Project management plan (Updates)


Peristiwa tidak pasti yang bila terjadi
memiliki pengaruh positif atau negatif
terhadap minimal satu tujuan proyek
(waktu, biaya, ruang lingkup, mutu).
Risiko mungkin memiliki satu atau lebih
penyebab, yang bila terjadi memiliki satu
atau lebih dampak.

Atiribut kunci:
› Ketidakpastian
› Positif dan negatif
› Sebab dan Akibat
› Risiko diketahui dan tidak diketahui

Manajemen Risiko Proyek: Proses sistematis untuk
merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan
merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan
peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi
peluang dan dampak peristiwa yang merugikan
proyek.

Proses yang terlibat:
› Perencanaan manajemen risiko
› Identifikasi risiko
› Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif
› Perencanaan respon risiko
› Pengendalian dan monitoring risiko
4
Proses memutuskan bagaimana mendekati
dan melaksanakan aktivitas manajemen
risiko untuk proyek.
 Memastikan tingkat, tipe, dan visibilitas
manajemen risiko yang setara dengan risiko
dan kepentingan proyek bagi organisasi
 Menyediakan sumberdaya dan waktu
yang memadai untuk aktivitas manajemen
risiko
 Menetapkan basis yang disepakati untuk
mengevaluasi risiko.

Input
Faktor lingkungan
Aset proses
organisasi
Tehnik
Planning Meeting
and Analysis
Output
Rencana
manajemen risiko:
Metode
Pernyataan ruang
lingkup proyek
Peran dan
tanggung jawab
Rencana
Manajemen proyek
Anggaran
Waktu
Kategori risiko
Definisi peluang
dan dampak risiko
Menentukan risiko-risiko yang mempengaruhi
proyek dan mendokumentasikan
karakteristiknya.
 Peserta yang terlibat: manajer proyek, anggota
tim proyek, anggota manajemen risiko, ahli teknis
diluar tim proyek, customer, end user, dan ahli
manajemen risiko
 Merupakan proses iteratif karena risiko-risiko baru
mungkin diketahui sebagai kemajuan proyek
melalui siklus hidupnya.

Input
Faktor lingkungan
Aset proses
organisasi
Pernyataan ruang
lingkup proyek
Rencana
manajemen
proyek
Rencana
manajemen risiko
Teknik
Documentation
review
Brainstorming
Delpi
Interview
Root cause
identification
SWOT
Analisis Checklist
Teknik diagram
(cause effect, flow
chart)
Output
Risk register
-Daftar risiko
teridentifikasi
-Daftar respon
potensial
-Risiko akar
penyebab
-Kategori risiko yang
up date.
Risk type
Possible risks
Technology
The database used in the system cannot process as
many transactions per second as expected.
Software components that should be reused contain
defects that limit their functionality.
People
It is impossible to recruit staff with the skills required.
Key staff are ill and unavailable at critical times.
Required training for staff is not available.
Organisational
The organisation is restructured so that different
management are responsible for the project.
Organisational financial problems force reductions in
the project budget.
9
Risk type
Possible risks
Requirements
Changes to requirements that require major design
rework are proposed.
Customers fail to understand the impact of
requirements changes.
Estimation
The time required to develop the software is
underestimated.
The rate of defect repair is underestimated.
The size of the software is underestimated.
10


Menilai prioritas risiko teridentifikasi
menggunakan peluang terjadinya dan
dampaknya terhadap tujuan proyek bila
risiko itu terjadi
Menilai faktor-faktor lain seperti kerangka
waktu dan tolerasi risiko dari kendala
biaya, jadwal, ruang lingkup, dan mutu.
Input
Aset proses
organisasi
Pernyataan ruang
lingkup
Rencana
manajemen risiko
Risk register
Teknik
Penilaian
probabilitas dan
dampak risiko
Matrik probabilitas
dan dampak
Penilaian mutu data
risiko
Kategorisasi risiko
Penilaian urgensi
risiko
Output
Risk register (up
date)


