemanusiaan : bekerjasama dengan
orang lain
3. Ketrampilan konseptual : melihat situasi secara luas
serta mampu memecahkan persoalan
1.
TUGAS-TUGAS MANAJER
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Bekerja dengan dan melalui orang lain
Memadukan dan menyeimbangkan tujuan yg saling
bertentangan & menetapkan prioritas
Bertanggung jawab & mempertanggungjawabkan
Harus berpikir secara analitis & konseptual
Mediator
Politisi
Diplomat
Mengambil keputusan sulit
Oleh
Merkuria Karyantina,SP.,MP.
I. MANAJEMEN ILMIAH
 Dimulai akhir abad yang lalu : mencari &
mengembangkan cara-cara baru utk mengelola suatu
perusahaan
PERAN MANAJER
1. Pentingnya peranan manajer dalam
menggerakkan & meningkatkan produktivitas
perusahaan
2. Pengangkatan & pemanfaatan tenaga kerja
dengan persyaratannya
3. Tanggung jawab kesejahteraan pegawai
4. Kondisi yg cukup utk meningkatkan
produktivitas kerja
5. Menentukan pilihan kebijakan perusahaan
6. Reformis dalam memperbarui persyaratan kerja,
kondisi kerja, hari standar kerja
7. Tanggung jawab thd kesejahteraan karyawan
8. Pembagian kerja di antara pegawai
1. Robert Owen (1771-1858) : peranan SDM sbg
PENCETUS
kunci keberhasilan perusahaan
2. Charles Babage (1792-1971) : Pembagian Tenaga
Kerja (spesialisasi)
3. Frederick W.Taylor : semakin tinggi prestasi
kerja, akan semakin tinggi upah yang diterima
4. Henry L.Gant (1891-1919) : Kerjasama manajerkaryawan, seleksi ilmiah pegawai, sistem bonus
Sumbangan :
1. Peningkatan produktivitas didukung oleh sistem
pembagian kerja, spesialisasi
2. Efisiensi kerja
Keterbatasan :
1. Penggunaan teknologi mengurangi penggunaan
Tenaga Kerja
2. Tenaga kerja kurang mendapat perhatian sosial
II. MANAJEMEN KLASIK
Henry Fayol (1841-1925) : Bapak Manajemen
Operasional. Kelompok tugas : technical,
commercial, financial, security, Akuntansi, Tugas
manajerial
2. James D.Mooney, kaidah dalam menetapkan
organisasi : koordinasi, prinsip skalar, Prinsip
fungsional (pendelegasian), prinsip staff
1.
3. Mary Parker Follet (1868-1933) : mekanisme
dimana individu beraneka ragam dapat
menggabungkan bakat yg dimiliki utk mencapai
sesuatu yg lebih baik
4. Chaster I.Barnard (1886-1961) : bawahan
menerima perintah hanya bila mereka
memahami dan mampu serta berkeinginan utk
menuruti atasan
III. PENDEKATAN HUBUNGAN MANUSIA
Dimulai sejak 1930, pupoler tahun 1950 an : manajemen
yg banyak memberikan perhatian thd hubungan
kemanusiaan kepada karyawan
Pendapat : di tempat kerja orang berusaha utk
memuaskan kebutuhan sosialnya, memberikan reaksi
atas tekanan dari kelompok serta berusaha memenuhi
kebutuhan pribadi
Mayo dkk menyimpulkan :
1. Suasana kelompok, pekerja saling menciptakan
hubungan sosial yg mendukung
2. Pengawasan lebih partisipatif
Sumbangan :
1. Perhatian thd para karyawan akan memberikan
keuntungan
2. Perhatian manajer thd proses kelompok utk
melengkapi perhatian thd masing-masing
karyawan scr individu
Keterbatasan ;
1. Perbaikan kondisi kerja dan kepuasan karyawan
tidak menghasilkan peningkatan produktivitas
yg relevan
2. Lingkungan sosial hanya salah satu dari beberapa
faktor yg mempengaruhi produktivitas
IV. PENDEKATAN MANAJEMEN MODERN
Anggapan : manusia memiliki kebutuhan yg
beraneka ragam dan mengalami perubahan yg
begitu cepat shg tidak ada satu cara/pendekatan
yg dapat digunakan pd seluruh situasi
Konsep utama
1. Teori Perilaku : individu per individu, antar
kelompok-kelompok individu. Antar kelompok
sosial
2. Teori Kuantitatif (management science), dpt
dipertanggungjawabkan keilmiahannya
V. PENDEKATAN SISTEM MANAJEMEN
Manajemen dipandang sbg suatu sistem terbuka yg
berinteraksi dg lingkungannya
Lingkungan merupakan tempat asal sumber daya
sekaligus umpan balik dari pelanggan
PERKEMBANGAN TEORI
MANAJEMEN
1.
