Henny Maria Ulfa. Analisis Manajemen Mutu Pengelolaan Rekam
advertisement
HENNY MARIA ULFA ANALISIS MANAJEMEN MUTU PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT MESRA SIAK HULU KABUPATEN KAMPAR TAHUN 2014 Henny Maria Ulfa Dosen Rekam Medik dan Informasi Kesehatan STIKes Hang Tuah Pekanbaru ABSTRACT Management of medical records from the patient receives, record-keeping and processing continued with the medical record. Based on the observations of researchers at the Mesra Hospital been conducting medical record, butin the management of medical records is not optimal, there is still the management of medical records that have not been applied such as assembling, coding, Indexing and external reporting. The purpose of this study is not yet known cause of quality management implementation of optimal management medical recordsat the Mesra Hospital Siak Hulu Kampar Regency 2014. Method use dwasa descriptive study with a qualitative approach. Subjects in the study of medical records staff, customer service representative offiser, medical records coordinator, General Manager & HR, general logistics officer totaling 5 informants. Data collection techniques by observation, interview and documentation. Data analysis techniques in the form of non-statistical techniques performed through an inductive way. Results of the study found that the implementation of the management of medical records at the Mesra Hospital not optimal asassembling, coding, Indexing and external reports that have not bee nimplemented. This happens because there is nowritten policy, there was only one medical record off icerand has never participated in the training and standard operating procedures any activity there has been nomedical records and facilities / infrastructure that support the medical recordis not adequate (ICD 9CM/ICD-10 andcomputer). Conclution that only a policy management support and motivation, there is one medical record management officer but have not been trained, and the standard operating procedures there is no, facilities / infrastructureas well as inadequate medical records management implementationis not optimal. Suggestion that the need for a written policy, the need for training, responsibility and cooperation with leaders of the medical records personnel, the need forstandard operating prosedures, facility / infrastructure management adequate medical recordsas well asa need to increase the activities of medical records thathave not been implemented. Keywords : Management Policy, Operational Support (Human Resources, Standard Operating Procedures, Facilities/Infrastructure), Implementation Of The Management Medical Record. Jurnal Kesehatan Masyarakat STIKes Tuanku Tambusai Riau Page 19 HENNY MARIA ULFA PENDAHULUAN Rumah sakit didalam kegiatannya diperkaya khas dengan sistem informasi rekam medis (SIRM) yang berfungsi antara lain melakukan perencanaan sistem informasi, menetapkan organisasi SIRM, melaksanakan fungsi pengisian berkas, pengumpulan dan pengolahan data terstruktur, penyelenggaraan rekam medis yang baik serta distribusi informasi pada pihak internal maupun eksternal rumah sakit. Sistem informasi rekam medis (SIRM) standar sebagaimana dirumuskan dalam peraturan menteri kesehatan nomor 269/Menkes/Per/III/2008, catatan atau dokumen yang berisi tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan dan pelayanan lain terhadap pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Bastian, 2011: 53). Dalam kegiatan pelayanan rekam medis dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi. Sistem komputerisasi dapat menghasilkan data-data yang bersumber pada seluruh kegiatan pelayanan kesehatan di dalam suatu institusi pelayanan kesehatan. Pengolahan data dan informasi mengenai kondisi kesehatan pasien tidak hanya dapat tersimpan di dalam catatan rekam medis secara fisik saja akan tetapi data dan informasi medis seorang pasien harus juga tersimpan secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi yang handal sehingga informasi medis mengenai kondisi kesehatan pasien merupakan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya, keakuratannya serta up to date (DepKes RI, 2006:12). dirumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Kegiatan pengolahan berkas rekam medis yang meliputi penataan berkas rekam medis (assembling), pemberian kode (coding), tabulasi (indeksing), statistik dan pelaporan rumah sakit, analisa rekam medis, sistem penyimpanan rekam medis (filling system), sistem pengambilan rekam medis (retrieval), penyusutan (retensi) dan pemusnahan rekam medis (DepKes RI, 2006:12). Peran serta seluruh petugas rumah sakit serta dukungan pimpinan rumah sakit dan pedoman pengolahan rekam medis di dalam proses penyelenggaraan rekam medis sangat diharapkan sekali dalam kelangsungan pengelolaan rekam medis. Pelaksanaan rekam medis yang baik membutuhkan manajemen yang berkualitas, yakni adanya manajemen informasi yang melakukan proses pengolahan data sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu dan dapat diakses setiap saat diperlukan, untuk mendukung keputusan klinis atau manajemen (Hatta, 2008:40). Rumah Sakit Mesra merupakan Rumah Sakit Swasta yang berasal dari keinginan Hj. Misrawaty, A.Md. Keb, SKM yang diresmikan pada tanggal 09 Mei 2009 oleh Bapak Bupati Kampar Bpk Drs. H. Burhanuddin Husein. Pada saat ini jumlah petugas rekam medis di Rumah Sakit Mesra sebanyak 5 orang. Adapun data petugas rekam medis di Rumah Sakit Mesra tahun 2014 dapat dilihat pada tabel berikut: Proses pengelolaan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien Jurnal Kesehatan Masyarakat STIKes Tuanku Tambusai Riau Page 20 ANALISIS MANAJEMEN MUTU PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT MESRA SIAK HULU KABUPATEN KAMPAR TAHUN 2014 Tabel 1 Jumlah Petugas Rekam Medis dan CSO Di Rumah Sakit Mesra Tahun 2014 No Jabatan Latar Belakang Pendidikan Keterangan 1 Staf pelaksana rekam medis DIII Rekam Medis 1 orang 2 Customer service offiser bagian pendaftaran SMA 4 orang Jumlah petugas rekam medis 5 orang Sumber: Data Sekunder Penelitian Di RS Mesra Tahun 2014 Dari survey awal yang dilakukan penulis, ditemukan bahwa dalam pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Mesra belum berjalan optimal, masih ada beberapa penyelenggaraan rekam medis yang belum diterapkan seperti assembling, pengkodean penyakit (coding), tabulasi (indeksing) dansistem pelaporan eksternal yang belum dilaksanakan. Untuk sistem kearsipan rekam medis juga perlu diperhatikan di instalasi rekam medis seperti tempat penyimpanan rekam medis yang menggunakan rak terbuka dengan keterbatasan rak penyimpanan berkas rekam medis, sehingga rekam medis disimpan tanpa menggunakan sampul pelindung. Hal ini disebabkan karena kurangnya tenaga rekam medis dan pelatihan serta sarana prasaran dalam menunjang kegiataan pengelolaan rekam medis. Keadaan ini akan mengakibatkan dampak bagi rumah sakit karena hasil pengolahan data akan menjadi informasi dasar pembuatan laporan intern dan laporan ekstern rumah sakit. Laporan ini berkaitan dengan penyusunan berbagai perencanaan rumah sakit, pengambilan keputusan oleh pimpinan serta evaluasi pelayanan yang telah diberikan, kemudian diharapkan hasil evaluasinya akan menjadi lebih baik. Oleh karena itu data yang diperoleh harus sesuai fakta, lengkap, serta dapat dipercaya agar menjadi sebuah informasi berupa laporan yang akurat, lengkap dan tepat waktu.Tujuan penelitian ini adalah untuk Mengetahui penyebab belum terlaksananya manajemen mutu pengelolaan rekam medis yang optimal di Rumah Sakit Mesra Siak Hulu Kabupaten Kampar. TINJAUAN TEORI Rekammedisdiartikansebagaiketer anganbaik yangtertulismaupunterekamtentangide ntitas, anamnese, penentuanfisik, laboratorium, diagnosesertasegalapelayanandantinda kanmedis yang diberikankepadapasiendanpengobatan, baik yang rawatjalan, rawatinapmaupun yang mendapatpelayanangawatdarurat (DepKes RI, 2006:11).Kegiatan pengolahan berkas rekam medis yang meliputi penataan berkas rekam medis (assembling), pemberian kode (coding), tabulasi (indeksing), statistik dan pelaporan rumah sakit, analisa rekam medis, sistem penyimpanan rekam medis (filling system), sistem pengambilan rekam medis (retrieval), Jurnal Kesehatan Masyarakat STIKes Tuanku Tambusai Riau Page 21 HENNY MARIA ULFA penyusutan (retensi) dan pemusnahan rekam medis (DepKes RI, 2006:12). Menurut George R. Terry mendefinisikan manajemen adalah proses yang khas yang terdiri dari tindakan planning, organizing, actuating dan controlling yang penggunaannya secara ilmu dan seni untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Herlambang, 2012:5). Sumber daya manusia adalah orang-orang yang merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan produk serta merumuskan seluruh strategi dan tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang memiliki keahlian atau kompeten maka mustahil bagi organisasi untuk mencapai tujuannya (Samsudin, 2006:21). StandarProsedurOperasionaladala hsuatuperangkatinstruksi/langkahlangkah yang dibakukanuntukmenyelesaikan proses kerjarutintertentu. Standarproseduroperasionalmemberik anlangkah yang benardanterbaikberdasarkanconsensus bersamauntukmelaksanakanberbagaik egiatandanfungsipelayanan yangdibuatolehsaranapelayanankeseha tanberdasarkanstandarprofesi (UU RI No 44 Tahun 2009:10). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sarana adalah suatu macam alat yang digunakan dalam kegiatan tertentu. RumahSakitdibangunsertadilengkapid engansarana,prasaranadanperalatan yang dapatdifungsikansertadipeliharasedemi kianrupauntukmendapatkankeamanan, mencegahkebakaran/bencanadengante rjaminnyakeamanan, kesehatandankeselamatanpasien, petugas, pengunjung, danlingkunganRumahSakit (UU RI No 44 Tahun 2009:16). Pimpinan rumah sakit bertanggung jawab menyediakan sarana dan fasilitas untuk kegiatan unit/bagian rekam medis yang meliputi ruangan kegiatan, rak file, komputer, peralatan penunjang kegiatan dan petugas rekam medis. Dengan demikian petugas rekam medis dapat bekerja dengan efektif dan efisien. Seluruh kegiatan yang menyangkut uraian pekerjaan rekam medis dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya oleh petugas rekam medis di instansi pelayanan kesehatan masing-masing (DepKes RI, 2006:105). METODE Rancangan penelitian ini adalah kualitatif untuk memperoleh penyebab belum terlaksananya pengelolaan rekam medis yang optimal, serta menggambarkan tentang suatu keadaan secara objektif yaitu memaparkan tentang sistemmanajemen mutu pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Mesra Siak Hulu Kabupaten Kampar. HASIL Terhadapkebijakan Manajemen Terhadap Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Mesra Tahun 2014 Berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap beberapa informan, diperoleh Informasi bahwa kebijakan manajemen terhadap pengelolaan rekam medis mendapat respon baik dari manajer. Dukungan Kegiatan Operasional (SDM, SPO, Sarana/Prasarana) Jurnal Kesehatan Masyarakat STIKes Tuanku Tambusai Riau Page 22 ANALISIS MANAJEMEN MUTU PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT MESRA SIAK HULU KABUPATEN KAMPAR TAHUN 2014 Rekam Medis di Rumah Sakit Mesra Tahun 2014. a. SumberDayaManusia (SDM) RekamMedis Berdasarkanhasilobservasi dan wawancaraterhadapbeberapainforman, diperolehinformasiyaitusumberdayam anusia di unit rekammedisRumahSakitMesrasudahad asatupetugas yang melaksanakannya, namunpetugasrekammedisbelumperna hmengikutipelatihantentangrekammed is. b. StandarProsedurOperasional (SPO) PengelolaanRekamMedis Berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap beberapa informan bahwa Standar Prosedur Operasional (SPO) untuk masingmasing pengelolaan rekam medis sudah ada. c. Sarana/PrasaranaRekamMedis Berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap beberapa informan bahwa sarana prasarana rekam medis untuk saat ini sudah memadai. Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Mesra Tahun 2014 Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan beberapa informan, diketahui bahwa pelaksanaan pengelolaan rekam medis sudah dilaksanakan namun belum optimal. PEMBAHASAN Kebijakan Manajemen Terhadap Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Mesra Tahun 2014 Menuruthasilpenelitiandiperolehin formasibahwakebijakanmanajementer hadappengelolaanrekammedismendap atresponbaikdanmanajermendukungset iapkegiatanrekammedis. Kegiatan pengelolaan rekam medis, baik pencatatan dan pengisian berkas rekam medis dilaksanakan sesuai dengan kebijaksanaan dan peraturan yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit, staf medik dan organisasi. Seperti: Setiap pasien memiliki nomor rekam medis, penanggung jawab berkas rekam medis bertanggung jawab atas pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis, berkas rekam medis harus diisi dengan lengkap, wajib menyimpan kerahasiaan pasien, rekam medis bertanggung jawab atas laporan yang telah ditetapkan baik untuk kepentingan eksternal maupun internal, kebijakan tentang informed consent (IC),international classification of disease (ICD) atau pengkodean penyakit, dan lain sebagainya (DepKes RI, 2006:103). Dukungan Kegiatan Operasional (SDM, SPO, Sarana/Prasarana) Rekam Medis di Rumah Sakit Mesra Tahun 2014. a. SumberDayaManusia (SDM) RekamMedis Menuruthasilpenelitian, petugasbagianrekammedisrumahsakith anyaada 1 orang danbelumpernahmelakukanpelatihante ntangrekammedis. Hal iniakanberpengaruhpadapengelolaanre kammedis yang dilaksanakantidakberjalan optimal. Jumlahtenaga di RumahSakitMesrasudahada.Namunper ludiperhatikansuatuSumberDayaManu sia (SDM) yang baikdengankualitas SDM yang Jurnal Kesehatan Masyarakat STIKes Tuanku Tambusai Riau Page 23 HENNY MARIA ULFA lebihbaiklagisertabertanggungjawabter hadaptugas yang