Dikerjakan berdasarkan risiko yang diprioritaskan oleh
proses analisis risiko kualitatif
Proses menggunakan teknik seperti simulasi
montecarlo dan pohon keputusan untuk:
› Menghitung hasil yang mungkin dan peluangnya
› Menilai peluang untuk mencapai tujuan proyek
› Mengidentifikasi risiko yang membutuhkan perhatian
paling besar dengan menghitung kontrubisi relatifnya
terhadap keseluruhan risiko proyek
› Mengidentifikasi biaya, jadwal, dan target ruang lingkup
yang realistik dan dapat dicapai
› Menentukan keputusan manajemen proyek ketika
beberapa kondisi atau hasil tidak pasti
Input
Aset proses
organisasi
Pernyataan ruang
lingkup
Rencana
manajemen risiko
Risk register
Rencana
manajemen
proyek
Teknik
Data gathering:
Interviewing,
probability
distribution, expert
judgment.
Quantitative
technique: analisis
sensitivitas, analisis
Expected Monetary
Value (EMV), pohon
keputusan, modeling
dan simulasi
Output
Risk register
(updates):
Analisis
probabilistik
proyek, peluang
mencapai tujuan
biaya dan waktu,
daftar prioritas
risiko
terkuantifikasi
Risk
Probability Effects
Organisational financial problems
force reductions in the project
budget.
Low
Catastrophic
It is impossible to recruit staff with High
the skills required for the project.
Catastrophic
Key staff are ill at critical times in Moderate
the project.
Serious
15
Risk
Probability Effects
Software components that should
be reused contain defects which
limit their functionality.
Moderate
Serious
Changes to requirements that
require major design rework are
proposed.
Moderate
Serious
The organisation is restructured so High
that different management are
responsible for the project.
Serious
16
Risk
Probability Effects
The database used in the system
cannot process as many transactions
per second as expected.
Moderate
Serious
The time required to develop the
software is underestimated.
High
Serious
Customers fail to understand the
impact of requirements changes.
Moderate
Tolerable
Required training for staff is not
available.
Moderate
Tolerable
17
Risk
Probability Effects
The rate of defect repair is
underestimated.
Moderate
Tolerable
The size of the software is
underestimated.
High
Tolerable
The code generated by CASE tools
is inefficient.
Moderate
Insignificant
18

Proses mengembangkan pilihan dan
menentukan tindakan untuk
meningkatkan kesempatan dan
mengurangi ancaman terhadap tujuan
proyek. Ini mengikuti analisis risiko
kualitatif dan kuantitatif.
Input
Teknik
Risk management
plan
Strategi untuk risiko
negatif/ ancaman
Risk register
(updates)
Risk register
Strategi untuk risiko
positif/ kesempatan
Project
management plan
(Updates)
Strategi untuk
ancaman dan
kesempatan
Strategi respon
kontingen
Output
Risk related
contractual
agreement

Avoid: penghindaran risiko melibatkan
perubahan rencana manajemen untuk
menghilangkan ancaman oleh risiko merugikan,
mengisolasi tujuan proyek dari dampak risiko,
atau mengendurkan tujuan yang dalam
bahaya.

Transfer: pemindahan risiko mensyaratkan
penggantian penerima dampak negatif dari
pemilik ke pihak ketiga.

Mitigate: pengurangan peluang dan atau
dampak peristiwa berisiko merugikan ke
ambang/ batas yang dapat diterima



Exploit. Strategi untuk memastikan bahwa
kesempatan (risiko positif) dapat terealisasi. Contoh:
menugaskan SDM yang lebih berbakat untuk
mengurangi waktu penyelesaian atau menyediakan
mutu lebih baik dari yang direncankan.
Share. Alokasi kepemilikan kepada pihak ke tiga
yang memiliki kemampuan terbaik menangkap
peluang manfaat proyek. Contoh: special purposes
company, joint venture
Enhance. Memodifikasi “ukuran” kesempatan
dengan meningkatkan peluang dan atau dampak
positif dengan mengidentifikasi dan memaksimalkan
pengendali kunci dari risiko berdampak positif.

Acceptance:
sangat jarang kemungkinan untuk
menghilangkan seluruh risiko proyek. Tim proyek
memutuskan tidak mengubah rencana
manajemen proyek untuk menyesuaikan
dengan risiko.
Penerimaan pasiftidak ada tindakan
Penerimaan aktif menetapkan cadangan
kontingensi termasuk jumlah waktu, uang, dan
sumber daya
Beberapa respon dirancang untuk
digunakan hanya bila peristiwa tertentu
terjadi. Untuk beberapa risiko, tim
proyek membuat rencana respon yang
hanya akan dilaksanakan dibawah
kondisi tertentu


Proses mengidentifikasi, menganalisis, dan
merencanakan risiko-risiko yang baru muncul,
melacak risiko teridentifikasi, menganalisis ulang risiko
sekarang, memonitor kondisi pemicu rencana
kontingensi, memonitor sisa risiko, dan mereview
pelaksanaan respon risiko saat mengevaluasi
keefektivannya.
Tujuan lainnya adalah untuk memastikan bila: asumsi
proyek masih valid, risiko (sebagaimana telah dinilai)
berubah dari sebelumnya, kebijakan dan prosedur
manajemen risiko diikuti, cadangan biaya dan
jadwal kontingensi dimodifikasi sesuai risiko proyek
Input
Risk management
plan
Risk register
Aproved change
requests
Work performance
information
Performance report
Teknik
Output
Risk reassessment
Risk register
Risk audits
Requested changes
Variance and tren
analysis
Recommended
corrective action
Technical
performance
measurement
Recommended
preventive action
Reserve analysis
Status meeting
Organizational
process asset
(updates)
Project management
plan (Updates)
Project Plan Development: taking the
results of other planning processes and
putting them into a consistent, coherent
document—the project plan
 Project Plan Execution: carrying out the
project plan
 Integrated Change Control:
coordinating changes across the entire
project