2.
3.
4.
5.
Dominan
Divergence : berkembang melalui jalurnya sendiri
Convergence : aliran mjd sepaham
Sintesa : berintegrasi
Proliferation : muncul lebih banyak aliran
Oleh :
Merkuria Karyantina,SP.,MP.
Lingkungan organisasi : kekuatan-kekuatan yang
mempengaruhi (langsung/tidak langsung) thd kinerja
organisasi
Lingkungan menurut Robbins & Coulter (1999) :
lingkungan merujuk pada lembaga / kekuatan yg
berada di luar organisasi tsb dan secara potensial
mempengaruhi kinerja organisasi
LINGKUNGAN EKSTERNAL LANGSUNG
Kekuatan yg berada di luar kemampuan/kendali
perusahaan yg mempengaruhi scr langsung thd
kinerja organisasi dan manajemen
1. Pemasok
2. Pelanggan (keinginan berbeda-beda)
3. Lembaga keuangan
4. Pesaing
5. Pemerintah
LINGKUNGAN UMUM PERUSAHAAN
Lingkungan berpengaruh scr tidak langsung thd kinerja
organisasi & hampir semua organisasi dipengaruhi
oleh lingkungan tsb
1. Demografi (struktur umur, peluang kerja)
2. Ekonomi (pendapatan)
3. Alam
4. Politik (kebijakan pemerintah)
5. Sosial & budaya
LINGKUNGAN INTERNAL PERUSAHAAN
Kekuatan yg ada dalam organisasi itu sendiri & sifatnya
dapat dikontrol oleh manajemen
1. Pekerja/karyawan (perbedaan kepentingan)
2. Dewan komisaris
3. Pemegang saham
HUBUNGAN LINGKUNGAN DAN ORGANISASI
James D.Thomson :
 Tingkat perubahan (stabil, dinamis)
 Tingkat homogenitas (sederhana, kompleks)
Strategi menghadapi perubahan lingkungan dan
ketidakpastian :
1. Penyesuaian thd perubahan lingkungan
2. Pemantauan lingkungan scr tidak langsung
3. Mempengaruhi lingkungan langsung
MANAJEMEN DAN GLOBALISASI
Manajer tidak hanya bekerja dlm lingkungan internal
dan eksternal domestik, tetapi jg mempertimbangkan
pengaruh kekuatan global.
Unsur pokok agar bs kompetitif dlm ekonomi global :
1. Strategi, struktur dan persaingan perusahaan
2. Kondisi permintaan
3. Faktor kondisi
4. Industri terkait dan pendukung
Oleh :
Merkuria Karyantina,SP.,MP.