diberikandandidukungdenganpelatihan &pengetahuanmakapetugasakanmamp umelaksanakantugasnyadenganbaikse hinggapetugasdapatmeminimalisirper masalahanterhadappekerjaannya. b. StandarProsedurOperasional (SPO)PengelolaanRekam CMedis Berdasarkan hasil penelitian didapat bahwa SPO pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Mesra belum ada. Standar Prosedur Operasional (SPO) setiap pengelolaan rekam medis perlu dibuat dalam suatu organisasi, karena SPO merupakan suatu aturan baku yang sangat penting. Kuantitas dan kualitas SDM yang baik saja tidak menjamin pelaksanaan kegiatan tersebut dapat optimal jika tidak di tunjang dengan adanya aturan-aturan sebagai pedoman dalam pelaksanaan atau menyelesaikan suatu kegiatan/tindakan. c. Sarana/PrasaranaRekamMedis Berdasarkan hasil penelitian didapat bahwa sarana prasarana rekam medis disesuaikan dengan kegiatan rekam medis yang dilakukan di Rumah Sakit Mesra untuk saat ini sudah memadai. Pimpinan rumah sakit bertanggung jawab menyediakan sarana dan fasilitas untuk kegiatan unit/bagian rekam medis yang meliputi ruangan kegiatan, rak file, komputer, peralatan penunjang kegiatan dan petugas rekam medis. Dengan demikian petugas rekam medis dapat bekerja dengan efektif dan efisien. Seluruh kegiatan yang menyangkut uraian pekerjaan rekam medis dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya oleh petugas rekam medis di instansi pelayanan kesehatan masing-masing (DepKes RI, 2006:105). Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Mesra Tahun 2014 Berdasarkan hasil penelitian, diketahui bahwa pelaksanaan pengelolaan rekam medis sudah dilaksanakan namun belum optimal. Pelaksanaan rekam medis di Rumah Sakit Mesra yaitu pasien datang mendaftar, kemudian pengambilan berkas rekam medis lalu diantar ke dokter, setelah rekam medis kembali kemudian disusun dalam rak penyimpanan. Pengelolaan rekam medis adalah suatu proses rekam medis yang saling berkaitan satu sama lainnya yaitu dimulai pada saat diterimanya pasien dirumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Kegiatan pengolahan berkas rekam medis yang meliputi penataan berkas rekam medis (assembling), pemberian kode (coding), tabulasi (indeksing), statistik dan pelaporan rumah sakit, analisa rekam medis, sistem penyimpanan rekam medis (filling system), sistem pengambilan rekam medis (retrieval), penyusutan (retensi) dan pemusnahan rekam medis (DepKes RI, 2006:12). KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dilapangan, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa kebijakan manajemen terhadap rekam medis secara tertulis belum ada, kebijakan yang dilakukan saat ini hanya dengan Jurnal Kesehatan Masyarakat STIKes Tuanku Tambusai Riau Page 24 ANALISIS MANAJEMEN MUTU PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT MESRA SIAK HULU KABUPATEN KAMPAR TAHUN 2014 mendukung kegiatan rekam medis yang ada, sudah ada satu orang petugas dalam pengelolaan rekam medis latar belakang pendidikan DIII Rekam Medis tetapi belum mengikuti pelatihan mengenai rekam medis, belum ada Standar Prosedur Operasional pengelolaan rekam medis, sarana/prasarana yang mendukung dalam pengelolaan rekam medis sudah ada yaitu ruangan, ATK dan rak file rekam medis, namun ada beberapa yang belum memadai seperti komputer, ICD-10 dan ICD 9 CM, sedangkan pelaksanaan pengelolaan rekam medis sudah dilaksanakan yaitu penerimaan pasien TPPRJ & TPPRI, pelaporan internal, penyimpanan dan pengambilan rekam medis, namun assembling, coding, indeksing, pelaporan eksternal, penyusutan dan pemusnahan rekam medis belum dilaksanakan sehingga pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Mesra belum optimal. Saran Perlu adanya kebijakan, SOP, sarana dan prasarana yang cukup, petugas rekam medis mengikuti pelatihan serta perlu adanya bimbingan juga motivasi dari pimpinan sehingga pengelolaan rekam medis bisa terlaksana secara optimal, pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Mesra hendaknya lebih ditingkatkan dan menjalankan kegiatan yang belum terlaksana agar fungsi rekam medis berjalan secara efektif dan efisien. DAFTAR PUSTAKA DepKes, R.I. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta. DepKes, R.I. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta. Hatta, G.R. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press. Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Kuantitatif, kualitataif dan R&D. Bandung: Alfabet. Herlambang & Murwani, S. (2012). Manajemen Kesehatan dan Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing. Jurnal Kesehatan Masyarakat STIKes Tuanku Tambusai Riau Page 25