Sebuah rencana proyek adalah suatu
dokumen yang digunakan untuk
mengkoordinasikan semua dokumen
perencanaan proyek
 Tujuan utamanya adalah untuk panduan
pelaksanaan proyek
 Rencana proyek membantu manajer
proyek dalam memimpin tim proyek dan
menilai status proyek
 Kinerja proyek harus diukur terhadap
rencana proyek baseline

Just as projects are unique, so are project
plans
 Plans should be dynamic
 Plans should be flexible
 Plans should be updated as changes
occur
 Plans should first and foremost guide
project execution
Pengenalan atau ikhtisar proyek
 Keterangan tentang bagaimana proyek
ini disusun
 Manajemen dan proses teknis yang
digunakan pada proyek
 Pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal,
dan informasi anggaran


A stakeholder analysis documents
important (often sensitive) information
about stakeholders such as
› stakeholders’ names and organizations
› roles on the project
› unique facts about stakeholders
› level of influence and interest in the project
› suggestions for managing relationships
Pelaksanaan rencana proyek melibatkan
mengelola dan melakukan pekerjaan yang
diuraikan dalam rencana proyek
 Sebagian besar waktu dan uang yang
biasanya dikeluarkan untuk pelaksanaan
 Daerah aplikasi atau proyek secara
langsung mempengaruhi pelaksanaan
proyek karena produk-produk dari proyek
yang dihasilkan selama eksekusi

General management skills like
leadership, communication, and political
skills
 Product skills and knowledge
 Use of specialized tools and techniques

Work Authorization System: a sebuah
metode untuk memastikan bahwa orangorang yang memenuhi syarat bekerja pada
saat yang tepat dan dalam urutan yang
tepat
 Status Review Meetings: rapat yang
dijadwalkan secara rutin digunakan untuk
pertukaran informasi proyek
 Project Management Software: software
khusus untuk membantu dalam mengelola
proyek-proyek

Kontrol perubahan terpadu melibatkan
identifikasi, evaluasi, dan mengelola
perubahan sepanjang siklus hidup
proyek
 Tiga tujuan utama perubahan kontrol:

› Pengaruh faktor-faktor yang membuat
perubahan untuk memastikan mereka
› Menentukan bahwa perubahan telah terjadi
› Mengelola perubahan aktual ketika dan
ketika itu terjadi
Proses didokumentasikan yang
menjelaskan kapan dan bagaimana
dokumen proyek resmi dan pekerjaan
dapat berubah
 Menjelaskan yang berwenang untuk
membuat perubahan dan bagaimana
membuat mereka
 Seringkali mencakup sebuah Change
Control Board (CCB), konfigurasi
manajemen, dan proses untuk
mengkomunikasikan perubahan

Kelompok formal orang-orang yang
bertanggung jawab untuk menyetujui
atau menolak perubahan pada sebuah
proyek
 Memberikan pedoman untuk
mempersiapkan perubahan permintaan,
mengevaluasi mereka, dan mengelola
pelaksanaan perubahan yang disetujui
termasuk para pemangku kepentingan
dari seluruh organisasi




Menjamin bahwa produk dan deskripsi mereka
benar dan lengkap
Berkonsentrasi pada manajemen teknologi
dengan mengidentifikasi dan mengendalikan
desain fungsional dan ciri-ciri fisik produk
Spesialis manajemen konfigurasi
mengidentifikasi dan konfigurasi dokumen
persyaratan, pengendalian perubahan,
mencatat dan melaporkan perubahan, dan
audit produk untuk memverifikasi kesesuaian
dengan persyaratan
Output
Formal Acceptance
and Closure
Project Charter
Execution
Initiation
Closing
Planning
Project Plan & Supporting Details:
Project Stakeholders List, Project Team List, Statement
of Work , Statement of Work Deliverable Review Form ,
Scope Management Plan, Scope Change, Communications/Reporting Plan, Assessment Checklist, Concern List,
Heads-Up Report , Product Acceptance , Project Activity
Schedule , Project Planning Checklist , Project Reporting
Methods , Quality Review Checklist - Project Definition ,
Risk Management Plan , Project Risk Assessment ,
Generic Project Risk Factor , Tasklist and Timeline
Controlling
Post
Project
Review
Post Project
Review Report
Project Change Control Form , Problem and Change Record Form , Project
Change Request Form , Project Change Request Summary Sheet , Revision
Record , Project Details , Progress Report, Monthly Status Report , Project
Task Progress Report, Meeting Agenda and Minutes Meeting Action Items ,
Meeting Evaluation