Merupakan salah satu fungsi yg memegang peran
yg sangat penting dan bahkan sangat
menentukan dalam mencapai tujuan organisasi
HAKIKAT & PENTINGNYA PERENCANAAN
Hakikat : Pemilihan saat ini thd kondisi masa depan yang
kita kehendaki, beserta langkah-langkah yg kita perlukan
untuk mewujudkan kondisi tsb
Perencanaan diartikan : suatu proses menetapkan tujuan dan
sasaran, menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan
dilakukan, & mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai
tujuan masa depan yg telah ditetapkan sebelumnya
Aspek perencanaan :
1. Menyangkut masa yg akan datang
2. Menyangkut tindakan
3. Memiliki serangkaian tindakan pd masa yg
akan datang yg akan diambil oleh
perencana
Perencanaan yang baik merupakan cermin dari
manajemen yg baik. Manajemen dan organisasi
yang baik inilah yg menjanjikan hasil yang baik
PERANAN PERENCANAAN
1.
2.
3.
4.
5.
mengkoordinirkan usaha-usaha
Mengatasi perubahan
Pengembangan manajer
Pengembangan standar kerja
Perencanaan mengurangi ketidakpastian
JENIS PERENCANAAN
Perencanaan Jangka Panjang (strategis) dan jangka
pendek (operasional)
2. Perencanaan Strategis (alokasi SD, tujuan
organisasi) dan Perencanaan Operasional (produksi,
pemasaran)
3. Perencanaan sekali pakai (anggaran, proyek,
program) dan perencanaan tetap (kebijakan,
prosedur, atura)
1.
PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN
1. Merumuskan misi dan tujuan. Misi
mengidentifikasi bidang usaha organisasi
2. Memahami keadaan saat ini
3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan
penghambat tercapainya tujuan
4. Menyusun rencana, kegiatan utk mencapai
tujuan
Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas ttt
yg saling berkaitan utk mencapai tujuan yg telah
PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
1. Pendekatan perencanaan inside-out dan
outside-in
Perencanaan inside-out : memfokuskan pd apa
yg telah dilakukan namun mengusahakan utk
melakukan yg terbaik yg dpt dilakukan
Perencanaan outside-in :mencoba menganalisa
lingkungan eksternal & membuat perencanaan
utk mengeksploitasi kesempatan dan
meminimisasi permasalahan yang terjadi
2. Pendekatan perencanaan top-down dan
bottom-up.
3. Perencanaan kontingensi : meliputi
perencanaan alternatif yg menyebabkan
tindakan yg dapat diterapkan dan saat
perencanaan orisinil tidak sesuai karena
perubahan keadaan
EFEKTIVITAS PERENCANAAN
Hambatan dalam pengembangan rencana yg efektif :
1. Penolakan dari dalam diri perencana terhadap
penetapan tujuan dan pembuatan rencana utk
mencapainya
2. Keengganan yg lazim dari para anggota
organisasi/karyawan utk menerima rencana
karena perubahan yang akan ditimbulkan
Oleh :
Merkuria Karyantina,sp.,mp.
www.merkuriakaryantina.wordpress.com
Misi Perusahaan : pernyataan/rumusan umum
yang luas dan bersifat tahan lama, tentang
keinginan/maksud organisasi
PT. ANTAKOWISENA
 PT. ANTAKOWISENA berdiri sejak tahun 1990, adalah perusahaan
perdagangan alat pertanian dan produk-produk pendukung pertanian
seperti : Benih Tanaman/ sayuran, Pupuk, Pestisida, Polybag, Karung
Plastik dan power sprayer serta peralatan dan perlengkapan pertanian
lainnya.
Visi Perusahaan: Menjadi Partner Terbaik Bagi Masyarakat Pertanian
Untuk Mencapai Kesejahteraan yang berkesinambungan.
Misi Perusahaan: Memberikan Solusi Terbaik Penyediaan Sarana Agro
Input Pertanian, Perikanan, Peternakan, Perkebunan dan Kehutanan.
PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO)
 VISI PERUSAHAAN
Pelayanan dan kepuasan pelanggan sebagai kata kunci seluruh aktivitas
perusahaan harus menjadi budaya dan etika setiap elemen perusahaan dalam
pelaksanaan tugasnya, sebagaimana yang tercermin dalam visi dan misi
perusahaan
 MISI PERUSAHAAN
Mewujudkan visi perusahaan melalui peningkatan realisasi komitmen
perusahaan kepada mitra, pelanggan, kepentingan nasional, pemilik,
masyarakat pelabuhan, dan anggota perusahaan.
SUCOFINDO
 Misi Perusahaan
Mengurangi risiko pelanggan dalam kegiatan perdagangan, investasi dan
industri dengan memastikan kesesuaian terhadap standard, hukum dan peraturan yang
berlaku.




Visi Perusahaan
Menjadi Perusahaan inspeksi, testing dan jasa terkait lainnya yang terkemuka di kawasan
ASEAN.
Menjadi mitra bisnis dalam mitigasi risiko, dengan mengutamakan pemenuhan
komitmen dan kualitas pelayanan yang dapat diandalkan
Memiliki karyawan dan pegawai yang professional, berpengetahuan serta bermutu yang
dihargai dengan baik
Memberikan nilai yang optimal kepada pemegang saham dan memperoleh pendapatan
di atas rata-rata industri
Tujuan Perusahaan :
 Menentukan apa yang harus dilakukan
 Mengembangkan rencana yang efektif
 Menentukan sasaran
 Menilai hasilnya
JENJANG PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Tingkat korporasi (dewan direksi dan eksekutif
kepala)
2. Strategi kompetitif
3. Tingkat fungsional
1.
PROSES MANAJEMEN STRATEGI :
Analisis lingkungan : mengidentifikasi peluang yg
harus segera mendapat perhatian serius
2. Misi dan Tujuan Perusahaan :
1.
3. Perumusan strategi, sejumlah tindakan yg
teritegrasi dan terkoordinasi yg diambil utk
mendayagunakan kompetensi inti serta
memperoleh keunggulan bersaing
4. Penerapan strategi, strategi pengelolaan
bermacam-macam S.D. organisasi dan
manajemen yg mengarahkan & mengendalikan
pemanfaatan sumber daya perusahaan
5. Evaluasi dan pengendalian, membandingkan antara
hasil-hasil yg diperoleh dengan tingkat pencapaian
tujuan
Tujuan organisasi : sesuatu yg ingin dicapai dengan
segala kemampuan yang dimiliki oleh organisasi
tersebut.
Fungsi :
1. Landasan operasional bagi kegiatan organisasi
2. Tolok ukur/pedoman dalam menilai keberhasilan
FAKTOR YG MEMPENGARUHI PERUMUSAN TUJUAN
Tujuan-tujuan perusahaan sebelumnya
2. Sumber-sumber yg dimiliki perusahaan
3. Sistem penilaian dari eksekutif puncak
4. Kekuatan dalam lingkungan
1.
JENIS-JENIS TUJUAN PERUSAHAAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Profitabilitas
Produktivitas
Posisi bersaing
Pengembangan karyawan
Kepemimpinan Teknologi
Tanggung jawab sosial
MANAJEMEN BY OBJECTIVE (MBO)
Metode penetapan tujuan secara partisipatif (Peter
Drucker – The Practice of Management)
Pedoman :
1. Saling bertemu dan membahas sasaran
2. Menetapkan sasaran yg akan dicapai
3. Saling bertemu (evaluasi)
 Hal yang diperhatikan
1. Penetapan tujuan puncak (dapat diukur dan
2.
3.
4.
5.
jelas)
Komitmen manajemen puncak
Partisipasi
Review prestasi
komunikasi
 Keunggulan MBO :
1.
2.
3.
4.
5.
Proses evaluasi dapat disamakan melalui
pemusatan pd tujuan tertentu
Komunikasi yg baik
Konsentrasi pd tujuan
Kejelasan kegiatan
Membantu perencanaan